Sådan fyrer du nogen på den rigtige måde: 10 ting, du absolut skal gøre

Der er også juridiske og etiske hensyn at tage. Derfor skal du dokumentere alt. 

Vedvarende dårlige resultater

Når en medarbejder konsekvent ikke lever op til virksomhedens præstationsstandarder på trods af tilstrækkelig oplæring og støtte, kan det være nødvendigt at opsige ansættelsen. 

Manglende evne eller vilje til at tilpasse sig væsentlige ændringer på arbejdspladsen, såsom nye teknologier, processer eller organisatoriske omstruktureringer, kan hæmme virksomhedens fremgang og udvikling.

Overtrædelse af virksomhedens politik eller adfærdskodeks

Adfærd, der overtræder virksomhedens politikker eller adfærdskodeks, såsom chikane, vold, diskrimination eller tyveri, kan danne grundlag for afskedigelse. Det bidrager til at opretholde et sikkert og respektfuldt arbejdsmiljø.

Ulovlige aktiviteter eller etiske overtrædelser

Involvering i ulovlige aktiviteter eller alvorlige etiske overtrædelser, såsom svindel, underslæb eller brud på fortrolighed, kan være alvorligt nok til at berettige en opsigelse.

Grunde til ikke at afskedige nogen

Før du træffer den meget virkelige beslutning om at afslutte en persons ansættelse, skal du overveje, om problemet først kan løses.

Midlertidigt lavere præstationer

Hvis en medarbejder, der tidligere har præsteret godt, oplever et fald i sine resultater, skal du ikke bare trykke på aftrækkeren.

Personen gennemgår måske personlige udfordringer, eller måske er vedkommende usikker på sin rolle og sit ansvar. Måske er en enkel samtale nok.

Hvis du tilbyder støtte, måske i form af en plan for forbedring af præstationer, en anden stilling eller endda fri, før ansættelsen afsluttes, kan det fremme loyalitet og produktivitet på lang sigt.

Sådan afslutter du en ansættelse på den rigtige måde

Følg disse bedste fremgangsmåder for at sikre, at processen bliver så smertefri som muligt for den enkelte og det bredere team.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skal gøres nr. 1: Undgå at bruge ordet “fyret”

På trods af artiklens titel bryder jeg mig ikke om at bruge ordene “fyret” eller “opsagt”, når jeg taler om at afslutte en persons ansættelse. 

Selvom de får topkarakter for tydelighed, er de hårde og viser mangel på respekt og empati over for de mennesker, der bliver berørt.

Hvis du på den anden side bliver for vag, risikerer medarbejderen at stå tilbage og spekulere på, hvad ansættelsesforholdet præcis er.

For eksempel finder en “afskedigelse på grund af arbejdsmangel” faktisk sted, når der ikke er nok arbejde til medarbejderen på det pågældende tidspunkt, men vedkommende fortsat er ansat i virksomheden.

“Lade gå” får det til at lyde, som om det var medarbejderens beslutning at gå, og at du bare … lod personen gå?

Jeg foretrækker at sige, at en persons ansættelse er “afsluttet”, hvilket er tydeligt, men ikke lige så ubehageligt som “opsagt”.

Skal gøres nr. 2: Vær sikker på, at en afskedigelse er den BEDSTE løsning

Der kan være mange gyldige grunde til, at du er nået hertil, hvad enten det skyldes vedvarende dårlige resultater, manglende overensstemmelse med organisationens vision og værdier, eller at medarbejderen simpelthen ikke passer personlighedsmæssigt sammen med dig eller dit team.

Uanset årsagen skal du i disse tilfælde sørge for at stille dig selv nogle af følgende spørgsmål, før du går videre med at afskedige nogen:

• Har jeg gjort en rimelig indsats for at rette op på mangelfulde arbejdsresultater?
• Har jeg implementeret en plan for forbedring af arbejdsresultaterne?
• Har jeg gennemført regelmæssige medarbejdervurderinger og 1:1-opfølgninger?
• Er der en anden stilling i organisationen, som medarbejderen måske er bedre egnet til?
• Har jeg afstemt mine observationer med andre teammedlemmer og ledere?
• Vil dette komme som en fuldstændig overraskelse for medarbejderen og vedkommendes kolleger?

Hvis der naturligvis er tale om mere alvorlige eller ligefrem ulovlige forhold, såsom bedrageri, tyveri, seksuel chikane eller vold, kan beslutningen om at afslutte en persons ansættelse være meget lettere.

Skal gøres nr. 3: Få styr på alle detaljer og de juridiske formaliteter

Når du har besluttet at opsige en medarbejder, skal du være opmærksom på følgende juridiske og personalepolitiske forhold, når det gælder afskedigelse af en person:

1. Virksomhedens opsigelsespolitikker, uanset om de står i en medarbejderhåndbog eller blot udgør almindelig praksis i virksomheden;
2. Ansættelsesaftaler, som kontraktligt regulerer forholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder og ofte indeholder opsigelsesklausuler;
3. Grundlæggende menneskerettigheder, der beskytter mennesker mod forhold som diskrimination, f.eks. den amerikanske borgerrettighedslov og den canadiske menneskerettighedslov;
4. Ansættelseslovgivning, uanset om der er tale om delstats-, provinslovgivning (f.eks. British Columbias lov om ansættelsesstandarder) eller føderal lovgivning (f.eks. den canadiske arbejdslov eller WARN-loven i USA)
5. Retspraksis baseret på præcedensret, som ifølge det canadiske justitsministerium er “love, der ikke er nedskrevet som lovgivning, men som har udviklet sig til et system af regler baseret på præcedens.”

HR-ledere eller en ansættelsesadvokat kan hjælpe dig med at undgå almindelige faldgruber i forbindelse med juridiske forhold såsom prøvetidsperioder, ansættelse efter princippet om frit opsigelige ansættelser og opsigelse med eller uden saglig grund. De kan også besvare almindelige spørgsmål som:

• Hvor langt opsigelsesvarsel eller hvor stor fratrædelsesgodtgørelse skal jeg give?
• Afhænger opsigelsesvarslet eller fratrædelsesgodtgørelsen af årsagen?
• Kan jeg opsige en medarbejder af en hvilken som helst grund når som helst?
• Kan jeg bare degradere en medarbejder eller sætte vedkommendes løn ned og håbe på, at medarbejderen siger op?

I British Columbia bliver medarbejdere f.eks. oftest afskediget “uden saglig grund”, hvilket betyder, at ansættelsen kan bringes til ophør uden at angive en årsag til opsigelsen.

Hvis medarbejderen imidlertid har afsluttet sin prøvetid, har vedkommende ret til en eller anden form for opsigelsesvarsel eller fratrædelsesgodtgørelse. Disse opsigelser adskiller sig fra opsigelser “med saglig grund”, som normalt er knyttet til klare, åbenlyse og alvorlige overtrædelser af samfundets love eller virksomhedens politikker.

Skal gøres nr. 4: Udarbejd opsigelsesbrevet

Når du har truffet beslutningen om at afskedige en person og talt med HR eller din ansættelsesadvokat, skal der gennemføres en række aktiviteter, før opsigelsesmødet kan afholdes.

Disse ting skal gøres diskret og fortroligt, og de eneste andre personer, der skal involveres eller informeres, er din HR-leder, din leder og din IT-leder. 

Opsigelsesbrevet er en skriftlig version af de budskaber, du vil formidle under opsigelsesmødet, og det udleveres til medarbejderen under mødet.

Brevet angiver kun fakta og indeholder ikke nogen begrundelse for opsigelsen. Det er høfligt, respektfuldt og kortfattet og indeholder følgende oplysninger:

• Ikrafttrædelsesdato for opsigelsen;
• Om opsigelsen var med eller uden begrundelse;
• Oplysninger om fratrædelsespakken (løn, personalegoder, sundhedsforsikring, aktieoptioner osv.);
• Fratrædelsesydelser, som medarbejderen kan være berettiget til, f.eks. karriererådgivning;
• Oplysninger efter ansættelsen, f.eks. en officiel ansættelsesattest og returnering af virksomhedens ejendom; og
• Kontaktpersonens navn og oplysninger i tilfælde af spørgsmål.
• En varm afslutning, der oprigtigt ønsker medarbejderen held og lykke med fremtidige bestræbelser.

BEMÆRK: I nogle tilfælde, hvor der tilbydes ekstra fratrædelsesgodtgørelse, kan du til gengæld anmode medarbejderen om at underskrive en fratrædelseserklæring inden en bestemt dato (ofte inden for en uge).

Det skal du gøre #5: Forbered kommunikationen til teamet

Det kan være et chok for kollegerne at se en medarbejder forlade virksomheden, især hvis de ikke var bekendt med medarbejderens arbejdsindsats eller andre problemer. 

Forbered en e-mailkommunikation, der skal sendes til resten af dit team og/eller organisationen (hvis det er en mindre virksomhed) umiddelbart efter opsigelsesmødet.

Sørg også for at tale personligt med de personer, der er mere berørt af medarbejderens afgang, hvad enten det skyldes, at de var venner, arbejdede tæt sammen, eller pludselig skal påtage sig mere arbejde og ansvar. Måden, du håndterer denne kommunikation på, vil spille en vigtig rolle i at genopbygge tilliden efter afskedigelsen hos de berørte personer.

Husk i alle e-mail- og personlige samtaler at respektere din tidligere medarbejder, undgå nedsættende bemærkninger og undgå at dele årsagerne til din beslutning.

Det kan være et chok for kollegerne at se en medarbejder forlade virksomheden, især hvis de ikke var bekendt med medarbejderens arbejdsindsats eller andre problemer. 

Forbered en e-mailkommunikation, der skal sendes til resten af dit team og/eller organisationen (hvis det er en mindre virksomhed) umiddelbart efter opsigelsesmødet.

Sørg også for at tale personligt med de personer, der er mere berørt af medarbejderens afgang, hvad enten det skyldes, at de var venner, arbejdede tæt sammen, eller pludselig skal påtage sig mere arbejde og ansvar.

Husk i alle e-mail- og personlige samtaler at respektere din tidligere medarbejder, undgå nedsættende bemærkninger og undgå at dele årsagerne til din beslutning.

Det skal du gøre #6: Udarbejd en overgangsplan for teamet

Hver gang en medarbejder forlader virksomheden, enten frivilligt eller ufrivilligt, er der mange nødvendige aktiviteter i forbindelse med afslutningen af ansættelsen.

Når nogen bliver afskediget, kan mange af disse aktiviteter dog være nødt til at blive arrangeret diskret. 

Nogle af disse aktiviteter omfatter:

• Kontakt til berørte kunder eller leverandører.
• Overdragelse af ansvarsområder til andre teammedlemmer.
• Deaktivering af adgang til bygninger, netværk og andre IT-systemer. 

I nogle tilfælde kan det også være en god idé at overveje at involvere eller hyre sikkerhedspersonale til at hjælpe med at eskortere den afskedigede medarbejder ud af virksomhedens lokaler. 

Jeg anbefaler kun dette i tilfælde, hvor du er bekymret for, at medarbejderen kan reagere aggressivt eller voldeligt, eller hvis der er en betydelig risiko for tyveri eller beskadigelse af virksomhedens ejendom.

Det skal du gøre #7: Vælg det rette tidspunkt og sted (og hav et vidne til stede)

Gør det lettere at gennemføre opsigelsesmødet på en god måde ved at vælge det rette sted, den rette dag og det rette tidspunkt. Her er nogle få bedste praksisser, som jeg har lært gennem årene:

Sørg for privatliv og ro

Brug et mødelokale uden vinduer eller med afskærmning for vinduerne. Undgå offentlige steder som restauranter, og brug ikke dit kontor, så du undgår afbrydelser fra teamet.

Undgå fredage

Det kan være traumatiserende at blive afskediget, og støttepersoner som rådgivere og terapeuter arbejder ikke nødvendigvis i weekenden. Hvis du også undgår fredage, sikrer du, at du eller din HR-chef er tilgængelig dagen efter, hvis medarbejderen har spørgsmål.

Undgå ferier

Medmindre der er et tidskritisk element i opsigelsen, bør du f.eks. ikke afslutte en persons ansættelse lige før vedkommende skal på en uges ferie.

Vælg et roligere tidspunkt på dagen

Prøv at planlægge opsigelsesmødet til et tidspunkt, hvor der er færre mennesker til stede. Hvis medarbejderen for eksempel ofte er tidligt på kontoret, før alle kollegerne kommer, kan du forsøge at holde mødet der.

Mød medarbejderen ansigt til ansigt

At blive fyret kan være en traumatiserende livsbegivenhed, så undgå at gøre det via e-mail, sms eller telefon, og gør det ansigt til ansigt. 

Hvis I arbejder på en hybridarbejdsplads, kan du forsøge at holde mødet personligt på en dag, hvor du ved, at medarbejderen er på kontoret. Hvis I derimod arbejder fuldstændigt virtuelt, skal du holde mødet virtuelt (medarbejderen vil synes, det er mærkeligt at blive indkaldt til kontoret til et “særligt møde”).

Hav et vidne til stede

Det er vigtigt at have en anden person i rummet for at minimere eventuelle juridiske diskussioner om, hvad der blev sagt eller ikke blev sagt. 

Generelt vil det være en person fra HR, men hvis du arbejder i en mindre virksomhed, kan det være nødvendigt, at det er en administrativ assistent eller et andet teammedlem, som du har tillid til.

Skal gøres nr. 8: Øv, øv, øv

At fyre nogen kan være en nervepirrende oplevelse, især hvis det er første gang. 

Udfaldet af opsigelsesmødet vil i høj grad blive påvirket af, hvordan du og din HR-leder opfører jer, så udarbejd et manuskript, lav rollespil, og øv jer. Når det er sagt, er det vigtigt at være forberedt på hvad som helst, herunder at dit manuskript ikke fungerer som planlagt. 

Du kan forvente alle mulige følelser fra den opsagte medarbejder. Jeg har oplevet overraskelse og chok, selv i tilfælde hvor jeg på forhånd tydeligt havde kommunikeret, at præstationerne var utilstrækkelige, og advaret medarbejderen om, at deres ansættelse var i fare.

Jeg har set folk blive vrede, græde, forhandle eller bare sidde der med et stenansigt uden at sige noget. Hvis du og din HR-repræsentant øver jeres roller og sørger for, at mødet skrider frem, skal det nok gå.

Skal gøres nr. 9: Overbring den dårlige nyhed hurtigt og respektfuldt

Det er tid til at føre dine planer, din forberedelse og din øvelse ud i livet. Nedenfor følger en række trin, som jeg tidligere har fulgt ved opsigelsesmøder. Husk dog, at alle organisationer og situationer er unikke, så tilpas dem efter behov.

Trin 1: Følg medarbejderen til mødelokalet

Dette kan ofte være et vanskeligt og ubehageligt trin af et par årsager. 

For det første er mødet ikke blevet lagt i medarbejderens kalender, så du håber, at vedkommende er i nærheden og ikke er gået ud efter kaffe eller noget andet. Nogle gange er du bare nødt til at vente på, at medarbejderen kommer tilbage.

Når du får kontakt, siger du noget i stil med følgende: 

“[Medarbejderens navn], jeg har brug for, at du kommer med til et kort møde i konferencelokalet.”

På dette tidspunkt kan medarbejderen få mistanke om, at vedkommende skal fyres, og begynde at stille dig spørgsmål. Bliv blot ved med at gentage: “Vi taler sammen, når vi er i mødelokalet.”

Trin 2: Gå lige til sagen, og undgå uformel snak

Så snart medarbejderen ser din HR-chef i rummet med et alvorligt udtryk i ansigtet, vil vedkommende få mistanke om, at der er noget galt. 

Sæt jer ned så hurtigt som muligt, undgå uformel snak og tom snak, og gå venligt, men bestemt, lige til sagen. Her er et eksempel på et manuskript til at opsige en person uden begrundelse:

“[Medarbejderens navn], jeg er her for at informere dig om, at vi afslutter din ansættelse uden begrundelse med virkning fra i dag. [HR-lederens navn] er her for at gennemgå de næste trin med dig, forklare ting som fratrædelsesgodtgørelse og personalegoder samt give dig nogle ressourcer, der kan hjælpe dig videre til dit næste job. [Medarbejderens navn], jeg ønsker dig al mulig succes i fremtiden. Pas godt på dig selv, og held og lykke.”

På dette tidspunkt kan du ideelt set rejse dig og forlade rummet. Din tidligere medarbejder kan dog begynde at stille spørgsmål, forsøge at forhandle eller blive vred og anklagende. Bliv blot ved med at gentage følgende:

‘[Medarbejderens navn], jeg har givet dig alle de oplysninger, jeg kan. På dette tidspunkt anbefaler jeg, at du lader [HR-lederens navn] gennemgå det hele med dig, så du kan fokusere på at se fremad mod det næste, der venter dig. Pas godt på dig selv, og held og lykke.” 

Trin 3: Afslut mødet

Hvis du har en HR-repræsentant, vil vedkommende ofte tage sig af denne del. Hvis ikke, kan det være op til dig. Der er nogle få ting, der skal håndteres, efter at du har overbragt den dårlige nyhed:

1. Dokumenter: giv dem opsigelsesbrevet, fritagelsesbrevet (hvis relevant) og ansættelsesoptegnelsen, og gennemgå detaljerne med dem samt forklare, hvad de betyder.
2. Fratrædelsespakke: hvis de er blevet opsagt uden begrundelse og har krav på et opsigelsesvarsel, skal du forklare, hvordan det fungerer, hvad der sker med sygeforsikring og andre personalegoder osv.
3. Sikkerhed og ejendele: indsamle eventuelle adgangskort, nøglebrikker, telefoner, bærbare computere osv., som giver dem adgang til ejendommen eller netværket.

Trin 4: Følg medarbejderen ud

Din HR-repræsentant kan følge medarbejderen hen til deres skrivebord, så de kan samle personlige ejendele, bilnøgler osv.  

Hvis de imidlertid har samlet 20 års ting sammen, anbefaler jeg at planlægge et tidspunkt uden for arbejdstiden, så de kan hente det hele. De vil måske forsøge at tale med kollegerne, men det er bedst at begrænse disse samtaler ved at sige:

“[Medarbejderens navn], vi har brug for, at du samler dine ting og går ud, men du er meget velkommen til at kontakte folk, når du er kommet hjem.”

Følg til sidst medarbejderen ud af kontoret eller bygningen, men sørg for, at vedkommende er i en tilstand, hvor det er sikkert at komme hjem. Hvis vedkommende for eksempel er meget ked af det, kan du tilbyde at ringe efter en taxa, så vedkommende kan komme hjem.

Det skal gøres #10: Gennemfør dine planer efter opsigelsen

Kan du huske alt det arbejde, du lagde i at forberede din kommunikation til teamet, få dine overgangsplaner på plads og gøre IT klar til at lukke medarbejderens netværksadgang?  

Umiddelbart efter at medarbejderen forlader bygningen, er det tid til at føre disse planer ud i livet.  

Som du sikkert har bemærket, er selve opsigelsesmødet vigtigt, men en stor del af arbejdet ligger i planlægningen og forberedelsen. Ved at udføre det nødvendige forarbejde på forhånd maksimerer du dine chancer for en smidig overgang, når medarbejderen forlader organisationen.

At opsige nogen er en uheldig del af medarbejderoplevelsen

Gennem hele processen med at opsige nogen skal du huske, at de medarbejdere, der bliver tilbage, nøje vil observere, hvordan du håndterede situationen.  

Var du empatisk og respektfuld eller nedladende og tankeløs?  

Var det en stor overraskelse for alle, inklusive den opsagte medarbejder, eller kunne alle se, at du gjorde alt for at undgå at tage et så drastisk skridt?  

Den måde, du opfører dig på i disse stressende situationer, kan styrke eller ødelægge dit forhold til dit team og påvirke den samlede medarbejderoplevelse.

Software til medarbejderoplevelsen hjælper med opgaver som kommunikation, support, præstationsstyring og målsætning.

Det hjælper med at undgå uheldige situationer som at afslutte en persons ansættelse samt med at forbedre engagement, fastholdelse og præstation.

Vigtigste pointer

• Overvej først alternativer og konsekvenser: Før du beslutter dig for at opsige en medarbejder, skal du undersøge alle mulige korrigerende tiltag såsom handlingsplaner for forbedring af præstationen.
• Juridisk og etisk forberedelse: Sørg for at overholde juridiske og etiske standarder ved grundigt at dokumentere processen, rådføre dig med HR-eksperter eller advokater og udarbejde et respektfuldt og faktuelt opsigelsesbrev.
• Effektiv kommunikation og adfærd: Håndter opsigelsesprocessen med empati og respekt, vælg passende sprog og tidspunkt, og forbered dig på forskellige reaktioner. Efter opsigelsen skal du kommunikere effektivt med teamet og håndtere overgangen problemfrit for at bevare et positivt arbejdsmiljø.

Bliv en del af People Managing People-fællesskabet

Hvis du ønsker yderligere støtte til alt inden for talentledelse, kan du tilslutte dig People Managing People-fællesskabet, et støttende fællesskab af HR- og virksomhedsledere, der deler viden for at hjælpe dig med at udvikle din karriere og opbygge fremtidens organisationer.