Çalışan el kitapları, ilkini oluşturduğum zamandan bu yana büyük ölçüde değişti ve bu süre içinde çalışan ilişkilerinin önemi hakkında çok şey öğrendim.
Günümüzde çalışanlar, el kitaplarının yalnızca bilgilendirici olmasını (her şirket politikasını tanımlamasını) değil, aynı zamanda ilgi çekici, görsel açıdan hoş ve geçmişin 60 sayfalık devasa belgelerinden daha kolay anlaşılır olmasını bekliyor.
Bu uzunluk, tahminen çalışanların %60'ının çalışan el kitaplarını okumaktan kaçınmasının belki de nedenidir.
O hâlde lafı daha fazla uzatmadan, modern bir çalışan el kitabının neler başarabileceğini, neleri içermesi gerektiğini ve hedeflerine ulaşmasını nasıl sağlayabileceğinizi inceleyelim.
Çalışan El Kitabı Nedir?
Bir çalışan el kitabı, şirketin politikalarını, prosedürlerini ve beklentilerini ana hatlarıyla açıklayarak tüm kuruluş için bir rehber görevi görür ve iş yeri normlarının ve yasal yükümlülüklerin net bir şekilde anlaşılmasını sağlar.
El kitabı genellikle şirket kültürü, temel değerler ve misyonun yanı sıra çalışma saatleri, kıyafet yönetmeliği ve izin politikaları gibi pratik bilgileri de içeren bölümlerden oluşur.
Aşağıda el kitabını, her bölüme nelerin dahil edileceğine ilişkin yönlendirmelerle birlikte şu bölümlere ayırdım:
- Çalışanın istifası ve işten çıkarılması.
- Hoş geldin ve tanıtım
- İstihdamın temel unsurları
- İş yeri politikaları
- Yeni işe alınan çalışan oryantasyonu bilgileri
- Kişisel ve kariyer gelişimi
- Çalışan ödülleri, yan hakları ve ayrıcalıkları
- Genel iş yeri bilgileri.
Çalışan El Kitabına Neler Dahil Edilmeli?
Geçmişte bir çalışan el kitabı çoğunlukla bir insan kaynakları (HR) politika ve prosedürleri kılavuzu olarak kullanılıyordu.
Günümüzde çalışan el kitapları genellikle mevcut çalışanlar ve oryantasyon ile işe alıştırma sürecindeki yeni çalışanlar için gerekli olan farklı unsurların bir karışımını içerir.
Hoş Geldin ve Tanıtım
Çoğu kuruluş, çalışan el kitabına kurucudan, CEO'dan veya liderlik ekibinden bir hoş geldin mektubuyla ya da daha iyisi, aşağıda Uber'den bir örneğini görebileceğiniz hoş geldin videosuyla başlar.
Bu, yeni veya potansiyel ekip üyelerine şirket, şirketin faaliyet gösterme nedeni, çalışanların kuruluşun başarısındaki rolü ve çalışan el kitabının amacı hakkında değerli bilgiler sunar.
Makalenin sonunda yer alan ücretsiz çalışan el kitabı şablonumuzda bir yeni çalışana hoş geldin mektubu örneği bulabilirsiniz.
Şirkete ve Kültüre Genel Bakış
El kitabınızın bu bölümü, yeni veya potansiyel çalışanların şirketinizin misyonunu, kültürünü ve geçmişini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak açısından önemlidir.
El kitabınız aşağıdaki unsurları içermelidir; bunların sıralaması size bağlıdır:
- Vizyon bildirisi: Şirketinizin amacı nedir; neden varsınız?
- Tarihçe ve zaman çizelgesi: Şirketiniz nereden geldi ve nasıl gelişti?
- Misyon bildirisi: Kuruluşunuz vizyonuna ve hedeflerine nasıl ulaşacak?
- Temel değerler: İnsanların davranışlarına ve kararlarına hangi kurumsal inançlar yön veriyor?
- Kuruluş yapısı: Ekipler ve çalışanlar nasıl organize edilmiş?
Zappos'un Kültür Kitabı, çalışan el kitabının potansiyel çalışanlara kim olduklarının gerçek özünü aktarmak için nasıl kullanılabileceğine dair harika bir örnektir.
Not: Bu, kuruluşların genellikle kamuya açık hâle getirme eğiliminde olduğu çalışan el kitabı bölümüdür.
İstihdamın temelleri
İstihdamın temelleri bölümü, çalışanların şirketle olan çalışma ilişkilerini net bir şekilde anlamasını sağlar.
Tutarlılık ve şeffaflığı sağlamak için temel istihdam sınıflandırmalarını ve beklentilerini açıklar.
- İstihdam sınıflandırmaları: Tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici ve sözleşmeli istihdamın sınıflandırılması, sınıflandırmaya göre yan haklardan yararlanma uygunluğu, varsa deneme süreleri vb.
- Fırsat eşitliği ve ayrımcılık yapmama: Kuruluşun, eşit istihdam fırsatı (EEO) yasaları, ayrımcılık ve tacize karşı politikalar ve engelli çalışanlar için makul düzenlemeler dâhil olmak üzere çeşitliliğe sahip ve kapsayıcı bir iş yeri oluşturmaya kararlı olduğuna dair bir açıklama.
- Devam ve çalışma programları: Standart çalışma programları (ör. ofis saatleri, vardiyalar veya uzaktan çalışma seçenekleri), geç kalma ve devamsızlık politikaları da dâhil olmak üzere devam beklentileri, program değişiklikleri veya izin taleplerinde bulunma prosedürleri.
İş yeri politikaları
Birçok şirket, ayrıntılı iş yeri politikalarını ve prosedürlerini ayrı bir el kitabında bulundurur ve çalışan el kitabında yalnızca en önemli olanlardan bazılarına değinir.
Çalışan el kitabınızın amacı bir dizi kuralı sıralamak yerine şirket kültürünüzü teşvik etmekse bu özellikle anlamlıdır.
El kitabınıza hangi İK politikalarını eklemeniz gerektiğinden emin değilseniz, başlamak için aşağıdakilerden bazılarını kullanabilirsiniz:
- Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık
- İş yeri güvenliği ve sağlığı
- Taciz ve cinsel taciz
- Uzaktan çalışma ve tele-çalışma
- Sosyal medya
- Ücretli izin (PTO), tatil izni
- İzin uygunluğu; ör. hastalık izni, jüri görevi izni.
Yeni işe başlayanların oryantasyon bilgileri
Çalışan el kitabınızın bu bölümü, yeni bir ekip üyesinin ilk gününde ve ilk çalışma haftasında veya haftalarında neler bekleyebileceğini ele alır. Örneğin:
- Ofis/tesis turu
- Ekip tanışmaları
- Kıyafet kuralları (geçerliyse)
- Eğitim programları
- Araçlar ve kaynaklar
- Önemli kişiler.
Örneğin İK yazılımı şirketi People, harika çalışan el kitabında yeni ekip üyelerinin ilk günlerinde ve ilk aylarında neler bekleyebileceğine dair bir genel bakış sunar.
Kişisel ve kariyer gelişimi
LinkedIn'in 2018 İş Gücü Öğrenimi Raporu'na göre, çalışanların şaşırtıcı bir şekilde %93'ü, şirket kariyerlerine yatırım yapsaydı şirkette daha uzun süre kalırdı.
Özetle, L&D çalışanları elde tutmak ve elbette iş gücünüzün uzun vadeli kurumsal başarıyı desteklemek için gereken becerilere sahip olmasını sağlamak açısından önemlidir.
Çalışan el kitabınızın bu bölümü aşağıdaki gibi konuları kapsamalıdır:
- Performans yönetimi süreciniz
- Dâhili iş ilanlarına başvurma
- Dâhili eğitim programları
- Eğitim ve öğrenim ücreti desteği.
Have an account? Log In
Çalışan ödülleri, yan haklar ve ayrıcalıklar
Bu, kuruluşunuzun işe almak istediğiniz çalışanlara sunduğu ücret ve ödülleri tanıtmanız, ayrıca yeni çalışanları bilgilendirip heyecanlandırmanız için bir fırsattır.
Bu bölüm şu gibi bilgileri içerebilir:
- Ödül felsefesi: Örneğin, piyasanın en üst seviyesinde mi ücret ödüyorsunuz?
- Ücret unsurları: Maaş, ikramiyeler, hisse senedi opsiyonları, saatlik fazla mesai vb.
- Ücret değerlendirmeleri: Ne sıklıkta yapıldığı, sürecin nasıl işlediği ve ücret üzerindeki etkisi.
- Yan hak programları: Sağlık sigortası, zindelik programları, RRSP / 401(k) vb.
- Ayrıcalıklar: Araç ödeneği, masraf hesabı, teknoloji yan hakları, spor ödeneği vb.
Örneğin Netflix, Çalışan Kültürü Rehberi içinde ödül felsefesini ve yıllık ücret değerlendirmelerinin nasıl ele alındığını açıklama konusunda mükemmel bir iş çıkarıyor.
Genel İş Yeri Bilgileri
Bu bölüm, yeni, mevcut ve potansiyel çalışanlarla paylaşmanın önemli olduğunu düşündüğünüz, onları iş yeri kültürü hakkında bilgilendirecek ve sizin için çalışmaya heyecanlandıracak diğer tüm bilgiler için genel bir başlık olabilir. Örneğin:
- Ofis ve tesis bilgileri
- Çalışma ortamı; ör. bölmeler, ofisler, yemek alanları, ortak kullanım alanları
- Dinlenme ve eğlence tesisleri; ör. masa tenisi masaları
- Ekip etkinlikleri; ör. tatil partileri, yaz barbeküleri
- Evcil hayvanları işe getirme.
Valve Çalışan El Kitabı, orada çalışmanın nasıl bir şey olduğu konusunda insanlara güçlü bir anlayış kazandırmanın harika bir örneğidir.
Çalışanın istifası ve işten çıkarılması
Bu bölüm, bir çalışma ilişkisi sona erdiğinde çalışanların ve işverenlerin izlemesi gereken prosedürleri açıklar. Profesyonelliği ve yasal gerekliliklere uyumu korurken sorunsuz bir geçiş sağlanmasına yardımcı olur.
- İstifa prosedürleri ve ihbar süreleri: Bir çalışanın şirketten ayrılmaya karar vermesi durumunda izlenecek süreç; ör. yöneticisine veya İnsan Kaynaklarına resmi bir istifa mektubu sunmak, ihbar süresi vermek vb.
- Son ücret ve yan hakların ele alınması: Son maaş ödemesinin yapılması, yan hakların sürdürülmesi, ekipmanların geri alınması vb. süreçler.
- İşveren tarafından fesih politikaları ve protokolleri: Performans sorunları, şirket politikalarının ihlali, ağır görev suistimali veya şirketin yeniden yapılandırılması ya da işten çıkarmalar gibi nedenlerle bir kuruluşun bir çalışanı işten çıkarmaya karar vermesinin gerekçeleri.
Çalışan El Kitabının Önemli Olmasının 4 Nedeni
Çalışan el kitabı, mevcut ve yeni çalışanların başvurabileceği ve bilgi edinebileceği, kuruluşla ilgili bilgilerin bulunduğu bir kaynaktır.
People Managing People tarafından LinkedIn'de gerçekleştirilen bir ankete göre, katılımcıların %71'i kuruluşlarında hâlihazırda bir çalışan el kitabı bulunduğunu belirtirken, %19'u bir tane geliştirmeyi planladıklarını veya geliştirme sürecinde olduklarını belirtti.
Çalışan el kitabı, ekip üyeleri ve kuruluşun tamamı için çeşitli alanlarda son derece faydalı olabilir.
Yeni Çalışanları Başarıyla İşe Alıştırma
Çalışan el kitabı, yeni çalışan oryantasyonu ve işe alıştırma için kritik bir araçtır. Glassdoor tarafından yapılan araştırma, güçlü bir işe alıştırma sürecine sahip kuruluşların yeni çalışanları elde tutma oranını %82, üretkenliği ise %70'in üzerinde artırdığını ortaya koydu.
Çalışan el kitabı, yeni çalışanları çalışma ilişkisini yöneten kurallar ve süreçler ile işverenin ve çalışanın hakları, sorumlulukları ve beklenen davranışları hakkında bilgilendirmek için kullanılır.
Ayrıca yeni ekip üyelerinin ilk çalışma haftalarının ve aylarının nasıl geçeceğinden işe ne giymeleri gerektiğine kadar her şeyi anlamaları için önemli bir araçtır (not: kıyafet kuralları konusunda dikkatli olun!).
Bu nedenle, işe başlamadan önceki süreç sırasında bir çalışan el kitabı dağıtmak kötü bir fikir değildir. El kitabını hoş geldin mektubuna eklemek iyi bir taktiktir.
Güçlü Bir Şirket Kültürü Oluşturun
Çalışan el kitabı, yalnızca bir İK politika kılavuzundan çok daha fazlasıdır. Çalışan el kitabı, şirket kültürünüzü kelimeler ve görseller aracılığıyla tanımlamanız ve bunu yeni ve mevcut çalışanlara aktarmanız için size fırsat sunar.
Harika bir kültür oluşturmanın temel unsurlarından biri, şirketinizin vizyonunu ifade etmek, kuruluşunuzun temel değerlerini ve inançlarını tanımlamak ve ekip üyelerinden bu değerleri desteklemek için beklediğiniz davranış ve eylem türlerini açıklamaktır.
Patagonia, çalışan el kitabında bunu mükemmel bir şekilde yapıyor. El kitabında amaçlarını “Gezegeni kurtarmak için faaliyet gösteriyoruz” şeklinde tanımlıyor ve şirket misyonlarını “En iyi ürünü üretmek, gereksiz zarara yol açmamak, çevresel krize yönelik çözümlere ilham vermek ve bunları hayata geçirmek için iş dünyasını kullanmak.” olarak açıklıyor.
Harika İnsanları Çekin ve İşe Alın
Harika bir çalışan el kitabı, en iyi yetenekleri işe almak için rekabet eden kuruluşlara rekabet avantajı sağlayabilir. Birçok şirket, potansiyel çalışanların kuruluşa katılma konusunda istekli ve heyecanlı olmasını sağlamak için çalışan el kitaplarını kamuya açmış ve bunları yenilikçi biçimlerde düzenlemiştir.
Örneğin Valve, çalışan el kitabını 2012 yılında kamuya açıkladı ve şirketin çalışma ortamını benzersiz üslubu ve renkli anlatımlarıyla ele alarak önemli ölçüde olumlu basın ilgisi topladı.
Kuruluşunuzu özel ve benzersiz kılan unsurları, çalışanlara sunduğunuz benzersiz yan hakları ve eşit istihdam fırsatı, ayrımcılık yapmama ve COVID-19 güvenliği gibi güncel konulardaki tutumunuzu ifade etmek ve tanıtmak için çalışan el kitabınızı kullanabilirsiniz.
Yasal ve İş Hukuku Gerekliliklerini Karşılayın
Çalışan el kitabı, istihdam ilişkisi (örneğin isteğe bağlı istihdam) ile doğrudan ilgili olan ve geçerli iş hukukuna (eyalet / il yasaları, federal yasalar) tabi bilgileri belgelemenize ve düzenlemenize yardımcı olur.
Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) ve Kanada'daki BC İstihdam Standartları Yasası gibi iş mevzuatı, bu politikaların birçoğuna ilişkin olarak işverenlerin karşılaması gereken asgari şartları belirler.
Çalışan El Kitabını Oluşturmaktan Kim Sorumludur?
Çalışan el kitabının oluşturulmasını genellikle insan kaynakları koordine eder. Ancak İK ekibi veya çalışanı olmayan kuruluşlarda bu sorumluluk şu kişilerden birine düşebilir:
- Kurucu veya işletme sahibi;
- İdari veya yönetici asistanı;
- Harici İK danışmanı; veya
- El kitabı komitesi
Bu kişi, kilit çalışanlarla yapılan görüşmeler; mevcut politika ve prosedürler üzerine araştırmalar ve sektördeki en iyi uygulamalar üzerine araştırmalar yoluyla gerekli bilgileri toplamaktan sorumlu olur.
Author's Tip
El kitabını oluşturmaktan sorumlu kişi, onu fiilen yazan, biçimlendiren ve yayımlayan kişiyle aynı olmayabilir; çünkü bu süreç genellikle güçlü metin yazarlığı, içerik oluşturma ve grafik tasarım becerileri gerektirir. İyi bir pazarlama ajansı veya halkla ilişkiler firması, el kitabınızı bir sonraki seviyeye taşımanıza yardımcı olabilir!
Çalışan El Kitabı Komitesi Nedir?
El kitabı komiteleri daha büyük kuruluşlarda bulunabilir ve genellikle kuruluşun farklı bölümlerinden yöneticileri, liderleri ve çalışanları içerir. El kitabı komitesi genellikle şunlardan sorumludur:
- El kitabının stratejik amacını belirlemek;
- İçerik ve üslup konusunda üst düzey rehberlik sağlamak;
- El kitabının kuruluş tarafından nasıl kullanılması gerektiğine karar vermek;
- El kitabının oluşturulmasını denetlemek; ve
- El kitabının tüm içeriğini derlemek.
Çalışan El Kitabıma Ne Ad Vermeliyim?
“Çalışan el kitabı” daha yaygın olarak anlaşıldığı için en sık kullanılan ifadedir; “çalışan kılavuzu” ve “İK politika kılavuzu” gibi başlıklar ise fazla bürokratik, katı ve resmî göründükleri için daha seyrek kullanılır.
Çalışan el kitabınıza ne ad vereceğiniz, süreç boyunca vermeniz gereken kararlardan biri olacaktır. Bu kararı; el kitabının temel amacı olduğuna inandığınız şey, şirket kültürünüz ve kendi kişisel tercihiniz şekillendirecektir.
Örneğin Netflix ve HubSpot gibi birçok kuruluş, el kitaplarının amacının şirket politikaları ve prosedürleri kılavuzu olmaktan ziyade kültür oluşturma aracı olduğunu göstermek için bunlardan “Kültür Kodları” veya “Kültür Rehberleri” olarak söz eder.
Başarılı Bir Çalışan El Kitabı Oluşturmak İçin 3 En İyi Uygulama
Etkili bir çalışan el kitabı, yeni ve mevcut çalışanların ilgisini çeken ve onları bilgilendiren, potansiyel çalışanları kuruluşa katılmaya teşvik eden ve hem çalışanların hem de şirketin gelişmesini sağlayan bir el kitabıdır.
Aşağıdakiler, iyi bir çalışan el kitabının başarısını sağlayabilecek veya başarısız olmasına yol açabilecek temel faktörlerden bazılarıdır:
1. İlgi çekici ve düzenli içerik
İyi bir roman gibi, çalışan el kitabınızın içeriğinin iyi yazılmış, ilgi çekici ve umarız zaman zaman eğlenceli olmasını sağlamalısınız.
Yapı ve bilgilerin sunulma sırası mantıklı ve sezgisel olmalıdır.
Çalışanların aradıkları bilgiyi daha kolay bulabilmeleri için köprü bağlantıları (dijital sürümler için), bir içindekiler tablosu ve bir dizin ekleyin; ayrıca bir kişinin şirkete özgü kısaltmalara ve jargonlara hızlıca başvurmasına yardımcı olmak için bir terimler sözlüğü ekleyin. Bunun iyi bir örneği GitLab'dan gelir.
Son olarak, kendi içeriğinizi sıfırdan oluşturmak yerine, bu makale boyunca bahsedilen birçok çalışan el kitabı örneğindeki içerikleri kendi içeriğinizi geliştirmek için başlangıç noktası olarak kullanın.
Ancak özellikle el kitabınızı kamuya açık şekilde yayımlayacaksanız telif hakkı kurallarına dikkat edin.
Etkileyici görünüm ve his
Bir el kitabının “görünümü ve hissi” veya üslubu, şirket kültürü ve değerleriyle uyumlu olmalıdır. Doğru üslup, ilgi çekici içerikle birlikte çalışarak insanların gerçekten okumak isteyeceği bilgilendirici ve eğlenceli bir kaynak oluşturabilir.
Valve el kitabı, şu unsurları kullanan harika bir çalışan el kitabı örneğidir:
- Konuşma dili üslubu: Materyali daha erişilebilir ve okunması daha kolay hâle getirmek için kısaltılmış ifadeler yerine açık ifadeler kullanın.
- Fotoğraflar ve görseller: Yeni çalışanların kuruluşu daha iyi anlamasına yardımcı olmak için gerçek çalışanlar ve şirket çalışma alanları gibi unsurların görsellerine yer verin.
- Yaratıcı görseller: beynin görsellere olan ilgisinden yararlanmak için mümkün olduğunca infografikler, eğlenceli karikatürler ve madde işaretli listeler kullanın.
Mizah: Biraz neşeli mizah, ilgi çekici olmasa da dahil edilmesi gerekli olan konulara insanların alışmasını kolaylaştırmada büyük katkı sağlayabilir.
Örneğin, ebeveyn izni politikasından önce şu gibi hafif ve eğlenceli bir ifade kullanmayı düşünebilirsiniz: “Bir bebek mi bekliyorsunuz? Bebek sahibi olmak ebeveynler için gurur verici bir dönemdir; bu nedenle deneyimin tadını çıkarmanız ve toparlanmanız için ikinize de biraz izin verilmesi adil olacaktır.”
Kolayca Erişilebilir
Dünyanın en iyi çalışan el kitabını oluşturabilirsiniz, ancak hiç kimse el kitabının nerede bulunduğunu bilmiyorsa veya biçimi dağıtılmasını zorlaştırıyorsa bunun pek bir anlamı olmaz.
İnsanlara el kitabını yazdırma seçeneği sunmak isteseniz de ideal olarak öncelikle dijital formatta bulunmalı ve şirketinizin intranetinde veya paylaşılan bir ağ sürücüsünde kolayca erişilebilir olmalıdır.
Görsel açıdan ilgi çekici bir el kitabı oluşturmanıza ve bunu kolayca güncel tutmanıza yardımcı olması için AirMason ve Blissbook gibi şirketlerin çalışan el kitabı yazılımlarından yararlanmayı deneyin.
Ya da çalışan el kitabı için kendi yazılım platformunu kullanan yazılım şirketi Trello gibi yaratıcı olun: çalışan kılavuzu.
İlgili Okuma: Çalışan İntraneti Oluşturmayı mı Düşünüyorsunuz? Önce Bunu Okuyun
Sürekli Güncellenen
Kuruluşunuz sürekli değişiyor, bu nedenle çalışan el kitabınız da değişmeli.
El kitabınızı düzenli bakım gerektiren, yaşayan bir belge olarak değerlendirin.
Yeni çalışanlar oryantasyondan geçerken nelerin eklenebileceği veya iyileştirilebileceği konusunda onlardan geri bildirim alın; en son İK trendlerini ve çalışan işe alımındaki en iyi uygulamaları takip edin ve hangi şirket politikaları ile prosedürlerinin güncellenmesi gerekebileceğini bilmek için iş hukukundaki en son gelişmeleri yakından izleyin.
Çalışan El Kitabı Oluşturmak İçin 9 Adım
Roma bir günde kurulmadı; çalışan el kitabınız da bir günde hazırlanmayacak. Harika bir çalışan el kitabı oluşturmak zaman, sabır ve kuruluş genelindeki insanların desteğini gerektirir.
Yeni el kitabınızı kullanıma sunmak için sizin veya el kitabı komitenizin atması gereken adımlar şunlardır:
1. Üst yönetimin desteğini alın
Kuruluşunuzdaki üst düzey yönetici siz değilseniz, onların onayı ve desteği olmadan el kitabınız sonuçsuz kalır.
Uygulanabilir ipuçları:
- İş gerekçesini sunun—El kitabının işe alıştırmayı, uyumluluğu ve çalışan bağlılığını nasıl geliştireceğini vurgulayın.
- Örnekler gösterin—Değerini ortaya koymak için sektör liderlerinin en iyi uygulamalarından yararlanın.
- Bir destekçi kazanın—Bir yönetici sponsorun (ör. İK Direktörü, Operasyon Direktörü) bulunması benimsenmeyi hızlandırabilir.
2. Amacına karar verin
El kitabı için vizyonunuzu ve ulaşmasını istediğiniz hedefleri belirleyin; bunlar içerik ve sunumla ilgili kararlarınızın çoğuna yön verecektir.
Uygulanabilir ipuçları:
- Öncelikli olarak uyumluluk, kültür oluşturma veya çalışanlara başvuru kaynağı amaçlarından hangisine hizmet edeceğini belirleyin.
- Hedef kitlenin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun—yeni işe alınanlar daha ilgi çekici bir formata ihtiyaç duyabilirken, deneyimli çalışanlar politikalara kolayca erişebilmelidir.
- Amacı şirket değerleri ve işveren markasıyla uyumlu hâle getirin.
3. Yasal gereklilikleri araştırın
Yasal tuzaklardan kaçının ve el kitabınıza neleri ekleyip ekleyemeyeceğinizden emin değilseniz iş hukuku avukatınızla birlikte çalışın.
Uygulanabilir ipuçları:
- Doğruluğu sağlamak için bir iş hukuku avukatına veya İK uyumluluğu uzmanına danışın.
- İşyeri politikalarını etkileyen iş kanunları (ör. FMLA, ADA, EEO, fazla mesai düzenlemeleri) hakkında güncel kalın.
- Şirketiniz birden fazla ülkede faaliyet gösteriyorsa el kitabının yerelleştirilmiş sürümlerini hazırlamayı değerlendirin.
4. En iyi uygulamaları ve örnekleri inceleyin
Bu makaleyi okuyarak bunun bir kısmını zaten yaptınız! Ayrıca makale boyunca listelenen harika çalışan el kitabı örneklerine göz atın.
Uygulanabilir İpuçları:
- Sektör liderlerini (ör. Netflix, Buffer, GitLab) analiz edin ve kültür, üslup ve erişilebilirlik yaklaşımlarını not edin.
- Çalışanların gerçekten hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu anlamak için gerçek çalışan geri bildirimlerinden yararlanın.
5. İçeriği ve yapıyı oluşturun
Eklemek istediğiniz tüm bilgileri derleyin, bunları nasıl düzenleyeceğinizi belirleyin ve yazmaya başlayın!
Uygulanabilir ipuçları:
- Basit ve öz bir dil kullanın; mümkün olduğunda hukuki jargondan kaçının.
- İçeriği bölümlere ayırın (ör. İstihdamın Temelleri, İşyeri Politikaları, Yan Haklar, Davranış Kuralları).
- Politikaları ilişkilendirilebilir hâle getirmek için örneklere, sık sorulan sorulara ve gerçek hayattan senaryolara yer verin.
- Belge dijital ise bir dizin veya arama özelliği ekleyin.
6. Biçime ve erişime karar verin
El kitabınızın slayt sunumu, web sayfası vb. olarak mı yayımlanacağını; indirilip yazdırılıp yazdırılamayacağını ve insanların buna nereden erişebileceğini belirleyin.
Uygulanabilir ipuçları:
- Bir biçim seçin: PDF, intranet sayfası, etkileşimli web sitesi veya slayt sunumu.
- Çalışanların buna nasıl erişeceğini belirleyin; şirket e-postası, İK portalı veya basılı kopyalar aracılığıyla.
- İş gücünüzde uzaktan veya sahada çalışanlar varsa içeriği mobil cihazlarla uyumlu hâle getirin.
More Articles
7. Yönetim ve hukuk danışmanıyla gözden geçirin
Son onayı ve yetkili kişilerden nihai imzayı alın.
Uygulanabilir ipuçları:
- İK, hukuk ve departman yöneticileriyle departmanlar arası bir inceleme gerçekleştirin.
- Yetki oluşturmak için yönetimden nihai onayı alın.
- El kitabını çalışanlara tanıtmak için bir iletişim planı hazırlayın.
8. Yayımlayın ve kutlayın
El kitabını yayımlayın, küçük bir kutlama yapın, bir sonraki tüm çalışanların katıldığı toplantınızda tanıtın ve insanların onu kullanmasını sağlayın!
Uygulanabilir ipuçları:
- El kitabını tüm çalışanların katıldığı bir toplantıda veya şirket bülteninde duyurun.
- Yöneticileri, ekipleri önemli bölümler hakkında bilgilendirmeye teşvik edin.
9. Düzenli olarak gözden geçirin ve güncel tutun
Yayımladığınızda işinizin bittiğini mi düşündünüz? Bir kez daha düşünün… :-)
Uygulanabilir ipuçları:
- Bir inceleme takvimi belirleyin (ör. üç ayda bir veya yılda bir).
- Politika güncellemelerini takip etmesi ve gerekli revizyonları yapması için bir İK ekibi üyesi görevlendirin.
- Zaman içinde açıklığı ve uygunluğu artırmak için çalışan geri bildirimlerini toplayın.
Ücretsiz Çalışan El Kitabı Şablonu
İşte burada! Kendi el kitabınızı oluştururken rehber olarak kullanabileceğiniz bir Word belgesi hazırladık. Bu belge, kurgusal bir şirket olan FACT Technology için hazırlanmış bir çalışan el kitabı taslağıdır ve başlamanıza, yaratıcılığınızı harekete geçirmenize yardımcı olacak çok sayıda örnek içerik barındırır!
Ancak başlamadan önce aşağıdakileri unutmayın:
- Çalışan el kitabınızın üslubu ve içeriği kuruluşunuza uygun olmalıdır.
- Şablonda yalnızca metin bulunur. Nihai el kitabınızda yalnızca metin bulunmamalıdır.
- Şablon bir Word belgesidir. Nihai el kitabınız da böyle olabilir; ancak Word belgenizi yükleyebileceğiniz AirMason gibi web tabanlı alternatifleri de değerlendirin.
Şablonu aşağıdan indirin!
Çalışan el kitabı şablonumuzu edinin!
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Şimdiye kadar gördüğünüz en iyi çalışan el kitabı örneklerinden biri hangisi? Onu bu kadar iyi yapan neydi? En kötüsü hangisiydi ve neden? Sizce bir el kitabının ilk sürümünde yer alması gereken en önemli içerik nedir ve neden?
Ayrıca dünya genelindeki liderlik ve yönetim uzmanlarının İK alanındaki en güncel görüşlerinden haberdar olmak için People Managing People bültenine abone olabilirsiniz.