Geçen yıl bu zamanlar, ormanda bir kulübede yaşıyor, kısıtlı internet erişimi ve bolca teknolojik zorlukla sanal atölyeler düzenliyordum. Kapsamlı sanal etkinlik planlama çalışmalarımı yürütmeme rağmen, bazen internet bağlantısı öylece… kesiliveriyordu.
Ancak bu açmazın getirdiği kısıtlar dâhilinde çalışmak, en iyi uygulamalardan oluşan bir liste geliştirmemi sağladı. Kontrolüm dâhilindeki sanal etkinlik unsurlarını mükemmelleştirmeye odaklandım; böylece kontrolüm dışındaki güçler kaçınılmaz olarak beni raydan çıkarmaya çalıştığında, yenilgiden kıl payı kurtulabildim.
Sanal etkinlik planlayıcısı, moderatör, etkinlik koordinatörü veya sunucusuysanız, bu 10 ipucunun ister ücra bir vahşi doğadan ister internet bağlantısı güçlü, hareketli bir metropolden olsun, birinci sınıf bir sanal etkinlik düzenlemenize yardımcı olacağından eminim.
Sanal Etkinlik Nedir?
Sanal etkinlikler, grupların çevrim içi bir forumda buluşması dışında yüz yüze etkinliklere benzer. İnsanlar yüz yüze buluşmuyor olsa da sanal etkinlikler; ekip oluşturma, ağ kurma fırsatları, sponsor stantları ve hatta dijital bir “sahnede” açılış konuşmaları da dâhil olmak üzere fiziksel etkinliklerle aynı özelliklerin çoğunu sunabilir.
Neden Sanal Etkinlik Düzenlemelisiniz?
Sanal etkinlikler, pandemiden bu yana büyük bir popülerlik kazandı. Seyahat kısıtlamaları kaldırılmış ve bunlar artık bir zorunluluk olmaktan çıkmış olsa da sanal (veya en azından hibrit etkinlik) seçeneklerine yönelik talep devam ediyor.
Etkinlik düzenleyicilerinin %94’ü gelecek yıl için sanal etkinlikler planlıyor ve %48’i gelecek yıl düzenleyecekleri sanal etkinliklerin sayısını artırmayı planlıyor.
Neden mi?
Sanal etkinliklerin bazı faydaları şunlardır:
- Seyahat masrafı yoktur
- Zaman dilimlerinden bağımsız olarak küresel erişim genişler
- Son derece ölçeklenebilirdir
- İzleyiciler içerikleri istedikleri zaman izleyebilir
- Anlık, gerçek zamanlı izleyici içgörüleri sunar
- Kendi oturma odanızın rahatlığında katılabilir veya etkinlik düzenleyebilirsiniz!
Başarılı Bir Sanal Etkinlik Düzenlemek İçin 10 İpucu
Sanal etkinlik planlama sürecinin başlangıç aşamalarındaysanız, sanal konferansınızın, web seminerinizin, fuarınızın, canlı yayınınızın veya ağ kurma etkinliğinizin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için aşağıdaki ipuçlarını gözden geçirin.
Have an account? Log In
1. Aklınızda Bir Hedefle Başlayın
Bu sanal etkinliği ilk etapta neden düzenliyorsunuz? Markanız hakkında farkındalık yaratmak mı istiyorsunuz? Yeni bir ücretli teklif için potansiyel müşteriler mi toplamak istiyorsunuz? Ağ kurma fırsatları mı yaratmak istiyorsunuz?
Hedeflerinizi en baştan anlayın; böylece etkinlik stratejinizi buna göre geliştirebilirsiniz. Etkinlik sonrasında başarılarınızı ölçmek için aynı metrikleri kullanın.
2. Bir Platform Seçin
Sanal etkinlik platformunuz etkinliğinizin başarısını belirleyebilir veya etkinliğinizi başarısızlığa sürükleyebilir. Doğrudan Zoom veya Instagram üzerinden canlı yayın yapmak mümkün olsa da konuklarınız için gerçekten sürükleyici bir dijital deneyim oluşturmanıza yardımcı olabilecek pek çok platform vardır.
Aramanıza katılımcı sayınızı, etkinliğinize dâhil etmek istediğiniz özellikleri (ör. ağ kurma fırsatları, küçük grup oturumları, açılış konuşmaları, web seminerleri vb.) ve bütçenizi anlayarak başlayın.
Ardından, günümüzde piyasadaki en iyi sanal etkinlik platformlarından oluşan kullanışlı listemize göz atın. Listede her platform için artılar ve eksiler, fiyatlandırma, genel bakışlar ve ekran görüntüleri yer alıyor.
3. Zamanlamaya Karar Verin
Sanal etkinlik düzenlemenin en büyük avantajlarından biri, katılımcıların canlı etkinliği kaçırmaları durumunda kaydı izleyebilmeleridir. Bununla birlikte, hedef kitlenizin çoğunluğu için geçerli olan zaman dilimini anlamanızı ve onlar için uygun bir zaman seçmenizi öneririm.
Bir etkinliğin gerçek zamanlı olarak gerçekleşmesini izlemenin kendine özgü bir büyüsü vardır. Canlı ve ilgili bir izleyici kitlesine sahip olmak, konuşmacılarınızın da en iyi performanslarını ortaya koyacaktır.
4. Tanıtın, Tanıtın, Tanıtın
Sosyal medyada mısınız? Gönderiler, hikâyeler ve videolar paylaşın; etkinliğin açılış sayfasını biyografinizdeki bağlantılara ekleyin. Bir e-posta pazarlama listeniz var mı? Daveti veritabanınızdaki herkese gönderin.
Etkinliğinizde konuk konuşmacılar olacak mı? Katılımı artırmak için onların ağlarından yararlanın! Sosyal medya platformlarında kolayca paylaşabilecekleri görseller veya etkinliğin madde işaretleriyle öne çıkan noktalarını içeren tek sayfalık bir PDF hazırlayarak bilgileri kendi gönderilerine kolayca dâhil etmelerini sağlayabilirsiniz.
5. İhtiyacınız Olan Her Şeyi Ekleyin, Fazlasını Değil
İnsanların dikkat süresi kısadır. Bu, yüz yüze etkileşimlerde de geçerlidir; ancak çevrim içi ortamda daha da belirgindir. Komşunun kedisi, annenizden gelen mesajlar, e-posta bildirimleri, Amazon teslimat görevlisi ve daha birçok şeyle dikkat çekmek için rekabet etmek zorunda kalacaksınız.
İçeriğinizi oluşturduktan sonra düzenlemeye zaman ayırın. Nasıl sadeleştirebilirsiniz? Slaytlarınız açık ve öz mü? İlgili tüm bilgileri ekleyin ve geri kalanını çıkarın.
6. Nefrete İzin Vermeyin, Moderasyon Yapın!
İnsanların her zaman nazik olmadığı üzücü bir gerçektir… özellikle de bir ekranın arkasına saklanabildiklerinde.
Etkinliğiniz sırasında bir veya iki moderatör bulundurmayı düşünün. Bu moderatörler sohbeti inceleyebilir, herkesin saygılı davrandığından emin olabilir ve biri uygunsuz davranış sergilerse katılımcıları etkinlikten çıkarabilir.
7. İzleyicilerin Katılımını Sağlayın
Konuklar pasif gözlemciler değildir. Onlar değerli katılımcılardır! Etkinliğe katılımlarını teşvik etmek, kendilerini sizinle daha ilgili ve bağlantılı hissetmelerini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda onlardan edindiğiniz değerli içgörüler sunar.
Oyunlaştırma, anketler ve soru formları eklemeyi düşünün. Moderatörlerinizden sıkça sorulan soruları gerçek zamanlı olarak takip etmelerini isteyin. İzleyicilerin birbirleriyle bağlantı kurabilmesi için ağ oluşturma fırsatları ve küçük grup oturumları da ekleyin.
8. “Ya Olursa?” İhtimallerini Düşünün
Sanal etkinlikler için temel kuralım şudur: Bir noktada teknik bir sorun yaşanacağını varsayın.
Daha da iyisi, bu teknik sorunun ilk 5 dakika içinde yaşanacağını varsayın.
Biliyorum – can sıkıcı. Ancak deneyimlerime göre bu doğru.
Bunu bilmek önceden plan yapmanızı sağlar. İşte bazı örnekler:
- Sunum yapanlardan, teknolojik ekipmanlarının çalıştığını kontrol etmek için önceden 20 - 30 dakika erken buluşmalarını isteyin
- Birden fazla mikrofon ve kulaklık seçeneğini hazır bulundurun
- Başlamadan önce bilgisayarınızı yeniden başlatın
- İlgili tüm uygulama ve araçların indirildiği ikinci bir cihazı hazır bulundurun
- Sunum yapan kişinin ara vermesi gerekirse konukları eğlendirmek veya bir oyunlaştırma etkinliğini yönetmek üzere başka bir ekip üyesini görevlendirin
More Articles
9. Etkinlik Sonrasında Takip Yapın
Sanal etkinliğin en değerli yönlerinden biri, yeni potansiyel müşteriler kazanma ve ağınızı genişletme olanağıdır. Etkinlik sonrası stratejinizi geliştirmeye zaman ayırın. Katılımcılarla nasıl bağlantı kuracaksınız? Hangi ürünleri öne çıkarmak istiyorsunuz?
Etkinlikten sonraki 48 saat içinde yazışma gönderin. Etkinlik hâlâ tazeyken bağlantı kurmak, birlikte geçirdiğiniz süre boyunca oluşturduğunuz ivmeden yararlanmanızı sağlar.
10. Öğrendiklerinizi Kaydedin
Bir bitiş çizgisinden başka bir projenin başlangıç çizgisine geçmek kolaydır. Ancak değerli içgörüleri bu şekilde kaybederiz. Bunun yerine etkinlik sonrasında paydaşlarınızla konuşmaya zaman ayırın. Ne iyi gitti? Ne yanlış gitti? Neler daha iyi yapılabilirdi?
Birçok sanal etkinlik platformu katılım ve etkileşim ölçümlerini kaydeder. Rakamları inceleyin, başarılarınızı kutlayın ve zayıf noktalarınızı belirleyin. Verileri, bir sonraki sanal etkinliğinizi planlarken ekibinizin kullanabileceği çıkarım notları hâlinde derleyin.
Sanal Etkinlik Teknolojisi Hakkında Daha Fazla Bilgi Edinin
Etkinlik yönetimi yazılımınız, içeriğinizin nasıl sunulacağı, konuşmacıların ne kadar profesyonel duyulacağı ve konuklarınızın giriş yapıp etkileşim kurmasının ne kadar kolay ve keyifli olacağı konusunda önemli bir rol oynar.
Bu nedenle araştırmamızı yaptık ve en iyi sanal etkinlik teknolojisi araçlarının birçoğunu inceledik; böylece sizin bunu yapmanıza gerek kalmadı:
Sanal etkinlik yönetimi ve dijital iş gücünün etkileşime dâhil edilmesi hakkında daha fazla bilgi edinmek için konu uzmanlarımızın şu makalelerini kaçırmayın:
- En İyi 7 Uzaktan Ekip Oluşturma Etkinliği
- 15 Sanal Toplantı Görgü Kuralı
- Düzenleyebileceğiniz 7 Sanal Etkinlik Türü
- Öncesi, Sırası ve Sonrası İçin Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
- Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi - ücretsiz indirme
Gitmeden önce, sektör uzmanlarının en yeni içgörülerinden haberdar olmak için People Managing People bültenimize abone olun!