Skabelon til velkomstbrev til medarbejder (med tips til at skrive dit eget)
At sende et velkomstbrev til en ny medarbejder er et vigtigt første skridt i onboardingprocessen for medarbejdere.
Når ansættelseskontrakten er underskrevet, og inden den første arbejdsdag, bør du sende en velkomstbesked til vedkommende for at udtrykke din begejstring og begynde at forberede personen på den første arbejdsdag og arbejdsuge.
Denne artikel hjælper dig med at forstå, hvad det indebærer at skrive et velkomstbrev til en ny medarbejder, og hvordan det bidrager til en positiv onboardingoplevelse. Vi har også inkluderet et eksempel på et velkomstbrev, som du kan bruge som skabelon til at komme i gang med at udarbejde dit eget.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er et velkomstbrev til medarbejdere?
Et velkomstbrev til en medarbejder er et dokument, der bygger bro mellem den dato, hvor medarbejderen underskriver sin ansættelsesaftale, og den faktiske startdato. Det er en del af enhver god preboardingstrategi.
Formålet med velkomstbrevet er at introducere virksomheden for den nye medarbejder, udtrykke begejstring over vedkommendes ankomst og forberede personen på en problemfri onboardingproces.
Hvorfor er det vigtigt at sende et velkomstbrev til nye medarbejdere?
At sende et velkomstbrev til et nyt teammedlem er en vigtig del af enhver tjekliste for nye medarbejdere og et vigtigt skridt i en effektiv onboardingproces.
Forskning fra Sapling viser, at implementering af en onboardingproces for nye medarbejdere og et struktureret introduktionsprogram for medarbejdere er en afgørende del af en organisations strategi for medarbejdere og virksomhedskultur.
Effektiv onboarding kan have en stor positiv indvirkning på fastholdelse af medarbejdere, motivation og produktivitet. Det er også en vigtig del af at skabe en følelse af tilhørsforhold og inklusion.
Et varmt velkomstbrev kan være med til at skabe et stærkt fundament for resten af teammedlemmets samlede onboardingoplevelse. Brevet bør:
- Skabe begejstring og entusiasme inden den første arbejdsdag;
- Reducere stress og bekymring over, hvad personen kan forvente i den første uge;
- Fremme tilhørsforhold og inklusion ved at få medarbejderen til at føle sig som en del af teamet; og
- Give værdifuld indsigt i virksomheden og virksomhedskulturen.
Godt tip: Det er vigtigt at bemærke, at velkomstbrevet ikke er en erstatning for at ringe eller foretage et videoopkald til den nye medarbejder umiddelbart efter, at vedkommende har accepteret jobtilbuddet.
Hvad bør du inkludere?
Begynd med en varm velkomst til virksomheden.
Start med at takke dem for at have valgt at blive en del af teamet, og udtryk, hvor begejstret du er over, at de skal begynde. Velkomstbeskeden er også en mulighed for fortsat at informere dit nye teammedlem om virksomheden, kulturen, og hvordan personen vil bidrage.
Din velkomstmail bør også formidle praktiske onboardingoplysninger såsom:
- Startdato og -tidspunkt
- Oplysninger om ankomst
- Dresscode
- Hvad medarbejderen skal medbringe den første dag
- Dagsordenen for den første dag
En god velkomstmail kan også indeholde følgende, enten i selve brevets brødtekst eller som en vedhæftet fil til mailen:
- Oplysninger om teammedlemmer: udarbejd et organisationsdiagram, der omfatter personerne på dit team. De kan bruge det sammen med LinkedIn til at lære deres nye kolleger at kende på forhånd og hurtigere huske ansigter og navne.
- Medarbejderhåndbog: send din medarbejderhåndbog på forhånd, så de får tid til at gennemgå materialet i deres eget tempo. Fremhæv nogle af de mest relevante afsnit og vigtige HR-politikker, som vil være mest nyttige i deres første arbejdsuge.
- Dokumentation for nyansatte: Dokumentation er en nødvendig, men ofte kedelig, del af introduktionen, så opfordr dit nye teammedlem til at udfylde så meget som muligt inden den første dag. Det giver jer begge mulighed for at fokusere på mere interessante ting i den første uge.
Godt råd: Som du kan se, kan e-mailen blive lang, afhængigt af hvilke oplysninger du medtager, så du bør måske indlede den med en advarsel til dit nye teammedlem om at tage sig god tid til at gennemgå det hele.
Sådan skriver du et velkomstbrev til en medarbejder
Trin 1: Begynd med en varm hilsen
Begynd med en venlig og entusiastisk hilsen. Sørg for at bruge medarbejderens navn og en fremtrædende detalje fra vedkommendes jobsamtale for at gøre hilsenen personlig og imødekommende.
Trin 2: Udtryk begejstring og lykønskninger
Giv tydeligt udtryk for din begejstring over, at medarbejderen bliver en del af teamet. Ønsk personen tillykke med den nye stilling, og bekræft, at det var den rigtige beslutning at takke ja til virksomheden.
Trin 3: Giv et overblik over virksomhedens kultur og værdier
Beskriv kort virksomhedens kultur, værdier og mission. Fremhæv, hvad der gør din arbejdsplads unik, og hvordan den nye medarbejders rolle stemmer overens med disse elementer.
Trin 4: Medtag praktiske oplysninger
Giv vigtige oplysninger såsom den nyansattes startdato, forventede arbejdstid, påklædning og eventuelle ting, vedkommende skal medbringe. Hvis det er relevant, kan du også give oplysninger om introduktionsforløbet eller den oplæring, de skal gennemføre, herunder eventuelle moduler, datoer, tidspunkter og steder.
Trin 5: Afslut med opmuntring og et tilbud om støtte
Afslut brevet med at ønske dem held og lykke på deres nye rejse, og tilbyd din støtte, hvis de har spørgsmål eller får brug for hjælp. Medtag dine kontaktoplysninger samt kontaktoplysningerne på andre relevante HR-medarbejdere, hvis de har yderligere spørgsmål.
Hvem er ansvarlig for at skrive og sende et velkomstbrev til en ny medarbejder?
En effektiv velkomstbesked til en ny medarbejder bør sendes af dig som medarbejderens nye leder.
Større organisationer har muligvis et HR-team, der kan hjælpe med at udarbejde velkomstbeskeden. Uanset hvem der skriver den, bør de vigtigste elementer standardiseres i en skabelon for at sikre, at alle nye medarbejdere modtager ensartede introduktionsoplysninger. HR-afdelingen er ofte bedst rustet til at koordinere dette.
Når du har udviklet en skabelon til velkomstbrevet, kan du derefter personliggøre beskeden og tilføje dit eget personlige præg til skabelonen og programmet, så den automatisk sendes fra en softwareplatform til introduktion, når bestemte milepæle i ansættelsesprocessen er nået.
Professionelt tip: Ud over dit brev kan du overveje også at få virksomhedens grundlægger eller leder til at sende den nye medarbejder en velkomstbesked. Formålet med denne besked kunne i højere grad være at forklare virksomhedens forretning, kultur, værdier, vision og mission.
Hvordan sender du en velkomstbesked til en ny medarbejder?
Selvom denne artikel ofte henviser til et “brev”, kan du sende beskeden til din nye medarbejder på mange forskellige måder. Uanset hvilken metode du vælger, skal du sørge for, at beskedens indhold stemmer overens med bedste praksis for introduktion af medarbejdere.
- E-mail: At sende en velkomst-e-mail er den mest effektive leveringsmetode. Du kan også vedhæfte yderligere dokumenter, såsom personalepolitikker eller en medarbejderhåndbog, og inkludere links til yderligere introduktionsressourcer.
- Fysisk brev: Hvis du vælger at sende en fysisk kopi, kan du gøre brevet til en del af en større velkomstpakke, som sendes med prioriteret kurér direkte til den nye medarbejders hjem.
- Video: Videoer kan være meget personlige, men de er ikke det bedste medie til at kommunikere vigtige oplysninger. Overvej at producere en kort, generisk velkomstvideo, som kan vedhæftes nogle af dine mere detaljerede velkomst-e-mails.
Eksempel på en velkomstbesked til en ny medarbejder
Oplever du 'syndromet med den blanke side'? Vi har oprettet en skabelon til et velkomstbrev til medarbejdere for at hjælpe dig i gang! Hent velkomstbrevet via formularen nedenfor.
Få vores skabelon til et velkomstbrev!
Giv en varm velkomst
Dit velkomstbrev er måske ikke din nye medarbejders første indtryk, men det giver et indblik i, hvem I er som organisation, og sætter tonen for en god start. Dine medarbejdere vil sætte pris på det personlige præg!
Sørg for at tilmelde dig People Managing People-nyhedsbrevet, så du kan holde dig opdateret med de nyeste tanker inden for HR fra ledelses- og forretningseksperter fra hele verden.
