Açık kayıt döneminde yol almak, deneyimli insan kaynakları profesyonelleri için bile zor olabilir.
İK profesyonellerinin açık kayıt döneminde karşılaştığı pek çok zorluğu bizzat deneyimledim. Yan hak yenilemelerini, tedarikçi iş ortaklıklarını ve sistem gereksinimlerini yönetmenin yanı sıra, karşılaştığımız en büyük engel çalışanların kayıt sürecine katılımını sağlamaktır.
Peki, açık kayıt dönemi karmaşık olmak zorunda mı? Hayır, ekiplerimizin başarıya hazır olmasını sağlamak için proaktif adımlar atabiliriz. Kıdemli bir yan haklar profesyoneli olarak 12'den fazla açık kayıt dönemini geride bıraktım ve şirketinizin açık kayıt deneyimini dönüştürmenize yardımcı olacak bazı en iyi uygulamaları ve ipuçlarını paylaşmaktan memnuniyet duyuyorum.
Açık Kayıt Dönemi Nedir ve Nasıl İşler?
Yıllık açık kayıt dönemi, yan haklardan yararlanma hakkına sahip çalışanlarınızın, nitelikli bir yaşam olayı veya başka bir özel kayıt dönemi olmaksızın, yaklaşan plan yılı için şirketinizin yan hak planı seçeneklerine ilk kez kaydolmasına, bunları değiştirmesine veya bırakmasına olanak tanır.
Yan hak seçenekleri genellikle aşağıdakiler gibi işveren destekli planların bir bileşiminden oluşur:
- Sağlık sigortası planları—Sağlık Bakım Organizasyonu (HMO), tercih edilen sağlayıcı organizasyonu (PPO) veya yüksek muafiyetli sağlık planı (HDHP)
- Görme ve diş sağlığı teminatı
- Vergi avantajlı hesaplar—Esnek Harcama Hesapları (FSA), Sağlık Tasarruf Hesapları (HSA), Sağlık Geri Ödeme Hesapları (HRA)
- Maluliyet ve Hayat Sigortası.
Yıllık açık kayıt dönemi sonbaharda gerçekleşir ve süresi iki ila dört hafta arasında değişebilir; ancak bu süre kuruluşlara göre farklılık gösterebilir.
Çalışanlar için bu dönemi kaçırmak, sağlık sigortası teminatını kaybetmelerine veya kendilerinin ya da teminat kapsamındaki bakmakla yükümlü oldukları kişilerin/lehtarlarının mevcut ihtiyaçlarını karşılamayan yan haklara mahkûm olmalarına neden olabilir.
Bu durum, temel sağlık hizmetleri için ceplerinden ödeme yapmak zorunda kalmaları veya bir sağlık uzmanına başvurmaktan tamamen vazgeçmeleri anlamına gelebilir.
Çalışanların yan hak kayıt sürecini doğru şekilde anlamalarını ve bu fırsattan yararlanmalarını sağlamak için onları sürece dahil etmek bu nedenle kritik önem taşır.
Başarılı Bir Yan Hak Kayıt Dönemine Hazırlanmak İçin 5 Adım
Önceden plan yapın
Çalışanlar için açık kayıt dönemi planlaması, bir sihirbazın şapkasından tavşan çıkarması kadar kolay görünebilirken İK profesyonelleri için çoğu zaman bir sirkte jonglörlük yapmak gibi hissettirebilir.
Bu dönemde İK profesyonelleri birçok farklı rol üstlenir: müzakereci, stratejist, eğitimci, proje yöneticisi ve uygulama uzmanı oluruz.
Ayrıntılı bir proje planı oluşturmak; sorunsuz bir açık kayıt uygulamasının hayata geçirilmesini sağlamak için çeşitli son tarihleri, yapılacak işleri, kilometre taşlarını ve iş ortaklıklarını dengeli biçimde yönetmenize yardımcı olur.
En iyi uygulama olarak, kayıt planlamanız, hedeflediğiniz kayıt döneminden en geç 3 ay önce başlamalıdır.
Planlama; sizin, aracılık ekibinizin ve yan hak sağlayıcılarının iş birliğini gerektirir.
Kuruluşlar artan sağlık hizmeti maliyetlerine ayak uydurmakta zorlanırken, yan hak yenilemelerini değerlendirmek için aracılık ekibinizle iş birliği yapmanız büyük önem taşır.
Bu görüşmeler sırasında aracılık ekibiniz, yılbaşından bugüne yan hak kullanım verilerini sunar. Bu veriler, yan hak paketinizin çalışan kitlenizi yeterince destekleyip desteklemediğini veya iyileştirmelere ihtiyaç olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
Yan hak tekliflerinizde herhangi bir boşluk tespit ederseniz plan tasarımında değişiklikler, yeni yan hak teklifleri veya yeni tedarikçi iş ortaklıkları üzerine strateji oluşturmanın zamanı budur.
Bu dönemde, yan hak yönetimi yazılımı kullanıyorsanız sistem gereksinimlerini belirlemek ve kayıt sonrası dosya teslimleri için önemli son tarihleri not etmek üzere yan hak sağlayıcılarınızla da görüşmek isteyeceksiniz.
Bu görüşmelerin yürütülmesini kolaylaştırmak için aracılık ekibinizden yararlanın; ekibiniz bu toplantıları sizin adınıza koordine edebilir.
Yan hak yenilemeleri ve plan tasarımları kesinleştikten sonra, açık kayıt dönemi yaklaşırken çalışanların proaktif biçimde harekete geçmeye hazırlanabilmeleri için net beklentiler oluşturulmasını ve araçların sunulmasını sağlayacak bir iletişim ve yan hak eğitimi planı üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz.
Verimli bir iletişim planı oluşturun
İşverenlerin açık kayıt döneminde karşılaştığı en yaygın zorluklardan biri çalışan katılımıdır.
İK profesyonelleri için, iş arkadaşlarıyla ne kadar iletişim kurmaya çalışırlarsa çalışsınlar onların dikkatini çekemiyormuş gibi hissetmek mümkün olabilir.
Öte yandan, görüştüğüm bazı çalışanlar bilgi bombardımanı yaşadıklarını ve bunun da kendilerini süreçten uzaklaştırdığını paylaştı.
Bu nedenle etkili bir iletişim stratejisinin aşağıdakileri sağlayacağını gördüm:
Son tarihleri ve beklentileri erkenden net bir şekilde belirleyin
Çalışanlar günlük görevlerine odaklanmışken, seçtiğiniz kayıt başlangıç tarihinden en az iki hafta önce gerekli tarihleri ve eylemleri içeren ayrıntılı bir zaman çizelgesi sunmak, zamanlarını daha iyi yönetmelerine yardımcı olacaktır.
İletişimlerde ayrıca yan hak seçimlerinin ne zaman yürürlüğe gireceği ve çalışanların işlem yapmamaları durumunda ne olacağı da belirtilmelidir.
Önemli yan hak değişikliklerini ve yeni yan hak tekliflerini vurgulayın
Çalışanlar açık kayıt sürecinden geçerken en sık sordukları soru şudur: “Yan haklarım değişecek mi?”.
Açık kayıt döneminde yan hak değişikliklerini çalışanlar için odak noktası hâline getirmek, ihtiyaçlarını ve yan haklardan yararlanan aile üyelerinin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayan bir yana kayıt olma fırsatını kaçırmamalarını sağlar.
Açık kayıt bilgilerine ve kaynaklarına kolayca erişilebildiğinden emin olun
Şirketinizin kurum içi ağ'ı veya sanal mesajlaşma panosu gibi araçları tüm açık kayıt kaynaklarınız için merkezi bir merkez olarak kullanmak, çalışanların bilgilere nasıl kolayca ulaşacağını ve erişeceğini bilmelerini sağlayabilir.
Çeşitli iletişim yöntemlerinden yararlanın
İletişim tarzları ve tercihleri farklılık gösterir; bazı çalışanlar ağırlıklı olarak e-posta kullanırken diğerleri anlık mesajlaşmayı tercih eder.
İletişimlerinizin tüm çalışanlara ulaşmasını sağlamak için birden fazla iletişim kanalından yararlanmanız zorunludur.
İşte bazı örnekler:
- E-posta
- Kurum içi ağ
- Mesajlaşma iletişim kanalları (Slack gibi)
- Dahili sosyal medya siteleri
- Çalışan el kitabı.
İletişimleri çalışan kitlenize göre hedefleyin
Tüm çalışanlara ilk açık kayıt iletişimleri ve kaynakları gönderilmelidir; ancak hatırlatmaların ve takip iletişimlerinin henüz işlem yapmamış çalışanlara yöneltilmesi önemli olacaktır.
Bu, istenen işlemleri zamanında tamamlamış çalışanlar arasındaki karmaşayı azaltırken henüz işlem yapmamış çalışanların yaklaşan son tarihlerden haberdar olmasını da sağlayacaktır.
Yan hak yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, takip edilmesi gereken çalışanları belirlemek ve hatırlatmaları otomatikleştirmek için kayıt durumu raporlarını kolayca oluşturabilirsiniz.
İletişim doğru şekilde yürütülürse çalışanlar sürece daha fazla katılım gösterecek ve nihayetinde yan hakları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olduklarını hissedeceklerdir.
Eğitim yoluyla çalışanları güçlendirin
Yan hak teklifleri işe alım ve çalışanları elde tutma açısından önemli bir araç olsa da çalışanlar yan haklarının gerçekte nasıl işlediğini anlamakta zorlanır.
Nitekim Metlife'ın 2022 yan hak trendleri araştırmasına göre çalışanların %35'i, işverenleri tarafından sağlanan yan hak bilgilerinin kendilerini yanıtlardan çok daha fazla soruyla baş başa bıraktığını düşünüyor.
Katılım payı, muafiyet tutarı, müşterek sigorta ve cepten ödenecek azami tutar gibi terimleri anlayabiliriz; ancak gerçek şu ki çoğu çalışan bu terimlere aşina değildir.
Sağlık yan haklarının nasıl işlediğine dair bu anlayış eksikliği, açık kayıt döneminde karar vermek zorunda kalındığında stres duygusunu artırabilir.
Yan haklar konusunda eğitim vermek zor olmak zorunda değildir; burada önemli olan, çalışan kitlenizle tam bulundukları noktada buluşmaktır.
Açık kayıt dönemine hazırlanırken bir yan haklar anketi göndermek, çalışanların şirketinizin yan hak paketini ne ölçüde anladığına ilişkin geri bildirim toplamak için harika bir yol olabilir.
Toplanan bilgiler, yan hak etkinliklerinize ve kaynak planlamanıza yön vermelidir. Hepimiz bilgileri farklı şekillerde özümsediğimiz için çalışanlarınıza çeşitli eğitim seçenekleri sunduğunuzdan emin olun; bunlar şunları içerebilir:
- Yan haklar için danışma saatleri
- Bilgilendirme oturumları (çevrim içi, yüz yüze veya her ikisi)
- Yan haklar/kayıt web seminerleri
- Çevrim içi ve basılı kaynaklar (ör. açık kayıt rehberi, yan hak planı özeti vb.).
Yan haklar aracılık ekibinizden ve sağlayıcılarınızdan yararlanmanızı öneririm. Çoğu zaman bilgi oturumlarına ev sahipliği yapabilir veya çalışan topluluğunuzla paylaşabileceğiniz kapsamlı bir yan hak kaynakları seti sunabilirler.
Çalışanlara eğitim fırsatları ve araçlar sunmak, çalışanları harekete geçme konusunda güçlendirirken aynı zamanda yan hak paketlerinin değerini anlamalarını da sağlayabilir.
Teknolojiden mümkün olduğunca yararlanın
Açık kayıt sürecinin evrak işlerinin hâkimiyetinde olduğu günler geride kaldı. Güvenilir bir yan hak yönetimi yazılımı, açık kaydı baştan sona otomatikleştirebilir.
Bu araçlar, İK ekiplerinin yan hak planlarının yönetildiği, yan hak kayıtlarının toplandığı, çalışan etkileşiminin takip edildiği ve taşıyıcı sitelerinin güncel yan hak kayıt bilgilerini yansıttığından emin olmak için kayıt dosyalarının doğrudan sigorta taşıyıcılarına gönderildiği, kendilerine ait tek duraklı bir merkez oluşturmalarına olanak tanıyarak açık kayıt deneyimini kolaylaştırır.
Yan hak yönetimi yazılımı yalnızca işverenlerin hayatını kolaylaştırmakla kalmaz, kullanıcı dostu deneyimi sayesinde çalışanların yan haklarını seçme sürecinin genel olarak daha az bunaltıcı olmasını da sağlar.
Çalışanlara yönelik tarafta, çoğu yan hak yönetimi yazılımı çalışanlara önemli son tarih hatırlatmaları alabilecekleri, açık kayıt kapsamındaki yapılacaklar listelerini takip edebilecekleri ve açık kayıt görevlerini gönderdikten sonra mevcut yan hak planlarını ve yaptıkları değişiklikleri görebilecekleri bir self servis portalına erişim sunar.
Açık kayıt sonrası çalışmalara, erken planlama kadar öncelik verin
Oh! Açık kayıt dönemi sona erdi ve şimdi denetim zamanı!
Açık kayıt denetimlerinin gerçekleştirilmesi, yan hak planı yılının sorunsuz başlamasını sağlamak açısından kritik öneme sahiptir.
Kayıt verilerini taşıyıcı sitelerinize gönderilmeden önce denetlemek için zaman ayırarak kayıt tutarsızlıklarını tespit edebilir ve yan hakların yürürlük tarihinden önce en güncel verilerin yüklenmesini sağlamak üzere zamanında düzeltmeler yapabilirsiniz.
Kayıt denetiminiz tamamlandıktan sonra, kayıt dosyalarının alınıp işlendiğini doğrulamak için yan hak sağlayıcılarınızla iletişime geçmelisiniz. Bu, çalışanların güncellenmiş yan hak kimlik kartlarını ve taşıyıcılardan gönderilmesi gereken tüm iletişimleri zamanında almasını sağlayacaktır.
Plan başlangıç tarihiniz itibarıyla ilk faturalarınızı denetlemek, çalışanların bordro kesintilerinin yeni plan yılı seçimlerini yansıtacak şekilde güncellendiğinden emin olmanıza da yardımcı olabilir.
Bu önlemleri almak, yeni plan yılı başladığında bakıma erişimle ilgili sorunları azaltabilir ve bordro düzeltmelerine duyulan ihtiyacı düşürebilir; sonuç olarak sorunsuz bir yan hak geçişi sağlayabilir.
Kayıt denetimleri, çalışanlarınız arasında hangi çalışan yan haklarının daha fazla ilgi gördüğüne dair daha iyi bir tablo elde etmenize de yardımcı olabilir.
Bu bilgiler, yan hak programınızı değerlendirmek ve gelecek yıl değişiklik yapılmasının gerekip gerekmediğini belirlemek için kullanılabilir.
Açık kayıt sezonunu sona erdirmek için çalışanlardan açık kayıt deneyimleriyle ilgili geri bildirim toplamak amacıyla bir anket göndermek harika bir fikir olabilir.
Toplanan veriler, İK profesyonellerinin süreçlerini değerlendirmelerine ve bir sonraki açık kayıt dönemi için gerekli iyileştirmeleri belirlemelerine yardımcı olabilir.
Have an account? Log In
Açık Kayıt İçin En İyi Uygulamalar
Açık kayıt mevsimsel bir etkinlik olsa da bu dönemde atılan adımlar, takip eden plan yılında çalışanların bakıma erişimi üzerinde kalıcı bir etki yaratabilir.
Bu en iyi uygulamaları hayata geçirerek çalışanlarınızın açık kayıt deneyimini dönüştürebilirsiniz.
- En az 3 ay öncesinden planlamaya başlayın ve istediğiniz açık kayıt dönemini belirleyin. Ne kadar çok zamanınız olursa o kadar iyi olur.
- Açık kayıt dönemini çalışan kitlenize göre uyarlayın; anketler gibi araçlar, karar alma sürecinin çalışan kitlenizin ihtiyaçlarını yansıtmasını sağlayabilir.
- Broker'ınızdan ve yan hak sağlayıcı ekiplerinden yararlanın; çoğu zaman paylaşmaya hazır yan hak kaynaklarına sahip olurlar ve bilgilendirme oturumları düzenleyebilirler
- Erken ve sık iletişim kurun; önemli tarihleri ve yan hak bilgilerini kayıt başlangıç tarihinizden en az 2 hafta önce paylaşın ve haftalık hatırlatmalarla takip edin.
- Birden fazla iletişim kanalını kullanın. E-postadan, anlık mesajlaşmadan, şirketinizin intranetinden, bilgilendirme oturumlarından, web seminerlerinden vb. yararlanın. Herkes e-postasını kontrol etmez; çeşitli iletişim yöntemlerinden yararlanarak bilgilerin gözden kaçmamasını sağlarsınız.
- Mümkün olan yerlerde teknolojiden yararlanarak otomasyon sağlayın. Yan hak yönetimi yazılımı veya bordro yazılımı çözümleri gibi araçlarla çalışanların kayıt sürecini kolaylaştıracak iş akışları yapılandırabilir ve çalışanların süreci planlandığı şekilde ilerletmesini sağlamak için kayıt sürecini izleyebilirsiniz.
- Açık kayıt dönemi sona erdiğinde kayıt dosyalarınızı denetleyin. Bu, kayıt tutarsızlıklarının plan yılının başlangıcından önce düzeltmelerin yapılabilmesi için zamanında tespit edilmesini garanti eder.
Yukarıdaki süreci ve en iyi uygulamaları takip etmek, sorunsuz bir kayıt süreci için sizi iyi bir konuma getirecektir.
Daha fazla yardım veya rehberlik için, geleceğin kuruluşlarını inşa etmeye tutkuyla bağlı İK ve iş liderlerini bir araya getiren, destekleyici bir topluluk olan People Managing People Topluluğu'nda bana ulaşabilirsiniz.