Sık sık kendinizi insan hatalarına açık, sıkıcı ve tekrarlayan işleri yaparken mi buluyorsunuz? Mevcut İK yazılımınız istediğinizden daha sık tansiyonunuzu mu yükseltiyor? Ekibinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olacak bir işlevselliğin hayalini mi kuruyorsunuz?
Tüm İK yazılımları aynı şekilde geliştirilmez ve bazen sahip olduğunuz yazılımın ihtiyaçlarınızı karşılamadığını fark edersiniz. İK yazılımınızı yükseltmek zamandan ve paradan tasarruf etmenize, ayrıca stresinizi azaltmanıza yardımcı olabilir. Yükseltme zamanının gelip gelmediğini ve bunu nasıl yapacağınızı belirlemek için bu kılavuzu kullanın.
İK Yazılımınızı Yükseltme Zamanının Geldiğini Gösteren 10 İşaret
Saçınızı başınızı yolmanın yanı sıra, yeni bir şey arama zamanının gelmiş olabileceğini gösteren bazı temel işaretler şunlardır:
1. Çok fazla manuel iş
İK ekibiniz tekrarlayan işlere (ör. veri girişi, raporlama, bordro işlemleri) çok fazla zaman harcıyorsa otomasyon özellikleri zamandan tasarruf etmenizi ve hataları azaltmanızı sağlayabilir.
2. Sınırlı işlevsellik ve özellik eksiklikleri
Mevcut yazılımınız, karmaşık iş akışlarını, gelişmiş raporlamayı ve hatta kullanıcı sayısındaki artışı yönetmek gibi İK ekibinizin büyüyen ihtiyaçlarını karşılamıyor.
3. Sınırlı entegrasyonlar
İK yazılımınızın kullanışlı olabilmesi için genellikle ATS, HRMS/HRIS, performans yönetimi yazılımınız vb. sistemler arasında entegrasyonlar gerekir.
Mevcut sisteminiz diğer sistemlerle iyi bir şekilde entegre olmuyorsa yükseltme yapmak veri akışını ve verimliliği iyileştirebilir.
4. Kötü kullanıcı deneyimi (UX)
İK yazılımınız açıklanamaz şeyler mi yapıyor? İnsanlar saatlerini kaydetmek veya izin taleplerini göndermek gibi basit görevleri tamamlayıp sistemde gezinmekte sık sık zorlandıklarını mı bildiriyor?
Kötü kullanıcı deneyimi stres yaratır!
İnsanların şikâyet edeceğine şüphe yok, ancak kullanım verilerinden de bilgi edinebilirsiniz; örneğin hiç kimse yazılımı kullanmıyorsa veya kullanıyor ama çok sayıda hata meydana geliyorsa bu, kötü bir kullanıcı deneyimi tasarımına işaret edebilir.
5. Veri güvenliği endişeleri
Mevcut sisteminiz güçlü veri güvenliği önlemleri sunmuyor; bu da veri ihlalleri, veri kaybı veya GDPR ya da HIPAA gibi düzenlemelere uyumsuzluk riskini artırıyor.
Yazılımınız şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama veya denetim izleri sağlamıyorsa hassas çalışan verilerini riske atıyor olabilir.
Have an account? Log In
6. Uyumluluk eksiklikleri
İK yazılımının, özellikle bordro yazılımının, değişen iş kanunlarına ve düzenlemelere uygun şekilde güncel olması gerekir. Yazılımınız bu değişikliklere uyum sağlamak için düzenli güncellemeler sunmuyorsa uyumsuzluk ve hukuki sorunlarla karşılaşma riski taşırsınız.
7. Sınırlı özelleştirme
Sistem, iş akışlarını, süreçleri veya raporları şirketinizin kendine özgü ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirmenize izin vermiyor.
Bunun yerine katı, önceden belirlenmiş süreçleri kullanmak zorunda kalıyor ve kuruluşunuzun yapısındaki, politikalarındaki veya hedeflerindeki değişiklikleri yansıtacak şekilde sistemi kolayca uyarlayamıyorsunuz.
8. Yüksek destek ve bakım maliyetleri
Mevcut yazılımınız sık sık destek, maliyetli güncellemeler veya manuel düzeltmeler gerektiriyor ve bu da bakım maliyetlerini artırıyor.
Sistem sık sık hatalarla veya uyumluluk sorunlarıyla karşılaştığı için düzenli sistem güncellemeleri ya da dış destek hizmetleri için ödeme yapıyor, bu da kaynakları temel İK işlevlerinden uzaklaştırıyor.
9. Sistem kesintileri veya kararsızlık
Sık sık yaşanan sistem kesintileri, yavaş performans veya teknik sorunlar operasyonlarınızı aksatıyor. Örneğin yazılım, bordro işlemleri veya çalışan performans değerlendirme dönemleri gibi yoğun kullanım zamanlarında çökerek hem İK çalışanlarında hem de çalışanlarda gecikmelere ve hayal kırıklığına neden oluyor.
10. Sağlayıcı artık yenilik yapmıyor veya güncelleme sunmuyor
İK yazılımı sağlayıcınız artık düzenli güncellemeler yayınlamıyor; bu da yazılımın özellikler, güvenlik veya performans açısından geride kalmasına neden oluyor.
Yeni İK Yazılımında Nelere Dikkat Edilmeli?
İhtiyacınız olan özellikler gereksinimlerinize bağlı olacaktır, ancak dikkat etmeniz gereken bazı genel özellikler şunlardır:
Otomasyon
Bordro, yan haklar veya performans değerlendirme döngüleri için işe alıştırma gibi belirli süreçlerin otomatik olarak yürütülmesini ayarlayabilme.
Özelleştirme
Mevcut İK yazılımınızla ilgili en önemli şikâyetlerden biri muhtemelen daha fazla özelleştirilebilirliğe duyulan ihtiyaçtır. Durum böyle olmasa bile süreçleriniz geliştikçe bu özellik gelecekte muhtemelen işinize yarayacaktır.
Çalışanların kendi işlemlerini gerçekleştirmesi
İK yazılımı, çalışanların finans, yan haklar veya vergi belgelerine istedikleri zaman erişmelerine ve bu bilgileri güncellemelerine olanak tanıyan çevrim içi self servis portallara erişim sağlayarak bu belgeleri çalışanlara sunma ihtiyacını neredeyse tamamen ortadan kaldırabilir.
Entegrasyonlar
İK yazılımınızı kapsamlı İK teknoloji yığınınızla ve muhasebe yazılımınız veya kurumsal kaynak planlama yazılımı gibi diğer yaygın araçlarla entegre edebilme olanağı.
Birçok araçta entegrasyonlar standart olarak bulunur; ancak bulunmuyorsa bu konu, keşif görüşmesinde sorulması gereken hususlardan biridir.
Ölçeklenebilirlik
Ölçeklenebilir özellikler, şirketlerin iş öncelikleri değiştikçe özellik ve işlev ekleyip kaldırırken alışkın oldukları İK platformunu kullanmaya devam etmelerini sağlar.
Raporlama ve analiz
İK yazılımı, çalışan verilerini tek bir yerde birleştirerek iyileştirilmesi gereken alanlarda değişiklik yapmak için size veri ve raporlar sunabilir.
Kullanışlı arayüz ve sezgisel kullanıcı deneyimi
Yazılım ne kadar sade ve modern görünüyor? Elbette bir kitabı yalnızca kapağına bakarak değerlendiremezsiniz; bu nedenle kullanıcı deneyimi hakkında fikir edinmek için bir canlı demo talep etmeye ve yorumları okumaya çalışın.
İK Yazılımınızı Nasıl Yükseltebilirsiniz?
Bir sonraki İK yazılımı seçiminizin mümkün olan en iyi sonucu vermesini sağlamak için bu süreci izleyin.
1. Mevcut İK yazılımınızı değerlendirin
- Sorunlu noktaları belirleyin: Mevcut sisteminizin sınırlamalarını belirleyin (ör. performans sorunları, özellik eksikliği, ölçeklenebilirlikle ilgili endişeler).
- Geri bildirim toplayın: Mevcut sistem ve arzu ettikleri özellikler hakkında geri bildirim toplamak için İK ekibi üyeleri, yöneticiler ve çalışanlar gibi kilit paydaşlarla iletişime geçin.
- Kullanımı değerlendirin: Hangi modül veya özelliklerin yeterince kullanılmadığı ya da gereksiz olduğu da dâhil olmak üzere mevcut yazılımın ne kadar etkili kullanıldığını inceleyin.
2. İş ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi tanımlayın
- Net hedefler belirleyin: Yükseltmeyle neyi başarmak istediğinizi belirleyin (ör. geliştirilmiş analizler, daha iyi kullanıcı arayüzü, otomatikleştirilmiş süreçler).
- Özelliklere öncelik verin: Olmazsa olmaz özellikleri ve İK yazılımı gereksinimlerini, bulunması iyi olacak özelliklerden ayırarak listeleyin. Bunlar şunları içerebilir:
- Bordro
- Çalışanın işe alıştırılması
- Performans yönetimi
- Zaman takibi
- İşe alım ve ATS (Aday Takip Sistemi)
- Yan haklar yönetimi.
- Ölçeklenebilirlik ve entegrasyon: Gelecekteki büyümeyi ve yeni sistemin işe alıştırma yazılımı, CRM, finans veya ERP sistemleri gibi diğer yazılımlarla entegre olup olmaması gerektiğini değerlendirin.
3. Olası çözümleri araştırın
- Tedarikçileri inceleyin: İhtiyaçlarınızla örtüşen İK yazılımı tedarikçilerini araştırıp bir liste oluşturun. en iyi İK yazılımı ve küçük işletmeler için en iyi İK yazılımı seçimlerimiz başlamak için iyi seçeneklerdir.
- Yorumları kontrol edin: Güvenilirliği ve performansı doğrulamak için müşteri yorumlarına, örnek olay incelemelerine ve uzman görüşlerine göz atın.
4. Kısa bir liste oluşturun ve iletişime geçin
Artık olası tedarikçileri belirlediğinize göre biraz daha derine inmenin ve birkaç demo görüşmesi planlamanın zamanı geldi.
- Her bir tedarikçiye, seçeneklerinizi tüm ayrıntılarıyla karşılaştırabilmek için bilgi talebi (RFI) gönderin
- Gerçekten kapsamlı olmak istiyorsanız, kısa listenizdeki tedarikçilerin her birine teklif talebi (RFP) gönderin. Bu talep; şirketinizle ilgili temel bilgileri, özel ihtiyaçlarınızı, bir tedarikçi anketini ve tekliflerini sunarken uymaları gereken son başvuru tarihleri gibi özel teklif gönderim kurallarını içermelidir.
- Satış temsilcileriyle bir toplantı planlayın ve sorularınızı birlikte gözden geçirin.
İdeal olarak ürünün kullanımını canlı demolarla göstermesi gereken bu görüşmeler, tedarikçi hakkında ve iyi bir iş ortaklığı kurup kuramayacağınız konusunda da fikir edinmenize yardımcı olacaktır.
Tedarikçileri karşılaştırmaya yardımcı olması için bu kullanışlı değerlendirme şablonunu kullanın.
More Articles
5. İş gerekçesini oluşturun
Yukarıdaki tüm veriler toplandığına göre, artık İK yazılımı için iş gerekçenizi hazırlamanın zamanı geldi.
Bunun 10 sayfalık bir belge olması gerekmez; tek sayfalık bir not kadar basit olabilir (zaten 10 sayfa okumaya kimin vakti var ki).
Karar vericiler aşağıdaki soruların yanıtlarını arar:
- İK yazılımının maliyeti ne kadar?
- Yazılım hangi sorunlu noktaları çözecek?
- Yazılıma yatırım yapmasaydık ne olurdu?
- Uygulamanın hayata geçirilmesi ne kadar sürecek?
- Neden şimdi yatırım yapmamız gerekiyor?
- İK yazılımını hayata geçirmenin yatırım getirisi (ROI) nedir? Dan George’un İK finansal okuryazarlığı hakkındaki makalesi burada faydalı bir kaynaktır.
Maliyet sorusunun yanıtını bilmiyor olabilirsiniz; ancak bu aşamada onay istemeniz, başarılı olmanız için gereken zemini hazırlayacaktır.
İK yazılımı için kullanabileceğiniz bir iş gerekçesi şablonu aşağıda yer alıyor:
- Yönetici özeti: Teklifin, temel faydaların ve sonuçların kısa özeti.
- Mevcut durum ve problem tanımı: Mevcut durumun ve ele alınan belirli zorlukların ya da sorunların açıklaması.
- Önerilen çözüm ve faydalar: Maliyet-fayda analizi de dahil olmak üzere, önerilen çözümün ve beklenen faydalarının ayrıntılı açıklaması.
- Uygulama planı ve risk değerlendirmesi: Adım adım uygulama stratejisi, zaman çizelgesi ve azaltma planlarıyla birlikte olası risklerin özeti.
- Sonuç ve öneriler: Karar vericilere yönelik nihai önerilerle birlikte iş gerekçesinin kısa özeti.
6. Uygulayın ve çalışanların uyumunu sağlayın
Paydaşların yeni çözümünüzden haberdar olduğundan ve onu kullanırken kendilerine güvendiklerinden emin olun.
Şirketlerin yazılım satın alımlarında yatırım getirisi elde edememesinin temel nedeni, uygulamayı tamamlamamaları ve yeni araçlarını günlük operasyonlara gerektiği gibi entegre etmemeleridir.
Etkili değişim yönetimi kritik önem taşır. Çalışanların yeni yazılımınızı kullanabilmesi için yazılımın kendilerine nasıl fayda sağladığını (örneğin zamandan tasarruf etmelerini veya izin taleplerinin daha hızlı onaylanmasını) anlamaları ve nasıl kullanılacağını bilmeleri gerekir.
İşte bu konuda yardımcı olacak bazı ipuçları.
- Yeni İK yazılımını benimsediğinizi ve bunun çalışanlar için ne anlama geleceğini açıkça anlatın. Çalışanları sorularını iletmeye davet edin.
- Tedarikçinin sunduğu işe alıştırma ve eğitim olanaklarından yararlanın ve çalışanların bu eğitimi gerçekçi bir süre içinde tamamlamasını zorunlu kılın.
- Uygulamayı yönetme ve çalışanların sahip olabileceği her türlü soru (ve geri bildirim) için iletişim noktası olma sorumluluğunu birine verin.
- Çalışanları mevcut self-servis kaynaklardan haberdar edin ve sorun yaşadıklarında nasıl destek talebi oluşturacaklarını bildiklerinden emin olun.
İK Yazılımını Yükseltmeye Yönelik En İyi Uygulamalar
Verimsizliklere, kaynak israfına veya hayal kırıklığına yol açabilecek yaygın hatalardan kaçınmak için temel İK yazılımınızı yükseltirken bu en iyi uygulamaları izleyin.
- Açık hedefler belirleyin: Sürece başlamadan önce iş hedeflerinizi ve özel İK ihtiyaçlarınızı belirleyin. Bu, yazılım seçiminize rehberlik eder ve yazılımın hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlar.
- Kullanıcı geri bildirimlerini toplayın: Mevcut sisteminizin sorunlarını ve yeni sistemde aradığınız özellikleri anlamak için kullanım verilerini inceleyin ve anketler, odak grupları veya görüşmeler gerçekleştirin.
- Gelecekteki büyümeyi göz önünde bulundurun: Sürekli olarak tedarikçi değiştirmek zahmetli olabilir. Bu nedenle kullanıcı ekleme, özellikleri genişletme veya diğer sistemlerle entegrasyon yoluyla işletmenizi büyütebilecek bir çözüm arayın.
- Toplam yatırım getirisini değerlendirin: Maliyetler önemlidir; bu nedenle kısa vadeli ve uzun vadeli maliyetlerin (uygulama, bakım, yükseltmeler) her ikisini de göz önünde bulundurun ve ödediğinizin karşılığını almaya odaklanın. Yazılımın ihtiyaçlarınızı karşıladığından ve iyi bir yatırım getirisi (ROI) sağladığından emin olun.
- Veri taşıma sürecinin karmaşıklığını hafife almayın: Veri taşıma işlemini erkenden planlayın ve hangi verilerin nasıl ve ne zaman taşınacağını belirlemek için hem İK hem de BT ekiplerini sürece dahil edin.
Yeni Başlangıçlara
Umarız yukarıdaki bilgiler, İK yazılımınızı yükseltmenize yardımcı olacak tarafsız bir rehber olmuştur. Yeni bir araca geçmek cazip gelebilir; ancak bazen yeni bir araç için harcanan çabaya değer.
Kariyerinizde gelişmenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak uzman tavsiyeleriyle dolu People Managing People bültenine abone olarak en güncel İK teknolojisi trendlerini takip edin.