HR-Leitfaden für Recruiting-E-Mails + Kostenlose Vorlagen
Wunder der E-Mail-Vorlage: Der Einsatz standardisierter E-Mail-Vorlagen kann den Recruiting-Prozess optimieren und stellt sicher, dass die Kommunikation mit Kandidaten einheitlich und professionell abläuft.
Das Geheimrezept im Recruiting: Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreichem Recruiting, da sie hilft, Vertrauen und eine gute Beziehung zu potenziellen Kandidaten aufzubauen.
Zeitersparnis wie durch Zauberhand: Recruiting-E-Mail-Vorlagen sparen Personalern Zeit, da sie nicht jede E-Mail einzeln neu formulieren müssen.
Recruiting ist ein entscheidender Bestandteil für den Erfolg jeder Organisation, und effektive Kommunikation spielt in diesem Prozess eine wesentliche Rolle. Eine der effizientesten Methoden, um eine konsistente und professionelle Kommunikation mit Bewerber:innen aufrechtzuerhalten, sind Vorlagen für Recruiting-E-Mails.
Dieser Artikel erklärt, was Vorlagen für Recruiting-E-Mails sind, warum sie wichtig sind und wie sie für verschiedene Positionen und Branchen erstellt und angepasst werden können.
Tipp: Nutzen Sie Dokumentenmanagement-Systeme, um Recruiting-E-Mail-Vorlagen zum schnellen Zugriff zu speichern und zu organisieren.
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Was sind Vorlagen für Recruiting-E-Mails?
Vorlagen für Recruiting-E-Mails sind vorformulierte, standardisierte Nachrichten, die von Recruiter:innen verwendet werden, um während des gesamten Einstellungsprozesses mit Bewerber:innen zu kommunizieren.
Diese Vorlagen sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen, für Konsistenz zu sorgen und eine klare, professionelle Kommunikation in jeder Phase zu bieten – von der ersten Kontaktaufnahme bis zu Jobangeboten und Absagen.
Durch den Einsatz von Vorlagen können Recruiter:innen ihren Arbeitsablauf optimieren, einen konsistenten Ton beibehalten und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen effektiv vermittelt werden. Manche Recruiting-Software-Lösungen bieten Standardvorlagen an, aber es ist am besten, diese individuell anzupassen und in den Arbeitsablauf der Technik zu integrieren.
Warum sind E-Mail-Vorlagen im Einstellungsprozess wichtig?
Vorlagen für Recruiting-E-Mails bieten eine standardisierte Möglichkeit, mit Bewerber:innen zu kommunizieren. Dies hilft, Fehler zu reduzieren und stellt sicher, dass alle Bewerber:innen – unabhängig von ihrem Stand im Recruiting-Trichter – die gleichen Informationen erhalten.
Vorlagen sparen Recruiter:innen zudem Zeit, da sie nicht bei jeder Interaktion neue Nachrichten verfassen müssen. Gut gestaltete Vorlagen können die Rückmelderate erhöhen, indem sie die Botschaft klar vermitteln und es Bewerber:innen erleichtern, den nächsten Schritt zu gehen.
10 essenzielle Vorlagen für Recruiting-E-Mails
Nachfolgend finden Sie zehn essenzielle Recruiting-E-Mail-Vorlagen, die in keinem Werkzeugkasten von Recruiter:innen fehlen sollten.
Jede Vorlage erfüllt einen bestimmten Zweck im Recruiting-Prozess. Beachten Sie, dass dies Basisversionen sind, an denen Sie sich orientieren können – in vielen Fällen müssen sie jedoch leicht angepasst werden, um auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen.
Erstkontakt zu passiven Kandidat:innen
Diese E-Mail hat den Zweck, Ihr Unternehmen und die offene Stelle potenziellen Kandidat:innen vorzustellen, die vielleicht nicht aktiv nach einem Job suchen. Workable schätzt, dass zu jedem Zeitpunkt rund 37 % der Arbeitnehmer:innen in den USA passive Bewerber:innen sind.
Eine gute Vorgehensweise bei solchen E-Mails ist es, die Nachricht zu personalisieren, indem Sie auf die Erfahrungen oder Fähigkeiten der Person Bezug nehmen.
Beispielvorlage
Betreff: Spannende Gelegenheit bei [Firmenname] – Wir denken, Sie könnten perfekt passen!
Nachricht: Hallo [Vorname], ich bin auf Ihr Profil aufmerksam geworden und war beeindruckt von Ihrer Erfahrung im Bereich [Branche/Fähigkeit]. Aktuell suche ich für [Firmenname] nach jemandem für eine spannende Position, bei der Sie hervorragend passen würden. Falls Sie Interesse haben, lassen Sie uns gerne dazu austauschen!
Das wirkt vielleicht sehr schlicht, aber viele Kandidat:innen haben vermutlich schon ähnliche Nachrichten bekommen, die sich als Spam herausgestellt haben. Ziel sollte es sein, menschlich zu bleiben, dabei aber trotzdem unkompliziert zu schreiben – die Aufmerksamkeitsspanne ist kurz und Menschen werden täglich mit Nachrichten überflutet.
Eingangsbestätigung der Bewerbung
Mit dieser E-Mail bestätigen Sie den Erhalt der Bewerbung eines Kandidaten oder einer Kandidatin. Kurz und knapp lautet die Devise – dennoch ist sie unerlässlich, damit Bewerber:innen sich nicht im Unklaren fühlen. Danken Sie der Person und geben Sie einen Zeitrahmen für die nächsten Schritte an.
Beispielvorlage
Betreff: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten – So geht es weiter
Nachricht: Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Position als [Jobtitel] bei [Firmenname]. Wir prüfen aktuell alle Bewerbungen und melden uns innerhalb von [Zeitrahmen] bezüglich der nächsten Schritte.
Einladung zum Vorstellungsgespräch
Sobald Sie eine Kandidatin oder einen Kandidaten zum Vorstellungsgespräch einladen möchten, ist es wichtig, etwas Vorfreude zu erzeugen und alle wesentlichen Informationen zum Ablauf sowie zu den Gesprächspartner:innen mitzuteilen.
Beispielvorlage
Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch – [Jobtitel] bei [Firmenname]
Textkörper: Hallo [Vorname], wir waren von Ihrer Bewerbung beeindruckt und möchten Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Das Gespräch findet am [Datum] um [Uhrzeit] mit [Name des Interviewers/der Interviewerin] statt. Bitte bestätigen Sie Ihre Verfügbarkeit, damit wir gemeinsam einen Termin für das Gespräch festlegen können.
Erinnerung an das Vorstellungsgespräch
Diese E-Mail dient als Erinnerung an ein bevorstehendes Vorstellungsgespräch für die Bewerbenden. Sie sollten die Erinnerung 24-48 Stunden vor dem Termin versenden.
Beispielvorlage
Betreff: Erinnerung: Ihr Vorstellungsgespräch mit [Firmenname]
Textkörper: Hallo [Vorname], dies ist eine kurze Erinnerung an Ihr Vorstellungsgespräch für die Position als [Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] am [Datum] um [Uhrzeit]. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!
Dank nach dem Vorstellungsgespräch
Mit dieser E-Mail möchten Sie sich bei den Bewerbenden für ihre Zeit bedanken und deren Interesse an der Position bekräftigen. Eine gute Möglichkeit zur Personalisierung ist es, auf etwas Bezug zu nehmen, das im Gespräch besprochen wurde.
Beispielvorlage
Betreff: Vielen Dank für Ihre Zeit, [Vorname]!
Textkörper: Hallo [Vorname], vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Vorstellungsgespräch zur Position [Berufsbezeichnung] genommen haben. Wir haben uns gefreut, mehr über Ihre Erfahrungen in [Bestimmtes Thema] zu erfahren und Sie besser kennenzulernen. Wir melden uns in den nächsten [Zeitraum] mit den nächsten Schritten bei Ihnen.
Jobangebot
Es ist endlich soweit, Ihrem Lieblingskandidaten offiziell ein Jobangebot zu unterbreiten. Zunächst sollten Sie dies telefonisch mitteilen. Diese E-Mail ersetzt nicht die direkte Kommunikation, sondern ist die Nachbereitung des Anrufs.
In diesem Stadium ist es wichtig, die Bedingungen des Angebots klar darzulegen.
Beispielvorlage
Betreff: Gute Neuigkeiten – Wir möchten, dass Sie für [Firmenname] arbeiten
Textkörper: Hallo [Vorname], wir freuen uns, Ihnen die Position als [Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] anbieten zu können. Wie bereits besprochen, handelt es sich um eine Vollzeitstelle mit voraussichtlichem Eintrittsdatum am [Datum].
Im Anhang finden Sie das Angebotsschreiben mit Details zu Vergütung, Zusatzleistungen und nützlichen Informationen zu Ihrem ersten Tag bei uns. Bitte lesen Sie es sich durch und melden Sie sich bei Fragen gerne bei uns.
Absageschreiben
Es ist nicht leicht, aber nicht alle können für eine Position eingestellt werden, und es ist unvermeidlich, dass Sie einigen Bewerbenden mitteilen müssen, dass sie den Job nicht bekommen haben. Diese Vorlage hilft Ihnen dabei, Bewerbende freundlich über eine Absage zu informieren. Seien Sie höflich und bieten Sie, falls sinnvoll, konstruktives Feedback an.
Beispielvorlage
Betreff: Neuigkeiten zu Ihrer Bewerbung für die Position als [Berufsbezeichnung]
Textkörper: Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihr Interesse an der Position als [Berufsbezeichnung]. Obwohl wir von Ihren Qualifikationen beeindruckt waren, haben wir uns entschieden, mit einem anderen Kandidaten fortzufahren. Wir danken Ihnen für Ihre Zeit und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche.
Rückmeldung an Kandidat:innen
Diese Vorlage hilft Ihnen, mit Kandidat:innen, die bereits interviewt wurden oder in Betracht gezogen wurden, in Kontakt zu bleiben und Ihr fortbestehendes Interesse an deren Profil zum Ausdruck zu bringen.
Beispielvorlage
Betreff: Nachgehakt – Besteht Ihrerseits weiterhin Interesse an [Firmenname]?
Textkörper: Hallo [Vorname], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir sind weiterhin von Ihrem Profil beeindruckt und wollten nachfragen, ob Sie offen dafür sind, neue Möglichkeiten bei [Firmenname] zu besprechen. Wir suchen derzeit für mehrere Positionen und glauben, dass eine davon gut zu Ihnen passen könnte.
Mitarbeiter-Werbungsempfehlung
Diese Vorlage richtet sich an aktuelle Mitarbeitende, um sie zur Empfehlung von Kandidat:innen zu motivieren. Heben Sie zur besseren Motivation etwaige Empfehlungsboni oder andere Anreize hervor, die Sie anbieten.
Beispielvorlage
Betreff: Helfen Sie uns, unseren nächsten großartigen Mitarbeiter zu finden!
Text: Hallo Team! Wir suchen talentierte Persönlichkeiten, die unser [Abteilung]-Team verstärken. Wenn Sie jemanden kennen, der gut zu uns passen würde, empfehlen Sie ihn bitte weiter. Sie könnten eine Vermittlungsprämie erhalten, falls die Person eingestellt wird!
Pflege des Talentpools
Um potenzielle Kandidat:innen langfristig für Ihr Unternehmen zu begeistern, sollten Sie Pflegekampagnen starten – ähnlich, wie Sie auch relevante Unternehmensnews oder Updates mit Kund:innen teilen würden.
Beispielvorlage
Betreff: Bleiben Sie mit [Firmenname] verbunden – Spannende Neuigkeiten im Inneren!
Text: Hallo [Vorname], wir hoffen, es geht Ihnen gut! Wir möchten einige spannende Neuigkeiten rund um [Firmenname] mit Ihnen teilen, einschließlich neuer Projekte und Chancen. Bleiben wir für zukünftige Positionen, die für Sie interessant sein könnten, in Kontakt.
Auch diese Vorlagen sind nicht abschließend oder vollständig. Sie sollen Ihnen lediglich als Ausgangspunkt dienen, um auf verschiedene Weise Kontakt zu Kandidat:innen aufzunehmen und ihnen ein positives Nutzererlebnis zu schaffen.
Wie Sie eine Recruiting-E-Mail verfassen
Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Recruiting-E-Mail beginnen, klären Sie zunächst den Hauptzweck. Ob Sie passive Kandidat:innen ansprechen, nach einem Vorstellungsgespräch nachfassen oder jemanden zur Bewerbung einladen – das Verständnis Ihrer Intention bestimmt Inhalt und Tonalität der Nachricht.
Für eine effektive Kandidat:innenansprache kombinieren Sie Recruiting-Lösungen für kleine Unternehmen mit durchdachten E-Mail-Vorlagen zur Personalgewinnung.
Eine überzeugende Betreffzeile formulieren
Die Betreffzeile ist Ihr erster Eindruck. Halten Sie sie prägnant, relevant und ansprechend, um die Aufmerksamkeit der Empfänger:in zu wecken. Zum Beispiel:
- "Spannende Karrieremöglichkeit bei [Firmenname]"
- "Wir denken, Sie passen hervorragend in unser Team"
- "Ihre Fähigkeiten sind uns aufgefallen – Lassen Sie uns sprechen!"
Die Anrede personalisieren
Beginnen Sie mit der direkten Ansprache der Kandidat:in beim Vornamen. Erwähnen Sie etwaige gemeinsame Kontakte oder besondere Fähigkeiten, die Ihnen aufgefallen sind. Diese persönliche Note zeigt Ihr echtes Interesse.
Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor
Stellen Sie sich und Ihre Rolle kurz vor und geben Sie einen Überblick über Ihr Unternehmen. Betonen Sie die Werte, Unternehmenskultur und was Ihre Firma zu einem großartigen Arbeitsplatz macht.
Die Gelegenheit hervorheben
Erklären Sie klar, weshalb Sie Kontakt aufnehmen. Beschreiben Sie die Position, die wichtigsten Aufgaben, notwendige Fähigkeiten und spannende Projekte. Nutzen Sie Stichpunkte, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Warum Sie die Person als passend erachten
Beziehen Sie sich auf konkrete Fähigkeiten oder Erfahrungen aus dem Lebenslauf oder LinkedIn-Profil der Kandidat:in, die zu der Position passen. Das zeigt Ihre individuelle Herangehensweise.
Zu einer Rückmeldung motivieren
Schließen Sie mit einer klaren Handlungsaufforderung ab, die die Kandidat:in zum nächsten Schritt einlädt. Sei es die Vereinbarung eines Gesprächs oder das Ausfüllen einer Bewerbung – formulieren Sie Ihr Anliegen eindeutig.
Einen professionellen und freundlichen Ton wahren
Ihr Ton sollte professionell und dennoch sympathisch sein. Verwenden Sie positive Formulierungen und vermeiden Sie übermäßig formale Floskeln, damit sich die Kandidat:in wertgeschätzt und wohlfühlt. Zusammen mit einem gut strukturierten Begrüßungsschreiben wirken Sie für neue Mitarbeitende besonders zugänglich.
Korrekturlesen und Feinschliff
Lesen Sie Ihre Nachricht vor dem Versand auf Grammatik- oder Tippfehler durch. Nutzen Sie Tools wie Grammarly oder lassen Sie Ihre E-Mail durch ChatGPT prüfen, um eventuelle Fehler zu entdecken und wertvolle Verbesserungsvorschläge zu bekommen. Eine gut formulierte E-Mail unterstreicht Ihre Professionalität.
Vorlagen für verschiedene Positionen und Branchen anpassen
Passen Sie Ihre Kommunikation an Ihr Publikum an. Je nachdem, für welche Stelle Sie rekrutieren, ist ein anderer Ton angemessen. Zum Beispiel:
- Technische Positionen – Passen Sie Sprache und Inhalte an, um sich auf spezifische Technologien oder Methoden zu konzentrieren, die für die jeweilige Rolle relevant sind.
- Kreative Rollen – Verwenden Sie einen eher dialogorientierten Ton und berücksichtigen Sie ein breiteres Vokabular, indem Sie innovative Projekte und Möglichkeiten zum künstlerischen Ausdruck hervorheben.
- Executive Recruiting – Legen Sie den Fokus auf Führungsaufgaben und strategische Wirkung, indem Sie einen formellen und professionellen Ton verwenden, der für hochrangige Kandidat:innen ansprechend ist.
Erfolgsmessung Ihrer Recruiting-E-Mails
Wie bei allen anderen Aktivitäten im Recruiting sollten Sie prüfen, was funktioniert und was nicht. Dies kann Teil eines umfassenderen Recruiting-Audits sein oder eine eigenständige Maßnahme, um die Wirkung Ihrer Kommunikation zu messen.
Hier sind einige Möglichkeiten, um herauszufinden, was über E-Mails als Kommunikationsmittel funktioniert – und was nicht.
Wichtige Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten
Überwachen Sie Öffnungsraten, Klickraten und Rücklaufquoten, um die Wirksamkeit Ihrer E-Mail-Kampagnen zu messen. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Inhalte bei den Empfängern gut ankommen und was sie zu einer Antwort motivieren könnte.
A/B-Tests für Ihre Vorlagen
Probieren Sie verschiedene Betreffzeilen, E-Mail-Formate und Inhalte aus, um herauszufinden, was bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommt. Es kann eine Weile dauern, bis sich eindeutige Trends zeigen, doch die aus gelungenen A/B-Tests gewonnenen Erkenntnisse sind die Geduld wert.
Feedback
Sobald Sie ein neues Teammitglied eingestellt haben, können Sie es nach seinen Erfahrungen als Kandidat:in und den damit verbundenen Kommunikationswegen über Umfragen und andere Feedbackmechanismen befragen.
Suchen Sie nach Trends im Feedback und bearbeiten Sie Bereiche, in denen es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. So können Sie Ihren Einstellungsprozess für neue Mitarbeitende optimieren.
Tools und Software zur Verwaltung von Recruiting-E-Mail-Vorlagen
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