Doğru iş gücü yönetimi yazılımı özellikleri, çalışan planlaması ile çalışma süresi ve devam takibini tek bir bağlantılı sistemde bir araya getirir. Bu bağlantı olmadığında, programdaki boşlukları ve puantaj hatalarını elle düzeltmek zorunda kalırsınız.
Bu kılavuz, dikkate alınmaya değer 15 özelliği ele alıyor. Her birinin ne yaptığını görecek ve böylece araçları ekibinizin gerçek ihtiyaçlarıyla eşleştirebileceksiniz.
İş Gücü Yönetimi Yazılımında Aranacak 15 Temel Özellik
Aşağıdaki özellikler, günlük iş gücü yönetimi genelinde planlamayı, devam durumunu, iş gücü maliyetlerini ve çalışan ihtiyaçlarını birbirine bağlar:
1. Çalışan Planlaması
Çalışan planlaması, iş gücü yönetimi yazılımında en sık kullanacağınız özelliktir. Sürükleyip bırakarak bir takvim üzerinde vardiyalar oluşturmanıza, kişileri role, beceriye veya uygunluğa göre atamanıza ve programları ekibinizin telefonlarında yayımlamanıza olanak tanır.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, plan oluştururken çakışmaları işaretler. Programı yayımlamadan önce fazla mesai, aynı anda birden fazla vardiyaya atanma ve onaylanmış izinler konusunda sizi uyarırlar. Birçoğu ayrıca yönetici onaylı vardiya değişikliği talepleri sunar; böylece değişiklikler mesajlaşma zincirlerine dönüşmez. Haftadan haftaya kopyalayabileceğiniz şablonları arayın; çünkü her şeyi sıfırdan yeniden oluşturmak kısa sürede yorucu hale gelir.
Planlama araçları, iş gücünüze bağlı olarak farklı işlevler sunar. Bu örnekler, her özelliğin nerede kullanılabileceğini gösterir:
- Perakende ve konaklama: Programları talep tahminlerine ve yarı zamanlı çalışanların uygunluğuna göre oluşturun. Deputy ve 7shifts, bu tür vardiya planlamasını destekler.
- Sağlık hizmetleri: Vardiyaları gerekli sertifikalar ve beceri kapsamıyla eşleştirin; mevzuata uyumu desteklemek için yeterlilik uyarılarından yararlanın. Otomatik planlama kontrollerine güvenmeden önce yöneticilerin uyarıları geçersiz kılıp kılamadığını kontrol edin.
- Birden fazla konumda çalışan ekipler: Şablonları farklı konumlara kopyalayın, ardından her birini yerel kapsama ihtiyaçlarına göre düzenleyin.
- Hibrit veya uzaktan çalışan ekipler: Yöneticilerin kimin çevrim içi olduğunu görebilmesi için zaman dilimleri genelinde uygunluk aralıkları belirleyin.
- Mevsimsel işe alım: Açık vardiyalar, geçici çalışanların bir yöneticinin tek tek arama yapmasına gerek kalmadan çalışma saatlerini üstlenmesine olanak tanır.
2. Çalışma Süresi ve Devam Takibi
Çalışma süresi ve devam takibi, çalışanlarınızın işe ne zaman başladığını, işi ne zaman bitirdiğini ve ne zaman mola verdiğini kaydeder, ardından bu saatleri bordroya aktarır. Personel, mobil uygulama, web portalı veya kiosk üzerinden giriş yapar. Birçok araç, girişlerin doğru konumdan yapılmasını sağlamak için coğrafi çitleme veya fotoğraf doğrulama özellikleri ekler.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, kaçırılan girişleri, geç varışları ve fazla mesaiyi gerçekleştiği anda işaretler. Yöneticiler, puantajlar kapanmadan önce hataları düzeltebilir. Otomatik mola kurallarını ve onay iş akışlarını arayın. Bunlar çalışma saatlerini iş gücü politikalarınızla tutarlı hale getirir ve manuel puantaj düzeltmelerini azaltır.
Çalışma süresi takip yöntemleri farklı çalışma ortamlarına uygundur ve doğru giriş seçeneği, çalışanlarınızın fiilen nerede çalıştığına bağlıdır:
- Coğrafi çitlemeli mobil uygulama: Saha ekipleri ve evde bakım ekipleri, yalnızca iş sahasının belirli bir yarıçapı içinde giriş yapabilir. Connecteam ve Homebase bu özelliği sunar.
- Fotoğraf doğrulamalı kiosk: Depolar ve perakende mağazaları, başkasının yerine giriş yapılmasını önlemek için ortak kullanılan bir tablet kullanır.
- Web portalı: Ofis ve uzaktan çalışan personel, saatlerini bir dizüstü bilgisayardan kaydeder; bu yöntem hibrit ekipler için uygundur.
- Otomatik mola kuralları: Sağlık hizmetleri ve konaklama işverenleri, yemek molası kesintilerini tutarlı biçimde uygulamak için bunları kullanır. Deputy ve UKG bu özelliği destekler.
3. İş Gücü Tahmini ve Talep Planlaması
İş gücü tahmini, geçmiş satışları, müşteri trafiğini veya rezervasyon verilerini planlanan iş gücüyle karşılaştırarak kaç personel saatine ihtiyaç duyacağınızı öngörür. Çoğu araç, POS sisteminizden veya diğer işletme sistemlerinizden veri alır ve ardından gün, vardiya veya role göre personel düzeyleri önerir.
Deneyimlerime göre en iyi sürümler, programı oluştururken öngörülen iş gücü maliyetini satışların yüzdesi olarak gösterir. Programı yayımlamadan önce gereğinden fazla personel bulunan zaman dilimlerini fark edebilirsiniz. Tahminleri etkinlikler, promosyonlar veya mevsimsel artışlar için ayarlamanıza olanak tanıyan araçları tercih edin. Deputy ve 7shifts bu özelliği sunar.
Tahmin girdileri işletmeye göre değişir; bu nedenle bağladığınız veriler, önerilen personel düzeylerinin ne kadar yararlı olacağını belirler:
- Satış ve POS verileri: Restoranlar ve perakendeciler, saatlik geçmiş satışları planlanan iş gücüyle karşılaştırır. 7shifts, vardiyaya göre personel önerisinde bulunmak için bu verileri POS sistemlerinden alır.
- Müşteri trafiği sayımları: Kapı sayacı kullanan mağazalar, yalnızca satışların yoğun olduğu saatler için değil, müşterilerin ürünleri incelediği yoğun saatler için de personel planlayabilir.
- Rezervasyonlar ve randevular: Salonlar, klinikler ve fitness stüdyoları personel planlamasını yaklaşan rezervasyonlara göre yapar.
- Etkinlik ve promosyon işaretleri: Tahminin geçen yılın ortalamasına dayanmasını önlemek için bir tatil indirimi veya yerel etkinliği manuel olarak ekleyin.
- Rol düzeyinde hedefler: İş gücü maliyeti yüzdesi hedeflerini role göre belirleyin; böylece mutfak ve ön hizmet alanı tahminleri ayrı tutulur.
Have an account? Log In
4. İzin ve Devamsızlık Yönetimi
İzin ve devamsızlık yönetimi, izin taleplerini, bakiyelerini ve onaylarını programlarınızı oluşturduğunuz sistemde takip eder. Çalışanlar taleplerini mobil uygulamadan veya web portalından gönderir; yöneticiler de programı görüntülerken bu talepleri onaylar veya reddeder.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, hak ediş kurallarını ve yerel izin politikalarını otomatik olarak uygular. Ayrıca onaylanmış izinleri vardiya atamalarından çıkarır; böylece izinli bir kişiyi planlamazsınız. Hastalık izni takibi, devir limitleri ve kimlerin izinli olduğunu gösteren takvim görünümlerini tercih edin. Kronos (UKG) ve BambooHR bu özelliği sunar.
İzin politikaları işveren türüne ve bölgeye göre değişir; bu nedenle devamsızlık takibini yapılandırma biçiminiz, çalışanlarınızın gerçekte nasıl izin kullandığıyla uyumlu olmalıdır:
- Hak ediş esaslı yıllık izin: Saatler, ödeme dönemi başına veya çalışılan saatlere göre birikir ve belirlenen limitler dahilinde devredilir. BambooHR bunu özel politika kurallarıyla yönetir.
- Yerel kurallara tabi hastalık izni: Bakiyeler, yasal hastalık ödemesi veya ücretli hastalık izni yasaları gibi bölgesel gerekliliklere göre belirlenir. UKG, konuma dayalı politikaları destekler.
- Vardiyalı ekipler: Onaylanan izinler programlamayı engeller; böylece bir perakende yöneticisi izinli bir kişiyi hiçbir zaman vardiyaya yazmaz.
- Ebeveynlik ve uzun süreli izin: Bakiyelerin ve işe dönüş tarihlerinin doğru kalması için uzun süreli devamsızlıkları standart ücretli izinlerden ayrı takip edin.
- Ekip takvimi görünümü: Yeni bir talebi onaylamadan önce kimlerin izinli olduğunu görün.
5. Vardiya Değişimi ve Açık Vardiya Yönetimi
Vardiya değişimi, çalışanların vardiyalarını iş arkadaşlarıyla değiştirmesine olanak tanırken açık vardiya yönetimi, çalışanların doldurulmamış vardiyaları mobil uygulamadan üstlenmesini sağlar. Yöneticiler kuralları belirler ve ardından talepleri onaylar veya otomatik olarak onaylanmasını sağlar.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, her değişiklik gerçekleşmeden önce bunu rol, beceri, fazla mesai limitleri ve onaylanmış izinlere göre kontrol eder. Bir vardiya açıldığında uygun çalışanları bilgilendiren anlık bildirimleri tercih edin. Deputy ve 7shifts bu özelliği sunar; böylece mesajla "Cumartesi kim çalışabilir?" diye sormak zorunda kalmazsınız.
Değişim ve açık vardiya kuralları, ekibinizin iş gücü açığını nasıl kapattığına bağlı olarak farklılık gösterir. Bu örnekler, her kurulumun nerede uygun olduğunu gösterir:
- Çalışanlar arası vardiya değişimleri: Çalışanlar aynı roldeki iş arkadaşlarına bir vardiya teklif eder ve bir yönetici değişimi onaylar. Deputy ve 7shifts, restoranlar ve perakende satış alanları için bunu destekler.
- Açık vardiya talepleri: Yöneticiler doldurulmamış vardiyaları yayımlar ve uygun personel bunları uygulamadan alır. Homebase, bunu yarı zamanlı saatlik çalışan ekipler için sunar.
- Yetkinlik kontrolleri: Sağlık hizmetleri ekipleri, yeni kişinin gerekli bir sertifikası olmadığında vardiya değişimlerini engeller.
- Fazla mesai sınırları: Bir değişim, bir kişinin haftalık çalışma saati sınırlarını aşmasına neden olacaksa otomatik onay durdurulur.
- Sezonluk kapsama: Geçici çalışanlar, bir yöneticinin her kişiyi tek tek aramasına gerek kalmadan yoğun dönem vardiyalarını üstlenir.
6. Bordro Entegrasyonu
Bordro entegrasyonu, onaylanmış çalışma saatlerini iş gücü yönetimi yazılımınızdan doğrudan bordro sisteminize gönderir. Zaman girişleri, fazla mesai, ücretli izin ve vardiya farkları, kimsenin bir zaman çizelgesini yeniden yazmasına gerek kalmadan senkronize edilir. Çoğu araç, ADP, Gusto ve QuickBooks gibi sağlayıcılara yerel bağlantılar veya dışa aktarma seçenekleri sunar.
Deneyimlerime göre en iyi entegrasyonlar, veriler aktarılmadan önce fazla mesai eşikleri ve mola kesintileri dâhil olmak üzere ücret kurallarınızı uygular. Bir ücret dönemi kapandıktan sonra yapılan düzenlemeleri durduran onay kilitlerini arayın. Ayrıca senkronizasyon hatası uyarılarını da kontrol etmelisiniz; böylece başarısız bir aktarım ödeme gününde ortaya çıkmaz.
Bordro bağlantıları sağlayıcıya ve ücret modeline göre farklılık gösterir; bu nedenle senkronizasyon yöntemini ekibinizin nasıl ücret aldığıyla eşleştirin:
- Yerel entegrasyonlar: Gusto ve QuickBooks Payroll, Homebase gibi araçlara doğrudan bağlanır; böylece onaylanmış saatler dosya yüklemeye gerek kalmadan aktarılır.
- Dışa aktarma dosyaları: Daha küçük araçlar genellikle CSV dosyaları gönderir; bu dosyaları her ücret döneminde ADP'ye veya başka bir sağlayıcıya yüklersiniz.
- Fazla mesai ve ücret farkları: Bordronun doğru ücretleri alması için gece veya hafta sonu primlerini önce planlama aracında belirleyin.
- Birden çok eyalet veya ülkeye ilişkin ücret kuralları: UKG, saatleri göndermeden önce konuma dayalı ücret kurallarını uygular.
- Ücret dönemi kilitleri: Geç yapılan düzenlemelerin dönem dışı düzeltmeler oluşturmasını önlemek için dönemi kapatın.
7. İş Gücü Mevzuatına Uyum Yönetimi
İş gücü mevzuatına uyum yönetimi, ücret ve çalışma saati kurallarını programlarınıza ve zaman çizelgelerinize uygular; böylece ihlaller talebe dönüşmeden önce bunları tespit edebilirsiniz. Yazılım, vardiyaları fazla mesai eşiklerine, zorunlu yemek ve dinlenme molalarına, reşit olmayanların çalışma sınırlarına ve öngörülü planlama bildirim sürelerine göre denetler.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, bordro çalıştırıldıktan sonra değil, yöneticiler programı oluştururken onları uyarır. Konuma göre kural kitaplıklarını, düzenlemelerin ve onayların denetim kayıtlarını ve mola ihlali raporlarını arayın. Deputy ve UKG bunu sunar; bir denetim geldiğinde kullanıma hazır kayıtlarınız olur.
Uyum kuralları konuma ve iş gücü türüne göre değişir; bu nedenle her kontrolü ekibinizin taşıdığı riskle eşleştirin:
- Fazla mesai eşikleri: Günlük ve haftalık sınırlar, programı oluştururken uyarıları tetikler. Deputy, yayımlamadan önce fazla mesaiyi işaretler.
- Yemek ve dinlenme molaları: Kaçırılan veya kısa tutulan molalar ihlal raporlarında görünür. Sağlık hizmetleri ve konaklama ekipleri bu raporlara en çok güvenir.
- Reşit olmayanların çalışma sınırları: Saat ve gün içindeki zaman sınırları, daha genç çalışanları izin verilen sınırların ötesine planlamanızı engeller.
- Öngörülü planlama bildirimi: Kapsama dâhil şehirlerdeki perakendeciler ve restoranlar, yayımlama son tarihlerini ve değişiklik cezalarını takip eder. UKG bu kuralları destekler.
- Denetim kayıtları: Düzenleme ve onay günlükleri, bir talep geldiğinde size kayıt sunar.
8. Mobil Çalışan Öz Hizmeti
Mobil çalışan self-servisi, ekibinizin bir yöneticiden yardım istemek yerine programları, çalışma saatlerini ve talepleri telefon üzerinden yönetmesini sağlar. Çalışanlar vardiyalarını görüntüler, işe giriş ve çıkış yapar, izin talep eder ve uygunluk durumlarını tek bir uygulamadan günceller.
Deneyimlerime göre en iyi uygulamalar, programlar değiştiğinde anlık bildirim gönderir ve ödeme dönemi saatlerini gerçek zamanlı olarak gösterir. GPS veya coğrafi çitle çevrili işe giriş özellikleri, çevrimdışı saat kaydı ve uygulama içi mesajlaşma arayın. Homebase ve Deputy bu özelliklerin tümünü sunar; böylece yöneticileriniz "programım ne?" mesajlarıyla daha az uğraşır.
Mobil uygulama özelliklerinin önemi, ekibinizin nerede çalıştığına ve işe giriş çıkışlarını nasıl yaptığına göre değişir. Bu özellikleri kurulumunuzla eşleştirin:
- Coğrafi çitle çevrili işe girişler: Saat kayıtları yalnızca kişi iş yerindeyken kaydedilir. Homebase, birden fazla konuma sahip perakende ve restoran ekipleri için bunu sunar.
- Çevrimdışı saat kaydı: Bazı iş gücü yönetimi sistemleri, çalışanların internet bağlantısı olmadan işe girişlerini kaydetmesine ve bağlantı yeniden sağlandığında bunları senkronize etmesine olanak tanır. Bu işlevi hangi cihazların ve uygulama sürümlerinin desteklediğini kontrol edin.
- Uygunluk güncellemeleri: Çalışanlar ne zaman çalışabileceklerini belirler; böylece yöneticiler güncelliğini yitirmiş mesajlara göre program oluşturmaz.
- Gerçek zamanlı ödeme dönemi saatleri: Çalışanlar biriken saatlerini görür; bu da fazla mesai sürprizlerini azaltır.
- Uygulama içi mesajlaşma: Yöneticiler vardiya notlarını tek bir konuma veya tüm ekibe gönderir.
9. Görev ve Etkinlik Yönetimi
Görev ve etkinlik yönetimi, görevleri belirli vardiyalara veya çalışanlara atar ve ardından tamamlanma durumunu bir mobil uygulamadan izler. Yöneticiler açılış, kapanış, temizlik veya güvenlik kontrolleri için kontrol listeleri oluşturur; çalışanlar da öğeleri tamamlandı olarak işaretler.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar görevleri rollere ve vardiyalara bağlar; böylece doğru kişi doğru listeyi görür. Fotoğraflı kanıt, teslim tarihleri ve tamamlanma raporları arayın. Deputy ve 7shifts bu özelliklerin ikisini de sunar; böylece alanı kontrol etmek için dolaşmadan hangi görevlerin atlandığını görebilirsiniz.
Görev kurulumları ekibinizin yaptığı işin türüne göre değişir; bu nedenle her kontrol listesi türünü desteklediği vardiyayla eşleştirin:
- Açılış ve kapanış kontrol listeleri: Yöneticiler kasa sayımlarını, ekipman kontrollerini ve kapatma adımlarını belirli vardiyalara bağlar. 7shifts bunu restoranlar için destekler.
- Temizlik ve güvenlik turları: Çalışanlar sıcaklık kontrollerini veya sanitasyon adımlarını zaman damgalarıyla kaydeder. Deputy, fotoğraflı kanıt içeren görev listeleri sunar.
- Role dayalı atamalar: Yalnızca servis çalışanları servis görevlerini görür; böylece aşçılar ilgisiz listeler arasında gezinmek zorunda kalmaz.
- Teslim saatleri: Belirlenen saate kadar kimse tamamlamadığında görevler gecikmiş olarak işaretlenir.
- Tamamlanma raporları: Yöneticiler her konumu ziyaret etmeden konumlar genelindeki atlanan öğeleri inceler.
10. İş Gücü Analizi ve Raporlama
İş gücü analizi ve raporlama, program, zaman ve bordro verilerini panolara ve raporlara dönüştürür. İş gücü maliyetini, fazla mesaiyi, devam durumunu ve program kapsamını tek bir yerde görebilirsiniz.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar planlanan saatleri gerçek saatlerle ve satışlarla veya taleple karşılaştırır. İş gücü maliyeti yüzdesi, devamsızlık eğilimleri ve elektronik tablolara aktarma özelliklerini arayın. Deputy ve 7shifts bunların ikisini de sunar; böylece bordro kapanmadan önce fazla mesainin kontrolden çıkmaya başladığını fark edersiniz.
Analiz ihtiyaçları yönettiğiniz unsurlara ve her hafta incelediğiniz sayılara göre değişir; bu nedenle her raporu desteklediği kararla eşleştirin:
- İş gücü maliyeti yüzdesi: Planlanan ve gerçek iş gücü harcamalarını satışlarla karşılaştırır. 7shifts, personel planlamasını günün bölümüne göre ayarlayan restoranlar için bunu gösterir.
- Fazla mesai takibi: Haftalık sınırlara yaklaşan çalışanları işaretler; böylece bordro kapanmadan önce saatleri yeniden atayabilirsiniz. Deputy bunu sunar.
- Devam ve devamsızlık eğilimleri: Konumlar genelinde tekrarlanan geç gelişleri veya pazartesi günleri işe gelmeme durumlarını öne çıkarır.
- Program kapsamı: Personel yetersizliği olan vardiyaları tahmin edilen taleple karşılaştırmalı olarak gösterir.
- Elektronik tablo aktarımları: Finans ekibi özel analiz istediğinde verileri Excel'e veya Google E-Tablolar'a gönderir.
11. Çalışan İletişimi ve Etkileşimi
Çalışan iletişimi araçları, vardiya güncellemelerini, konum duyurularını ve ekip mesajlarını çalışanların programlarını kontrol ettiği aynı yerde tutar.
İki yönlü mesajlaşma ve takdir özellikleri, özellikle ofisi nadiren paylaşan ekipler için çalışan bağlılığını da destekleyebilir. Amaç, her güncelleme için kişisel mesajlara güvenmeden daha iyi bir çalışan deneyimi sunmaktır.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar grup ve bire bir sohbet, okundu bilgileri ve konuma veya role göre duyuru gönderileri sunar. Takdir mesajları, anketler ve vardiya değişikliği uyarılarını arayın. Homebase ve 7shifts ekip mesajlaşması sunar; böylece insanları tek tek aramak zorunda kalmadan bir güncellemeyi kimin gördüğünü bilirsiniz.
İletişim araçları, mesaj türü hedef kitleyle eşleştiğinde değerini gösterir; bu nedenle uygulamayı kullanıma sunmadan önce her kanalı kurun:
- Konum duyuruları: Program politikası değişikliklerini yalnızca tek bir konumda yayınlayın. Homebase, yöneticilerin tek bir konumu hedeflemesine olanak tanır.
- Role dayalı gönderiler: Sunuculara bildirim göndermeden mutfak personeline kapanış prosedürü güncellemelerini iletin. 7shifts bunu destekler.
- Okundu bilgileri: Vardiya başlamadan önce son dakika politika değişikliğini kimin açtığını kontrol edin.
- Vardiya değişikliği uyarıları: Anlık bildirimler, çalışanlara bir değiş tokuş onaylandığında veya vardiya değiştiğinde haber verir.
- Takdir mesajları: Yoğun bir hafta sonunun ardından yapılan herkese açık övgü, saatlik çalışan ekiplerin motivasyonunu korur.
12. Performans ve Verimlilik Yönetimi
İşgücü yönetimi yazılımındaki performans ve verimlilik yönetimi, çalışanların hedeflere, programlara ve çıktı hedeflerine göre nasıl performans gösterdiğini izler. Çalışan saati başına satış veya vardiya başına tamamlanan görev gibi metrikler belirlersiniz ve yazılım bunları gerçek sonuçlarla karşılaştırır.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar performans verilerini zaman ve devam kayıtlarına bağlar; böylece değerlendirmeler hafıza yerine gerçeklere dayanır. Hedef takibi, geri bildirim kayıtları ve verimlilik panolarını arayın. Deputy ve 7shifts, satış ve iş gücü performansı görünümlerini sunar; böylece değerlendirme dönemi gelmeden önce kimin koçluğa ihtiyaç duyduğunu görebilirsiniz.
Performans takibi, ekibinizin ne ürettiğine bağlı olarak farklı görünür; bu nedenle her metriği çalışanlarınızın yaptığı işle eşleştirin:
- Çalışan saati başına satış: Vardiyaya göre geliri planlanan saatlerle karşılaştırır. 7shifts, restoranların sunucuları günün bölümüne göre koçluk yapması için bunu gösterir.
- Vardiya başına tamamlanan görevler: Kontrol listesi tamamlanma durumunu son teslim saatleriyle karşılaştırır. Deputy, temizlik ve güvenlik kontrolleri için bunu sunar.
- Programa göre devam: Geç gelişleri ve erken çıkışları değerlendirme notlarına bağlar; böylece geri bildirim zaman damgalarına dayanır.
- Geri bildirim kayıtları: Koçluk notlarını zaman kayıtlarının yanında saklar; böylece değerlendirme öncesinde örnekleri kolayca bulabilirsiniz.
- Verimlilik panoları: Desteğe kimin ihtiyaç duyduğunu fark edebilmeniz için konumları veya vardiyaları sıralar.
13. İş Gücü Maliyeti Yönetimi ve Bütçeleme
İş gücü maliyeti yönetimi ve bütçeleme, her konum için harcama hedefleri belirler ve ardından planlanan ve gerçekleşen ücretleri bu hedeflere göre izler. Herhangi biri vardiyada çalışmadan önce, programı oluştururken öngörülen maliyeti görürsünüz.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar maliyeti otomatik olarak hesaplamak için satış tahminlerini, ücret oranlarını ve fazla mesai kurallarını sisteme dahil eder. Bütçe uyarılarını, iş gücü yüzdesi hedeflerini ve sapma raporlarını arayın. Deputy ve 7shifts canlı iş gücü maliyeti takibi sunar; böylece hâlâ değiştirebilecekken bütçeyi aşan bir programı fark edersiniz.
İş gücü maliyeti kurulumları, personel planlamanızı nasıl yaptığınıza ve rakamları nerede incelediğinize göre değişir; bu nedenle her kontrolü desteklediği bütçe kararıyla eşleştirin:
- Konum bütçeleri: Her site için haftalık ücret hedefi belirleyin. 7shifts, restoranlar için öngörülen iş gücü maliyetini satış hedefleriyle karşılaştırmalı olarak gösterir.
- Planlama sırasında canlı maliyet: Vardiya ekledikçe toplamın nasıl değiştiğini izleyin. Deputy, çalışma çizelgesini oluştururken öngörülen maliyeti gösterir.
- Fazla mesai kuralları: Hesaplamaya yerel fazla mesai eşiklerini uygulayın; böylece öngörülen maliyet, fazla mesai ücretini yansıtır.
- Bütçe uyarıları: Yayınlamadan önce hedefi aşan bir çalışma çizelgesini işaretleyin.
- Fark raporları: Her ödeme döneminden sonra planlanan ve gerçekleşen ücretleri karşılaştırın.
14. Beceri ve Sertifika Takibi
Beceri ve sertifika takibi, her çalışanın lisanslarını, eğitim kayıtlarını ve niteliklerini iş gücü yönetimi profilinde saklar. Siz son geçerlilik tarihlerini belirlersiniz ve yazılım bunları çalışma çizelgesiyle karşılaştırır.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar, bir sertifikanın süresi dolduğunda atama yapılmasını engeller. Süre sonu uyarılarına, belge yüklemeye ve beceriye dayalı vardiya eşleştirmeye dikkat edin. Deputy ve 7shifts, yeterlilik takibini destekler; böylece bir denetim fark etmeden önce süresi dolmuş bir gıda çalışanı kartını veya ilk yardım sertifikasını tespit edebilirsiniz.
Sertifika kuralları sektöre ve role göre değişir; bu nedenle her takip özelliğini ekibinizin güncel tutması gereken belgeyle eşleştirin:
- Süre sonu uyarıları: Bir lisansın süresi dolmadan 30 veya 60 gün önce yöneticilere bildirim gönderin. Deputy, ilk yardım ve gıda çalışanı kartları için bu bildirimleri gönderir.
- Belge yükleme: Taranmış bir sertifikayı çalışan profilinde saklayın; böylece denetim dosyaları tek bir yerde bulunur.
- Beceriye dayalı vardiya eşleştirme: Vardiya atamalarını doğru yeterliliğe sahip personelle sınırlayın. 7shifts, barmenler ve mutfak çalışanları gibi roller için bunu destekler.
- Atama kısıtlamaları: Gerekli bir sertifikanın süresi dolduğunda yazılımın planlamayı engelleyip engellemediğini veya yalnızca yöneticileri uyarıp uyarmadığını kontrol edin. Bazı sistemler geçersiz kılmaya izin verir; bu nedenle insan incelemesi önemini korur.
- Uyumluluk raporları: Konumlar genelinde eksik veya süresi dolmak üzere olan sertifikalara sahip çalışanları belirleyin.
More Articles
15. İK ve İş Sistemleriyle Entegrasyon
İş gücü yönetimi yazılımı; insan sermayesi yönetimi (HCM) platformları, bordro, muhasebe ve satış noktası araçları dahil olmak üzere ekibinizin halihazırda kullandığı İK yazılımı ve iş sistemleriyle bağlantı kurmalıdır.
Kullanılabilir entegrasyonlar listesinin ötesine geçin ve hangi çalışan kayıtlarının, iş gücü verilerinin ve güncellemelerin gerçekten senkronize edildiğini kontrol edin. Güvenilir bağlantılar, yinelenen veri girişini azaltır ve iş gücünüz büyüdükçe sistemi ölçeklendirmeyi kolaylaştırır.
Deneyimlerime göre en iyi araçlar yeni işe alınanları, ücret oranlarını ve onaylanmış puantajları otomatik olarak senkronize eder. Çift yönlü senkronizasyona, hata günlüklerine ve QuickBooks, Xero ve Gusto gibi araçlar için bağlayıcılara dikkat edin. Deputy ve 7shifts, bordro ve POS entegrasyonları sunar; böylece her ödeme döneminden önce çalışma saatlerini bordroya yeniden girmeniz gerekmez.
Entegrasyon ihtiyaçları sisteme göre değişir; bu nedenle her bağlantıyı bugün yeniden girdiğiniz verilerle karşılaştırarak kontrol edin:
- Bordro senkronizasyonu: Onaylanmış puantajlar Gusto veya QuickBooks Payroll'a aktarılır; böylece her ödeme döneminden önce çalışma saatlerini yeniden yazmayı bırakabilirsiniz. Deputy ve 7shifts bu özelliği sunar.
- İKYS senkronizasyonu: Yeni işe alınanlar ve ücret oranı değişiklikleri bir kez aktarılır; böylece profiller sistemler arasında eşleşir.
- POS verileri: Satış rakamları iş gücü tahminlerine aktarılır. 7shifts, restoranlar için Toast ve Square ile bağlantı kurar.
- Muhasebe dışa aktarımı: İş gücü maliyetleri ay sonu kapanışı için Xero veya QuickBooks'a aktarılır.
- Hata günlükleri: Başarısız senkronizasyonlar, hangi çalışan kaydının düzeltilmesi gerektiğini gösterir.
En İyi 10 İş Gücü Yönetimi Yazılımı
Aramanızda size yardımcı olacak en iyi iş gücü yönetimi yazılımı seçeneklerimiz şunlardır:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Şimdi Özellikleri Bütçenizle Eşleştirin
Ekibinizin hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunu öğrendikten sonra, demolar talep etmeden önce kullanıcı başına tipik ücretleri, eklenti ücretlerini ve gizli maliyetleri görmek için bunları iş gücü yönetimi yazılımı fiyatlandırması ile karşılaştırın.
