Uluslararası Çalışanlara Ücret Ödeme: Eksiksiz Rehber

21. yüzyıl, uluslararası yeteneklere çok kolay bir şekilde ulaşabilmeniz anlamına geliyor.

Ancak yeni bölgeler, uymanız ve bunlara uyum sağlamanız gereken yeni iş yasaları ve gelenekleri anlamına gelir. Uluslararası çalışanlara nasıl ödeme yapacağınızı ve bununla ilişkili zorlukları anlamanıza yardımcı olması için bu kılavuzu kullanın.

Uluslararası Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılır?

Uluslararası çalışanlara ödeme yapma seçenekleriniz, genel istihdam süreçleriyle ilgili ne kadar sorumluluk almak istediğinize bağlıdır. 

Genel olarak beş seçeneğiniz vardır:

1. Süreci şirket içinde yürütmek
2. Yükleniciler kullanmak
3. Yerel bir kuruluşa dış kaynak kullanımı yoluyla devretmek
4. Kayıtlı işveren (EOR) aracılığıyla dış kaynak kullanmak
5. Global bordro hizmeti sağlayıcısına dış kaynak kullanımı yoluyla devretmek

1. Süreci şirket içinde yürütmek

Bazı kuruluşlar, özellikle de büyük kuruluşlar, her yetki alanında ayrı işletme tüzel kişilikleri kullanarak global bordroyu şirket içinde yönetmeyi tercih eder. Bu, 1) birden fazla yetki alanında işletme tüzel kişilikleri kurmak ve 2) bordroyu işleme alacak personeli işe almak anlamına gelir.

Bunun avantajı, bordro sürecinin ve deneyiminin tamamen sizin kontrolünüzde olmasıdır. Ayrıca global bordro yazılımı yardımcı olabilir, ancak bu sürecin karmaşıklığı ve gereken kaynaklar, birçok kuruluşun alternatif yöntemleri tercih etmesine neden olur.

Avantajlar: Daha fazla kontrol ve özelleştirme.
Dezavantajlar: Karmaşıklık ve kaynak gereksinimleri.

2. Yükleniciler kullanmak

Başka bir seçenek de teorik olarak çalıştırılması daha kolay olan yüklenicileri işe almaktır.

Burada dikkat edilmesi gereken tek nokta, yerel makamların yüklenicinizi yasal olarak çalışan olarak sınıflandırması durumunda şirketinizin ödenmemiş vergilerden, geriye dönük ücretlerden ve yan haklardan sorumlu olmasıdır. Ayrıca ek para cezaları da alabilirsiniz.

Avantajlar: Basit ve kolay.
Dezavantajlar: Yine de yerel yasaları ve düzenlemeleri ve kendi ülkenizdeki yasaları ve düzenlemeleri dikkate almanız gerekir.

3. Yerel bir kuruluşa dış kaynak kullanımı yoluyla devretmek

Başka bir seçenek de bordro ve İK görevlerini yerel bir bordro hizmeti sağlayıcısına, İK danışmanlığı şirketine veya PEO'ya dış kaynak kullanımı yoluyla devretmektir. Bu kuruluşlar size yerel uzmanlığa erişim sağlar ve genellikle bir EOR kullanmaktan daha uygun maliyetli bir yöntemdir. Burada dikkat edilmesi gereken tek nokta, bu modeli kullanmak için ülkede hâlâ bir tüzel kişiliğinizin olması gerektiğidir. 

Avantajlar: Yerel uzmanlığa erişim sağlar, ülke içindeki yasal uyumu güvence altına alır ve ihtiyaca göre uyarlanmış destek sunar.
Dezavantajlar: Öncelikle yine de yerel bir tüzel kişilik kurmanız gerekir.

4. Kayıtlı işveren aracılığıyla dış kaynak kullanmak 

Birçok kuruluş, global bordroyu şirket içinde yürütmeye çalışmak yerine süreci bir kayıtlı işverene (EOR) dış kaynak kullanımı yoluyla devreder.

EOR, çalışanları işe almak istediğiniz yetki alanında işveren olarak hareket eder ve bordro gibi tüm idari işlevleri yürütür. Seçtiğiniz yetki alanında bir tüzel kişiliğe ve tüm idari işlemleri sizin adınıza yürütüp yasal uyumunuzu koruyacak uzmanlara sahiptir.

EOR'lar bir aydan kısa sürede kurulmanıza ve işe alım yapmaya başlamanıza yardımcı olabilir.

Avantajlar: Basit, hızlı ve daha az kaynak gerektirir.
Dezavantajlar: Kontrolün azalması ve hizmet bağımlılığı.

Uzman ipucu

Ülkede en az 3 yıldır başarılı bir şekilde çalışan istihdam eden bir EOR seçmeniz tavsiye edilir. Bunu yaparak, “her şeyi görmüş” ve o ülkede birkaç istihdam döngüsünden geçme fırsatı bulmuş bir EOR ile çalışma olasılığınız artar.—Alice Ferretti, Kurucu, HumansR

5. Global bordro hizmeti sağlayıcısına dış kaynak kullanımı yoluyla devretmek

Başka bir seçenek de birden fazla ülkedeki bordro işlemlerini tek bir platformda birleştiren bir global bordro hizmeti sağlayıcısı kullanmaktır. Ancak çalışanların bulunduğu her ülkede hâlâ yerel bir tüzel kişiliğinizin olması gerektiğini unutmayın.

Sağlayıcı, bordro hesaplamalarını, vergi bildirimlerini ve raporlamayı kolaylaştırabilir; ancak yasal işveren olarak hareket etmez. Küresel bir bordro sağlayıcısı seçerken, uyumluluk, sözleşmeler ve yan haklar konusunda hâlâ sorumluluğun size ait olduğunu unutmayın.

Avantajları: Merkezi bordro operasyonları, ülkeler genelinde tutarlı raporlama ve uluslararası ölçekte büyüdükçe artan verimlilik.
Dezavantajları: Her ülkede yerel tüzel kişilikler kurulmasını gerektirir; yalnızca bir veya iki ülkede işe alım yapıyorsanız küresel bordro hizmetlerinin maliyeti yüksektir.

Hangi istihdam seçeneğini tercih etmeliyim?

Seçeneklerden hangisinin sizin için en uygun olduğunu belirlemenize yardımcı olabilecek 5 "en uygun" senaryo aşağıda yer alıyor.

Dış kaynak kullanımıyla yürütülen iki yaklaşım arasında karar veriyorsanız, küresel bordro ile EOR arasında seçim yapma konusuna daha yakından bakmak, uluslararası işe alım yapınıza hangi modelin uyduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Yabancı Çalışanlara Ödeme Yaparken ABD Vergi Yükümlülükleri

ABD merkezli şirketiniz, Amerika Birleşik Devletleri dışında yaşayan ve çalışan kişileri işe alıyor veya onlara ödeme yapıyorsa, ABD vergi yükümlülüklerinizi ve aynı derecede önemli olarak hangi yükümlülüklerin geçerli olmadığını anlamanız önemlidir.

Aşağıda, yabancı çalışanlara ödeme yaparken uyumluluğu korumak için dikkate alınması gereken 4 hususun ayrıntılı açıklaması yer alıyor; ancak önce temel noktaların bir özeti:

1. Çalışma yeri, vergi kesintisini belirler

Yabancı bir çalışan tamamen ABD dışında çalışıyor ve ABD vatandaşı veya ABD'de yerleşik kişi değilse:

• ABD genellikle federal gelir vergisi kesintisi yapılmasını gerektirmez.
• FICA (Sosyal Güvenlik ve Medicare) ile FUTA (Federal İşsizlik Vergisi) da genellikle uygulanmaz.
• Ancak şirketinizin çalışanın ülkesinde aşağıdakiler de dâhil olmak üzere vergi yükümlülükleri olabilir:
  • Yerel sosyal sigorta sistemlerine işveren katkıları
  • Yerel gelir vergisi kesintisi
  • Yabancı vergi makamlarına kayıt

Önemli: Çalışan ABD sınırları içinde herhangi bir iş yapıyorsa veya ABD'li bir kişi (vatandaş ya da yerleşik) ise ABD vergi yasaları uygulanır.

2. Bilinmesi gereken IRS formları

Yabancı gerçek veya tüzel kişileri işe alırken IRS, vergi statüsünü belirlemek ve yanlış bildirimleri önlemek için özel formlar kullanır:

• W-8BEN Formu (gerçek kişiler için) veya W-8BEN-E Formu (tüzel kişiler için):
  • Yabancı çalışanın ABD'li bir kişi olmadığını belgelemek için kullanılır.
  • Yurt dışında yapılan ödemelerde ABD vergi kesintisinden kaçınmaya yardımcı olur.
• 1042-S Formu: Kesinti yapılması gerekiyorsa, yabancı kişilere ödenen ABD kaynaklı geliri bildirmek için kullanılır.
• 1099 Formu: ABD dışında iş yapan yabancı yükleniciler için gerekli değildir; yalnızca ABD merkezli yükleniciler için gereklidir.

3. Yurt dışındaki çalışmalar için ABD bordro vergileri uygulanmaz

Yabancı çalışanlar veya yükleniciler tamamen ABD dışında bulunuyor ve ABD kaynaklı gelir elde etmiyorsa:

• ABD bordro vergilerini kesmenize gerek yoktur.
• İşveren payına düşen Sosyal Güvenlik, Medicare veya işsizlik vergilerini ödemeniz gerekmez.

Ancak yabancı çalışan ABD vatandaşı veya mukimiyse, çalışma konumuna bakılmaksızın, yerli bir çalışan için yapacağınız şekilde vergileri kesmeniz ve ödemeniz gerekir.

4. Kalıcı işyeri (PE) riski

Dikkat edilmesi gereken bir konu, uluslararası çalışanları işe almanın çalışanın bulunduğu ülkede bir “kalıcı işyeri” oluşturabilmesidir; bunun anlamı şudur:

• Şirketinizin o ülkede vergiye tabi bir ticari varlığa sahip olduğu kabul edilebilir.
• Bu durum kurumlar vergisi, KDV veya yerel bordro yükümlülüklerini tetikleyebilir.

Bu riski azaltmak için birçok şirket şunları kullanır:

• Çalışanı yerel olarak istihdam etmek için Kayıtlı İşverenleri (EOR'lar).
• Her ülkedeki kalıcı işyeri eşiklerini anlamak için hukuki danışmanlık.

Uluslararası Çalışanlara Ödeme Yapmanın Maliyetleri

Uluslararası çalışanlara ödeme yapmayla ilişkili maliyetleri değerlendirmenize yardımcı olmak için bunları, her birinin ABD doları cinsinden size yaklaşık ne kadara mal olabileceğini gösteren bir tabloda özetledik.

Uluslararası Çalışanlara Ödeme Yapmanın Zorlukları

Uluslararası çalışanları kullanırken dikkate alınması gereken yedi zorluk şunlardır.

1. Yerel iş ve işveren vergi yasalarına uyum

Her ülkenin çalışanlara nasıl davranılması gerektiğine ilişkin; ücretli izin, ihbar süreleri ve asgari ücret gibi kendi kuralları vardır.

Ayrıca sağlık sigortası veya emeklilik katkıları gibi işveren vergilerindeki payınızı da ödemeniz gerekir.

Konu vergilerden çok, yasal bir işveren olmaktır. Bunu atlamanız halinde davalarla veya iş kurulu cezalarıyla karşılaşabilirsiniz. Bu, hukuk karşısında yasal statünüzü korumanızı sağlar.

bilinmesi önemli

Uzaktan çalışanlar 183 gün kuralını tetikler; herhangi bir ülkede 183 günden fazla kalırlarsa vergi mukellefi sayılırlar. Küresel gelir yerel olarak vergilendirilir. OECD İkinci Sütun artık %15 asgari vergi hesaplamaları için bordronun bulunduğu yeri takip ediyor. Şirketler, çalışanların her gün nerede bulunduğunu belgelemelidir.—Raoul P.E. Schweicher, Yönetici Ortak, MS Advisory

2. Uluslararası ödemeler ve ücretler

Birden fazla para biriminde bordro işlemlerini yürütmek, döviz kuru dalgalanmaları ile bankacılık gereklilikleri ve ücretleri nedeniyle zorlayıcı olabilir.

MS Advisory Yönetici Ortağı Raoul P.E. Schweicher'in vurguladığı gibi, “Ödeme kanalları parçalı ve pahalıdır. Geleneksel SWIFT transferleri 3-5 gün sürer ve ücret olarak %3-4 maliyet oluşturur. Çalışanların anında ödemeye ihtiyacı vardır; ancak bankalar ek belge talep ettiğinde 2-10 gün süren KYC bekletmeleriyle karşılaşırlar.

Ayrıca, FX dalgalanmaları bir gecede bordro maliyetlerinin %12'sini yok edebilir. Çalışanlar, kontrol edemedikleri döviz kuru hareketleri nedeniyle "sabit" maaşları düştüğünde hayal kırıklığına uğrar”.

3. Vergi kesintisi ve bildirim

Yurt dışındaki çalışanlara ödeme yaptığınızda, küresel bordro uyumluluğu, maaşlarından doğru miktarda gelir vergisi ve sosyal güvenlik kesintisi yapılmasını gerektirir.

Bazı ülkeler, çalışanlara yıl sonu vergi formlarını vermenizi de ister. Her şey vergi makamlarının gözüne girmemekle ilgilidir. Bunu yanlış yaparsanız para cezaları veya denetimlerle karşı karşıya kalabilirsiniz.

4. Çalışan sınıflandırması (yüklenici mi çalışan mı)

Birine yüklenici demeniz, yerel yasaların da bunu kabul ettiği anlamına gelmez. Çalışan gibi çalışıyorsa—tam zamanlı, bir yöneticiye bağlı ve sizin araçlarınızı kullanarak—bazı ülkeler bu kişiyi yeniden sınıflandırır.

Amerika Birleşik Devletleri'ndeki kısa süreli bir çalışma, sözleşmeli iş olarak kabul edilebilir; ancak İspanya'da aynı düzenleme, çalışana yönelik tüm korumaların uygulanmasına neden olur.

Bu, geriye dönük ücret, vergi veya hatta yan haklar borçlu olmanız anlamına gelebilir. Bu, uyumlulukla ilgili en yaygın hatalardan biridir. Emin olmadığınızda yerel kuralları kontrol edin veya güvende kalmak için bir EOR kullanın.

5. Veri koruma ve bordro güvenliği

Bordro verileri son derece hassastır—isimler, maaşlar, banka bilgileri ve vergi kimlikleri. Bazı ülkelerde katı veri gizliliği yasaları vardır (Avrupa'daki GDPR gibi) ve bunlara uymanız gerekir.

Verileri güvenli bir şekilde saklamanız ve paylaşmanız gerekir; aksi hâlde yüksek para cezalarıyla karşılaşabilirsiniz. Bu yalnızca hukuki bir risk değil, aynı zamanda bir güven meselesidir. Ekibiniz, bilgilerini güvende tutmanızı bekler.

6. İç sistemlerle entegrasyon

Küresel bordro, bir silo içinde sıkışıp kalırsa iyi çalışmaz. İdeal olarak İK sisteminize, zaman takibine ve finans araçlarınıza bağlanmalıdır. 

Aksi hâlde verileri manuel olarak kopyalamak zorunda kalırsınız; bu da hatalara ve gecikmelere yol açar. İşe alım yaptığınız ülke sayısı arttıkça bu durum daha da zahmetli hâle gelir. Entegrasyon, her şeyin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur.

7. Saat dilimi farklılıkları

Uluslararası çalışanlara ödeme yaparken saat farkları önemlidir; çünkü bordro son tarihleri, banka çalışma saatleri ve resmî tatiller ülkeye göre değişir ve maaş transferlerini geciktirebilir.

Amortisman Hesaplayıcı bünyesinde YMM ve kişisel finans uzmanı olan Kevin Marshall'ın ifade ettiği gibi, “Genel merkez uydu ekibinden on saat dilimi uzakta olduğunda bordro takvimleri nadiren örtüşür. New York'ta öğle saatinde kapanan bir dosyanın Manila'daki banka kesim saati çoktan geçmiştir".

Uluslararası çalışanlara ödeme: 6 adımlı karar verme süreci

Uluslararası bordroyu yönetmek veya küresel yeteneklere nasıl ödeme yapılacağını seçmek birkaç temel değişkene bağlıdır: çalışan sınıflandırması, hukuki altyapı, ekip büyüklüğü, aciliyet ve risk toleransı. 

Bu çerçeveyi kullanarak kendi koşullarınıza göre doğru seçimi yapabilirsiniz.:

1. İşletmenizin ihtiyaçlarını ve hedeflerini değerlendirin

• Coğrafi varlık: Şu anda çalışanlarınızın bulunduğu ve genişlemeyi planladığınız ülkeleri değerlendirin. Yasal ve idari zorluklar ülkeye göre değişir ve bazıları diğerlerinden çok daha karmaşık ve uzun sürelidir.
• Çalışan sayısı: Uluslararası ölçekte kaç çalışanınız olduğunu ve bu sayıdaki öngörülen artışı belirleyin. Bir ülkede 1–2 çalışan işe alıyorsanız, bir EOR veya yüklenici düzenlemesi en basit yol olabilir. Bir ülkede 3–10 çalışan işe alıyorsanız, bu durum bir tüzel kişilik kurmayı ve yerel bir bordro hizmeti sağlayıcısına dış kaynak kullanımı yoluyla hizmet almayı haklı çıkarabilir.
• Ana iş odağı: Bordroyu şirket içinde yönetmenin temel iş faaliyetlerinizden dikkatinizi dağıtıp dağıtmayacağını değerlendirin. 
• Zaman çizelgesi: Hızlı bir şekilde işe alım yapmanız gerekiyorsa ve yerel bir tüzel kişilik kurmak istemiyorsanız, bir EOR hızlı ve uyumlu bir çözüm sunar. Bütçeniz kısıtlıysa ve kısa süreli veya proje bazlı işler için işe alım yapıyorsanız, uyum riski düşük olduğu sürece bir yüklenici düzenlemesi daha mantıklı olabilir.

2. Mevcut kaynaklarınızı değerlendirin

• Uzmanlık: Uluslararası iş hukuku, vergi düzenlemeleri ve bordro işlemleri konusunda gerekli uzmanlığa sahip misiniz veya bu uzmanlığı makul bir şekilde edinebilir misiniz?
• Teknoloji: Uyum güncellemeleri ve diğer sistemlerle entegrasyon da dâhil olmak üzere, farklı ülkelerde bordroyu yönetmek için gerekli teknolojiye sahip olup olmadığınızı değerlendirin.
• Bütçe: Şirket içi bir süreç oluşturmanın ve sürdürmenin maliyeti ile dış kaynak kullanımı ücretleri de dâhil olmak üzere finansal etkileri değerlendirin.

3. Artıları ve eksileri değerlendirin

• Kontrol ve özelleştirme: Şirket içi işlemler size daha fazla kontrol ve potansiyel olarak daha fazla özelleştirme seçeneği sunar; bu da karmaşık bordro ihtiyaçlarınız varsa değerlidir.
• Ölçeklenebilirlik: Bir EOR veya bordro hizmetine dış kaynak kullanımı, özellikle yeni pazarlarda, işletmenizin büyümesine daha kolay uyum sağlayabilir.
• Risk yönetimi: Dış kaynak kullanımı, uyumsuzluk riskini ve yasal cezaların yükünü azaltabilir.

4. Uzun vadeli stratejik uyum

• Maliyet: Dış kaynak kullanımı başlangıçta daha pahalı görünebilir; ancak cezalardan kaçınarak ve uzman personele duyulan ihtiyacı azaltarak uzun vadede daha uygun maliyetli olabilir.
• İş stratejisi: Seçiminizi genel iş stratejinizle uyumlu hâle getirin. Hızlı uluslararası genişleme bir hedefse, dış kaynak kullanımı veya yüklenicilerden yararlanmak ihtiyacınız olan çevikliği sağlayabilir.

5. Teklif isteyin ve gerekli incelemeleri yapın

Birden fazla EOR ve küresel bordro hizmeti sağlayıcısından ayrıntılı teklifler isteyin. Maliyet ve itibarın yanı sıra dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Yerel uzmanlık
• Şeffaf fiyatlandırma
• Doğru işveren yükü hesaplamaları
• Müşteri desteği düzeyi
• Uzun vadeli ölçeklenebilirlik
• Ortağa bağlı ve kendi tüzel kişiliğine sahip sağlayıcılar (ikincisi önerilir).
• Referansları ve değerlendirmeleri kontrol edin.

6. Karar verin 

Uyumluluktan ve operasyonel verimlilikten ödün vermeden bordroyu şirket içinde yönetme kapasitenize ve her seçeneğin uzun vadeli iş hedeflerinizi ne ölçüde desteklediğine dayanarak karar verin.

Uluslararası Çalışanlara Ödeme Yapmak İçin En İyi Uygulamalar

Tek başınıza ilerlemeye ve süreci şirket içinde yürütmeye karar verirseniz, size yol gösterecek bazı en iyi uygulamalar şunlardır:

1. Yerel yasalardaki güncellemeleri takip edin

Her ülkedeki yerel istihdam yasaları, vergi düzenlemeleri ve bildirim gereklilikleri konusundaki bilginizi sürekli olarak gözden geçirin. 

Safeguard Global CPO'su Katherine Loranger'ın önerdiği gibi, “Yıllık değil, aylık incelemeler yapın. Sınıflandırmaları proaktif olarak doğrulayın: Uzaktan çalışma öncelikli modellerin yükselişiyle birlikte, yanlış sınıflandırma riskinde artış gördük.

Uluslararası ölçekte yükleniciler işe alıyorsanız, risk modelinizin bordro başlamadan önce bölgesel hukuk uzmanları tarafından incelendiğinden emin olun.”

Benzer şekilde, Gold IRA Companies bünyesinde CPA ve vergi danışmanı olan Ashley Akin, “En az 12 ila 18 ay sonrasını kapsayan bir uyumluluk takvimi oluşturun ve yeni kurallar geldiğinde iş akışlarını ayarlamak için zaman bırakın. Bu, son dakika hatalarının önlenmesine yardımcı olur ve uluslararası bordro yönetimini çok daha kolay hale getirir.” tavsiyesinde bulunuyor.

uzman önerisi

Sanal veya hibrit iş gücüne sahip şirketlerde, çalışanların gerçekte nerede çalıştığını takip etmek için net bir sürecimizin olmasını sağlıyorum; çünkü bu, tabi oldukları eyalet veya yerel verginin belirlenmesini sağlar.— Lee Baldwin, Yönetilen Hizmetler Başkanı, Pay Check Limited

2. Teknolojiden yararlanın

Birden fazla para birimini, dili ve düzenleyici ortamı yönetebilen gelişmiş bordro yazılımları kullanın. 

Teknolojinin ölçeklenebilir olduğundan ve diğer İK ile muhasebe sistemleriyle entegre olabildiğinden emin olun. Daha küçük kuruluşlar bu ihtiyaçlarını küçük işletmeler için geliştirilmiş küresel bordro yazılımı ile karşılayabilir.

uzman önerisi

İşçilerin ödeme para birimini seçmesi ve maaş bordrolarını indirmesi için manuel olarak yeniden veri girişi yapılmasını ortadan kaldırmak ve self servis portallarını kullanıma sunmak amacıyla İK bilgi sistemini (HRIS) > küresel bordro > muhasebe şeklinde bağlayın. Örneğin, fonların en geç 2 gün içinde çalışanın hesabında bulunmasını sağlayacak hizmet düzeyi anlaşmaları belirleyin.—Raoul P.E. Schweicher, MS Advisory Yönetici Ortağı

3. Teknolojiye fazla güvenmeyin

Akin'in vurguladığı gibi, “Bordro yazılımı faydalıdır ancak kusursuz değildir. Hesaplamaları ve yerel kesintileri yönetebilir, ancak manuel kontroller yine de gereklidir. Güncel olmayan vergi kimlikleri, hatalı adresler veya süresi dolmuş izinlerle ilgili GDPR sorunları gibi durumları yakalamak için üç aylık denetimler yapılmasını öneriyorum”.

4. Açık politikalar yazın

Marshall'ın vurguladığı gibi, “Politikalar da yazılım kadar önemlidir. Dönüşümlerin nasıl ve ne zaman gerçekleşeceğini, kur dalgalanmalarının maliyetini şirketin mi yoksa çalışanın mı üstleneceğini ve yan hak kesintilerinin nasıl uygulanacağını yazılı olarak belirtin. 

Bu belgenin arkasındaki yasalar değişmeye devam ettiği için, tedarikçi sözleşmelerini gözden geçirdiğiniz şekilde belgeyi de yılda iki kez gözden geçirin”.

5. Düzenli denetimler ve mutabakatlar

Bordronun uluslararası olup olmamasından bağımsız olarak, doğruluğu ve uyumluluğu güvence altına almak için düzenli bordro denetimleri gerçekleştirmek iyi bir uygulamadır.

uzman önerisi

Gelir istisnalarını desteklemek için her yetki alanında çalışılan günlere ilişkin defterler tutun; bunun için İkinci Sütun düzenlemelerini kullanın. Vergi ortamları hızla değiştiği için üç ayda bir gözden geçirin.—Raoul P.E. Schweicher, MS Advisory Yönetici Ortağı

6. Etkili iletişim

Bordro konularıyla ilgili olarak çalışanlarınızla açık ve net iletişim kanallarını koruyun. Buna, tüm kesintileri açıkça açıklayan ayrıntılı maaş bordroları sağlamak ve bordro sorularına hızlı yanıt vermek dahildir.

Akin'in belirttiği gibi, “Müşterilerime her çalışanın banka bilgilerini, vergi mukimliğini ve adresini önceden teyit etmelerini, ardından da üç ayda bir gözden geçirmelerini tavsiye ediyorum.

Bu, başarısız ödemeler veya vergi formu gecikmeleri gibi son dakika sorunlarını önler. Vergi kuralları değişirse, çalışanların net ücretleri değiştiğinde şaşırmamaları için bunları açık ve erken bir şekilde açıklayın.”

7. Döviz kuru riskini sistematik olarak yönetin

Çalışanlara yabancı para birimleriyle ödeme yapıldığında ve döviz kuru dalgalanmalarından kaynaklanan sürprizlerden kaçınılmak istendiğinde, döviz kuru riskinden korunma uluslararası bordro için en iyi uygulamalardan biri olarak kabul edilir.

Özellikle bordroyu USD gibi tek bir para biriminden yönetiyorsanız bütçeleme, maliyet kontrolü ve tutarlı ödemeler konusunda yardımcı olur. 

Yaygın yöntemler arasında vadeli sözleşmeler, çok para birimli hesaplar veya sabit döviz kurları sunan platformlar yer alır. Ancak ödemeleriniz düşük hacimliyse veya ara sıra yapılıyorsa, riskten korunmanın karmaşıklığı buna değmeyebilir. 

Bordro maliyetleri yüksek olduğunda veya değişken döviz piyasalarına dayandığında en faydalı yöntemdir.

uzman ipucu

Başka bir akıllı hamle de Wise Business veya Revolut gibi hizmetlerin çok para birimli hesaplarından yararlanmaktır. Bu hesaplar yerel para birimlerinde para tutmanıza ve ödeme yapmanıza olanak tanıyarak döviz işlemi ücretlerini büyük ölçüde azaltır.—Josh Katz, Kurucu, Josh Katz CPA

8. Merkezi raporlama

Merkezi küresel bordro raporlaması bir en iyi uygulamadır; çünkü tüm ülkelerdeki bordro maliyetlerini, vergi yükümlülüklerini ve çalışan sayılarını tek bir görünümde sunar, bütçeleme, uyumluluk takibi ve yönetici raporlamasına yardımcı olur. 

Örneğin Brezilya, Almanya ve Japonya'daki sağlayıcılardan ayrı elektronik tablolar almak yerine, tüm bordro verilerini tek bir gösterge tablosunda görüntüleyebilirsiniz.

Zamandan tasarruf sağlar, hataları azaltır ve daha iyi karar vermeyi destekler. Bununla birlikte, iyi çalışması için genellikle entegre sistemler veya küresel bir bordro sağlayıcısı gerekir.

Uzman ipucu

Her yerel resmî tatili ve her sağlayıcının ihtiyaç duyduğu hazırlık süresini gösteren ortak bir takvim oluşturun. Bu takvimi İK sistemi ile muhasebe defteri arasındaki entegrasyonla birleştirdiğinizde, manuel tuşlama hatalarının yaşanma ihtimali büyük ölçüde azalır.—Kevin Marshall, CPA ve kişisel finans uzmanı, İtfa Hesaplayıcı

9. Sorumluluğu asla dışarıya devretmeyin

Son olarak Loranger'ın tavsiyesi şu: “Sorumluluğu asla dışarıya devretmeyin. Bir EOR kullanıyor veya bordroyu şirket içinde yönetiyor olsanız da, şirket içinde birinin uyumluluk bilgilerini sahiplenmesi gerekir.”

10. Bir  “saat dilimi kuşkucusu” belirleyin

Marshall'ın önerdiği gibi, bordro ekibinde tek görevi her çalıştırmadan önce seçilen tarihin sürece dahil olan her ülkede gerçekten var olup olmadığını sormak olan birini belirleyin. Farkında olmadığınız bir hafta ortası ulusal tatiliyle karşılaşana kadar bu önemsiz görünebilir.

11. Şifreli kanallar ve iki faktörlü kimlik doğrulama kullanın

Yine Marshall'ın önerdiği gibi, “Tüm bordro verilerini şifreli kanallar üzerinden gönderiyor ve bunları faaliyet gösterdiğimiz ülkeler arasındaki daha sıkı standardı karşılayan sunucularda saklıyoruz. 

Her yerde iki faktörlü kimlik doğrulama kullanın, bordro verilerine erişen tüm tedarikçiler hakkında geçmiş araştırması yapın ve şirket içindeki erişimi mümkün olan en dar grupla sınırlandırın. İnsanlar ek giriş adımı konusunda söylenecektir. Bir kimlik avı girişimi bu sayede başarısız olduğunda söylenmeyi bırakırlar”.

People Managing People bültenine abone olun

Uluslararası bordro ve yetenek yönetimi hakkında daha fazla tavsiye için İK ve işletme liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde gelişmenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alırsınız.