Hibrit Çalışma Ortamı İçin Toplantıları Uyarlamak

Deşifreyi okuyun:

Podcast’lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak yapmayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru olmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Jean Bays: Hatta şunu bile söyleyebilirim: Bu toplantı odasında doğru teknoloji mevcut değilse, herkesin toplantı yapmak için ekranlarının karşısında oturması, herkes için değerli olacak bir toplantı gerçekleştirmek açısından daha iyidir.

David Rice: İnsanları Yöneten İnsanlar podcast’ine hoş geldiniz. Daha iyi bir çalışma dünyası kurma ve mutlu, sağlıklı ve üretken iş yerleri oluşturmanıza yardımcı olma misyonuyla yola çıktık. Ben sunucunuz David Rice.

Bugünkü konuğum Jean Bays. Kendisi Neat’te İnsanlardan Sorumlu Genel Müdür. Hibrit çalışma ortamındaki toplantılar, modern toplantı deneyimi ve çalışanların bu toplantılardan neler bekleyebilecekleri ve beklemeleri gerektiği hakkında konuşacağız.

Jean, hoş geldin!

Jean Bays: Beni davet ettiğin için teşekkürler David.

David Rice: Öncelikle bize biraz kendinden, Neat’teki görevinden ve bugün bulunduğun noktaya nasıl geldiğinden bahseder misin?

Jean Bays: Elbette. Pek çok komik aksan duyacaksınız. Aslında Almanım ve yaklaşık 17 yıldır Birleşik Krallık’ta yaşıyorum. 25 yıldır her zaman insan kaynaklarıyla ilgili görevlerde bulundum. İnsan kaynakları konusunda, ya da artık adlandırdığımız şekliyle insan organizasyonu konusunda, çok tutkuluyum.

Neat ise yaklaşık iki yıldır birlikte olduğum, merkezi Norveç’te bulunan bir teknoloji şirketi. Ekibimle birlikte insan departmanının başındayım. Toplamda, Neat çalışanlarımız olarak adlandırdığımız ekip arkadaşlarımıza baktığımız 24 ülke bulunuyor. Dolayısıyla pek çok zaman diliminde faaliyet gösteren, oldukça uluslararası bir görevim var.

Bu görev pek çok sanal toplantıyı ve alanı kapsıyor. Evet, ben buyum ve burada olmaktan mutluyum.

David Rice: Çok güzel. Evet, seni konuk ettiğim için mutluyum; çünkü daha fazla şirket toplantılarını nasıl gerçekleştireceklerini düşünürken küresel bir zorlukla karşı karşıya kalıyor, değil mi?

Sohbete, toplantıları düşündüğümüzde son birkaç yılda nasıl değiştikleri ve değişen çalışma modellerinin toplantılar üzerindeki etkisiyle başlamak istiyorum. Sence 2020’deki toplantıları görüş ve deneyimleme biçimimizle bugünkü arasında en büyük değişimler neler?

Jean Bays: Hepimizin bildiği gibi en büyük değişim 2020’de yaşandı. Bence çoğumuzun bir toplantıya, bir toplantı odasına dahil olması, belirli projelerde yer alması; toplantıya uçakla ya da seyahat ederek gelmesini, etki yaratmasını, söz sahibi olmasını ve bir proje ekibinin parçası olmasını gerektiriyordu.

Ve bence hepimiz oldukça hızlı bir şekilde bunu değiştirmemiz gerektiğini öğrendik; aksi takdirde şirketleri yönetemez ve projeleri yürütemezdik. Büyük bir değişime zorlandık ve itiraf etmeliyim ki bu çok rahatsız edici hissettirdi. Sanırım pek çok kişi, bir toplantı odasında bulunmamaya, bütün bunları Zoom üzerinden yapmaya ve tüm gün bir ekranın karşısında oturmaya aşinadır.

Ama buna zorlandık. Bunun sonucunda, toplantılarda herkesin aşağı yukarı kendini dahil hissedebilmesini sağlayan bazı teknikler ve davranışlar geliştirildi. Odada bulunmadığınızda nasıl etki yaratacağımızı hâlâ öğreniyoruz. Bu iyi yönde, bazen de iyi yönde olmayan, muazzam bir değişimdi; çünkü bu konuda hiç şüphe yok.

Çalıştığım şirket için söylediğimi düşünmeyin; hiç şüphe yok ki yüz yüze toplantı hâlâ iletişim kurmanın en iyi yolu. Ancak teknolojinin ve toplantılardaki belirli davranışların gelişmesiyle, seyahat etmek zorunda kalmadan harika ilerlemeler kaydettiğimizi düşünüyorum. Önceki görevimde yalnızca bir toplantıya katılmak için Londra’dan San Francisco’ya 24 saatliğine uçardım. Karbon ayak izini, zamanı ve tüm bunları bir düşünün.

Evet, muazzam bir değişim. Çok heyecan verici. Aslında karşı karşıya olduğumuz şey gerçekten çok heyecan verici.

David Rice: Evet, sanırım pandemi 2020’de başladığında ilk başta herkes Zoom kullanıyordu. Sonra tüm bu diğer araçların ortaya çıktığını görmeye başlamamız belki bir yıl sürdü. Bunun gerçekten büyüleyici olduğunu düşünüyorum.

Neat de bu alanda; bunu bu şekilde yapmamız için duyulan ihtiyaçtan doğdunuz. Tüm bu farklı araçlar aracılığıyla yaratılan farklı deneyimleri görmek ilginç.

Jean Bays: Farklı araçlar var ve şunu söylemeliyim: Teknoloji konusunda… Zoom dediğim için özür dilerim, ama sanırım 2020’de bir marka hâline geldi.

David Rice: Hayır, her yerdeydi.

Jean Bays: O zamanlar Zoom vardı, başka hiçbir şey yoktu. Ama elbette insanları dahil etmek, onları bir araya getirmek ve bu günlerde şirketlerin başarı öyküsünde üzerlerine düşen rolü oynamalarını sağlamak için pek çok teknoloji ve platform var; üstelik bu yalnızca bir toplantı odasında ya da sanal toplantı odalarında gerçekleşmiyor.

David Rice: Çalışmanın geleceğini düşündüğümüzde, hibrit deneyim ve bunun çalışanlar için ne anlama geldiği üzerine çok fazla kafa yoruluyor. Kapsayıcılıktan bahsettin. Hibrit bir ortamda toplantıları düşündüğümüzde, beklentilerin görgü kuralları ve tüm bu konularda oldukça yüksek olduğu günümüzde, toplantıları iyi bir şekilde gerçekleştirmenin en büyük zorluğu sence nedir?

İyi bir hibrit toplantı yapmanın en büyük zorluğu nedir?

Jean Bays: Öncelikle farkındalığa dikkat çekmek istiyorum. Farkındalık, çok küçük bir şeyle başlayabilir: Bir toplantı odasındaysanız ve insanlar teknolojilerini kullanarak sanal olarak katılıyorsa, bu insanların tüm küçük sohbetler, kahkahalar ve benzeri şeyler için odada olmadıklarının farkında olmak.

Aslında kısa süre önce üç aylık iş değerlendirmelerimizi yaptık ve örneğin CEO’muzun, “Hey arkadaşlar, bu toplantı odasında olmayan üç kişi olduğunun farkında olun” demesini harika buldum. Hepimiz bunun farkında olalım, kapsayıcı olalım ve düşünceli davranalım. Bu küçük bir şey ama bence hâlâ en büyük zorluk, sanal olarak katılan insanların kendilerini toplantının bir parçası gibi hissetmemeleri, görülmemeleri. Biz de bunun üstesinden gelmeye çalışıyoruz.

Bu günlerde, örneğin her konuşmacıyı yakınlaştırıp uzaklaştırabileceğiniz harika teknolojiler mevcut. Böylece meslektaşınızın yüz ifadelerini, onayını, itirazını, küçük baş hareketlerini ve küçük seslerini görebildiğiniz için onun yanında oturuyormuşsunuz gibi hissediyorsunuz.

Doğru yönde atılan büyük bir adım 2020’den önce, hatta daha da önce geldi. Sanal bir toplantıda biri konuşmaya başladığında diğer tüm sesler kesilirdi. Bugün doğru teknolojiyle bu artık bir sorun değil. İngilizlerin kibar söyleyiş biçimiyle ifade edersek, devam eden tüm sohbeti susturmadan birbirinizin sözünü kibarca kesebilirsiniz.

Hibrit toplantılarda da bence çok önemli olan bir şey var: Örneğin ev ofisinizde bir MacBook’un başında oturuyor olmanız önemli değil. Toplantı odasında doğru teknoloji sağlanırsa, ev ofisinizde binlerce dolarlık video teknolojisine sahip olmasanız bile bu kapsayıcılığı yaratabilirsiniz.

Yani mesele, alıcı tarafta da teknolojinin insanların toplantıya dahil olduklarını hissetmelerine ve etki yaratmalarına ne kadar yardımcı olabileceği. Dışarıdaki şirketler için bu kesinlikle önemli. Herkes merkez ofislerde ya da büyük ofis düzenlerinde insanlara ne sağlanacağı konusunda doğru dengeyi bulmaktan bahsediyor.

Her zaman şunu akılda tutmak gerekiyor: Bu toplantıya katılanların yüzde 50’si sanal olursa ne olacak? Orada bulunmayan insanlar için iyi bir deneyim yaratmak ve onları dahil etmek amacıyla teknoloji açısından ne kadar imkân sağlayabiliriz? Hibrit benim için bu demek. Bugün pek çok kişi bu kelimeyi sevmiyor biliyorum ama günün sonunda bu hibrit bir çalışma biçimi.

Başka bir kelime düşünemiyorum. Elbette çalışanlarınıza seçenekler sunmak önemli; ancak seçenek sunduğunuzda, ofiste olmayan insanların da görünür olabileceği şekilde bunu mümkün olduğunca akıcı ve ayrıcalıklı hâle getirmelisiniz. Benim için zorluk bu. Ancak her gün bunun üstesinden gelmeye çalışan harika sağlayıcılar olduğunu düşünüyorum. Evet.

David Rice: Kısa süre önce uzaktan çalışma deneyimi tasarımcısı olan biriyle bu konu hakkında konuşuyordum. Bana, uzaktan çalışanlar için kapsayıcı bir kültür oluşturmak istiyorsanız, ofiste olsun ya da olmasın herkesin Zoom’da ya da hangi toplantı platformunu kullanıyorsanız orada bulunması gerektiğini söyledi.

Nereden geldiğini ve bunun doğası gereği kapsayıcılığa nasıl yardımcı olabileceğini anlıyorum. Ancak çok sayıda insan ofislere dönüyorken bunun sürdürülebilir olmayabileceğini de düşünüyorum. Ofisteki insanların bunun biraz gereksiz olduğunu hissetmeye başlayabileceklerini, sonunda ofistekilerle diğerleri arasında daha fazla bölünme yaratabileceğini ve insanların toplantıya bazı kişileri davet etmeyi bırakabileceğini düşünüyorum. Sen ne düşünüyorsun?

Jean Bays: Evet, bunu tamamen anlayabiliyorum; çünkü önceki hayatımda “Bu toplantıya neden davet edilmedim?” diye düşündüğüm durumlar oldu. Sonra “Çok üzgünüz ama video konferansı başlatmak için bilişim teknolojileri ekibinden kimse müsait değildi” dediler. Bugün muhtemelen artık böyle bir durum yaşanmıyor, çünkü bu görüşmeyi başlatmak çok daha kolay.

Ama buna vereceğim cevap şu: Öncelikle, bu düşüncenin arkasındaki yaklaşımı tamamen anlıyorum. Hatta bu toplantı odasında doğru teknoloji mevcut değilse, herkesin ekranlarının karşısında oturmasının ve herkes için değerli bir toplantı yapmasının daha iyi olduğunu söylerim. Ancak şimdi geleceğe baktığımızda, insanların yuvarlak bir masada oturduğu durumlarda bile her yüzü yakınlaştırıp uzaklaştırabileceğiniz bir teknoloji var.

İnsanların artık bu çabayı göstermesi gerekmiyor. Çünkü ister inanın ister inanmayın, pek çok kişi için masanın sonunda bulunan bir kameraya doğru bakmak ve sonra orada olup bitenleri izlemek bile çaba gerektiriyor. Bu nedenle bir masanın etrafında rahatça oturup sohbet edemeyeceklerini hissediyorlar.

Doğru teknolojiyle, bu çabayı göstermek zorunda kalmadığınızda ve ofis dışındaki meslektaşlarınız gerçekten tek tık uzağınızda olduğunda, işler çok daha kolaylaşıyor. Toplantı odasına büyük teknolojik sistemler kurmanız ve dünyanın dört bir yanından insanları aramanıza yardımcı olmak için bilişim teknolojileri ordusunun etrafınızda toplanması gerekmiyor.

Toplantı odasındaki insanlar için bunu ne kadar kolaylaştırırsanız, bence insanlar o kadar az rahatsız olur. Aksaklık yaşamazlar, tek bir yöne bakmadan oturabilirler ve her şey daha kapsayıcı hâle gelir. Bence gelecek bu. Ancak bunu tamamen anlıyorum; pandemiden yeni çıktığımızda “Toplantı odasında dört kişi var, geri kalanımız sanal olarak katılıyor” yaklaşımının büyük bir hayranı değildim. Bu yüzden aslında insanlardan evde kalmalarını, ev ofisi günlerini kullanmalarını ve Zoom’da bulunmalarını istedik; çünkü aksi takdirde bir toplantıyı gerçekleştiremiyorduk.

Gelecek için seçenekler var ve bunlar gerçekten harika. İnsanların büyük bir çaba göstermesine gerek kalmadan çok kullanışlı bir araç gibi hissettirecek. Böylece “Belki de Londra’daki Gene’i bu toplantıya davet etmemeliyiz” diye düşünmeyecekler. Evet.

David Rice: Lojistik kesinlikle daha karmaşık hâle geldi.

Sence çalışanların toplantılara yönelik beklentileri değişiyor mu? Hepimiz, bahsettiğin gibi, inanılmaz teknolojilerle çevriliyiz ve aslında bunlarla kişisel hayatımızda da çevriliyiz, değil mi? Sanal gerçeklik, artırılmış gerçeklik, metaverse ve insanların kullanımının giderek yaygınlaştığı tüm bu şeyleri görüyoruz.

Hepimiz geleceğin nasıl görüneceğine dair Hollywood görüntüleriyle yetiştik diyebilirim. O hâlde hepimizin toplantılarımızın nasıl hissettirdiğini ve göründüğünü derinlemesine inceleyip biraz denemeler yapmasının zamanı geldi mi?

Jean Bays: Hatırlarsanız, pandeminin en başında bu teknoloji çok daha fazla kullanılmaya başlamıştı. Sanırım o dönemde, insanların yaklaşık yüzde 80’inin yüzünü göstermediği ekip toplantılarını hatırlayan pek çok kişi vardır. Kameralarını tamamen kapatırlardı; yalnızca bazen küçük bir ses çıkarırlardı ya da buna benzer şeyler olurdu.

Sonra elbette, hepimizin o küçük araçları hatırladığı bir dönem geldi; örneğin küçük kedili filtre ve benzerleri. Bu gerçekten bir trende dönüştü. Ancak geleceğe baktığımızda insanların bekleyeceği şeyin ya da bizim derinlemesine incelememiz gereken konunun çalışma biçimimiz olduğunu düşünüyorum.

Bence insanlar şirket yönetimlerinin yeni bir çalışma biçimini benimsemesini ve tanıtmasını bekliyor. Büyük platformların geliştirdiği şeylerin çoğu aslında ofisin diğer tarafına gidip kahve makinesinin başında kısa bir sohbet etmek yerine, Microsoft Teams veya Zoom gibi platformlarda tek bir tıklamayla “Müsait misin, hızlıca sohbet edebilir miyiz?” hissi veren anlık bir toplantı yapabilmeniz.

Bence gelecek gösterişle ya da bunu nasıl daha şaşaalı hâle getireceğimizle ilgili değil; iletişim kurma pratiğiyle ilgili. Hızlı bir kontrol görüşmesi mi? Ben ekibimle bunu yapıyorum. Bazen sabahları kısa bir kontrol görüşmesi yapıyorum. Birisi müsaitse harika, hızlı bir görüşme için müsait değilse bu da gayet normal.

Bir ofiste nasıl olurdu? Bir ofiste oturuyor ve bir şey üzerinde çalışıyor olsaydım, müsait olmadığımı bu kişiye bildirirdim. Soruna cevap veriyor muyum bilmiyorum ama gelecekte bunu pratik açıdan biraz böyle hayal ediyorum. Yani konu daha çok davranışlarımız, nasıl iletişim kurduğumuz ve neyin kabul edilebilir olduğu.

Bunun etrafında biraz disiplin oluşturarak bunu yeni bir şekilde tanımlamamız gerekiyor.

David Rice: Gitmeden önce her zaman yapmayı sevdiğim iki şey var. İlki, insanlara seninle nereden iletişim kurabileceklerini ve neler yaptığın hakkında daha fazla bilgi edinebileceklerini anlatman için sana fırsat vermek.

Jean Bays: Benimle iletişim kurmak için web sitemize gidebilirsiniz. Adresimiz neat.no. NO, Norveç’in kısaltmasıdır. Orada benim profilimi de bulabileceğiniz bir şirket profili var. Bu profil sizi doğrudan LinkedIn profilime yönlendirecek. Ancak özel sorularınız varsa ya da daha fazla bilgi edinmek isterseniz e-posta üzerinden de iletişim kurmaktan memnuniyet duyarım.

Web sitemize gidin; orada benim profilimi ve LinkedIn profilimi de bulacaksınız. Fikirleri tartışmaktan, paylaşmaktan veya nerede olursanız olun sizden haber almaktan büyük mutluluk duyarım. Evet, bana ulaşmanız yeterli.

David Rice: Son olarak podcast’te küçük bir geleneğimiz var: Bana bir soru sorma fırsatını sen buluyorsun. Sözü sana bırakmak istiyorum.

Bana istediğin her şeyi sorabilirsin. Bunun bu konuyla ilgili olması gerekmiyor.

Jean Bays: Bu gerçekten çok güzel. David, sektör uzmanlarıyla konuşuyorsun ve çok ama çok fazla şey duyuyor olmalısın. Senin için, yalnızca senin açından soruyorum: Tercih edilen işveren hakkında konuştuğumuzda ne düşünüyorsun? Bence hepimiz parklar, ofis ortamları, hibrit çalışma ve her yerden çalışma konusunda ödevimizi iyi yaptık.

Çok şey yaptık. Geçen yüzyıl boyunca çok şey gerçekleştirdik. Peki şirketlerin gelecekte tercih edilen işveren olmak için neye odaklanması gerektiğini düşünüyorsun? Görebildiğin gizli bir trend var mı? “Bence tercih edilen işveren olmak için odaklanmanız gereken şey bu” diyeceğin bir konu var mı?

David Rice: Bence bu konu becerilerle ilgili. Çünkü geleneksel olarak becerilerimizi geliştirdiğimiz pek çok şeyi, çok daha hızlı yapabilen bir şeye devrettiğimiz bir dönemdeyiz ve sonunda bunları aynı seviyede yapacak. Değil mi? Bu nedenle düşünmemiz gereken şey şu: İş yerinde insan olmak ne anlama geliyor?

İnsanların özellikle ne getirmesini istiyorsunuz? Sonra da onlara yardımcı olun. Bence şirketlerin çok daha fazla destek sunması gerekecek. Beceri edinme işini çalışanın kendi başına çözmesini bekleyemezsiniz. Onlara yol göstermeniz, yolculuğun nasıl göründüğü konusunda onlarla iletişim kurmanız ve oraya ulaşmalarına nasıl yardımcı olacağınızı belirlemeniz gerekiyor.

Çünkü bundan 30 yıl sonra iş sahibi olmanın aslında yalnızca bir tercih olduğu bir dünyada yaşamamız mümkün. İnsan olarak yaptığımız şey, günümüzün bir değer taşımasını gerektiriyor. Değil mi? Elbette her zaman insanlar tarafından yapılacak işler olacak.

Ancak özellikle bilgi ekonomisinin ve bu işlerin geleceğini düşündüğümde, mesele vazgeçilmez insani değerin ne olduğunu bulmak olacak. İnsanları bunlar konusunda nasıl eğitirsiniz? Sanırım geleneksel görevlerden ve iş profillerinden uzaklaşmamız gerekecek.

Bu, “Bu kişi bu duruma hangi becerileri getirebilir ve onu benzersiz nitelikte kılan şey nedir?” sorusuna dönüşecek. Bence bu, büyük denemelerin ve bazı korkunç başarısızlıkların yaşanacağı bir alan olacak. Ancak çok sayıda başarı da elde edilecek ve bu süreçte bizim için neyin işe yaradığını bulacağız.

Bence bazı sancılar yaşanabilir ama bu sürecin bir parçası. Evet, benim söyleyeceğim bu.

Jean Bays: İlginç. Bunun için teşekkürler. Söylediklerin bana, örneğin yeni beceriler ve bilgiler geliştirmek için geçmişte yaptığımız görev rotasyonları hakkında bazı düşünceler verdi.

Evet, geçmişte bile bazı dersler çıkardık. Ancak genel olarak çok faydalıydı. Evet.

David Rice: Bu, yürütülebilecek harika bir deney, biliyorsun. Pekâlâ, teşekkürler Jean. Programa katıldığın için gerçekten minnettarım. Güzel bir sohbetti.

Jean Bays: Teşekkürler. Teşekkürler David.

David Rice: Pekâlâ dinleyiciler, bir dahaki sefere kadar. Bültenimize henüz kaydolmadıysanız, peoplemanagingpeople.com/subscribe adresine gidip kaydolun; bir dahaki sefere görüşürüz.

O zamana kadar biraz güneşin tadını çıkarın. Sanırım güneş her yerde açıyor. Şortlarınızı giyin ve dinlenmek için bir su kenarı bulun.