İK Yazılımı Gereksinimleri: İhtiyaçlarınızı Anlama

Küçük ve büyük işletmelerde İK'nın rolünü anlamak, İK yazılımı maliyetlerini değerlendirirken ve çözümün şirketin bütçesi ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlarken büyük önem taşır.

Bu değişen taleplerle başa çıkmak için İK yazılımları da gelişiyor. Artık yalnızca bordro yönetimi için kullanılmıyor; ancak bordro yönetimi hâlâ temel İK işlevlerinden biri olmaya devam ediyor.

Günümüzde İK yazılımını uygulamak, değişen iş gücü ortamında şirketinizin rekabetçi bir işveren olarak kalmasını sağlamak açısından her zamankinden daha önemli.

İK Yazılımı İçin Temel Gereksinimler

Her şirketin bir İK çözümünün işlevleri ve özellikleri konusunda kendine özgü ihtiyaçları olacaktır. Bununla birlikte, seçtiğiniz İK yazılımının şirketiniz genelinde verimliliği ve memnuniyeti artırmasını sağlamak söz konusu olduğunda bazı ortak noktalar bulunur.

İK Yazılımı Seçimi İçin Ön Eleme Soruları

İhtiyacınız olan İK yönetimi yazılımının türü ne olursa olsun, İK yönetimi yazılımının sunduğu tüm avantajlardan yararlanabilmek için aşağıdaki genel değerlendirme ölçütlerini göz önünde bulundurmalısınız:

1. Hem İK profesyonellerinizin hem de çalışanlarınızın kullanması kolay olacak mı?
2. Diğer İK yazılım sistemlerinizle entegre oluyor mu?
3. İşletmenizin ihtiyaçları değişirse ölçeklenebilir ve esnek mi?
4. Bulut tabanlı mı, yoksa şirket içinde mi barındırılıyor?
5. Mobil uygulaması var mı?
6. GDPR uyumluluğu gibi veri güvenliği standartlarını karşılıyor mu?
7. İnsan kaynakları operasyonlarının verimliliğini artıracak mı (örneğin elektronik tabloları ortadan kaldıracak mı)?
8. Sıkça zaman alan görevler için otomasyonlar sunuyor mu?

Bu sorular yanıtlandıktan sonra seçim sürecinizin bir sonraki aşamasına geçebilir ve tek tek yazılım özelliklerini incelemeye başlayabilirsiniz.

Etkili İK Yazılımının Temel Özellikleri

İK yazılımları özelleştirilebilir ve şirketinizin özel iş ihtiyaçlarına uyacak pek çok farklı seçenek sunar. Ancak neredeyse her durumda faydalı olduğunu düşündüğümüz bazı özellikler vardır:

• Çalışan self servis portalı: Çalışanlara önemli belgeleri inceleme, programlarını görüntüleme, izin talep etme ve eğitimlerini takip etme konusunda doğrudan erişim sağlamak, yalnızca ciddi konular için İK ekibinizle iletişime geçmeleri anlamına gelir.
• İşe alım ve işe uyum iş akışları: İş ilanı yayımlama, teklif mektupları, dijital imzalar ve yeni işe alınan çalışan kontrol listeleri de dâhil olmak üzere işe alım ve işe uyum sürecini standartlaştırmaya ve kolaylaştırmaya yardımcı olan yerleşik araçları arayın; tüm bunlar tek bir yerde bulunmalıdır.
• Yapay zekâ (AI) özellikleri: Daha gelişmiş İK araçları artık özgeçmiş taraması, çalışan devir oranına yönelik öngörücü analiz ve kişiselleştirilmiş öğrenme önerileri gibi görevlerde yardımcı olmak için AI içeriyor; böylece daha akıllı ve hızlı kararlar alabilirsiniz.
• Zaman yönetimi: Otomatik zaman yönetimi, özellikle çalışanların doğrudan erişimi olduğunda iş akışını iyileştirebilir. Pek çok İK sistemi, devamsızlıkların etkisini en aza indirmeye yardımcı olmak için ekip tabanlı takvimler ve devam durumu uyarıları içerir.
• Yan haklara kayıt yönetimi: Self servis yan haklara kayıt özelliği, çalışanların İK üzerinden geçmek zorunda kalmadan yan hak paketlerini görüntülemesine, seçmesine ve güncellemesine olanak tanır. Bu özellik, karşılıklı yazışmaları azaltır ve yan haklara ilişkin son tarihlere uyulmasını sağlar.
• Öğrenme fırsatları: Quantum Workplace tarafından gerçekleştirilen bir araştırmada çalışanlar, gelişim fırsatlarını çalışan bağlılığının en önemli nedenlerinden biri olarak belirtmiştir. Çalışanlarınızın zaman içinde becerilerini geliştirmesine yardımcı olmak için entegre bir öğrenme yönetim sistemi (LMS) veya eğitim modülü bulunan bir İK çözümünü değerlendirin.
• Analiz ve raporlama: İK yazılımı çok miktarda çalışan verisi toplar; ancak bu verilerin ne anlama geldiğini öğrenmek için başka bir sisteme aktarmanız gerekmemelidir. En iyi İK yazılımları veri panoları ve yerleşik analiz özellikleri sunar.

Farklı İK Yazılımı Türleri İçin Özel Gereksinimler

Bu alanlardan yalnızca biriyle ilgili sorunlar için bir çalışan yönetimi çözümü arıyor olsanız da temel İK yazılımları genellikle dört temel kategoriye ayrılır: 

• İK verilerinin yönetimi (ör. insan kaynakları bilgi sistemleri veya HRIS)
• Bordro, finans ve muhasebe yazılımları
• İşe alım, çalışanın işe alınması ve işe alıştırma yazılımları
• Çalışan performansı yönetimi yazılımları

Her yazılım türünün farklı gereksinimleri vardır. Peki her birinin gereksinimleri nelerdir ve temel İK yazılımı çözümünüzü seçerken nelere dikkat etmelisiniz?

İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımı Gereksinimleri

İnsan kaynakları yönetimi yazılımı (HRMS), işe alım, performans değerlendirmeleri, çalışan bilgilerinin korunması ve diğer pek çok görev de dâhil olmak üzere çeşitli İK süreçlerini yöneten uygulamalardan oluşan bir pakettir.

HRMS yazılımı çözümleri, temel HRMS yazılımlarından (HRIS yazılımı olarak da bilinir) son derece gelişmiş ve karmaşık çözümlere kadar büyük farklılıklar gösterir. 

HRMS yazılımları bu kadar çeşitlilik gösterdiğinden, bunları değerlendirmeden önce şirketinizin yazılımdan beklentilerini tanımlayan bir İK yazılımı RFP'si hazırlamanız gerekir. Yaygın HRMS yazılımı özellikleri şunlardır:

• Bordro işlemleri
• Çalışan yan hakları yönetimi
• İşe alım ve çalışan alımı araçları
• İşe alıştırma ve eğitim araçları
• Bir öğrenme yönetim sistemi (LMS)
• Çalışan verilerinin depolanması
• Devam kayıtları veya dijital zaman çizelgeleri
• İK ölçümleri ve analizleri

Öncelikle şirketinizin önceliklerini ve hedeflerini inceleyin. Şirketiniz hangi alanlarda en verimli? Hangi alanlarda verimlilik elde etmekte zorlanıyor? Yardıma ihtiyaç duyduğunuz alanlara odaklanın ve en çok ihtiyaç duyduğunuz özellikleri belirlemek için bir gereksinim kontrol listesi oluşturun. 

Ardından şirketinizin teknik gereksinimlerini inceleyin. Kaç çalışan kaydının depolanması gerekecek? İK yazılımınızı kaç kullanıcı kullanacak?

HRMS yazılımınızın belirli dilleri desteklemesine veya belirli mevzuat konularında size yardımcı olmasına ihtiyacınız varsa, bunları hem gereksinim kontrol listenize hem de iş gerekçenize eklemelisiniz.  

Tüm HRMS yazılımı çözümleri, temel hizmetlerinin bir parçası olarak bordro yönetimi veya yan haklar yönetimi gibi özellikleri içermez; bu nedenle bunlar gerekli ise listenize ekleyin.

Bordro ve Yan Haklar Yazılımı Gereksinimleri

Bordro ve çalışan yan hakları yazılımı, aylık yan hak maliyetlerini izlemenize, bordro işlemlerini gerçekleştirmenize, bordro vergilerini hesaplayıp beyan etmenize ve ilgili finansal görevleri yönetmenize yardımcı olur.

Bu tür bir yazılım kullanırken aşağıdaki sorular şirketinizin gereksinimlerini belirlemenize yardımcı olacaktır:

• Kaç çalışanınız var?
• Mevsimlik veya geçici çalışanlarınız var mı? 
• Yan haklar sunuyor musunuz?
• Bordro yöneticiniz ne kadar deneyimli?
• Hangi mevzuata uymanız gerekiyor?
• Ne tür analizlere ihtiyacınız var?
• Satış ödülleri veya primler ödüyor musunuz? 

Birden fazla tedarikçiden gelen bu ayrıntıları karşılaştırmanıza yardımcı olmak için, süreci kolaylaştırmak amacıyla en azından ilk 3 tercihinizden bordro teklifleri istemenizi öneriyorum.

Şirketler genellikle aşağıdaki özellikleri sunan bordro ve yan haklar yazılımlarına ihtiyaç duyar:

• Mevcut İK veri tabanlarıyla entegrasyon
• Vergi mevzuatına uyum desteği
• İzin ve hastalık izinlerinin takibi
• Çalışanların maaş bordrolarına ve vergi formlarına öz hizmet yoluyla erişimi
• Çalışanların yan haklara uygunluğunun otomatik olarak izlenmesi

İşe Alım Yazılımı Gereksinimleri

İşe alım yazılımı özellikleri genellikle bir aday takip sistemi (ATS), aday ilişkileri yönetimi ve mülakat yazılımını içerir.

Birçok işe alım yazılımı alt türünde ortak olan özellikler arasında iş ilanlarını web sitelerinde ve sosyal medyada otomatik olarak yayımlama, özgeçmişleri çevrim içi kabul etme ve niteliksiz adayları filtreleyip nitelikli adayları birbiriyle karşılaştırmaya yarayan araçlar bulunur. 

Business News Daily'ye göre şirketler aşağıdaki gereksinimleri karşılayan işe alım yazılımlarını tercih etmelidir:

• Belirli iş ilanı panolarında yayımlama yapabilme
• Mobil cihazlarla uyumlu bir arayüze sahip olma
• Esnek fiyatlandırma sunma
• Hızlı bir başvuru sürecine sahip olma
• İşe alım yasalarına uyumu sağlama

Ayrıca fiyatlandırma yazılım yatırımınız için sınırlayıcı bir etkense, en uygun fiyatlı işe alım araçları genellikle küçük işletmelere yönelik işe alım sistemleridir.

Performans Yönetimi Yazılımı Gereksinimleri

Performans yönetimi yazılımı, işletmelerin çalışan performansını daha iyi anlamasına yardımcı olur. Performans yönetimi araçlarının başlıca faydalarından biri, şirket yöneticilerinin çalışan verilerini takip edip analiz etmesine ve çalışanları bireysel olarak değerlendirmesine olanak tanımasıdır. 

Bu tür yazılımlar için temel gereksinimler şunlardır:

• Kullanım kolaylığı
• Hedef belirleme olanağı
• İlerlemeyi takip etme özellikleri
• Sürekli geri bildirim sağlama kapasitesi
• Performans değerlendirmesi son tarihleri için otomatik hatırlatmalar
• Çalışanlar ve yöneticiler arasında kolay iletişim

Elbette performans yönetimi yazılımınızın esnek, uyarlanabilir ve diğer sistemlerinizle uyumlu olmasını da istersiniz. Bütçenize uygun bir çözüme ihtiyaç duyacağınız için performans yönetimi sistemlerinin fiyatı da kritik öneme sahiptir. Aynı durum kısa listeye aldığınız tüm İK yazılımları için de geçerlidir!

Şimdi bu gereksinimleri ve bunları nasıl değerlendirebileceğinizi inceleyeceğiz.

İK Yazılımı Nasıl Değerlendirilir?

Bir İK çözümünün esnekliğini ve uyarlanabilirliğini nasıl değerlendirebilirsiniz? Bir İK çözümünün toplam maliyetini belirlerken nelere dikkat etmelisiniz? Gelin, ayrıntılı olarak inceleyelim.

Mevcut İK Sistemleriyle Uyumluluk

Bir İK yönetimi çözümünü uygulamak, muhtemelen çözümün ERP, finansal yönetim ve CRM yazılımları gibi hâlihazırda kullanılan diğer sistemlerle entegre edilmesini gerektirecektir. Bu sayede bilgileri daha verimli bir şekilde paylaşabilir ve işletmenizin analizlerine ilişkin çok daha kapsamlı bir görünüm elde edebilirsiniz.

Bir sağlayıcı, yazılımının kullandığınız diğer sistemlerle uyumlu olup olmadığını size açıklayabilmeli ve satın alma taahhüdünde bulunmadan önce yazılımı test etmenize olanak tanımalıdır. Ayrıca sağlayıcının, gelecekte uygulayabileceğiniz sistemlerle uyumluluğu sağlamak için sürekli destek ve güncellemeler sunacağını da doğrulamak istersiniz. 

Esneklik ve Uyarlanabilirlik

İşletmeler sabit değildir; bu nedenle İK yazılımınız da sabit kalamaz. İhtiyaçlarınız doğrultusunda büyümesi (veya küçülmesi) gerekir. Bir İK çözümü ararken, gelecekte hangi temel özelliklere ve kapsamaya ihtiyaç duymanızın muhtemel olduğunu değerlendirin. Yazılım istediğiniz ek özelliklere sahipse, zamanı geldiğinde bunları uygulamanın maliyeti ne olacaktır? 

Dikkate Alınması Gereken Maliyet Faktörleri

İK yazılımının maliyeti farklı şekillerde hesaplanabilir ve alışveriş yaparken bunu göz önünde bulundurmak önemlidir.

Birçok yazılım türünde işletmeler, temel aylık ücretin yanı sıra kullanıcı veya çalışan başına aylık ücret öder. Bazı sistemler, yazılımlarını sistem gereksinimlerinize göre kurmak için bir uygulama ücreti de talep edebilir. İKYS fiyatlandırma modellerini anlamak, İK teknolojisi yatırımınız için etkili bir bütçe oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Daha büyük işletmelere yönelik çözümler, genellikle şirket büyüklüğüne göre belirlenen sabit bir fiyat karşılığında tek seferlik satın alma talep etmeye daha yatkındır. Ayrıca depolama kapasitesini artırmanın, ek özellikleri uygulamanın ve yazılım sağlayıcısından özelleştirilmiş destek almanın büyük olasılıkla ek maliyetleri beraberinde getireceğini unutmayın.

Daha küçük işletmeler, ücretsiz veya açık kaynaklı yazılımların kendileri için daha uygun olduğunu görebilir; ancak bunların bazı sınırlamaları olacaktır. Açık kaynaklı İK yazılımı yalnızca yazılım koduna erişim sağlar; bu nedenle onu kullanılabilir bir çözüme dönüştürmek için programlama bilgisine sahip birine ihtiyacınız olacaktır.

Bazı sağlayıcılar, başlangıç için uygun fiyatlı ücretsiz veya düşük maliyetli İK yazılımı sunabilir; ancak bu yazılımlar yalnızca çok temel özellikleri içerir. Bu planlarda ek özellikler eklemek size daha pahalıya mal olacaktır. 

İK teknolojisinin maliyetlerini ayrıntılı olarak incelemek için "Kuruluşunuz İK Teknolojisine Hazır mı?" başlıklı makalemize göz atın.

Yeni İK Yazılımı Nasıl Kullanıma Alınır?

Yeni bir yazılımı kullanıma almak zordur. Nitekim bir McKinsey raporuna göre, katılımcıların yalnızca %16'sı şirketlerinin dijital dönüşümlerinin başarılı olduğunu düşünmüştür. Ancak başarılı bir yazılım kullanıma alımı büyük ödüller getirir. İK yazılımı verimliliği artırabilir, maliyetleri düşürebilir ve çalışan memnuniyeti ile çalışanları elde tutma oranını iyileştirebilir. Bu İKYS veya İK yazılımı avantajlarından yararlanmak için sağlam bir plana sahip olmak çok önemlidir.

İK Yazılımınızı Uygulama

İK yazılımınızı seçtikten sonra sıra onu uygulamaya geçirmeye gelir. PeopleGoal altı haftalık bir uygulama döngüsü önerir.

Bu süreç, yazılımınızı tüm şirketin kullanımına sunmadan önce İK departmanınızın hesap yapılandırması ve pilot testler gerçekleştirmesi için gereken zamanı da kapsar.

İyi planlanmış bir süreci izleyerek ve her adımı belgeleyerek mümkün olduğunca az sorunla karşılaşmanızı sağlayabilirsiniz. 

Şirketin her seviyesinden üyelerden oluşan ve farklı teknik bilgi düzeylerine sahip bir pilot ekip, kullanıma alım sırasında karşılaşılan sorunları gidermenize yardımcı olacaktır.

Farklı çalışan türlerinin İK yazılımınız için farklı gereksinimleri ve yazılımı kullanma konusunda farklı sorunları olacaktır.

Onların geri bildirimlerini dikkate almak, İK dijital dönüşümünüzü başarıya ulaştırmanıza yardımcı olacaktır.

İK Yazılımını Ekibinize Tanıtma

Yazılımınızı kurup test ettikten ve pilot ekibinizin tespit ettiği sorunları giderdikten sonra sıra onu şirketin geri kalanına tanıtmaya gelir.

Bu süreçte, olumlu bir çalışan deneyimi oluşturmak için iyi iletişim hayati önem taşır. Çalışanlarınızın kullanıma sunma ayrıntılarından haberdar olduğundan ve yeni İK çözümünüzü kullanırken destek için nereye başvuracaklarını bildiğinden emin olun.

Ekibiniz, yeni İK yazılımınızın sunduğu avantajlar konusunda heyecan duymalıdır. Bu yazılım, tatil izinlerini kolayca talep etmelerine yardımcı olacak mı? Ya da hassas çalışan bilgilerini güvende tutmaya yardımcı olacak mı? Düzenli olarak planlanan koçluk desteğini almalarını ve böylece kariyer gelişimlerini iyileştirmelerini sağlayacak mı?

Çalışanlarınız kendileri için de bir fayda olduğunu hissederse, şirket genelinde daha yüksek çalışan bağlılığı ve daha güçlü bir destek elde edersiniz.

Özellikle, çalışan memnuniyeti açısından çalışanlarınızın onları dinlediğinizi bilmeleri önemlidir.

Bir çalışan yeni yazılım için gerekli becerilere sahip olmadığını düşünüyorsa, kendisine uygun eğitim fırsatlarına sahip olduğundan emin olun.

Ya da bir çalışan önceki yazılım kullanıma sunma süreçlerinde kötü bir deneyim yaşadıysa, endişelerini dinleyin ve bunları ele alın.

İK çözümünüzden memnun olan her çalışan, diğerlerini de etkileyerek genel çalışan memnuniyetine katkıda bulunacaktır.

Sırada Ne Var?

İK yazılımıyla ilgili her şeyden haberdar olmak mı istiyorsunuz? İK teknolojisine ilişkin en yeni trendleri ve içgörüleri doğrudan gelen kutunuza almak için People Managing People bültenine kaydolmayı unutmayın.