Kvartalsvis præstationsvurdering: Guide og skabelon &

Et vigtigt mål med kvartalsvise performancegennemgange er at afstemme individuelle mål på kortere sigt med de overordnede forretningsmål (en vigtig teknik til performanceledelse).

Mål kan finjusteres eller tilpasses på baggrund af ændrede prioriteter, og en kvartalsvis vurdering af fremskridtene kan gøre målene mere opnåelige. Det er også lettere at følge fremskridtene.

Et andet mål, der er specifikt for kvartalsvise gennemgange, er at indsnævre fokus i gennemgangen til de foregående 3 måneder.

Det betyder, at gennemgangene er mere taktiske, og at spørgsmålene i gennemgangen fokuserer på nylige resultater og områder, der kan forbedres. De giver mulighed for hyppigere opfølgning og er en mere proaktiv tilgang til performanceledelse.

Hvad skal indgå i kvartalsvise performancegennemgange?

Lyder det godt indtil videre? Her er, hvad du skal dække i kvartalsvise gennemgange.

Performancemålinger

Vi bruger en blanding af forskellige typer af performancevurdering, herunder kvantitative målinger (f.eks. salgs-/kundeservicemål eller projektresultater) og kvalitative faktorer (f.eks. teamwork og evnen til problemløsning) til at vurdere performance.

Nogle metoder til at måle kvalitativ performance:

• Adfærdsforankrede vurderingsskalaer (BARS): Brug en performancevurderingsskala, der er forankret i specifik adfærd, til konsekvent at vurdere kvalitative egenskaber.
• 360-graders feedback: Indsaml feedback fra forskellige kilder for at få et helhedsorienteret billede af medarbejderens performance.
• Kompetencebaserede tjeklister: Gennemgå en tjekliste over centrale kompetencer med observerbar adfærd under evalueringerne.
• Projektresultater og casestudier: Analysér projektresultater eller casestudier for at vurdere bidrag inden for områder som kreativitet og initiativ.

Målafstemning

Gennemgå og juster målene, så de stemmer overens med medarbejderens karriereambitioner og virksomhedens strategiske prioriteter.

Feedback og fremadrettet feedback

Giv konstruktiv feedback på tidligere resultater, og tilbyd fremadrettet feedback, der fokuserer på konkrete forslag til fremtidige forbedringer.

Fremme af åben dialog

Vi træner vores ledere i at stille meningsfulde spørgsmål, der opmuntrer teammedlemmerne til at dele deres erfaringer, bekymringer og ambitioner. Eksempler omfatter “Hvilken støtte vil hjælpe dig med at nå dine mål?” og “Hvilke færdigheder ønsker du at udvikle?”.

Identificering af muligheder for faglig udvikling

Disse samtaler er en mulighed for at identificere kurser, certificeringer, udfordrende opgaver eller mentorordninger, der stemmer overens med både medarbejderens karrieremål og virksomhedens behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkrete handlingspunkter

Afslut samtalen med at fastsætte specifikke, handlingsorienterede skridt, som medarbejderen og lederen vil tage for at sikre fremskridt i det næste kvartal. Handlingspunkterne kan omfatte nye opgaver, justeringer af igangværende projekter eller udviklingsaktiviteter.

Sådan gennemfører du en kvartalsvis præstationsvurdering

En kvartalsvis præstationsvurdering følger en struktur, der ligner den årlige vurdering, og Liz Lockhart har en fantastisk dybdegående gennemgang i sin artikel om gennemførelse af præstationsvurderinger.

Trin et: Reflektér over dit teams og din medarbejders præstationer

Da du skal vurdere præstationerne i de foregående 3 måneder, bør dette trin tage mindre tid, end det ville gøre ved en årlig vurdering.

Ud over højdepunkter og udfordringer ved præstationerne set fra lederens og medarbejderens perspektiv kan du også indsamle 360-graders feedback fra andre teammedlemmer samt andre ledere og interessenter, der kender medarbejderens arbejde.

Ved at bede andre om yderligere input kan du reducere bias og bidrage til at skabe en mere omfattende præstationsvurdering for teammedlemmerne.

Identificér også de udfordringer, dine direkte medarbejdere havde, og fastslå, hvad der lå inden for deres kontrol. Udarbejd derefter nogle handlingsorienterede idéer til at håndtere disse udfordringer og skabe områder med mulighed for forbedring. 

Se efter områder, hvor medarbejderne udviklede sig i løbet af det foregående kvartal, og notér forbedringer inden for områder, der gav anledning til bekymring ved den seneste præstationsvurdering. 

Trin to: Udarbejd din feedback med udgangspunkt i forventningerne til rollen

Det vil hjælpe dig under præstationsvurderingen at udarbejde en detaljeret oversigt over de punkter, du gerne vil gennemgå.

I oversigten bør du fremhæve specifikke præstationsmålinger fra det foregående kvartal (disse målinger bør være baseret på forventningerne til rollen).

Derefter kan du give handlingsorienteret feedback, som medarbejderne kan bruge til at forbedre deres præstationer i det næste kvartal.

Hvis du har indhentet input om præstationerne fra kolleger eller andre ledere, skal du inkludere disse oplysninger for at vise, hvordan dine medarbejderes præstationer påvirker andre i organisationen.

Trin tre: Forbered dig på at gennemføre præstationsvurderingen

På dette trin udarbejder du din detaljerede oversigt i den rækkefølge, du ønsker, at samtalen skal forløbe i, ved hjælp af din organisations skabelon til præstationsvurderinger (hvis I ikke har en, kan du bruge downloadet nedenfor).

En god måde at indlede samtalen på er med positiv feedback, hvor du fremhæver de gode bidrag, personen har ydet til teamet i det seneste kvartal. I kan tale om de milepæle, personen har nået på vejen mod sine mål.

Derefter kan du gå videre til konstruktiv feedback og muligheder for udvikling samt idéer til, hvordan du planlægger at støtte medarbejderen. Det er her, du gennemgår handlingspunkterne i feedbacken.

Trin fire: Gennemfør præstationsvurderingen

Brug din detaljerede oversigt til at gennemgå præstationsmålingerne og give handlingsorienteret feedback. 

Lad din direkte medarbejder tale om sin præstation i det seneste kvartal, og lyt aktivt til det, vedkommende har at sige, også selvom du er uenig i personens perspektiv. Hvis medarbejderen har gennemført en selvevaluering, er det nu, I kan gennemgå den sammen.

Spørg din medarbejder, hvad vedkommende mener er deres forbedringsområder, og drøft eventuelle uoverensstemmelser. Denne del af samtalen er afgørende for at opbygge tillid og give dine medarbejdere mulighed for at dele deres perspektiver. 

Giv derefter dine medarbejdere tid til at tale om deres karriereudvikling, herunder hvad de gerne vil arbejde med i det næste kvartal. 

Spørg til sidst din medarbejder, hvordan du kan støtte vedkommende, og bed om den feedback, de måtte have på din indsats som leder.

Jeg er gået ret hurtigt hen over dette, så jeg foreslår, at du læser Mariya Hristovas fremragende artikel om bedste praksis for præstationsevalueringer for at gå mere i dybden.

Skabelon til præstationsevaluering

Få vores skabelon til præstationsevalueringer!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Sådan overgår din organisation til kvartalsvise præstationsevalueringer

At gå fra årlige til kvartalsvise præstationsevalueringer er en betydelig ændring for enhver organisation, som påvirker medarbejdere på alle niveauer.

Nedenfor er de trin, min organisation tog for at gå fra en årlig til en kvartalsvis cyklus for præstationsevalueringer.

En bemærkning om vores proces og tidsplan: Vi anvendte de samme værktøjer til præstationsledelse, som vi allerede havde på plads, hvilket eliminerede behovet for teknisk implementering.

Vi beholdt også skabelonen til præstationsevaluering stort set uændret. Hvis vi havde foretaget ændringer i den, ville det have påvirket vores tidsplan markant.

Få opbakning fra ledelsen

Som med ethvert initiativ er det nødvendigt at få opbakning fra ledelsen, før du påbegynder overgangen til kvartalsvise præstationsevalueringer.

Vi udarbejdede en forretningscase, som vi præsenterede for den øverste ledelse, og demonstrerede, at kvartalsvise evalueringer ville optimere processen for præstationsledelse for medarbejdere på alle niveauer i organisationen, samtidig med at vi fremhævede fordelene nævnt ovenfor. 

Vores korte salgstale fremhævede også, at overgangen ville spare lederne tid og gøre processen mindre besværlig for alle medarbejdere.

Efter at vi havde sikret os opbakning fra ledelsen, identificerede vi nogle tidlige ambassadører rundt om i virksomheden, som kunne hjælpe os med at opnå bredere opbakning i organisationen.

Kommunikation og forandringsledelse

Vi begyndte med en specifik dato for, hvornår de første kvartalsvise evalueringer skulle være gennemført, og arbejdede derefter baglæns derfra for at fastlægge vores tidsplan og udarbejde en solid plan for forandringsledelse og kommunikation.

Med en lanceringsdato i slutningen af årets første kvartal begyndte vi arbejdet i 2. kvartal for at udarbejde vores tidsplan og sikre, at vi havde tilstrækkelig tid til at gennemføre denne ændring korrekt. 

Vi arbejdede med kommunikationen for tydeligt at angive årsagerne til ændringen for både medarbejdere og ledere. Vi brugte flere platforme til at formidle denne kommunikation, herunder e-mail og vores intranet, så den nåede ud til alle medarbejdere.

I kommunikationen fremhævede vi fordelene ved hyppigere feedback og dens overensstemmelse med virksomhedens mål.

I kommunikationen til lederne fremhævede vi specifikt, at overgangen til kvartalsvise evalueringer ikke ville øge deres arbejdsbyrde, men gøre processen mere effektiv. Vi demonstrerede også, hvordan det ville hjælpe dem med at følge deres medarbejderes fremskridt i forhold til målene. 

Træningssessioner

Ud over kommunikationen til hele virksomheden udviklede vi træningsprogrammer for alle medarbejdere og gennemførte dem i 20-minutters Zoom-sessioner. 

Disse træningssessioner gentog den tidligere kommunikation og gav samtidig medarbejdere og ledere de værktøjer og oplysninger, der var nødvendige for at gennemføre deres første kvartalsvise evalueringscyklus.

Vi tilbød også ekstra træning til lederne for at give dem vejledningskompetencer, så de kunne vejlede medarbejderne i deres faglige udvikling. 

Som en del af træningen mindede vi lederne om at give feedback, der er specifik, handlingsanvisende og fokuseret på forbedring.

Gennemgå og tilpas

Efter den første runde af en kvartalsvis evalueringscyklus er det et godt tidspunkt at få feedback på, hvordan det gik. Du kan sende en kort temperaturmåling til alle medarbejdere og ledere for at få deres perspektiv på, hvad der gik godt, og hvor der er mulighed for forbedring.

Min organisation vil udsende separate pulsmålinger, én til ledere og én til alle medarbejdere, hvor vi beder om feedback på, hvordan den kvartalsvise præstationsvurdering gik. Vi vil gerne høre fra organisationen for at sikre, at processen forløber problemfrit, og afgøre, om der er behov for ændringer. 

Vi vil tilpasse pulsmålingen, så vi spørger, om medarbejdere og ledere følte sig forberedte, og om de oplevede, at processen forløb problemfrit for dem. 

Vi vil også indhente feedback senere på året for at afgøre, om de kvartalsvise vurderingscyklusser føles mindre besværlige end en årlig cyklus. 

Bedste praksis for kvartalsvise præstationsvurderinger

Teknologi og skabelon

Hvis du ikke allerede gør det, er mit råd at anvende software til præstationsstyring for at strømline den kvartalsvise vurderingsproces. Den software, du allerede bruger, kan sandsynligvis understøtte en kvartalsvis vurderingscyklus. 

Vi fastslog i begyndelsen af vores tidsplan, at vores nuværende software til præstationsstyring kunne overgå til en kvartalsvis vurderingscyklus. Det kan blive endnu nemmere, hvis du bruger et værktøj, der tilbyder AI-funktioner til præstationsvurderinger.

Uanset om du implementerer ny software eller ej, er det nu et godt tidspunkt at gennemgå din skabelon til præstationsevaluering.

Du kan få brug for at justere din nuværende skabelon, så den passer til en kvartalsvis vurderingscyklus. 

Afgør, om dine nuværende skabeloner til selvevaluering og ledervurdering passer til dine nye behov.

Målsætning og overensstemmelse

Du bør sikre, at individuelle mål og teammål stemmer overens med virksomhedens overordnede målsætninger. 

Tilskynd ledere og medarbejdere til at opstille SMART-mål (specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte) for hvert kvartal. 

At tage virksomhedens overordnede mål og bryde dem ned i kvartalsvise SMART-mål er en god måde at sikre overensstemmelse på. 

Det er vigtigt, at medarbejderne forstår, hvordan deres individuelle mål stemmer overens med virksomhedens mål, og lederne spiller en central rolle i at hjælpe dem med at forstå denne sammenhæng. 

En kvartalsvis præstationsvurderingscyklus giver dig mulighed for regelmæssigt at genbesøge og justere kortsigtede mål, så de afspejler skiftende prioriteter i virksomheden. 

Frem en kultur med løbende feedback

Regelmæssige præstationsvurderinger bør bidrage til at fremme en kultur med mere løbende feedback.

Du kan fremme en virksomhedskultur med løbende feedback uden for de formelle vurderinger ved at tilbyde kanaler til feedback i realtid, såsom regelmæssige opfølgninger og platforme til åben kommunikation.

Regelmæssige 1:1-møder er gode muligheder for at give og modtage feedback og gør det også nemt at følge præstationer.

Andre værdifulde metoder til at indsamle medarbejderfeedback omfatter undersøgelser, skip-level-møder og fratrædelsessamtaler.

En anden god måde at skabe en kultur med løbende feedback på er regelmæssigt at anerkende og belønne ønskværdig adfærd og gode præstationer; du behøver ikke vente til præstationsvurderingen. 

Spørgsmål, der kan stilles under kvartalsvise vurderinger

Som en fortsættelse af det, jeg sagde ovenfor om at fremme en åben dialog, er her nogle nyttige spørgsmål, du kan stille under en kvartalsvis vurdering.

Måloverensstemmelse og fremskridt

• "Hvordan har du det med dine fremskridt hen imod dine mål i dette kvartal?"
• "Hvilke forhindringer stod du over for, mens du arbejdede hen imod dine mål, og hvordan overvandt du dem?"

Styrker og resultater

• "Hvilke resultater er du mest stolt af i dette kvartal?"
• "Hvilke af dine styrker har senest bidraget mest til din succes?"

Områder, der kan forbedres

• "Hvilke færdigheder eller områder vil du gerne udvikle yderligere?"
• "Hvor føler du, at du kunne have præsteret bedre, og hvilken støtte har du brug for?"

Feedback og fremadrettet feedback

• "Hvilken feedback vil du give dig selv på baggrund af din indsats i dette kvartal?"
• "Hvad kan jeg som leder gøre for bedre at støtte dig i næste kvartal?"

Faglig udvikling

• "Er der nogen uddannelses- eller udviklingsmuligheder, du gerne vil forfølge?"
• "Hvilke færdigheder eller erfaringer vil hjælpe dig med at nå dine langsigtede karrieremål?"

Arbejdsmiljø og trivsel

• "Hvordan har du det med din nuværende arbejdsbyrde og balance mellem arbejdsliv og privatliv?"
• "Har du forslag til, hvordan vi kan forbedre vores teams arbejdsgange eller processer?"

Fremtidige mål og forventninger

• "Hvilke mål vil du gerne sætte for næste kvartal, og hvorfor?"
• "Hvordan ser du din rolle udvikle sig i løbet af det næste år, og hvilke skridt kan vi tage for at hjælpe dig med at nå dertil?"

Teamsamarbejde og relationer

• "Hvordan vil du beskrive dit samarbejde med teamet i dette kvartal?"
• "Er der nogen, du gerne vil arbejde tættere sammen med, eller en teamdynamik, du gerne vil forbedre?"

Få mere inspiration i vores liste over spørgsmål til præstationsevalueringer og formuleringer til præstationsevalueringer.

Kvartalsvise evalueringer fremmer en mere dynamisk præstationsledelse

Kvartalsvise præstationsevalueringer er en voksende tendens inden for præstationsledelse, der repræsenterer et progressivt skift mod en mere dynamisk og proaktiv tilgang til præstationsledelse.

Organisationer kan fremme en kultur med løbende feedback og forbedringer, øge medarbejdertilfredsheden og bidrage til virksomhedens overordnede succes.

Effektiv kommunikation, forandringsledelse og oplæringssessioner er afgørende komponenter i en vellykket overgang, hvilket sikrer, at både medarbejdere og ledere forstår årsagerne til ændringen og er udstyret med de nødvendige værktøjer til en problemfri overgang.

Tilmeld dig People Managing People-nyhedsbrevet

Hvis du ønsker yderligere vejledning om præstationsledelse, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at gøre fremskridt i din karriere og skabe større gennemslagskraft i din organisation.