İşgücü planlaması, ekibinizin mevcut becerilerini analiz etmeyi, yetenek açıklarını belirlemeyi ve ihtiyaç duyduğunuzda doğru kişileri doğru rollere yerleştirmek için bir strateji oluşturmayı içerir. İş gücünüzü proaktif bir şekilde yönettiğinizde daha isabetli işe alım ve gelişim kararları alabilir, verimliliği artırabilir ve kuruluşunuza önemli bir avantaj sağlayabilirsiniz. Bu makalede, iş gücü planlamasına nasıl yaklaştığımı açıklayacak ve hemen kullanabileceğiniz pratik ipuçlarını paylaşacağım.
İşgücü Planlaması Nedir?
İşgücü planlaması (WP), kuruluşların iş gücünün amaç ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için kullandığı stratejik bir süreçtir. Bu süreç; mevcut iş gücünü analiz etmeyi, gelecekteki yetenek ihtiyaçlarını öngörmeyi, piyasayı analiz etmeyi ve stratejik hedeflere ulaşmak için gerekli yeteneklerin mevcut olmasını sağlayacak stratejiler oluşturmayı içerir.
Harvard Business Review'a göre:
“İşgücü planlaması, yetenekler için bütçe ayırmaktan, onları çekmekten ve işe almaktan daha fazlasıdır. Bu, tüm iş gücünüzü desteklemekle ilgilidir: mevcut ve gelecekteki iş çıkarlarınız ile bu çıkarları yönlendirecek çalışanların edinilmesi, elde tutulması ve geliştirilmesi arasında akıllı bir geri bildirim mekanizması oluşturmak.”
Bunu basit bir açık analizi çalışması olarak düşünebilirsiniz; ancak iş gücü planlamasının başarılı bir şekilde uygulanması çok daha karmaşıktır.
İş hedeflerinizi ve amaçlarınızı, mevcut yetenek kapasitenizi, kuruluşunuzun gelecekteki beşeri sermaye ihtiyaçlarını ve faaliyet gösterdiğiniz dünyayı kapsamlı bir şekilde anlamanız gerekir.
Bu unsurlar arasındaki etkileşim, gelecekteki yetenek ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik stratejik planınızı oluşturur.
Stratejik iş gücü planlamasının faydaları
İşgücü planlama çalışmalarınıza nasıl yaklaşabileceğinizi konuşmadan önce, iş gücü planlamasını yetenek araçları stratejik araç setinizde tutmanızın neden bu kadar önemli olduğunu inceleyelim.
İş hedefleriyle daha iyi uyum
İşgücü planlamasının temel faydası ve nihai amacı, bir kuruluşun iş gücünün stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamaktır.
“Çalışanlarımız en büyük varlığımızdır” şeklindeki eski söz klişe gibi görünse de temelde hâlâ doğrudur.
Ancak en yetenekli iş gücü bile iş ihtiyaçlarınızla stratejik olarak uyumlu değilse bir varlık olamaz. Bir futbol takımı, bütün sezon boyunca gol atmayı başaramamışsa muhtemelen defans oyuncusu almaya öncelik vermez!
Daha iyi karar alma
İşgücü planlaması, kuruluşlara büyük miktarda kapsamlı veri sağlar. Bu, kuruluşların yetenek kazanımı, gelişimi ve görevlendirilmesi hakkında veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.
Bu sayede liderler kaynakları verimli bir şekilde tahsis edebilir ve iş gücünü kuruluşun gerçek stratejik öncelikleriyle uyumlu hâle getirebilir.
Artan verimlilik ve performans
İşgücü planlaması, çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapmak için gereken uygun becerilerle donatılmasını sağlamaya yardımcı olur. Bunun sonucunda daha yüksek verimlilik, daha iyi iş kalitesi ve genel olarak daha iyi kurumsal performans elde edilir.
Etkili yetenek yönetimi
İşgücü planlaması, kuruluşların yetenek havuzlarını stratejik olarak yönetmesini sağlar.
İşgücü planlaması, performans yönetimi, yetenek değerlendirmeleri ve halefiyet planlaması; yüksek potansiyelli çalışanları belirlemek, halefiyet planları geliştirmek ve çalışanlarınızın gelecekte ihtiyaç duyacağı becerileri geliştirmek için birlikte yürütülmelidir.
Bu, çalışan gelişimini mümkün kılar, çalışanları elde tutma oranlarını iyileştirir ve çalışan bağlılığını artırır.
Have an account? Log In
Maliyet optimizasyonu
Gelecekteki iş gücü gereksinimlerinin doğru bir şekilde değerlendirilmesi, kuruluşların personel seviyelerini optimize etmesine ve aşırı ya da yetersiz personel istihdamından kaçınmasına olanak tanır. Bu, gereksiz işe alım, eğitim ve işten çıkarma giderlerini azaltarak maliyet tasarrufu sağlar ve iş gücü eksikliklerinin verimlilik üzerindeki etkilerini önler.
Geliştirilmiş çeviklik ve uyarlanabilirlik
Gelecekteki yetenek ihtiyaçlarının derinlemesine anlaşılması, kuruluşların iş gücü stratejilerini hızla uyarlamasını, gerekli becerilere sahip yetenekleri eğitmesini veya işe almasını ve ortaya çıkan zorlukları ya da fırsatları tepkisel bir yaklaşımla değil, proaktif biçimde ele almasını sağlar. Bu, kurumsal riski azaltmak ve hafifletmek ve dayanıklılık oluşturmak için büyük önem taşır.
İş Gücü Planlaması Örneği
Biraz daha ayrıntı sunmak için, desteklediğim bir kuruluşta iş gücü planlamasının ne zaman büyük önem taşıdığına dair bir örnek vereyim.
Bir keresinde büyük bir kuruluşta İK İş Ortağı olarak çalışıyordum ve sorumluluk alanımda bir çağrı merkezi bulunuyordu. Liderlikteki bir değişiklik, bu çağrı merkezi için daha yüksek beklentiler doğurdu.
Yeni liderlik ekibi, bekleme sürelerini ve çağrı terk etme oranlarını azaltırken daha yüksek hizmet seviyeleri bekliyordu. Ayrıca şiddetli hava olaylarının etkisini azaltmayı ve değişken çağrı hacmine göre esneklik sağlamayı da kapsayan daha yüksek düzeyde dayanıklılık bekliyorlardı.
İş gücü planlama sürecimiz sayesinde kuruluşun çalışma biçimini temelden değiştiren bir strateji geliştirebildik.
Daha yüksek beklentiler, kadroyu genişletme ihtiyacını beraberinde getirdi. Ancak faaliyet gösterdiğimiz New England bölgesindeki yetenek havuzu büyük ölçüde tükenmişti.
Bu nedenle yalnızca yerel işe alım yapmaya çalışmak yerine, ABD'nin güneydoğu ve güneybatı bölgelerinde uzaktan işe alım merkezleri kurduk.
Bu merkezler yeni yetenek pazarlarına erişmemizi sağlamakla kalmadı, aynı zamanda New England bölgesini etkileyen ünlü kuzeydoğu fırtınaları meydana geldiğinde veya diğer olaylar yerel işletmeleri etkilediğinde hizmet kapsamı sağlayarak dayanıklılığımızı da artırdı.
Ayrıca uzaktan işe alım merkezleri, yaşam maliyetinin daha düşük olduğu ve daha ucuz iş gücü havuzlarına sahip bölgelerde bulunuyordu. Bu, iş gücü maliyetlerinde önemli bir artış olmadan hizmet seviyelerimizi aynı anda yükseltebilmemiz anlamına geliyordu.
İş gücü planlama sürecine dahil olmasaydık, muhtemelen olağan işe alım stratejimizi sürdürür, sonuç alamadan çabalarımızı tüketir ve liderlik ekibimizin beklentilerini karşılamakta zorlanırdık.
5 Adımlı İş Gücü Planlama Süreci
1. Adım: Kurumsal stratejiyi ve yaklaşımı yeniden değerlendirin
Kurumsal stratejiniz, stratejik insan kaynakları yönetimi perspektifinden yaptığınız her şeyin pusulasıdır ve stratejik iş gücü planlaması da bu kuralın bir istisnası değildir.
Hatta bu kural burada on kat daha fazla geçerlidir. Kuruluşunuzun yönünü derinlemesine anlamadan iş gücü planlama çalışmasını etkili bir şekilde yürütmek imkânsızdır.
Tavsiyem, çok yıllı stratejik yol haritanızı yeniden değerlendirmeniz ve sürece katılan tüm liderlerin ulaşmaya çalıştığınız kurumsal öncelikler konusunda aynı doğrultuda olduğundan emin olmanızdır.
Stratejiniz net değilse iş gücü planlamasına ara verin ve önce stratejik planlama çalışması yürütün.
2. Adım: Mevcut iş gücünüzü analiz edin ve gelecekteki ihtiyaçları öngörün
Daha önce iş gücü planlamasının veriye dayalı karar almayı mümkün kıldığından bahsetmiştim. Bu, hem mevcut iş gücünüzün yetkinlikleri hem de gelecekteki ihtiyaçlar hakkında yeterli içgörülere sahip olmanız gerektiği anlamına gelir.
Topladığınız verilerin, işletmenizin stratejik ihtiyaçlarına ve yönüne göre özelleştirilmesi gerekecektir; ancak nihayetinde mevcut iş gücünüzün yapısı ve yetkinlikleri hakkında içgörüler elde etmeye çalışırsınız.
Beceri açıklarına, kadronuzun yetersiz veya fazla olduğu alanlara, işletmeniz açısından kritik rollere ve diğer önemli risklere odaklanın.
Kuruluşunuzun stratejik hedeflerine ve iş ortamında beklenen değişikliklere dayanarak çeşitli çalışan türlerine, becerilere/yetkinliklere ve ihtiyaç duyacağınız çalışan veya yetenek hacmine yönelik gelecekteki talebi öngörebilirsiniz.
Kendinize sorabileceğiniz sorular şunlardır:
- Kuruluşunuzda nerede büyüme veya küçülme öngörüyorsunuz?
- Bu durum çalışan sayısını/çalışanlarınızın toplam sayısını nasıl etkiliyor?
- Yaptığınız işi ve ihtiyaç duyduğunuz yetenekleri etkileyen piyasa koşullarında değişiklikler var mı?
- Teknolojik gelişmeler (ör. yapay zekâ), çalışma arkadaşlarınızın yaptığı işi nasıl etkiliyor? Bu gelişmelerle etkileşim kurabilmek için yeni becerilere ihtiyaçları olacak mı?
Tüm bu değerlendirmelere dayanarak liderlik ekibiniz, farklı iş rolleri ve becerileri için gelecekteki talebi tahmin etmeye yönelik modeller geliştirebilir.
3. Adım: Beceri açığı analizi
Bu adım, kulağa geldiği kadar basittir: İş gücünüzün gelecekteki ihtiyaçlarını mevcut yetkinlikleriyle karşılaştırarak bir beceri açığı analizi gerçekleştirirsiniz.
Temel olarak, becerilerde, yetkinliklerde veya iş gücü büyüklüğünde herhangi bir açığı belirlemek için öngörülen talebi tahmin edilen arzla karşılaştırırsınız.
Bu, gelecekte başarılı olmak için zamanınızı, enerjinizi ve paranızı nereye ayırmanız gerektiğiyle ilgili önemli bilgiler sağlar.
Bu aynı zamanda olası riskleri veya kısıtlamaları belirlemek ve karar alma sürecinde dikkat gerektiren alanları saptamak için de bir fırsattır.
4. Adım: Yetenek arzını değerlendirin ve stratejiler geliştirin
Gelecekteki yetenek ihtiyaçlarınızı planlarken, yeteneklerin hem kurum içinde hem de kurum dışında bulunabilirliğine bakmanız gerekir.
Mevcut çalışan topluluğunuz, mevcut iş gücünüzün becerilerini geliştirerek veya ek iş gücüyle destekleyerek tamamlamanız gerekebilecek benzersiz bir bilgi, beceri ve yetenek kümesine sahip olacaktır.
Bu; işe alım, eğitim ve gelişim programları, halefiyet planlaması, iş gücünün yeniden yapılandırılması veya dış kaynak kullanımı gibi uygulamaları içerebilir.
Başarılı olmanız için gereken yetenekler açısından dış iş gücü havuzlarını anlamak önemlidir. Kendinize burada sorabileceğiniz bazı sorular:
- İşe alınması zor olan niş veya uzmanlaşmış yeteneklere ihtiyaç duyuyor musunuz?
- Kuruluşunuzun işe alım yaptığı coğrafyada bu becerilere sahip yeterli sayıda yeteneği işe alabiliyor musunuz?
- Bir çalışan yerine bağımsız yüklenici için daha uygun olabilecek roller var mı?
- Yetenek işe alma becerinizi etkileyebilecek mevsimsel iş gücü değişimleri var mı?
- Piyasa, kuruluşunuzun gerçekleştirdiği işler için ücretlendirmeye prim uyguluyor mu?
Bu içgörüler, yetenek ihtiyaçlarınızı karşılamak için etkili bir plan yapmanıza yardımcı olacaktır. Ek ücretlendirme planlamanız, ek kaynaklardan yararlanmak için işe alım yaptığınız coğrafyayı genişletmeniz (ör. evden çalışan yetenekleri, çalışma temelli göçmenlik vizesine sahip adayları veya yüklenicileri işe almak) ya da iş ilanlarınızla daha geniş bir kitleye ulaşmak için daha gelişmiş yetenek kaynak bulma yazılımı kullanmanız gerekebilir.
5. Adım: Yol haritanızı geliştirin, uygulayın ve yineleyin
Stratejileriniz belirlendikten sonra, beceri açıklarınızı kapatmak için stratejik bir yol haritası geliştirme zamanı gelir. Bu yol haritası; öğrenme ve gelişim odaklı, organizasyon tasarımı odaklı, halefiyet planlaması odaklı, işe alım odaklı olabilir veya bunların tümünün bir birleşimini içerebilir.
Geliştirdiğiniz stratejileri uyguladıktan sonra bunların etkililiğini sürekli olarak izleyin ve değerlendirin. Bu, KPI'ları izlemeyi ve diğer önemli ölçütleri takip etmeyi, gerektiğinde stratejileri ayarlamayı ve iş gücünün değişen iş gereksinimleriyle uyumlu kalmasını sağlamayı içerebilir.
Ayrıca, iş gücü planlama sürecinizin etkililiğini değerlendirmek önemlidir. Ne iyi gitti? Bir dahaki sefere neyi değiştirirdiniz?
Deneyiminizden ders çıkarmak ve bir sonraki yinelemenin daha da başarılı olmasını sağlamak için sürece dahil olan tüm taraflarla geriye dönük bir değerlendirme görüşmesi yapmak faydalıdır.
Bu içgörüler, yetenek ihtiyaçlarınızı karşılamak için etkili bir plan yapmanıza yardımcı olacaktır. Ek ücretlendirme planlamanız veya ek kaynaklardan yararlanmak için işe alım yaptığınız coğrafyayı genişletmeniz (ör. evden çalışan yetenekleri ya da potansiyel olarak çalışma temelli göçmenlik vizesine sahip adayları işe almak) gerekebilir.
İş gücü planlamasını destekleyecek araçlar ve kaynaklar
Alabileceğiniz çok sayıda iş gücü planlama kursunun yanı sıra, iş gücü planlama yolculuğunuzda sizi destekleyebilecek araçlar da vardır. İhtiyaç duyacağınız araçlar, kuruluşunuzun büyüklüğüne, karmaşıklığına ve iş planına bağlı olarak büyük ölçüde değişecektir.
İş gücü planlama yazılımı
İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, özel iş gücü planlama yazılımı ihtiyaçlarınızı desteklemek için en iyi çözüm olabilir.
Bu tür uygulamalar, tüm iş gücünüzü görünür kılarak, raporlar, veri ve analitik araçlar oluşturarak ve hatta iş gücünüzle ilgili kararlarınızın etkisini test etmek için “ya şöyle olsaydı” türü senaryoları modelleyerek iş gücü planlaması ihtiyaçlarınızı karşılamanıza yardımcı olabilir.
Bu planlama olanakları, tahmin, planlama ve günlük iş gücü performansını iyileştirme için iş gücü optimizasyon yazılımı ile desteklenebilir.
HR analitiği/iş zekâsı (BI) yazılımı
Kapsamlı HR analitiği, doğru iş gücü planlaması için vazgeçilmezdir. HRIS ve diğer girdileriniz aracılığıyla, çalışanlarınızla ve iş gücünüzle ilgili çok zengin verilere erişiminiz olması muhtemeldir.
Ancak bu verileri belirlediğiniz ölçütlere göre ayrıştırıp inceleme olanağı olmadan, doğru iş gücü planlaması kararları almak için gereken içgörüleri hiçbir zaman elde edemezsiniz.
Neyse ki veri görselleştirme ve analizi için yararlanabileceğiniz Tableau ve Power BI dâhil pek çok BI aracı bulunmaktadır.
Yetenek pazaryeri
Yetenek pazaryeri yazılımı, çalışanların yetkinlik ve beceri verilerine zengin bir erişim de sağlayabilir.
Bir yetenek pazaryerinin asıl amacı, çalışanları yetkinliklerine, becerilerine ve değerlerine göre fırsatlarla eşleştiren bir çalışan gelişimi çözümü olsa da bu araçlar aracılığıyla toplanan yetkinlik/beceri verileri, iş gücü planlama sürecinde son derece yararlı olabilir.
Bu, iş gücünüzün bugün sahip olduğu becerileri ve gelişmek istedikleri alanları görmenizi sağlayarak kuruluşunuzun gelecekteki beceri ihtiyaçlarını değerlendirmenize olanak tanır.
Bu sayede kuruluşunuz, öğrenme ve gelişim açısından nereye yatırım yapacağı ve hangi beceriler için işe alım gerçekleştireceği konusunda bilinçli kararlar alabilir; aynı zamanda çalışan bağlılığına ve çalışanları elde tutmaya da yardımcı olabilir.
Temel kurumsal bilgiler
İş gücü planlaması için yararlanacağınız resmî araçlara ek olarak, süreç boyunca elinizin altında bulundurmak isteyeceğiniz diğer temel kurumsal bilgiler de vardır.
- İş stratejisi belgeleri. İş gücü planlaması, kuruluşunuzun stratejisini hayata geçirmeye bağlıdır; çünkü bu strateji sizin Kuzey Yıldızınızdır. Bu nedenle iş stratejinizi derinlemesine anlamalı ve süreç boyunca başvurmak üzere strateji belgelerinizi elinizin altında bulundurmalısınız.
- Yetenek değerlendirmesi ve yedekleme planlaması. Yetenek değerlendirmesi ve yedekleme planlaması süreçleri, iş gücü planlamasının yakın çalışma arkadaşlarıdır ve bugün sahip olduklarınız, yarın ihtiyaç duyacağınız yetkinlikler ve boşlukları doldurmak üzere kilit yetenekleri geliştirme yaklaşımınız hakkında önemli bilgiler sağlar (özellikle yedekleme planlaması aracılığıyla belirlenen kritik roller). Bu, iş gücü planlama sürecinizin yetenek boyutuna yönelik hayati bir girdidir ve ister 9 kutulu yetenek değerlendirmesi ister başka bir yaklaşım olsun, seçtiğiniz araçlar ve format sayesinde büyük ölçüde desteklenir.
- Ücretlendirme ve finans. Çalışan ücretlendirme ve finans verileriniz de iş gücü planlaması görüşmesinin önemli bir parçasıdır. Sonuçta, iş gücünüz genişleyecek veya daralacaksa bu durum kuruluşunuzun mali durumunu büyük ölçüde etkileyebilir.
İş Gücü Planlamasında En İyi Uygulamalar
Öncelik veridedir
Veri, etkili iş gücü planlamasının temel girdilerinden biridir ve bu verilere erişiminiz olmadan iş gücü planlama çalışmalarınız sonuçsuz kalacaktır.
Harvard Business Review, “Workday tarafından 2022 yılında gerçekleştirilen küresel bir ankete yanıt veren liderlerin %49’una göre operasyonel, çalışan ve finansal verileri iş sonuçlarıyla ilişkilendirememek çevikliği azaltıyor. Bu liderlerin yalnızca %12’si kuruluşlarının verilerinin ihtiyaç duyan herkes tarafından tamamen erişilebilir olduğunu söylüyor.” ifadelerini aktarıyor.
İş gücü planlamasına başlamadan önce sağlam bir HR analitiği stratejisi oluşturun. Daha sonra bana teşekkür edeceksiniz!
İpucu: Bazı AI iş gücü planlama araçları değerli öngörücü içgörüler sağlar ve iş gücü planlamasında AI için pek çok uygulama ve kullanım alanı bulunmaktadır.
Doğru kişileri bir araya getirin
İşgücü planlaması, bir kuruluş içindeki birden fazla paydaşın katılımını gerektiren ortak bir çalışmadır.
- Üst düzey yöneticiler. Bunun işletme sahipliğinde ve İK tarafından kolaylaştırılan bir faaliyet olması gerektiğine inanıyorum; bu nedenle, stratejik rehberlik sağlamak ve sürecin genel işletme stratejinizi tamamlamasını güvence altına almak için üst yönetim ekibinizin sürece dâhil olması çok önemlidir.
- İK ekibi. İK ekibiniz, süreci tasarlamaktan ve kolaylaştırmaktan, İK araçları listesi desteği sağlamaktan ve yetenek yönetimi, öğrenme ve gelişim ile diğer işgücü stratejilerinin geliştirilmesi konularında uzmanlık sunmaktan sorumlu olmalıdır.
- Finans. Finans, çeşitli tahmin senaryolarının maliyet etkilerini analiz etmeye, işgücü stratejileriniz için ( işe alım, öğrenme ve gelişim, organizasyon tasarımı vb.) bütçe oluşturmaya ve işgücü planlaması çalışmalarınızın yatırım getirisini değerlendirmeye yardımcı olabilir.
- Birinci kademe yöneticiler. Birinci kademe yöneticileri sürece dâhil etmenin önemli olduğuna inanıyorum. Sonuçta, işe en yakın kişiler onlar ve ekiplerinin yetkinlikleri, güçlü yönleri/gelişim alanları, iş yükü, personel ihtiyaçları ve diğer operasyonel gereksinimleri hakkında derinlemesine bilgiye sahip olacaklardır.
Yardıma mı ihtiyacınız var? Bir arkadaşınızı arayın
İşgücü planlaması son derece kapsamlı bir süreçtir ve umduğunuz sonuçları elde edebilmeniz için önemli miktarda zaman, çaba ve enerji harcamanızı gerektirir.
İşgücü planlaması sürecinde deneyimsizseniz, süreç boyunca size yardımcı olması için bir danışmanlık firmasıyla çalışmanız faydalı olabilir.
Ek bir avantaj olarak, danışmanlık kuruluşları genellikle küresel piyasa eğilimleri, araştırmalar ve analizlere önemli ölçüde erişebilir. Bu da size, başka türlü erişemeyeceğiniz dış işgücü piyasası hakkında içgörüler sağlayabilir.
Ayrıca bu işgücü yönetimi sertifikalarından birini almayı da düşünebilirsiniz.
Değişim yönetimi
Kaliteli bir değişim yönetimi planının önemini hafife almayın. Stratejileriniz, kuruluşunuz ve ekip üyeleriniz için önemli miktarda değişim anlamına gelebilir.
Unutmayın: Veriler Önemlidir
Liderlerinizin değişim liderleri olarak hareket etmesi ve yol boyunca çalışma arkadaşlarınızın istek ve ihtiyaçlarını karşılamak için onları doğru şekilde yönlendirmesi çok önemlidir.
İşgücü planlaması, hem kuruluşların hem de liderlerinin/İK ekiplerinin geliştirmesi gereken temel bir süreçtir. Göz korkutucu bir görev gibi görünse de böyle olmak zorunda değildir.
Bu süreç, stratejik planlama sürecinizin normal bir parçası olarak görülebilir ve görülmelidir. Sonuçta, uygulamaya koyacağınız insan odaklı bir stratejiniz yoksa bu nasıl bir plan olurdu?
Size verebileceğim en iyi tavsiye, yüksek kaliteli verilerin ve analizlerin önemini hafife almamanızdır.
Anlamlı içgörüler elde etmek için anlamlı verilere ihtiyaç vardır. Bu nedenle, bir yerden başlamanız gerekiyorsa, işletme stratejinizi nasıl gerçekleştireceğinizi yönlendirecek doğru veri derlemesini nasıl bir araya getirebileceğinizden başlayın.
Liam Reese’in İK metrikleri makalesi bunun için harika bir başlangıç noktasıdır.