Kayıtlı İşveren ve Daimi İşyeri Riski Rehberi

Bir kayıtlı işveren, yabancı bir ülkede yasal işveren olarak hareket ederek ve şirketinizin orada vergilendirilebilir bir varlık oluşturmasını engelleyerek kalıcı iş yeri (PE) riskini azaltmaya yardımcı olur. Ancak düzenlemeyi nasıl yapılandırdığınız, çalışanlarınızın ne yaptığı ve ne kadar yetkiye sahip oldukları, bu korumanın denetim karşısında geçerli olup olmayacağını belirler.

Aşağıda PE riskine yol açan tetikleyiciler, EOR düzenlemenizin sizi koruyup korumadığını değerlendirme yolları ve yerel bir tüzel kişiliği ne zaman değerlendirmeniz gerektiği açıklanmaktadır. Konular arasında iş sözleşmesinin yapılandırılması, risk değerlendirme araçları, PE sorumluluk sigortası seçenekleri ve sağlayıcı farklılıkları yer almaktadır.

Kalıcı İşyeri Riski Nedir?

Kalıcı iş yeri, bir şirketin yabancı bir ülkede, o ülkenin şirket kârlarının bir bölümünü vergilendirebilmesi için yeterli ticari faaliyete ne zaman sahip olduğunu belirleyen bir vergi kavramıdır. 

Bu kavram, OECD Model Vergi Anlaşması'nın 5. Maddesinde tanımlanmıştır. 5. Madde uyarınca PE, bir şirketin "bir işletmenin faaliyetlerinin tamamen veya kısmen yürütüldüğü sabit bir iş yerine" sahip olması durumunda oluşur.

Anlaşmaya dayalı PE tanımları OECD veya BM modelini izler ve uluslararası vergi anlaşması imzalamış ülkeler arasında uygulanır. İç hukukta yer alan PE tanımları, her ülkenin kendi vergi mevzuatı tarafından belirlenir ve anlaşmadaki tanımdan daha geniş veya daha dar olabilir. İki ülke arasında bir anlaşma bulunmadığında münhasıran iç hukuk uygulanır. Bir anlaşma mevcut olduğunda, şirketiniz anlaşma avantajlarından yararlanabildiği sürece anlaşmadaki tanım genellikle yerel vergi mevzuatının önüne geçer.

Author's Tip

Uygulamada bu, aynı işi yapan aynı çalışanın iki farklı ülkede birinde PE oluşturup diğerinde oluşturmaması anlamına gelebilir. Kurallar yeknesak değildir ve PE riskini bu kadar zor hale getiren de budur.

PE Riski Küresel Genişleme İçin Neden Önemlidir?

Başka bir ülkede harika bir yetenek bulduğunuzda, mümkün olan en kısa sürede üretken olmasını istersiniz; ancak bir PE tespiti, cezalardan söz etmeye bile gerek kalmadan, geriye dönük olarak birkaç yıla yayılan vergi yükümlülükleri oluşturabilir. Planlanmamış bir PE'yi sürdürmenin uyum yükü, bütçenizde öngörmediğiniz kaynakları tüketebilir. 

Küresel genişleme hakkında finans yöneticileriyle konuştuğumda, bunu işe alım hızınız ile uyum süreçlerinin yetişme hızı arasındaki bir yarış olarak çerçeveliyorum. Deneyimlerime göre uyum süreçleri çoğu şirketin beklediğinden daha hızlı yetişiyor ve düzeltme maliyeti, işi en başından doğru yapmanın maliyetini her zaman aşıyor.

Kalıcı İşyeri Oluşumunu Ne Tetikler?

Küresel istihdamda PE riskine yol açan beş temel tetikleyici vardır:

Sabit İşyeri

Şirketinizin yabancı bir ülkede düzenli olarak kullanılan bir ofisi, deposu, üretim tesisi veya hatta ortak çalışma masası varsa sabit iş yeri PE'sine sahip olabilirsiniz.

Vergi makamlarının değerlendirdiği temel faktörler:

1. Coğrafi özgüllük. Ticari faaliyetlerinizle bağlantılı belirli bir konum var mı?
2. Süreklilik. Alan yalnızca tek seferlik ziyaretler için değil, düzenli olarak mı kullanılıyor?
3. Tasarruf hakkı. Şirketiniz bu alanı kontrol ediyor veya kullanma hakkına sahip mi?

Bir çalışanın altı ay boyunca haftada üç gün kullandığı ortak bir WeWork masası, evden çalışan ve şirketin kontrolündeki bir iş yerini hiç kullanmayan bir çalışandan farklıdır. 

Faaliyetlerin Süresi

İnşaat ve proje PE'leri için OECD'nin varsayılan süresi 12 aydır. Ancak hizmet PE'leri ve genel varlık bakımından süreler ülkeye göre önemli ölçüde değişir. Bu eşikler, PE riski kritik hale gelmeden önce bir ülkede ne kadar süre faaliyet gösterebileceğinizi belirler.

Sözleşme Müzakere Eden Yerel Çalışanlar veya Temsilciler

EOR kullanırken en yüksek risk taşıyan tetikleyici budur. OECD Model Anlaşması'nın 5(5). Maddesi uyarınca, bir kişi yabancı bir işletme adına "alışılmış olarak sözleşmeler akdediyorsa" bir PE mevcut olur. Buna bağımlı acente PE'si adı verilir.

EOR bağlamında bunun neden bu kadar önemli olduğu şöyle açıklanabilir: EOR yasal işverendir, ancak çalışan günlük talimatları şirketinizden alır. Bu çalışan anlaşmaları müzakere etmeye, sözleşmeleri imzalamaya veya şirketinizi şartlarla bağlamaya başlarsa EOR yapısı sizi korumaz. Vergi idaresi bu düzenlemenin ardındaki gerçeği görür ve sizin bir acente aracılığıyla hareket ettiğinizi tespit eder.

Author's Tip

BEPS Eylem 7 sonrasında standart daha da katılaştı. Yeni ifade, fiziksel olarak imzalamasa bile “sözleşmelerin akdedilmesine öncülük eden asli rolü alışılmış olarak üstlenen” herkesi kapsıyor. Tüm şartları müzakere eden ve ardından sözleşmeyi onay mahiyetindeki imza için merkez ofise gönderen bir çalışan yine de bağımlı acente PE’si oluşturabilir.

Ülkede Gelir Elde Etme

Ülke içindeki her faaliyet PE'yi tetiklemez. OECD Model Anlaşması, niteliği "hazırlayıcı veya yardımcı" olan faaliyetleri özellikle hariç tutar. Buna pazar araştırması yapmak, teşhir amacıyla mal stoku bulundurmak veya tedarik satın almak gibi faaliyetler dahildir.

Ayrım, faaliyetlerin işletmenizin temel unsuru mu yoksa yalnızca destekleyici nitelikte mi olduğuna dayanır. Almanya'da üretim kodu yazan bir geliştirici çalıştıran yazılım şirketi, temel bir işlev yerine getirir. Yerel ticaret fuarlarına katılan bir çalışanı bulunan aynı şirket ise muhtemelen hazırlayıcı faaliyet kapsamındadır.

BEPS Eylem 7, bu istisnaya ilişkin kuralları önemli ölçüde sıkılaştırdı. Vergi idareleri, hariç tutulan her faaliyetin hem tek başına hem de aynı ülkedeki diğer faaliyetlerle birlikte değerlendirildiğinde gerçekten hazırlayıcı veya yardımcı nitelikte olmasını şart koşuyor. 

Author's Tip

Bu kritik bir noktadır; çünkü birçok şirket farkında olmadan bu kuralı ihlal ediyor. Diyelim ki bir şirket, pazar araştırması için EOR aracılığıyla bir kişi, satış öncesi teknik destek için başka bir kişi ve müşteri işe alıştırma süreci için üçüncü bir kişi çalıştırıyor. Bu faaliyetleri bir araya getirdiğinizde, satış ve teslimat operasyonunun tüm ön yüzüne sahip olursunuz. Parçalanmayı önleme kuralı bunu tek ve yardımcı nitelikte olmayan bir varlık olarak değerlendirir; bunun sonucunda hazırlayıcı faaliyet istisnası ortadan kalkar.

Temel İşlevleri Yerine Getiren Uzaktan Çalışanlar

Pandemi öncesindeki uygulama ortamından mevcut duruma geçiş oldukça çarpıcı oldu. Daha önce uzaktan çalışanlara karşı rahat bir yaklaşım sergileyen ülkeler, artık uzaktan çalışan kaynaklı PE'yi aktif olarak bir denetim aracı olarak kullanıyor.

Fransa, yabancı şirketlerin çalışanları tarafından düzenli olarak evden çalışılmasını potansiyel bir PE tetikleyicisi olarak değerlendiren özel bir rehber yayımladı. Avustralya, denizaşırı şirketler için Avustralya topraklarından hizmet sunan çalışanların artan sayısını ele almak üzere yaklaşımını 2024-2025 yıllarında güncelledi.

Author's Tip

Vergi idareleri artık OECD’nin Ortak Raporlama Standardı ve otomatik bilgi değişimi çerçeveleri de dahil olmak üzere daha iyi veri paylaşımı mekanizmalarına sahip ve uzaktan çalışan kaynaklı PE durumlarını aktif olarak araştırıyor. Yabancı ülkelerdeki evlerinden çalışan ve idari görevlerin ötesinde işler yapan kişileriniz varsa her biri için PE analizi yapmanız gerekir.

Kayıtlı İşverenler PE Riskine Karşı Nasıl Koruma Sağlar?

Kayıtlı işveren kullanmanın şirketinizi daimi iş yeri riskine karşı koruyabileceği birkaç yöntem şunlardır.

Doğrudan İstihdamdan Hukuki Ayrılık

EOR düzenlemesinin temel dayanağı hukuki ayrılıktır. Yabancı ülkedeki yasal işveren, şirketiniz değil EOR kuruluşudur. Şirketinizin orada doğrudan bir yerel istihdam ilişkisi bulunmaz.

Bu durum bağımlı acente PE'si analizinde önemlidir; çünkü çalışanın yasal işvereni şirketiniz değil, EOR'dur. Teorik olarak çalışan, başka biri tarafından istihdam edildiği için şirketiniz adına "sözleşme akdedemez". Maaşı EOR'dan gelir, iş sözleşmesi EOR ile yapılır ve yasal hakları EOR'a karşıdır.

Yerel Vergi ve İş Kanunlarına Uyum

EOR, ev sahibi ülkedeki ücret vergisi stopajını, sosyal güvenlik katkılarını, yasal çalışan yan haklarını ve iş hukuku uyumunu yönetir. Bu durum PE analizi açısından önemlidir; çünkü bu faaliyetlerin birçoğu şirketiniz tarafından doğrudan yürütülseydi yerel yargı alanıyla idari bağlantılar oluştururdu.

EOR bu yükümlülükleri yönettiğinde şirketinizin ücret vergisi hesapları için kayıt yaptırması, yerel vergi idareleriyle iletişim kurması veya yerel sosyal güvenlik sistemlerinde varlık sürdürmesi gerekmez. Uyum kapsamındaki yükümlülükler size değil, EOR'a aittir.

Bordro ve Yasal Yükümlülüklerin Yönetilmesi

EOR, bağlantı kurulmasına yol açabilecek operasyonel faaliyetleri üstlenir. Yabancı bir ülkede birini istihdam etmek için gerekenleri düşünün: yerel banka hesapları açmak, çalışma makamlarına kaydolmak, istihdam bildirimleri sunmak ve işten çıkarma prosedürlerini yönetmek.

Bu faaliyetlerin her biri şirketinizi ilgili yargı bölgesine bağlar. EOR bunları yönettiğinde, şirketinizin idari varlığı asgari düzeyde kalır. Bu önemlidir; çünkü bazı ülkeler iş yerini, "idari faaliyetlerin yürütüldüğü herhangi bir sabit yer" ifadesini kapsayacak şekilde geniş biçimde tanımlar.

Bağımlı Temsilci İlişkilerinden Kaçınma

EOR'nin sağladığı en değerli iş yeri koruması, bağımlı temsilci statüsünün yapısal olarak önlenmesidir. Çalışan, şirketiniz tarafından değil, hukuken EOR tarafından istihdam edildiğinden, standart bağımlı temsilci analizi temelden değişir.

OECD çerçevesine göre bağımlı temsilci iş yeri, yabancı işletme "adına" hareket eden ve "alışılmış olarak sözleşmeler akdeden" ya da sözleşmelerin akdedilmesinde asli rol oynayan birini gerektirir. EOR istihdam yapısı, şirketiniz çalışanlarının günlük işlerini yönlendirse de hukuki açıdan EOR adına hareket ettiği anlamına gelir.

Ancak bu koruma, çalışanın uygulamada şirketinizin temsilcisi gibi hareket etmemesi halinde geçerlidir. Evrak işlerinin kusursuz olduğu (temiz EOR sözleşmeleri, uygun istihdam sözleşmeleri ve doğru dil) ancak çalışanın davranışlarının farklı bir tablo ortaya koyduğu şirketlerle çalıştım.

İş Yerinin Tetiklenmesinin Sonuçları

Peki, kayıtlı işveren düzenlemeniz gerçekten bir iş yerini tetiklerse ne olur? Sonuçların ve ciddiyet düzeyinin kısa bir özeti şöyle:

Kurumlar Vergisi Yükümlülükleri

Bir iş yeri tespit edildiğinde, ev sahibi ülke bu iş yerine atfedilebilen kârları vergilendirir. OECD Yetkilendirilmiş Yaklaşımı kapsamında iş yeri, ayrı ve bağımsız bir işletmeymiş gibi değerlendirilir. Kârlar, iş yerinin gerçekleştirdiği işlevlere, kullandığı varlıklara ve üstlendiği risklere göre atfedilir.

Bu, ev sahibi ülkenin yalnızca çalışanın maaşını vergilendirmeyeceği anlamına gelir. İş yerinin yarattığı değere göre şirketinizin toplam kârının bir bölümünü iş yerine atfeder. Hizmet işletmeleri açısından bu, insanların ürünün kendisi olması nedeniyle önemli bir vergi yüküyle sonuçlanabilir.

Geçmişe Dönük Vergiler, Cezalar ve Faiz

Vergi makamları yalnızca cari yılı değerlendirmez. Yargı bölgesine ve dolandırıcılık iddiası bulunup bulunmadığına bağlı olarak genellikle 3-7 yıl geriye bakarlar.

Cezalar genellikle ödenmemiş verginin %10-40'ı arasında değişir. Örneğin, bildirilmemiş bir iş yeri tespit eden bir Almanya vergi denetimi, ihmal için %10 veya kasıtlı uyumsuzluk için %25'e kadar ceza ve buna ek olarak yıllık yaklaşık %6 faiz uygulayabilir. 

Örneğin, bir ABD SaaS şirketinin EOR aracılığıyla Birleşik Krallık'a üç satış temsilcisi yerleştirdiğini varsayalım. Bunlardan biri kurumsal anlaşmaları müzakere edip sonuçlandırıyor. HMRC tarafından yapılan bir incelemenin ardından şirket, bildirilmemiş kârlar için üç yılı kapsayan bir iş yeri tespitiyle ve %30 ceza ile faize maruz kalıyor. Toplam yükümlülük: 2 milyon dolarlık atfedilmiş kâr üzerinden 500.000 doların üzerinde. 

Şirket, kendisine bunun "uyumu yöneteceği" söylendiği için EOR yapısının yeterli olduğuna inanıyordu. EOR, istihdamla ilgili uyumu yönetti; ancak iş yeri riski ele alınmamıştı.

Süregelen Uyum Gereklilikleri

Bir iş yeri tespiti, büyük bir vergi yükü ve devam eden yükümlülükler doğurur. Ev sahibi ülkede yıllık vergi beyannameleri vermeniz, yerel bir vergi temsilcisi veya denetçi atamanız, kayıtlı bir ofis adresi bulundurmanız ve iş yeri için ayrı defter ve kayıtlar tutmanız gerekir.

Bu, yerel muhasebe uzmanlığı, hukuki destek ve idari altyapı gerektirir. Pek çok durumda, planlanmamış bir iş yerinin uyum maliyeti bir tüzel kişilik kurma maliyetine yaklaşır.

Çifte Vergilendirme Riskleri

İki ülke aynı geliri vergilendirdiğinde çifte vergilendirme söz konusu olur. Vergi anlaşmaları genellikle yabancı vergi kredileri veya istisnalar yoluyla telafi sağlar. Ancak anlaşma kapsamındaki telafi otomatik değildir ve her zaman sorunsuz işlemez.

Ülkeniz PE bulgusunu tanımıyorsa, iki ülkenin vergi makamları arasında Karşılıklı Anlaşma Usulü başlatmanız gerekebilir. MAP yalnızca iki ülke arasında bir vergi anlaşması bulunduğunda kullanılabilir; bu da anlaşma bulunmayan yargı bölgelerini içeren durumları kapsam dışında bırakır. 

Author's Tip

MAP mevcut olsa bile süreç zorludur. Kendi ülkenizin yetkili makamına bir başvuru hazırlamanız gerekir; bu makam daha sonra diğer ülkenin yetkili makamıyla müzakere eder.

 

MAP davalarının çözüme kavuşturulması ortalama 24-30 ay sürer ve olumlu bir sonuç alınacağının garantisi yoktur. Bu süre boyunca her iki ülkede de vergi borcunuz olabilir; paranız bağlı kalırken, ne zaman veya gerçekten bir vergi indirimi alacağınız konusunda hiçbir kesinlik bulunmaz.

PE'yi Önlemek İçin Bir EOR'un Yeterli Olmayabileceği Durumlar

İşte kayıtlı işvereninizin kalıcı iş yeri oluşturmanızı tetiklemekten sizi korumak için yeterli olmayabileceğini gösteren bazı işaretler. 

Üst Düzey Liderlik veya Ülke Müdürü Rolleri

Strateji belirleyen, bütçeleri onaylayan veya şirketinizi kamuya açık şekilde temsil eden yerel bir çalışan, EOR yapısından bağımsız olarak PE oluşturabilir. Vergi makamları şekilden çok özde değerlendirme yapar. Bir kişi fiilen ülke müdürü olarak görev yapıyorsa, belgelerde onu "bireysel katkı sağlayan çalışan" olarak adlandırmanız değerlendirmeyi değiştirmez.

Test, kişinin şirketi bağlayan bir yetki kullanıp kullanmadığıdır. Harcamaları onaylamak, pazar için stratejik kararlar almak veya şirket adına düzenleyici kurumların ya da sektör forumlarının karşısında konuşmak, şirketinizin pasif bir varlıktan fazlasına sahip olduğunu gösterir.

Tek Bir Konumdaki Büyük Ekip

Eşikler değişiklik gösterir; ancak bir EOR aracılığıyla tek bir ülkede 10 veya daha fazla çalışanınız olduğunda daha sıkı bir incelemeyle karşılaşmayı beklemelisiniz. Büyük bir ekip, yeni pazara süreklilik, operasyonel önem ve kurumsal bağlılık olduğunu gösterir. Tüm bu faktörler PE değerlendirmesinde aleyhinize işler.

Şirketlerin bir EOR aracılığıyla 5-8 kişiyle yıllarca sorunsuz faaliyet gösterdiğini gördüm. Çalışan sayısı çift hanelere ulaştığında vergi makamları soru sormaya başlar. 20 ve üzeri çalışan olduğunda EOR yapısını savunmak çok zorlaşır ve yerel bir tüzel kişilik neredeyse her zaman daha mantıklı hale gelir.

Ülkedeki Temel Ticari Faaliyetler

EOR, işletme yürütmek için değil, istihdam amacıyla tasarlanmıştır. Ürün üretiyor, dağıtım için envanter depoluyor, müşteri hizmetleri merkezi işletiyor veya temel ürününüzü üreten bir geliştirme ekibi çalıştırıyorsanız, muhtemelen bir EOR'un koruma sağlayabileceği sınırları aşmışsınızdır.

Bu faaliyetler bir ülkede çalışan işe almanın ötesine geçer. Bunlar, istihdam yapısından bağımsız olarak çoğu vergi makamının sabit iş yeri PE'si olarak değerlendireceği operasyonel altyapıyı temsil eder.

EOR düzenlemenizin risk altında olup olmadığını belirlemenize yardımcı olacak 5 soruluk bir öz değerlendirme aşağıdadır:

1. EOR tarafından çalıştırılan herhangi bir çalışan, müşterileriniz veya tedarikçilerinizle yapılan sözleşmeleri müzakere ediyor, onaylıyor veya bunları önemli ölçüde etkiliyor mu?
2. EOR tarafından çalıştırılan herhangi bir çalışanın "ülke müdürü", "bölge direktörü" veya bir işlevin "başkanı" gibi bir unvanı var mı?
3. Tek bir ülkede EOR tarafından çalıştırılan 10 veya daha fazla çalışanınız var mı?
4. EOR tarafından çalıştırılan çalışanlardan herhangi biri görevinde 24 aydan uzun süredir bulunuyor mu?
5. EOR tarafından çalıştırılan çalışanlar, başka yerlerdeki operasyonları desteklemek yerine doğrudan gelir oluşturan faaliyetler yürütüyor mu?

Bu sorulardan iki veya daha fazlasına "evet" yanıtı verdiyseniz, nitelikli bir vergi danışmanıyla derhal PE riski incelemesi yapmanızı öneririm.

EOR ve Tüzel Kişilik Karşılaştırması: Karar Çerçevesi

Uluslararası işe alım söz konusu olduğunda, kayıtlı işverenin mi yoksa kalıcı iş yerinin mi işletmeniz için uygun olduğunu belirlemek üzere bu tabloyu kullanın. Kararınızın kalıcı olmadığını ve bir EOR'u geçiş yapısı olarak kullanabileceğinizi unutmayın. 

Sırada Ne Var?

Uluslararası işe alım için mevcut ihtiyaçlarınıza en uygun seçeneğin kayıtlı işveren olduğuna karar verdiyseniz, taahhütte bulunmadan önce ne kadar ödeme yapmanız gerekebileceği hakkında fikir edinmek için kayıtlı işverenin maliyetini incelemeye değer.