Unser Leitfaden zur Implementierung eines rechtlichen Arbeitgebers: 10 wichtige Phasen
Die richtige Umsetzung von Dienstleistungen eines externen Arbeitgebers ist entscheidend für eine schnelle, regelkonforme globale Expansion statt eines kostspieligen Durcheinanders aus verpassten Fristen, Compliance-Lücken und frustrierten Mitarbeitenden. Die Risiken sind hoch – Fehler bei der Gehaltsabrechnung, falsch eingestufte Arbeitskräfte und Verzögerungen beim Onboarding können das Vertrauen auf beiden Seiten erschüttern, bevor Ihr Team überhaupt loslegt.
Der hier dargestellte Ansatz in 10 Phasen durchdringt diese Komplexität, indem er die Umsetzung in klare, überschaubare Schritte unterteilt. Jede Phase baut auf der vorherigen auf, sodass Sie nicht reaktiv versuchen müssen, Probleme zu beheben – Sie verhindern von vornherein, dass sie überhaupt entstehen.
So führe ich Dienstleistungen eines externen Arbeitgebers in 10 Phasen ein
Die Vorteile der Nutzung eines externen Arbeitgebers gehen über die Vermeidung der Gründung einer Gesellschaft hinaus. Die richtige Vereinbarung kann den Aufwand für Compliance und Verwaltung reduzieren, internationale Einstellungen beschleunigen und Ihrem Team Zugang zu lokalem Fachwissen im Beschäftigungsrecht verschaffen.
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Sobald Sie Ihren EOR-Partner ausgewählt haben, wird die Umsetzung zur Priorität. So unterteile ich den vollständigen Umsetzungsprozess für einen externen Arbeitgeber in einzelne Phasen:
1. Bedarfsanalyse und Prüfung der Belegschaft
Bei der Ermittlung Ihrer Anforderungen ist es hilfreich zu wissen, welche Funktionen eines externen Arbeitgebers für Ihre Belegschaft am wichtigsten sind – von Unterstützung bei Gehaltsabrechnung und Compliance bis hin zu Zusatzleistungen, Integrationen und Berichten.
Beginnen Sie damit, alle Arbeitskräfte zu erfassen, die Sie über den externen Arbeitgeber einstellen oder überführen möchten. Das bedeutet: Land für Land, Rolle für Rolle. Sie müssen genau wissen, wo sich die betreffenden Personen befinden, wie sie derzeit eingestuft sind und welche lokalen Arbeitsgesetze gelten, bevor Verträge erstellt werden.
Beziehen Sie Ihre Verantwortlichen für HR, Recht und Finanzen frühzeitig ein. Die hier getroffenen Entscheidungen beeinflussen alle nachfolgenden Schritte – von der Einrichtung der Gehaltsabrechnung bis zur Gestaltung der Zusatzleistungen. Eine jetzt erkannte Lücke lässt sich in einer Stunde beheben; dieselbe Lücke, die während des Onboardings entdeckt wird, nimmt Wochen in Anspruch.
Der häufigste Fehler, den ich beobachte, besteht darin, diese Phase als reine Pflichtübung zu behandeln. Sammeln Sie nicht nur Namen und Standorte – kennzeichnen Sie Rollen, bei denen die Einstufung unklar ist oder lokale Einstellungsvorschriften zu Verzögerungen führen könnten. Diese frühzeitige Prüfung liefert Ihrem Partner für externe Arbeitgeber den nötigen Kontext, um die Einrichtung vom ersten Tag an regelkonform vorzunehmen.
Behalten Sie diese bewährten Verfahren im Hinterkopf, damit Ihre Prüfung der Belegschaft aussagekräftig ist und Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung schaffen:
- Stakeholder frühzeitig einbeziehen: HR, Recht und Finanzen sollten alle an der ersten Prüfung beteiligt werden.
- Unklare Rollen kennzeichnen: Heben Sie Positionen hervor, bei denen die Einstufung der Arbeitskraft nicht eindeutig ist oder Risiken bergen könnte.
- Standortspezifische Faktoren erfassen: Dokumentieren Sie für jeden Standort wichtige regionale Besonderheiten wie Unterschiede im Arbeitsrecht oder Einstellungseinschränkungen.
- Status der Arbeitskräfte prüfen: Überprüfen Sie, ob die aktuellen Einstufungen den lokalen Vorschriften entsprechen, um spätere Fehler zu vermeiden.
- Im Verlauf aktualisieren: Betrachten Sie die Prüfung Ihrer Belegschaft als lebendes Dokument und aktualisieren Sie es, sobald neue Informationen auftauchen.
2. Prüfung der Rechtsträger- und Compliance-Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung
Bevor Verträge weiterbearbeitet werden, sollten Sie bestätigen, ob Ihr Partner für externe Arbeitgeber in jedem Land, in dem Sie einstellen, über einen etablierten Rechtsträger verfügt. Einige Anbieter arbeiten in bestimmten Regionen über Drittanbieter, was zu Verzögerungen und uneinheitlichen Compliance-Standards führen kann. Informieren Sie sich darüber im Voraus.
Ihr Rechtsteam sollte die Anforderungen des lokalen Beschäftigungsrechts für jede Rechtsordnung abgleichen. Dazu gehören beispielsweise gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfristen, Kündigungsschutz und gesetzliche Leistungen, die sich von Land zu Land erheblich unterscheiden. Ich habe erlebt, dass Teams diesen Schritt übersprungen haben, weil sie annahmen, ihr externer Arbeitgeber würde sich automatisch darum kümmern, und dann in Eile gerieten, als eine lokale Vorschrift in den Vertragsbedingungen nicht berücksichtigt worden war.
Ihr externer Arbeitgeber legt die Struktur fest, aber Ihr Rechtsteam muss überprüfen, ob sie passt. Kennzeichnen Sie frühzeitig jede Rechtsordnung, in der das lokale Recht mit Ihren standardmäßigen Beschäftigungsbedingungen kollidiert. Eine Neuverhandlung nach der Vertragsunterzeichnung kostet wesentlich mehr Zeit als eine proaktive Prüfung.
Achten Sie während Ihrer Prüfung der Rechtsträger- und Compliance-Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung auf diese häufigen Fallstricke und proaktiven Maßnahmen:
- Existenz einer Niederlassung prüfen: Bestätigen Sie vor der Genehmigung von Verträgen, dass Ihr Anbieter, der als formaler Arbeitgeber auftritt, in jedem anvisierten Land eine eingetragene juristische Person hat.
- Rechtliche Lücken überprüfen: Lassen Sie die Beschäftigungsbedingungen von Ihrem Rechtsteam auf Übereinstimmung mit den Gesetzen des jeweiligen Landes prüfen – gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass Ihr Anbieter dieses Detail standardmäßig abdeckt.
- Konflikte zwischen Rechtsordnungen erkennen: Kennzeichnen Sie Unterschiede bei Kündigungsfristen, Kündigungsrechten oder gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen frühzeitig, um kurzfristige Neuverhandlungen zu vermeiden.
- Dokumentation anfordern: Fordern Sie von Ihrem Anbieter in jeder Region Nachweise über Registrierungen oder Lizenzen an, insbesondere wenn Drittpartner eingesetzt werden.
- Die Prüfung selbst verantworten: Delegieren Sie die abschließenden Prüfungen der Compliance nicht – stellen Sie sicher, dass Ihre Seite vor jeder Unterzeichnung eine abschließende Prüfung durchführt.
3. Vertragsabschluss und Unterzeichnung der Dienstleistungsvereinbarung
Bringen Sie Ihr Rechtsteam und die Leitung der Personalabteilung zusammen, bevor Sie irgendetwas unterzeichnen. Die Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen legt die Regeln der Zusammenarbeit fest, einschließlich Leistungsumfang, Haftung, Datenverarbeitung und Kündigungsrechten. Denken Sie daran: Eine überstürzte Unterzeichnung kann Sie hier an Bedingungen binden, die Ihren Beschäftigten nicht gerecht werden. Achten Sie genau auf Freistellungsklauseln und darauf, wie Streitigkeiten über verschiedene Rechtsordnungen hinweg behandelt werden.
Als Nächstes folgen die einzelnen Arbeitsverträge, die das lokale Recht und nicht nur Ihre internen Vorlagen widerspiegeln müssen. Ihr Anbieter, der als formaler Arbeitgeber auftritt, erstellt diese Verträge üblicherweise, aber Ihr Rechtsteam sollte vor der Genehmigung einer größeren Anzahl von Verträgen für jedes neue Land einen Mustervertrag prüfen. Ein Vertrag, der in einer Rechtsordnung rechtskonform ist, kann in einer anderen nicht durchsetzbar sein.
Sobald beide Seiten unterschrieben haben, bestätigen Sie, dass Sie vollständig unterzeichnete Kopien in einem sicheren und zugänglichen System gespeichert haben (hoffentlich werden Sie sie nie benötigen, aber bei Prüfungen oder Streitigkeiten können sie nützlich sein).
Damit Ihr Team den Vertragsabschluss und die Prüfung der Dienstleistungsvereinbarung sicher durchführen kann, sollten Sie in dieser Phase die folgenden bewährten Verfahren beachten:
- Gemeinsame Prüfung: Bringen Sie Rechtsteam und Personalabteilung vor der Unterzeichnung der Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen zusammen, um Fragen zu Leistungsumfang, Haftung und Datenverarbeitung zu klären.
- Musterverträge: Prüfen Sie für jedes Land einen Musterarbeitsvertrag, um die Einhaltung der lokalen Anforderungen sicherzustellen.
- Freistellungsklauseln prüfen: Untersuchen Sie Freistellungs- und Klauseln zur Streitbeilegung genau, um zu bestätigen, dass sie Ihre Risikotoleranz in den verschiedenen Rechtsordnungen widerspiegeln.
- Dokumentenspeicherung: Speichern Sie unterzeichnete Vereinbarungen an einem sicheren, leicht zugänglichen Ort für spätere Prüfungen oder rechtliche Rückfragen.
- Prozess für die Genehmigung in größeren Mengen: Genehmigen Sie Verträge nur in Paketen, nachdem alle Bedingungen validiert und von den zuständigen Verantwortlichen freigegeben wurden.
4. Erfassung von Beschäftigtendaten und Übertragung von Unterlagen
Erfassen Sie die vollständigen Beschäftigtendaten, bevor Ihr Partner, der als formaler Arbeitgeber auftritt, die Lohnabrechnung oder Leistungen einrichten kann, denn fehlende Daten verzögern hier alles. Sie benötigen vollständige amtliche Namen, Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen, Beschäftigungsbeginn und bereits bestehende Leistungsauswahlen.
Ihr Personalteam sollte diesen Prozess verantworten, aber beziehen Sie die Finanzabteilung ein, um Vergütungsdaten zu überprüfen und Unstimmigkeiten vor der Übertragung der Unterlagen zu kennzeichnen. Ich empfehle, statt Daten über E-Mail-Verläufe zu sammeln, ein strukturiertes Erfassungsformular zu verwenden; dadurch bleiben die Einreichungen einheitlich und der Abstimmungsaufwand wird reduziert.
Eine Sache, bei der ich sehe, dass Teams ins Stolpern geraten: die Übertragung von Daten in Formaten, die das System Ihres Anbieters, der als formaler Arbeitgeber auftritt, nicht verarbeiten kann. Bestätigen Sie die Anforderungen an die Dateiformate im Voraus. Betrachten Sie diese Phase außerdem als Datenprüfung; wenn die Einstufung oder das Gehalt eines Beschäftigten in Ihren Unterlagen nicht korrekt aussieht, korrigieren Sie dies jetzt, bevor die Angaben im neuen System festgeschrieben werden.
Um die Erfassung von Beschäftigtendaten reibungslos und rechtskonform zu gestalten, verlasse ich mich in dieser Phase auf die folgenden praktischen Schritte:
- Informationen zentralisieren: Verwenden Sie für alle Datenanfragen ein einziges sicheres Erfassungsformular, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.
- Rechtliche Angaben doppelt prüfen: Überprüfen Sie Steueridentifikationsnummern, amtliche Namen und Beschäftigungsbeginn auf ihre Richtigkeit, bevor Sie die Unterlagen einreichen.
- Formatkompatibilität bestätigen: Stellen Sie sicher, dass die Dateien dem erforderlichen Format Ihres Anbieters, der als formaler Arbeitgeber auftritt, entsprechen, um Verzögerungen bei der Übertragung zu vermeiden.
- Vergütungsdaten prüfen: Lassen Sie die Finanzabteilung Gehalts- und Leistungsangaben überprüfen, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
- Sensible Informationen schützen: Beschränken Sie den Zugriff auf personenbezogene Daten und speichern Sie alles im Einklang mit den Datenschutzgesetzen.
5. Einrichtung der Lohnabrechnung und der Steuerregistrierung
Ihr Partner, der als formaler Arbeitgeber auftritt, führt die Lohnabrechnung durch, aber Sie sind für die Richtigkeit der eingegebenen Daten verantwortlich. Bestätigen Sie vor dem ersten Abrechnungslauf, dass Ihr Anbieter die Steuerregistrierung in jeder Rechtsordnung abgeschlossen hat, in der sich Ihre Beschäftigten befinden. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Registrierung automatisch erfolgt (bitten Sie um eine Bestätigung mit Datum!).
Arbeiten Sie eng mit Ihrem Finanzteam zusammen, um Zahlungspläne, Währungseinstellungen und alle landesspezifischen gesetzlichen Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge oder den Steuerabzug vom Einkommen zu überprüfen. Nicht übereinstimmende Gehaltsabrechnungszyklen zwischen Ihren internen Systemen und der Plattform Ihres Anbieters sind eine häufige Ursache für Verzögerungen am ersten Tag.
Weisen Sie außerdem frühzeitig auf Mitarbeitende mit variabler Vergütung, Provisionen oder Zuschüssen hin, da deren korrekte Konfiguration mehr Zeit in Anspruch nimmt und nicht überstürzt erfolgen sollte. Ein reibungsloser erster Gehaltslauf schafft sofort Vertrauen bei Ihren neuen Mitarbeitenden, während ein fehlerhafter Lauf nur schwer wiedergutzumachen ist.
Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die Ihrem Team dabei helfen, die Konfiguration der Gehaltsabrechnung und die Steuerregistrierung gleich beim ersten Mal korrekt umzusetzen:
- Nachweis der Anbieterregistrierung: Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, dass die Steuerregistrierung an jedem Standort abgeschlossen ist – gehen Sie nicht einfach davon aus, dass dies erledigt wurde.
- Abstimmung der Zahlungspläne: Überprüfen Sie Zahlungsintervalle und Kalender zwischen Ihrem Anbieter und Ihrem internen System genau, um nicht übereinstimmende Zyklen zu vermeiden.
- Währung und Abzüge: Vergewissern Sie sich vor dem Start der Gehaltsabrechnung, dass die Vergütung in der richtigen Währung festgelegt ist und alle landesspezifischen Abzüge berücksichtigt.
- Planung variabler Vergütung: Weisen Sie frühzeitig auf Mitarbeitende mit Provisionen oder einmaligen Zahlungen hin, da diese mehr Zeit für die Einrichtung benötigen.
- Testläufe: Bitten Sie Ihren Anbieter, eine Testabrechnung durchzuführen, um Unstimmigkeiten vor dem tatsächlichen Auszahlungstermin zu erkennen.
Wenn die Gehaltsabrechnung Teil Ihres Projekts ist, sollten Sie unbedingt Zeit für parallele Tests der Gehaltsabrechnung und die Behebung von Unstimmigkeiten einplanen.
6. Gestaltung von Zusatzleistungsplänen und Anmeldung beim Versicherungsträger
Ihr Partner für die formale Beschäftigungsabwicklung bietet in der Regel eine Auswahl landesspezifischer Zusatzleistungen an – Ihre Aufgabe besteht darin, Pläne auszuwählen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen. Beziehen Sie hier HR und Finanzabteilung gemeinsam ein, da die Auswahl der Zusatzleistungen sich unmittelbar auf die Gesamtkosten der Vergütung auswirkt.
Übernehmen Sie nicht einfach das Standardpaket Ihres Anbieters, ohne es mit den lokalen Marktstandards abzugleichen. In einigen Ländern liegen zusätzliche Gesundheits- oder Rentenbeiträge deutlich über dem gesetzlichen Mindestmaß, und eine unzureichende Ausstattung erschwert die Personalgewinnung. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Zusatzleistungen gesetzlich vorgeschrieben und welche optional sind, und dokumentieren Sie diese Unterscheidung eindeutig.
Fristen für die Anmeldung sind wichtiger, als die meisten Teams erwarten. Wenn Sie ein Anmeldefenster beim Versicherungsträger verpassen, kann sich der Versicherungsschutz um Wochen verzögern, sodass neue Mitarbeitende ohne Absicherung dastehen. Bestätigen Sie die Fristen für jedes Land frühzeitig, nehmen Sie sie in Ihren Implementierungszeitplan auf und behandeln Sie sie als verbindlich.
Nutzen Sie diese Leitfragen, um gemeinsam mit Ihrem Partner für die formale Beschäftigungsabwicklung fundierte und sichere Entscheidungen zu Zusatzleistungen zu treffen:
- Gesetzliche Mindestanforderungen ermitteln: Bitten Sie Ihren Anbieter, genau aufzuschlüsseln, welche Zusatzleistungen in den einzelnen Ländern zwingend vorgeschrieben sind.
- Mit lokalen Standards vergleichen: Vergleichen Sie Standardpakete mit den Erwartungen des lokalen Marktes, bevor Sie Ihre endgültige Auswahl treffen.
- Optionale Zusatzleistungen dokumentieren: Unterscheiden Sie für jeden Standort eindeutig zwischen gesetzlichen Leistungen und freiwilligen Zusatzleistungen.
- Anmeldefristen verfolgen: Erstellen Sie einen Überblick über alle Anmeldefristen für Zusatzleistungen, um Lücken beim Versicherungsschutz neuer Mitarbeitender zu vermeiden.
- Kosten der Pläne prüfen: Lassen Sie die Finanzabteilung die vollständigen Kostenauswirkungen jedes Zusatzleistungspakets prüfen, nicht nur die Beiträge.
7. Integration des HR-Systems und technische Einarbeitung
Legen Sie genau fest, welche Systeme miteinander kommunizieren müssen, bevor Sie mit Integrationsarbeiten beginnen. Ihr HRIS, Ihre Plattform für die Gehaltsabrechnung und das Portal Ihres Partners für die formale Beschäftigungsabwicklung müssen Daten korrekt austauschen. Lücken an dieser Stelle führen zu doppelten Datensätzen, verpassten Aktualisierungen oder fehlerhaften Berichten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Verantwortlichen für HR und IT von Anfang an auf die Anforderungen an den Datenfluss abgestimmt sind.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die Integration ohne weitere Anpassungen funktioniert. Bitten Sie Ihren Anbieter frühzeitig um API-Dokumentation oder Integrationsleitfäden und führen Sie vor dem Livegang eine Testsynchronisierung mit einem kleinen Datensatz durch. Wenn Ihr Anbieter ein separates Mitarbeiterportal verwendet, planen Sie Zeit für die Vergabe von Zugriffsrechten und die Schulung der Benutzer ein. Neue Mitarbeitende, die sich am ersten Tag nicht anmelden können, verlieren schnell das Vertrauen, und dieser erste Eindruck ist entscheidend. Denken Sie daran, dass eine Migration schwierig sein kann und während der Implementierung häufig Sonderfälle auftreten.
Die Zusammenarbeit mit Produktspezialisten – nicht nur mit Vertriebsmitarbeitern – hilft dabei, besondere Anwendungsfälle während der Implementierung zu berücksichtigen.
Behalten Sie diese bewährten Verfahren im Hinterkopf, damit Ihr HR-Team eine reibungslose Integration des HRIS- und Lohnabrechnungssystems mit Ihrem Employer-of-Record-Anbieter gewährleisten kann:
- Datenzuordnung: Ermitteln Sie, wo sich jedes Datenfeld in beiden Systemen befindet, um Duplikate zu vermeiden.
- Synchronisierung testen: Führen Sie vor der Inbetriebnahme eine Beispielsynchronisierung mit Testbenutzern durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Zugriff und Berechtigungen: Stimmen Sie sich mit der IT ab, um die richtigen Benutzerebenen für HR, Finanzen und Mitarbeitende festzulegen.
- Schulungsmaterialien: Bitten Sie Ihren Anbieter um Unterstützung bei der Einarbeitung oder Schulung neuer Systembenutzer.
- Integrationsdokumentation: Speichern Sie alle Integrationsanleitungen und API-Schlüssel an einem zentralen, sicheren Ort.
8. Kommunikation mit Mitarbeitenden und Vorbereitung auf den Übergang
Mitarbeitende sollten von Ihnen über den Übergang erfahren – nicht durch Gerüchte oder E-Mails in letzter Minute. Stimmen Sie die Kommunikation zwischen HR und Führungsebene ab, bevor etwas in Betrieb geht, und geben Sie anschließend eine klare, ehrliche Ankündigung heraus, in der erklärt wird, was sich ändert, was gleich bleibt und wann dies geschieht.
Achten Sie auf die Details, über die sich Mitarbeitende tatsächlich Sorgen machen werden: Wird mein Gehalt verspätet ausgezahlt? Muss ich mich erneut für Leistungen anmelden? An wen kann ich mich mit Fragen wenden? Beantworten Sie diese Fragen, bevor sie gestellt werden. Ein einfaches FAQ-Dokument oder eine kurze Versammlung mit allen Mitarbeitenden trägt wesentlich dazu bei, dass sich Angst nicht in Misstrauen verwandelt.
Richten Sie in der HR-Abteilung eine feste Anlaufstelle ein, damit Mitarbeitende genau wissen, an wen sie sich mit ihren Anliegen wenden können. Wenn Sie Mitarbeitende in mehreren Ländern umstellen, passen Sie Ihre Kommunikation an die jeweiligen Gegebenheiten an – eine allgemeingültige E-Mail kommt nicht überall gleich gut an, und diese mangelnde Klarheit sorgt für unnötige Verwirrung.
Nutzen Sie diese bewährten Verfahren, damit Ihr Team klar kommuniziert und die Mitarbeitenden während des gesamten Übergangs zuversichtlich bleiben:
- Wichtige Botschaften vorbereiten: Stimmen Sie zentrale Gesprächspunkte zwischen HR und Führungsebene ab, bevor Sie Neuigkeiten mitteilen.
- Bedenken vorwegnehmen: Gehen Sie auf häufige Sorgen wie den Zeitpunkt der Gehaltszahlung, Leistungen und neue Ansprechpartner frühzeitig ein.
- Eine feste Ansprechperson bestimmen: Benennen Sie für Fragen in jedem Schritt eine feste Ansprechperson in der HR-Abteilung.
- Kommunikation lokalisieren: Passen Sie Ankündigungen und Ressourcen an die verschiedenen Länder und Regionen an.
- Leicht auffindbare FAQs verwenden: Stellen Sie ein einfaches FAQ-Dokument oder ein zentrales Ressourcenportal zur fortlaufenden Information bereit.
9. Umsetzung der Inbetriebnahme und erste Lohnabrechnung
Die Inbetriebnahme ist nicht die Ziellinie, sondern der Moment, in dem alles, was Sie konfiguriert haben, an der Realität getestet wird. Stellen Sie am Tag der Umschaltung sicher, dass HR, Finanzen und Ihre Ansprechperson beim Employer-of-Record-Anbieter erreichbar sind. Probleme treten schnell auf, und Sie benötigen entscheidungsbefugte Personen, die sofort handeln können, statt Genehmigungen nachzulaufen.
Betrachten Sie den ersten Abrechnungslauf als Prüfung unter realen Bedingungen. Bestätigen Sie vor der Auszahlung, dass jeder Mitarbeitendendatensatz mit den beim Anbieter hinterlegten Angaben übereinstimmt – etwa Vergütungssatz, Bankverbindung und steuerliche Einrichtung. Wenn etwas nicht stimmt, halten Sie den Vorgang an und überprüfen Sie die Angaben, anstatt die Abrechnung durchlaufen zu lassen und den Fehler nachträglich zu korrigieren.
Ein fehlender Abzug oder eine falsche Währung lässt sich beheben, kostet aber Zeit und Vertrauen. Führen Sie nach der ersten erfolgreichen Lohnabrechnung umgehend eine Nachbesprechung mit Ihrem Team durch, solange die Einzelheiten noch präsent sind, und dokumentieren Sie alles, was vor dem nächsten Abrechnungszyklus behoben werden muss.
Überprüfen Sie am Tag der Inbetriebnahme diese Punkte noch einmal, um Fehler zu erkennen, bevor sie die Mitarbeitenden erreichen:
- Letzte Datenprüfungen: Überprüfen Sie Vergütung, Steuerstatus und Bankverbindung jedes Mitarbeitenden anhand der Aufzeichnungen des Anbieters.
- Verfügbarkeit von Genehmigenden: Stellen Sie sicher, dass eine entscheidungsbefugte Person aus HR und Finanzen erreichbar ist, falls Probleme auftreten.
- Anbieter-Kontakt bereit: Halten Sie die Support-Ansprechperson Ihres Employer-of-Record-Anbieters für dringende Korrekturen in Bereitschaft.
- Gestaffelte Einführung: Verarbeiten Sie nach Möglichkeit zunächst eine kleine Gruppe, um Fehler vor dem vollständigen Lauf zu erkennen.
- Sofortige Nachbesprechung: Planen Sie nach der Lohnabrechnung eine Nachbesprechung mit dem Team, um alles zu dokumentieren, was im nächsten Zyklus berücksichtigt werden muss.
10. Laufende Überwachung der Compliance und Leistungsüberprüfung
Der Start des laufenden Betriebs bedeutet nicht, dass danach keine weitere Aufmerksamkeit erforderlich ist. Vereinbaren Sie vierteljährliche Gespräche mit Ihrem Employer-of-Record-Dienstleister, um regulatorische Änderungen in den Ländern Ihrer Beschäftigten zu überprüfen – Steuergrenzen, gesetzliche Leistungen und Aktualisierungen des Arbeitsrechts ändern sich regelmäßig, und ohne es zu bemerken, kann die Compliance schnell nicht mehr gewährleistet sein.
Bestimmen Sie eine Person in Ihrem HR-Team, die langfristig für diese Beziehung verantwortlich ist. Verfolgen Sie die Leistung des Dienstleisters anhand der Genauigkeit der Lohnabrechnung, der Reaktionszeiten und der Problemlösung. Wenn Fehler wiederholt auftreten, eskalieren Sie das Muster und nicht nur einzelne Vorfälle. Eine verspätete Lohnabrechnung ist ein Fehler; drei hintereinander sind ein Prozessproblem. Führen Sie fortlaufend Buch darüber, was schiefläuft und was behoben wird, und nutzen Sie diese Aufzeichnungen bei Ihrer jährlichen Vertragsüberprüfung, um den Dienstleister zur Verantwortung zu ziehen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob die Partnerschaft weiterhin Ihren Anforderungen entspricht.
Behalten Sie diese Best Practices im Blick, um sicherzustellen, dass Ihre laufende Überwachung der Compliance und die Überprüfung der Dienstleisterleistung planmäßig verlaufen:
- Vierteljährliche Überprüfungsgespräche: Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche mit Ihrem Dienstleister, um regulatorische Aktualisierungen und Prozessänderungen zu besprechen.
- Leistungsverfolgung: Beauftragen Sie ein Mitglied des HR-Teams damit, die Genauigkeit der Lohnabrechnung, Reaktionszeiten und Lösungsquoten zu dokumentieren.
- Eskalationsprotokoll: Melden Sie wiederholte Fehler des Dienstleisters der Führungsebene und befolgen Sie einen dokumentierten Eskalationsprozess.
- Änderungsprotokoll: Führen Sie ein fortlaufendes Protokoll der festgestellten Probleme und vorgenommenen Behebungen, das bei Vertragsüberprüfungen verwendet werden kann.
- Jährliche Bewertung: Nutzen Sie die Leistungsdokumentation als Grundlage für Entscheidungen über eine Vertragsverlängerung oder einen möglichen Wechsel des Dienstleisters.
Die besten Employer-of-Record-Dienstleister, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Auswahlliste der besten Lösungen von Employer-of-Record-Dienstleistern:
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Bewährte Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Implementierung von Employer-of-Record-Dienstleistungen
Kleine Fehler während der Implementierung können sich auf Compliance, Lohnabrechnung, Mitarbeitererfahrung und Ihre Beziehung zum Dienstleister auswirken. Nutzen Sie diese Tabelle, um einige der größten „No-Gos“ und die zuverlässigeren Vorgehensweisen zu erkennen, die ich stattdessen empfehlen würde:
| Was Sie vermeiden sollten | Stattdessen sollten Sie: |
|---|---|
| Davon ausgehen, dass die Anforderungen an Leistungen überall gleich sind | Bitten Sie Ihren Dienstleister, die gesetzlichen Mindestanforderungen und lokalen Marktstandards für jedes Land zu erläutern |
| Die Systemintegration des Dienstleisters als sofort einsatzbereit betrachten | Ordnen Sie Datenflüsse zu, prüfen Sie die API-Dokumentation und testen Sie vor dem Start mit einer kleinen Datenmenge |
| Änderungen erst in letzter Minute ankündigen | Stimmen Sie die Kommunikation mit der Führungsebene ab und kommunizieren Sie Übergänge frühzeitig und klar |
| Fristen für die Anmeldung zu Leistungen oder die Lohnabrechnung übersehen | Verfolgen Sie alle Anmelde- und Abrechnungstermine, um fehlenden Versicherungsschutz oder versäumte Zahlungszeiträume zu vermeiden |
| Wiederholte Fehler bei der Lohnabrechnung oder Compliance ignorieren | Dokumentieren Sie Probleme, eskalieren Sie Muster und nutzen Sie Protokolle, um Ihren Dienstleister zur Verantwortung zu ziehen |
| Beschäftigte über Änderungen oder Unterstützungsangebote im Unklaren lassen | Bestimmen Sie eine HR-Ansprechperson, stellen Sie häufig gestellte Fragen bereit und lokalisieren Sie die Kommunikation |
| Auf die Prüfung des ersten Abrechnungslaufs verzichten | Überprüfen Sie die Beschäftigtendaten anhand der Dateien des Dienstleisters, bevor Sie die Lohnabrechnung freigeben |
| Integrationsdetails in E-Mail-Verläufen oder Dokumenten speichern | Zentralisieren Sie alle Anweisungen, Anleitungen und API-Schlüssel an einem sicheren, gemeinsam genutzten Ort |
Sie sind bereit, dies in die Praxis umzusetzen
Sobald Ihre Implementierung abgeschlossen ist, halten Sie den Schwung aufrecht, indem Sie einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur täglichen Nutzung eines Employer-of-Record-Dienstleisters folgen – von der Verwaltung laufender Compliance-Aufgaben bis zum Ausscheiden von Beschäftigten in vollständiger Übereinstimmung mit dem lokalen Recht.
Wählen Sie noch einen Anbieter aus? Unser Leitfaden dazu, wie Sie einen Employer of Record auswählen, führt durch den gesamten Bewertungsprozess. Wenn Sie Anbieter aus Ihrer engeren Auswahl vergleichen, kann eine RFP für einen Employer of Record Ihnen dabei helfen, einheitliche Fragen zu stellen und Angebote anhand derselben Anforderungen zu vergleichen.