Elektronik imza araçları, belgeleri hızlı, güvenli ve her yerden imzalamanıza olanak tanır; böylece geleneksel kâğıt süreçlerindeki gecikmeleri ve zahmeti ortadan kaldırır. Sözleşme yönetimini kolaylaştıran ve belge iş akışlarını daha verimli hâle getiren bu araçlar, zamandan tasarruf etmenizi ve üretkenliğinizi artırmanızı sağlar.

Elektronik imza araçlarının size nasıl fayda sağlayabileceğini keşfetmeye hazır mısınız? Hadi başlayalım.

Elektronik İmza Nedir?

Elektronik imzalar, “ıslak imzanızı” (el yazısıyla atılan, kâğıt üzerindeki mürekkepli imza) vermek için fiziksel olarak hazır bulunmanıza gerek kalmadan bir belgeye çevrim içi olarak ekleyebileceğiniz dijital imzalardır. Elektronik belgeler bir bilgisayardan veya mobil cihazdan uzaktan imzalanabilir ve ardından imzalamaları veya incelemeleri için diğer ilgili kişilere güvenli ve doğrudan bir şekilde gönderilebilir.

Elektronik imzaların kullanıma alınması, belge iş akışlarını optimize etmeye ve idari gecikmeleri azaltmaya yardımcı olarak stratejik İK yönetimine mükemmel şekilde uyum sağlar.

E-imza Ne Zaman Kullanılmalı?

Genel olarak elektronik imza, ıslak imzayla tam olarak aynı amaçla kullanılır: imzalayan tarafın belgenin şartlarını gördüğünün ve kabul ettiğinin kanıtı olarak.

Birçok İK yazılımı çözümü artık elektronik imza teknolojisini de içeriyor ve böylece iş akışı verimliliğini daha da artırıyor. Bu, yüz yüze toplantı ihtiyacını azaltarak işlem sürelerini kısaltabilen ve iş akışı verimliliğini artırabilen, kâğıtsız bir seçenektir. Ayrıca büyük miktarda kâğıttan da tasarruf sağlar!

Elektronik İmza Kullanmanın Faydaları

Elektronik imzaların el yazısıyla atılan imzalara kıyasla birçok avantajı vardır. En büyük 6 fayda olduğunu düşündüğüm noktalara göz atalım:

Çevre Dostu

Elektronik imzalar kâğıtsız olduğundan, iklim konusunda duyarlı işletmelerin söylediklerini uyguladıklarını göstermeleri için mükemmel bir yoldur. Müşterilerinize sürdürülebilirlik konusundaki kararlılığınızın marka literatürünüzün ötesine geçtiğini ve iş operasyonlarınızı yürütme şeklinizi de kapsadığını gösterir.

Ekonomik

Belgeleri elektronik olarak imzalamak, ekibinizin ücretlendirilebilir çalışma saatlerini azalttığı için anında maliyet tasarrufu sağlar. Yüz yüze bir toplantı ayarlamak yerine elektronik imzalar uzaktan toplanabilir; böylece posta, yazdırma ve dosyalama depolaması gibi görevlerle ilişkili maliyetler azaltılır.

İnsan Hatalarında Azalma

Elektronik bir belge hazırlarken formun birçok bölümünü önceden doldurabilir ve imzalama sırasında insan hatası riskini azaltabilirsiniz. Adobe ve DocuSign dâhil olmak üzere birçok e-imza çözümü, dijital belgenizde imza gerektiren her yeri otomatik olarak işaretleyerek hiçbir şeyin yanlışlıkla atlanmamasını da sağlar.

Güvenlik

Dijital kimlik doğrulama yöntemleri ve gelişmiş güvenlik özellikleri, dijital imzaların doğrulanmasını sağlayarak tüm yasal uyumluluk gerekliliklerini karşılamanıza yardımcı olur. Bu tür yazılımlar ayrıca belgeleri kurcalanmaya karşı koruyarak belgenizin bütünlüğünü muhafaza eder.

İmzaların elektronik olarak toplanması, herhangi bir endişe durumunda kolayca incelenebilecek bir denetim izi de oluşturur.

İş Akışı Otomasyonu

Elektronik bir belgede onaylar otomatikleştirilir. Bu, imzalama sürecinin istediğiniz iş akışına göre doğal olarak kolaylaştırıldığı anlamına gelir. Birçok yazılım çözümü, bu süreci optimize etmek için entegre e-imza işlevleri sunar.

İK veritabanı yazılımını elektronik imzalarla birlikte kullanmak; belgeleri ve imzaları tek bir yerde talep ederek, depolayarak ve düzenleyerek belge yönetimi ve onay süreçlerini hızlandırır.

Görünürlük & Şeffaflık

Tüm imzalayanlar belgeyi kimin imzaladığını görebilir ve belge ilgili tüm taraflarca onaylandıktan sonra imzalanmış tam bir kopyayı anında alabilir. Elektronik imza çözümlerinin çoğu, imzalanmış belgeleri arşivleme amacıyla da depolar ve daha sonra kolayca bulunmalarını sağlar.

Geliştirilmiş UX

Elektronik imzalar, belgelerin imzalanmasını daha kolay ve hızlı hâle getirerek müşteri deneyimini geliştirir. Sık seyahat eden yoğun bir yönetici için evrak hazırlıyorsanız sorun değil! Uçağa binerken havaalanından imzalayabilir.

Esneklik

Elektronik imzalar, evrakları barındırmak için dosya dolaplarıyla dolu bir oda gerektirmez. Herkese, her yerden ve her zaman gönderilebilir ve ileride başvurmak üzere elektronik ortamda saklanabilir. 

ROI - Yatırım Getirisi

Dijital imzaları toplamak için yazılım kullanmak; iş akışlarını kolaylaştırarak, sözleşmelerin tamamlanmasını hızlandırarak (daha az çalışma saati gerektirerek) ve kâğıt, mürekkep ve posta gönderimiyle ilgili maliyetleri azaltarak bir şirketin yatırım getirisini artırabilir.

Elektronik imzalar nasıl çalışır?

Elektronik imzalar, imzalayan kişinin bilgilerini doğrulayarak, izleyerek ve saklayarak sözleşme yönetimine yardımcı olur. El yazısıyla atılan imza gibi işlev görür ve her imzacı tarafa özgüdür.

İmza sahipleri elektronik imzalarını oluşturmak için bir kalem kullanmayı veya yazılı bir imzayı tercih edebilir. Genellikle belgenin başlangıcında imza sahibi hangi seçeneği tercih ettiğini seçer ve belgenin geri kalanında bu seçeneği kullanır.

Elektronik imzalara yeni başlayan ekip üyeleri için işe alıştırma eğitimi sunmak faydalı olabilir. Bu şekilde kullanıcılarınıza süreç boyunca rehberlik edebilir ve ortaya çıkan soruları yanıtlayabilirler.

Elektronik imzalar yasal mı?

Elektronik imzalar yasaldır ve Avrupa Birliği'ndeki elektronik Kimlik, Kimlik Doğrulama ve Güven Hizmetleri (eIDAS) düzenlemesi ile Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Tek Tip Elektronik İşlemler Yasası (UETA) dâhil olmak üzere birçok mevzuata uyum yönergesi tarafından tanınmaktadır.

E-imzaların yasallığına ilişkin düzenlemeler coğrafi konuma göre değişebilir ve bazen bir ülke içinde bile, faaliyet gösterdiğiniz eyalet veya bölgeye bağlı olarak gereklilikler farklı olabilir. 

Elektronik imza sürecini benimsemeye karar vermeden önce, özel durumunuzun mevzuata uyum yönergeleri kapsamında olduğundan emin olmanız en doğru yaklaşım olacaktır.

E-imzalar ne zaman kabul edilmez?

El yazısıyla atılan imzaların genellikle hâlâ gerekli olduğu birkaç alan bulunmaktadır. Bunlar şunlardır:

• Tehlikeli maddelerin taşınmasına ilişkin belgeler
• Vasiyetnameler, tröstler ve diğer yasal belgeler
• Kamu sağlığı ve güvenliğine ilişkin geri çağırma bildirimleri
• Sağlık veya hayat sigortasının feshedildiğine ilişkin bildirimler
• Bir kişinin ana ikametgâhına ilişkin haciz, tahliye ve temerrüt bildirimleri
• Mahkeme kararları ve resmî belgeler
• Boşanma, evlat edinme ve aile hukukuna ilişkin belgeler.

Elektronik imza yazılımı

Belgeleri güvenli elektronik imzalarla tamamlamak için bir yazılım çözümü seçmeniz gerekir. Çok sayıda hizmet sağlayıcı mevcuttur ve her birinin kendine özgü avantajları vardır. 

Bir çözüm seçerken ücretsiz denemeyle başlamak en iyisidir. Bu şekilde işlevselliği test ederek özel işletme ihtiyaçlarınız için çalıştığını doğrulayabilirsiniz. Ayrıca e-imza çözümünüzün ekibinizin hâlihazırda kullandığı mevcut platformlarla entegre olduğundan emin olmak istersiniz.

Temel özellikler ve kullanım alanları

En iyi e-imza çözümünü ararken şu temel özelliklere özellikle dikkat etmenizi öneririm:

• Düzenleme ve yorum yapma özellikleri: Yazılım, yararlı yorumlar (açıklamalar veya talimatlar gibi) ekleme ve belgeyi gerektiğinde düzenleme olanağı sunmalıdır.
• Güvenlik: Yazılımın kimlik doğrulama ve kimlik teyidi işlevlerine ve veri şifreleme özelliğine sahip olduğundan emin olun.
• Şablonlar: Kullanım kolaylığı için üzerine geliştirme yapabileceğiniz şablonlar sunan yazılım çözümlerini arayın.
• Otomatik iş akışı: Yazılımınızın onaylar ve izinler gibi işlemler için otomasyon oluşturmanıza olanak tanıdığından emin olun.
• Depolama: Belge arşivleme, kâğıt belgeleri dosyalamak için harcanacak zamandan ve alandan tasarruf sağlar.
• Denetim izleri: Bir sorun yaşanması durumunda geriye dönüp inceleme yapmanıza olanak tanıyan bir çözüm seçin.
• Mobil işlevsellik: En fazla sayıda müşteriye ulaşmak için çözümünüzün hem masaüstü hem de mobil cihazları desteklediğinden emin olun.
• Marka özelleştirmesi: Belgelerinize logonuzu ve marka renklerinizi eklemek profesyonel bir dokunuş sağlar.

Belge yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinin

İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun doğru elektronik imza yazılımını seçmek zaman ve dikkat gerektirir.

Belge yönetimi süreçlerinizin verimliliğini ve güvenliğini artırmanın yollarını arıyorsanız bültenimize abone olun. Uzmanlarımız yeni makaleler yayımladığında ve yeni podcast bölümleri yayınladığında ilk siz haberdar olun.