10 beste kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung von 2026

Die beste kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung hilft Ihnen, die Schichtplanung zu optimieren, Planungskonflikte zu reduzieren und Ihrem Team Echtzeitzugriff auf die Einsatzpläne zu geben.

Wenn Sie Schichten noch immer mit Tabellen verwalten, ständig kurzfristige Änderungen koordinieren müssen oder Schwierigkeiten haben, die Verfügbarkeiten an verschiedenen Standorten abzustimmen, sind Sie nicht allein – und Sie müssen dies nicht weiterhin manuell erledigen.

Kostenlose Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung können Ihren überlasteten Kalender entlasten, indem sie die Zuweisung von Schichten, die Erfassung von Abwesenheiten, die Verwaltung von Anfragen und die Kommunikation mit Ihrem Team vereinfachen. Viele bieten sogar mobile Apps, automatische Erinnerungen und Zeiterfassung – und das alles ohne die hohen Kosten kostenpflichtiger Plattformen.

Als jemand mit mehr als 3 Jahren Erfahrung in der Analyse von HR-Software habe ich Dutzende Plattformen untersucht, um herauszufinden, welche kostenlosen Lösungen Ihre Zeit tatsächlich wert sind. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen die besten kostenlosen Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung vor, die zuverlässig, einfach zu bedienen und für kleine Teams mit großen Herausforderungen bei der Einsatzplanung entwickelt sind – ganz ohne Kreditkarte.

Beste kostenlose Mitarbeitereinsatzplanung: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preis-, Test- und Demodetails zu den ausgewählten kostenlosen Softwarelösungen zur Mitarbeitereinsatzplanung zusammen, die auch kostenpflichtige Tarife anbieten. So finden Sie die beste Option für Ihr Budget, Ihre geschäftlichen Anforderungen und die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Connecteam	Am besten für Schichtvorlagen & Team-Updates	14 Tage kostenlos testen	Ab $39 pro Monat	Website
2	Homebase	Am besten für integrierte GPS-Zeiterfassung	Unbefristete kostenlose Testversion	Kostenlos nutzbar für unbegrenzt viele Mitarbeitende an 1 Standort	Website
3	monday AI Workspace	Am besten geeignet für optimierte Schichtpläne	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $9/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Agendrix	Am besten geeignet für kanadische schichtbasierte Teams	21 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar	Ab $2,93/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Zoho Shifts	Am besten für konfliktfreie Einsatzpläne	Kostenlose 30-tägige Testphase + kostenloser Tarif verfügbar	Ab $1/Nutzer/Monat	Website
6	7shifts	Am besten geeignet für die Gastronomiebranche	Unbegrenzte kostenlose Testphase	Kostenlos für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeiter	Website
7	Findmyshift	Am besten für Drag-and-Drop-Schichtplanung	Unbegrenzter kostenloser Testzeitraum	Kostenfrei für bis zu 5 Mitarbeitende nutzbar	Website
8	TIMIFY	Am besten für kleine Unternehmen geeignet	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $25/Monat/Konto	Website
9	actiPLANS	Am besten für automatisierte Urlaubsverwaltung	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $1.50/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	ZoomShift	Am besten für Schichtpläne von Stundenkräften geeignet	14 Tage kostenlos testen	Ab $2.50/Nutzer/Monat	Website

Bewertungen der besten kostenlosen Software zur Mitarbeitereinsatzplanung

Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über die besten kostenlosen Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung, einschließlich ihrer herausragenden Funktionen für die Verwaltung von Schichten, die Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen und die Vernetzung von Teams. Ich habe Screenshots hinzugefügt, damit Sie sehen können, wie die einzelnen Lösungen funktionieren, bevor Sie sich näher damit befassen.

Außerdem erfahren Sie, was wirklich kostenlos ist – keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen –, damit Sie mit Zuversicht die passende Lösung auswählen können.

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Connecteam

Am besten für Schichtvorlagen & Team-Updates

• 14 Tage kostenlos testen
• Ab $39 pro Monat

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Connecteam bietet schichtbasierten Unternehmen und Frontline-Teams eine kostenlose, mobilbasierte Plattform zur Verwaltung von Mitarbeitereinsätzen, Zeiterfassung und täglichen Abläufen – ganz ohne Papierkram oder manuelle Prozesse.

Für wen ist Connecteam am besten geeignet?

Connecteam eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Bauwesen, die auf arbeitsplatzferne oder stündlich bezahlte Mitarbeitende angewiesen sind.

Warum habe ich Connecteam ausgewählt?

Ich habe Connecteam als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich besonders schätze, wie die anpassbaren Schichtvorlagen und unbegrenzten Checklisten zusammen das gesamte Schichtmanagement abdecken. Ich nutze Schichtvorlagen, um wiederkehrende tägliche oder wöchentliche Arbeitsmuster einmalig einzurichten und sie immer wieder zu verwenden – ohne jedes Mal neu beginnen zu müssen. Anschließend ordne ich die Checklisten direkt den einzelnen Schichten zu – so sieht beispielsweise das Reinigungsteam, das um 6 Uhr früh eincheckt, genau, welche Aufgaben vor dem Feierabend erledigt werden müssen. Mit dem Formular-Builder kann ich zudem dynamische Checklisten erstellen, die sich an die Eingaben der Mitarbeitenden anpassen. Das bedeutet, dass ich keine Einheitslisten an Teams mit unterschiedlichen Zuständigkeiten ausgebe.

Connecteam Hauptfunktionen

• Drag-and-Drop-Planer: Schichten lassen sich visuell per Drag-and-Drop planen und anpassen, indem Mitarbeitende auf Wochen- oder Tagesansichten direkt einzelnen Schichtplätzen zugeordnet werden.
• GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich über ihre Mobilgeräte ein und aus. Die Standortnachverfolgung bestätigt, dass sie vor Ort sind.
• Offene Schichtverwaltung: Nicht besetzte Schichten können für berechtigte Mitarbeitende ausgeschrieben werden, die sich diese eigenständig sichern können – und so den Aufwand manueller Rückfragen reduzieren.
• In-App-Chat: Direkt- oder Gruppennachrichten an Mitarbeitende lassen sich direkt über die Plattform versenden, sodass schichtbezogene Kommunikation an einem Ort bleibt.

Connecteam Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Zapier, Wix, Lightspeed, PrismHR, Square, BambooHR, Accu-Time Systems, Synel, Shopify und Clover.

Was ist kostenlos?

Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Small Business Plan für bis zu 10 Nutzer mit den meisten Funktionen an. Für Teams mit bis zu 30 Nutzern gibt es nach der 14-tägigen Testphase einen eingeschränkten Gratis-Tarif mit begrenztem Funktionsumfang im Vergleich zu den kostenpflichtigen Plänen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatische Einsatzplanung vergibt Schichten nach Qualifikation und Verfügbarkeit
• Die mobile App unterstützt Einsatzplanung, Chat und Echtzeit-Schichtbenachrichtigungen
• Kennzeichnet Konflikte wie Überstunden, Verfügbarkeit oder sich überschneidende Schichten

Cons:

• Geolokalisierung kann auf manchen Geräten den Akku belasten
• Einige fortgeschrittene Funktionen sind nur in höheren Bezahl-Tarifen verfügbar

New Product Updates from Connecteam

September 6 2026

Connecteam Onboarding Notifications and Default Rules Control

Connecteam updates onboarding pack notifications and customizable default rules with more targeted controls. This helps admins reduce unnecessary alerts and apply policies more precisely. For more information, visit Connecteam’s official site.

LEARN MORE ABOUT CONNECTEAM:

• Check out Connecteam on their website
• Read my in-depth review of Connecteam
• Connecteam vs. SageHR
• Connecteam vs. Ceridian Dayforce
• Connecteam vs. ADP

2

Homebase

Am besten für integrierte GPS-Zeiterfassung

• Unbefristete kostenlose Testversion
• Kostenlos nutzbar für unbegrenzt viele Mitarbeitende an 1 Standort

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Homebase bietet kleinen Unternehmen und Stundenlohnteams eine Möglichkeit, Mitarbeitendenpläne zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen und Schichtwechsel an einem Ort abzuwickeln. So hilft es Eigentümern und Managern, Planungsprobleme zu reduzieren und die Teamkommunikation zu verbessern.

Für wen ist Homebase am besten geeignet?

Homebase eignet sich besonders für kleine Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und in der Gastronomie, die auf stundenweise Beschäftigte angewiesen sind und unkomplizierte, zugängliche Planungswerkzeuge benötigen.

Warum ich Homebase ausgewählt habe

Ich habe Homebase als eines der besten Tools ausgewählt, weil mir gefällt, dass die GPS-Zeiterfassung direkt in den Planungs- und Zeiterfassungsprozess integriert ist – und nicht einfach nachträglich hinzugefügt wurde. Wenn sich ein*e Mitarbeiter*in einstempelt, erstellt Homebase einen GPS-Schnappschuss vom Standort genau zu diesem Zeitpunkt, einschließlich Ausstempeln und Pausen. Das ist besonders nützlich für Teams mit Außendienst oder mehreren Standorten, wie zum Beispiel ein Reinigungsteam oder ein Landschaftspflegebetrieb, wo man die Anwesenheit nicht immer persönlich kontrollieren kann. Außerdem gefällt mir, dass man autorisierte Arbeitsorte festlegen kann, sodass sich Mitarbeitende nur an genehmigten Orten einstempeln können – das reduziert Zeitdiebstahl, ohne dass eine manuelle Überwachung notwendig ist.

Die wichtigsten Funktionen von Homebase

• Drag-and-Drop-Planerstellung: Wöchentliche Dienstpläne visuell erstellen und bearbeiten, wobei die Stunden automatisch berechnet werden, sobald Schichten zugewiesen werden.
• Schichttausch- und Vertretungsanfragen: Mitarbeitende können in der App Schichten tauschen oder offene Schichten übernehmen – mit integrierter Freigabe durch den Manager.
• Automatische Stundenzettelerstellung: Ein- und Ausstempeln, inklusive Pausen und Überstunden, werden automatisch in abrechnungsfähige Stundenzettel umgewandelt.
• Teamnachrichten: Erinnerungen für Schichten, Notizen oder Ankündigungen können direkt in der App an einzelne Mitarbeitende oder das gesamte Team gesendet werden.

Homebase-Integrationen

Integrationen umfassen Square, Toast, Clover, Shopify, QuickBooks Online, Gusto, ADP RUN, Paychex, Rippling und Restaurant365.

Was ist kostenlos?

Homebase bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für einen Standort mit bis zu 20 Mitarbeitenden. Der Gratis-Tarif beinhaltet grundlegende Planung, Zeiterfassung und Teamnachrichten, aber Lohnabrechnung und erweiterte Funktionen erfordern ein kostenpflichtiges Upgrade.

Pros and Cons

Pros:

• GPS-verifizierte Zeiterfassung
• Kostenloser Tarif deckt unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort ab
• Workflows für Schichttausch und Freistellungen reduzieren manuelle Koordinationsarbeit

Cons:

• Weniger native Integrationen für HR-Systeme auf Unternehmensebene
• Erweiterte Filter und Ansichten zur Planung sind höheren Tarifstufen vorbehalten

LEARN MORE ABOUT HOMEBASE:

• Check out Homebase on their website
• Read my in-depth review of Homebase
• Explore best alternatives to Homebase
• Buddy Punch vs. Homebase

3

monday AI Workspace

Am besten geeignet für optimierte Schichtpläne

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $9/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

monday.com ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, mit der Sie Mitarbeiterpläne organisieren, Schichten zuweisen, Arbeitszeiten erfassen und Team-Workflows mithilfe anpassbarer Boards und Vorlagen automatisieren können.

Für wen ist monday.com am besten geeignet?

monday.com ist ideal für Manager und Teams in wachsenden Unternehmen, die flexible Planungs- und Workflow-Tools benötigen.

Warum ich mich für monday.com entschieden habe

Ich habe monday.com als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die KI-gestützten Projektplanungstools meinem Team helfen, optimierte Schichtpläne schnell zu erstellen und den Personalbedarf vorherzusagen. Ich nutze den KI-Assistenten, um wiederkehrende Planungsaufgaben zu automatisieren und Vorschläge für die Besetzung offener Schichten zu erhalten. Die intelligenten Empfehlungen der Plattform sparen mir Zeit beim Verwalten komplexer Teamkalender.

monday.com Hauptfunktionen

• Schichtplan-Vorlagen: Nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen, um Mitarbeiter-Schichtpläne schnell einzurichten und zu verwalten.
• Zeiterfassungs-Widget: Erfassen Sie direkt auf jeder Aufgabe oder Schicht die geleisteten Stunden mit integrierter Zeiterfassung.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Senden Sie automatische Erinnerungen und Updates an Teammitglieder zu bevorstehenden Schichten oder Änderungen.
• Anpassbare Board-Ansichten: Visualisieren Sie Pläne und Zuweisungen in Kalender-, Timeline- oder Kanban-Board-Formaten.

monday.com Integrationen

monday.com bietet Hunderte von Integrationen über integrierte Funktionen und den Marktplatz, darunter Tools wie Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Trello, Jira, Dropbox und Outlook. Darüber hinaus wird Zapier unterstützt und eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereitgestellt.

Was ist kostenlos?

monday.com bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte. Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu 2 Benutzer und umfasst eingeschränkte Funktionen mit Begrenzungen bei Automatisierungen, Integrationen und Speicherplatz.

Pros and Cons

Pros:

• Vorlagen beschleunigen die Erstellung neuer Pläne
• Mitarbeitende können Termine überall per mobiler App einsehen
• Urlaubsverwaltung ist ins Board integriert

Cons:

• Keine integrierten Abrechnungs- oder Lohnberechnungstools
• Schichttausch erfordert manuelle Board-Aktualisierungen

New Product Updates from monday AI Workspace

August 9 2026

monday AI Workspace Adds Human Approval Routing

monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.

LEARN MORE ABOUT MONDAY AI WORKSPACE:

• Check out monday AI Workspace on their website
• Read my in-depth review of monday AI Workspace

4

Agendrix

Am besten geeignet für kanadische schichtbasierte Teams

• 21 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2,93/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.8/5

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Agendrix ist eine Plattform für Mitarbeitereinsatzplanung für schichtbasierte Unternehmen, die die Schichtplanung vereinfachen, Urlaubsanfragen verwalten und Teams über eine benutzerfreundliche Web- und Mobile-App vernetzen möchten.

Für wen ist Agendrix am besten geeignet?

Agendrix eignet sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, die auf stundenbasierte oder schichtbasierte Mitarbeitende angewiesen sind.

Warum habe ich Agendrix ausgewählt?

Ich habe Agendrix als Top-Wahl ausgewählt, weil es speziell für kanadische Teams mit Schichtarbeit entwickelt wurde und integrierte Unterstützung für zweisprachige (Französisch und Englisch) Arbeitsplätze bietet, was die meisten Planungstools einfach nicht leisten. Mir gefällt, wie die Plattform die arbeitsrechtlichen Vorschriften der Provinzen berücksichtigt – das ist wichtig, wenn Teams in Quebec und Ontario mit unterschiedlichen Regeln zu Pausen und Überstunden verwaltet werden. Mein Team nutzt auch die Verfügbarkeits- und Abwesenheitsverwaltung, um Schichten schneller zu besetzen, da Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit direkt in der App einreichen und der Dienstplan automatisch angepasst wird.

Hauptfunktionen von Agendrix

• Drag-and-drop-Dienstplanerstellung: Schichten visuell erstellen und anpassen, indem Mitarbeitende im Wochenplan per Drag-and-Drop in Zeitslots gezogen werden.
• Offene Schichtverwaltung: Unbesetzte Schichten können ausgeschrieben werden, damit verfügbare Mitarbeitende sie direkt über die App übernehmen können.
• In-App-Nachrichten: Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an Mitarbeitende senden, ohne die Planungsplattform zu verlassen.
• Stempeluhr mit Geolokalisierung: Mitarbeitende stempeln sich über das Handy ein und aus; die Standortverfolgung bestätigt, dass sie vor Ort sind.

Agendrix-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Sage, Ceridian und ADP Workforce. Über eine API werden individuelle Integrationen unterstützt.

Was ist kostenlos?

Agendrix bietet eine 21-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach der Testphase ist für die weitere Nutzung der Plattform ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.

Pros and Cons

Pros:

• Zweisprachige EN/FR-Oberfläche ideal für kanadische Arbeitsplätze
• Schichtbestätigungen helfen, Anwesenheitsprobleme zu reduzieren
• Übersichtliche Darstellung von Verfügbarkeit und Abwesenheiten während der Planung

Cons:

• Automatisierte Planungsregeln sind weniger fortgeschritten
• Das Bearbeiten von Schichten in großen Mengen könnte flexibler sein

LEARN MORE ABOUT AGENDRIX:

• Check out Agendrix on their website

5

Zoho Shifts

Am besten für konfliktfreie Einsatzpläne

• Kostenlose 30-tägige Testphase + kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $1/Nutzer/Monat

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Customer Rating: 4.2/5

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Zoho Shifts ist ein cloudbasiertes Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool, das für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die Schichten verwalten, Anwesenheiten verfolgen und Urlaubsanträge bearbeiten möchten, ohne den Aufwand oder die Kosten herkömmlicher Planungssoftware.

Für wen ist Zoho Shifts am besten geeignet?

Zoho Shifts eignet sich besonders für kleine Unternehmen in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Gastronomie, die eine unkomplizierte Möglichkeit benötigen, Stundenkräfte zu verwalten.

Warum ich Zoho Shifts ausgewählt habe

Zoho Shifts gehört für mich auf die Auswahlliste, weil es Konflikte bei der Schichtplanung zuverlässig erkennt – ein häufiges Problem beim Management stundenbasierter Teams. Beim Erstellen des Dienstplans warnt das Tool rechtzeitig vor Überschneidungen oder Verfügbarkeitsproblemen – so erspare ich mir das hektische Korrigieren im Nachhinein. Besonders praktisch finde ich die Schichttausch-Funktion: Mitarbeitende können im System eigenständig und mit passenden Kollegen Schichten tauschen, was auch den E-Mail-Verkehr im Manager-Postfach reduziert. Da die Verwaltung mehrerer Standorte zentral möglich ist, ist es für Teams mit mehreren Filialen wirklich nützlich.

Zoho Shifts Hauptfunktionen

• Urlaubsverwaltung: Anträge prüfen, genehmigen oder ablehnen – alles auf einem Dashboard, zugänglich per Desktop und Mobilgerät.
• GPS-basiertes Ein- und Ausstempeln: Mitarbeitende stempeln sich mit GPS-Ortung und Geofencing am Arbeitsplatz ein, um die Anwesenheit am richtigen Standort zu bestätigen.
• Integrierte Teamkommunikation: Direktnachrichten, Gruppenchats und Ankündigungen sorgen dafür, dass alle informiert bleiben, ohne die App zu verlassen.
• Stundenzettel-Export: Erfasste Stunden können direkt an Lohnbuchhaltungs-Software zur Gehaltsabrechnung jedes Abrechnungszeitraums exportiert werden.

Zoho Shifts Integrationen

Es sind derzeit keine nativen Integrationen gelistet.

Was ist kostenlos?

Zoho Shifts bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach dieser Testphase ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich, ein dauerhaft kostenloses Angebot gibt es nicht.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht mobiles Ein-/Auschecken und Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit standortübergreifend
• Mitarbeiter können Schichten direkt in der App abgeben, tauschen oder anbieten
• Vorlagen beschleunigen die wiederkehrende Dienstplangestaltung

Cons:

• Pausen-Tracking/-Erinnerungen weniger fortgeschritten
• Begrenzte Möglichkeiten zur tiefgreifenden Individualisierung

LEARN MORE ABOUT ZOHO SHIFTS:

• Check out Zoho Shifts on their website
• Read my in-depth review of Zoho Shifts

6

7shifts

Am besten geeignet für die Gastronomiebranche

• Unbegrenzte kostenlose Testphase
• Kostenlos für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeiter

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

7shifts ist eine Mitarbeitereinsatzplanungsplattform, die speziell für Teams im Gastgewerbe entwickelt wurde und einfache Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und Teamkommunikation an einem Ort bietet. Dadurch können Manager mühelos wechselnde Dienstpläne und Personalkosten verwalten.

Für wen ist 7shifts am besten geeignet?

7shifts eignet sich besonders gut für Restaurantbesitzer und -manager, die Planungswerkzeuge benötigen, die auf die besonderen Anforderungen von schichtbasierten und von hoher Fluktuation geprägten Arbeitsabläufen im Gastgewerbe zugeschnitten sind.

Warum ich 7shifts ausgewählt habe

Ich habe 7shifts als eines der besten Tools ausgewählt, weil es ausschließlich für Restaurants entwickelt wurde – und diese Spezialisierung zeigt sich in jedem Aspekt der Planungsfunktionen. Besonders gefällt mir, dass die KI-gestützte Umsatzprognose historische Kassendaten nutzt, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeiter pro Schicht eingeplant werden sollten. So muss ich weder während eines hektischen Freitagabendgeschäfts raten noch an einem ruhigen Dienstagmittag zu viele einteilen. Auch die Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind für Restaurantmanager hervorzuheben: 7shifts kennzeichnet 'Clopen'-Schichten, verfolgt Minderjährigenregelungen und sendet Echtzeit-Überstundenwarnungen, während ich den Dienstplan erstelle – nicht erst danach. Für Teams mit hoher Fluktuation und wechselnden Schichtmustern sind solche eingebauten Sicherungen wirklich hilfreich.

7shifts: Wichtige Funktionen

• Drag-and-Drop-Dienstplaner: Erstellen und bearbeiten Sie die Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten zwischen Rollen, Tagen und Standorten ziehen.
• Schichtbörse und Schichttausch: Mitarbeitende können offene Schichten übernehmen oder Tauschvorschläge direkt in der App stellen. Die Bestätigung erfolgt durch Führungskräfte.
• Verwaltung von Abwesenheiten und Verfügbarkeiten: Das Personal gibt Verfügbarkeiten und Abwesenheitsanträge in der App an, die bei der Erstellung des Plans automatisch berücksichtigt werden.
• Teamnachrichten in der App: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an bestimmte Rollen, Abteilungen oder das gesamte Team direkt über die Plattform.

7shifts Integrationen

Zu den Integrationen gehören Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, Aloha POS, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland und Micros.

Was ist kostenlos?

7shifts bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für Restaurants mit nur einem Standort und bis zu 15 Mitarbeitern. Der kostenlose Tarif umfasst grundlegende Schichtplanung, Verfügbarkeits- und Urlaubsverwaltung sowie Einweg-Ankündigungen. Erweiterte Funktionen und Integrationen sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.

Pros and Cons

Pros:

• Sofortige Anzeige der prognostizierten Personalkosten beim Erstellen der Schichten
• Schichttausch und Abwesenheitsanträge werden per Mitarbeiter-App verwaltet
• Trinkgeldpooling direkt verknüpft mit Kassensystem- und Arbeitszeitdaten

Cons:

• Verzögerungen bei der Synchronisation mit bestimmten Kassensystemen
• Schulung erforderlich, um Integrationen korrekt einzurichten

LEARN MORE ABOUT 7SHIFTS:

• Check out 7shifts on their website
• Read my in-depth review of 7shifts

7

Findmyshift

Am besten für Drag-and-Drop-Schichtplanung

• Unbegrenzter kostenloser Testzeitraum
• Kostenfrei für bis zu 5 Mitarbeitende nutzbar

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Findmyshift ist eine Mitarbeitereinsatzplanungsplattform, die für kleine Unternehmen, Teams aus der Gastronomie und Organisationen entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit brauchen, Schichten zu verwalten, Anwesenheit zu verfolgen und kurzfristige Änderungen ohne den Aufwand von Tabellenkalkulationen oder manuellen Prozessen zu bewältigen.

Für wen ist Findmyshift am besten geeignet?

Findmyshift passt besonders gut zu kleinen bis mittelgroßen Teams in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen, die eine unkomplizierte Einsatzplanung ohne große Einarbeitung benötigen.

Warum ich Findmyshift ausgewählt habe

Findmyshift hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil der Drag-and-Drop-Planer den täglichen Schichtplanungsalltag besonders gut meistert. Mir gefällt, dass man Schichten per Mausklick und mit Tastenkürzeln direkt im Plan verschieben kann, ohne in Menüs suchen zu müssen, wenn zum Beispiel jemand krankgemeldet wird. Die Kopieren-und-Einfügen-Funktion spart viel Zeit beim Erstellen wiederkehrender Wochenpläne. Auch Schichttausch oder Stornierungsanfragen können direkt von den Mitarbeitenden gestellt werden (vorbehaltlich der Genehmigung durch die Verwaltung), was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Findmyshift Schlüsselfunktionen

• Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich direkt über die Plattform ein- und ausstempeln, wobei Zeitstempel mit den geplanten Schichten abgeglichen werden.
• Verfügbarkeitsverwaltung: Das Personal kann Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge einreichen, die Vorgesetzte direkt im Plan einsehen, genehmigen oder ablehnen können.
• Automatische Erinnerungen: Findmyshift verschickt Schicht-Erinnerungen per E-Mail oder SMS, damit keine anstehenden Schichten vergessen werden.
• Lohnabrechnungsberichte: Erstellen Sie exportierbare Berichte mit Arbeitsstunden und Gehalt anhand der Schichtdaten und individuellen Stundensätzen.

Findmyshift Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook, Apple Kalender; eine Entwickler-API für eigene Anbindungen steht zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Findmyshift bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 5 Mitarbeitende je Organisation. Dieser umfasst die wichtigsten Planungsfunktionen, jedoch keine Lohnabrechnungsexporte oder erweiterten Berichte.

Pros and Cons

Pros:

• Drag-and-Drop-Planung für schnelle Schichtänderungen
• Kostenloser Tarif mit unbegrenzter Anzahl an Mitarbeitenden und Plänen
• Personal kann direkt in der App Urlaub beantragen

Cons:

• Keine automatische Schichtplanung oder Schichtvorschläge
• Mobile App mit weniger Funktionen als die Desktop-Version

LEARN MORE ABOUT FINDMYSHIFT:

• Check out Findmyshift on their website

8

TIMIFY

Am besten für kleine Unternehmen geeignet

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $25/Monat/Konto

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Customer Rating: 4.5/5

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TIMIFY ist eine Mitarbeiterplanungsplattform für Teams, die Schichten, Termine und die Verfügbarkeit des Personals verwalten. Sie ist eine praktische Wahl für Unternehmen, die eine kostenlose und flexible Möglichkeit suchen, Arbeitspläne und Buchungen zu organisieren.

Für wen ist TIMIFY am besten geeignet?

TIMIFY eignet sich gut für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit zur Verwaltung von Mitarbeiterplänen und Kundenterminen benötigen, ohne eine lange Einarbeitungszeit.

Warum ich TIMIFY ausgewählt habe

Ich habe mich für TIMIFY entschieden, weil das Tool die Realitäten von kleinen Unternehmen berücksichtigt – oft muss eine Person Zeitpläne, Buchungen und Verfügbarkeiten des Teams gleichzeitig verwalten. Besonders gefällt mir, dass der Gratis-Tarif einen Ressourcen-Kalender enthält, mit dem Sie Mitarbeitende bestimmten Dienstleistungen oder Zeitfenstern zuweisen können, ohne dass ein kostenpflichtiges Upgrade nötig ist. TIMIFY ermöglicht kleinen Teams außerdem, die individuelle Verfügbarkeit der Mitarbeitenden festzulegen, wodurch Terminüberschneidungen erkannt werden, bevor sie überhaupt entstehen.

TIMIFY Hauptfunktionen

• Schichtplaner: Flexible Schichtpläne für Mitarbeitende mit unregelmäßigen Arbeitszeiten erstellen und Urlaubs- oder Krankheitszeiten mit wenigen Klicks verwalten.
• Buchungsabhängigkeiten: Weisen Sie für jede Dienstleistung Mitarbeitende, Räume und benötigte Geräte zu, sodass alle benötigten Ressourcen automatisch gebucht werden.
• Gruppenbuchungen: Gruppenveranstaltungen, Kurse oder Events verwalten – inklusive Teilnahmelisten und automatisierten Benachrichtigungen für die Teilnehmer.
• Statistik-Dashboard: Zeigt Buchungsdaten, Stornierungen, Ressourcenauslastung und Umsatzanalysen direkt im TIMIFY-Kalender an.

TIMIFY-Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, Zoom, HubSpot, Intercom, Facebook, Instagram, AMPAREX und Zapier.

Was ist kostenlos?

TIMIFY bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der unbegrenzte Buchungen, einen Kalender und grundlegende Planungsfunktionen umfasst. Der Gratis-Tarif ist auf einen Nutzer beschränkt und beinhaltet keinen Zugriff auf Premium-Integrationen oder erweiterte Analysen.

Pros and Cons

Pros:

• Google Kalender- und Outlook-Synchronisierung inklusive
• Automatisierte Erinnerungen reduzieren Nichtanwesenheiten
• Benutzerdefinierte Buchungsformulare können erstellt werden

Cons:

• Keine Lohnabrechnungs- oder HR-Integrationen
• Keine Schichttauschfunktion im kostenlosen Tarif

LEARN MORE ABOUT TIMIFY:

• Check out TIMIFY on their website

9

actiPLANS

Am besten für automatisierte Urlaubsverwaltung

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $1.50/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

actiPLANS ist eine Planungsplattform, die für Teams und Unternehmen entwickelt wurde, die die Verfügbarkeit von Mitarbeitern verwalten, Abwesenheiten verfolgen und Urlaubsanträge an einem Ort vereinfachen möchten.

Für wen ist actiPLANS am besten geeignet?

actiPLANS eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit zur Verwaltung von Mitarbeiterurlaub und -planung benötigen, ohne ein komplexes HR-System einzuführen.

Warum ich actiPLANS ausgewählt habe

actiPLANS steht auf meiner Auswahlliste, weil es die Automatisierung der Urlaubsverwaltung zur Planungszwecken besonders gut meistert. Mir gefällt, dass man automatisierte Genehmigungsabläufe für Urlaubsanträge einrichten kann, sodass Vorgesetzte nicht mehr jedem Antrag manuell hinterherlaufen müssen – Mitarbeiter stellen einfach ihren Urlaubsantrag ein und das System leitet diesen automatisch an die richtige Genehmigungskette weiter. Außerdem nutze ich die Funktion zur Urlaubssaldenverfolgung, die sich in Echtzeit aktualisiert und direkt in den Dienstplan einfließt, sodass ich Verfügbarkeitslücken sehe, bevor sie zum Problem werden.

Wichtige Funktionen von actiPLANS

• Visuelle Zeitachse: Ein farblich gekennzeichneter, gemeinsam genutzter Kalender, der die geplanten Abwesenheiten jedes Teammitglieds anzeigt, sodass Sie Verfügbarkeitslücken auf einen Blick erkennen können.
• PTO-Sperrtage: Eine Unternehmenseinstellung im Kalender, die es Mitarbeitern verbietet, während geschäftlicher Spitzenzeiten Urlaubsanträge zu stellen.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Benutzerzugriffsrechte, mit denen Sie jedem Mitarbeiter individuell die Sicht auf Dienstpläne, Urlaubsdaten und actiPLANS-Funktionen gewähren oder verweigern können.
• Abwesenheitsberichte: Integrierte Berichte mit Filteroptionen, die Abwesenheitstrends des Personals mit Hilfe von anschaulichen Diagrammen aufzeigen; exportierbar als CSV- oder PDF-Datei.

actiPLANS Integrationen

Für actiPLANS sind derzeit keine nativen Integrationen aufgeführt.

Was ist kostenlos?

actiPLANS bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 3 Benutzer an. Dieser Tarif umfasst die wichtigsten Funktionen zur Urlaubsverwaltung, unterstützt jedoch keine Integrationen oder erweitertes Berichtswesen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierte Urlaubskonten und Regelwerke
• Echtzeit-Abwesenheitskalender für alle Nutzer
• Integrierte Benachrichtigungen zu Status-Updates von Urlaubsanträgen

Cons:

• Keine Schichtplanung oder Dienstpläne
• Begrenzte native Integrationen über Kalender hinaus

LEARN MORE ABOUT ACTIPLANS:

• Check out actiPLANS on their website

10

ZoomShift

Am besten für Schichtpläne von Stundenkräften geeignet

• 14 Tage kostenlos testen
• Ab $2.50/Nutzer/Monat

Visit Website

ZoomShift ist eine Planungsplattform, die für Unternehmen mit schichtbasierten Teams entwickelt wurde und Managern sowie Stundenkräften hilft, Arbeitspläne zu koordinieren, Arbeitszeiten zu erfassen und Schichtwechsel zu organisieren.

Für wen ist ZoomShift am besten geeignet?

ZoomShift eignet sich besonders für kleine Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und in der Gastronomie, die auf Stundenkräfte angewiesen sind und eine einfache, unkomplizierte Schichtplanung benötigen.

Warum ich mich für ZoomShift entschieden habe

ZoomShift hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es speziell für die Schichtplanung von Stundenkräften entwickelt wurde und nicht einfach ein Werkzeug für allgemeines Projekt- oder Personalmanagement ist. Mir gefällt, wie die Verfügbarkeits- und Schichttauschfunktionen ineinandergreifen – Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit direkt in der App an und wenn eine Schicht getauscht werden muss, können sie einen Tausch beantragen, ohne dass Manager jedem hinterherlaufen müssen. Die Vorlagen für Schichtpläne nutze ich außerdem, um wiederkehrende Wochenpläne in wenigen Minuten neu zu erstellen, statt jedes Mal von vorn zu beginnen. Das Tool zur Prognose der Personalkosten ist ein weiteres wirklich nützliches Feature: Es ermöglicht mir, die geplanten Stunden in Echtzeit mit dem festgelegten Budget zu vergleichen und Überstunden rechtzeitig zu erkennen, bevor sie auf die Lohnabrechnung schlagen.

Wichtigste Funktionen von ZoomShift

• Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich direkt über die mobile App oder ein gemeinsames Gerät ein und aus, mit GPS-Tracking zur Standortbestätigung.
• In-App-Nachrichten: Manager und Teammitglieder können Direktnachrichten oder Gruppennachrichten versenden, ohne die Plattform zu verlassen.
• Offene Schichten: Manager können nicht besetzte Schichten veröffentlichen, die von berechtigten Mitarbeitenden übernommen werden können – das reduziert zeitaufwendiges Nachfragen.
• Stundenzettel-Verwaltung: ZoomShift generiert automatisch Stundenzettel aus den An- und Abmeldedaten, die Manager vor dem Export zur Lohnabrechnung prüfen und freigeben können.

ZoomShift-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, ADP, Gusto, Paychex, Google Kalender, Outlook Kalender, iCal und eine API für individuelle Anbindungen.

Was ist kostenlos?

ZoomShift bietet einen dauerhaft kostenlosen Essentials-Plan für bis zu 20 Nutzer. Dieser enthält grundlegende Planungs- und Teamkommunikationsfunktionen. Die Planung ist auf zwei Wochen im Voraus und einen Standort im kostenlosen Plan beschränkt.

Pros and Cons

Pros:

• Schichtvorlagen für wiederkehrende Dienstmuster
• Integrierte Zeiterfassung mit GPS-Bestätigung
• Mitarbeitende können Verfügbarkeit eintragen und Schichten anfragen

Cons:

• Admin-Funktionen während der Testphase eingeschränkt
• Schichttausch nicht in der Testphase enthalten

LEARN MORE ABOUT ZOOMSHIFT:

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Weitere kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung

Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht in die Übersicht der besten Software zur Mitarbeitereinsatzplanung geschafft haben:

1. Sling

   Am besten für Gruppeneinsatzpläne

2. ABC Roster

   Am besten für Einsatzplanbeschränkungen

3. WebWork Time Tracker

   Am besten für Remote- und Hybrid-Teams geeignet

4. Wrike

   Am besten für Gantt-Diagramm-Visualisierung

5. TimeTrex

   Am besten für automatisierte Einsatzplanung

6. Factorial

   Am besten geeignet für die Integration von Dienstplanung und Gehaltsabrechnung

7. OpenSimSim

   E Dienstplan- und Zeiterfassungslösung für mittelständische Unternehmen

8. Tickspot

   E Anwendung für Mitarbeitereinsatzplanung und Stundenzettel für Freiberufler

Weitere Bewertungen von HR-Software

Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese weiteren verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:

• HR-Software
• Lohnabrechnungssoftware
• Recruiting-Software
• Employer-of-Record-Dienste
• Bewerbermanagementsysteme
• Software für das Workforce-Management

So wählen Sie kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung aus

Kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung kann viele Herausforderungen bewältigen, doch die passende Lösung zu finden, erfordert eine sorgfältige Vorgehensweise. Bevor Sie beginnen, ist es entscheidend, die besonderen Anforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu verstehen, damit Sie Ihren Auswahlprozess gezielt ausrichten können.

Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie berücksichtigen, um die beste kostenlose Software zur Einsatzplanung für Ihr Team auszuwählen:

• Welche Herausforderungen bei der Dienstplanung möchten Sie lösen? Beginnen Sie damit, die Probleme bei der Dienstplanung genau zu bestimmen, die Sie überwinden möchten. Haben Sie mit häufigen Schichtkonflikten, kurzfristigen Änderungen oder Missverständnissen bei der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden zu tun?
  • Wenn Sie Ihre spezifischen Herausforderungen verstehen, können Sie besser eingrenzen, welche kostenlose Software über die Funktionen und Möglichkeiten verfügt, um diese zu bewältigen.
• Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen? Eine klare Vorstellung von den gewünschten Ergebnissen im Voraus ist entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Möchten Sie Planungskonflikte reduzieren, die Fehlzeitenquote verbessern oder durch die Möglichkeit, Schichten zu tauschen, eine bessere Mitarbeitererfahrung für Ihr Personal schaffen?
  • Wenn Sie Ihre übergeordneten Ziele stets im Blick behalten, können Sie eine Software auswählen, die den benötigten Nutzen bietet, ohne sich in unnötigen Funktionen zu verlieren.
• Wer sind Ihre wichtigsten Nutzer? Überlegen Sie, wer die Software verwenden wird, wer zu den besonders versierten Nutzern gehört und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Werden nur Ihre Personalverantwortlichen und Manager die Dienstpläne verwalten, oder benötigt Ihr gesamtes Unternehmen Zugriff, um Schichten zu tauschen?
  • Da viele kostenlose Tools die Nutzerzahl begrenzen, ist es wichtig, eine Software auszuwählen, die Ihr gesamtes Team ohne versteckte Gebühren unterstützt.
• Welche Softwareintegrationen benötigen Sie? Stellen Sie sicher, dass sich die kostenlose Software zur Dienstplanung nahtlos in die anderen Tools integrieren lässt, die Sie bereits verwenden, etwa Lohnabrechnungssysteme, Personalverwaltungssoftware oder Zeiterfassungstools.
  • Viele kostenlose Lösungen haben Einschränkungen bei Integrationen. Prüfen Sie daher, ob sie eine Verbindung zu Ihren bestehenden Systemen herstellen können oder ob Umgehungslösungen oder zusätzliche Gebühren erforderlich sind.
• Erfüllt die kostenlose Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl gemeinsam mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und anderen technischen Anforderungen. Auch wenn ein Tool kostenlos ist, kann es mehr Probleme verursachen als lösen, wenn es nicht zu den aktuellen Arbeitsabläufen Ihres Teams passt.
  • Überlegen Sie, wie sich die Software in Ihre täglichen Abläufe integrieren ließe. Unterstützt sie Ihren Prozess der Dienstplanung, oder sind erhebliche Anpassungen erforderlich, damit sie funktioniert?

Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders. Nur weil ein Dienstplanungssystem kostenlos ist, bedeutet das nicht, dass es für Ihre Organisation geeignet ist. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Herausforderungen, Ergebnisse und Bedürfnisse der Nutzer, die für Ihr Team am wichtigsten sind, um die beste Lösung für Sie zu finden.

Trends bei kostenloser Software zur Mitarbeiterplanung

Kostenlose Tools zur Mitarbeiterplanung entwickeln sich schnell weiter – nicht nur, um Nutzer zu gewinnen, sondern auch, um sie mit ausreichendem Nutzen von einem Upgrade zu überzeugen. Der neueste Trend? Intelligentere, flexiblere und benutzerfreundlichere Plattformen, die sowohl Manager als auch Mitarbeitende an vorderster Front unterstützen.

Hier sind einige wichtige Trends, die derzeit die Software zur Mitarbeiterplanung prägen:

• Integration in Tools für die Remote-Arbeit: Die Integration in Plattformen für die Remote-Arbeit und Kommunikationstools ist inzwischen fast zu einer Standardfunktion geworden. Dies spiegelt die anhaltende Entwicklung hin zu hybriden und vollständig remote arbeitenden Umgebungen wider. Diese Integration verbessert die Koordination und Flexibilität und ermöglicht es Teams, unabhängig von ihrem physischen Standort verbunden und informiert zu bleiben.
• KI-gestützte Dienstplanung: Künstliche Intelligenz wird zunehmend eingesetzt, um die Dienstplanung zu optimieren. Dabei werden die Präferenzen der Mitarbeitenden, die Anforderungen des Unternehmens und sogar der zukünftige Personalbedarf berücksichtigt. Dieser Trend deutet auf eine Entwicklung hin zu proaktiveren und intelligenteren Lösungen für die Dienstplanung, die sich in Echtzeit an veränderte Bedingungen anpassen können.
• Funktionen zur Selbstverwaltung für Mitarbeitende: Funktionen, die Mitarbeitende stärken, nehmen deutlich zu. Dazu gehören etwa der Tausch von Schichten, die Übernahme offener Schichten und die direkte Einreichung von Urlaubs- oder Abwesenheitsanträgen über eine App. Diese Funktionalität trägt der Nachfrage nach mehr Eigenständigkeit und einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Rechnung und macht die Dienstplanung demokratischer und flexibler.
• Analysen zur psychischen Gesundheit und zum Wohlbefinden: Einige Plattformen bieten inzwischen Analysewerkzeuge zur Überwachung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden. Sie nutzen Daten zur Dienstplanung, um Muster zu erkennen, die auf Burnout oder Überlastung hindeuten können. Diese neuartige Verwendung von Software zur Dienstplanung unterstreicht die wachsende Erkenntnis, wie wichtig die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ist.

Die Trends spiegeln eine umfassendere Entwicklung hin zu intelligenteren, flexibleren und mitarbeiterorientierten Tools wider, die die Dienstplanung, Produktivität, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und das strategische Ressourcenmanagement verbessern.

Was ist kostenlose Software zur Mitarbeiterplanung?

Kostenlose Software zur Mitarbeiterplanung ist ein Tool für das Personalmanagement, mit dem Manager Arbeitspläne für Teams mit Stunden- oder Schichtarbeit kostenlos erstellen, aktualisieren und teilen können.

Diese Software wird von Personalverantwortlichen, Teamleitern und Kleinunternehmern eingesetzt. Sie reduziert Planungskonflikte, verbessert die Teamkommunikation und spart Zeit, indem sie die Zuweisung von Schichten, die Erfassung der Verfügbarkeit und Abwesenheitsanträge automatisiert.

Funktionen von Software zur Mitarbeiterplanung

Kostenlose Software zur Mitarbeiterplanung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Planungsprozesse zu optimieren, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Ich verstehe zwar, wie wichtig es ist, ein kostengünstiges Tool zu finden, aber denken Sie daran, dass kostenlose Software Ihnen nur die rudimentärsten Grundlagen bietet.

Hier sind die wichtigsten Funktionen zur Mitarbeiterplanung, auf die Sie achten sollten. Ich habe sie danach aufgeschlüsselt, ob Sie diese kostenlos erhalten können oder nicht:

Typischerweise kostenlose Funktionen zur Mitarbeiterplanung:

• Grundlegende Planung: Damit sind grundlegende Planungstools gemeint, mit denen Sie Wochenpläne für Stundenkräfte erstellen können, um eine optimale Personalbesetzung sicherzustellen – der Kern dieser Art von Software.
• Zeiterfassung: Die Zeiterfassung ist eine wichtige Funktion jeder App zur Mitarbeiterplanung. Manager müssen erfassen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet, und außerdem Stundenzettel genehmigen. Apps zur Mitarbeiterplanung mit dieser Funktion tragen dazu bei, die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
• Grundlegende Berichte und Analysen zu Stundenzetteln: Diese Funktionen dienen der Erstellung von Stundenzettelberichten, einschließlich erfasster Arbeitsstunden, Überstunden und abrechenbarer Stunden. Einige kostenlose Systeme bieten auf Grundlage dieser Daten auch zusätzliche Analysen an, aber nicht alle. Auf Basis der Stundenzettelberichte kann ein Geschäftsinhaber die Gehaltsabrechnung berechnen, korrekte Rechnungen versenden und sich ein klares Bild von der Leistung seines Teams machen.
• Zugriff über mobile Apps: Da nahezu jeder jederzeit ein Telefon in der Tasche hat, ist es entscheidend, dass Ihre Software zur Mitarbeiterplanung eine mobile App bietet oder zumindest für Mobilgeräte geeignet ist. So können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs über ihren Arbeitsplan auf dem Laufenden bleiben.
• Optionen zum Export von Arbeitsplänen: Je nach Branche müssen Sie Ihre Arbeitspläne möglicherweise als PDFs, Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Anhänge exportieren. Dies ist besonders wichtig für Teams, die remote arbeiten oder nur eingeschränkten Internetzugang haben. Durch den Export von Arbeitsplänen können Daten aus der Software entnommen und auf dem persönlichen Gerät eines Teammitglieds gespeichert werden. So bleibt das gesamte Team auch ohne Zugriff auf die Software auf Kurs.
• Anträge und Genehmigungen für Abwesenheiten: Anträge auf Abwesenheit sind eine wichtige Funktion von Software zur Mitarbeiterplanung, da sie in direktem Zusammenhang mit der Produktivität der Organisation stehen. Anträge auf Abwesenheit sind wichtig, um Ihre Belegschaft motiviert und aktiv zu halten. Daher ist eine organisierte Möglichkeit zur Berechnung von Abwesenheiten und zur Einreichung entsprechender Anträge umso wichtiger.

Erweiterte Funktionen zur Mitarbeiterplanung in kostenpflichtigen Tarifen:

• Schichttausch: Mit dieser Funktion können Mitarbeiter Schichten direkt in der App tauschen, vorbehaltlich einer Genehmigung. Diese Eigenständigkeit reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, da die Mitarbeiter Kontrolle über ihre Arbeitspläne erhalten.
• Anpassbare Schichten: Mit dieser Funktion können Sie Schichten auf Grundlage von Rollen, Fähigkeiten oder Abteilungen erstellen. Dieser Grad an Anpassbarkeit stellt sicher, dass die richtigen Personen für die richtige Aufgabe eingeplant werden, und steigert so die Effizienz. (Wenn Sie eine von Grund auf vollständig anpassbare Plattform zur Mitarbeiterplanung wünschen, könnte ein Open-Source-System zur Mitarbeiterplanung besser zu Ihren Anforderungen passen.)
• Unterstützung mehrerer Standorte: Diese Funktion ist für Unternehmen mit mehreren Standorten von entscheidender Bedeutung. Sie vereinfacht die Arbeitsplanverwaltung für Eigentümer und Manager, die mehrere Betriebsstätten beaufsichtigen, und gewährleistet die Einheitlichkeit an allen Standorten.
• Integrationsmöglichkeiten: Die Möglichkeit, andere Geschäftssysteme wie Lohnabrechnungs-, Personal- und Zeiterfassungssoftware zu integrieren, kann sich positiv auf die Effizienz Ihrer Abläufe auswirken, Fehler reduzieren und Zeit sparen, indem die Datenübertragung zwischen Plattformen automatisiert wird.
• Prognose der Arbeitskosten: Diese Funktion hilft Unternehmen, Arbeitskosten auf Grundlage historischer Daten, Umsatzprognosen und des Personalbedarfs vorherzusagen. Sie unterstützt Unternehmen bei der Budgetplanung und der Anpassung von Arbeitsplänen, um Arbeitskosten zu optimieren und die finanzielle Effizienz zu verbessern.
• Budgetierung und Kostenanalyse: Damit sind Tools gemeint, die die tatsächlichen Arbeitskosten mit den erwarteten Kosten und Budgets vergleichen und Hinweise anzeigen, wenn eine Budgetüberschreitung bevorsteht. Darüber hinaus kann diese Funktion durch die Analyse von Kostentrends auch eine bessere Prognose der Arbeitskosten in der Zukunft unterstützen.
• Überstundenverwaltung: Die Möglichkeit, Überstunden zu erfassen und zu verwalten, verhindert außerdem übermäßig hohe Arbeitskosten und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, beispielsweise hinsichtlich der maximal zulässigen Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage in Ihrem Rechtsgebiet.

Gängige KI-Funktionen zur Mitarbeiterplanung

Viele Lösungen zur Mitarbeiterplanung integrieren KI-Funktionen, um die Kundenerfahrung zu verbessern, zum Beispiel:

• Automatisierte Schichtplanoptimierung: KI analysiert den Personalbedarf, die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, Arbeitsgesetze und die historische Nachfrage, um automatisch den effizientesten Dienstplan zu erstellen – dadurch werden Konflikte reduziert und viele Stunden manueller Planung eingespart.
• Prädiktive Personalprognosen: KI prognostiziert den zukünftigen Personalbedarf auf Grundlage von Mustern, saisonalen Schwankungen und Echtzeit-Geschäftsdaten. So können Sie Stoßzeiten frühzeitig bewältigen und kostspielige Überbesetzung vermeiden.
• Smarte Anomalieerkennung: KI erkennt unregelmäßige Zeiterfassungen, Abweichungen bei der Anwesenheit oder potenzielle Fehler in der Lohnabrechnung, bevor diese eskalieren, sodass Führungskräfte schnell eingreifen können.
• KI-gestützte Schichtempfehlungen: Wenn ein Mitarbeitender ausfällt oder eine Schicht besetzt werden muss, schlägt die KI auf Grundlage von Qualifikationen, Verfügbarkeit und Compliance-Anforderungen die besten Ersatzkräfte vor.
• Überwachung der Compliance: KI kennzeichnet Planungskonflikte, die gegen Arbeitsgesetze verstoßen, etwa die maximale Wochenarbeitszeit, vorgeschriebene Pausen oder Einschränkungen für minderjährige Beschäftigte, und hilft Ihnen so, automatisch gesetzeskonform zu bleiben.
• Ausgleich der Arbeitsbelastung: KI verteilt Schichten und Aufgaben fair auf Grundlage der bisherigen Arbeitsbelastung, der Präferenzen der Mitarbeitenden und der Leistungsdaten – dadurch werden Überlastung reduziert und die Zufriedenheit im Team verbessert.
• Chatbot-gestützter Support: KI-gestützte Chatbots geben Mitarbeitenden sofort Antworten zu ihren Dienstplänen, PTO-Guthaben oder Schichtänderungen und reduzieren dadurch den Abstimmungsaufwand mit Führungskräften.

Vorteile kostenloser Software zur Mitarbeitereinsatzplanung

Software zur Mitarbeitereinsatzplanung kann Ihnen dabei helfen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden zu verwalten, eine optimale Personalbesetzung sicherzustellen und individuelle Präferenzen und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Selbst einfache kostenlose Versionen bieten zahlreiche Vorteile und stellen eine deutliche Verbesserung gegenüber traditionellen (also alten) Planungsmethoden wie Tabellenkalkulationen dar – puh!

Hier sind einige Vorteile, die Sie durch die Einführung kostenloser Online-Software zur Mitarbeitereinsatzplanung in Ihrem Unternehmen erwarten können:

• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall papierbasierter Dienstpläne oder teurer proprietärer Software können Unternehmen Mittel für andere wichtige Bereiche freisetzen. Dieser Vorteil ermöglicht eine flexiblere Budget- und Ressourcenplanung und wirkt sich direkt positiv auf das Betriebsergebnis aus.
• Höhere Effizienz: Die automatisierte Planung reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen. Dadurch hat Ihr Personal mehr Zeit, sich auf andere strategische Aufgaben zu konzentrieren, was die Gesamtproduktivität steigert.
• Mehr Eigenverantwortung für Mitarbeitende: Wenn Mitarbeitende Kontrolle über ihre Dienstpläne erhalten, einschließlich der Möglichkeit, Urlaub zu beantragen oder Schichten zu tauschen, steigen Motivation und Engagement. Diese größere Eigenverantwortung führt zu einer engagierteren und produktiveren Belegschaft und unterstützt direkt die Unternehmensziele.
• Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Indem sichergestellt wird, dass die Planung Arbeitsgesetzen und Gewerkschaftsregeln entspricht, verringert die Planungssoftware das Risiko von Strafen wegen Verstößen.
• Datengestützte Entscheidungen: Der Zugriff auf Berichte und Analysen ermöglicht Führungskräften fundierte Entscheidungen hinsichtlich des Personalbedarfs und der Leistung. Außerdem kann dies die strategische Planung unterstützen und zu einer Verbesserung der betrieblichen Effizienz führen.

Wie Sie sehen, bietet die Einführung kostenloser Software zur Mitarbeitereinsatzplanung Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zusammen tragen diese Vorteile zu einem agileren, effizienteren und wettbewerbsfähigeren Unternehmen bei und zeigen, welchen Einfluss diese Systeme auf den Unternehmenserfolg haben können.

Kosten und Preise für Software zur Mitarbeitereinsatzplanung

Mir ist bewusst, dass Sie diesen Artikel auf der Suche nach den besten kostenlosen Optionen für die Mitarbeitereinsatzplanung gefunden haben. Da kostenlose Tarife jedoch nur einen begrenzten Funktionsumfang bieten, ist es gut möglich, dass Sie Ihren Tarif in Zukunft erweitern müssen.

Damit Sie die Kostenstruktur von Software zur Mitarbeitereinsatzplanung besser verstehen, habe ich die grundlegenden Preisspannen und die darin enthaltenen Funktionen in der folgenden Tabelle zusammengestellt.

Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Mitarbeitereinsatzplanung

Bei der Auswahl des passenden Tarifs sollten Sie die Größe Ihrer Belegschaft, Ihren konkreten Planungsbedarf und den Umfang des Kundensupports berücksichtigen, den Sie voraussichtlich benötigen.

Eine wirklich kostenlose Option kann ein guter Ausgangspunkt für die Anforderungen kleiner Unternehmen sein, um die Software zunächst kennenzulernen. Wenn Ihre Anforderungen jedoch wachsen, kann der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif zusätzliche Funktionen und Support freischalten, die Ihre Planungsprozesse noch effizienter machen.

Zu den verschiedenen Gründen, warum Sie mit einem fortgeschritteneren Tarif beginnen möchten, gehören:

• Komplexe Planung: Wenn Ihre Planungsanforderungen die Verwaltung unterschiedlicher Schichten, variierender Arbeitszeiten und mehrerer Rollen umfassen, wird kostenlose Software wahrscheinlich nicht ausreichen. Erweiterte Tarife bieten umfangreiche Planungsfunktionen, um komplexe Personalstrukturen nahtlos zu verwalten.
• Schichttausch und Verfügbarkeitsverwaltung: Die meisten kostenlosen Tarife bieten keine Werkzeuge zur Erfassung der Mitarbeiterverfügbarkeit oder zum Tauschen von Schichten. Ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif mit diesen Funktionen ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre eigene Verfügbarkeit zu verwalten, und reduziert Planungskonflikte sowie kurzfristige Änderungen.
• Automatisierte Planung: Die manuelle Erstellung von Plänen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Erweiterte Tarife umfassen häufig KI-gestützte automatisierte Planung, um Schichten auf Grundlage der Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter zu optimieren.
• Erweiterte Berichte und Analysen: Um fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen Sie detaillierte Einblicke in Ihre Planungsmuster und Personalkosten. Premium-Tarife bieten umfassende Werkzeuge für Berichte und Analysen, die in Basistarifen fehlen.
• Integration mit Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungssystemen: Die meisten kostenlosen Tarife lassen sich nicht in andere wichtige Personal- oder Lohnabrechnungssysteme integrieren, sodass Sie Ihre Daten manuell von einem System in ein anderes importieren und exportieren müssen. Um diesen Albtraum zu vermeiden, müssen Sie auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden, um diese lohnenswerte Funktion freizuschalten und dadurch die manuelle Dateneingabe sowie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu reduzieren.

Letztendlich ist es wichtig, einen Tarif zu wählen, der die von Ihnen benötigten Funktionen bietet, um Ihre aktuellen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Herausforderungen zu lösen, ohne Ihr Budget zu überschreiten.

Abschließende Gedanken

Ich hoffe, meine Auswahl der besten kostenlosen Software zur Schichtplanung für Mitarbeitende hat Ihnen gefallen. Wie Sie sehen können, ist Software zur Mitarbeitendenplanung ein wichtiges Tool, mit dem Sie Ihre Belegschaft modernisieren können.

Diese All-in-one-Tools können, selbst wenn sie kostenlos angeboten werden, mehr als nur Ihre Planung und Ihr Schichtmanagement verbessern. Sie können Sie auch bei der Personalbedarfsprognose unterstützen, die Teamproduktivität steigern, die Arbeitszeit erfassen und Nichterscheinen minimieren.

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