Dürüst olalım: Etkinlik planlamak son derece streslidir. Etkinlik planlayıcılarının bir etkinliği hazırlarken ve başlatırken göz önünde bulundurması gereken sayısız faktör vardır ve havada bu kadar çok tabak dönerken kritik bir ayrıntıyı unutup ekibin kontrolden çıkmasına neden olmak kolaydır.
Sanal etkinlik planlama kontrol listesine sahip olmak, planlama sürecindeki belirsizliklerin bir kısmını ortadan kaldırabilir. Bu listeyi tüm süreci (öncesini, etkinlik sırasını ve sonrasını) kapsayacak şekilde hazırladım; umarım tansiyonunuzu da birkaç kademe düşürür.
Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
İster sanal etkinlik planlamanın en başında olun ve sadece temanız üzerine fikir üretiyor olun, ister son aşamaya gelmiş ve yayına geçmek üzere olun, bu kapsamlı kontrol listesi ihtiyacınız olan her şeyi kapsar. Hadi başlayalım.
Etkinliğinizden Önce
Hedeflerinizi Belirleyin
Bu etkinliği neden düzenliyorsunuz? Yeni bir teklif için potansiyel müşteriler mi toplamak istiyorsunuz? Markanız hakkında farkındalık mı yaratmak istiyorsunuz? Toplamayı hedeflediğiniz 3 ila 5 ana etkinlik hedefini yazın. Takip edebileceğiniz belirli, ölçülebilir ve gerçekçi metrikler seçin.
Bütçenizi Anlayın
Etkinlik bütçeniz; açılış konuşmacıları, katılımcı avantajları ve hatta sanal etkinlik teknolojinizin fiyatlandırması gibi şeylere ne kadar harcayabileceğinizi etkiler. Kârlı bir sanal etkinlik düzenlemek için bütçenizi en baştan bilin ve buna bağlı kalın.
Bir Sanal Etkinlik Türüne Karar Verin
Sanal etkinliklerin aşağıdakiler de dâhil olmak üzere birçok farklı türü vardır:
- Sanal toplantılar
- Sanal ticaret fuarları
- Web seminerleri
- Sanal konferanslar
- Canlı yayınlar
- Açılış konuşmaları
- Ağ oluşturma etkinlikleri
- Hibrit etkinlikler (gerçek zamanlı olarak dijital ve yüz yüze unsurları içeren etkinlikler)
Sizin için doğru etkinlik türünü seçerken hedef kitlenizin kim olduğunu ve ne kadar zaman ayırmalarının muhtemel olduğunu göz önünde bulundurun. Farklı sanal etkinlik türleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için Düzenleyebileceğiniz 7 Sanal Etkinlik Türü başlıklı makaleme göz atın.
Have an account? Log In
Sponsorlarla İletişime Geçin
Bütçenizin biraz daha desteğe ihtiyacı varsa sponsor bulmayı düşünün. Yüz yüze bir etkinlikte olduğu gibi sponsorlar da çevrim içi etkinliğinizde sponsorlu alanlar, oturumlar, reklamlar ve stantlar oluşturarak kitlenize erişme fırsatına sahip olur.
İçeriğinizi Geliştirin
Artık hedeflerinizi, formatınızı ve bütçenizi anladığınıza göre içerik oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu aşamada kendinize yöneltebileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- Hedef kitleniz ne öğrenmek istiyor? Güncel sorunları neler?
- İçeriğiniz anlaşılır ve düzenli mi? Kitlenizin dikkatini korumak için değer katmayan her şeyi düzenleyin veya kaldırın.
- Kitlenizi nasıl sürece dâhil ediyorsunuz? Oyunlaştırma, anketler ve soru formları ekleyin.
- Sıkça sorulan sorular ve/veya ağ oluşturma fırsatları için zaman ayırıyor musunuz?
Bu yanıtları göz önünde bulundurarak bir tema belirleyebilir, açılış konuşmacıları ve diğer sunum yapan kişilerle iletişime geçerek konuşmalarını veya atölye çalışmalarını şekillendirmeye başlamalarını sağlayabilirsiniz.
Bir Sanal Etkinlik Platformu Seçin
Sanal etkinlik teknolojisi son birkaç yılda büyük ilerleme kaydetti. Günümüzde konuklarınız için tamamen sürükleyici bir sanal deneyim oluşturabilecek birçok platform bulunuyor. Gerçekten akılda kalıcı bir sanal etkinlik sunmak için Zoom'un ötesine geçmeyi ve aşağıdaki özellikleri sağlayabilen etkinlik yönetimi yazılımlarıyla çalışmayı düşünün:
- Sponsor stantları
- Sanal lobi
- Sanal açılış konuşması sahnesi
- Oyunlaştırma
- Ayrı oturumlar
- Ağ oluşturma alanları
- Özel marka çalışmaları
Konuklara nasıl bağlanacaklarını seçme imkânı sunmak için birçok platform, mobil uygulamalara ek olarak tarayıcı arayüzü de sunar. Size uygun olanı bulmak için en iyi sanal etkinlik platformları listemize göz atın.
Etkinlik Tanıtımı
Etkinliğinizi ağınız içinde ve ötesinde tanıtmak için sosyal medya kanallarınızı ve e-posta pazarlama listenizi kullanın. Erişimi artırmak için sosyal medyada ilgili anahtar kelime etiketlerini kullanarak gönderiler, videolar ve hikâyeler paylaşın. Sanal etkinlik pazarlaması hakkında daha fazla bilgi için makalemize göz atın:
Konuklarınızın Kaydını Alın
Konuklarınız sanal etkinliğinize nasıl kayıt olacak ve bilet satın alacak? Bir etkinlik açılış sayfası üzerinden mi? Bir Google Formu aracılığıyla mı? Çoğu sanal etkinlik platformu; ödeme alabilen, konuklarınızı kaydedebilen ve hatta belirli etkinlik özelliklerine erişmek için kullanabilecekleri benzersiz bir yaka kartı veya QR kodu sağlayabilen kayıt işlevleri sunar.
Konuklarınızı Yönlendirin
Etkinlik başlamadan önce kayıt yaptıran kişilere birden fazla bilgilendirme gönderin. Etkinliğe nasıl katılacaklarını ve sanal konferans alanında nasıl gezineceklerini adım adım anlatan talimatları paylaşın. Etkinlik deneyiminizin sunacağı her şeyi ve mevcut olanaklardan nasıl yararlanabileceklerini onlara aktarın.
Etkinliğiniz Sırasında
Sorun Giderme İçin Plan Yapın
Sanal bir etkinlikte son dakika aksaklıklarının yaşanması yalnızca bir ihtimal değildir; kesinlikle yaşanır. Moderatörlerden, sohbetteki etkinlik katılımcılarının sorularına yardımcı olmalarını isteyerek bunlara hazırlıklı olun. Sunuculardan, teknolojilerini test etmek için etkinlikten en az 30 dakika önce size katılmalarını isteyin. İlgili tüm uygulamaların indirilmiş olduğu yedek bir cihazı hazır bulundurun. Sanal etkinlik planlayıcıları, işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için her zaman bir B planına sahip olmalıdır.
Kitleyle Bağ Kurun
Yüz yüze bir etkinlikte kitlenizi nasıl selamlardınız? Kitleyle etkileşim çevrim içi bir ortamda da aynı derecede önemlidir ve zaman ayırırsanız sanal ortamda da benzer bir bağ kurabilirsiniz. Etkinlik gününüzde katılımcılara sorular sorun ve yanıtlarını sohbette ya da bir anket veya canlı oylama aracılığıyla toplayın. Biraz eğlence katmak için oyunlaştırmadan yararlanın. Konuklarınızın zamanlarına ve ilgilerine değer verdiğinizi bildiklerinden emin olun.
Ağ Kurmayı Teşvik Edin
Ağ kurma, yüz yüze veya çevrim içi olması fark etmeksizin her konferans deneyiminin temel bir unsurudur. Uygun olduğunda, ağ kurma alanları oluşturmak için sanal etkinlik platformunuzu kullanın. Bazı araçlar, katılımcıların sohbet ederken birbirlerinin LinkedIn profillerini görüntülemesine bile olanak tanır. Bu tür özellikler konukları birbirleriyle bağlantı kurmaya teşvik eder ve etkinlik sonrasında kolayca iletişimi sürdürmelerini sağlar.
Veri Toplayın
Sanal etkinliklerin öne çıktığı alanlardan biri analizlerdir. İnsanların kâğıt anketleri doldurmasını sağlamak zordur! Ancak sanal etkinlik platformları katılım oranları ve konukların oturumlarda ne kadar kaldığı gibi verileri toplar. Anketlerden ve oylamalardan elde edilen sonuçlar, bir sonraki etkinliğiniz için yeni içerikler geliştirmek amacıyla da kullanılabilir.
Etkinliğinizden Sonra
More Articles
Konuklarla İletişimi Sürdürün
Etkinlikten sonra 48 saat içinde tüm konuklarınıza bir e-posta gönderin. E-postaya ekleyebileceğiniz bazı unsurlar şunlardır:
- Etkinlik sonrası anket
- Canlı etkinliğin isteğe bağlı tekrar gösterimi
- Yaklaşan etkinliklerinizin listesi
- Öne çıkarmak istediğiniz ürünler veya ücretli teklifler
Verileri Paydaşlarla Birlikte İnceleyin
Etkinliğe ilişkin analizleri ayrıntılı biçimde inceleyin. Fark ettiğiniz herhangi bir örüntü var mı? En popüler unsur neydi? Sanal etkinlik özelliklerinin hangileri yeterince kullanılmadı? Bu durum etkinlik tanıtımının yetersiz olmasından mı kaynaklandı, yoksa izleyiciler bu unsurlarda değer bulamadı mı? Ekip üyelerinizi etkinlik sonrası değerlendirme toplantısı için bir araya getirin ve düşüncelerinizi paylaşın.
Bulguları Gelecekteki Etkinlikler İçin Kaydedin
Verileri anladıktan sonra bunları merkezi bir belgeye yazın. Böylece etkinlik planlayıcılarınız bir sonraki sanal etkinliğinizin stratejisini oluştururken bilgilere kolayca erişebilir.
Başarılı Bir Sanal Etkinlik Oluşturun
Sanal etkinlikler artık yüz yüze seçenekler mevcut olmadığında başvurulan üzücü bir alternatif değil. Aksine, pandemi sonrası dönemde öncü bir seçenek olarak öne çıkıyorlar. Kurumsal profesyonellerin %77,2'si, katılımı çok kolay olduğu için sanal etkinlikleri tercih ettiğini söylüyor.
Hemen işe koyulabilmeniz için, Kaynak Kütüphanemizden buradan ücretsiz olarak indirebileceğiniz, özelleştirilebilir Sanal Etkinlik Kontrol Listemin bir sürümünü paylaştım.
Başarılı bir sanal etkinliğe nasıl ev sahipliği yapacağınız hakkında daha fazla bilgi için şu makalelere göz atın:
Sektör uzmanlarımızın en güncel görüşlerinden haberdar olmak için bültenimize abone olmayı unutmayın!
