Çalışan el kitabı, çalışan işe alıştırma araç setinizdeki önemli bir araçtır. Çalışanlara kuruluşunuzun temel değerleri, misyonu, şirket kültürü ve iş yeri politika ve prosedürleri konusunda net bir yön ve rehberlik sağlamalıdır.
Ancak yeni işe alınanların ilk gün okuyabilmesi için şirket politika ve prosedürlerinizin tamamını oryantasyon paketinize dahil etmeniz gerekmez. Hatta bu, onları bunaltmanın kesin bir yoludur!
Olumlu bir işe alım deneyimi oluşturmak için onlardan uzun ve sıkıcı bir belgeyi okumalarını istemek izlenecek en iyi yaklaşım değildir.
Çalışan El Kitaplarının İki Türü
Birçok insan kaynakları uzmanı, iki tür çalışan el kitabı bulundurulmasını önerir:
- Özet bir belge yeni işe alınanların şirkete alışmak için bilmesi gereken temel konuları kapsar ve
- Daha kapsamlı bir belge çalışanın kuruluşunuzdaki görev süresi boyunca başvurabileceği bir kaynaktır.
Yeni çalışanlar için başlamadan önce daha kısa ve öz bir çalışan el kitabı sağlamanızı öneririm. Bu el kitabı, şirket kültürünüz, çalışma ortamınız, temel şirket politikalarınız ve işe alıştırma süreçlerini daha sorunsuz hale getirecek diğer tüm bilgiler hakkında onlara genel bir bakış sunmalıdır.
Özet bir çalışan el kitabı, her yeni çalışanla işe başlama tarihinden önce gerçekleştirmeniz gereken iletişimleri içeren işe alım öncesi hazırlık paketinize dahil etmek için idealdir.
Daha önce hiç işe alıştırma eğitimi aldıysanız, yeni çalışanların kolayca bunalmış hissedebileceğini bilirsiniz; bu nedenle çalışan yaşam döngüsünün bu kritik aşamasında bilgi yüklemesinden kaçınmak çok önemlidir. Bununla birlikte, çalışanların ayrıntılar konusunda çok daha kapsamlı bir el kitabına yine de ihtiyacı olacaktır.
Çalışan el kitabınızın tamamı, çalışanların kuruluşta geçirdikleri süre boyunca başvurabilecekleri bir kaynak işlevi gören kapsamlı bir politika seti içermelidir.
Bu yalnızca çalışanlar için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda sizi ayrımcılık veya adaletsiz muamele iddialarına karşı da koruyabilir.
Yeni İşe Alınanlar İçin Çalışan El Kitabınızda Neler Yer Almalı?
Bunun doğru veya yanlış bir yaklaşımı yoktur; kuruluşunuz için en anlamlı olanı belirlemeniz gerekir. Ancak inceleyebileceğimiz bazı en iyi uygulamalar vardır.
Yeni işe alınanlar için hazırlanan çalışan el kitabının amacı, yeni bir işe başlamadan önce hepimizin hissettiği bazı kaygıları hafifletmeye ve onları yeni görevleri konusunda heyecanlandırmaya yardımcı olmaktır.
Bunu, yeni çalışanların bilmek isteyip sormaya çekinebileceği her şeyin bir özeti olarak düşünün.
İşte dahil etmenizi önerdiğim bazı noktalar ve politikalar:
- Şirket rehberi veya önemli iletişim listesi: En azından, çalışanların belirli konularda (bordro, yan haklar vb.) yardım almak için insan kaynaklarında kiminle iletişime geçebileceğine ilişkin talimatları içermelidir.
- İlk gün, ilk hafta ve sonrasında neler beklenmesi gerektiğini açıklayan bir oryantasyon programı olmalıdır. Bu, dakika dakika hazırlanmış bir plan değildir; ancak yeni işe alınanlara başlamadan önce neler beklemeleri gerektiği hakkında fikir verir.
- Bir organizasyon şeması: Bu, kuruluşun nasıl işlediği, temel ekip üyelerinin kim olduğu ve iş arkadaşlarından neler beklenebileceği hakkında fikir edinmelerini sağlar.
- Jargon ve kısaltmalar sözlüğü: Her kuruluşun kullandığı kendine özgü ifadeler ve kısaltmalar vardır. Çalışanların başvurabilecekleri ve eksiklerini tamamlayabilecekleri bir kaynak sağlayarak ilk birkaç günü kolaylaştırın.
- Kuruluşun misyonu ve temel değerleri. Bunları yalnızca listelemek yerine neden seçildikleri hakkında daha ayrıntılı bilgi verebilirsiniz. Bu, yeni işe alınanlara şirket kültürünüzden ne beklemeleri gerektiğine dair bir fikir verir.
- Şirketin geçmişi ve dönüm noktaları: Kuruluşunuzun tarihindeki kuruluş tarihi, yeni bir ofisin açılması, belirli bir gelir seviyesine ulaşılması veya çalışılacak en iyi yerlerden biri olarak tanınması gibi önemli tarihlere kısaca değinebilirsiniz.
- Genel ofis bilgileri: Ofise geri dönüyorsanız otopark, giriş kartları, alarm kodları ve bina iletişim bilgileri mevcut olmalıdır.
- Eksiksiz çalışan el kitabınız için bir içindekiler bölümü ekleyin. Bu önemlidir; çünkü yeni işe alınanlara mevcut diğer politikalar hakkında önceden bilgi verir ve daha sonra bu bilgilere başvurmaları gerektiğinde nerede arayacaklarını bilmelerini sağlar.
- Yeni işe alınanlarınızın bekleyeceği temel İK politikaları; çalışma saatleri ve programları, izinler, şirket mülkleri (bilgisayarlar ve cep telefonları gibi) ve uzaktan çalışmaya ilişkin politikalarla ilgili ayrıntılar da dâhil olmak üzere.
- Kıyafet kuralları ayrıntıları: Uzaktan veya ofiste çalışıyor olmanız fark etmeksizin, kıyafet kuralları konusunda neler beklenmesi gerektiğini bildirmek iyi bir fikirdir.
- Çalışan yan hakları özeti: Bu bölüm, beklenenlerin kısa bir genel görünümünü sunmalıdır; daha ayrıntılı bilgiler daha sonra eklenebilir.
Sonuç olarak, neleri eklemeniz gerektiği size bağlıdır. Ancak bunlar, yeni işe alınanlar için etkili bir çalışan el kitabı oluşturmak amacıyla ele almanızı önerdiğim temel noktalardır.
İlgili okuma: Çalışan Yan Hakları Sorumluluk Sigortası Nedir?
Have an account? Log In
Resmî çalışan el kitabınız için hangi bilgileri saklamalısınız?
Yeni işe alınan çalışan el kitabınıza eklemeniz gereken temel unsurları ele aldığımıza göre, daha resmî ve kapsamlı sürümünüzün bir parçası olarak başka hangi bilgileri bir araya getirmeniz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz.
El kitabınıza eklemeniz gerekenlerin tamamı için daha fazla bilgi edinmek üzere çalışan el kitaplarına ilişkin kapsamlı rehberimizdeki en iyi uygulamaları incelemenizi öneririm. Ancak genel bir fikir vermesi için bazı temel ipuçlarını burada bulabilirsiniz:
- Çalışan yan haklarının nasıl işlediğine dair ayrıntılı bir rehber. Sağlık sigortası, izin süresi (PTO), hastalık izni, ebeveyn izni ve ölüm izninin yanı sıra her kategori için uygunluk şartlarını açıklayabilirsiniz.
- Sunabileceğiniz diğer çalışan yan haklarının özeti ve emeklilik planları veya jüri görevi için ücretli izin gibi bunların nasıl işlediği.
- Çalışan masraflarına ilişkin kurallar, onay süreçleri ve geri ödeme prosedürleri.
- Davranış kuralları, iş yeri güvenliği, cinsel taciz, çalışma süresinin kaydı, disiplin işlemleri, performans değerlendirmeleri, eşit istihdam fırsatı ve çıkar çatışması gibi istihdam politikaları.
- Sosyal medya yönergeleri! Belirsizliği ortadan kaldırmak ve kafa karışıklığını azaltmak için, günümüzde özellikle önemli olan bu konuda yeni çalışanlarınıza kuruluşunuzu sosyal medyada nasıl temsil edeceklerine dair açık yönergeler verdiğinizden emin olun.
- Sektörünüzle ilgili ve yerel yasalarla federal yasalara uygun sağlık ve güvenlik bilgileri sunulmalıdır. Güvenliğe duyarlı sektörlerde faaliyet gösteren şirketler, güvenliğe özgü kurumsal politikaları barındırmak üzere ayrıca ikincil bir belge oluşturmayı da değerlendirebilir.
Bu konuda yardıma ihtiyacınız varsa endişelenmeyin! Bu süreci büyük ölçüde basitleştirmenize yardımcı olmak için 40'tan fazla İK politikası, en iyi uygulama ve örnek derledik.
Çalışan El Kitabı Örnekleri
Yeni çalışan el kitabınız veya genel olarak çalışan el kitapları için ilham arıyorsanız, fikir edinmek üzere inceleyebileceğiniz birkaç örneği burada bulabilirsiniz.
Trello
Trello’nun çalışan el kitabı (buna çalışan kılavuzu diyorlar) ilginç çünkü:
- Çalışan kılavuzu oluşturmak için kendi ürünlerini kullanarak Trello’nun "kendi ürettiğini kendi kullanması" durumuna bir örnek teşkil ediyor.
- Trello panolarının yapısı, çalışan el kitabını sürekli olarak güncellemeyi çok daha kolay bir görev hâline getiriyor. Bir Trello panosundaki revizyonları takip etmek, PDF üzerinde revizyon yapmaya kıyasla çok daha kolaydır.
Trello’nun güzel tarafı, ilk gününüzde neleri okumanız gerektiğine dair bir döküm sunmasıdır; bu döküm çoğunlukla hastalık izni, tatil politikası ve cinsel taciz dâhil olmak üzere şirket politikalarını kapsar.
Daha ayrıntılı bilgi için çalışan yan hakları, sağlık sigortası, geri ödeme, ücretli izin ve benzeri konuları kapsayan başka panoları da var. Sayfaları çevirmek zorunda kalmak yerine, her şey önünüzde duruyor.
Valve
Bu çalışan el kitabı 2012’de viral oldu. Yalnızca içerdiği mizah nedeniyle değil, aynı zamanda o dönemde süreçleri hakkında oldukça ketum olan benzersiz bir yapıya sahip bir kuruma dair fikir verdiği için de.
Yeni işe alınanların neler beklemesi gerektiği, şirket kültürü, Valve’daki çalışma koşulları, bir çalışma haftasında neler beklenmesi gerektiği, misyon bildirileri, performans değerlendirmeleri, jargon sözlüğü ve daha fazlası hakkında fikir veriyor.
Valve’ın tamamen kendi kendini finanse ettiğini, çalışan sayısını düşük tuttuğunu ve yatay bir yapıya sahip olduğunu unutmayın; bu nedenle yaklaşımları, şirketinizin işleyişinden normalden de daha farklı olabilir. Onlar için işe yarayan bir şey sizin kuruluşunuz için anlamlı olmayabilir.
Yine de şirketin misyonlarını ve vizyonunu, ayrıca nasıl çalıştıklarını aktarmaya yardımcı olan güzel ve özlü bir rehber.
Netflix
Bu el kitabı 2009’da ortaya çıktı ve son derece açık sözlü bir çalışan el kitabı. En bilinen çalışan el kitaplarının çoğu hoş görsellere ve mizaha sahip olma eğilimindeyken Netflix’in el kitabı, tıpkı kültürü gibi, doğrudan ve lafı dolandırmadan hazırlanmış.
Değerlerini, ‘parlak pislikler’ olarak gördüklerini, neden yüksek performans konusunda bu kadar ısrarcı olduklarını, tatil izinlerinin nasıl işlediğini, çalışan tazminatının ardındaki gerekçelerini, yoğun çalışma koşullarını ve daha fazlasını ele alıyor.
Bu çalışan el kitabında gerçekten takdir etmem gereken şeylerden biri, ne kadar lafı dolandırmadan yazılmış olması. Netflix’in nasıl çalıştığı ve herkese uygun olmadığı konusunda son derece açık; hiçbir zaman da öyleymiş gibi davranmıyor.
Bu çalışan el kitabı 2009’dan kalma olsa da şirket kültürlerinde o zamandan beri pek bir şey değişmiş gibi görünmüyor.
İşte çalışan el kitaplarına dair birbirinden çok farklı üç örnek.
Netflix’in el kitabı çok temel, açık sözlü ve doğrudan; ancak bu, kültürlerinin doğası. Hoş görsellere ve mizaha yer verselerdi, bu onlar için yersiz olurdu.
Bunu Valve’ın çalışan el kitabıyla karşılaştırın: Renkli ifadeler, mizah ve görsellerle dolu ve kültür yaklaşımlarıyla örtüşüyor.
Dolayısıyla yeni çalışan el kitabınızın “nasıl” olması gerektiği söz konusu olduğunda kültürünüzü göz önünde bulundurun.
More Articles
Çalışan El Kitapları Hakkında Sorumluluk Reddi Beyanları
Bir çalışan el kitabının nasıl görünebileceğine (birkaç örnekle) ve içinde nelerin bulunması gerektiğine göz attığımıza göre, çalışan el kitabı konusunda dikkat edilmesi gereken bazı noktaları da ele almak istiyorum.
İşe alım süreci için ne kadar faydalı olabilse de kaliteli bir çalışan el kitabına sahip olmak listenizin en üst sırasında yer almamalıdır. Bir arkadaşlık sistemi oluşturmak, bir 30-60-90 günlük plan hazırlamak veya işe alım yazılımı kullanarak işe alım süreçlerini otomatikleştirmek de yeni işe alınanların sürece doğru bir başlangıç yapmasını sağlamak açısından kritik öneme sahiptir.
İşe alım süreçlerine sahip işe alım yazılımları, yeni işe alınanların daha işe başlamadan önce iyi bilgilendirilmesini ve hazırlanmasını sağlayarak işe alım sürecinizi kolaylaştırabilir; bu yönüyle çalışan el kitabının rolünü tamamlar.
Dikkate alınması gereken bir diğer nokta da çalışan el kitabının kolayca bir masanın içinde unutulup giden belgelerden birine dönüşebilmesidir. Bu belgelerde şirket politikalarıyla ilgili bilgiler ne kadar faydalı olsa da bunları incelemek pek heyecan verici olmayabilir.
Bu nedenle, mümkün olduğunda (ve kuruluşunuzun kültürüyle uyumluysa) daha neşeli ve görsel odaklı bir yaklaşım benimsemenizi öneriyorum.
Biz görsel varlıklarız ve görselleri metinden çok daha hızlı işleriz. Belge yönetim sistemleri sayesinde İK ekipleri çalışan el kitabı içeriklerini kolayca yönetip güncelleyebilir ve görselleri modern ve güncel tutabilir.
Çalışan el kitabıyla ilgili değinmek istediğim son bir nokta var.
Valve'da (o tuhaf şirkette) daha önce çalışmış bir kişi, çalışan el kitapları hakkında şunları söyledi:
"Kendini yöneten tüm meşru şirketler, resmi olmayan resmi bir şirket kılavuzunu 'sızdırmak' zorundadır. Şık bir şekilde hazırlanmış ve okuması eğlenceli olmalıdır. Geliştirici pazarlama uzmanları, yeni adayları işe alım hunisine çekmek için bu tür içerikler hazırlar. Şirket içindekiler ise bu şeylere güler."
Bu yalnızca onun deneyimi olabilir, ancak hatırlanması gereken önemli bir nokta. Yıllar içinde bu tür çalışan el kitapları viral hale geldi ve kuşkusuz harika pazarlama araçları oldu.
Ancak yeni çalışanların bundan en yüksek değeri elde edebilmesi için içeriği odaklı tutmayı unutmayın.
Viral hale gelir ve yeni yetenekleri çekmek için kullanılabilirse harika! Ancak bir çalışan el kitabını yalnızca bunu göz önünde bulundurarak tasarlamamaya dikkat edin.
Sonraki adımlar
Artık yeni işe alınanları en iyi şekilde karşılamak için çalışan el kitabının değerini daha iyi anlıyorsunuz.
Tekrar vurgulamak isterim ki çalışan el kitabı hazırlamanın doğru veya yanlış bir yolu yoktur—her kuruluş kendi odağına, güçlü yönlerine ve zorluklarına sahip olacak şekilde farklıdır.
Belki de yıllardır el sürülmemiş ve kimsenin okumadığı, yalnızca bir Word belgesinden ibaret eski bir çalışan el kitabınız vardır. Belki de hiç el kitabınız yoktur.
Şimdi ya sıfırdan bir tane oluşturmak ya da zaten sahip olduğunuz içerik üzerinde çalışmak için iyi bir zaman. Bu süreci kolaylaştırmak için, daha hızlı bir şekilde kullanıma hazır hale gelmek üzere bazı çalışan el kitabı yazılımlarından yararlanmanızı öneriyorum.
Kuruluşunuza yardımcı olacak araçlar ve teknoloji için, oryantasyon sürecinize daha fazla düzen katmanıza yardımcı olacak en iyi işe alıştırma yazılımları listemize göz atın.
İlgili yazı: Kurumsal Sosyal Sorumluluk için En İyi CSR Yazılımı
