İK yazılımı uygulaması, şirketinizin insan süreçlerini yönetmek için yeni bir sistemin devreye alınmasını içerir ve bunu sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmek büyük bir fark yaratabilir. Bu makalede, İK yazılımını başarıyla kullanıma sunabilmeniz, yaygın hatalardan kaçınmanız ve sonuçları hızlı bir şekilde görmeye başlamanız için pratik stratejiler ve ipuçları paylaşacağım.
İK Yazılımı Uygulaması Nasıl Çalışır?
İK yazılımı uygulaması, yeni bir İK sisteminin kuruluşunuzun mevcut İK teknoloji yığınına ve süreçlerine entegre edilmesi sürecidir. Amaç, İK Operasyonlarını kolaylaştırmak, veri doğruluğunu artırmak, çalışan deneyimini geliştirmek ve genel verimliliği yükseltmektir.
Sendero Consulting'de Müdür olarak görev yapan Kyle Berry şöyle diyor: “Kuruluşunuzun hedeflerine göre uyarlanmış İK yazılımını uygulamak, iş gücünüzün yönetimini ve gelişimini iyileştirerek kuruluşunuzun büyümesini ve başarısını destekleyebilir. İş akışlarını optimize ederek, çalışan deneyimini geliştirerek ve veri içgörülerinden yararlanarak İK yazılımı; iş gücü verimliliğini, bağlılığını, elde tutulmasını ve genel iş performansını artırma yolunda bir fırsat sunar.”
Geçişin sorunsuz olması ve sistemin etkili bir şekilde kullanılması için uygulama sırasında İK yazılımı sağlayıcılarıyla yakın iş birliği yapmak çok önemlidir.
Günümüzde kuruluşların kullanabileceği çok çeşitli İK yazılımları bulunmaktadır. İK yazılımı pazarına hızlıca göz atmak bile bunun değişmesinin pek olası olmadığını gösterir.
Ancak bu makalenin amaçları doğrultusunda, bir İKYS, İKYS veya İKY yazılımı çözümünü uygulamaktan söz ettiğimizi varsayalım. Bunlardan herhangi biri için uygulama süreci, işletme ve teknik gereksinimlerle uyumlu bir seçenek belirlemek amacıyla kapsamlı araştırma ve deneme aşamalarını içerir.
İK yazılımı uygulamasında, İKY yazılımının tüm avantajlarından yararlanabilmek için hesaba katmanız gereken çeşitli faktörlere aşağıda göz atıyoruz.
- Kim: İK profesyonelleri, BT personeli, departman yöneticileri ve sistemler konusunda uzmanlaşmış bilgiye sahip bir İKYS analisti gibi birini de içerebilecek özel bir uygulama ekibi.
- Ne: Bir uygulama süreci; yazılımın yüklenmesini, ayarların yapılandırılmasını, verilerin taşınmasını ve çalışanların self servis modülleri konusunda eğitilmesini içerir.
- Ne zaman: Kesintiyi en aza indirmek için genellikle daha sakin bir dönemde planlanır.
- Nerede: Uygulama kuruluş genelinde gerçekleştirilir, ancak öncelikle İK ve BT departmanlarında yürütülür.
- Neden: Temel İK işlevlerini iyileştirmek, uyumluluğu sağlamak ve daha iyi veri yönetimi ile otomatikleştirilmiş süreçler aracılığıyla çalışan deneyimini geliştirmek için.
İKYS Uygulama Kontrol Listesi
İster yeni bir İKYS uygulamasından geçiyor, ister İK muhasebe yazılımını yükseltiyor, ister yeni bir çalışan bağlılığı platformunu deniyor olun, proje kapsamını ve karşılanması gereken kullanıcı eğitimi ihtiyaçlarını belirlemek için net, adım adım ilerleyen bir süreç izlemeniz gerekir.
Bu durumda, uygulama süreci sırasında gerekli tüm unsurların ele alınmasını sağlamak için bir İKYS uygulama kontrol listesi kritik öneme sahiptir. Aşağıda, üzerinde düşünmeniz gereken ana noktaların temel bir özeti yer alıyor.
- İhtiyaçları Değerlendirin: Mevcut İK süreçlerinizi değerlendirin ve iyileştirilmesi gereken alanları belirleyin.
- Yazılımı Seçin: Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uygun bir İK yazılımı seçin. Bordro özelliği yerleşik olan İK yazılımı gibi iki amaca hizmet eden veya dinamik bir çözüme mi ihtiyacınız var? Bu değerlendirmeleri şimdi yapın.
- Bütçe Planlaması: Yalnızca yazılım satın alımı için değil, uygulama, eğitim ve sürekli destek dahil olmak üzere toplam İK yazılımı maliyeti için de bütçe ayırın.
- Verileri Toplayın: Taşıma için gereken tüm çalışan verilerini toplayın ve temizleyin.
- Bir Uygulama Ekibi Oluşturun: İK, BT ve kilit paydaşları ekibe dahil edin.
- Bir Proje Planı Geliştirin: Zaman çizelgesini, dönüm noktalarını ve görevleri ana hatlarıyla belirleyin.
- Bir İletişim Planı Geliştirin: Şeffaf bir değişim yönetimi iletişim stratejisi geliştirmek için uygulama ekibinizle birlikte çalışın.
- Eğitim Materyallerini Hazırlayın: Kılavuzlar oluşturun ve eğitim oturumlarını planlayın.
- Test Gerçekleştirin: Yazılımın doğru çalıştığından emin olmak için testler gerçekleştirin.
- Devreye Alma: Yazılımı, iyi tanımlanmış ve iyi duyurulmuş bir takvime göre kullanıma sunun.
- Sürekli Destek: Sorun giderme ve güncellemeler için bir destek sistemi oluşturun.
Doğru İK Yazılımını Seçme Konusunda Yardıma mı İhtiyacınız Var? Uzmanlarımızla Görüşün.
Uygulama Stratejisi Tasarlama
Bir İKYS uygulama stratejisi oluştururken, günlük iş operasyonlarındaki aksamaları en aza indirmek için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun.
Have an account? Log In
Paydaş Katılımı
Desteklerini almak ve endişeleri erkenden ele almak için temel paydaşları sürecin başından itibaren dahil edin.
Vero HR Genel Müdürü Mike Kealey, "Ekiplerinizin desteğini almak, özellikle değişime direnç gösterenler açısından en büyük zorluktur," diyor. "Uygulama sırasında işletmenin diğer bölümleriyle iletişim kurun ve her şeyi tek başınıza yapmanız gerektiğini düşünmeyin. İhtiyaçlarını erkenden anlayın, onları en başından sürece dahil ederek desteklerini alın ve finans ekibiniz için yararlı bir rapor veya CEO için bilgilendirici, üst düzey bir gösterge tablosu gibi ‘hızlı kazanımları’ belirleyin."
Nasıl yapılır: Temel paydaşları sürecin erken aşamalarında belirleyin ve sürece dahil edin. Bunlar arasında İK yöneticileri, BT uzmanları, bölüm yöneticileri ve son kullanıcılar bulunur. Yeni İK platformuna geçişin işletmeye sağlayacağı değeri ve hedefleri netleştirin. Görüşlerini almak ve olası endişelerini ele almak için ilk toplantıları planlayın. Paydaşların sürece dahil olmasını ve bağlılığını korumak için ilerleme durumu ve değişiklikler hakkında onları düzenli olarak bilgilendirin.
Net İletişim
Herkesin bilgi sahibi olmasını ve aynı doğrultuda ilerlemesini sağlamak için süreç boyunca şeffaf iletişimi sürdürün. Değişiklik yönetimi iletişim stratejisinin entegre edilmesi, kuruluşun uygulama öncesinde, sırasında ve sonrasında şeffaflığı sağlaması için kritik bir adımdır.
Şeffaf İletişim Önemlidir
“Paydaşları yeni teknolojilere, süreçlere ve iş akışlarına uyum sağlama sürecinde yönlendirmek, sorunsuz bir geçiş için çok önemlidir. Kuruluşlar, geçiş sürecinin tüm aşamalarında paydaşlarla şeffaf bir şekilde iletişim kurarak direnci en aza indiren ve benimsemeyi en üst düzeye çıkaran değişiklik yönetimi stratejileri uygulamalıdır. Değişimi benimseyen bir kültür oluşturan kuruluşlar, yeni sistemin kurumsal hedeflerine en az aksaklıkla ulaşılmasını sağlar.” ~Kyle Berry, Sendero Consulting’de Müdür
Nasıl yapılır: Hangi bilgilerin, kimlerle ve ne zaman paylaşılması gerektiğini ana hatlarıyla belirleyen bir iletişim planı geliştirin. Herkesin bilgi sahibi olmaya devam etmesini sağlamak için e-postalar, toplantılar, insan operasyonları için iş akışı yazılımları ve proje yönetimi araçları gibi çeşitli iletişim kanallarını kullanın. Tüm ekip üyelerinin erişebileceği merkezi bir belge ve güncelleme arşivi oluşturun.
Uygulama Yaklaşımı
Yazılımı işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun şekilde uygulayın. Düzenlemelere olanak tanımak ve günlük operasyonlar üzerindeki etkiyi en aza indirmek için uygulama aşamalar hâlinde gerçekleştirilebilir.
Berry'ye göre, “Bu yaklaşım modül modül aşamalardan oluşabilir, iş birimine göre aşamalara ayrılabilir veya bu ikisinin bir kombinasyonu olabilir. Ayrıca tüm modüllerin kuruluş genelinde uygulanacağı bir “büyük patlama” yaklaşımının sizin için en uygun seçenek olduğunu da görebilirsiniz.”
Nasıl yapılır: Farklı uygulama yaklaşımlarıyla ilişkili riskleri, zaman çizelgelerini ve maliyetleri değerlendirin. Modül modül uygulama yaklaşımını değerlendirirken iş süreçlerini desteklemek için oluşturulması gereken geçici entegrasyonları inceleyin. İş birimine göre uygulama yaparken platform tutarsızlıklarının şirket genelindeki etkilerini anlayın. Hangi yaklaşımı seçerseniz seçin, ilerlemeyi izlemek için net zaman çizelgeleri ve kilometre taşları belirlediğinizden emin olun.
Eğitim ve Destek
Bir yazılım yalnızca yaygın olarak kullanıldığında etkilidir ve ekipleriniz yazılımın işlerini nasıl etkilediği, rollerinde yazılımla ne yapmaları gerektiği ve bir engelle karşılaştıklarında destek almak için nereye başvurabilecekleri konusunda eğitim almadıkça yazılım düzgün bir şekilde kullanılamaz.
Kealey'ye göre, eğitimin kuruluşunuzla mümkün olduğunca ilgili olması için eğitimi özelleştirmek en iyisidir.
"Yalnızca genel destek kılavuzlarına güvenmeyin," dedi. "Bunun yerine, eğitim ve kullanıma sunma için özel zaman ayırın. Her sayfanın çalışanlarınızla ilgili olduğundan emin olmak için kullanıcı kılavuzlarını özelleştirmeyi değerlendirin ve kullanıma sunma sonrasında sık sık ‘katılım’ fırsatları sunarak her departmana eğitim oturumları düzenleyin."
Nasıl yapılır: İçeriğin farklı kullanıcı gruplarıyla ilgili olduğundan emin olmak için kullanıcı kılavuzlarını, video eğitimlerini ve hızlı başvuru kılavuzlarını gözden geçirin. Uygulamalı eğitim oturumları planlayın ve bir yardım masası veya özel destek ekibi aracılığıyla sürekli destek sağlayın. Tazeleme eğitimleri ve yeni özelliklerle ilgili güncellemeler sunarak sürekli öğrenme kültürünü teşvik edin.
Benimsenmeyi Sağlayın
İK yazılımı uygulamalarındaki en büyük engellerden biri değişime dirençtir. Bunun üstesinden gelmek için yazılımın benimsenmesini teşvik etmeniz, faydalarını ve insanların işlerini kolaylaştırma potansiyelini ortaya koymanız gerekir.
Değişim Öncülerini Destekleyin
“Benimsenmeyi teşvik etmenin en iyi yollarından biri, kuruluş içindeki etkili kişilerden oluşan bir ‘değişim öncüleri’ ağı oluşturmaktır. Değişim öncülerinizin uygulamaya alma sürecinin tamamına katılmasını sağlayın; böylece değişiklikleri önce kendileri benimser ve bu da iletişimi ve daha geniş çaplı benimsemeyi kolaylaştırır.” ~Kyle Berry, Sendero Consulting’de Baş Danışman
Nasıl yapılır: Yazılımın benimsenmesini en üst düzeye çıkarmak için çalışanların işlerini nasıl daha kolay ve verimli hâle getireceğini vurgulayın ve yöneticilerinden destek alın. Değişikliklerin faydalarını ortaya koyan, bunların neden fayda sağladığını açıklayan ve faydaların nasıl elde edilip sürdürüleceğini gösteren bir Fayda Gerçekleştirme Çerçevesi oluşturun. Sorunları veya direnci ele almak için düzenli olarak geri bildirim toplayın.
Veri Kalitesi
İster bir işe alım yazılımı uygulaması, ister bordro, performans yönetimi veya başka herhangi bir İK yazılımı türü olsun, veri kalitesi düşükse başarısız olacaktır. Eski bir deyişin söylediği gibi, ne ekersen onu biçersin. Veriyle ilgili en iyi uygulamalar söz konusu olduğunda, katı bir dizi yönergeyi izlemek en iyi sonuçları verecektir.
Nasıl yapılır: Taşıma işleminden önce kapsamlı veri temizleme ve doğrulama gerçekleştirin. Veri bütünlüğünü zaman içinde korumak için veri yönetişimi politikaları uygulayın veya bu adımda yardım almak üzere bir veri yönetişimi danışmanına başvurun.
Uygulama Ekibi
Etkili bir uygulama ekibi yalnızca İK departmanı üyelerinden oluşmaz. Ekibiniz şunları içermelidir:
- İK Liderleri: İK süreçleri ve gereksinimleri hakkında içgörü sağlamak için.
- BT Uzmanları: Teknik yönleri ve entegrasyonu ele almak için.
- Proje Yöneticisi: Projeyi denetlemek ve plan doğrultusunda ilerlemesini sağlamak için.
- Departman Temsilcileri: Geri bildirim sağlamak ve yazılımın farklı ekiplerin ihtiyaçlarını karşılamasını güvence altına almak için.
Kurumsal düzeyde özelliklere veya küresel yeteneklere sahip bir sistem gibi kapsamlı bir sistemi uyguluyorsanız, her şeyi en başından doğru yaptığınızdan emin olmak için uygulama ekibinize bir İK teknolojisi danışmanı da eklemek isteyebilirsiniz.
Ekibi Hazırlama
Operasyonel verimliliği sağlamak için proje ekibini hazırlamanız gerekir. Bu, bazı ekip oluşturma etkinliklerini içerebilir; ancak bunun ötesinde, göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar şunlardır.
- Rolleri ve Sorumlulukları Tanımlayın: Bu, görevlerin çakışmasını önlemeye yardımcı olur ve herkesin kendine özgü görevlerini ve katkılarını bilmesini sağlar.
- Eğitim Sağlayın: Tüm ekip üyelerinin yeni İK yazılımını ve uygulama sürecindeki rollerini anladığından emin olun. Yazılımın işlevleri ve en iyi uygulamalar hakkında eğitim oturumları düzenleyin.
- Net Beklentiler Belirleyin: Proje hedeflerini, zaman çizelgelerini ve beklenen sonuçları ekibe iletin. Herkesin aynı doğrultuda kalmasını sağlamak için ilerleme durumu ve değişiklikler hakkında onları düzenli olarak bilgilendirin.
- İş Birliğini Teşvik Edin: Koordinasyonu kolaylaştırmak ve ilerlemeyi takip etmek için proje yönetimi araçlarını kullanın.
Proje Planı
Özellikle İK bilgi sistemi uygulama sürecinde, başarılı bir İK yazılımı uygulaması için kapsamlı bir proje planı şarttır. Kullanıma sunma aşamasının planlanması ve yürütülmesinin önemi göz ardı edilemez. Plan şunları içermelidir:
- Zaman Çizelgesi: Kilit kilometre taşları ve son teslim tarihleriyle gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturun.
- Görevler: Uygulama sürecini yönetilebilir görevlere ayırın.
- Kaynaklar: Personel, bütçe ve araçlar dahil olmak üzere gereken kaynakları belirleyin.
- Risk Yönetimi: Olası risklere karşı plan yapın ve azaltma stratejileri geliştirin.
Veri Taşıma
Veri taşıma, İK yazılımı uygulama projesinde hayati bir adımdır ve çoğu zaman en basit adım değildir. Kanada merkezli işe alım firması Summit Search Group'un Yönetici Ortağı Matt Erhard bunu yakın zamanda deneyimledi.
Erhard ve ekibi karmaşık bir süreç beklese de tüm verilerini yeni arayüze aktarmanın ne kadar zaman ve çaba gerektireceğini öngöremedi. Summit Search Group'un Kanada genelinde birden fazla ofisinin bulunması ve bu ofislerin her birinin yeni sistem uygulanmadan önce kendi dahili sistemlerini kullanması işleri daha da karmaşık hale getirdi. Bordro yazılımı uygulaması bu tür olası komplikasyonları azaltmak için dikkatli bir planlama gerektirir.
Verilere Erken ve Sık Sık Göz Atın
“İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüzden daha erken bir zamanda, yeni yazılımı uygulamaya başlamadan çok önce tüm bilgilerinizi toplama ve hazırlama sürecini başlatın. Verileri yalnızca toplamakla kalmayıp uygulama öncesinde incelemek için de kendinize zaman tanıyın. Bu, yinelenen bilgileri veya artık ihtiyaç duymadığınız verileri temizlemek ve aktardığınız şeylerin tam olarak ne olduğuna dair doğru ve eksiksiz bir değerlendirme yapmak için mükemmel bir fırsattır.” – Matt Erhard
Test
Tam kullanıma geçmeden önce kapsamlı testler yapılması çok önemlidir. Yazılımın doğru çalıştığından ve bordro veya zaman takip yazılımı gibi mevcut sistemlerle iyi bir şekilde entegre olduğundan emin olmak için birden fazla test çalıştırın.
Paralel Bordro Testleri Çok Önemlidir
Bordro uygulamanızın kapsamına giriyorsa paralel bordro testleri ve farklılıkların giderilmesi için zaman ayırdığınızdan emin olun.” ~Kyle Berry, Sendero Consulting’de Baş Uzman
Medikal teknoloji alanında mevzuata ilişkin bilgi yönetimi girişimi Essenvia'nın CEO'su Soumya Mahapatra'ya göre, farklı çalışan grupları için işlevselliğini ve farklı kullanım durumlarının nasıl yönetileceğini de test etmek isteyeceksiniz.
Uç Durumlar
“Her İK yazılımında asıl önemli olan, nihayetinde uç durumlarınız olacaktır. Mevcut tam zamanlı çalışanlarınızı sisteme yükledikten sonra yeni işe alınanlarınızı, yakın zamanda emekli olanlarınızı, yüklenicilerinizi, bir rolden diğerine geçen çalışanlarınızı ve benzer durumları sisteme dahil etmeye çalışmaya başlayın. Tam da bu nedenle, uyguladığımız her İK yazılımının her parçasını test etmek için çeşitli benzersiz özelliklere sahip çalışanlardan oluşan örnek bir liste geliştirdik. Gerçek çalışanlarımız benzersiz sorunlarla bize başvurduğunda telaşla çözüm aramak zorunda kalmamamızı sağlıyor.” – Soumya Mahapatra.
More Articles
Kullanıma Alma
Yazılımı işletmenize ve koşullarınıza uygun yaklaşım ve takvime göre kullanıma alın. Ortaya çıkabilecek sorunları ele almak üzere hazır bir önceliklendirme ekibi bulundurun. İlk bordro çalıştırmasının başarısız olması durumunda bir risk azaltma planı belirleyin.
Bakım
Uygulama sonrasında yazılımın etkili kalmasını sağlamak için düzenli bakım yapılması gerekir. Yeni özelliklere ve en iyi uygulamalara ayak uydurmak için düzenli güncellemeler planlayın, periyodik denetimler gerçekleştirin ve sürekli eğitim sağlayın.
Uygulama Sürecini Optimize Etmeye Yönelik İpuçları
- Erken Katılım: Desteklerini kazanmak ve endişeleri gidermek için temel paydaşları sürece erken dâhil edin.
- Ayrıntılı Belgeleme: Karşılaşılan zorlukları, alınan kararları ve gerçekleştirilen eylemleri açıklayan ayrıntılı belgeler hazırlayın.
- Düzenli Güncellemeler: Ekibi ilerleme ve plandaki değişiklikler hakkında bilgilendirin.
- Kullanıcı Geri Bildirimi: Yeni sistemi sürekli olarak iyileştirmek için kullanıcı geri bildirimlerini toplayın ve bunlara göre hareket edin.
- Esnek Planlama: Test sonuçlarına ve geri bildirimlere göre planı gerektiğinde değiştirmeye hazır olun.
- Sürekli Öğrenme: Sürekli öğrenmeyi ve yeni yazılım özelliklerine ve güncellemelere uyum sağlamayı teşvik edin.
İnsan kaynakları yazılımını uygulamaya koymak bunaltıcı olmak zorunda değildir. Bu stratejileri ve ipuçlarını izleyerek, İK operasyonlarınızı geliştiren ve kuruluşunuzun hedeflerini destekleyen sorunsuz ve başarılı bir uygulama sağlayabilirsiniz.
Doğru İK yazılımını seçmek çok önemlidir; çünkü bu yazılım çalışan yönetimini kolaylaştırabilir ve verimliliği artırabilir. İhtiyaçlarınıza en uygun yazılımı seçtiğinizden emin olmak için nihai kararınızı vermeden önce HRIS, HRMS ve HCM sistemleri arasındaki temel farklar hakkındaki bilgilerinizi tazelemenizi öneririm.
