Guide til kompetencekortlægning: Revolutionér din talentstyring

Hvad er kompetencekortlægning?

Kompetencekortlægning er processen med at identificere de kompetencer, den viden og de evner, der er nødvendige for hver rolle og hvert team, og kortlægge dem i forhold til de kompetencer, der allerede er til stede. De resulterende kompetencekort bruges derefter til at udvikle målrettede strategier for uddannelse og udvikling og/eller rekruttering for at lukke eventuelle huller.

Kompetencekortlægning hjælper med tydeligt at definere veje til forskellige roller i organisationen og hvad der kræves for at nå det næste niveau for enhver nuværende eller potentiel medarbejder. De tre hovedområder inden for kompetencekortlægning er:

• Kompetencekortlægning for individuelle roller
• Kompetencekortlægning for teams
• Kompetencekortlægning for enkeltpersoner.

Fordele ved kompetencekortlægning

Kompetencekortlægning giver værdifuld indsigt i en organisations talentmasse. Denne indsigt kan bruges til at optimere indsatsen inden for planlægning af arbejdsstyrken, øge medarbejderengagementet og produktiviteten, forbedre processerne for præstationsstyring og styrke indsatsen inden for efterfølgerplanlægning.

Fordelene ved kompetencekortlægning omfatter:

• Forbedret planlægning af arbejdsstyrken. Kompetencekortlægning hjælper organisationer med at identificere mangler i arbejdsstyrken og planlægge fremtidige behov for ansættelser og uddannelse. Det sikrer, at de rigtige personer med de rigtige kompetencer er tilgængelige, når der er brug for dem.
• Øget medarbejderengagement. Ved at identificere medarbejdernes styrker og svagheder kan organisationer tilbyde kompetencebaserede læringsmuligheder. Det fører til øget præstation, engagement, jobtilfredshed og fastholdelse.
• Øget produktivitet. Når medarbejderne har en klar forståelse af deres roller og ansvarsområder, er de mere produktive. Kompetencekortlægning hjælper ledere med at tildele opgaver, der passer til medarbejdernes kompetencer, hvilket fører til arbejde af højere kvalitet og øget effektivitet.
• Bedre præstationsstyring. Når data om kompetencekortlægning er let tilgængelige, kan ledere give deres teams mere præcis feedback om præstationer. Det fører samlet set til forbedrede processer for præstationsstyring.
• Mere effektiv efterfølgerplanlægning. Kompetencekortlægning hjælper organisationer med at identificere potentielle efterfølgere til nøglepositioner i virksomheden. Det gør dem i stand til at udarbejde effektive efterfølgerplaner, der sikrer kontinuitet i lederroller.
• Bedre rekrutteringsproces. Når man ved, hvilke kompetencer der er nødvendige, får alle en helt klar forståelse af, hvad de skal se efter i en rekrutteringssituation, hvilket fører til bedre vurderinger og en mere effektiv proces.

Kompetencematricen

Kompetencematricer er en afgørende del af kompetencekortlægningsprocessen og bruges til at visualisere de kompetencer, den viden og de evner, der er nødvendige for hver rolle og hvert team, sammenlignet med dem, der allerede er til stede.

De hjælper ledere med hurtigt at identificere eventuelle mangler inden for kompetencer og kvalifikationer samt identificere områder, der kan forbedres.

Matricen angiver typisk kompetencer på den ene akse og roller samt medarbejdernavne på den anden. Skæringspunktet mellem hver position og medarbejder viser de kompetencer, der kræves til den pågældende rolle eller position, og angiver, hvilke kompetencer der er afgørende for rollen. Medarbejderne vurderes derefter ud fra deres niveau inden for hver angivne kompetence.

I ovenstående kompetencematrice er rollerne kortlagt i forhold til hver identificerede kompetence sammen med noter om, hvilke kompetencer der er afgørende for rollen.

Derefter kortlægges de enkelte teammedlemmers kompetencer for at vurdere, hvordan hver enkelt præsterer i forhold til forventningerne til rollen (som angivet af deres præstationsniveau inden for hver relevant kompetence).

Eventuelle mangler fremhæves derefter ved hjælp af et farvekodningssystem, som vil bidrage til at åbne op for samtaler om udvikling og rekruttering.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sådan gennemfører du et projekt om kompetencekortlægning

I øjeblikket investerer mange organisationer i processer og teknologier for at gennemføre overgangen til at blive kompetencebaserede organisationer.

Naturligvis er kompetencekortlægning og oprettelse af kompetencematricer en del af denne proces.

Her vil jeg dele en struktur og nogle indsigter, der kan hjælpe dig med at kortlægge kompetencer og kvalifikationer i din organisation.

1. Definer projektets mål

Før du vælger en kompetencemodel og går i gang med at kortlægge kompetencer, er det vigtigt at forstå, hvad du håber at opnå med projektet.

Ønsker du at identificere mangler i medarbejdernes kompetencer? Vil du udvikle målrettede træningsprogrammer? Søger du at tilpasse medarbejdernes kompetencesæt til organisationens mål? 

Ved at identificere disse mål kan du vælge en model, der stemmer overens med dine målsætninger, og som hjælper med at guide dit arbejde gennem hele processen. 

2. Vælg en kompetencemodel

Når du har defineret projektets mål, er næste skridt at vælge den passende kompetencemodel eller -ramme, der skal guide vurderingen og evalueringen af roller, teams og medarbejdernes kompetencer. 

Der findes flere modeller, hver med sine egne styrker og svagheder, så det er vigtigt nøje at overveje, hvilken der bedst imødekommer din organisations behov.

Nogle almindelige modeller for kompetencekortlægning omfatter: 

• Korn/Ferry Lominger Leadership Architect-kompetencemodel
• SIGMA-ramme for ledelseskompetencer
• HRSG-modeller for adfærds-, tekniske og ledelsesmæssige kompetencer
• Branchespecifikke kompetencemodeller såsom kompetencemodellen for mad- og drikkevareservice eller kompetencemodellen for sygepleje.

Det er afgørende for en vellykket implementering af enhver model at opnå engagement og opbakning fra de personer, der påvirkes af kompetencemodellen, og som skal arbejde med den. 

Ved at følge disse trin kan du sikre, at du vælger en kompetencemodel, der stemmer overens med deres målsætninger og giver en effektiv ramme til vurdering af medarbejdernes kompetencer.

2.1. Undersøg tilgængelige modeller

Der findes mange forskellige kompetencemodeller, lige fra generiske kompetence- eller kvalifikationsrammer til branchespecifikke standarder. Undersøg de forskellige tilgængelige muligheder, og vurder deres egnethed til din organisation ud fra faktorer som relevans, omfattende dækning og brugervenlighed.

2.2. Inddrag interessenter

Inddrag vigtige interessenter såsom HR-chefer, afdelingsledere og medarbejderne selv i udvælgelsesprocessen. Overvej deres input til, hvilken model der vil fungere bedst for din organisation.

2.3. Vurder omkostninger og ressourcer

Vurder de omkostninger, der er forbundet med at implementere hver model, herunder eventuel nødvendig software eller træning af de medarbejdere, der skal gennemføre vurderingerne. Nogle kortlægningsmetoder benytter softwareværktøjer, der kræver abonnementer, mens andre modeller i højere grad er af typen “køb én gang, brug for altid”, men måske ikke omfatter avancerede værktøjer som de softwarebaserede modeller.

2.4. Vælg en model

Vælg den mest passende kompetencemodel for din organisation baseret på din undersøgelse og interessenternes feedback.

Eksperttip: Der findes ikke ét rigtigt svar her, heller ikke på tværs af brancher. Tal med dit team og dine ledere for at forstå deres ønsker, når det gælder en kompetencemodel. Når du har fundet en, du kan lide, så forpligt dig til at afprøve den! Hvis den ikke passer, så vær modig og tilpas den eller prøv noget andet!

Når du har valgt en model, du vil afprøve, kan du begynde kortlægningsøvelsen (nu begynder det sjove for alvor)!

3. Knyt kompetencer til roller og teams

3.1. Identificer nøglefunktioner

Start med at identificere de vigtigste roller i din organisation, som du ønsker at kortlægge kompetencer for. Det kan omfatte stillingsbetegnelser eller specifikke afdelinger. Jeg foreslår, at du starter med en lille afdeling, hvor rollerne er veldefinerede. Det er også en stor hjælp at have jobbeskrivelser klar for disse roller!

3.2 Opstil de nødvendige kompetencer.

For hver rolle skal du opstille en liste over de specifikke kompetencer, der er nødvendige for at udføre rollen effektivt. Det kan baseres på jobbeskrivelser eller input fra ledere og medarbejdere.

Personligt vil jeg kraftigt anbefale at inddrage lederen for rollen i denne proces, fordi det er den person, der evaluerer rollens præstation, og som bør forstå, hvad der gør rollen særlig og særligt værdifuld for organisationen.

3.3 Afstem kompetencer med modellen

Når du opstiller de kompetencer, der kræves til en rolle, er de måske ikke umiddelbart tilpasset den model, du har valgt, hvilket betyder, at de kræver en smule oversættelse for at stemme overens.

Brug din valgte kompetencemodel til at matche hver påkrævet kompetence med den relevante kompetence i modellen.

3.4 Evaluer rollerne som en del af et team

Når kompetencerne er knyttet til rollerne, skal du gennemgå de roller, der er på det samme team, og sikre, at de tilknyttede kompetencer viser variation. Eksempelvis bør mere erfarne roller være forbundet med flere kompetencer eller kompetencer på et højere niveau, og rollerne bør variere med hensyn til de krævede kompetencer.

Hvis du opdager, at alle roller på et team kræver alle kompetencer eller hovedsageligt de samme kompetencer, er det et tegn på, at du bør gennemgå rollerne og fastslå, hvad der gør hver rolle forskellig, og hvordan de forskellige roller skal vurderes i forhold til de krævede kompetencer. 

Gå tilbage til trin 2 i dette afsnit, hvis det sker, og vær ikke bange for at foretage ændringer undervejs! Jo mere du øver dig i kompetencekortlægning, desto bedre bliver du til det, og desto tydeligere vil du kunne se variationen i kompetencekravene på tværs af roller og teams.

3.5 Gennemgå kompetencematricen med teamet

Efter at du har identificeret kompetencerne på tværs af rollerne og bekræftet variationen i de nødvendige og nyttige kompetencer på tværs af rollerne, skal du vise dit udkast til kortlægningen til det team, der faktisk udfører arbejdsopgaverne, og bede om deres feedback for at se, om den afspejler de kompetencer, de bruger i deres rolle.

Nogle gange vil du høre om dele af jobbet, som du ikke kendte til, eller kompleksiteter, der kræver en bestemt kompetence, du ikke havde forudset. Det er nødvendigt at kontrollere modellens validitet med det team, som den afspejler. 

4. Vurder kompetencer på tværs af medarbejdere

Når du har kortlagt de nødvendige kompetencer for hver rolle, skal du vurdere medarbejdernes evner i forhold til disse krav ved hjælp af den valgte model. Det kan gøres gennem spørgeskemaer, interviews og/eller andre vurderingsmetoder.

Processen indebærer typisk, at man gennemfører kompetencevurderinger eller præstationssamtaler for at evaluere medarbejdernes kompetencer inden for forskellige områder såsom tekniske kompetencer, kommunikationsevner, lederevner, problemløsningsevner osv.

Vurderingen bør afspejle den valgte model og håndteres omhyggeligt for at undgå at fremme skævhed eller kompetenceinflation (hvor en leder eller medarbejder siger, at en medarbejder har højere kompetencer, end vedkommende faktisk har, i den tro, at det på en eller anden måde vil hjælpe medarbejderen, lederen eller teamet). 

Tidligere har jeg brugt vurderingsskalaer til kompetencekortlægning med tre grundlæggende kategorier: utilstrækkelige kompetencer, kompetent og overkvalificeret. Med disse enkle kategorier kan medarbejdere og ledere tydeligt angive, om en person ligger under, på eller over forventningerne inden for en kompetence. 

5. Analysér kompetencer på tværs af organisationen

Puha! Hvis du når så langt, har du lagt en stor indsats i at vælge en model, tilpasse roller og teams til kompetencer og evaluere de enkelte medarbejderes kompetencer.

Nu er det tid til at overveje, hvordan du kan udnytte kompetencemodellen, kortlægningen og vurderingen til at identificere forskelle mellem de nødvendige kompetencer og medarbejdernes faktiske præstationer inden for de krævede kompetencer. 

I denne fase er din opgave at identificere mangler eller uoverensstemmelser mellem de kompetencer, medarbejderne har, og kravene til deres rolle. 

Når du finder mangler, skal du ikke straks opfatte en person som inkompetent i sit job generelt eller som “ikke et godt match.” Overvej i stedet, hvilke initiativer inden for talentudvikling der kan være nyttige for at lukke hullet. 

Er der nogen på dit team, som har stærke kompetencer inden for et område, hvor en anden person har svagere kompetencer? Det lyder som en god mulighed for et makkerskab, jobskygning eller en lille udveksling af kompetencer for mig! 

Når du overvejer, hvordan du skal håndtere en kompetencemangel, skal du se dig omkring og anerkende de eksperter, du måske allerede har i organisationen.

Mennesker er sociale væsener, og læring er en social aktivitet, hvilket betyder, at det er yderst gavnligt for både engagement og læring, når en medarbejder får mulighed for at vejlede eller undervise en anden medarbejder i en færdighed, der hjælper vedkommende med at blive bedre til sit arbejde. 

Når du identificerer kompetencegab i større skala, på tværs af mere end ét isoleret team, vil jeg anbefale at udvikle målrettede handlingsplaner for at håndtere eventuelle identificerede gab i medarbejdernes kompetencer, såsom uddannelsesprogrammer eller udviklingsmuligheder. 

Når du gennemgår kompetencegab på tværs af roller og teams, skal du se efter mønstre i kompetencegabene. Har dit kundesuccesteam for eksempel brug for træning i konflikthåndtering? Det lyder som en oplagt mulighed for et kursus eller et udviklingsprogram i større skala, der er specifikt tilpasset denne gruppes behov.

Værktøjer til kompetencekortlægning

Der findes i dag en række værktøjer til kompetencekortlægning, som kan hjælpe organisationer med at vurdere og kortlægge medarbejdernes kompetencer på tværs af roller og teams næsten i realtid samt hjælpe med dataanalyse. Her er nogle eksempler:

• HRSG - Den ældste virksomhed inden for kompetencekortlægning. HRSG er et AI-aktiveret værktøj på ekspertniveau til kompetencekortlægning og analyse af kompetencegab samt til at understøtte udviklingen af kompetencer hos medarbejdere, der ønsker at gøre karriere. Som værktøj er det fleksibelt og gør det muligt at inkludere specialudviklede kompetencer i dit kompetencekort.
• AG5 - Et specialiseret software til kompetencestyring, som nogle af verdens største flyselskaber og producenter har tillid til. AG5 understøtter detaljeret kompetencekortlægning, herunder kompetencer relateret til sikkerhed og lovgivning, og gør det muligt for ledere ganske enkelt at søge efter kompetencer i medarbejderdatabasen for at identificere personer i organisationen, der passer godt til en given opgave.
• MuchSkills - En platform til talentstyring, der understøtter visualisering af individuelle kompetencer og teamkompetencer samt en smart søgefunktion til at identificere, hvem i organisationen der har de kompetencer, du leder efter. Med få klik kan du se alle personer i organisationen, der har kompetencer inden for en bestemt teknologi, lovgivning, kundevendt adfærd osv.
• iMocha - Et AI-baseret vurderingsværktøj, der hjælper organisationer med at forstå deres medarbejderes styrker og svagheder for at identificere muligheder for intern mobilitet og yderligere medarbejderudvikling.
• Skills Base - Software til kompetencekortlægning, der giver et visuelt overblik og hjælper teams med at forstå, vurdere og handle på baggrund af kompetencedata. Skills Base er et af de mest komplette værktøjer til kompetencekortlægning på markedet og har en direkte forståelse af talentudvikling i relation til kompetencekort, kompetencegab og successionsplanlægning.
• TalentGuard - Et værktøj til resultatstyring og kompetencevurdering, der hjælper HR-teams med at engagere medarbejdere gennem læringsmuligheder, herunder coaching, træning og indhold efter behov. 
• Cognology - Et system til kompetencestyring, der hjælper dig med at forstå din nuværende arbejdsstyrke og identificere eksterne kandidater til at udfylde kompetencegab. Cognology omfatter kompetencevurderinger, sporing og rapportering. 
• SoftExpert - Software til styring af menneskelig udvikling, som ifølge virksomheden selv muliggør kompetencekortlægning, analyse af kompetencegab og talentudviklingsplaner for at understøtte medarbejdernes udvikling og successionsplanlægning i overensstemmelse med virksomhedens mål. 
• Augmentir - Ikke et specialiseret værktøj til kompetencekortlægning og -styring, men det kan opfylde disse mål gennem et af sine mange moduler. Augmentir gør det muligt at kortlægge og styre kompetencer, men så vidt jeg kan se, er det udviklet med produktions- og fysiske driftsroller for øje, herunder kortlægning af kompetencer relateret til sikkerhed og processtyring! 
• Kahuna - Software til kompetencestyring, der omfatter en visuel teammatrix, som knytter kompetencer til enkeltpersoner og fremhæver kompetencegab og udviklingsmuligheder med få klik. Kahuna bruges af nogle af verdens største organisationer og understøtter forskellige roller, visninger og funktioner på tværs af HR-teams, chefer og ledere

Hver af disse softwareløsninger er en sandsynlig kandidat for organisationer, der ønsker at kortlægge, opstille matricer over og visualisere de nødvendige kompetencer på tværs af organisationen. 

At finde det rette softwareværktøj til opgaven er en meget individuel proces, der starter med organisationens mål for initiativet. 

Før du går i gang med softwaren, skal du sikre dig, at du og dit team er enige om, hvorfor I vil prøve kompetencekortlægning, og hvilke resultater I håber at opnå ved at bruge en teknologisk løsning til kompetencekortlægning for at understøtte talentudvikling. 

Dobbelttjek også, om dit system til talentanskaffelse har funktioner til kompetencekortlægning, da nogle af de mere avancerede platforme ofte har det.

Lad os kortlægge det! 

Hvis du tager dig tid til at arbejde med kompetencekortlægning, hjælper det med at finde vejen til bæredygtig vækst i organisationer, og det vil give resultater på lang sigt, fordi du ved, hvilke talenter og kompetencer du har, og hvilke talenter og kompetencer du får brug for at tilegne dig i fremtiden. 

Det hjælper dig med at opkvalificere teammedlemmer, og du vil også opleve øget engagement og produktivitet.