10 wichtige Funktionen eines Employer of Record, auf die Sie bei einer Plattform achten sollten
Die richtigen Employer-of-Record-Dienste können den Unterschied zwischen einer funktionierenden globalen Einstellungsstrategie und einer Strategie ausmachen, die sich still und leise auflöst. Ganz gleich, ob Sie in zwei oder zwanzig Ländern einstellen: Ihre EOR-Plattform muss die aufwendigen Aufgaben übernehmen – globale Lohn- und Gehaltsabrechnung, lokale Steuer- und gesetzliche Compliance, Arbeitsverträge und mehr – ohne Lücken, die Ihr Unternehmen Risiken aussetzen.
Nicht jede Plattform erfüllt all diese Anforderungen gleichermaßen. Dieser Artikel erläutert die 10 wichtigsten Employer-of-Record-Funktionen, die Sie vor Ihrer Entscheidung bewerten sollten, damit Sie eine sichere und fundierte Wahl für Ihr Team treffen können.
Funktionen sind nur ein Teil der Entscheidung. Wenn Sie derzeit Anbieter vergleichen, behandelt unser Leitfaden zur Auswahl eines Employer of Record den umfassenderen Bewertungsprozess, einschließlich Länderabdeckung, Compliance-Expertise, Support, Integrationen und Preisen.
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10 wichtige Funktionen eines Employer of Record erklärt
Hier sehen Sie die 10 Funktionen, die jede Employer-of-Record-Plattform bieten sollte, wie die einzelnen Funktionen arbeiten und warum sie für Ihr Team wichtig sind:
1. Globale Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Kern einer EOR-Plattform. Die Plattform berechnet Gehälter, behält Steuern ein, verarbeitet gesetzliche Abzüge und leistet Zahlungen in lokalen Währungen – ohne dass Sie in jedem Land eine eigene juristische Einheit benötigen.
Meiner Erfahrung nach zeigt sich hier besonders deutlich die Qualität einer Plattform. Jedes Land hat eigene Steuersysteme, Meldefristen und Regeln für Sozialabgaben. Ein leistungsstarker EOR erledigt all das automatisch, sodass Ihre Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Eine solide Funktionalität für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte Folgendes umfassen:
- Zahlungen in lokaler Währung: Die Plattform bezahlt Mitarbeitende in ihrer Heimatwährung und übernimmt automatisch die Wechselkurse – etwas, das Sie nicht manuell über Dutzende von Ländern hinweg verwalten möchten.
- Steuereinbehalt und Abführung: Der EOR berechnet die Steuern und führt sie den zuständigen lokalen Behörden zu, einschließlich Einkommensteuer und Sozialabgaben.
- Erstellung von Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende erhalten gesetzeskonforme Gehaltsabrechnungen, die nach landesspezifischen Standards formatiert sind.
- Länderübergreifende Abrechnungskalender: Die Zahlungszyklen unterscheiden sich je nach Land. Ein leistungsstarker EOR verwaltet wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Zeitpläne, ohne dass Sie jeden einzelnen verfolgen müssen.
- Berichte zur Gehaltsabrechnung: Sie erhalten über ein einziges Dashboard einen konsolidierten Überblick über alle Märkte.
Gute Datenmanagementpraktiken sind erforderlich, um Daten während ihres gesamten Lebenszyklus sicher und korrekt zu halten.
Zentralisierte Daten sind ebenso wichtig wie die einzelnen Funktionen der Gehaltsabrechnung. Teresa Smith, Leiterin der HCM Strategic Advisory Group bei UKG, betont, wie wichtig es ist, HR-, Gehaltsabrechnungs- und verwandte Belegschaftsdaten an einem Ort zu halten, damit Teams sie einheitlich erfassen, prüfen und darüber berichten können.
2. Lokale Steuer- und gesetzliche Compliance
Diese Funktion bildet das rechtliche Rückgrat jeder EOR-Plattform. Der EOR registriert sich bei den lokalen Steuerbehörden, behält Einkommensteuer ein, führt Sozialabgaben ab und reicht die erforderlichen gesetzlichen Meldungen in Ihrem Namen ein – in jedem Land, in dem Sie Mitarbeitende beschäftigen.
Was ich hier am wertvollsten finde, ist die proaktive Überwachung. Steuervorschriften ändern sich, und eine gute EOR-Plattform verfolgt diese Änderungen automatisch, damit Ihre Meldungen korrekt bleiben, ohne dass Sie Aktualisierungen selbst nachverfolgen müssen. Diese integrierte Transparenz in Bezug auf die Compliance schafft echtes Vertrauen bei der Einstellung von Mitarbeitern über Ländergrenzen hinweg.
Diese Funktionen müssen außerdem die rechtlichen und operativen Anforderungen für Employer-of-Record-Dienstleistungen in jedem Land erfüllen, in dem Sie Mitarbeiter einstellen – von der Steuerregistrierung und den gesetzlichen Beiträgen bis hin zu rechtskonformen Verträgen und der Aufbewahrung von Unterlagen.
Folgende Punkte sollte ein solides Funktionspaket für lokale Steuern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften abdecken:
- Registrierung bei Steuerbehörden: Der EOR registriert sich in Ihrem Namen bei den lokalen Steuerbehörden, sodass Sie Mitarbeiter einstellen können, ohne zuvor eine eigene juristische Person gründen zu müssen.
- Einbehaltung und Abführung der Einkommensteuer: Steuern werden in jedem Abrechnungszyklus berechnet und an die zuständige lokale Behörde abgeführt – Sie müssen sich nicht selbst darum kümmern.
- Verwaltung von Sozialversicherungsbeiträgen: Plattformen wie Oyster HR und Papaya Global kümmern sich um länderspezifische Beiträge, einschließlich Renten- und Gesundheitsvorsorge, und erfüllen damit die lokalen Standards.
- Anmeldung zu gesetzlichen Leistungen: Vorgeschriebene Leistungen werden im Rahmen des Onboardings automatisch verwaltet.
- Prüfungssichere Aufbewahrung von Unterlagen: Lohnabrechnungsunterlagen und gesetzliche Meldungen werden zentral gespeichert, sodass Sie vorbereitet sind, wenn ein Arbeitsinspektor oder Steuerprüfer vor der Tür steht.
3. Verwaltung von Mitarbeitervorteilen
Die Verwaltung von Mitarbeitervorteilen umfasst die Verwaltung sowohl gesetzlicher als auch zusätzlicher Leistungen durch einen EOR in Ihrem Namen – von der obligatorischen Krankenversicherung und den Rentenbeiträgen bis hin zu bezahltem Urlaub und zusätzlichen Vergünstigungen.
Die Reduzierung des internen Verwaltungsaufwands gehört außerdem zu den umfassenderen Vorteilen der Nutzung eines Employer of Record – neben einer schnelleren internationalen Einstellung, lokaler Unterstützung bei der Compliance und dem Verzicht auf die Gründung eigener Gesellschaften in jedem Markt.
Was ich hier besonders nützlich finde, ist, dass der EOR im Grunde gleichzeitig als Makler und Verwalter von Mitarbeitervorteilen fungiert. Anstatt die länderspezifischen Standards für Leistungen selbst zu recherchieren, übernimmt die Plattform die Anmeldung, Anpassungen und Compliance für jeden Markt. Meiner Erfahrung nach spart allein diese Funktion erheblichen Koordinationsaufwand, insbesondere wenn Ihr Team in mehreren Ländern wächst.
Folgende Punkte sollte ein solides Funktionspaket für die Verwaltung von Mitarbeitervorteilen abdecken:
- Anmeldung zu gesetzlichen Leistungen: Vorgeschriebene Leistungen – Renten- und Krankenversicherung sowie Sozialversicherungsbeiträge – werden während des Onboardings automatisch eingerichtet und angemeldet, sodass beim Start eines neuen Mitarbeiters nichts übersehen wird.
- Optionen für zusätzliche Leistungen: Plattformen wie Deel und Oyster HR ermöglichen es Ihnen, optionale Krankenversicherungen und Beteiligungspläne hinzuzufügen, um je nach Land attraktive Leistungspakete zusammenzustellen.
- Vergleich von Mitarbeitervorteilen: Achten Sie auf Tools, die aufzeigen, was in einem bestimmten Markt üblich beziehungsweise wettbewerbsfähig ist, damit Sie bei der Erstellung eines Angebots nicht raten müssen.
- Aktualisierungen bei Lebensereignissen: Wenn sich die Situation eines Mitarbeiters ändert – etwa durch eine Heirat oder unterhaltsberechtigte Angehörige –, sollte die Plattform diese Änderungen ohne manuelle Umwege mit den Leistungen und der Lohnabrechnung synchronisieren.
4. Verwaltung lokalisierter Arbeitsverträge
Der EOR erstellt und verwaltet Arbeitsverträge in Ihrem Namen, die auf die spezifischen rechtlichen Anforderungen jedes Landes zugeschnitten sind, in dem Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet: die richtigen Kündigungsfristen, vorgeschriebenen Klauseln und eine lokal rechtskonforme Sprache – bereits integriert.
Was ich hier besonders schätze, ist, dass Sie nicht jedes Mal ganz von vorne anfangen müssen, wenn Sie in einem neuen Land einstellen. Wenn sich Arbeitsgesetze ändern, überwacht ein guter EOR die Aktualisierungen und überarbeitet Verträge und Richtlinien entsprechend. Genehmigungen und Unterschriften werden in rechtlich anerkannten Formaten eingeholt, wobei jeder Schritt mit einem Zeitstempel versehen und ordnungsgemäß gespeichert wird. Dieses Maß an Prüfungssicherheit wäre manuell nur schwer nachzubilden.
Folgende Punkte sollte ein solides Funktionspaket für die Verwaltung lokalisierter Arbeitsverträge abdecken:
- Landesspezifische Vorlagen: Die Plattform erstellt vorgefertigte Verträge, die den lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen – einschließlich Kündigungsfristen, obligatorischer Klauseln und rechtskonformer Formulierungen. Deel beispielsweise erstellt innerhalb weniger Minuten automatisch landesspezifische Verträge.
- Sammlung elektronischer Unterschriften: Mitarbeitende unterzeichnen direkt auf der Plattform, wobei jede Aktion für die Prüfungsbereitschaft mit einem Zeitstempel versehen wird.
- Anforderung gesetzlich vorgeschriebener Dokumente: Der EOR fordert neue Mitarbeitende während des Onboardings dazu auf, die erforderlichen lokalen Dokumente hochzuladen, wodurch manuelle Nachfassaktionen entfallen.
- Überwachung von Gesetzesänderungen: Vertragsbedingungen werden automatisch aktualisiert, wenn sich lokale Vorschriften ändern – Sie müssen Änderungen nicht eigenständig nachverfolgen.
5. Unterstützung bei Visa und Einwanderung
Unterstützung bei Visa und Einwanderung bedeutet, dass ein EOR als rechtlicher Sponsor für Arbeitserlaubnisse und Visaanträge in Ihrem Namen fungiert – einschließlich der Bearbeitung behördlicher Anträge, der Anforderung von Dokumenten und der Einhaltung lokaler Einwanderungsvorschriften. So können Sie internationale Talente einstellen oder umsiedeln, ohne eine lokale Gesellschaft zu benötigen.
Meiner Erfahrung nach beseitigt diese Funktion einen der zeitaufwendigsten Teile der internationalen Personalgewinnung. Der EOR verwaltet den gesamten Prozess von Anfang bis Ende, einschließlich Verlängerungen, und bleibt über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden, damit Ihre Genehmigungen nicht aufgrund veralteter Verfahren ins Stocken geraten.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für Visa- und Einwanderungsunterstützung abdecken:
- Sponsoring von Arbeitserlaubnissen: Der EOR fungiert für Einwanderungszwecke als rechtlicher Arbeitgeber und reicht in Ihrem Namen Anträge auf Arbeitserlaubnis direkt bei den lokalen Behörden ein.
- Dokumentensammlung: Neue Mitarbeitende werden aufgefordert, die erforderlichen Identitätsnachweise und unterstützenden Dokumente über die Plattform hochzuladen – E-Mail-Ketten sind nicht erforderlich.
- Verfolgung von Verlängerungen: Plattformen wie Deel weisen automatisch auf bevorstehende Abläufe von Arbeitserlaubnissen hin, sodass Sie nicht von einem Ablauf überrascht werden.
- Regulatorische Aktualisierungen: Einwanderungsvorschriften ändern sich häufig. Ein guter EOR überwacht Änderungen und passt die Antragsverfahren entsprechend an.
6. Überwachung von Arbeitsrecht und Vorschriften
Die Überwachung von Arbeitsrecht und Vorschriften ermöglicht es einem EOR, gesetzliche Änderungen in jedem Land zu verfolgen, in dem Sie Mitarbeitende beschäftigen, und Verträge, Lohnabrechnungsregeln sowie Beschäftigungspraktiken automatisch zu aktualisieren, damit die Rechtskonformität gewahrt bleibt.
Am wertvollsten finde ich, dass nicht Sie regulatorische Aktualisierungen verfolgen müssen. Die Plattform übernimmt diese Arbeit. Änderungen beim Mindestlohn, Überarbeitungen von Urlaubsregelungen, neue Vorschriften zu Sozialabgaben – all das wird erledigt, bevor es zu Ihrem Problem wird. Für Teams, die in mehreren Märkten einstellen, sorgt diese kontinuierliche Überwachung dafür, dass sie nicht in Schwierigkeiten geraten.
- Aktualisierungen des Mindestlohns: Vergütungsregeln werden automatisch neu berechnet, wenn sich gesetzliche Mindestlöhne ändern – Sie müssen die Lohnabrechnung nicht Land für Land manuell prüfen.
- Überarbeitungen von Urlaubsregelungen: Plattformen wie Papaya Global aktualisieren Ansprüche, wenn sich Regelungen zu Elternzeit oder Krankheitstagen vor Ort ändern.
- Änderungen von Vertragsklauseln: Wenn sich Änderungen im Arbeitsrecht auf Beschäftigungsbedingungen auswirken, wird die aktualisierte Formulierung automatisch in die betroffenen Verträge übernommen.
- Änderungen der Sozialabgabensätze: Überarbeitete Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerbeitragssätze werden vor dem nächsten Zahlungszyklus auf Ebene der Lohnabrechnung angewendet.
7. Verwaltung von Kündigungen und Austritten
Das Management von Kündigungen und dem Offboarding beschreibt, wie ein EOR die rechtlichen und administrativen Aspekte der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses handhabt, einschließlich der Berechnung der letzten Vergütung, Kündigungsfristen, gesetzlicher Abfindungen und erforderlicher Dokumentation.
Es ist einer von mehreren Punkten im Lebenszyklus eines Mitarbeiters, bei denen es darauf ankommt, zu wissen, wie man einen Employer of Record effektiv nutzt, da Ihr Team weiterhin Entscheidungen, Dokumentation und Kommunikation mit dem Anbieter koordinieren muss.
Was ich hier am wertvollsten finde, ist, dass der EOR das Compliance-Risiko in der sensibelsten Phase des Beschäftigungsverhältnisses übernimmt. Fehler bei Kündigungen sind kostspielig. Eine gute Plattform führt Sie durch den korrekten lokalen Prozess, erstellt die richtigen Unterlagen und stellt sicher, dass vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters nichts übersehen wird.
Folgendes sollte ein umfassendes Funktionspaket für Kündigungen und Offboarding abdecken:
- Berechnung der letzten Vergütung: Der EOR berechnet die Vergütung für den letzten Arbeitstag, einschließlich aufgelaufener Urlaubsansprüche und etwaiger anwendbarer Boni, anhand der gesetzlichen Anforderungen vor Ort – ohne manuelle Berechnungen Ihrerseits.
- Einhaltung der Kündigungsfrist: Erforderliche Kündigungsfristen werden in der Plattform gekennzeichnet und nachverfolgt, sodass Sie einen Mitarbeiter nicht versehentlich entgegen den lokalen gesetzlichen Bestimmungen benachteiligen.
- Gesetzliche Abfindung: Länderspezifische Abfindungsansprüche werden automatisch berechnet und dokumentiert. Dies ist besonders in Märkten wie Frankreich oder Brasilien wichtig, wo Fehler kostspielig sind.
- Offboarding-Dokumentation: Plattformen wie Oyster HR zentralisieren die erforderlichen Unterlagen und verfolgen den Fortschritt im Offboarding-Workflow, sodass vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters nichts übersehen wird.
8. Schutz des geistigen Eigentums
Der Schutz des geistigen Eigentums beschreibt, wie ein EOR das Eigentum Ihres Unternehmens an den von internationalen Mitarbeitern erstellten Arbeitsergebnissen schützt – durch Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums, Geheimhaltungsvereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, die direkt in Arbeitsverträge integriert sind.
Was meiner Meinung nach hier am wichtigsten ist: Die Rechte am geistigen Eigentum entstehen nicht automatisch, nur weil Sie die Arbeit einer Person anleiten. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass geistiges Eigentum, das von einem EOR eingestellten Talenten geschaffen wurde, automatisch ihnen gehört, aber das ist manchmal nicht der Fall. Ein guter EOR schließt diese Lücke, indem er klare Bestimmungen in Arbeitsverträge aufnimmt, die festlegen, dass jegliches vom Mitarbeiter geschaffene geistige Eigentum dem Kundenunternehmen gehört.
Folgendes sollte ein umfassendes Funktionspaket zum Schutz geistigen Eigentums abdecken:
- Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums: Arbeitsverträge übertragen das Eigentum an allen Arbeiten, Erfindungen oder Designs, die ein Mitarbeiter erstellt, ausdrücklich auf Ihr Unternehmen – nicht auf den EOR und nicht auf den Mitarbeiter.
- Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen: Mitarbeiter unterzeichnen diese beim Onboarding direkt über die Plattform, bevor sie auf geschützte Systeme oder Informationen zugreifen.
- Verzicht auf Urheberpersönlichkeitsrechte: Wo das lokale Recht dies zulässt, fügen Plattformen wie Remote den Übertragungen geistigen Eigentums entsprechende Verzichtserklärungen hinzu – ein Detail, das bei Einstellungen über mehrere Rechtsordnungen hinweg leicht übersehen wird.
- Länderspezifische Formulierungen: Das Recht am geistigen Eigentum unterscheidet sich je nach Markt erheblich, daher muss die Vertragssprache lokal angepasst werden, damit sie rechtlich Bestand hat.
9. Ausgabenmanagement und Kostenerstattung
Ausgabenmanagement und Kostenerstattung beschreiben, wie ein EOR die Ausgabenabrechnungen von Mitarbeitern über internationale Märkte hinweg erfasst, prüft und verarbeitet – unter Anwendung der lokalen Währungsumrechnung, steuerlichen Behandlung und Erstattungsregeln, damit Zahlungen rechtskonform und korrekt sind.
Was ich hier besonders wertvoll finde, ist, dass Erstattungen nicht in eine manuelle Grauzone fallen. Mitarbeitende reichen Ausgaben direkt über die Plattform ein, Genehmigungen werden automatisch weitergeleitet und Zahlungen in den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus integriert. Für Teams, die Mitarbeitende in mehreren Ländern verwalten, entfällt dadurch eine überraschend große Menge an Abstimmungsaufwand.
Folgendes sollte ein solides Set an Funktionen für Ausgabenverwaltung und Erstattungen abdecken:
- Einreichen von Belegen: Mitarbeitende laden Belege hoch und reichen Erstattungsanträge direkt über die Plattform ein – keine E-Mail-Ketten, keine Tabellen. Oyster HR ermöglicht es Mitarbeitenden beispielsweise, Belege anzuhängen, Beschreibungen hinzuzufügen und Genehmigungen einzuholen, ohne das Tool verlassen zu müssen.
- Weiterleitung von Genehmigungen: Anträge werden automatisch an die richtige genehmigende Person weitergeleitet, sodass keine manuelle Übergabe zwischen Ihrem Team und den Mitarbeitenden erforderlich ist.
- Integration in die Gehaltsabrechnung: Genehmigte Ausgaben werden in den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus integriert, in der lokalen Währung der Mitarbeitenden verarbeitet und mit der korrekten steuerlichen Behandlung versehen.
- Prüfpfad: Jede Einreichung und Genehmigung wird mit einem Zeitstempel versehen und protokolliert. Das ist wichtig, wenn lokale Steuerbehörden Nachweise anfordern.
10. Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende
Ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende ist eine eigene Benutzeroberfläche innerhalb einer EOR-Plattform, über die Mitarbeitende direkt auf ihre persönlichen Beschäftigungsdaten zugreifen. Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen einsehen, Steuerdokumente herunterladen, persönliche Daten aktualisieren, Urlaub beantragen und personalbezogene Fragen stellen – ohne alles über Ihr HR-Team abwickeln zu müssen.
Ich finde, diese Funktion wird unterschätzt. Meiner Erfahrung nach erzeugen verteilte Teams einen konstanten Strom individueller Anfragen, die unbemerkt erhebliche Kapazitäten im HR-Bereich binden. Eine Selbstbedienungsplattform führt alle Ihre Mitarbeitenden zusammen, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Beschäftigungsart. Dadurch bleibt die Mitarbeitererfahrung einheitlich, auch wenn Ihr Team in mehreren Ländern tätig ist.
Folgendes deckt ein gutes Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende ab:
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Dokumente: Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Beschäftigungsbescheinigungen direkt einsehen und herunterladen – ohne ein Ticket beim HR-Team einreichen zu müssen.
- Urlaubsanträge: Mitarbeitende reichen Anträge auf Abwesenheit über die Plattform ein und verfolgen deren Status, während Genehmigungen automatisch weitergeleitet werden.
- Aktualisierung persönlicher Daten: Mitarbeitende aktualisieren Bankverbindungen, Adressen und Notfallkontakte selbst und halten die Daten so ohne Beteiligung des HR-Teams aktuell.
- Einreichen von HR-Anfragen: Fragen werden an einem zentralen Ort gestellt und nachverfolgt, sodass nichts übersehen wird.
Nachdem Sie eine Plattform mit den benötigten Funktionen ausgewählt haben, besteht die nächste Herausforderung darin, diese korrekt zu konfigurieren. Unser Leitfaden zur Implementierung eines Employer-of-Record-Modells behandelt die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Integrationen, Mitarbeitendendaten, Kommunikation, Tests und den Start des Systems.
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Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einer EOR-Plattform achten sollten, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, welche Kosten auf Sie zukommen – werfen Sie daher einen Blick auf unsere Übersicht zu den Kosten eines Employer-of-Record-Anbieters, um typische Preise nach Unternehmensgröße, Anbieter und den Funktionen zu sehen, die den Preis maßgeblich beeinflussen.
