10 wichtige Funktionen eines Arbeitgebers der Aufzeichnung, auf die Sie bei einer Plattform achten sollten
Die richtigen Dienste für rechtliche Arbeitgeber können den Unterschied zwischen einer funktionierenden globalen Einstellungsstrategie und einer Strategie ausmachen, die sich unbemerkt auflöst. Ganz gleich, ob Sie in zwei oder zwanzig Ländern einstellen: Ihre EOR-Plattform muss die aufwendige Arbeit übernehmen – globale Lohnabrechnung, lokale Steuer- und gesetzliche Compliance, Arbeitsverträge und mehr –, ohne Lücken, die Ihr Unternehmen Risiken aussetzen.
Nicht jede Plattform liefert in all diesen Bereichen gleichermaßen gute Ergebnisse. Dieser Artikel erläutert die 10 wichtigsten Funktionen eines rechtlichen Arbeitgebers, die Sie vor Ihrer Entscheidung prüfen sollten, damit Sie eine fundierte und sichere Wahl für Ihr Team treffen können.
Funktionen sind nur ein Teil der Entscheidung. Wenn Sie Anbieter aktiv vergleichen, behandelt unser Leitfaden zur Auswahl eines rechtlichen Arbeitgebers den umfassenderen Bewertungsprozess, einschließlich Länderabdeckung, Compliance-Expertise, Support, Integrationen und Preisgestaltung.
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10 wichtige Funktionen eines rechtlichen Arbeitgebers erklärt
Hier sehen wir uns die 10 Funktionen genauer an, die jede Plattform für rechtliche Arbeitgeber bieten sollte, wie die einzelnen Funktionen funktionieren und warum sie für Ihr Team wichtig sind:
1. Globale Lohnabrechnung
Die globale Lohnabrechnung ist der Kern jeder EOR-Plattform. Die Plattform berechnet Gehälter, behält Steuern ein, verarbeitet gesetzliche Abzüge und veranlasst Zahlungen in lokalen Währungen – und das alles, ohne dass Sie in jedem Land eine rechtliche Einheit benötigen.
Meiner Erfahrung nach zeigt sich hier die Qualität einer Plattform besonders deutlich. Jedes Land hat seine eigenen Steuersysteme, Fristen für Meldungen und Regeln für Sozialabgaben. Ein leistungsstarker EOR erledigt all das automatisch, sodass Ihre Teammitglieder unabhängig von ihrem Aufenthaltsort korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Eine solide globale Lohnabrechnung sollte Folgendes umfassen:
- Zahlungen in lokaler Währung: Die Plattform bezahlt Beschäftigte in ihrer Heimatwährung und wickelt Wechselkurse automatisch ab – etwas, das Sie nicht über Dutzende Länder hinweg manuell verwalten möchten.
- Steuereinbehalt und Abführung: Der EOR berechnet die Steuern und führt sie den zuständigen lokalen Behörden zu, einschließlich Einkommensteuer und Sozialabgaben.
- Erstellung von Gehaltsabrechnungen: Beschäftigte erhalten lokal konforme Gehaltsabrechnungen, die nach länderspezifischen Standards formatiert sind.
- Länderübergreifende Abrechnungskalender: Die Zahlungszyklen unterscheiden sich je nach Land. Ein leistungsstarker EOR verarbeitet wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Zeitpläne, ohne dass Sie jeden einzelnen nachverfolgen müssen.
- Berichte zur Lohnabrechnung: Sie erhalten über ein einziges Dashboard einen konsolidierten Überblick über alle Märkte.
Gute Datenmanagementpraktiken sind erforderlich, um Daten während ihres gesamten Lebenszyklus sicher und korrekt zu halten.
Zentralisierte Daten sind ebenso wichtig wie die einzelnen Funktionen der Lohnabrechnung. Teresa Smith, Leiterin der strategischen HCM-Beratungsgruppe bei UKG, betont, wie wichtig es ist, HR-, Lohnabrechnungs- und sonstige Personaldaten an einem Ort zu verwalten, damit Teams sie einheitlich erfassen, prüfen und darüber berichten können.
2. Lokale Steuer- und gesetzliche Compliance
Diese Funktion bildet das rechtliche Rückgrat jeder EOR-Plattform. Der EOR registriert sich bei lokalen Steuerbehörden, behält Einkommensteuer ein, führt Sozialabgaben ab und reicht die erforderlichen gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen in Ihrem Namen ein – in jedem Land, in dem Sie Beschäftigte haben.
Was ich hier am wertvollsten finde, ist die proaktive Überwachung. Steuervorschriften ändern sich, und eine gute EOR-Plattform verfolgt diese Änderungen automatisch, sodass Ihre Meldungen korrekt bleiben, ohne dass Sie Aktualisierungen selbst nachverfolgen müssen. Diese integrierte Übersicht über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gibt Ihnen echte Sicherheit bei der Einstellung von Mitarbeitern über Ländergrenzen hinweg.
Diese Funktionen müssen außerdem die rechtlichen und operativen Anforderungen für Employer-of-Record-Dienstleistungen in jedem Land erfüllen, in dem Sie Mitarbeiter einstellen – von der Steuerregistrierung und den gesetzlich vorgeschriebenen Beiträgen bis hin zu rechtskonformen Verträgen und der Aufbewahrung von Unterlagen.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für die lokale Steuer- und gesetzliche Compliance abdecken:
- Registrierung bei Steuerbehörden: Der EOR registriert Sie bei den lokalen Steuerbehörden, sodass Sie Mitarbeiter einstellen können, ohne zuvor eine rechtliche Einheit gründen zu müssen.
- Einbehaltung und Abführung der Einkommensteuer: Die Steuern werden für jeden Abrechnungszeitraum berechnet und an die zuständige lokale Behörde abgeführt – Sie müssen sich nicht selbst darum kümmern.
- Verwaltung von Sozialabgaben: Plattformen wie Oyster HR und Papaya Global kümmern sich um länderspezifische Beiträge, einschließlich Renten- und Krankenversicherungsbeiträgen, und erfüllen damit die lokalen Standards.
- Anmeldung zu gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen: Verpflichtende Leistungen werden im Rahmen der Einarbeitung automatisch verwaltet.
- Prüfungssichere Aufbewahrung von Unterlagen: Lohnabrechnungsunterlagen und gesetzliche Meldungen werden zentral gespeichert, sodass Sie vorbereitet sind, falls ein Arbeitsinspektor oder Steuerprüfer vor der Tür steht.
3. Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen beschreibt, wie ein EOR sowohl gesetzlich vorgeschriebene als auch zusätzliche Leistungen in Ihrem Auftrag verwaltet – von der obligatorischen Krankenversicherung und den Rentenbeiträgen bis hin zu bezahltem Urlaub und zusätzlichen Vergünstigungen.
Die Verringerung des internen Verwaltungsaufwands ist außerdem einer der umfassenderen Vorteile der Nutzung eines EOR – neben einer schnelleren internationalen Einstellung, lokaler Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und dem Verzicht auf die Notwendigkeit, in jedem Markt eigene Einheiten zu gründen.
Was ich hier besonders nützlich finde, ist, dass der EOR im Wesentlichen gleichzeitig als Vermittler und Verwalter von Leistungen fungiert. Anstatt die länderspezifischen Gepflogenheiten bei Leistungen selbst zu recherchieren, übernimmt die Plattform die Anmeldung, Anpassungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für jeden Markt. Meiner Erfahrung nach spart allein diese Funktion erheblichen Koordinationsaufwand, insbesondere wenn Ihr Team auf mehrere Länder wächst.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen abdecken:
- Anmeldung zu gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen: Verpflichtende Leistungen – Renten, Krankenversicherung und Sozialabgaben – werden während der Einarbeitung automatisch eingerichtet und angemeldet, sodass beim Einstieg eines neuen Mitarbeiters nichts übersehen wird.
- Optionen für zusätzliche Leistungen: Plattformen wie Deel und Oyster HR ermöglichen es Ihnen, optionale Krankenversicherungen und Beteiligungspläne hinzuzufügen, um je nach Land attraktive Leistungspakete zu erstellen.
- Vergleich von Leistungen: Achten Sie auf Werkzeuge, die aufzeigen, was in einem bestimmten Markt üblich oder wettbewerbsfähig ist, damit Sie bei der Erstellung eines Angebots nicht raten müssen.
- Aktualisierungen bei Lebensereignissen: Wenn sich die Situation eines Mitarbeiters ändert – etwa durch eine Heirat oder unterhaltsberechtigte Personen –, sollte die Plattform diese Änderungen ohne manuelle Umwege mit den Leistungen und der Lohnabrechnung synchronisieren.
4. Verwaltung lokalisierter Arbeitsverträge
Der EOR erstellt und verwaltet Arbeitsverträge in Ihrem Auftrag, die auf die spezifischen rechtlichen Anforderungen jedes Landes zugeschnitten sind, in dem Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet: die richtigen Kündigungsfristen, vorgeschriebenen Klauseln und lokal rechtskonformen Formulierungen – bereits integriert.
Was ich hier besonders schätze, ist, dass Sie nicht jedes Mal bei null anfangen, wenn Sie an einem neuen Standort jemanden einstellen. Wenn sich Arbeitsgesetze ändern, überwacht ein guter EOR die Aktualisierungen und überarbeitet Verträge und Richtlinien entsprechend. Genehmigungen und Unterschriften werden in rechtlich anerkannten Formaten eingeholt, wobei jeder Schritt mit einem Zeitstempel versehen und ordnungsgemäß gespeichert wird. Diese Prüfungssicherheit wäre manuell nur schwer nachzubilden.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für die Verwaltung lokalisierter Arbeitsverträge abdecken:
- Länderspezifische Vorlagen: Die Plattform erstellt Verträge, die bereits an die lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen angepasst sind – einschließlich Kündigungsfristen, vorgeschriebener Klauseln und rechtskonformer Formulierungen. Deel erstellt beispielsweise innerhalb weniger Minuten automatisch länderspezifische Verträge.
- Sammlung elektronischer Unterschriften: Mitarbeitende unterzeichnen direkt auf der Plattform, wobei jede Aktion mit einem Zeitstempel versehen wird, sodass die Prüfungsbereitschaft gewährleistet ist.
- Anforderung gesetzlich vorgeschriebener Dokumente: Der EOR fordert neue Mitarbeitende während des Onboardings dazu auf, die erforderlichen lokalen Dokumente hochzuladen, wodurch manuelle Nachfassaktionen entfallen.
- Überwachung von Gesetzesänderungen: Vertragsbedingungen werden automatisch aktualisiert, wenn sich lokale Vorschriften ändern – du musst Änderungen nicht selbst nachverfolgen.
5. Unterstützung bei Visa und Einwanderung
Unterstützung bei Visa und Einwanderung bedeutet, dass ein EOR als rechtlicher Sponsor für Arbeitserlaubnisse und Visumanträge in deinem Namen auftritt – einschließlich der Bearbeitung behördlicher Einreichungen, der Anforderung von Dokumenten und der Einhaltung lokaler Einwanderungsvorschriften. So kannst du internationale Fachkräfte einstellen oder umsiedeln, ohne eine lokale Gesellschaft zu benötigen.
Meiner Erfahrung nach nimmt diese Funktion einen der zeitaufwendigsten Teile der internationalen Einstellung ab. Der EOR verwaltet den gesamten Prozess von Anfang bis Ende, einschließlich Verlängerungen, und bleibt über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden, damit deine Genehmigungen nicht aufgrund veralteter Verfahren ins Stocken geraten.
Folgendes sollte ein solides Leistungspaket für Visa- und Einwanderungsunterstützung abdecken:
- Sponsoring von Arbeitserlaubnissen: Der EOR tritt für Einwanderungszwecke als rechtlicher Arbeitgeber auf und reicht in deinem Namen Anträge auf Arbeitserlaubnis direkt bei den örtlichen Behörden ein.
- Dokumentensammlung: Neue Mitarbeitende werden dazu aufgefordert, die erforderlichen Identitätsnachweise und unterstützenden Dokumente über die Plattform hochzuladen – E-Mail-Ketten sind nicht erforderlich.
- Verfolgung von Verlängerungen: Plattformen wie Deel weisen automatisch auf bevorstehende Abläufe von Arbeitserlaubnissen hin, sodass du nicht von einem Ablauf überrascht wirst.
- Regulatorische Aktualisierungen: Einwanderungsvorschriften ändern sich häufig. Ein guter EOR überwacht Änderungen und passt die Einreichungsverfahren entsprechend an.
6. Überwachung des Arbeitsrechts und der Vorschriften
Die Überwachung des Arbeitsrechts und der Vorschriften bedeutet, dass ein EOR Gesetzesänderungen in jedem Land verfolgt, in dem du Mitarbeitende beschäftigst, und Verträge, Lohnabrechnungsregeln sowie Beschäftigungspraktiken automatisch aktualisiert, damit die Vorschriften eingehalten werden.
Am wertvollsten finde ich, dass nicht du regulatorische Aktualisierungen nachverfolgen musst. Die Plattform übernimmt diese Arbeit. Änderungen beim Mindestlohn, Überarbeitungen von Urlaubsregelungen, neue Vorschriften zu Sozialabgaben – all das wird erledigt, bevor es zu deinem Problem wird. Für Teams, die in mehreren Märkten einstellen, ist diese kontinuierliche Überwachung entscheidend, um Schwierigkeiten zu vermeiden.
- Aktualisierungen des Mindestlohns: Die Vergütungsregeln werden automatisch neu berechnet, wenn sich die gesetzlichen Mindestlöhne ändern – du musst die Lohnabrechnung nicht manuell Land für Land prüfen.
- Überarbeitungen von Urlaubsregelungen: Plattformen wie Papaya Global aktualisieren Ansprüche, wenn sich die lokalen Regelungen zu Elternzeit oder Krankheitstagen ändern.
- Änderungen von Vertragsklauseln: Wenn sich Änderungen im Arbeitsrecht auf Beschäftigungsbedingungen auswirken, wird die aktualisierte Formulierung automatisch in die betroffenen Verträge übernommen.
- Änderungen der Sozialabgabensätze: Überarbeitete Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerbeitragssätze werden vor dem nächsten Abrechnungszyklus auf Ebene der Lohnabrechnung angewendet.
7. Verwaltung der Beendigung und des Austritts
Das Management von Kündigungen und der Mitarbeiterabwicklung beschreibt, wie ein EOR die rechtliche und administrative Seite der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses übernimmt, einschließlich der Berechnung der Schlusszahlung, Kündigungsfristen, gesetzlich vorgeschriebener Abfindungen und erforderlicher Dokumentation.
Dies ist einer von mehreren Punkten im Mitarbeiterlebenszyklus, an denen es entscheidend ist, zu wissen, wie man einen Arbeitgeber der Aufzeichnung effektiv nutzt, da Ihr Team weiterhin Entscheidungen, Dokumentation und Kommunikation mit dem Anbieter koordinieren muss.
Was ich hier am wertvollsten finde, ist, dass der EOR das Compliance-Risiko in der sensibelsten Phase des Beschäftigungsverhältnisses übernimmt. Fehler bei Kündigungen sind teuer. Eine gute Plattform führt Sie durch den korrekten lokalen Prozess, erstellt die richtigen Unterlagen und stellt sicher, dass vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters nichts übersehen wird.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für Kündigungen und die Mitarbeiterabwicklung abdecken:
- Berechnung der Schlusszahlung: Der EOR berechnet die Vergütung für den letzten Arbeitstag einschließlich angesammelter Urlaubstage und gegebenenfalls anfallender Boni unter Berücksichtigung der lokalen gesetzlichen Anforderungen – Sie müssen nichts manuell berechnen.
- Einhaltung der Kündigungsfrist: Vorgeschriebene Kündigungsfristen werden auf der Plattform gekennzeichnet und verfolgt, sodass Sie einen Mitarbeiter nicht versehentlich entgegen dem lokalen Recht benachteiligen.
- Gesetzlich vorgeschriebene Abfindung: Länderspezifische Abfindungsansprüche werden automatisch berechnet und dokumentiert. Dies ist besonders in Märkten wie Frankreich oder Brasilien wichtig, wo Fehler teuer sind.
- Dokumentation der Mitarbeiterabwicklung: Plattformen wie Oyster HR zentralisieren die erforderlichen Unterlagen und verfolgen den Fortschritt im Abwicklungsworkflow, sodass vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters nichts übersehen wird.
8. Schutz des geistigen Eigentums
Der Schutz des geistigen Eigentums beschreibt, wie ein EOR das Eigentum Ihres Unternehmens an den von internationalen Mitarbeitern erstellten Arbeitsergebnissen sicherstellt – durch Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums, Geheimhaltungsvereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, die direkt in Arbeitsverträge integriert sind.
Was meiner Ansicht nach hier am wichtigsten ist: Das Eigentum am geistigen Eigentum entsteht nicht automatisch, nur weil Sie die Arbeit einer Person steuern. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass von EOR beschäftigten Arbeitskräften erstelltes geistiges Eigentum automatisch ihnen gehört, doch das ist manchmal nicht der Fall. Ein guter EOR schließt diese Lücke, indem er klare Bestimmungen in Arbeitsverträge aufnimmt, die festlegen, dass sämtliches von einem Mitarbeiter geschaffenes geistiges Eigentum dem Kundenunternehmen gehört.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket zum Schutz des geistigen Eigentums abdecken:
- Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums: Arbeitsverträge übertragen das Eigentum an sämtlichen Arbeiten, Erfindungen oder Entwürfen, die ein Mitarbeiter erstellt, ausdrücklich auf Ihr Unternehmen – nicht auf den EOR und nicht auf den Mitarbeiter.
- Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen: Mitarbeiter unterzeichnen diese bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit direkt über die Plattform, bevor sie auf geschützte Systeme oder Informationen zugreifen.
- Verzicht auf Urheberpersönlichkeitsrechte: Wo das lokale Recht dies zulässt, fügen Plattformen wie Remote den Übertragungen des geistigen Eigentums entsprechende Verzichtserklärungen hinzu – ein Detail, das bei Einstellungen über mehrere Rechtsordnungen hinweg leicht übersehen wird.
- Länderspezifische Formulierungen: Die Rechtslage zum geistigen Eigentum unterscheidet sich je nach Markt erheblich, daher muss die Vertragssprache lokal angepasst werden, damit sie rechtlich Bestand hat.
9. Ausgabenverwaltung und Kostenerstattung
Ausgabenverwaltung und Kostenerstattung beschreiben, wie ein EOR Mitarbeiterabrechnungen für Ausgaben in internationalen Märkten sammelt, prüft und verarbeitet – unter Anwendung der lokalen Währungsumrechnung, steuerlichen Behandlung und Erstattungsregeln, damit Zahlungen rechtskonform und korrekt sind.
Was ich hier besonders wertvoll finde: Erstattungen landen nicht in einer manuellen Grauzone. Mitarbeitende reichen Ausgaben direkt über die Plattform ein, Genehmigungen werden automatisch weitergeleitet und Zahlungen in den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus integriert. Für Teams, die Mitarbeitende in mehreren Ländern verwalten, entfällt dadurch überraschend viel Abstimmungsaufwand.
Folgendes sollte ein solides Funktionspaket für Ausgabenverwaltung und Erstattungen abdecken:
- Einreichung von Belegen: Mitarbeitende laden Belege hoch und reichen Erstattungsanträge direkt auf der Plattform ein – keine E-Mail-Ketten, keine Tabellen. Oyster HR ermöglicht es Mitarbeitenden beispielsweise, Belege anzuhängen, Beschreibungen hinzuzufügen und Genehmigungen einzuholen, ohne das Tool verlassen zu müssen.
- Weiterleitung von Genehmigungen: Anträge werden automatisch an die richtige genehmigende Person weitergeleitet, sodass keine manuelle Übergabe zwischen Ihrem Team und der jeweiligen Person erforderlich ist.
- Integration in die Gehaltsabrechnung: Genehmigte Ausgaben werden in den nächsten Gehaltsabrechnungszyklus integriert und in der lokalen Währung der beschäftigten Person verarbeitet, wobei die korrekte steuerliche Behandlung angewendet wird.
- Prüfpfad: Jede Einreichung und Genehmigung wird mit einem Zeitstempel versehen und protokolliert. Das ist wichtig, wenn lokale Steuerbehörden entsprechende Dokumentationen verlangen.
10. Portal zur Selbstbedienung für Mitarbeitende
Ein Portal zur Selbstbedienung für Mitarbeitende ist eine spezielle Oberfläche innerhalb einer EOR-Plattform, über die Beschäftigte direkt auf ihre eigenen Beschäftigungsinformationen zugreifen. Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen einsehen, Steuerdokumente herunterladen, persönliche Daten aktualisieren, Urlaub beantragen und personalbezogene Fragen stellen – ohne alles über Ihr HR-Team abwickeln zu müssen.
Ich halte diese Funktion für unterschätzt. Meiner Erfahrung nach erzeugen verteilte Teams kontinuierlich individuelle Anfragen, die unbemerkt viel Kapazität im HR-Bereich binden. Eine Plattform zur Selbstbedienung vereint alle Ihre Beschäftigten, unabhängig von Standort oder Beschäftigungsart. So bleibt die Erfahrung der Mitarbeitenden einheitlich, selbst wenn sich Ihr Team über mehrere Länder erstreckt.
Folgendes deckt ein gutes Portal zur Selbstbedienung für Mitarbeitende ab:
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Dokumente: Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Beschäftigungsbescheinigungen direkt einsehen und herunterladen, ohne ein HR-Ticket einreichen zu müssen.
- Urlaubsanträge: Beschäftigte reichen Abwesenheitsanträge auf der Plattform ein und verfolgen deren Status; die Genehmigungen werden automatisch weitergeleitet.
- Aktualisierung persönlicher Daten: Mitarbeitende aktualisieren Bankdaten, Adressen und Notfallkontakte selbst. Dadurch bleiben die Unterlagen korrekt, ohne dass HR eingreifen muss.
- Einreichung von HR-Anfragen: Fragen werden an einem zentralen Ort gestellt und nachverfolgt, sodass nichts untergeht.
Nachdem Sie eine Plattform mit den benötigten Funktionen ausgewählt haben, besteht die nächste Herausforderung darin, diese korrekt zu konfigurieren. Unser Leitfaden zur Implementierung eines rechtlichen Arbeitgebers behandelt die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, Benefits, Integrationen, Mitarbeitendendaten, Kommunikation, Tests und die Inbetriebnahme.
Die 10 besten Dienste für rechtliche Arbeitgeber
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Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einer EOR-Plattform achten sollten, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, was Sie dafür bezahlen werden. Sehen Sie sich daher unsere Übersicht zu den Kosten eines rechtlichen Arbeitgebers an, um typische Preise nach Unternehmensgröße und Anbieter sowie die Funktionen zu sehen, die den Preis maßgeblich beeinflussen.