Sådan giver du feedback: 5 måder at forblive konstruktiv i svære samtaler

5 måder at give feedback på

Effektiv feedback er en hjørnesten i personlig og professionel udvikling. Den fremmer forbedringer, opmuntrer til kommunikation og opbygger tillid. Den måde, feedback gives på, er dog lige så vigtig som selve feedbacken.

Effektive måder at håndtere problematiske medarbejdere på begynder ofte med at give feedback, der er direkte, konstruktiv og løsningsorienteret.

Vi vil se på 5 teknikker, der øger effekten af din feedback. Uanset om du er leder, kollega eller mentor, er disse strategier udformet til at sikre, at din feedback er konstruktiv, empatisk og styrkende.

1. Tag vanskelige samtaler så hurtigt som muligt
2. Nedskriv mål, forventninger og feedback
3. Fjern tvetydighed
4. Udnyt viden om hjernen
5. Frem en kultur med løbende feedback

1. Tag vanskelige samtaler så hurtigt som muligt

Selvom vores hjerner er indrettet til at undgå konflikter, er ærlighed og ansvarlighed den eneste måde at kommunikere effektivt med medarbejdere på. 

Alle elsker at høre positiv feedback, men det kan føles følelsesmæssigt belastende at sætte sig ned med et teammedlem og fortælle dem, hvor de ikke lever op til forventningerne. På samme måde er der ingen, der ønsker at modtage negativ feedback.

Kunsten at give konstruktiv kritik

Gennem min erfaring med at coache ledere har jeg erfaret, at de fleste ledere er tilbageholdende med at tage vanskelige samtaler, fordi de ikke ønsker, at folk skal “have det dårligt”, og fordi de er bekymrede for, at medarbejderne vil reagere negativt på kritisk feedback.

Derfor tager ledere ikke deres bekymringer direkte op med et teammedlem. Når de kommer til mig for at få hjælp, har en medarbejders manglende præstation nået et så kritisk niveau, at de føler, der ikke er nogen vej tilbage på rette spor.

Praktiske råd

Her er nogle tips til at sikre, at din kritik bliver godt modtaget og får effekt.

• Giv feedback rettidigt - Vent ikke, til de er gået videre til noget andet eller har udviklet dårlige vaner.
• Vinkl samtalen omkring deres succes - Det er mere effektivt at fremhæve medarbejderens og deres arbejdes potentiale end at blive ved med at påpege deres fejl og få dem til at føle sig usikre.
• Vær direkte og tydelig - En kringlet tilgang kan forvirre medarbejderne yderligere og sikre, at dit budskab går tabt. Det er altid bedre at gå lige til sagen med fokus på tydelighed.
• Mød medarbejderen med empati - Du ved ganske enkelt ikke, hvad en person kæmper med uden for arbejdet. Husk, at det er et menneske, som måske kæmper med problemer i forhold eller med mentale eller fysiske helbredsproblemer.

Ifølge Gallup vil 98 % af medarbejderne ikke være engagerede, hvis deres leder giver dem lidt eller ingen feedback. Effektiv feedback er derfor afgørende for at skabe høj performance og medarbejderengagement.

2. Nedskriv alle mål, forventninger og al feedback

Den bedste måde at fjerne tvetydighed omkring forventninger på er at skrive dem ned et sted, der er let tilgængeligt for alle parter. Det gælder ikke kun feedback, men også overordnede mål og forventninger til teammedlemmer. 

Det er god praksis for ledere at have regelmæssigt planlagte 1:1-samtaler med hver af deres direkte referencer, helst på ugentlig basis. Mit forslag er at bruge en 1:1-skabelon, der opdateres inden det tilbagevendende møde, så alle parter er afstemt og holder sig på rette spor. 

Når du indsamler forventninger og feedback, sikrer brugen af værktøjer til medarbejderevaluering, at din feedback er baseret på målbare præstationsmålinger.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordele ved en skabelon

Brug af en skabelon til 1:1-møder hjælper med at organisere samtalen, tydeliggøre prioriteter og følge op på fremskridt i forhold til målene over tid. Det er også en fremragende måde at forberede en direkte medarbejder på en kommende feedbacksamtale.

Der er tidspunkter, hvor ledere har brug for at mødes separat med et teammedlem for at gennemgå en hændelse eller have en formel samtale om vedkommendes præstation. 

Sådan kan du gribe denne type samtale an:

• Organisér feedbacken i mindst 3, men højst 5, temaer med understøttende eksempler på hvert område med utilstrækkelig præstation eller adfærd, der skal adresseres. 
• Beskriv konsekvenserne af denne utilstrækkelige præstation eller specifikke adfærd for kunder, interessenter og kolleger.
• Vær så specifik som muligt med konkrete eksempler på, hvad du har observeret, og hvad du gerne vil se i stedet.
• Indhent input fra medarbejderen, herunder vedkommendes forslag til, hvordan tingene kan forbedres, og hvilke forpligtelser vedkommende kan påtage sig fremover.
• Bekræft din støtte til medarbejderen, at dit mål er at hjælpe vedkommende med at få succes, og at du er der for at tilbyde ressourcer og vejledning undervejs.
• Fastlæg de næste skridt og giv begge parter klare konklusioner og handlingspunkter.

Handlingsorienterede råd

Når du har en mere formel samtale, skal du sørge for at følge op med en skriftlig opsummering via e-mail. 

Jeg kan godt lide at bruge et manuskript, der begynder med: “Jeg vil gerne opsummere vores samtale i dag ved at sammenfatte, hvad vi har drøftet, og hvilke skridt vi vil tage fremadrettet.” 

Det bekræfter, at leder og teammedlem er på linje, og giver en reference, man kan vende tilbage til.

3. Fjern uklarhed: Håndtér utilstrækkelig præstation ved at identificere afstanden

I nogle roller er det let at identificere områder med utilstrækkelig præstation. En sælger opfylder for eksempel enten sit salgsmål eller gør ikke. Men hvad nu, hvis resultater og den overordnede præstation er mindre håndgribelige, som det kan være tilfældet i en rolle inden for økonomi eller HR?

Det kan være en udfordring for ledere at beskrive præcis, hvad der ikke fungerer for en af deres direkte medarbejdere på disse områder, især når det involverer bløde færdigheder. Men specificitet og klarhed er afgørende for enhver strategi til forbedring af præstationer.

Handlingsorienterede råd

Modellen for afgørende ansvarlighed tilbyder en enkel tilgang til at overvinde denne udfordring: 

• Beskriv forventningen
• Beskriv, hvad du observerer, som adskiller sig fra forventningen
• Afstanden mellem de to kaldes “afstanden”.

Den efterfølgende samtale bør centrere sig om, hvad medarbejderen skal gøre for at lukke denne afstand. 

Har vedkommende brug for yderligere ressourcer eller vejledning? Er det et spørgsmål om at opbygge nye kompetencer?

For at støtte medarbejderen i fuldt ud at leve op til forventningerne skal det stå klart for vedkommende, hvordan succes ser ud.

4. Udnyt viden om hjernen

David Rock, grundlægger af NeuroLeadership Institute, introducerede SCARF-modellen som et referenceværktøj til samarbejde med andre, herunder til at give og modtage feedback. 

Idéen er enkel: Hvis hjernen opfatter det, du er ved at sige, som en social trussel, bevæger den sig ind i en “bort-tilstand”, dvs. en form for kæmp eller flygt-tankegang, og forhindrer medarbejderen i at bearbejde det, du er ved at fortælle.

Ifølge SCARF-modellen er de 5 områder, der kan udløse de stærkeste sociale reaktioner:

• Status – vores relative betydning i forhold til andre. Eksempel: “Er jeg værdsat? Betyder min mening noget?”
• Vished – evnen til at se, hvad der ligger forude. det næste. Eksempel: “Hvad bringer fremtiden for min rolle eller for virksomheden?”
• Selvstændighed – vores oplevelse af kontrol over begivenheder.  Eksempel: “Får jeg de værktøjer, jeg har brug for til at skabe mit eget resultat? Kan jeg træffe mine egne beslutninger?”
• Tilknytning – hvor trygge vi føler os sammen med andre. Eksempel: “Kan jeg stole på dem omkring mig? Er jeg en del af teamet?”
• Retfærdighed – Opfattelsen af ligeværdig behandling. Eksempel: “Bliver jeg behandlet på samme måde som mine kolleger?”

Hvis en negativ reaktion udløser en “Væk-tilstand” i hjernen, vil medarbejderen blive distraheret, urolig og sandsynligvis ikke huske meget af det, du fortæller dem bagefter. 

Praktiske råd

Målet er at gå ind i samtalen og formulere feedbacken, så medarbejderens hjerne bevæger sig ind i en “Hen imod-tilstand”. Nu er hjernen i stand til at tænke klart, modtage indsigter og løse problemer.

Her er nogle forslag til, hvordan du skaber en Hen imod-tilstand ved feedback:

• Giv besked på forhånd og fremlæg en tydelig dagsorden inden mødet
• Feedbacksamtalen bør foregå ansigt til ansigt (eller over Zoom), så medarbejderen kan se lederens kropssprog og ansigtsudtryk
• Spørg medarbejderen, om det er et godt tidspunkt at tage en feedbacksamtale
• Gå ind i samtalen ud fra et perspektiv om, hvordan du kan støtte
• Giv også positiv feedback, og lad medarbejderen vide, hvad vedkommende gør godt.

5. Frem en kultur med løbende feedback, og fejr succeserne

En kultur med løbende feedback betyder, at feedback ikke begynder og slutter med præstationssamtaler. Det betyder, at både ledere og medarbejdere løbende beder om feedback, og at organisationskulturen er sådan, at det er normalt at tale om feedback ofte.

Det betyder, at du skal coache dine ledere til regelmæssigt at bede deres medarbejdere om feedback. Fordelene ved denne strategi er mange:

• Skaber et miljø præget af tillid 
• Muliggør proaktiv håndtering af problemområder
• Forbedrer kommunikationsevnerne hos både ledere og teammedlemmer
• Giver medarbejderne mulighed for at tage ansvar for deres egen udvikling ved at kunne håndtere udfordringer.

Praktiske råd

At arbejde hen imod en kultur med løbende feedback behøver ikke være et stort, formelt initiativ. Det begynder med, at dine ledere regelmæssigt giver og beder om feedback. I min nuværende virksomhed gør vi dette på følgende måder:

• Opfordr ledere til at anerkende og belønne medarbejdere for godt arbejde, både privat og offentligt, ved hjælp af vores Slack-kanal til “anerkendelser”.
• Coach ledere i regelmæssigt at bede om feedback og takke teammedlemmer, når de giver den
• Indfør et afsnit i præstationssamtalerne, der er dedikeret til feedback til lederen.
• Planlæg hyppige opfølgningssamtaler mellem leder og direkte reference for at holde kommunikationen åben.

Brug en model til at udvikle din feedbackproces

Ved at integrere en struktureret model i din feedbackproces kan du markant forbedre dens effektivitet og tydelighed. Forskellige modeller imødekommer forskellige sammenhænge og behov. Lad os se på nogle populære modeller:

1. COIN-modellen

COIN står for Kontekst, Observation, Effekt, Næste skridt.

Eksempel: På gårsdagens møde (Kontekst) bemærkede jeg, at du afbrød flere gange (Observation). Det virkede til at forstyrre samtalens forløb, og de andre virkede tøvende med at bidrage (Effekt). På fremtidige møder kan vi arbejde på at give alle mulighed for at afslutte deres pointer (Næste skridt).

2. SBI (Situation-Adfærd-Effekt)

Fokuserer på den specifikke situation, den observerede adfærd og dens indvirkning.

Eksempel: Under teamworkshoppen (Situation) løste du effektivt det tekniske problem (Adfærd). Det hjalp os med at holde tidsplanen og gjorde et godt indtryk på kunden (Indvirkning).

3. STAR (Situation-Opgave-Handling-Resultat)

Fremhæver konteksten for en situation samt opgaven, den handling, der blev udført, og det opnåede resultat.

Eksempel: På det kvartalsvise salgsmøde (Situation) var din opgave at præsentere den nye strategi (Opgave). Din grundige forberedelse og tydelige præsentation (Handling) førte til teamets begejstrede opbakning og en klar handlingsplan (Resultat).

4. Pendleton-modellen

Tilskynder først til selvevaluering efterfulgt af positiv feedback og forslag til forbedringer.

Eksempel: Hvordan synes du, at din præsentation gik? Jeg synes, at du engagerede publikum effektivt (Positiv feedback), men måske kunne der inkluderes flere data næste gang (Forslag).

5. BOOST (Afbalanceret, Observeret, Objektiv, Specifik, Rettidig)

Sikrer, at feedbacken er afbalanceret, baseret på observeret adfærd, objektiv, specifik og rettidig.

Eksempel: Jeg observerede (Observeret) på de seneste projektmøder (Rettidig), at dine indsigter (Specifik) er grundigt underbyggede (Objektiv). Hvis dette blev afbalanceret med mere interaktion med teamet (Afbalanceret), ville det være endnu mere fordelagtigt.

6. 360-graders feedback

Omfattende feedback indsamlet fra forskellige kilder såsom kolleger, medarbejdere og ledere.

Eksempel: Dine kolleger værdsætter dit teamwork, dine yngre kolleger beundrer dit lederskab, og som din leder værdsætter jeg dit engagement. Denne 360-graders feedback viser, at du har stærke evner inden for teambuilding.

7. Stop-Start-Fortsæt

En enkel metode, der beskriver, hvilken adfærd en medarbejder bør stoppe, begynde på og fortsætte med.

Eksempel: Du bør stoppe med at udskyde de ugentlige rapporter, begynde at bidrage mere i teamdiskussioner og fortsætte med dine fremragende opfølgninger over for kunderne.

Bedste praksis for at give feedback

At give effektiv feedback er en kunst, der kræver omtanke og kunnen. Lad os se på nogle bedste praksisser, der kan gøre din feedback mere virkningsfuld og konstruktiv.

1. Vær specifik og objektiv

• Fokuser på observerbar adfærd eller specifikke resultater: Koncentrer dig om handlinger og resultater, der kan observeres direkte, frem for subjektive fortolkninger.
• Brug et objektivt og tydeligt sprog: Undgå tvetydige udtryk, og vær præcis i dine beskrivelser.
• Undgå generaliseringer og personlige vurderinger: Hold dig til fakta, og undgå antagelser om personlige egenskaber eller hensigter.

2. Fokuser på handlingsorienterede indsigter

• Giv vejledning i, hvordan positiv adfærd kan forbedres eller fastholdes: Giv klare, praktiske råd om, hvad der kan gøres anderledes eller fortsættes med.
• Kom med konkrete forslag eller trin til forbedring: Specifikke, handlingsorienterede trin gør det lettere at omsætte feedback til reelle ændringer.
• Sørg for, at feedback fører til praktiske og opnåelige handlinger: Fastlæg realistiske forventninger og opnåelige mål.

3. Skab balance mellem positiv og konstruktiv feedback

• Anerkend og værdsæt styrker og succeser: Anerkendelse af godt arbejde fremmer motivation og selvtillid.
• Tag fat på områder, der kræver forbedring, uden at overskygge det positive: Sørg for, at konstruktiv feedback ikke ophæver anerkendelsen af succeser.
• Brug en støttende tone for at opmuntre og motivere: En positiv tone kan øge feedbackens accept og effektivitet.

4. Vær rettidig

• Giv feedback kort tid efter den relevante hændelse eller observation: Hurtig feedback sikrer, at detaljerne stadig står klart og er lettere at relatere til.
• Sørg for, at feedbacken er relevant og passende i konteksten: Afstem feedbacken med de aktuelle omstændigheder og mål.
• Rettidighed øger feedbackens relevans og indvirkning: Umiddelbar feedback opfattes oftere som relevant og presserende.

5. Frem en dialog i begge retninger

• Opfordr modtageren til at dele sit perspektiv og sine tanker: Det fremmer forståelsen og viser respekt for deres synspunkt.
• Lyt aktivt til deres svar og bekymringer: Aktiv lytning udviser empati og åbenhed over for dialog.
• Skab et samarbejdende miljø for gensidig udvikling: Feedback er en tovejsproces og bør bruges som et værktøj til fælles udvikling.

Giv den rette feedback på det rette tidspunkt

Feedback er en afgørende del af performanceledelse. Brug idéerne, der præsenteres her, til at ruste ledere og chefer i din organisation til at give og efterspørge feedback på den rette måde.

Det vil gøre det muligt for din organisation at komme problemer i forkøbet, før de bliver uoverskuelige, samtidig med at det fremmer bedre resultater og medarbejderengagement. 

Ud over at skabe en kultur med løbende feedback om præstationer bør du følge med i tendenser inden for feedback mellem kolleger og teknologiske forbedringer, der kan skabe en feedbacksløjfe.

Og husk, at feedback er en tovejsproces. Vær altid åben over for feedback opad fra dine teammedlemmer om, hvordan du kan forbedre dig som chef, leder eller organisation generelt.

Som Mariya Hrsitova påpeger i sin artikel om eksempler på negativ feedback: "Ingen er perfekt til hverken at give eller modtage feedback! Det er en læringsrejse, og det er også vigtigt at være menneskelig over for hinanden undervejs".