Bordroyu kendiniz hazırlamak için ücretleri, kesintileri ve vergi bildirimlerini doğru ve zamanında işlemeniz, aynı zamanda uyumluluğu korumak için kayıtları tutmanız gerekir. Paradan tasarruf edersiniz, ancak zahmetli kısımları otomatikleştirmek ve hatalardan kaçınmak için güvenilir bir bordro yazılımına da ihtiyacınız olur. Bu kılavuz, tüm süreci verimli, sorunsuz ve stressiz hâle getirecek pratik ipuçlarıyla birlikte bordronun baştan sona nasıl işlediğini tam olarak gösterir.
Bordro Kendiniz Nasıl Hazırlanır: 3 Aşamalı Bir Süreç
Tüm bordro sürecini tek başınıza yönetmek, takip etmeniz gereken çok sayıda ayrıntı nedeniyle bunaltıcı gelebilir.
Organize kalmanın basit bir yolu, süreci üç net aşamaya ayırmaktır:
- Başlangıç öncesi hazırlık
- Ücretlerin ve kesintilerin hesaplanması ve çalışanlara ödeme yapılması
- Vergi yatırma ve bildirimde bulunma (aylık / üç aylık / yıllık).
Her aşamayı güvenle tamamlamanıza yardımcı olması için bu adım adım kılavuzu izleyin.
1. Aşama: Başlangıç öncesi hazırlık (ilk bordro çalıştırmanızdan önce)
1.1 İşveren Kimlik Numarası (EIN) alın
Henüz sahip değilseniz bir EIN için başvurun. Bu numara, IRS'ye vergi ve diğer belgeleri bildirmek için gereklidir.
IRS web sitesi üzerinden çevrimiçi olarak EIN başvurusunda bulunabilirsiniz.
1.2 SSA Çevrimiçi Ticari Hizmetler (BSO) hesabı oluşturun
W-2 formlarını elektronik olarak gönderebilmek için bir BSO hesabı oluşturun (W-2 formlarının SSA'ya ve çalışanlara 31 Ocak tarihine kadar gönderilmesi gerekir).
1.3 Eyaletinize kaydolun
Genellikle eyalet gelir vergisi stopajı ve eyalet işsizlik (SUTA) hesaplarına ihtiyacınız olacaktır.
Eyaletinizin vergi ve işsizlik portallarını Vergi İdarecileri Federasyonu dizini ve eyaletinizin çalışma kurumu sitesi aracılığıyla bulun (tam adlar ve portallar eyalete göre değişir.)
1.4 Çalışma ve fazla mesai kurallarını anlayın
Tüm çalışanlarınız maaşlı olsa bile, Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) kapsamındaki muaf ve muaf olmayan sınıflandırmalar arasındaki farkı bilmeniz gerekir.
Muaf olmayan çalışanlar fazla mesai ücretine hak kazanır; bu ücret genellikle bir hafta içinde 40 saati aşan çalışma saatleri için normal ücretlerinin 1,5 katıdır.
Bazı eyaletlerde günlük fazla mesai veya tatiller için özel ücretler gibi daha katı kurallar uygulanır. Bu kuralları erkenden anlamak, maliyetli ücret anlaşmazlıklarını ve uyumluluk sorunlarını önler.
1.5 Çalışan bilgilerini toplayın
Doğru formları en başta temin etmek, bordroyu sorunsuz yürütmenin temelidir. Çalışanlarınıza doğru şekilde ödeme yapabilmeniz için işe başlamadan önce onlardan toplamanız gerekenler şunlardır:
Federal formlar
- Form W-4 (çalışanın stopaj sertifikası): Bu form, çalışanın maaşından ne kadar federal gelir vergisi kesmeniz gerektiğini belirtir. Her yeni işe alınan çalışan, işe başladığında bu formu doldurmalıdır.
- Form I-9 (çalışma uygunluğu doğrulaması): Kimliği ve çalışma iznini doğrulamak için tüm ABD çalışanları açısından gereklidir. Bu formu dosyada saklamanız gerekir, ancak talep edilmedikçe hükümete göndermeyin.
Eyalet formları
- Eyalet stopaj formu: Birçok eyaletin eyalet gelir vergisi stopajı için kendi W-4 sürümü vardır. Tüm eyaletler bunu zorunlu tutmaz (örneğin gelir vergisi olmayan eyaletler), bu nedenle eyaletinizin kurallarını kontrol edin.
- Eyalete yeni işe alınanların bildirilmesi: İşverenler, tüm yeni işe alınanları eyalet dizinine bildirmelidir (genellikle 20 gün içinde). Bu işlem çoğunlukla çevrimiçi bir portal üzerinden yapılır, ancak kullanılan form ve son tarih eyalete göre değişir.
Doğrudan para yatırma/bordro kurulumu formları
- Doğrudan Mevduat Yetkilendirme Formu: Çalışanlara doğrudan mevduat yoluyla ödeme yapmayı planlıyorsanız, çalışanların banka hesap ve yönlendirme numaralarının yanı sıra imzalı onaylarına da ihtiyacınız olacaktır.
- Acil durum iletişim bilgileri (isteğe bağlı ancak önerilir): İnsan kaynakları ve çalışan kayıtları için faydalıdır.
Have an account? Log In
Diğer olası formlar (duruma bağlı)
- Yan haklara kayıt formları: Sağlık sigortası, emeklilik planları veya başka yan haklar sunuyorsanız.
- W-9 (çalışanlar için değil, yükleniciler için): Çalışanlar yerine bağımsız yükleniciler işe alıyorsanız, W-4/I-9 yerine W-9 toplar ve yıl sonunda 1099-NEC düzenlersiniz.
Vergileri nasıl keseceğinizi etkilediği ve yaygın bir bordro hatası olduğu için iş gücünüzü bağımsız yükleniciler veya çalışanlar olarak sınıflandırmaya zaman ayırın.
Uzman önerisi
Her çalışanın nerede yaşadığı ile nerede çalıştığını gösteren bir matrisi aylık olarak güncelliyorum. Bana güvenin, ekstra evrak işleri üç eyalette geriye dönük vergi borcuna sahip olmaktan daha iyidir.—MS Advisory Yönetici Ortağı Raoul P.E. Schweicher
1.6 Bir bordro takvimi seçin
Seçiminiz çalışan beklentileri, eyalet yasalarının gereklilikleri ve şirketinizin nakit akışı arasında denge kurmalıdır.
Örneğin, bazı eyaletler en az ayda iki kez ödeme yapılmasını zorunlu kılar; bu nedenle uyumluluk kurallarınızı kontrol edin.
Bir takvimi erkenden belirlemek tutarlılık sağlar ve bordro vergisi ödemelerini daha kolay planlamanıza yardımcı olur.
İşletmelerin çoğu çalışanlarına iki haftada bir ödeme yapar; ancak haftalık, aylık veya ayda iki kez ödeme seçeneklerini de tercih edebilirsiniz.
Ayrıca, gelirlerini doğru şekilde hesaplayabilmek için çalışanların çalışma saatlerini takip edecek bir sistem kurun. İkramiyeler, fazla mesai ve kesintiler gibi unsurları da hesaba katmayı unutmayın.
1.7 Kayıt tutma ve bordro şablonlarını oluşturun
IRS ve Çalışma Bakanlığı, bordro kayıtlarını en az dört yıl boyunca saklamanızı beklediğinden, iyi kayıt tutmak zorunludur.
Bir elektronik tablo, yazılım aracı veya düzenli bir dosyalama sistemi oluşturmak; saatleri, ücretleri, kesintileri ve vergileri tutarlı bir şekilde takip etmenize yardımcı olur.
Bu hazırlık, bordro vergilerini beyan etme sürecini kolaylaştırır ve bir bordro denetimi durumunda sizi korur.
Aşama 2: Her ödeme dönemi (veya her ödeme tarihi)
Çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlamak için her ödeme dönemi tekrarlanabilir bir süreç izler.
Hataları azaltmak ve hem ekibinizi hem de vergi kurumlarını memnun etmek için bu basit adımları izleyin.
2.1 Çalışma saatlerini ve iş verilerini toplayın
Bordroyu hazırlayabilmeniz için öncelikle her çalışanın çalışma süresine ve kazançlarına ilişkin doğru kayıtlara ihtiyacınız vardır.
Saatlik veya muaf olmayan çalışanlar için çalışılan saatleri kaydetmek üzere zaman çizelgelerini veya zaman saati raporlarını toplayın.
Maaşlı çalışanlar için ilgili döneme ait sabit ödeme tutarını doğrulayın.
Bu maaş ödemesine eklenmesi gereken ikramiyeleri, komisyonları, ücretli izinleri veya diğer özel ödemeleri dahil etmeyi unutmayın.
- Saatlik: zaman çizelgeleri veya işe giriş/çıkış tarihleri
- Maaşlı: her ödeme dönemi için sabit maaş veya ilgili kısım
- Ek ödemeler: ikramiyeler, komisyonlar, ücretli izin ödemeleri
2.2 Brüt ücreti hesaplayın
Brüt ücret, herhangi bir kesinti yapılmadan önceki başlangıç tutarıdır. Saatlik çalışanlar için, geçerli olduğunda fazla mesaiyi de dahil ederek çalışılan saatleri saatlik ücretle çarpın.
Maaşlı çalışanlar için yıllık maaşı yıl içindeki ödeme dönemi sayısına bölün (örneğin, ayda iki kez ödeme için 24).
İkramiyeler, komisyonlar veya vardiya farkları gibi özel ödemeleri her zaman ekleyin.
- Saatlik = ücret × saatler + fazla mesai
- Maaşlı = maaş ÷ ödeme dönemleri
- Bonuslar, komisyonlar ve ücret farkları gibi ekleri dahil edin
2.3 Kesintileri ve stopajları uygulayın
Bu aşamada vergileri ve brüt ücretten düşülmesi gereken diğer tutarları çıkarırsınız. 401(k) katkıları veya sağlık sigortası primleri gibi vergi öncesi kesintilerle başlayın.
Ardından federal gelir vergisini (çalışanın W-4 formuna göre), Sosyal Güvenlik, Medicare ve varsa eyalet veya yerel gelir vergilerini kesin.
Ayrıca ücret haczi gibi vergi sonrası kalemleri de hesaba katmanız gerekebilir. İşveren olarak Sosyal Güvenlik, Medicare ve işsizlik vergilerindeki payınızı da ödemeniz gerekir.
- Vergi öncesi: 401(k), sağlık sigortası
- Federal stopaj: W-4 + IRS tabloları
- FICA: %6,2 Sosyal Güvenlik, %1,45 Medicare
- 200 bin doların üzerindeki ücretler için ek %0,9 Medicare
- Gerekliyse eyalet/yerel stopaj
- Vergi sonrası: Ücret hacizleri, Roth katkıları
- İşveren: Sosyal Güvenlik, Medicare, FUTA, SUTA
2.4 Net ücreti hesaplayın
Kesintiler ve stopajlar uygulandıktan sonra geriye çalışanın net ücreti veya “eve götürdüğü ücret” kalır.
Bu, her ödeme döneminde çalışana fiilen ödeyeceğiniz tutardır. Çalışanlara doğru ödeme yapılması ve sürecinize güvenmeleri için hesaplamalarınızı iki kez kontrol etmeniz çok önemlidir.
- Net ücret = brüt ücret – kesintiler – stopajlar
2.5 Çalışanlara ödemeleri yapın
Şimdi, hesapladığınız net ücreti çalışanlarınıza ödeme zamanı. Doğrudan para yatırma genellikle en iyi seçenektir; çünkü hızlıdır, doğrudur ve net bir denetim izi bırakır.
İsterseniz bunun yerine kâğıt çekler veya ödeme kartları da düzenleyebilirsiniz. Kâğıt veya elektronik biçimde, brüt ücreti, kesintileri ve net ücreti gösteren bir ücret bordrosunu her zaman sağlayın.
- Tercih edilen: doğrudan para yatırma
- Alternatifler: kâğıt çekler, ödeme kartları
- Şeffaflık için her zaman ücret bordrosu düzenleyin
2.6 Kesilen ve işveren vergileri için fon ayırın
Çalışanların maaşlarından kestiğiniz tutarlar harcamanız için size ait değildir; bunlar IRS'ye ve eyalet kurumlarına gönderilmelidir.
Düzenli kalmak için bu fonları, ödemeleri yapma zamanı gelene kadar işletme banka hesabınızda ayırarak tutun.
Federal gelir vergisi, Sosyal Güvenlik, Medicare, FUTA ve varsa eyalet işsizlik vergisi veya stopajı için borçlu olunan tüm tutarları takip edin.
- Kesilen vergileri ayrı olarak ayırın
- IRS, eyalet ve işsizlik yükümlülüklerini takip edin
2.7 Hataları hemen düzeltin
Bordro işlemlerinde hatalar olabilir ve olur; önemli olan bunları hızlıca ele almaktır. Bir hesaplama hatası veya eksik çalışma saati fark ederseniz bir sonraki bordro döneminde düzeltme yapın ya da düzeltme ödemesi düzenleyin.
Birçok küçük işletme sahibi, düzeltmeleri ertelemenin vergi bildirimleri ve çalışanların güveni açısından yalnızca daha büyük sorunlar yarattığı konusunda uyarır. Neyin yanlış olduğuna ve nasıl düzeltildiğine ilişkin yazılı bir kaydı her zaman tutun.
- Hataları mümkün olan en kısa sürede düzeltin
- Gerekirse sonraki bordro işleminde telafi düzeltmeleri yapın
- Uyumluluk için tüm düzeltmeleri belgeleyin
3. Aşama: Bordro vergilerini ödeyin
Şimdi özellikle hassas bir bölüme geliyoruz. Uyarı: Geç ödemeler %2–%15 oranında cezalara yol açabilir; EFTPS kullanmanız gerektiği hâlde kâğıtla veya yanlış yere ödeme yapmak %10 cezaya neden olabilir. EFT işlem takip numaralarınızı saklayın!
3.1 Federal vergileri yatırın (aylık veya haftada iki kez)
Her bordro işleminden sonra hem çalışanlardan kestiğiniz vergileri hem de Sosyal Güvenlik ve Medicare payınızı yatırmanız gerekir.
Bu ödemeler EFTPS üzerinden yapılır ve sıklık, aylık mı yoksa haftada iki kez ödeme yapan mükellef olarak mı sınıflandırıldığınıza bağlıdır.
Çoğu küçük işletme aylık ödeme yapan olarak başlar; yani her şeyi izleyen ayın 15'ine kadar ödersiniz.
- Çalışanlardan kesilen federal gelir vergisini yatırın
- Sosyal Güvenlik ve Medicare için işveren ve çalışan paylarını ekleyin
- Atanmış takviminize göre (aylık veya haftada iki kez) EFTPS üzerinden ödeme yapın
- Aylık ödemeler izleyen ayın 15'ine kadar yapılmalıdır
3.2 Üç aylık Form 941'i doldurun
Her üç ayda bir, çalışan ücretlerini, kesilen gelir vergisini ve çalışan ile işverenin FICA katkılarını bildirmek için IRS'ye Form 941 sunmanız gerekir.
Bu bildirim, ödemelerinizin IRS kayıtlarıyla mutabık hale getirilmesini sağlar ve bildirim gönderilmesine yol açabilecek tutarsızlıkları önler. QuickBooks, her şeyin düzgün şekilde eşleşmesi için bildirimde bulunmadan önce bordro kayıtlarınızı ödemelerinizle karşılaştırarak mutabakat yapmanın önemini vurgular.
Son tarihler her üç aylık dönem için 30 Nisan, 31 Temmuz, 31 Ekim ve 31 Ocak'tır.
- Form 941'i üç ayda bir IRS'ye sunun
- Ücretleri, kesintileri ve işveren katkılarını bildirin
- Bildirimde bulunmadan önce bordro kayıtlarının mutabakatını yapın
- Son tarihler: 30 Nis, 31 Tem, 31 Eki, 31 Oca
3.3 Yıllık FUTA beyannamesini (Form 940) doldurun
İşveren olarak, Federal İşsizlik Vergisini (FUTA) bildirmek için her yıl Form 940'ı da sunmanız gerekir.
Diğer bordro vergilerinin aksine FUTA yalnızca işveren tarafından ödenir; bu vergiyi çalışanların maaşlarından kesmezsiniz.
Yıllık beyanname 31 Ocak tarihine kadar verilmelidir; ancak tüm ödemeleri zamanında yaptıysanız 10 Şubat'a kadar süreniz olur.
Birçok küçük işletmenin FUTA borcu çok az olsa da bu bildirimi gözden kaçırmamak kritik önem taşır.
- FUTA için Form 940'ı her yıl sunun
- Yalnızca işverenin ödediği vergi (çalışanlardan kesilmez)
- Son tarih 31 Oca (ödemeler güncelse 10 Şub)
- Vergi yükümlülüğü düşük olsa bile atlamayın
3.4 Eyalet bordro vergisi bildirimlerini ve ödemelerini yapın
Federal yükümlülüklere ek olarak eyaletiniz, bordro vergisi bildirimlerinin ve ödemelerinin yapılmasını zorunlu tutacaktır. Bunlar genellikle eyalet gelir vergisi kesintisini (uygulanıyorsa) ve eyalet işsizlik sigortası (SUTA) katkılarını içerir.
Bildirim sıklığı eyalete göre değişir; bazı eyaletler aylık rapor isterken diğerleri üç aylık veya yıllık bildirim ister.
Her eyaletin kendi çevrimiçi portalı vardır; bu nedenle bulunduğunuz yere özgü takvimleri ve giriş gerekliliklerini bildiğinizden emin olun.
- Eyalet gelir vergisini kesin ve ödeyin (gerekiyorsa)
- Eyalet işsizlik vergisi (SUTA) bildirimini verin ve ödemeyi yapın
- Sıklık değişir: aylık, üç aylık veya yıllık
- Bildirimi eyaletinizin belirlediği işveren portalı üzerinden yapın
3.5 Yıl sonu bordro bildirimini tamamlayın
Yıl sonunda çalışanlara W-2 formları vererek ve Sosyal Güvenlik Kurumuna bir W-3 özeti sunarak yıl sonu bordrosunu hazırlarsınız.
Birçok eyalet ayrıca yıllık kesinti mutabakatı yapılmasını ve W-2 kopyalarının gönderilmesini zorunlu tutar.
Bu formlar 31 Ocak tarihine kadar dağıtılmalı ve sunulmalıdır; bu da ocak ayını bordro yöneticileri için yoğun bir ay haline getirir.
Bu gereklilikleri zamanında yerine getirmek, çalışanların vergi dönemi için ihtiyaç duydukları belgelere sahip olmasını sağlar ve işletmenizin mevzuata uygun kalmasına yardımcı olur.
- W-2 formlarını 31 Oca'ya kadar çalışanlara verin
- W-3'ü 31 Oca'ya kadar SSA'ya sunun
- Eyalet yıllık mutabakatlarını gönderin (gerekiyorsa)
- Toplamların üç aylık ve yıllık bildirimlerle eşleştiğini iki kez kontrol edin.
Özet: Gözden Geçirilmiş Bordro Kontrol Listeniz
Aşağıda yukarıdakilerin tümünü bir araya getiren, kısaltılmış ancak kapsamlı bir kontrol listesi yer alıyor:
- EIN(ler) alın, eyalet kayıtlarını yaptırın
- Çalışanlardan W-4 formlarını / vergi formlarını toplayın
- İş gücü ve fazla mesai kurallarını anlayın
- Ücret ödeme planını seçin
- Kayıt tutma sistemini ve bordro şablonlarını oluşturun
- Çalışma saatlerini / iş verilerini takip edin
- Brüt ücreti, kesintileri ve net ücreti hesaplayın
- Çalışanlara ödeme yapın (tercihen doğrudan para yatırma yoluyla)
- Kesilen fonları ayırın
- Vergileri ödeme planına göre yatırın (federal vergileri EFTPS üzerinden, eyalet vergilerini portal üzerinden)
- Gerekli formları doldurun (941, 940, eyalet formları)
- W-2 formlarını ve yıl sonu bildirimlerini düzenleyin
- Kayıtları saklayın ve tüm verileri yedekleyin
- Bir deneme çalıştırması yapın, hataları izleyin ve mevzuat değişikliklerine göre güncelleyin
- Kendi başınıza yapmanın hâlâ mantıklı olup olmadığını değerlendirin (zaman veya risk çok yüksekse)
9 Bordro İçin En İyi Uygulamalar
Bordroyu kendiniz hazırlamak bir öğrenme süreci gerektirir, ancak her şeyi zor yoldan öğrenmek zorunda değilsiniz.
Bordroyu daha sorunsuz ve daha az baş ağrısıyla yürütebilmeniz için bazı bordro en iyi uygulamalarını derledim.
1. Bir pay bırakma süresi veya deneme çalıştırmasıyla başlayın
İlk bordronuzu hazırlamadan önce, ödemeleri gerçekten yapmadan her şeyi hesapladığınız bir “deneme çalıştırması” yapmayı düşünün.
Bu, risk hâlâ düşükken sürecinizdeki vergi oranları, kesinti ayarları veya veri girişi hataları gibi yanlışları fark etmenize yardımcı olur.
Birçok Reddit kullanıcısı bunun gerçek bir ödeme gününde “gönder” düğmesine basmadan önce kendilerine güven verdiğini söyledi. Küçük bir deneme hatasını düzeltmek, kaçırılan bir maaş ödemesini düzeltmekten çok daha kolaydır.
2. Mümkün olan yerlerde otomatikleştirin (ancak denetimi sürdürün)
Elektronik tablolar veya manuel hesaplamalar başlangıçta işe yarayabilse de çoğu küçük işletme sonunda bordro yazılımına geçer.
Gusto veya QuickBooks gibi araçlar insan hatalarını azaltmaya ve bildirimleri otomatik olarak yönetmeye yardımcı olur.
Ancak otomasyon, “ayarla ve unut” anlamına gelmez; tutarları doğrulamanız ve raporları düzenli olarak mutabakatlandırmanız gerekir.
Uzman ipucu
Hesaplamalar, vergi tabloları ve yan hak kesintileri için otomasyondan yararlanın, ancak çalışma sonrası doğrulamaları asla atlamayın. Her bordro çalıştırmasından sonra son bir kontrol yapın; bordro özetlerini inceleyin, birkaç çalışan kaydını örnekleme yoluyla kontrol edin ve fonlar dağıtılmadan önce toplamları doğrulayın.—BJ Anderson, Bordro ve İzin Yönetimi Direktörü, Humareso
3. Her şeyi ayrıntılı şekilde belgeleyin
İyi kayıt tutmak isteğe bağlı değildir; bu sizin güvenlik ağınızdır. Çalışılan saatlerin, düzenlemelerin, maaş bordrolarının ve yapılan tüm düzeltmelerin kopyalarını saklayın.
Denetimlerde, düzenli kayıtlar sunabilmek hızlı bir çözüm ile aylar süren stres arasındaki farkı yaratabilir.
Hafızanıza güvenmeyin; her şeyi yazılı olarak kaydedin.
Uzman ipucu
Tüm bordro uyumluluğu çalışmalarının merkezinde kritik bir unsur bulunur: veri. Verilerin yaşam döngüsü boyunca güvenli ve doğru tutulması için iyi veri yönetimi uygulamaları gerekir. Örneğin, raporlama amacıyla İK, bordro ve zaman verilerinizin tek bir merkezi yerde bulunması çok önemlidir; çünkü bu, ihtiyaç duyulan tüm önemli bilgileri toplamak, incelemek ve raporlamak için tutarlı bir yöntem sağlar.—Teresa Smith, UKG HCM Stratejik Danışmanlık grubu Direktörü
4. Kesilen vergileri kendi paranız olarak görmeyin
Çalışanların maaşlarından kestiğiniz para işletmenize değil, IRS'ye ve eyaletinize aittir.
Konuştuğumuz birkaç küçük işletme, nakit sıkışık olduğunda bu paraları harcadıklarını ve daha sonra vergi ödemelerini karşılamak için telaşla para bulmaya çalıştıklarını itiraf etti.
Bu risklidir—geç veya eksik ödemeler cezalara ve faize, hatta bazen kişisel sorumluluğa yol açar.
En iyi uygulama: kesilen vergileri, ödeme zamanı gelene kadar dokunulmadan kalmaları için ayrı bir hesapta tutun.
5. Yasal düzenlemeleri ve oran değişikliklerini yakından takip edin
Bordro kuralları sabit değildir—Sosyal Güvenlik ücret matrahları, eyalet işsizlik sigortası oranları ve yerel vergi oranları her yıl değişebilir. Bu rakamları güncellemeyi unutmak, eksik ödemelere ve maliyetli cezalara yol açabilir.
Bir hatırlatma sistemi oluşturmak (örneğin aralık ayında bir takvim uyarısı ayarlamak), yılın başında yeni kurallarla her zaman uyumlu olmanızı sağlar.
6. Bordro vergileri için nakit rezervi bulundurun
Bordro yalnızca çalışanlara ödeme yapmakla ilgili değildir—devlete de ödeme yapmayı gerektirir. Birkaç küçük işletme sahibi, bordro vergisi son tarihlerinin hızla yaklaştığı konusunda uyarıda bulundu.
Ayrılmış bir nakit rezervine sahip olmak, durgun aylarda bile ödemeleri her zaman karşılayabilmenizi sağlar.
Bir Reddit kullanıcısının ifade ettiği gibi: “Vergi günü gelene kadar bordro eğlencelidir—parayı her zaman hazır bulundurduğunuzdan emin olun.”
7. Beyan göndermeden önce iki kez kontrol edin
Basit ama etkili bir alışkanlık, beyanda bulunmadan veya ödeme yapmadan önce her şeyi iki kez doğrulamaktır. Adları, Sosyal Güvenlik numaralarını, brüt ücreti, kesintileri ve ödeme tutarlarını kayıtlarınızla karşılaştırarak kontrol edin.
Küçük yazım hataları bile IRS veya eyalet kurumlarıyla uğraşırken büyük sorunlara yol açabilir. Son bir beş dakikalık inceleme, haftalar sürecek düzeltme çalışmalarını önleyebilir.
Uzman ipucu
Mümkünse süreci, gönderilmeden önce ön izlemenin (veya ön işleme kaydının) tamamını en az iki farklı kişinin incelemesini gerektirecek şekilde tasarlayın. İki kişinin tüm ayrıntıları incelemesini sağlamak, hataları önlemenin en etkili yollarından biridir.—Katrina Magdol, Kurucu, Amalou Consulting
More Articles
8. Yedek bir kişi veya süreç oluşturun
Bordro bilgilerinin yalnızca bir kişinin zihninde olması risklidir. Tatiller, hastalık veya acil durumlar ekibinizin ücretlerinin ödenmemesine ya da beyanların geç gönderilmesine neden olabilir.
Bordro sürecinizi belgeleyin ve gerektiğinde devreye girebilecek en az bir yedek kişiyi eğitin. Bu, işletmenizin dayanıklılığını artırır ve tek hata noktalarının oluşmasını önler.
9. Bordroyu rutininizin bir parçası haline getirin
Bordroyu sonradan akla gelen bir iş olarak değil, planlanmış bir fatura gibi ele alın. Maaş günleri, ödeme son tarihleri ve beyan tarihleri için yinelenen hatırlatıcılar ayarlamak düzenlilik sağlar.
Güçlü bir rutin, özellikle işletmeniz büyüdükçe hataları ve stresi azaltır. Bordro, öngörülebilir ve tekrarlanabilir bir süreç haline geldiğinde çok daha yönetilebilir olur
Bordroyu Kendiniz Hazırlamanın Avantajları ve Dezavantajları
Bordroyu kendi başınıza yürütmek bazı küçük işletme sahipleri için uygun olabilir, ancak bunun bazı ödünleri de vardır. Akılda tutulması gereken başlıca avantajlar ve dezavantajlar şunlardır:
Kendiniz yapmanın avantajları:
- Bordro hizmetlerinden tasarruf sağlar: Küçük bir ekip için hızla birikebilecek yazılım veya üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının yinelenen maliyetlerinden kaçınırsınız.
- Bordro üzerinde tam kontrol ve anlayış: Bordroyu kendiniz hazırlamak, ücretlerin, kesintilerin ve vergilerin nasıl hesaplandığına ilişkin doğrudan bilgi sahibi olmanızı sağlar; bu da işletmenizin mali durumu hakkında bilgi sahibi olmanıza yardımcı olur.
Kendiniz yapmanın dezavantajları:
- Zaman alır: Bordroyu manuel olarak hazırlamak ayrıntılara dikkat etmeyi gerektirir; bu da işletmenizi büyütmek için ihtiyaç duyduğunuz zamanı azaltabilir.
- Ceza doğurabilecek hatalar yapmak kolaydır: Hesaplama hataları veya geç gönderilen beyannameler, hatalar kasıtsız olsa bile IRS ya da eyaletiniz tarafından para cezaları uygulanmasına neden olabilir.
- Değişen vergi yasalarını yakından takip etmeniz gerekir: Federal, eyalet ve yerel vergi kuralları her yıl değişebilir; uyumlu kalmak için sürecinizi güncellemeniz gerekir.
Genel olarak bordroyu kendiniz hazırlamak, yalnızca birkaç çalışanı olan çok küçük işletmeler için iyi bir seçenektir—özellikle herkes maaşlı çalışıyorsa ve yan haklar basitse.
Bu durumda hesaplamalar basittir ve gereken zaman yönetilebilir düzeydedir. Ayrıca bir hizmete yatırım yapmadan önce bordronun nasıl işlediğini tamamen anlamak istiyorsanız akıllıca bir seçimdir.
- 5'ten az çalışan
- Yalnızca maaşlı çalışanlar (fazla mesai ve düzeltmeler asgari düzeyde)
- Yönetilecek yan hakların sınırlı olması veya hiç bulunmaması
- İşletme sahibinin elektronik tablolar ve kayıt tutma konusunda rahat olması
İşletmeniz büyüdükçe bordro daha karmaşık hâle gelir ve hata yapma riski artar.
Birden fazla ücret türünüz, yan hak kesintileriniz veya birden fazla eyalette çalışanlarınız varsa, dış kaynak kullanımı size zaman kazandırabilir ve uyumluluk risklerini azaltabilir.
Birçok küçük işletme sahibi, beyannamelerin ve ödemelerin otomatik olarak yapıldığını bilmenin verdiği gönül rahatlığı için de muhasebeci veya bordro şirketi ile çalışmayı tercih eder.
- 5 veya daha fazla çalışan ya da hızlı büyüme
- Fazla mesaili veya karmaşık çalışma programlarına sahip saatlik çalışanlar
- Sağlık sigortası veya 401(k) gibi yan haklar sunma
- Birden fazla eyalette faaliyet gösterme veya uzaktan çalışanlara sahip olma
- Yönetim görevleri yerine zamanını işletmenin büyümesine ayırmak isteme
People Managing People Bültenine Abone Olun
Bordro yönetimi ve diğer yetenek yönetimi girişimleri hakkında daha fazla bilgi için İK ve işletme liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tümünü alacaksınız.
