Uzaktan Çalışma Ortamında Doğru Şekilde İşe Alıştırma Nasıl Yapılır? (EddyHR’den Jordan Boogaard ile)

 

Transkriptin tamamını okuyun:

Podcast’lerimizi bir yazılım programı kullanarak yazıya dökmeyi deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru olmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Jordan Boogaard

Bir lideri düşündüğümde aklıma gelen ilk şeyin, güvenebileceğiniz biri olduğunu söylerdim; güvenebileceğiniz, örnek alabileceğiniz ve kendisi gibi olmak isteyeceğiniz biri. Bu nedenle benim için lider, güvenebileceğiniz ve başka bir kişiyi bir sonraki seviyeye taşımak için sorumluluk almaya istekli olan kişidir.

Tim Reitsma

People Managing People podcast’ine hoş geldiniz. Daha iyi bir çalışma dünyası kurmak ve mutlu, üretken iş yerleri oluşturmanıza yardımcı olmak için çalışıyoruz. Ben sunucunuz Tim Reitsma. Bugün EddyHR’de İK Evangelisti olan Jordan Boogaard ile birlikteyim. Bugün işe alıştırma hakkında konuşuyoruz.

İşe alıştırma aslında basit, değil mi? Birine bilgisayarını vermek, yüzlerce işe alıştırma toplantısı ayarlamak ve yeni çalışana 30, 60, 90 günlük bir plan sunmak.

Sonra da işe koyulacağını düşünmek. Bu tamamen yanlış değil ama kesinlikle doğru da değil. İşe alıştırma; önemsediğimizi göstermek, başarının nasıl göründüğünü ve rol beklentilerinin neler olduğunu iletmek ve yeni çalışanların doğru kararı verdiklerini hissetmelerini sağlamakla ilgilidir. İlk izlenim için işe alıştırma konusunda yalnızca bir şansımız var. Bu nedenle bunu ciddiye alın.

Bu bölümde Jordan’ın EddyHR’de işe alıştırmayı nasıl yaptığını dinleyecek ve doğru şekilde işe alıştırma konusundaki bakış açısını öğreneceğiz.

Jordan, People Managing People podcast’ine katılmana çok sevindim. Bu konu beni heyecanlandırıyor ve oldukça da güncel. Bu konuşmayı bugün, yarın ya da bir yıl sonra yayınlamamızın önemi yok; zamansız bir bölüm. İşe alıştırmayı doğru şekilde yapma konusu hakkında bunu şimdiden hissedebiliyorum.

Konumuza geçmeden önce bize biraz kendinden ve bugünlerde zihnini en çok meşgul eden şeylerden bahseder misin?

Jordan Boogaard

Evet. Öncelikle beni davet ettiğin için teşekkürler Tim; bu konu hakkında konuşacağım için heyecanlıyım. Senin de söylediğin gibi bu, zamansız konulardan biri. Teknolojiyle birlikte son 5 ila 10 yılda önemli ölçüde değişti ama bu konuya dalıp hakkında konuşacağım için mutluyum.

Ben Utahlıyım. Güzel eşim Erica ile evliyim ve birlikte dört çocuğumuz var. Onlara oldukça düşkünüm; onların yapmayı sevdiği şeyleri ben de yapmayı seviyorum. En büyük oğlumla futbol oynamaktan kızlarımla amigo yarışmalarına gitmeye, beş yaşındaki çocuğumla bisiklete binmeye kadar birçok şey yapıyoruz.

Buna oldukça tutkuluyum. Boş zamanlarımda da dağ bisikleti tutkunu biriyim. Bu yüzden çoğu sabah erken kalkıp bisiklete biniyorum. İş dünyasına gelince, yaklaşık 14 yıldır bordro ve İK alanındayım. ADP ve Heartland gibi şirketlerde çalıştım. Hatta kendi bordro şirketimi kurdum.

Yaklaşık üç yıl önce de şimdi birlikte çalıştığım Eddy şirketiyle birleşti. Seninle sohbet edip işe alıştırma konusuna dalacağım için gerçekten heyecanlıyım.

Tim Reitsma

İşe alıştırma. Evet. Ancak sohbete geçmeden önce, ilk iki yönlendirici sorumun bugün konuşacağımız konuyla her zaman bir şekilde iç içe geçtiğini görüyorum.

Ben doğal olarak meraklı biriyim. Bir düşünce zincirinde veya saatlerce süren bir Google araştırmasında kaybolabilirim. Bu yüzden benim için büyük bir merak sorusu şu: Lider olmak ne anlama gelir?

Jordan Boogaard

Bu derin bir soru. Kariyerim ve özel hayatım boyunca bana ilham veren ve liderlik eden insanları düşünerek aslında bunu yakın zamanda düşündüm.

Bir lideri düşündüğümde aklıma gelen ilk şeyin, güvenebileceğiniz biri olduğunu söylerdim; güvenebileceğiniz, örnek alabileceğiniz ve kendisi gibi olmak isteyeceğiniz biri. Geçmişime ve benim için kimlerin lider olduğuna daha derinlemesine baktığımda, en sevdiklerim başlangıçta benimle bağ kuranlardı.

Kim olduğumu, beni neyin motive ettiğini ve hayata karşı beni neyin heyecanlandırdığını gerçekten anlamaya çalıştılar. Sonra da liderim oldukları süre boyunca beni motive ettiler. Bu nedenle benim için lider, güvenebileceğiniz ve başka bir kişiyi bir sonraki seviyeye taşımak için sorumluluk almaya istekli olan kişidir.

Tim Reitsma

Bunu sevdim. Kısa ve öz yanıtını gerçekten sevdim. Güven, liderliğin çok önemli bir bileşeni. Birine güvenebilmek ve aynı zamanda güven veren biri olmak; güveni hak etme duygusundan da öte. People Managing People olarak buradaki amacımızın daha iyi bir çalışma dünyası kurmak olduğunu biliyorsun.

Önümüzdeki 5, 10 veya 20 yıl içinde bunu nasıl çözeceğimizi bulabilirsek harika olur. Senin gibi, benim de örnek aldığım insanlar hakkında merak ediyorum: “daha iyi bir çalışma dünyası kurmak” ifadesini duyduğunda aklına ne geliyor?

Jordan Boogaard

Özellikle son dönemde, küresel olarak çok ilginç şeyler yaşadığımızı düşünüyorum.

Sen Kanada’dasın, ben Amerika Birleşik Devletleri’ndeyim ama küresel COVID pandemisini birlikte deneyimledik, değil mi? Daha iyi bir çalışma alanı oluşturmanın esnek olmakla ilgili olduğunu düşünüyorum. Daha iyi bir çalışma yeri oluşturmak söz konusu olduğunda benim için en önemli konulardan biri esneklik.

İnsanlar uzun yıllardır evden çalışıyor ancak artık bazı insanlar evden veya uzaktan çalışmaya ve ofise gelip ortak çalışma alanını kullanmamaya zorlandı. Bu nedenle gerçekten daha iyi bir çalışma yeri oluşturmaya çalışıyorsanız, başlangıç noktası işe alıştırmadır. Kulağa klişe gelebilir ama başlangıç noktası işe alıştırmadır, değil mi?

Yeni bir çalışanı işe aldığınızda şirketin bıraktığı ilk izlenim budur. Yeni çalışan işe alıştırılırken şirket hakkında ve kültür hakkında bilgi edinir; liderlerinin kim olduğunu, kime güveneceğini ve benzeri şeyleri öğrenir. Ardından bu liderler onlarla oturur ve beklentileri belirler.

Liderler ve yöneticiler beklentileri en baştan belirleyebilirse ve çalışan bu beklentilerin neler olduğunu anlarsa, ister haftalık ister üç aylık hedefler belirleyin ve o kişiyi bunlardan sorumlu tutun. İster ofiste, ister evde, ister benim durumumda bir Starbucks’ta, köşe başındaki bir fırında veya başka bir yerde çalışıyor olsunlar.

Ben zamanımın yüzde 99’unda sırt çantamdan çalışıyorum. Aynı sayfadaysanız, beklentiler belirlenmişse ve bireysel katkı sağlayan çalışan bunları gerçekleştiriyorsa nerede çalıştıklarının veya işi nasıl yaptıklarının önemli olduğunu düşünmüyorum. Sadece bu görevleri tamamlamaları ve şirketin o zaman diliminde tamamlanmasını istediği işleri gerçekleştirmeleri önemli.

Bence daha iyi bir çalışma yeri oluşturmanın yolu, aynı anlayışta olmak ve beklentileriniz doğrultusunda sorumlu tutulmaktır.

Tim Reitsma

Bu konuda tamamen aynı fikirdeyiz. Bir süre önce liderlerin kuruluşlarına ve ekiplerine sağladığı netlik hakkında, vizyon konusunda netlik; nereye gidiyoruz, ne yapıyoruz ve sizin sorumluluğunuzda ne var, bunlar hakkında bir makale yazmıştım. Ekip düzeyinde ve bireysel düzeyde sorumluluklar bunlar.

Sorumlulukları bazen olumsuz bir şey olarak görüyoruz ama aslında mesele şu: Bu kuruluş içinde nasıl fark yaratabilirim? Bu, 10.000 metrelik bir bakış açısı ancak beklentiler ve sorumluluklar söz konusu olduğunda aynı fikirdeyiz.

Ben evimde, sen evinde oturuyorsun. Bugün ne yapmam gerektiğini bilmeseydim, sekiz saat boyunca burada oturup ekrana bakar mıydım? İyi bir deneyim, iyi bir işe alıştırma deneyimi oluşturmak gerekiyor. Bu da az önce bahsettiğim konuya iyi bir giriş sağlıyor.

Jordan Boogaard

Bu konu gündemin üst sıralarındayken, her mayıs ayında LinkedIn’de “Size nasıl yardımcı olabilirim?” adını verdiğim bir şey yaptığımı söyleyebilirim.

Yeni iş bulmalarına yardımcı olmaya çalışıyorum; işten çıkarılmış, kariyer değişikliği yapmak veya farklı bir alana ya da başka bir şirkete geçmek isteyen kişilerle konuşuyorum. Son dört yılda bunu yaparken yüzlerce kişiyle konuştum. Beni en çok şaşırtan şeylerden biri, kariyerlerinin altıncı ayında veya ikinci yılında olan kişilerin beklentilerinin ne olduğunu bilmemeleriydi.

İş tanımını okumuşlar ama yöneticilerinin kendilerinden yapmalarını ve başarmalarını istediği şey bunun tam tersiydi. Bu nedenle birçok insanın ayrılması şaşırtıcı; işe alındıklarında önlerine konan beklentiler veya iş tanımında okudukları şey, yöneticinin ya da onları denetleyen kişinin bugün başarmalarını istediği şeyin tam tersi olabiliyor.

Bu gerçekten ilginç bir konu.

Tim Reitsma

Öyle. Kayıt düğmesine basmadan önce paylaştığım gibi, konu çok güncel. Geçen yıl yapılan 700 kişilik bir araştırmayı okuyordum veya hızlıca gözden geçiriyordum. Pandemi sırasında yeni bir role başlayan bu 700 kişiden oluşan ABD merkezli araştırmaya göre yüzde 62’sinin şirketin çalışma kültürü hakkında net bir fikri yokmuş.

İşe alıştırma tamamlandıktan sonra bile hiçbir fikirleri yok. Yüzde 71’i ise kiminle ilişki kurması gerektiğinden emin olmadığını söylemiş. Uzaktan bir ortamda veya uzaktan çalışma yerinde işe başladığınızı ve “Konuşmam gereken kişinin kim olduğunu bilmiyorum. Kiminle konuşmalıyım?” diye düşündüğünüzü hayal edebiliyor musunuz?

Ofisteyken etrafta dolaşıp kahve alabilir, biriyle “su sebilinin” yanında tanışabiliriz. “Sen kimsin? Hangi departmanda çalışıyorsun?” diyebiliriz. Ancak sanal ortamda mutlaka böyle bir imkânımız olmuyor. Buna odaklanmamamız ve önem vermememiz gerçekten çılgınca.

Bu nedenle merak ediyorum; doğrudan konuya girelim. Özellikle uzaktan çalışma bağlamında doğru şekilde işe alıştırma ne anlama geliyor?

Jordan Boogaard

Bu gerçekten kapsamlı bir soru. İşe alıştırmanın kendisine bir de doğru şekilde yapmayı ekliyorsunuz. Bence her şirket için doğru yöntem biraz farklı olacaktır. Ancak belirli terimler üzerinde anlaşacak olursak, doğru şekilde işe alıştırmanın ilk adımlarından birinin, daha işe alıştırmaya başlamadan önce, hatta kişiyi işe almadan önce beklentilerin ne olduğunu belirlemek olduğunu söylerdim.

Bu beklentiler iş tanımınızda çok net biçimde ortaya konmalıdır. Birçok kişinin iş tanımı yayınlarken başarısız olduğunu düşünüyorum. Bazıları çok ayrıntılı yazıyor. Son zamanlarda iş ilanı sitelerine baktınız mı bilmiyorum ama bazıları son derece yalın. Aslında bunu seviyorum; madde işaretleriyle işin ne olduğunu söylüyorlar.

“Yapacağınız şeyler şunlar” diyerek birkaç madde veriyorlar. Eğer ilginizi çekerse ve ilk görüşmeyi yaparsanız, bu beklentiler veya iş tanımları daha derinlemesine ele alınıyor ve beklentilerin ne olduğunu size bildiriyorlar.

Bazı ilanları okuduğunuzda ise altı sayfa boyunca “Şu deneyime sahip olmanız, bunu tam olarak nasıl yapacağınızı bilmeniz, şunu da tam olarak nasıl yapacağınızı bilmeniz gerekiyor. Bunlara sahip değilseniz doğru aday değilsiniz. Yüksek lisansınız yoksa veya şu özelliğe sahip değilseniz…” deniyor. Bazı insanlar bu kriterlere uyabilir ama şirketin istediği her spesifik özelliğe sahip olmayabilir.

Bu da birçok kişinin elenmesine yol açıyor. Bu nedenle işe alıştırmaya geçmeden önce bundan biraz bahsetmek istedim; çünkü önce beklentileri doğru şekilde belirlemeniz gerekir. Sonra işe alıştırmaya geçtiğinizde, o kişiyi işe alıp şirkete kattığınızda, ben bunu neredeyse çocuğunuz gibi görüyorum.

Evlenirsiniz ve çocuk sahibi olursunuz. Bir çocuk sahibi olmaya ve o kişiyi bu dünyaya getirmeye karar verirsiniz. Siz de o kişiyi şirketinize ve kültürünüze katıyorsunuz. Ne olursa olsun sizin bir parçanız oluyor ve şirketinizi birçok farklı şekilde temsil ediyor.

Bunu yapmaya karar verdiğinizde yanlış yaparsanız ne olacağını düşünün. Çalışanınız kontrolden çıkarsa, sosyal medyada paylaşım yapmaya başlarsa veya bir podcast’e katılıp kültür hakkında konuşur ve bunlar viral olursa ne olur? Üstelik anlattıkları şirket kültürünüzle hiç örtüşmüyorsa?

Kişiyi uygun olmayan biçimde işe alıştırır ve doğru şekilde yapmazsanız birçok şeyin olumsuz sonuçlanabileceğini söyleyebiliriz. Bunun bir bölümünü saatlerce konuşabiliriz ama doğru yapmaya geçersek teknoloji gelişti.

Bugün işe alıştırmayı doğru şekilde yapmak, çalışanın önüne bir yığın evrak atmak değildir. İlk gün hiçbir çalışan 70 sayfalık bir çalışan el kitabıyla oturup “İşte çalışan el kitabınız, okuyun; sorunuz olursa bize bildirin” denmesini istemez.

Sonra sizi karanlık bir odaya atıp elinize bir içecek vererek “Bunu okuyun. Ayrıca tamamlamanız gereken yasal evraklar da var” demek de doğru değildir. Amerika Birleşik Devletleri’nde bu, W-4, I-9 ve doğrudan para yatırma formlarıdır. Tüm bunlar yalnızca bir gün değil, bir hafta bile sürebilir.

Yeni bir çalışan olarak şirkete geliyorsanız ve ilk haftanızda bir odaya kapatılıp sadece şirket kültürünü ve anlamadığınız hukuki ifadeleri okuyorsanız, ne tür bir deneyim yaratılmış olur? Tim, sana sorayım: Böyle işe alıştırılsaydın nasıl hissederdin?

Tim Reitsma

Kesinlikle. Ben de böyle işe alıştırıldım; bu yıllar önceydi, pandemi öncesiydi. “Merhaba Tim, işte kabinin, işte dizüstü bilgisayarın, işte çalışan el kitabına bağlantı. Bu sabah birileri gelip seni alacak. Ayrıca doldurman gereken bir sürü evrak var” denmişti.

Kimseyle tanıştırılmamıştım. Bir kabinde oturuyordum ve bu tuhaftı. Berbattı. Tuvaletin nerede olduğunu bilmiyordum. Suyun nerede olduğunu bilmiyordum. Orada oturup “Tamam, sanırım evrak dolduracağım. İlk günüm böyle geçecek” diye düşünüyordum.

Bu ilk izlenimi oluşturuyor. Bu bir ofis ortamında böyle. Şimdi bunu uzaktan bir ortamda yaşadığınızı düşünün. Evde oturuyorsunuz, bir e-posta geliyor ve “Saat 11’de biri sizinle toplantı yapacak” deniyor ama sizden sabah 9’da veya 8’de hazır olmanız isteniyor. “Üç saat boyunca ne yapacağım?” diye düşünüyorsunuz.

Bu ilk izlenimi oluşturuyor. Bir çocuğu dünyaya getirmeye karar verdiğinizde olduğu gibi, bir çalışanı da kuruluşunuza getiriyorsunuz. Ona nasıl davranmak istiyorsunuz? İlk izlenimin nasıl olmasını istiyorsunuz?

Günün sonunda dizüstü bilgisayarını kapatıp ailesine “Vay canına, doğru şirkete katılmışım” demesini mi istiyorsunuz? Yoksa 700 kişilik araştırmadaki yüzde 62 gibi “Bu şirketin ne hakkında olduğunu bilmiyorum” demesini mi?

Jordan Boogaard

Kesinlikle. Bunu bir çocuğu dünyaya getirmeden önceki süreç olarak düşünebilirsiniz ama bir randevuya çıkmak da benzer. İlk izlenim, değil mi? Teknolojiyi bu konuya dahil edelim: Bir platformda sağa kaydırırsınız ve o kişiyle randevuya çıkarsınız. İlk izlenimde “Bu kişi kim? Umursamadığım bir konu hakkında konuşuyor” diye düşünürsünüz.

Peki ikinci bir randevuya çıkar mısınız? Hayır. Aynı şey burada da geçerli. Evrak doldurarak ve cinsel taciz veya gerekli başka konulardaki eğitim videolarını izleyerek bir hafta geçirirsiniz.

Bunu yapmanın daha iyi yolları var. Ancak ikinci haftaya geldiğinizde ilk izleniminiz o kadar kötü olabilir ki başka bir iş aramaya başlamış olabilirsiniz. Günümüzde herkesin “Büyük İstifa” olarak adlandırdığı süreçte, iyi yetenekleri işe alıp onları doğru şekilde işe alıştırmadan ve beklentileri belirlemeden elinizde tutamazsınız.

Ben her zaman çalışanları doğru şekilde işe almayı ve elde tutmayı öğrenmekten bahsederim. Bunu yaparsanız çalışanlarınızı ömür boyu elinizde tutabilir, kariyerlerini geliştirmelerine yardımcı olabilir ve onları bir sonraki seviyeye taşıyan olağanüstü bir lider olabilirsiniz. Ancak ilk izlenim kötüyse süreç tersine dönebilir ve çalışan yeni bir iş aramaya başlayabilir.

Günümüzde insanların iki veya üç ayda bir iş değiştirdiği düşünülürse, bununla ilgili araştırmaları veya kesin rakamları görmedim ama bu kişilerin yüzde 80 ila 90’ının yüzde 100 gerçekçi olmayan bir vizyona ikna edildiğini tahmin ediyorum. Beklentilerini iş tanımından aldılar.

Sonra ilk gün o kadar kötü bir izlenim ve kötü bir his yaşadılar ki hemen olumsuz düşündüler ve başka bir yere bakmak istediler. Bu nedenle gerçekten iyi bir ilk izlenim bırakmalısınız.

Tim Reitsma

Evet, ilk izlenim çok önemli. Yakın zamanda bir İK konferansındaydım ve konuşmacılardan biri çalışanların geri dönüşlerinden bahsediyordu.

Bazı insanlar şirketten ayrılıp başka bir yere gitmeye karar veriyor, sonra da “Bu şirket bana yapacağım işin tamamen tersini anlatmış” diye düşünüyor. Ardından eski şirkete dönüp “Geri gelebilir miyim?” diye soruyorlar.

Bu gerçekten ilginç. Doğru şekilde işe alıştırmanın yanı sıra doğru insanları çekmek ve iş tanımlarınızı son derece net hale getirmek de önemli. Jargondan uzak durmalısınız. Birinin sorumluluklarını altı sayfada anlatıyorsanız, bu bir iş değil dört iş olabilir.

Bunu netleştirmek ve zaman ayırmak gerekiyor. Daha önce çalıştığım bir şirkette yaklaşık beş sorumluluk vardı. “Sorumlu olduğunuz beş şey bunlar” deniyordu. Bu çok faydalıydı çünkü insanlarla görüşürken “Sorumlu olduğunuz beş şey bunlar. Buna katılıyor musunuz, bunu üstlenmek istiyor musunuz?” diyebiliyorduk.

Bu işe yaradı çünkü kısa ve öz bir işe alıştırma deneyimi oluşturdu. Çok önemli.

Jordan Boogaard

Harika. Bu yüz yüze ortamda böyle, değil mi? Sen de soruyu uzaktan yapma bağlamında sordun. Bu daha da zor bir görev.

Özellikle kişileri kültürünüze dahil etmek, değerlerinizi ve şirketinizin neyi başarmaya çalıştığını anlamalarına yardımcı olmak daha zor. Uzaktan işe alıştırmayla ilgili bazı iyi uygulamalar var. Bunu yapmanın gerçekten eğlenceli yolları bulunuyor. Örneğin oyunlaştırabilirsiniz.

“Beklentiler bunlar. Yasal amaçlarla şu belgeleri doldurmanız gerekiyor. Bu amaçla çalışan el kitabını okumanız gerekiyor. Tüm bunları belirlenen süre içinde tamamlarsanız sizi ödüllendireceğiz” diyebilirsiniz.

Örneğin en sevdiğiniz alışveriş yerinin Nike, en sevdiğiniz restoranın da Ruth’s Chris olduğunu biliyorsak, bu süre içinde işlemleri tamamladığınız için size 150 dolarlık Nike hediye kartı ve eşinizle Ruth’s Chris’te yemek yemeniz için bir hediye verebiliriz.

Böylece yüz yüze bir öğle yemeği veya başka bir şey için harcayacağınız parayı yine kullanmış olursunuz ama kişiyi motive eder, heyecanlandırır ve işi tamamladığı için ödüllendirirsiniz.

Bu, kişinin sıkıcı evrak işlerini tamamlamak için heyecan duymasını sağlar. Ödüllendirilir ve gerçekten onu önemsediğinizi hisseder. Ardından onu neyin motive ettiğini anlamak için sorular sorarsınız: Nereden alışveriş yapmayı seviyorsun? En sevdiğin yemek yeri neresi?

Bunlar küçük şeyler gibi görünebilir ama bunları kullanıp kişiyi ödüllendirdiğinizde çok etkili olur. Ayrıca doğum günlerini, iş yıl dönümlerini ve benzeri tarihleri takip ediyorsanız bu bilgileri sisteminizde saklamış olursunuz.

Diyelim ki bugün Tim’in doğum günü ve Nike’ı seviyor. “Tim, bugün doğum günün olduğu için çok mutluyuz. Doğum günün kutlu olsun. İşte Nike için 50 dolarlık hediye kartın” dersiniz. O da “Nike’ı sevdiğimi belirtmiştim ve şirketim bunu hatırlıyor. Beni anlıyor ve doğum günümde, iş yıl dönümümde beni ödüllendiriyor” diye düşünür.

İnsanları motive etmek ve gerçekten önemsediğinizi hissettirmek için yapabileceğiniz şeyler var. Onları önemsemiyorsanız neden işe alıyorsunuz? Gerçekten önemsediğinizi, ekibin bir parçası olmalarını ve uzun vadede birlikte çalışmayı istediğinizi gösterin.

Tim Reitsma

Bence uzaktan işe alıştırma yaparken gerçekten önemli bir noktaya değiniyorsun: Bu kişinin nasıl hissetmesini istiyoruz? Birinci, ikinci ve üçüncü günün sonunda dizüstü bilgisayarını kapattığında nasıl hissetmesini istiyoruz? Nasıl bir deneyim oluşturmak istiyoruz?

People Managing People’da yüz yüze işe alıştırma fırsatım oldu. Şimdi çoğunlukla uzaktan çalışıyoruz. Ben işe alıştırılacak olsaydım nasıl bir deneyim isterdim? Dizüstü bilgisayarın hazır olduğundan emin olunmalı. Bir kez uzaktan işe alıştırıldım ve ilk gün bilgisayarım yoktu; bu gerçekten zordu.

Temel mesele, kuruluşumuzdaki insanların nasıl hissetmesini istediğimize dönmek. Bu da liderliğe ve güvene geri dönüyor.

Yanlış şekilde işe alıştırılmayla ilgili korkunç bir hikâye duydun mu? Özellikle uzaktan çalışma bağlamında, gördüğün veya duyduğun bir şey var mı? “Bunu kesinlikle yapmayın” diye aklına gelen bir örnek var mı?

Jordan Boogaard

Aklıma gelen ilk şey uzaktan bir deneyim değil, kişisel olarak yaşadığım bir deneyim. Bir şirkete alınmıştım. Bir terfi olduğu ve benim için büyük bir iş olduğu için çok heyecanlıydım. Bunu başardığım ve bu seviyede işe alım yapabileceğim için gururluydum.

İlk gün şirkete gittim. İK direktörü yanıma geldi ve oturdu. “Bir dakika, senin adın neydi?” dediler.

“Bugün başlayacağını bilmiyorduk” dediler. Ben de “Eve mi gideyim?” diye düşündüm. Aynı gün başlayan yaklaşık 10 kişilik başka bir grup vardı. Yeni gömlekleri, hediyeleri ve hoş geldin paketleri hazırdı. Bilgisayarları ve diğer eşyaları verilmişti.

Ben ise ilk gün büyük bir heyecanla geldim ve bana “Sen kimsin? Bugün başlaman gerekmiyordu” dediler. Aceleyle bir şeyler hazırladılar. Diğer kişilerin üzerinde isimleri bulunan hediyeleri ve bardakları vardı.

Büyük hayal kırıklığı yaşadım. O ilk günden itibaren içimde kötü bir his oluştu ve açıkçası orada çalışmak istemedim. Bir yıl içinde ayrıldım. Bunun temel nedeni ilk günden aldığım o kötü histi.

Ancak binlerce kişinin işe alıştırılmasını gerçekleştirdim ve bunu uzun süredir yapıyorum. Özellikle uzaktan işe alıştırmada en büyük başarısızlığın, daha önce bahsettiğin organizasyon ve her şeyi düzgün şekilde hazırlamak olduğunu söyleyebilirim.

Yeni birini işe aldığınızda, örneğin Eddy’de ona bilgisayar, e-posta hesabı ve hediyeler hazırlamamız, masasını düzenlememiz gerekiyor. İlk günden itibaren yöneticilerle oturup şirketin hikâyesini, vizyonunu ve kendi deneyimlerini anlatabilmesi için yöneticilerle toplantılar ayarlıyoruz.

Eddy’de gerçekten güzel şeyler yapıyoruz ve dürüst olmak gerekirse doğru yöntemi kullandığımızı düşünüyorum. Buradaki işe alıştırma deneyimi yaşadığım en iyi deneyim. Bu süreçten çok fazla bilgi ve deneyim kazandım.

İlk gün bilgisayarları yoksa, e-posta adreslerini bilmiyorlarsa ve bu tür şeylerin ne olduğunu anlamıyorlarsa, her şeyin düzenli ve yüzde 100 hazır olduğundan emin olmalısınız. Her çalışan işe başlamadan önce izlenecek bir süreç oluşturmalısınız. Bu hazırlık haftalar ve aylar öncesinden başlamalı.

Birini hızlıca işe almak istiyorsanız, düzenli ve organize olduğunuz sürece bunu yapabilirsiniz. Birine “İki hafta sonra başlıyorsun” dediğinizde dizüstü bilgisayarının sipariş edilmiş olması, tabletinin ve kullandığı tüm yazılımların hazır bulunması gerekir. Teknoloji ekibi arka plandaki işlemleri tamamlamalı; Slack’e ve kullandığınız diğer yazılımlara giriş bilgileri hazır olmalı.

Bunların tamamı kişi ilk gününe başlamadan önce yapılmalı ve kendisine iletilmeli. Bu nedenle organizasyon ve yapı, sürecin doğru işlemesini sağlayan temel unsurlardır.

Tim Reitsma

Bunu sevdim. Bir kontrol listesi hazırlamak bile önemli. Bunu dinleyen bir İK lideriyseniz ve uzaktan işe alıştırma kontrol listeniz yoksa hazırlamanız gerekiyor.

Tüm süreçleri, dahil olan tüm kişileri ve işe alım yöneticisinden ihtiyaç duyduğunuz şeyleri düşünün. Örneğin işe alım yöneticisine “30, 60, 90 günlük bir işe alıştırma planı kullanıyorsanız bu plan nedir? Hazırlandı mı? Bu kişi ilk gün, ikinci gün, ilk hafta ve ikinci hafta ne yapacak?” diye sorun.

Cevap “Bilmiyorum ama meşgul olacağını biliyorum” ise bu bir cevap değildir. Çok net olmanız gerekiyor çünkü bu yine ilk izlenimle ilgili. Belirsizlik heyecanı çok hızlı biçimde yok eder.

Yapıyı oluşturduktan sonra bununla oynayabilirsiniz. Kişi ne yapması gerektiğini biliyorsa süreci biraz daha esnek hale getirebilirsiniz.

Jordan Boogaard

Kesinlikle. Bunu yapmanın en kolay yolunun geriye doğru planlamak olduğunu gördüm. 90 günlük planı oluşturun ve ilk güne doğru geriye gidin. Her şey temiz görünüyorsa uygulamaya koyun. Mümkün olduğunca otomasyon kullanabilirseniz daha iyi olur. Geriye doğru planlama gerçekten çok etkili.

Tim Reitsma

EddyHR’yi gerçekten merak ediyorum. En iyi işe alıştırma deneyimlerinden biri olduğunu söyledin. Şirketlerin yapması gerektiğini düşündüğün bir veya iki şey nedir? Eddy’nin işe alıştırmasını diğerlerinden ayıran ne olabilir?

Jordan Boogaard

Bu soruyu sorduğun için teşekkürler. Eddy’nin yaptığı en önemli şeyin süreci gerçekten basit hale getirmek olduğunu söyleyebilirim. İster 20 yıldır İK alanında çalışıyor olun, ister 10 kişilik bir şirkette çalışıp şirket sahibinin yönetici asistanı olduğunuz için bir anda İK görevini üstlenmiş olun, deneyim seviyeniz önemli değil.

Biz sizi eğitmeden bile süreci çözebilirsiniz; ancak elbette sizi doğru şekilde işe alıştırıyor ve eğitiyoruz. Önemli olan kolaylık. Süreçlerinizi karmaşıklaştırmayın. Mümkün olduğunca basitleştirin.

Örneğin ücretli izin politikanızı düşünün. En alt seviyedeki çalışanınız bu politikayı anlamıyorsa politika fazla karmaşıktır. Aynı şey işe alıştırma için de geçerli. Süreci çok basit ve temiz tutmaz, otomatikleştirip her gün defalarca uygulayamazsanız başarısız olursunuz.

Bir şeyleri kaçırırsınız. Kontrol listenizdeki bazı işleri bir gün içinde tamamlamak mümkün olmayabilir. Bu yüzden ne kadar basitleştirirseniz o kadar iyi.

Eddy’ye dönersek, en önemli şeyin süreci baştan sona basitleştirmeleri olduğunu söyleyebilirim. Belgelerinizi sisteme yüklemeniz gerekiyorsa herhangi bir belgeyi doldurulabilir veya imzalanabilir hale getirebiliriz.

W-4 ve I-9 gibi yasal belgelerin çoğu zaten sistemde bulunuyor ve bunları kendinize göre özelleştirebiliyorsunuz. Çalışan el kitabınızı yükleyebilir ve imza alanları ekleyebilirsiniz. Böylece hiç kâğıt kullanmadan her şeyi otomatikleştirebilirsiniz. İşlemleri doğrudan cep telefonunuzdan da yapabilirsiniz.

Eddy’de son işe alıştırdığım 10 kişiye işlemlerinin ne kadar sürdüğünü sordum. Ortalama süre en hızlı 15 dakika ile 45 dakika arasındaydı. Yani tüm belgeleri incelemek yaklaşık 30 dakika sürüyordu. İşlemleri doğrudan bilgisayarınızdan yapabilirsiniz.

Sistemi, işlemlerin sonunda kişiyi ödüllendirebileceğiniz şekilde tasarladık. Daha önce bahsettiğim gibi en sevdiği alışveriş yeri için hediye kartı verebilirsiniz. Her şey çok basit ve kolay. Sanırım buradaki en büyük avantaj da bu.

Tim Reitsma

Yine önemli noktaya değindin: Süreç karmaşık değil ve karmaşık olması gerekmiyor. Her günün her dakikasını planlamanız gerekmiyor. Ancak uzaktan çalışma dünyasında yeni çalışanın iki veya üç saat boyunca bir sonraki adımın veya toplantının ne olduğunu bilmeden oturmasına izin vermek iyi değil.

Zamanını doldurabilirsiniz. Yakın zamanda katıldığım konferansta uzaktan işe alıştırma hakkında konuşuldu. Bir şirket, işe alıştırma deneyimi çok kötü olduğu için çalışanlarını işe alıştırmanın hemen ardından kaybettiğini anlatıyordu.

Bunun üzerine “Buraya kaynak ayırmamız gerekiyor” demişlerdi. Mesele ilk izlenim ve beklentiyi belirlemek. Bence senin de söylediğin gibi beklentiyi ve ilk izlenimi oluşturmak, süreci basit tutmak ve oyunlaştırmak önemli.

Bunun için çok sayıda şablon var. EddyHR, HR Mavericks ve People Managing People’da kaynaklar bulunuyor. Bire bir şablon, 30, 60, 90 günlük plan veya kontrol listesi arıyorsanız bunlar mevcut.

Ancak bunlar probleminizi sizin için çözmez. Önce süreci tasarlayın, sonra onu dolduracak kaynakları aramaya başlayın.

Buna katılır mısın? İnsanların “Bir işe alıştırma planına ihtiyacım var, sadece bir kontrol listesi istiyorum” dediğini sık sık duyuyorum. Bence bu, ihtiyacınız olan üçüncü veya dördüncü şey. Bu konuda ne düşünüyorsun?

Jordan Boogaard

Katılıyorum ve buna birkaç şey daha eklerim.

Veriler ortada. People Managing People, HR Mavericks, Eddy ve rakiplerimiz bu konuda çok sayıda kaynak sunuyor. Dünyamızda bu kaynaklar artık herkesin ulaşabileceği ürünlere dönüştü. Ücretsiz olarak toplayabileceğiniz çok fazla kaynak var.

Ancak bunun kilit noktası, süreci kendinize uyarlamak. İnsanlar kültürünüze katıldığında siz neyi savunuyorsunuz? Neyi başarmaya çalışıyorsunuz? Önümüzdeki beş yıl için hedefleriniz neler?

İnsanlar ilk gün geldiklerinde bunları bilmiyorsa ve onları heyecanlandıramıyorsanız sorun vardır. Öncelikle siz bu konular hakkında heyecanlı değilseniz bu da kötü bir işe alıştırma deneyimidir.

Birçok yeni çalışanın ilk gününde, bağlı olduğu kişi adeta kütük gibi davranıyor. Kimse böyle birinin yanında olmak istemiyor. Yeni ekip üyesini kime tanıştırdığınızı düşünün. “Bu kişi için neden çalışmak istesin?” diye sorarsınız.

Bu nedenle doğru kişileri doğru yerlere koymalı ve beklentilerinin en üst düzeyde belirlenmesini sağlamalısınız. Çünkü çalışanlarınızı temsil edecek ve yeni çalışanlarınız için ilk izlenimi oluşturacak kişiler onlar.

Bir adım geriye çekilip mevcut çalışanlarınıza bakmak, kültürünüz konusunda heyecanlı olduklarından ve bu heyecanı yeni çalışanlara aktardıklarından emin olmak da çok faydalıdır.

Tim Reitsma

Kesinlikle. Konuşmaları her zaman şu soruyla bitirmeyi seviyorum: İnsan yöneten veya İK’nın başında olan biri, işe alıştırma konusunda yapılacak işler olduğunu biliyorsa bugün ne yapabilir? Bu yüz yüze, uzaktan veya hibrit olabilir. Nereden başlamalı?

Jordan Boogaard

Tek bir şey sormak derin bir soru. Çok konuşan biriyim; bunu tek bir şeye indirgemek zor olabilir. Ancak tek bir şey söylemem gerekirse, özellikle bu nesil ve COVID pandemisiyle değişen koşullar düşünüldüğünde kulağa klişe gelebilir ama onlara önemsediğinizi gösterin.

Bir kişiyi önemsediğinizi ve başarılı olmasını istediğinizi göstermek, ona gezi, televizyon veya başka bir ödül vermekten daha etkili olacaktır. Ben satışçıyım; farklı satış performansı primleri ve teşvikler var. Ancak bir yöneticinin beni gerçekten önemsemesini, sadece bir çalışan olarak değil, birey ve insan olarak değer vermesini isterim.

Bu benim için en büyük ödülü kazanmaktan çok daha anlamlı olurdu. Çünkü bugünlerde zihnimi meşgul eden başka bir konu da ruh sağlığı. Ruh sağlığı gerçekten çok önemli.

İnsanların bir süre uzaklaşabilmesi ve kendilerine bakabilmesi, bir terapiste gitmesi veya başka bir destek alması önemli. Sizi önemseyen ve her konuda konuşabileceğinizi hissettiğiniz bir yöneticiniz olduğunda, en önemli şeyin ilgi ve özen olduğunu anlarsınız.

İnsanlar kendilerini önemseyen kişilerin varlığının verdiği güveni istiyor.

Tim Reitsma

Bu notla bitirmemiz çok güzel. Bazı açılardan her şey bir ürüne dönüşmüş durumda. Her ortam için kontrol listeleri ve işe alıştırma şablonları var.

Ancak özünde mesele insanlara insan gibi davranmak. İnsanları kuruluşlarımıza ve çalışma hayatımıza davet ediyoruz. Onları önemsediğimizi göstermek çok ama çok önemli.

Jordan, katıldığın için çok teşekkürler. Bunu gerçekten takdir ediyorum. İnsanlar sana nasıl ulaşabilir ve daha fazla bilgi edinmek isterlerse seninle nasıl iletişim kurabilirler?

Jordan Boogaard

Tekrar teşekkürler Tim. Bana ulaştığın ve bugün podcast’ine davet ettiğin için gerçekten minnettarım. Bana ulaşmanın en kolay yolu kesinlikle LinkedIn.

LinkedIn’e gidip Jordan Boogaard adını ararsanız kişisel bilgilerimi, e-posta adresimi ve cep telefonu numaramı bulabilirsiniz. Bu şekilde benimle iletişime geçebilirsiniz. Eddy hakkında bilgi edinmek isterseniz web sitemiz de burada: ww.eddy.com. Ancak bana ulaşmanın en iyi yolu bu değil; LinkedIn’de Jordan Boogaard adını aramak en kolay yöntem.

Tim Reitsma

Harika. Bunu takdir ediyorum. Dinleyen herkes için Jordan’ın iletişim bilgilerine bağlantıları program notlarına da ekleyeceğiz. Jordan, tekrar katıldığın için teşekkürler.

Bizi dinleyenlere de geri bildirimlerinizi ve düşüncelerinizi her zaman takdir ettiğimi söylemek istiyorum. Duymak istediğiniz başka konular varsa lütfen bana tim@peoplemanagingpeople.com adresinden ulaşın veya LinkedIn’de beni bulun.

Umarım bu bölüm, kuruluşunuzdaki işe alıştırma deneyimini yeniden yapılandırmak, oluşturmak veya geliştirmek için size ilham ve net adımlar vermiştir.

Tekrar teşekkürler, iyi günler.

Jordan Boogaard

Teşekkürler Tim!