Mestr 9-felters talentgennemgang: En guide til HR-professionelle

På overfladen kan talentgennemgangen med 9-feltsmodellen måske virke som lidt af et påfund. Men virkeligheden er, at den gennem årene har vist sig at være et nyttigt værktøj for HR-teams på tværs af brancher.

I denne artikel guider jeg dig gennem processen for talentgennemgang med 9-feltsmodellen, forklarer dens værdi og giver handlingsrettede råd til HR-professionelle, der ønsker at få mest muligt ud af dette værktøj. Uanset om du ønsker at identificere fremtidige ledere eller forbedre strategierne for talentudvikling, kan talentgennemgangen med 9-feltsmodellen hjælpe med at strømline og optimere din tilgang.

Hvad er en talentgennemgang med 9-feltsmodellen?

Talentgennemgangen med 9-feltsmodellen er en strategisk ramme, der hjælper HR-professionelle og virksomhedsledere med at evaluere og udvikle deres medarbejdere. Det er et visuelt værktøj, der bruger to akser – præstation og potentiale – til at vurdere medarbejdere, hvilket gør det lettere at identificere toptalenter, arbejde med efterfølgerplanlægning og tilpasse medarbejderstyringen til organisationens mål.

Grundlæggende er talentgennemgangen med 9-feltsmodellen et 3x3-gitter, der bruges til at vurdere medarbejdere ud fra de to centrale akser, jeg nævnte tidligere:

• Præstation: Hvor godt en medarbejder i øjeblikket præsterer i sin rolle.
• Potentiale: En medarbejders evne til at udvikle sig, påtage sig mere ansvar eller udvikle lederegenskaber.

Denne ramme placerer medarbejdere i en af ni kategorier afhængigt af, hvor de befinder sig i forhold til både præstation og potentiale. Afhængigt af det værktøj til præstationsstyring, du bruger, kan du muligvis anvende funktionalitet i softwaren til at efterligne dette eller i det mindste integrere dets data i processen.

Formål

9-feltsgitteret har flere vigtige funktioner inden for talentstyring:

• Identifikation af højt præsterende medarbejdere og medarbejdere med stort potentiale: Det hjælper med at fremhæve medarbejdere, der kan blive organisationens fremtidige ledere.
• Vejledning af udviklingsplaner: For medarbejdere, der viser lovende takter, men har brug for støtte til at udvikle sig, hjælper gitteret med at prioritere målrettede udviklingsinitiativer.
• Understøttelse af efterfølgerplanlægning: Ved at identificere medarbejdere med stort potentiale kan HR-teams planlægge lederskifter og opbygge en stærk talentpipeline.

“Talentgennemgangen med 9-feltsmodellen er et værktøj til talentstrategi, der bruges til at bedømme og kalibrere medarbejdere med henblik på beslutninger om aflønning, efterfølgerplaner osv.”, sagde Heather Doshay, talentchef hos SignalFire. “Det identificerer toptalenter, stabile medarbejdere og medarbejdere, der har brug for udvikling. Dets styrke ligger i enkeltheden. Det giver et visuelt overblik, så man hurtigt kan vurdere medarbejdere og træffe beslutninger, men det har også mange mangler.”

Hvorfor det er værdifuldt

9-feltsgitteret er i hvert fald i teorien et datadrevet værktøj til beslutningstagning. Ved at placere medarbejdere ud fra præstation og potentiale kan HR-ledere træffe velinformerede beslutninger om forfremmelser, karriereudvikling og efterfølgerplanlægning. Denne strukturerede tilgang reducerer skævhed, øger gennemsigtigheden og sikrer, at talentstyringen er i overensstemmelse med virksomhedens mål.

For at få yderligere indsigt i de praktiske fordele ved dette værktøj talte vi med Heather Doshay, en ledende ekspert i talentstyring. Ifølge Doshay “skaber 9-feltsgitteret en klar og objektiv ramme for drøftelser om talentudvikling, hvilket hjælper ledere med at træffe bedre beslutninger og i sidste ende styrker organisationens resultater.”

Elementer i en talentgennemgang med 9-feltsmodellen

Talentgennemgangen med 9 felter er populær på grund af sin enkelhed. Lad os se nærmere på de primære komponenter, der ligger til grund for tankegangen bag den. 

Præstationsaksen

Præstationsaksen evaluerer en medarbejders aktuelle arbejdspræstation, herunder faktorer som:

• Opnåelse af KPI'er (nøglepræstationsindikatorer)
• Konsekvent levering af resultater
• Arbejdets kvalitet og sans for detaljer
• Feedback fra kolleger, ledere og kunder

En højt præsterende medarbejder på denne akse kan for eksempel være en medarbejder, der konsekvent overgår sine salgsmål, yder fremragende kundeservice og er kendt for sin pålidelighed.

Potentialeaksen

Potentialeaksen måler en medarbejders evne til at udvikle sig og påtage sig fremtidige ansvarsområder. Dette omfatter faktorer som:

• Ledelsesevne: Viser medarbejderen potentiale til at lede teams eller styre større projekter?
• Tilpasningsevne: Kan vedkommende påtage sig nye udfordringer eller tilpasse sig skiftende forretningsbehov?
• Læringsparathed: Er vedkommende hurtig til at tilegne sig nye færdigheder og trives i ukendte situationer?

For eksempel kan en medarbejder, der proaktivt vejleder andre eller har udtrykt interesse for lederuddannelse, score højt på potentialeaksen.

Ifølge Doshay er det en forsimpling at reducere en persons bidrag til virksomheden til de to akser, der indgår i 9-boks-tilgangen, og det kræver, at man foretager visse justeringer. 

“Disse to simple variabler for præstation og potentiale er ikke optimale input, hvis de er de eneste to variabler, der bruges til at træffe så kritiske beslutninger – fra forfremmelser til bonusresultater,” skrev Doshay i et indlæg på SignalFires blog. “Det er afgørende at justere akselinjerne, så de passer bedst muligt til den aktuelle anvendelse, for at sikre, at værktøjet arbejder for dig og ikke imod dig.” 

De 9 kategorier

9-boks-gitteret er opdelt i ni forskellige felter baseret på kombinationen af præstation og potentiale. Her er en kort oversigt:

1. Højt præsterende/højt potentiale: Dette er medarbejdere, der konsekvent præsterer godt og har et betydeligt udviklingspotentiale, og som ofte betragtes som fremtidige ledere.
2. Højt præsterende/moderat potentiale: Disse medarbejdere klarer sig godt i deres nuværende roller, men har muligvis et mindre ledelsespotentiale. De bidrager fremragende, men kan have brug for specifikke udviklingsplaner for at udvikle sig.
3. Moderat præsterende/højt potentiale: Disse medarbejdere har plads til forbedring i deres nuværende roller, men viser lovende tegn på udvikling og lederskab.
4. Moderat præsterende/moderat potentiale: Disse medarbejdere er pålidelige i deres nuværende roller, men kan have brug for betydelig støtte til yderligere udvikling.
5. Lavt præsterende/højt potentiale: Disse medarbejdere præsterer under niveau, men har evnen til at forbedre sig og potentielt udmærke sig med den rette udvikling og støtte.
6. Lavt præsterende/moderat potentiale: Disse medarbejdere har brug for en øjeblikkelig forbedring af deres præstationer og har muligvis et begrænset potentiale.
7. Lavt præsterende/lavt potentiale: Disse medarbejdere kan have problemer både med hensyn til præstation og potentiale, hvilket potentielt gør dem til kandidater til en fornyet vurdering eller fratrædelse.
8. Moderat præsterende/lavt potentiale: Medarbejdere i denne kategori kan fortsætte i deres nuværende roller, men er muligvis ikke egnede til langsigtet karriereudvikling.
9. Højt præsterende/lavt potentiale: Disse medarbejdere udmærker sig i deres nuværende stillinger, men vil sandsynligvis ikke være egnede til fremtidige lederroller eller mere avancerede stillinger.

Så lad os et øjeblik se på, hvordan det faktisk ville se ud, når det er sat op. 

Visualisering

Lad os sige, at vi vil se på de forskellige typer personer i et team og på, hvordan organisationen vurderer deres fremtidige potentiale. Dette kan være en del af en bredere vurdering af teamets præstationer. Det kunne se sådan her ud. 

9-boks-gitteret præsenteres typisk som en 3x3-matrix. For at skabe klarhed kan HR-medarbejdere oprette gitteret ved hjælp af værktøjer som Excel-skabeloner eller HR-software.

Ved at placere medarbejderne på denne måde kan du identificere områder, der kan forbedres, talentmangler og fremtidige lederkandidater.

Udfordringer og løsninger

Som ethvert andet værktøj har 9-boks-gitteret sine udfordringer. Et almindeligt problem er skævhed i vurderinger. Det er vigtigt at sikre, at vurderingerne baseres på objektive data – såsom præstationsmålinger og feedback – frem for subjektive indtryk.

En anden udfordring er overdreven brug af gitteret, hvilket kan føre til “boks-træthed” eller en tendens til at bruge gitteret til at løse alle HR-problemer. For at undgå dette bør HR-teams bruge 9-boks-gitteret som en del af en bredere proces for talentvurdering i stedet for at anvende det isoleret.

Hvad skal man gøre med analysen

Kommunikation er en væsentlig barriere for dens effektivitet, men ikke på den måde, du måske forventer. 9-boksen er et talentvurderingsværktøj, som ikke er beregnet til at blive delt med den person, der vurderes på denne måde. Det er ikke udelukkende et værktøj til præstationsstyring, men snarere et værktøj til talentvurdering og efterfølgerplanlægning. 

Reaktioner som den, du ser fra en Reddit-bruger ovenfor, er ikke ualmindelige, når medarbejdere bliver præsenteret for 9-boksanalysen. Kommentarerne i tråden bemærker, at uanset hvor medarbejderne placeres i modellen, er det bedst, at det kun er deres leder og ledelsesteamene, der får adgang til disse oplysninger. 

En moderne tilgang

9-boksen er ikke noget nyt, og derfor er mange medarbejdere og personer, der analyserer arbejdsstyrkens tendenser, hurtige til at tale om dens mangler. Af denne grund er den ofte ikke særlig populær.

Doshay fremmer en moderniseret proces for gennemgang af 9-boksen, hvor ledere kan plotte præstationer ind i tre forskellige 9-boksformater. De er: 

• Præstationsfokuseret, hvor X-aksen = præstation; Y-aksen = adfærd (overensstemmelse med værdier)
• Forfremmelsesfokuseret, hvor X-aksen = individuel parathed; Y-aksen = forretningsbehov
• Efterfølgerfokuseret, hvor X-aksen = rollens værdi/kritikalitet; Y-aksen = fastholdelsesrisiko

Den præstationsfokuserede 9-boks ligner i store træk den traditionelle model, mens de to andre kortlægger de næste skridt for ledelsen. De fokuserer især på målsætning og udvikling. Doshay har set dem blive brugt effektivt til at kvalificere drøftelser om aflønning og forfremmelser. 

“De skaber mere værdi, hvis en virksomhed forsøger at finde ud af, hvordan den kan tilpasse en præstationsbaseret aflønningsstrategi, men samtidig ønsker at holde kulturel adfærd højt på dagsordenen,” siger hun. “Jeg har set vores moderne 9-boks blive brugt, hvor de erstatter potentiale med "kulturel tilpasning" og var i stand til at tilpasse beløbsstørrelserne for belønninger efter den kalibrerede boks.”

Hvordan fungerer det?

Processen for talentgennemgang med 9-boksen består af fire hovedtrin, som hjælper dig med effektivt at vurdere, placere og analysere dine medarbejderes præstationer og potentiale. Hvert trin er afgørende for at sikre, at du træffer datadrevne beslutninger og prioriterer de rette udviklingsstrategier for din arbejdsstyrke.

Trin 1: Vurder præstationen

Det første trin i processen for talentgennemgang med 9-boksen er at vurdere medarbejderens aktuelle præstation. Præstationsvurderinger foretaget af uddannede ledere hjælper med at identificere, hvor godt en medarbejder udfører sin rolle og opfylder arbejdsrelaterede mål. Sådan kan du gribe det an:

• Definer klare målepunkter: Begynd med at fastlægge specifikke præstationsindikatorer, der stemmer overens med rollens ansvarsområder og organisationens mål. Disse målepunkter kan omfatte KPI'er (nøglepræstationsindikatorer), gennemførelsesrater for projekter eller kundetilfredshedsscorer. 
• Indhent feedback: Præstationsvurderinger handler ikke kun om tal. Feedback fra ledere, kolleger og endda underordnede giver et helhedsorienteret billede af medarbejderens bidrag. Værktøjer til 360-graders feedback hjælper med at mindske skævheder og giver en mere afbalanceret vurdering.
• Tag højde for kontinuitet: Se efter vedvarende præstationer over tid. Enkeltstående succeser eller fiaskoer kan være misvisende. En medarbejder, der konsekvent når sine salgsmål gennem flere kvartaler, bør for eksempel vurderes højere end en person, der kun præsterede stærkt i én periode, men har svært ved at fastholde niveauet.
• Brug objektive data: Sørg for at bruge objektive, målbare data såsom månedlige salgsmål, kundefeedback eller rapporter om medarbejdernes produktivitet. Undgå subjektive vurderinger, der kan skævvride evalueringen. Overvej at inddrage værktøjer som præstationsvurderinger, psykometriske tests, ledelsesvurderinger, adfærdsvurderinger og produktivitetsanalyser til at understøtte din evaluering.

"En 9-boks kan give dig en indikation af dybden og bredden af dine talenter, men den er meningsløs uden kontekst," sagde Tim Toterhi, CHRO og coach hos Ploterline Leadership. "Talentgennemgangsprocessen bør begynde med en status over organisationen/afdelingen, der ser på fremtidige behov. Du kan have dygtige medarbejdere i dag, men hvis branchen eller markedet ændrer sig, er selv dine bedste præstationer måske ikke gode nok til morgendagens behov."

"Talentgennemgange og efterfølgerplaner er nytteløse uden handlinger, der fører planen videre. Hvis dine planer ser ens ud år efter år, har du fejlet."

Trin 2: Vurder potentiale

Det næste trin er at evaluere en medarbejders potentiale – deres evne til at udvikle sig, påtage sig mere ansvar eller indtage lederroller i fremtiden. Vurdering af potentiale kan være mere subjektiv end vurdering af præstationer, men der findes vigtige metoder og indikatorer, som kan hjælpe. 

Vurder potentiale ved at se på indikatorer som lederevner, læringsparathed og tilpasningsevne. Værktøjer som undersøgelser af karriereambitioner, evalueringer af lederuddannelse og vurderinger af medarbejdertalent kan hjælpe dig med at vurdere en medarbejders udviklingspotentiale mere præcist.

I sidste ende forsøger du at forstå, hvordan personen scorer på følgende områder:

• Tilpasningsevne: Se på, hvordan medarbejderne håndterer forandringer eller navigerer i nye udfordringer. Trives de i usikre situationer? En medarbejder, der hurtigt tilpasser sig nye teknologier eller processer, har sandsynligvis et stort potentiale.
• Lederegenskaber: Vurder en medarbejders lederegenskaber ved at observere, hvordan de motiverer og støtter andre. Det omfatter deres evne til at inspirere kolleger, uddelegere opgaver og fremme samarbejde.
• Læringsparathed: Vurder en medarbejders villighed og evne til at lære nye færdigheder. Medarbejdere, der udviser nysgerrighed, tager initiativ til at lære nye teknologier eller har et stærkt ønske om selvudvikling, har ofte et stort potentiale.
• Fremtidig parathed: Gennemgå karriereambitioner og overensstemmelse med fremtidige roller. Brug talentvurderinger og adfærdsbaserede interviews til at afdække udviklingsmuligheder og parathed til større ansvar.

Inddrag ledere 

Ledernes indsigt i en medarbejders evne til at påtage sig mere ansvar eller håndtere komplekse projekter er nogle af de mest værdifulde oplysninger, du har til rådighed. Deres input om en medarbejders potentiale for vækst og udvikling vil danne grundlag for beslutninger om, hvordan medarbejderen skal placeres i modellen.

Eksempel: En IT-specialist, der proaktivt løser problemer, oplærer junior kolleger og udtrykker interesse for lederuddannelse, kan vurderes til at have et stort potentiale. Vedkommendes evne til at lære fra sig og skabe innovation gør personen til en stærk kandidat til fremtidige lederroller.

Trin 3: Placér medarbejderne i modellen

Når præstationer og potentiale er blevet vurderet, er det næste trin at placere medarbejderne præcist i 9-feltsmodellen. Det kræver, at du:

• Bruger et ensartet pointsystem: Sørg for, at både præstationer og potentiale vurderes på en ensartet skala for alle medarbejdere. Du kan for eksempel vurdere både præstationer og potentiale på en skala fra 1 til 5, hvor 1 er lavt, og 5 er højt.
• Vær objektiv og konsekvent: Vær så objektiv som muligt, når du placerer medarbejderne i modellen. Sørg for, at dine vurderinger er i overensstemmelse med virksomhedens evalueringsstandarder.
• Dokumentér begrundelsen: Angiv konkrete eksempler eller evidens, der understøtter, hvorfor en medarbejder blev placeret i et bestemt felt. Hvis en medarbejder placeres i feltet "Middelpræsterende/højt potentiale", skal du notere de specifikke projekter eller den adfærd, der viser medarbejderens udviklingspotentiale på trods af aktuelle udfordringer med præstationen.
• Brug HR-software eller skabeloner: Værktøjer som HR-softwareplatforme eller blot Excel-skabeloner kan forenkle processen ved at gøre det muligt for dig at følge og visualisere, hvor medarbejderne er placeret i modellen. Disse værktøjer kan også hjælpe med at analysere tendenser og give indsigt i organisatoriske styrker og svagheder.

Trin 4: Analysér og fortolk resultaterne

Når medarbejderne er placeret i modellen, er det tid til at analysere og fortolke resultaterne. Det er her, du begynder at afdække tendenser og fastlægge de strategiske handlinger, der skal iværksættes.

• Identificer talentmangler: Se efter mønstre såsom mangel på medarbejdere i kvadranten "Højt potentiale/Høj præstation". Hvis de fleste af dine medarbejdere er samlet i kategorien “Lav præstation/Lavt potentiale”, indikerer det et behov for forbedret rekruttering, træning eller processer for præstationsstyring.
• Håndter udviklingsbehov: Analysen bør pege på medarbejdere, der har brug for øjeblikkelig opmærksomhed. For eksempel kan personer i kategorien "Lav præstation/Højt potentiale" have brug for målrettede planer for forbedring af præstationer, mens personer i kategorien "Moderat præstation/Lavt potentiale" kan have gavn af karrierecoaching eller en ny vurdering.
• Prioritér ressourcer: Brug matricen til at fordele ressourcer strategisk. Højpræsterende medarbejdere med højt potentiale bør fremskyndes i deres udvikling, mens lavt præsterende medarbejdere kan have brug for mere intensiv træning eller i nogle tilfælde en genovervejelse af, om de passer ind i organisationen.

"Jeg samarbejdede engang med en HRBP om at lede en session med et salgsteam på omkring 15 personer. Før øvelsen vurderede lederne i teamet alle som høje med hensyn til både præstation og potentiale. Da vi introducerede værktøjet og satte det op på en tavle, og teamet talte hvert teammedlem igennem og placerede dem, blev det tydeligere for dem, hvordan de to ting adskiller sig, og hvordan medarbejdere adskiller sig ud fra kriterierne," sagde Catherine Rymsha, forfatter til Ledelsesbeslutningen og underviser i ledelse på University of Massachussetts Lowell.

"Værktøjet giver sammen med placeringen af medarbejdere som lederteam og den fælles gennemgang samlet set øvelsen større værdi. Det er afgørende at uddanne ledere i, hvorfor dette er vigtigt, og at segmentere talent korrekt."

Hvad er det næste?

Hvis du vil følge med i alle de nyeste tendenser inden for præstationsstyring og talentvurdering, kan du abonnere på People Managing People-nyhedsbrevet. Du får alle de seneste udviklinger, ekspertindsigter og tips direkte i din indbakke!