Unser Leitfaden zur Implementierung eines externen Arbeitgebers: 10 wichtige Phasen
Die richtige Umsetzung von Dienstleistungen eines rechtlichen Arbeitgebers entscheidet darüber, ob eine schnelle, regelkonforme globale Expansion gelingt oder in einem kostspieligen Chaos aus verpassten Fristen, Lücken bei der Regelkonformität und frustrierten Mitarbeitenden endet. Die Risiken sind hoch – Fehler bei der Lohnabrechnung, falsch eingestufte Arbeitskräfte und Verzögerungen bei der Einarbeitung können das Vertrauen auf beiden Seiten erschüttern, noch bevor Ihr Team überhaupt loslegt.
Der hier vorgestellte Ansatz in 10 Phasen beseitigt diese Komplexität, indem er die Umsetzung in klare, überschaubare Schritte unterteilt. Jede Phase baut auf der vorherigen auf, sodass Sie nicht erst im Nachhinein hektisch Probleme beheben müssen, sondern verhindern, dass sie überhaupt entstehen.
So führe ich Dienstleistungen eines rechtlichen Arbeitgebers in 10 Phasen ein
Die Vorteile der Nutzung eines rechtlichen Arbeitgebers gehen über die Vermeidung einer Unternehmensgründung vor Ort hinaus. Die richtige Vereinbarung kann den Aufwand für Regelkonformität und Verwaltung reduzieren, die internationale Einstellung beschleunigen und Ihrem Team Zugang zu lokalem Fachwissen im Arbeitsrecht verschaffen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sobald Sie Ihren EOR-Partner ausgewählt haben, wird die Umsetzung zur Priorität. So gliedere ich den gesamten Umsetzungsprozess für einen rechtlichen Arbeitgeber Phase für Phase auf:
1. Bedarfsanalyse und Prüfung der Belegschaft
Bei der Ermittlung Ihrer Anforderungen hilft es zu wissen, welche Funktionen eines rechtlichen Arbeitgebers für Ihre Belegschaft am wichtigsten sind – von Unterstützung bei Lohnabrechnung und Regelkonformität bis hin zu Leistungen, Integrationen und Berichten.
Erfassen Sie zunächst alle Arbeitskräfte, die Sie über den rechtlichen Arbeitgeber einstellen oder überführen möchten. Das bedeutet: Land für Land und Rolle für Rolle. Sie müssen genau wissen, wo sie ansässig sind, wie sie derzeit eingestuft werden und welche lokalen Arbeitsgesetze gelten, bevor Verträge erstellt werden.
Beziehen Sie Ihre Verantwortlichen für HR, Recht und Finanzen frühzeitig ein. Die hier getroffenen Entscheidungen prägen alles Weitere – von der Einrichtung der Lohnabrechnung bis zur Gestaltung der Leistungen. Eine jetzt erkannte Lücke lässt sich in einer Stunde beheben; dieselbe Lücke, die erst während der Einarbeitung entdeckt wird, kostet Wochen.
Der häufigste Fehler, den ich beobachte, besteht darin, diese Phase als reine Pflichtübung zu behandeln. Sammeln Sie nicht nur Namen und Standorte, sondern markieren Sie Rollen, bei denen die Einstufung unklar ist oder lokale Einstellungseinschränkungen den Prozess verlangsamen könnten. Diese frühe Prüfung liefert Ihrem Partner für den rechtlichen Arbeitgeber den nötigen Kontext, um von Anfang an regelkonform einzurichten.
Behalten Sie diese bewährten Verfahren im Blick, damit Ihre Prüfung der Belegschaft aussagekräftig ist und Sie die Umsetzung erfolgreich vorbereiten:
- Beziehen Sie Beteiligte frühzeitig ein: HR, Recht und Finanzen sollten alle an der ersten Prüfung mitwirken.
- Markieren Sie unklare Rollen: Heben Sie Positionen hervor, bei denen die Einstufung der Arbeitskraft nicht eindeutig ist oder Risiken bergen könnte.
- Erfassen Sie standortspezifische Faktoren: Dokumentieren Sie für jeden Standort wichtige regionale Besonderheiten, etwa Unterschiede im Arbeitsrecht oder Einstellungseinschränkungen.
- Prüfen Sie den Status der Arbeitskräfte: Überprüfen Sie sorgfältig, ob die derzeitigen Einstufungen den lokalen Vorschriften entsprechen, um spätere Fehler zu vermeiden.
- Aktualisieren Sie die Angaben fortlaufend: Betrachten Sie Ihre Prüfung der Belegschaft als lebendes Dokument und aktualisieren Sie es, sobald neue Informationen auftauchen.
2. Prüfung der Rechtspersönlichkeit und der Regelkonformität in den jeweiligen Rechtsordnungen
Bevor Verträge weiterbearbeitet werden, sollten Sie bestätigen, dass Ihr Partner für den rechtlichen Arbeitgeber in jedem Land, in dem Sie Personal einstellen, über eine etablierte rechtliche Einheit verfügt. Einige Anbieter arbeiten in bestimmten Regionen über Drittanbieter, was zu Verzögerungen und uneinheitlichen Standards der Regelkonformität führen kann. Klären Sie dies im Voraus.
Ihr Rechtsteam sollte die Anforderungen des lokalen Arbeitsrechts für jede Rechtsordnung abgleichen. Dazu gehören beispielsweise vorgeschriebene Kündigungsfristen, Schutzvorschriften bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und gesetzliche Leistungen, die sich von Land zu Land erheblich unterscheiden. Ich habe erlebt, dass Teams diesen Schritt überspringen, weil sie davon ausgehen, dass ihr rechtlicher Arbeitgeber dies automatisch erledigt, und dann in Eile geraten, wenn eine lokale Vorschrift in den Vertragsbedingungen nicht berücksichtigt wurde.
Ihr rechtlicher Arbeitgeber legt die Struktur fest, aber Ihr Rechtsteam muss prüfen, ob sie passt. Markieren Sie frühzeitig jede Rechtsordnung, in der das lokale Recht mit Ihren standardmäßigen Beschäftigungsbedingungen kollidiert. Eine Neuverhandlung nach der Vertragsunterzeichnung kostet deutlich mehr Zeit als eine vorausschauende Prüfung.
Achten Sie während der Prüfung der Rechtspersönlichkeit und der Regelkonformität in den jeweiligen Rechtsordnungen auf diese häufigen Fallstricke und vorausschauenden Maßnahmen:
- Prüfen Sie das Vorhandensein einer juristischen Einheit: Bestätigen Sie, dass Ihr Anbieter der Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung in jedem anvisierten Land über eine eingetragene juristische Einheit verfügt, bevor Sie Verträge genehmigen.
- Prüfen Sie rechtliche Lücken: Lassen Sie Ihre Rechtsabteilung die Beschäftigungsbedingungen auf Übereinstimmung mit den Gesetzen des jeweiligen Landes prüfen – gehen Sie nicht standardmäßig davon aus, dass Ihr Anbieter dieses Detail abdeckt.
- Erkennen Sie Zuständigkeitskonflikte: Weisen Sie frühzeitig auf Unterschiede bei Kündigungsfristen, Kündigungsrechten oder gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen hin, um Nachverhandlungen in letzter Minute zu verhindern.
- Fordern Sie Dokumentation an: Bitten Sie Ihren Anbieter in jeder Region um Nachweise über Registrierungen oder Lizenzen, insbesondere wenn Drittanbieter eingesetzt werden.
- Übernehmen Sie die Prüfung: Übertragen Sie die abschließenden Compliance-Prüfungen nicht auf andere – stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen vor jeder Unterzeichnung eine abschließende Prüfung durchführt.
3. Abschluss der Verträge und Unterzeichnung der Dienstleistungsvereinbarung
Bringen Sie Ihre Rechtsabteilung und die HR-Leitung zusammen, bevor Sie irgendetwas unterzeichnen. Der Rahmenvertrag über Dienstleistungen legt die Regeln der Zusammenarbeit fest, einschließlich Leistungsumfang, Haftung, Datenverarbeitung und Kündigungsrechten. Denken Sie daran: Eine übereilte Unterzeichnung kann Sie hier an Bedingungen binden, die Ihren Mitarbeitenden nicht gerecht werden. Achten Sie genau auf Freistellungsklauseln und darauf, wie Streitigkeiten über Ländergrenzen hinweg behandelt werden.
Als Nächstes folgen die individuellen Arbeitsverträge, die das lokale Recht und nicht nur Ihre internen Vorlagen widerspiegeln müssen. Ihr Anbieter der Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung erstellt diese in der Regel, aber Ihre Rechtsabteilung sollte vor der Genehmigung einer größeren Anzahl von Verträgen einen Mustervertrag für jedes neue Land prüfen. Ein Vertrag, der in einer Rechtsordnung rechtskonform ist, kann in einer anderen nicht durchsetzbar sein.
Sobald beide Seiten unterzeichnet haben, bestätigen Sie, dass Sie vollständig unterzeichnete Kopien in einem sicheren und zugänglichen System gespeichert haben (hoffentlich werden Sie sie nicht benötigen, aber sie sind bei Prüfungen oder Streitigkeiten nützlich).
Damit Ihr Team den Vertragsabschluss und die Prüfung der Dienstleistungsvereinbarung sicher durchführen kann, sollten Sie bei der Verwaltung dieser Phase die folgenden bewährten Verfahren berücksichtigen:
- Gemeinsame Prüfung: Bringen Sie Rechtsabteilung und HR vor der Unterzeichnung des Rahmenvertrags über Dienstleistungen zusammen, um Fragen zu Leistungsumfang, Haftung und Datenverarbeitung zu klären.
- Musterverträge: Prüfen Sie für jedes Land einen Musterarbeitsvertrag, um die Einhaltung der lokalen Anforderungen sicherzustellen.
- Prüfen Sie Freistellungen: Untersuchen Sie Klauseln zu Freistellungen und Streitbeilegung genau, um sicherzustellen, dass sie Ihre Risikotoleranz in den verschiedenen Rechtsordnungen widerspiegeln.
- Dokumentenablage: Bewahren Sie unterzeichnete Vereinbarungen an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort für spätere Prüfungen oder rechtliche Rückfragen auf.
- Verfahren zur Genehmigung größerer Mengen: Genehmigen Sie Verträge nur dann in Gruppen, wenn alle Bedingungen geprüft und von den zuständigen Verantwortlichen freigegeben wurden.
4. Erfassung von Mitarbeiterdaten und Übertragung von Unterlagen
Erfassen Sie vollständige Mitarbeiterunterlagen, bevor Ihr Partner für die Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung die Lohnabrechnung oder Leistungen einrichten kann, denn fehlende Daten verzögern hier den gesamten Prozess. Sie benötigen vollständige gesetzliche Namen, Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen, Beschäftigungsbeginn und alle bereits bestehenden Leistungswahlen.
Ihr HR-Team sollte diesen Prozess verantworten, aber beziehen Sie die Finanzabteilung ein, um Vergütungsdaten zu überprüfen und Unstimmigkeiten vor der Übertragung der Unterlagen zu melden. Ich empfehle, ein strukturiertes Erfassungsformular zu verwenden, anstatt Daten über E-Mail-Verläufe zu sammeln. So bleiben die Angaben einheitlich und der Abstimmungsaufwand wird reduziert.
Eine Sache, über die Teams meiner Erfahrung nach häufig stolpern: die Übertragung von Daten in Formaten, die das System Ihres Anbieters der Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung nicht verarbeiten kann. Bestätigen Sie die Anforderungen an die Dateiformate im Voraus. Betrachten Sie diese Phase außerdem als Datenprüfung: Wenn die Einstufung oder das Gehalt eines Mitarbeiters in Ihren Unterlagen falsch erscheint, korrigieren Sie dies jetzt, bevor die Angaben im neuen System festgeschrieben werden.
Um die Erfassung von Mitarbeiterdaten reibungslos und rechtskonform zu gestalten, orientiere ich mich in dieser Phase an den folgenden praktischen Schritten:
- Informationen zentralisieren: Verwenden Sie für alle Datenanforderungen ein einziges, sicheres Erfassungsformular, um die Einheitlichkeit zu gewährleisten.
- Rechtliche Angaben doppelt prüfen: Überprüfen Sie Steueridentifikationsnummern, gesetzliche Namen und Beschäftigungsbeginn auf ihre Richtigkeit, bevor Sie die Unterlagen einreichen.
- Kompatibilität der Formate bestätigen: Stellen Sie sicher, dass die Dateien dem erforderlichen Format Ihres Anbieters der Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung entsprechen, um Verzögerungen bei der Übertragung zu vermeiden.
- Vergütungsdaten prüfen: Lassen Sie die Finanzabteilung Gehalts- und Leistungsangaben überprüfen, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
- Sensible Informationen schützen: Beschränken Sie den Zugriff auf personenbezogene Daten und speichern Sie alle Informationen im Einklang mit den Datenschutzgesetzen.
5. Einrichtung der Lohnabrechnung und Steuerregistrierung
Ihr Partner für die Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistung führt die Lohnabrechnung durch, aber Sie tragen die Verantwortung für die Richtigkeit der zugrunde liegenden Angaben. Bestätigen Sie vor dem ersten Abrechnungslauf, dass Ihr Anbieter die Steuerregistrierung in jeder Rechtsordnung abgeschlossen hat, in der Ihre Mitarbeiter ansässig sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Registrierung automatisch erfolgt (bitten Sie um eine Bestätigung mit Datumsangaben!).
Arbeiten Sie eng mit Ihrem Finanzteam zusammen, um Zahlungstermine, Währungseinstellungen und alle landesspezifischen gesetzlichen Abzüge wie Sozialabgaben oder Lohnsteuerabzüge zu überprüfen. Nicht übereinstimmende Abrechnungszyklen zwischen Ihren internen Systemen und der Plattform Ihres Anbieters sind eine häufige Ursache für Verzögerungen am ersten Tag.
Weisen Sie außerdem frühzeitig auf Mitarbeitende mit variabler Vergütung, Provisionen oder Zulagen hin, da deren korrekte Einrichtung länger dauert und nicht unter Zeitdruck erfolgen sollte. Ein reibungsloser erster Gehaltslauf schafft sofort Vertrauen bei Ihren neuen Mitarbeitenden, während ein fehlerhafter Lauf nur schwer wiedergutzumachen ist.
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Ihrem Team helfen, die Lohnabrechnung und die steuerliche Registrierung gleich beim ersten Mal korrekt einzurichten:
- Nachweis der Anbieterregistrierung: Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, dass die steuerliche Registrierung an jedem Standort abgeschlossen ist – gehen Sie nicht einfach davon aus, dass dies erledigt wurde.
- Abstimmung der Zahlungstermine: Überprüfen Sie die Zahlungsintervalle und Kalender Ihres Anbieters und Ihres internen Systems nochmals, um nicht übereinstimmende Abrechnungszyklen zu vermeiden.
- Währung und Abzüge: Vergewissern Sie sich vor dem Start der Lohnabrechnung, dass die Vergütung in der korrekten Währung festgelegt ist und alle landesspezifischen Abzüge berücksichtigt.
- Planung variabler Vergütung: Weisen Sie frühzeitig auf Mitarbeitende mit Provisionen oder einmaligen Zahlungen hin, da diese mehr Einrichtungszeit erfordern.
- Testläufe: Bitten Sie Ihren Anbieter, eine Testabrechnung durchzuführen, um Abweichungen vor dem tatsächlichen Auszahlungstermin zu erkennen.
Wenn die Lohnabrechnung Bestandteil Ihrer Einführung ist, sollten Sie unbedingt Zeit für parallele Tests der Lohnabrechnung und die Behebung von Abweichungen einplanen.
6. Gestaltung von Leistungsplänen und Anmeldung beim Leistungsträger
Ihr Partner als eingetragener Arbeitgeber bietet normalerweise eine Auswahl landesspezifischer Leistungen an – Ihre Aufgabe besteht darin, Pläne auszuwählen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen. Beziehen Sie hier HR und Finanzen gemeinsam ein, da die Wahl der Leistungen sich unmittelbar auf die Gesamtvergütungskosten auswirkt.
Übernehmen Sie nicht einfach das Standardpaket Ihres Anbieters, ohne es mit den lokalen Marktgepflogenheiten abzugleichen. In einigen Ländern liegen zusätzliche Gesundheits- oder Rentenbeiträge deutlich über dem gesetzlichen Mindestmaß, und ein unzureichendes Angebot erschwert die Einstellung von Mitarbeitenden. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Leistungen gesetzlich vorgeschrieben und welche optional sind, und dokumentieren Sie diese Unterscheidung eindeutig.
Anmeldefristen sind wichtiger, als die meisten Teams erwarten. Wenn ein Anmeldezeitraum beim Leistungsträger verpasst wird, kann sich der Versicherungsschutz um Wochen verzögern, sodass neue Mitarbeitende ohne Absicherung dastehen. Bestätigen Sie die Fristen für jedes Land frühzeitig, nehmen Sie sie in Ihren Einführungszeitplan auf und behandeln Sie sie als verbindlich.
Nutzen Sie diese Anregungen, um gemeinsam mit Ihrem Partner als eingetragenem Arbeitgeber sichere und fundierte Entscheidungen zu Leistungen zu treffen:
- Gesetzliche Mindestanforderungen ermitteln: Bitten Sie Ihren Anbieter, genau darzulegen, welche Leistungen in jedem Land zwingend vorgeschrieben sind.
- Mit lokalen Gepflogenheiten vergleichen: Vergleichen Sie Standardpakete vor Ihrer endgültigen Auswahl mit den Erwartungen des lokalen Marktes.
- Optionale Zusatzleistungen dokumentieren: Unterscheiden Sie für jeden Standort klar zwischen gesetzlichen Leistungen und freiwilligen Zusatzleistungen.
- Anmeldefristen verfolgen: Planen Sie alle Fristen für die Anmeldung zu Leistungen ein, um Lücken beim Versicherungsschutz neuer Mitarbeitender zu vermeiden.
- Kosten der Pläne überprüfen: Lassen Sie die Finanzen die vollständigen Kostenauswirkungen jedes Leistungspakets prüfen, nicht nur die Prämien.
7. Integration von HR-Systemen und technologische Einführung
Legen Sie genau fest, welche Systeme miteinander kommunizieren müssen, bevor Sie mit Integrationsarbeiten beginnen. Ihr HRIS, Ihre Lohnabrechnungsplattform und das Portal Ihres Partners als eingetragener Arbeitgeber müssen Daten korrekt miteinander austauschen. Lücken an dieser Stelle führen zu doppelten Datensätzen, versäumten Aktualisierungen oder fehlerhaften Berichten. Stimmen Sie Ihre HR- und IT-Verantwortlichen von Anfang an hinsichtlich der Anforderungen an den Datenfluss ab.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die Integration ohne weitere Anpassungen funktioniert. Bitten Sie Ihren Anbieter frühzeitig um API-Dokumentation oder Integrationsleitfäden und führen Sie vor dem Echtbetrieb eine Testsynchronisierung mit einem kleinen Datensatz durch. Wenn Ihr Anbieter ein separates Mitarbeiterportal verwendet, planen Sie Zeit für die Vergabe von Zugriffsrechten und die Schulung der Nutzer ein. Neue Mitarbeitende, die sich am ersten Tag nicht anmelden können, verlieren schnell das Vertrauen, und dieser erste Eindruck ist wichtig. Denken Sie daran: Eine Migration kann schwierig sein, und während der Implementierung treten häufig Sonderfälle auf.
Die Zusammenarbeit mit Produktspezialisten – nicht nur mit Vertriebsmitarbeitern – hilft dabei, Ausnahmefälle während der Implementierung zu berücksichtigen.
Behalten Sie diese bewährten Vorgehensweisen im Hinterkopf, damit Ihr HR-Team eine reibungslose Integration des HRIS- und Gehaltsabrechnungssystems mit Ihrem Anbieter für die Arbeitgeberfunktion gewährleisten kann:
- Datenzuordnung: Ermitteln Sie, wo sich jedes Datenfeld in beiden Systemen befindet, um Duplikate zu vermeiden.
- Synchronisierung testen: Führen Sie vor der Inbetriebnahme eine Beispielsynchronisierung mit Testbenutzern durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Zugriff und Berechtigungen: Stimmen Sie sich mit der IT ab, um die richtigen Zugriffsebenen für HR, die Finanzabteilung und Mitarbeiter festzulegen.
- Schulungsmaterialien: Bitten Sie Ihren Anbieter um Unterstützung bei der Einarbeitung oder Schulung der Benutzer des neuen Systems.
- Dokumentation der Integration: Bewahren Sie alle Anweisungen zur Integration und API-Schlüssel an einem zentralen, sicheren Ort auf.
8. Mitarbeiterkommunikation und Vorbereitung auf den Übergang
Mitarbeiter sollten von Ihnen über den Übergang erfahren, nicht durch Gerüchte oder E-Mails in letzter Minute. Stimmen Sie die Kommunikation zwischen HR und Führungsebene ab, bevor etwas in Betrieb geht, und geben Sie anschließend eine klare, ehrliche Mitteilung heraus, in der erklärt wird, was sich ändert, was gleich bleibt und wann dies geschieht.
Achten Sie auf die Details, über die sich Mitarbeiter tatsächlich Gedanken machen: Wird mein Gehalt verspätet ausgezahlt? Muss ich mich erneut für Leistungen anmelden? An wen kann ich mich bei Fragen wenden? Beantworten Sie diese Fragen, bevor sie gestellt werden. Ein einfaches FAQ-Dokument oder eine kurze Versammlung mit allen Mitarbeitern trägt wesentlich dazu bei, dass Angst nicht in Misstrauen umschlägt.
Benennen Sie eine feste Ansprechperson in der HR-Abteilung, damit Mitarbeiter genau wissen, an wen sie sich mit ihren Anliegen wenden können. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern umstellen, passen Sie Ihre Kommunikation an die jeweiligen Gegebenheiten an – eine allgemeingültige E-Mail kommt nicht überall gleich gut an, und diese fehlende Klarheit führt zu unnötiger Verwirrung.
Nutzen Sie diese bewährten Vorgehensweisen, damit Ihr Team klar kommuniziert und die Mitarbeiter während des gesamten Übergangs zuversichtlich bleiben:
- Wichtige Botschaften vorbereiten: Stimmen Sie zentrale Gesprächspunkte zwischen HR und Führungsebene ab, bevor Sie Neuigkeiten mitteilen.
- Bedenken vorwegnehmen: Gehen Sie auf häufige Sorgen wie den Auszahlungszeitpunkt, Leistungen und neue Ansprechpartner direkt ein.
- Eine feste Ansprechperson benennen: Weisen Sie für jede Phase eine feste Kontaktperson in der HR-Abteilung für Fragen zu.
- Kommunikation lokalisieren: Passen Sie Mitteilungen und Ressourcen an die verschiedenen Länder und Regionen an.
- Leicht auffindbare FAQs verwenden: Stellen Sie ein einfaches FAQ-Dokument oder eine zentrale Ressourcensammlung zur laufenden Information bereit.
9. Durchführung der Inbetriebnahme und erste Gehaltsabrechnung
Die Inbetriebnahme ist nicht die Ziellinie, sondern der Moment, in dem alles, was Sie konfiguriert haben, unter realen Bedingungen getestet wird. Stellen Sie am Tag der Umschaltung sicher, dass HR, die Finanzabteilung und Ihr Ansprechpartner beim Anbieter für die Arbeitgeberfunktion erreichbar sind. Probleme treten schnell auf, und Sie benötigen Entscheidungsträger, die sofort handeln können, statt Genehmigungen nachzujagen.
Betrachten Sie den ersten Gehaltsabrechnungslauf als Prüfung unter realen Bedingungen. Bestätigen Sie vor der Auszahlung, dass jeder Mitarbeiterdatensatz mit den beim Anbieter hinterlegten Daten übereinstimmt, etwa Vergütung, Bankverbindung und steuerliche Einrichtung. Wenn etwas nicht stimmt, halten Sie den Vorgang an und prüfen Sie die Angaben, anstatt ihn durchlaufen zu lassen und den Fehler nachträglich zu korrigieren.
Ein fehlender Abzug oder eine falsche Währung lässt sich korrigieren, kostet aber Zeit und Vertrauen. Führen Sie nach Abschluss der ersten Gehaltsabrechnung sofort eine Nachbesprechung mit Ihrem Team durch, solange die Details noch frisch sind, und dokumentieren Sie alles, was vor dem nächsten Abrechnungszyklus behoben werden muss.
Überprüfen Sie am Tag der Inbetriebnahme diese Punkte, um Fehler zu erkennen, bevor sie die Mitarbeiter erreichen:
- Letzte Datenprüfungen: Überprüfen Sie die Vergütung, den Steuerstatus und die Bankverbindung jedes Mitarbeiters anhand der Daten des Anbieters.
- Verfügbarkeit von Genehmigern: Stellen Sie sicher, dass bei auftretenden Problemen eine entscheidungsbefugte Person aus HR und der Finanzabteilung erreichbar ist.
- Ansprechpartner des Anbieters bereit: Halten Sie den Supportkontakt Ihres Anbieters für die Arbeitgeberfunktion für dringende Korrekturen in Bereitschaft.
- Schrittweise Einführung: Verarbeiten Sie nach Möglichkeit zunächst eine kleine Gruppe, um Fehler vor dem vollständigen Lauf zu erkennen.
- Sofortige Nachbesprechung: Planen Sie nach der Gehaltsabrechnung eine Nachbesprechung mit dem Team ein, um alles zu dokumentieren, was im nächsten Zyklus berücksichtigt werden muss.
10. Laufende Überwachung der Compliance und Leistungsüberprüfung
Der Start des Betriebs bedeutet nicht, dass danach nichts mehr zu tun ist. Planen Sie vierteljährliche Gespräche mit Ihrem Anbieter für Arbeitgeber der Beschäftigten vor Ort, um regulatorische Änderungen in den Ländern Ihrer Mitarbeitenden zu überprüfen – Steuerschwellen, gesetzliche Leistungen und Änderungen im Arbeitsrecht ändern sich regelmäßig, und ohne es zu merken, kann man leicht die Compliance-Anforderungen nicht mehr erfüllen.
Bestimmen Sie eine Person in Ihrem HR-Team, die langfristig für diese Beziehung verantwortlich ist. Überwachen Sie die Leistung des Anbieters anhand der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, der Reaktionszeiten und der Problemlösung. Wenn Fehler wiederholt auftreten, eskalieren Sie das Muster und nicht nur einzelne Vorfälle. Eine verspätete Gehaltsabrechnung ist ein Fehler; drei hintereinander sind ein Prozessproblem. Führen Sie ein fortlaufendes Protokoll darüber, was nicht funktioniert und was behoben wird, und nutzen Sie diese Aufzeichnungen bei Ihrer jährlichen Vertragsüberprüfung, um Ihren Anbieter zur Verantwortung zu ziehen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob die Partnerschaft weiterhin Ihren Anforderungen entspricht.
Behalten Sie diese bewährten Verfahren im Hinterkopf, um sicherzustellen, dass Ihre laufende Überwachung der Compliance und die Leistungsüberprüfung des Anbieters planmäßig verlaufen:
- Vierteljährliche Überprüfungsgespräche: Planen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihrem Anbieter, um regulatorische Aktualisierungen und Prozessänderungen zu besprechen.
- Leistungsüberwachung: Beauftragen Sie ein Mitglied des HR-Teams damit, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, die Reaktionszeiten und die Lösungsquoten von Problemen zu dokumentieren.
- Eskalationsverfahren: Melden Sie wiederholte Fehler des Anbieters der Führungsebene und befolgen Sie ein dokumentiertes Eskalationsverfahren.
- Änderungsprotokoll: Führen Sie ein fortlaufendes Protokoll der festgestellten Probleme und vorgenommenen Korrekturen, das bei Vertragsüberprüfungen verwendet werden kann.
- Jährliche Bewertung: Nutzen Sie die Leistungsdokumentation als Grundlage für Entscheidungen über eine Vertragsverlängerung oder einen möglichen Anbieterwechsel.
Die wichtigsten Dienstleistungen für Arbeitgeber der Beschäftigten vor Ort, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine engere Auswahl der besten Lösungen für Dienstleistungen für Arbeitgeber der Beschäftigten vor Ort:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Bewährte Verfahren für eine erfolgreiche Einführung von Dienstleistungen für Arbeitgeber der Beschäftigten vor Ort
Kleine Fehler während der Einführung können sich auf Compliance, Gehaltsabrechnung, Mitarbeitererfahrung und Ihre Beziehung zum Anbieter auswirken. Nutzen Sie diese Tabelle, um einige der größten „Fehler, die Sie vermeiden sollten“ und die zuverlässigeren Ansätze zu erkennen, die ich stattdessen empfehlen würde:
| Vermeiden Sie Folgendes: | Gehen Sie stattdessen so vor: |
|---|---|
| Davon ausgehen, dass die Anforderungen an Leistungen überall gleich sind | Bitten Sie Ihren Anbieter, die gesetzlichen Mindestanforderungen und lokalen Marktstandards für jedes Land zu erläutern |
| Die Integration des Anbietersystems als sofort einsatzbereit betrachten | Ordnen Sie Datenflüsse zu, prüfen Sie die API-Dokumentation und testen Sie vor dem Start mit einer kleinen Datenmenge |
| Änderungen in letzter Minute ankündigen | Stimmen Sie die Kommunikation mit der Führungsebene ab und kommunizieren Sie Übergänge frühzeitig und klar |
| Fristen für die Anmeldung zu Leistungen oder die Gehaltsabrechnung übersehen | Verfolgen Sie alle Anmelde- und Abrechnungstermine, um Lücken beim Versicherungsschutz oder bei den Auszahlungszeiträumen zu vermeiden |
| Wiederholte Fehler bei der Gehaltsabrechnung oder der Compliance ignorieren | Dokumentieren Sie Probleme, eskalieren Sie Muster und nutzen Sie Protokolle, um Ihren Anbieter zur Verantwortung zu ziehen |
| Mitarbeitende bei Änderungen oder Unterstützungsangeboten im Unklaren lassen | Bestimmen Sie eine Kontaktperson im HR-Bereich, stellen Sie häufig gestellte Fragen bereit und passen Sie die Kommunikation an die lokalen Gegebenheiten an |
| Auf die Prüfung des ersten Abrechnungslaufs verzichten | Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten anhand der Dateien des Anbieters, bevor Sie die Gehaltsabrechnung freigeben |
| Integrationsdetails in E-Mail-Verläufen oder Dokumenten speichern | Zentralisieren Sie alle Anweisungen, Anleitungen und API-Schlüssel an einem sicheren, gemeinsam genutzten Ort |
Sie sind bereit, dies in die Praxis umzusetzen
Sobald Ihre Einführung abgeschlossen ist, halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur täglichen Nutzung eines Arbeitgebers der Beschäftigten vor Ort folgen – von der Verwaltung laufender Compliance-Aufgaben bis zum Ausscheiden von Mitarbeitenden unter vollständiger Einhaltung der lokalen Gesetze.
Suchen Sie noch nach einem Anbieter? Unser Leitfaden dazu, wie Sie einen formellen Arbeitgeber auswählen, führt Sie durch den gesamten Bewertungsprozess. Wenn Sie eine Vorauswahl an Anbietern vergleichen, kann eine Ausschreibung für einen formellen Arbeitgeber Ihnen dabei helfen, einheitliche Fragen zu stellen und Angebote anhand derselben Anforderungen zu vergleichen.
