Die 10 besten kostenlosen Mitarbeitereinsatzplanungs-Softwares 2026
Beste kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software: Unsere Shortlist
Die beste kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software hilft Ihnen, die Schichtplanung zu vereinfachen, Planungskonflikte zu reduzieren und Ihrem Team jederzeit Zugriff auf die Dienstpläne zu geben.
Wenn Sie Ihre Schichten immer noch mit Tabellenkalkulationen verwalten, ständig kurzfristige Änderungen jonglieren oder Schwierigkeiten haben, die Verfügbarkeiten über mehrere Standorte hinweg abzugleichen, sind Sie nicht allein – und Sie müssen das nicht länger manuell tun.
Kostenlose Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung nehmen Ihnen den Druck vom überfüllten Kalender, indem sie die Zuweisung von Schichten, das Nachverfolgen von Abwesenheiten, das Managen von Anfragen und die Kommunikation im Team vereinfachen. Viele bieten sogar mobile Apps, automatische Erinnerungen und Zeiterfassung – und das ganz ohne die hohen Kosten kostenpflichtiger Plattformen.
Mit über 3 Jahren Erfahrung in der Analyse von HR-Software habe ich Dutzende Plattformen recherchiert, um herauszufinden, welche kostenlosen Lösungen sich wirklich lohnen. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen die besten kostenlosen Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung vor, die zuverlässig, einfach zu bedienen und für kleine Teams mit großen Planungsherausforderungen entwickelt wurden – und das alles ohne Kreditkarte.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Profis wissen wir selbst, wie kritisch und herausfordernd es ist, die richtige Softwareauswahl zu treffen.
Wir investieren viel in gründliche Recherchen, damit unsere Leserinnen und Leser bessere Kaufentscheidungen treffen können. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen geschrieben. Hier erfahren Sie, wie wir transparent bleiben, und werfen Sie einen Blick auf unsere Software-Testmethodik.
Table of Contents
- Beste Software Übersicht
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Weitere kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
- Weitere HR-Software-Reviews
- Auswahlkriterien
- Wie wählen Sie aus?
- Trends bei kostenloser Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
- Was ist kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- FAQs
Kostenlose Mitarbeitereinsatzplanung: Vergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testphasen und Demo-Angebote für die kostenlosen Mitarbeitereinsatzplanungs-Tools zusammen, die auch kostenpflichtige Pläne anbieten – so finden Sie die beste Option für Ihr Budget, Ihre Geschäftsanforderungen und Ihre Mitarbeiterzahl.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für integrierte GPS-Zeiterfassung | Unbefristete kostenlose Testversion | Kostenlos nutzbar für unbegrenzt viele Mitarbeitende an 1 Standort | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für optimierte Schichtpläne | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $9/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Schichtvorlagen & Team-Updates | 14 Tage kostenlos testen | Ab $39 pro Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für kanadische schichtbasierte Teams | 21 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2,93/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für konfliktfreie Einsatzpläne | Kostenlose 30-tägige Testphase + kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für die Gastronomiebranche | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos für 1 Standort und bis zu 10 Mitarbeiter | Website | |
| 7 | Am besten für Drag-and-Drop-Schichtplanung | Unbegrenzter kostenloser Testzeitraum | Kostenfrei für bis zu 5 Mitarbeitende nutzbar | Website | |
| 8 | Am besten für kleine Unternehmen geeignet | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $25/Monat/Konto | Website | |
| 9 | Am besten für Schichtpläne von Stundenkräften geeignet | 14 Tage kostenlos testen | Ab $2.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Gruppeneinsatzpläne | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos nutzbar für unbegrenzt viele Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang | Website |
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Native Teams
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Remote People
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Worksome
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Kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software: Testberichte
Hier ein schneller Überblick über die besten kostenlosen Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung, inklusive ihrer herausragenden Merkmale für die Schichtverwaltung, das Handling von Abwesenheitsanträgen und eine nahtlose Team-Kommunikation. Ich habe Screenshots beigefügt, damit Sie sehen können, wie jedes Tool funktioniert, bevor Sie sich entscheiden.
Sie finden außerdem eine Aufschlüsselung, was wirklich kostenlos ist – ohne versteckte Gebühren, ohne Überraschungen – so dass Sie selbstbewusst das passende Tool auswählen können.
Homebase bietet kleinen Unternehmen und Stundenlohnteams eine Möglichkeit, Mitarbeitendenpläne zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen und Schichtwechsel an einem Ort abzuwickeln. So hilft es Eigentümern und Managern, Planungsprobleme zu reduzieren und die Teamkommunikation zu verbessern.
Für wen ist Homebase am besten geeignet?
Homebase eignet sich besonders für kleine Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und in der Gastronomie, die auf stundenweise Beschäftigte angewiesen sind und unkomplizierte, zugängliche Planungswerkzeuge benötigen.
Warum ich Homebase ausgewählt habe
Ich habe Homebase als eines der besten Tools ausgewählt, weil mir gefällt, dass die GPS-Zeiterfassung direkt in den Planungs- und Zeiterfassungsprozess integriert ist – und nicht einfach nachträglich hinzugefügt wurde. Wenn sich ein*e Mitarbeiter*in einstempelt, erstellt Homebase einen GPS-Schnappschuss vom Standort genau zu diesem Zeitpunkt, einschließlich Ausstempeln und Pausen. Das ist besonders nützlich für Teams mit Außendienst oder mehreren Standorten, wie zum Beispiel ein Reinigungsteam oder ein Landschaftspflegebetrieb, wo man die Anwesenheit nicht immer persönlich kontrollieren kann. Außerdem gefällt mir, dass man autorisierte Arbeitsorte festlegen kann, sodass sich Mitarbeitende nur an genehmigten Orten einstempeln können – das reduziert Zeitdiebstahl, ohne dass eine manuelle Überwachung notwendig ist.
Die wichtigsten Funktionen von Homebase
- Drag-and-Drop-Planerstellung: Wöchentliche Dienstpläne visuell erstellen und bearbeiten, wobei die Stunden automatisch berechnet werden, sobald Schichten zugewiesen werden.
- Schichttausch- und Vertretungsanfragen: Mitarbeitende können in der App Schichten tauschen oder offene Schichten übernehmen – mit integrierter Freigabe durch den Manager.
- Automatische Stundenzettelerstellung: Ein- und Ausstempeln, inklusive Pausen und Überstunden, werden automatisch in abrechnungsfähige Stundenzettel umgewandelt.
- Teamnachrichten: Erinnerungen für Schichten, Notizen oder Ankündigungen können direkt in der App an einzelne Mitarbeitende oder das gesamte Team gesendet werden.
Homebase-Integrationen
Integrationen umfassen Square, Toast, Clover, Shopify, QuickBooks Online, Gusto, ADP RUN, Paychex, Rippling und Restaurant365.
Was ist kostenlos?
Homebase bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für einen Standort mit bis zu 20 Mitarbeitenden. Der Gratis-Tarif beinhaltet grundlegende Planung, Zeiterfassung und Teamnachrichten, aber Lohnabrechnung und erweiterte Funktionen erfordern ein kostenpflichtiges Upgrade.
Pros and Cons
Pros:
- GPS-verifizierte Zeiterfassung
- Kostenloser Tarif deckt unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort ab
- Workflows für Schichttausch und Freistellungen reduzieren manuelle Koordinationsarbeit
Cons:
- Weniger native Integrationen für HR-Systeme auf Unternehmensebene
- Erweiterte Filter und Ansichten zur Planung sind höheren Tarifstufen vorbehalten
Am besten geeignet für optimierte Schichtpläne
monday.com ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, mit der Sie Mitarbeiterpläne organisieren, Schichten zuweisen, Arbeitszeiten erfassen und Team-Workflows mithilfe anpassbarer Boards und Vorlagen automatisieren können.
Für wen ist monday.com am besten geeignet?
monday.com ist ideal für Manager und Teams in wachsenden Unternehmen, die flexible Planungs- und Workflow-Tools benötigen.
Warum ich mich für monday.com entschieden habe
Ich habe monday.com als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die KI-gestützten Projektplanungstools meinem Team helfen, optimierte Schichtpläne schnell zu erstellen und den Personalbedarf vorherzusagen. Ich nutze den KI-Assistenten, um wiederkehrende Planungsaufgaben zu automatisieren und Vorschläge für die Besetzung offener Schichten zu erhalten. Die intelligenten Empfehlungen der Plattform sparen mir Zeit beim Verwalten komplexer Teamkalender.
monday.com Hauptfunktionen
- Schichtplan-Vorlagen: Nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen, um Mitarbeiter-Schichtpläne schnell einzurichten und zu verwalten.
- Zeiterfassungs-Widget: Erfassen Sie direkt auf jeder Aufgabe oder Schicht die geleisteten Stunden mit integrierter Zeiterfassung.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Senden Sie automatische Erinnerungen und Updates an Teammitglieder zu bevorstehenden Schichten oder Änderungen.
- Anpassbare Board-Ansichten: Visualisieren Sie Pläne und Zuweisungen in Kalender-, Timeline- oder Kanban-Board-Formaten.
monday.com Integrationen
monday.com bietet Hunderte von Integrationen über integrierte Funktionen und den Marktplatz, darunter Tools wie Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Trello, Jira, Dropbox und Outlook. Darüber hinaus wird Zapier unterstützt und eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereitgestellt.
Was ist kostenlos?
monday.com bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte. Der kostenlose Tarif unterstützt bis zu 2 Benutzer und umfasst eingeschränkte Funktionen mit Begrenzungen bei Automatisierungen, Integrationen und Speicherplatz.
Pros and Cons
Pros:
- Vorlagen beschleunigen die Erstellung neuer Pläne
- Mitarbeitende können Termine überall per mobiler App einsehen
- Urlaubsverwaltung ist ins Board integriert
Cons:
- Keine integrierten Abrechnungs- oder Lohnberechnungstools
- Schichttausch erfordert manuelle Board-Aktualisierungen
New Product Updates from monday AI Work Platform
monday.com Adds Managed Columns Across Boards
monday.com adds Managed Column to let teams standardize and reuse column labels across multiple boards from a single source of truth. The update helps organizations maintain consistency, clarity, and centralized control at scale. For more information, visit monday.com’s official site.
Connecteam bietet schichtbasierten Unternehmen und Frontline-Teams eine kostenlose, mobilbasierte Plattform zur Verwaltung von Mitarbeitereinsätzen, Zeiterfassung und täglichen Abläufen – ganz ohne Papierkram oder manuelle Prozesse.
Für wen ist Connecteam am besten geeignet?
Connecteam eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Bauwesen, die auf arbeitsplatzferne oder stündlich bezahlte Mitarbeitende angewiesen sind.
Warum habe ich Connecteam ausgewählt?
Ich habe Connecteam als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich besonders schätze, wie die anpassbaren Schichtvorlagen und unbegrenzten Checklisten zusammen das gesamte Schichtmanagement abdecken. Ich nutze Schichtvorlagen, um wiederkehrende tägliche oder wöchentliche Arbeitsmuster einmalig einzurichten und sie immer wieder zu verwenden – ohne jedes Mal neu beginnen zu müssen. Anschließend ordne ich die Checklisten direkt den einzelnen Schichten zu – so sieht beispielsweise das Reinigungsteam, das um 6 Uhr früh eincheckt, genau, welche Aufgaben vor dem Feierabend erledigt werden müssen. Mit dem Formular-Builder kann ich zudem dynamische Checklisten erstellen, die sich an die Eingaben der Mitarbeitenden anpassen. Das bedeutet, dass ich keine Einheitslisten an Teams mit unterschiedlichen Zuständigkeiten ausgebe.
Connecteam Hauptfunktionen
- Drag-and-Drop-Planer: Schichten lassen sich visuell per Drag-and-Drop planen und anpassen, indem Mitarbeitende auf Wochen- oder Tagesansichten direkt einzelnen Schichtplätzen zugeordnet werden.
- GPS-Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich über ihre Mobilgeräte ein und aus. Die Standortnachverfolgung bestätigt, dass sie vor Ort sind.
- Offene Schichtverwaltung: Nicht besetzte Schichten können für berechtigte Mitarbeitende ausgeschrieben werden, die sich diese eigenständig sichern können – und so den Aufwand manueller Rückfragen reduzieren.
- In-App-Chat: Direkt- oder Gruppennachrichten an Mitarbeitende lassen sich direkt über die Plattform versenden, sodass schichtbezogene Kommunikation an einem Ort bleibt.
Connecteam Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Zapier, Wix, Lightspeed, PrismHR, Square, BambooHR, Accu-Time Systems, Synel, Shopify und Clover.
Was ist kostenlos?
Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Small Business Plan für bis zu 10 Nutzer mit den meisten Funktionen an. Für Teams mit bis zu 30 Nutzern gibt es nach der 14-tägigen Testphase einen eingeschränkten Gratis-Tarif mit begrenztem Funktionsumfang im Vergleich zu den kostenpflichtigen Plänen.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Einsatzplanung vergibt Schichten nach Qualifikation und Verfügbarkeit
- Die mobile App unterstützt Einsatzplanung, Chat und Echtzeit-Schichtbenachrichtigungen
- Kennzeichnet Konflikte wie Überstunden, Verfügbarkeit oder sich überschneidende Schichten
Cons:
- Geolokalisierung kann auf manchen Geräten den Akku belasten
- Einige fortgeschrittene Funktionen sind nur in höheren Bezahl-Tarifen verfügbar
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Adds Time Off Policy Management Updates
Connecteam adds negative balance limits, a minimum work hour accrual requirement, and cycle-based per-hour accruals to help you manage time off more predictably. These updates help teams create clearer time off rules, manage balances, and calculate accruals more accurately. For more information, visit Connecteam’s official site.
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Agendrix ist eine Plattform für Mitarbeitereinsatzplanung für schichtbasierte Unternehmen, die die Schichtplanung vereinfachen, Urlaubsanfragen verwalten und Teams über eine benutzerfreundliche Web- und Mobile-App vernetzen möchten.
Für wen ist Agendrix am besten geeignet?
Agendrix eignet sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, die auf stundenbasierte oder schichtbasierte Mitarbeitende angewiesen sind.
Warum habe ich Agendrix ausgewählt?
Ich habe Agendrix als Top-Wahl ausgewählt, weil es speziell für kanadische Teams mit Schichtarbeit entwickelt wurde und integrierte Unterstützung für zweisprachige (Französisch und Englisch) Arbeitsplätze bietet, was die meisten Planungstools einfach nicht leisten. Mir gefällt, wie die Plattform die arbeitsrechtlichen Vorschriften der Provinzen berücksichtigt – das ist wichtig, wenn Teams in Quebec und Ontario mit unterschiedlichen Regeln zu Pausen und Überstunden verwaltet werden. Mein Team nutzt auch die Verfügbarkeits- und Abwesenheitsverwaltung, um Schichten schneller zu besetzen, da Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit direkt in der App einreichen und der Dienstplan automatisch angepasst wird.
Hauptfunktionen von Agendrix
- Drag-and-drop-Dienstplanerstellung: Schichten visuell erstellen und anpassen, indem Mitarbeitende im Wochenplan per Drag-and-Drop in Zeitslots gezogen werden.
- Offene Schichtverwaltung: Unbesetzte Schichten können ausgeschrieben werden, damit verfügbare Mitarbeitende sie direkt über die App übernehmen können.
- In-App-Nachrichten: Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an Mitarbeitende senden, ohne die Planungsplattform zu verlassen.
- Stempeluhr mit Geolokalisierung: Mitarbeitende stempeln sich über das Handy ein und aus; die Standortverfolgung bestätigt, dass sie vor Ort sind.
Agendrix-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Sage, Ceridian und ADP Workforce. Über eine API werden individuelle Integrationen unterstützt.
Was ist kostenlos?
Agendrix bietet eine 21-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach der Testphase ist für die weitere Nutzung der Plattform ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.
Pros and Cons
Pros:
- Zweisprachige EN/FR-Oberfläche ideal für kanadische Arbeitsplätze
- Schichtbestätigungen helfen, Anwesenheitsprobleme zu reduzieren
- Übersichtliche Darstellung von Verfügbarkeit und Abwesenheiten während der Planung
Cons:
- Automatisierte Planungsregeln sind weniger fortgeschritten
- Das Bearbeiten von Schichten in großen Mengen könnte flexibler sein
Zoho Shifts ist ein cloudbasiertes Mitarbeitereinsatzplanungs-Tool, das für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die Schichten verwalten, Anwesenheiten verfolgen und Urlaubsanträge bearbeiten möchten, ohne den Aufwand oder die Kosten herkömmlicher Planungssoftware.
Für wen ist Zoho Shifts am besten geeignet?
Zoho Shifts eignet sich besonders für kleine Unternehmen in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Gastronomie, die eine unkomplizierte Möglichkeit benötigen, Stundenkräfte zu verwalten.
Warum ich Zoho Shifts ausgewählt habe
Zoho Shifts gehört für mich auf die Auswahlliste, weil es Konflikte bei der Schichtplanung zuverlässig erkennt – ein häufiges Problem beim Management stundenbasierter Teams. Beim Erstellen des Dienstplans warnt das Tool rechtzeitig vor Überschneidungen oder Verfügbarkeitsproblemen – so erspare ich mir das hektische Korrigieren im Nachhinein. Besonders praktisch finde ich die Schichttausch-Funktion: Mitarbeitende können im System eigenständig und mit passenden Kollegen Schichten tauschen, was auch den E-Mail-Verkehr im Manager-Postfach reduziert. Da die Verwaltung mehrerer Standorte zentral möglich ist, ist es für Teams mit mehreren Filialen wirklich nützlich.
Zoho Shifts Hauptfunktionen
- Urlaubsverwaltung: Anträge prüfen, genehmigen oder ablehnen – alles auf einem Dashboard, zugänglich per Desktop und Mobilgerät.
- GPS-basiertes Ein- und Ausstempeln: Mitarbeitende stempeln sich mit GPS-Ortung und Geofencing am Arbeitsplatz ein, um die Anwesenheit am richtigen Standort zu bestätigen.
- Integrierte Teamkommunikation: Direktnachrichten, Gruppenchats und Ankündigungen sorgen dafür, dass alle informiert bleiben, ohne die App zu verlassen.
- Stundenzettel-Export: Erfasste Stunden können direkt an Lohnbuchhaltungs-Software zur Gehaltsabrechnung jedes Abrechnungszeitraums exportiert werden.
Zoho Shifts Integrationen
Es sind derzeit keine nativen Integrationen gelistet.
Was ist kostenlos?
Zoho Shifts bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit Zugriff auf alle Funktionen. Nach dieser Testphase ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich, ein dauerhaft kostenloses Angebot gibt es nicht.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht mobiles Ein-/Auschecken und Anwesenheitsverfolgung in Echtzeit standortübergreifend
- Mitarbeiter können Schichten direkt in der App abgeben, tauschen oder anbieten
- Vorlagen beschleunigen die wiederkehrende Dienstplangestaltung
Cons:
- Pausen-Tracking/-Erinnerungen weniger fortgeschritten
- Begrenzte Möglichkeiten zur tiefgreifenden Individualisierung
7shifts ist eine Mitarbeitereinsatzplanungsplattform, die speziell für Teams im Gastgewerbe entwickelt wurde und einfache Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und Teamkommunikation an einem Ort bietet. Dadurch können Manager mühelos wechselnde Dienstpläne und Personalkosten verwalten.
Für wen ist 7shifts am besten geeignet?
7shifts eignet sich besonders gut für Restaurantbesitzer und -manager, die Planungswerkzeuge benötigen, die auf die besonderen Anforderungen von schichtbasierten und von hoher Fluktuation geprägten Arbeitsabläufen im Gastgewerbe zugeschnitten sind.
Warum ich 7shifts ausgewählt habe
Ich habe 7shifts als eines der besten Tools ausgewählt, weil es ausschließlich für Restaurants entwickelt wurde – und diese Spezialisierung zeigt sich in jedem Aspekt der Planungsfunktionen. Besonders gefällt mir, dass die KI-gestützte Umsatzprognose historische Kassendaten nutzt, um genau zu empfehlen, wie viele Mitarbeiter pro Schicht eingeplant werden sollten. So muss ich weder während eines hektischen Freitagabendgeschäfts raten noch an einem ruhigen Dienstagmittag zu viele einteilen. Auch die Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind für Restaurantmanager hervorzuheben: 7shifts kennzeichnet 'Clopen'-Schichten, verfolgt Minderjährigenregelungen und sendet Echtzeit-Überstundenwarnungen, während ich den Dienstplan erstelle – nicht erst danach. Für Teams mit hoher Fluktuation und wechselnden Schichtmustern sind solche eingebauten Sicherungen wirklich hilfreich.
7shifts: Wichtige Funktionen
- Drag-and-Drop-Dienstplaner: Erstellen und bearbeiten Sie die Wochenpläne visuell, indem Sie Schichten zwischen Rollen, Tagen und Standorten ziehen.
- Schichtbörse und Schichttausch: Mitarbeitende können offene Schichten übernehmen oder Tauschvorschläge direkt in der App stellen. Die Bestätigung erfolgt durch Führungskräfte.
- Verwaltung von Abwesenheiten und Verfügbarkeiten: Das Personal gibt Verfügbarkeiten und Abwesenheitsanträge in der App an, die bei der Erstellung des Plans automatisch berücksichtigt werden.
- Teamnachrichten in der App: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenankündigungen an bestimmte Rollen, Abteilungen oder das gesamte Team direkt über die Plattform.
7shifts Integrationen
Zu den Integrationen gehören Toast, Square, Lightspeed, Clover, Revel, Aloha POS, ADP Workforce Now, QuickBooks, Heartland und Micros.
Was ist kostenlos?
7shifts bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für Restaurants mit nur einem Standort und bis zu 15 Mitarbeitern. Der kostenlose Tarif umfasst grundlegende Schichtplanung, Verfügbarkeits- und Urlaubsverwaltung sowie Einweg-Ankündigungen. Erweiterte Funktionen und Integrationen sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.
Pros and Cons
Pros:
- Sofortige Anzeige der prognostizierten Personalkosten beim Erstellen der Schichten
- Schichttausch und Abwesenheitsanträge werden per Mitarbeiter-App verwaltet
- Trinkgeldpooling direkt verknüpft mit Kassensystem- und Arbeitszeitdaten
Cons:
- Verzögerungen bei der Synchronisation mit bestimmten Kassensystemen
- Schulung erforderlich, um Integrationen korrekt einzurichten
Findmyshift ist eine Mitarbeitereinsatzplanungsplattform, die für kleine Unternehmen, Teams aus der Gastronomie und Organisationen entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit brauchen, Schichten zu verwalten, Anwesenheit zu verfolgen und kurzfristige Änderungen ohne den Aufwand von Tabellenkalkulationen oder manuellen Prozessen zu bewältigen.
Für wen ist Findmyshift am besten geeignet?
Findmyshift passt besonders gut zu kleinen bis mittelgroßen Teams in schichtintensiven Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen, die eine unkomplizierte Einsatzplanung ohne große Einarbeitung benötigen.
Warum ich Findmyshift ausgewählt habe
Findmyshift hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil der Drag-and-Drop-Planer den täglichen Schichtplanungsalltag besonders gut meistert. Mir gefällt, dass man Schichten per Mausklick und mit Tastenkürzeln direkt im Plan verschieben kann, ohne in Menüs suchen zu müssen, wenn zum Beispiel jemand krankgemeldet wird. Die Kopieren-und-Einfügen-Funktion spart viel Zeit beim Erstellen wiederkehrender Wochenpläne. Auch Schichttausch oder Stornierungsanfragen können direkt von den Mitarbeitenden gestellt werden (vorbehaltlich der Genehmigung durch die Verwaltung), was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Findmyshift Schlüsselfunktionen
- Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich direkt über die Plattform ein- und ausstempeln, wobei Zeitstempel mit den geplanten Schichten abgeglichen werden.
- Verfügbarkeitsverwaltung: Das Personal kann Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge einreichen, die Vorgesetzte direkt im Plan einsehen, genehmigen oder ablehnen können.
- Automatische Erinnerungen: Findmyshift verschickt Schicht-Erinnerungen per E-Mail oder SMS, damit keine anstehenden Schichten vergessen werden.
- Lohnabrechnungsberichte: Erstellen Sie exportierbare Berichte mit Arbeitsstunden und Gehalt anhand der Schichtdaten und individuellen Stundensätzen.
Findmyshift Integrationen
Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook, Apple Kalender; eine Entwickler-API für eigene Anbindungen steht zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Findmyshift bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 5 Mitarbeitende je Organisation. Dieser umfasst die wichtigsten Planungsfunktionen, jedoch keine Lohnabrechnungsexporte oder erweiterten Berichte.
Pros and Cons
Pros:
- Drag-and-Drop-Planung für schnelle Schichtänderungen
- Kostenloser Tarif mit unbegrenzter Anzahl an Mitarbeitenden und Plänen
- Personal kann direkt in der App Urlaub beantragen
Cons:
- Keine automatische Schichtplanung oder Schichtvorschläge
- Mobile App mit weniger Funktionen als die Desktop-Version
TIMIFY ist eine Mitarbeiterplanungsplattform für Teams, die Schichten, Termine und die Verfügbarkeit des Personals verwalten. Sie ist eine praktische Wahl für Unternehmen, die eine kostenlose und flexible Möglichkeit suchen, Arbeitspläne und Buchungen zu organisieren.
Für wen ist TIMIFY am besten geeignet?
TIMIFY eignet sich gut für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit zur Verwaltung von Mitarbeiterplänen und Kundenterminen benötigen, ohne eine lange Einarbeitungszeit.
Warum ich TIMIFY ausgewählt habe
Ich habe mich für TIMIFY entschieden, weil das Tool die Realitäten von kleinen Unternehmen berücksichtigt – oft muss eine Person Zeitpläne, Buchungen und Verfügbarkeiten des Teams gleichzeitig verwalten. Besonders gefällt mir, dass der Gratis-Tarif einen Ressourcen-Kalender enthält, mit dem Sie Mitarbeitende bestimmten Dienstleistungen oder Zeitfenstern zuweisen können, ohne dass ein kostenpflichtiges Upgrade nötig ist. TIMIFY ermöglicht kleinen Teams außerdem, die individuelle Verfügbarkeit der Mitarbeitenden festzulegen, wodurch Terminüberschneidungen erkannt werden, bevor sie überhaupt entstehen.
TIMIFY Hauptfunktionen
- Schichtplaner: Flexible Schichtpläne für Mitarbeitende mit unregelmäßigen Arbeitszeiten erstellen und Urlaubs- oder Krankheitszeiten mit wenigen Klicks verwalten.
- Buchungsabhängigkeiten: Weisen Sie für jede Dienstleistung Mitarbeitende, Räume und benötigte Geräte zu, sodass alle benötigten Ressourcen automatisch gebucht werden.
- Gruppenbuchungen: Gruppenveranstaltungen, Kurse oder Events verwalten – inklusive Teilnahmelisten und automatisierten Benachrichtigungen für die Teilnehmer.
- Statistik-Dashboard: Zeigt Buchungsdaten, Stornierungen, Ressourcenauslastung und Umsatzanalysen direkt im TIMIFY-Kalender an.
TIMIFY-Integrationen
Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, Zoom, HubSpot, Intercom, Facebook, Instagram, AMPAREX und Zapier.
Was ist kostenlos?
TIMIFY bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der unbegrenzte Buchungen, einen Kalender und grundlegende Planungsfunktionen umfasst. Der Gratis-Tarif ist auf einen Nutzer beschränkt und beinhaltet keinen Zugriff auf Premium-Integrationen oder erweiterte Analysen.
Pros and Cons
Pros:
- Google Kalender- und Outlook-Synchronisierung inklusive
- Automatisierte Erinnerungen reduzieren Nichtanwesenheiten
- Benutzerdefinierte Buchungsformulare können erstellt werden
Cons:
- Keine Lohnabrechnungs- oder HR-Integrationen
- Keine Schichttauschfunktion im kostenlosen Tarif
ZoomShift ist eine Planungsplattform, die für Unternehmen mit schichtbasierten Teams entwickelt wurde und Managern sowie Stundenkräften hilft, Arbeitspläne zu koordinieren, Arbeitszeiten zu erfassen und Schichtwechsel zu organisieren.
Für wen ist ZoomShift am besten geeignet?
ZoomShift eignet sich besonders für kleine Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und in der Gastronomie, die auf Stundenkräfte angewiesen sind und eine einfache, unkomplizierte Schichtplanung benötigen.
Warum ich mich für ZoomShift entschieden habe
ZoomShift hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es speziell für die Schichtplanung von Stundenkräften entwickelt wurde und nicht einfach ein Werkzeug für allgemeines Projekt- oder Personalmanagement ist. Mir gefällt, wie die Verfügbarkeits- und Schichttauschfunktionen ineinandergreifen – Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeit direkt in der App an und wenn eine Schicht getauscht werden muss, können sie einen Tausch beantragen, ohne dass Manager jedem hinterherlaufen müssen. Die Vorlagen für Schichtpläne nutze ich außerdem, um wiederkehrende Wochenpläne in wenigen Minuten neu zu erstellen, statt jedes Mal von vorn zu beginnen. Das Tool zur Prognose der Personalkosten ist ein weiteres wirklich nützliches Feature: Es ermöglicht mir, die geplanten Stunden in Echtzeit mit dem festgelegten Budget zu vergleichen und Überstunden rechtzeitig zu erkennen, bevor sie auf die Lohnabrechnung schlagen.
Wichtigste Funktionen von ZoomShift
- Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich direkt über die mobile App oder ein gemeinsames Gerät ein und aus, mit GPS-Tracking zur Standortbestätigung.
- In-App-Nachrichten: Manager und Teammitglieder können Direktnachrichten oder Gruppennachrichten versenden, ohne die Plattform zu verlassen.
- Offene Schichten: Manager können nicht besetzte Schichten veröffentlichen, die von berechtigten Mitarbeitenden übernommen werden können – das reduziert zeitaufwendiges Nachfragen.
- Stundenzettel-Verwaltung: ZoomShift generiert automatisch Stundenzettel aus den An- und Abmeldedaten, die Manager vor dem Export zur Lohnabrechnung prüfen und freigeben können.
ZoomShift-Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, ADP, Gusto, Paychex, Google Kalender, Outlook Kalender, iCal und eine API für individuelle Anbindungen.
Was ist kostenlos?
ZoomShift bietet einen dauerhaft kostenlosen Essentials-Plan für bis zu 20 Nutzer. Dieser enthält grundlegende Planungs- und Teamkommunikationsfunktionen. Die Planung ist auf zwei Wochen im Voraus und einen Standort im kostenlosen Plan beschränkt.
Pros and Cons
Pros:
- Schichtvorlagen für wiederkehrende Dienstmuster
- Integrierte Zeiterfassung mit GPS-Bestätigung
- Mitarbeitende können Verfügbarkeit eintragen und Schichten anfragen
Cons:
- Admin-Funktionen während der Testphase eingeschränkt
- Schichttausch nicht in der Testphase enthalten
Sling ist eine Planungsplattform für Unternehmen mit Stundenkräften, die Managern und Mitarbeitern hilft, Schichten zu koordinieren, Verfügbarkeiten zu verfolgen und an einem Ort zu kommunizieren – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder endlose Gruppennachrichten.
Für wen ist Sling am besten geeignet?
Sling eignet sich hervorragend für Manager im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Gastgewerbe, die große stundenbasierte Teams an einem oder mehreren Standorten planen und koordinieren müssen.
Warum ich Sling gewählt habe
Ich habe Sling als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es die Einsatzplanung für große Gruppen über mehrere Rollen und Standorte hinweg ermöglicht. Wenn Sie ein Team von über 20 stundenbasierten Mitarbeitern verwalten, können Sie mit Sling Schichten nach Position oder Standort filtern und zuweisen, sodass Sie nicht eine riesige Liste nach Abdeckung durchforsten müssen. Mir gefällt auch die Funktion für verfügbare Schichten, durch die Mitarbeiter offene Schichten selbst übernehmen können – so kann sich die Gruppe eigenständig um die Besetzung kümmern. Über Gruppennachrichten lassen sich bestimmte Abteilungen oder Rollen direkt erreichen, sodass ein Schichtupdate für das Küchenteam nicht an das Team im Servicebereich geht.
Wichtige Funktionen von Sling
- Abwesenheitsverwaltung: Mitarbeiter können Urlaubsanträge direkt in der App stellen, und Manager können diese genehmigen oder ablehnen, ohne den Schichtplan zu verlassen.
- Verfolgung der Personalkosten: Sie können Stundenlöhne festlegen und Sling zeigt die prognostizierten Lohnkosten während der Schichtplanung an, sodass Sie Ihr Budget besser kontrollieren können.
- Newsfeed: Veröffentlichen Sie Ankündigungen für das gesamte Team oder bestimmte Gruppen; Mitarbeiter können Beiträge liken und kommentieren.
- Überstundenwarnungen: Sling markiert Mitarbeiter, die kurz davor sind, Überstunden zu leisten, während Sie Schichten zuweisen – so vermeiden Sie unerwartete Kosten.
Sling-Integrationen
Integrationen sind unter anderem mit Toast, Shopify, Square, Gusto, Harbortouch, Restaurant Manager und POSiTouch möglich.
Was ist kostenlos?
Sling bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der grundlegende Dienstplanung, Urlaubsanträge und Team-Messaging umfasst. Der Gratis-Tarif enthält keine Funktionen wie Personalkosten-Tracking, Überstundenwarnungen oder Drittanbieter-Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Der Gratis-Plan umfasst unbegrenzt viele Nutzer und Standorte
- Integrierte Teamkommunikation zur Schichtkoordination
- Mitarbeiter können Verfügbarkeiten hinterlegen und Urlaub beantragen
Cons:
- Im Gratis-Tarif keine Lohnabrechnungs- und POS-Integrationen enthalten
- Keine automatische Dienstplanung oder KI-gestützte Schichtvorschläge
Weitere kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht in unsere Shortlist der besten Mitarbeitereinsatzplanungs-Software geschafft haben:
- ABC Roster
Am besten für Einsatzplanbeschränkungen
- WebWork Time Tracker
Am besten für Remote- und Hybrid-Teams geeignet
- Wrike
Am besten für Gantt-Diagramm-Visualisierung
- TimeTrex
Am besten für automatisierte Einsatzplanung
- Factorial
Am besten geeignet für die Integration von Dienstplanung und Gehaltsabrechnung
- actiPLANS
Am besten für automatisierte Urlaubsverwaltung
- OpenSimSim
E Dienstplan- und Zeiterfassungslösung für mittelständische Unternehmen
- Tickspot
E Anwendung für Mitarbeitereinsatzplanung und Stundenzettel für Freiberufler
Weitere HR-Software-Testberichte
Falls Sie hier noch nicht fündig geworden sind, schauen Sie sich diese weiteren Tools an, die wir getestet und bewertet haben:
- HR-Software
- Lohnabrechnungs-Software
- Recruiting-Software
- Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistungen
- Bewerbermanagement-Systeme
- Workforce-Management-Software
Wie ich kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungssoftware bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Muss-Kriterien — wie etwa ob ein Tool tatsächlich ein 10-köpfiges Schichtteam kostenlos planen kann — und in Unterscheidungsmerkmale, die die besten Optionen herausheben.
Kernfunktionalität (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (Funktionalität fehlt) bis 5 (übertrifft Erwartungen in diesem Bereich) hinsichtlich jeder der unten aufgelisteten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Verfügbarkeit eines kostenlosen Tarifs: Ich prüfe, ob der Gratis-Tarif genügend Nutzer und Funktionen unterstützt, damit ein echtes Team Einsatzpläne erstellen und veröffentlichen kann, ohne an eine Bezahlschranke zu stoßen.
- Schichtplanung & Kalender: Drag-and-Drop-Builder, wiederkehrende Vorlagen und Mehrrollenansichten sind wichtige Faktoren — ich achte auf Tools, mit denen sich ein kompletter Wochenplan in wenigen Minuten erstellen lässt.
- Verfügbarkeit & Freizeit der Mitarbeiter: Ich bewerte, ob das Personal seine Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge selbst einreichen kann und ob Manager diese direkt in den Plan übernehmen und genehmigen können.
- Schichttausch & Benachrichtigungen: Wenn jemand um 6 Uhr morgens absagt, suche ich nach Tools, die es Mitarbeitern ermöglichen, offene Schichten zu übernehmen oder mit Kollegen zu tauschen — und die Manager automatisch informieren.
- Mobiler Zugriff für Mitarbeiter: Die meisten Stundenkräfte prüfen ihre Einsatzpläne auf dem Handy. Daher bewerte ich, ob die App alle Funktionen für Manager und Mitarbeiter auch mobil zur Verfügung stellt.
- Team-Kommunikationstools: Ich achte auf integrierte Chats oder Ankündigungen, damit sich alle Planungsdiskussionen zentral bündeln lassen – statt über verstreute SMS und E-Mails zu laufen.
Wenn ich eine Liste an Tools zusammengestellt habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich auf die Alleinstellungsmerkmale jeder Plattform.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich die unterschiedlichen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Automatisierte Einsatzplanung ist ein großes Unterscheidungsmerkmal: Ich suche nach Tools, die anhand von Rollen, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitregelungen einen kompletten Wochenplan vorschlagen, anstatt jede Schicht per Drag-and-Drop zu vergeben. Integrierte Zeiterfassungsterminals mit GPS oder Geofencing sind wichtig – besonders für Teams an mehreren Standorten. Ich prüfe außerdem, ob sich ein Tool mit Lohnabrechnungs- und HRIS-Systemen verbinden lässt, da das manuelle Übertragen genehmigter Stunden den Zweck einer zentralen Planungslösung zunichtemacht.
Über Funktionen hinaus
Transparenz beim Gratis-Tarif spielt hier eine große Rolle. Ich überprüfe, ob ein Anbieter Nutzergrenzen und Funktionsbeschränkungen klar kommuniziert oder Upgrade-Anreize im Produkt versteckt. Auch die Branchenpassung ist entscheidend: Ein Café mit wechselnden Teilzeitkräften hat andere Planungsanforderungen als eine Praxis mit qualifiziertem Personal. Deshalb schaue ich, ob Vorlagen und Einstellungen auf spezifische Arbeitsumgebungen zugeschnitten sind. Ich bewerte zudem den Aufwand für das Onboarding, da die meisten Teams ohne IT-Unterstützung starten und Personal sowie den ersten Plan selbst importieren und veröffentlichen müssen.
Wie Sie kostenlose Software für die Mitarbeitereinsatzplanung auswählen
Kostenlose Software für die Mitarbeitereinsatzplanung kann viele Herausforderungen lösen, aber die richtige Auswahl erfordert ein umsichtiges Vorgehen. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, ist es entscheidend, die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu verstehen, um den Auswahlprozess gezielt steuern zu können.
Beachten Sie folgende Schlüsselfaktoren, um die beste kostenlose Planungslösung für Ihr Team zu finden:
- Welche Planungsprobleme möchten Sie lösen? Beginnen Sie damit, die Probleme bei der Dienstplanerstellung zu identifizieren, die Sie überwinden möchten. Haben Sie häufig Schichtkonflikte, kurzfristige Planänderungen oder Missverständnisse bezüglich der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden?
- Wenn Sie Ihre speziellen Herausforderungen kennen, können Sie gezielt die Software auswählen, die genau die Funktionen und Möglichkeiten bietet, um diese zu meistern.
- Welches Ergebnis ist wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Klar definierte Zielsetzungen zu Beginn helfen, wertvolle Zeit zu sparen. Möchten Sie Schichtkonflikte reduzieren, Fehlzeiten minimieren oder das Mitarbeitenderlebnis verbessern, indem Sie einen Schichttausch ermöglichen?
- Wenn Sie Ihr Ziel stets im Blick haben, können Sie eine Software auswählen, die die benötigten Vorteile bietet – ohne sich in überflüssigen Funktionen zu verlieren.
- Wer sind Ihre Hauptnutzerinnen und Nutzer? Überlegen Sie, wer das Tool nutzen wird, wer Ihre Power-User sind und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Nutzen nur Ihre HR-Profis und Führungskräfte das System oder soll das gesamte Unternehmen Zugriff auf den Schichttausch erhalten?
- Da viele kostenlose Tools Nutzerbeschränkungen haben, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die Ihr gesamtes Team unterstützt – ohne versteckte Zusatzkosten.
- Welche Integrationen benötigen Sie? Achten Sie darauf, dass sich die kostenlose Planungslösung nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, zum Beispiel in Lohnabrechnung, HR-Tools oder Zeiterfassungssysteme.
- Viele kostenlose Lösungen sind bei Integrationen eingeschränkt. Prüfen Sie, ob das Tool mit Ihren Systemen verbunden werden kann, oder ob Sie mit Workarounds oder Zusatzkosten rechnen müssen.
- Erfüllt die kostenlose Software Ihre technischen Anforderungen? Beziehen Sie die Toolauswahl in Ihre bestehenden Abläufe und technischen Anforderungen ein. Auch wenn ein Tool kostenlos ist, kann es zu mehr Problemen führen, wenn es nicht zu vorhandenen Prozessen passt.
- Überlegen Sie, wie sich das Tool in Ihre täglichen Abläufe integrieren lässt. Unterstützt es Ihren Planungsprozess, oder würde es große Anpassungen erfordern?
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders. Nur weil ein Planungssystem kostenlos ist, muss es nicht automatisch zu Ihrer Organisation passen. Konzentrieren Sie sich auf die Herausforderungen, Ziele und Nutzerbedürfnisse, die für Ihr Team wirklich relevant sind, um die beste Lösung zu finden.
Trends bei kostenloser Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Kostenlose Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung entwickeln sich rasant weiter — nicht nur, um Nutzer zu gewinnen, sondern um sie durch echten Mehrwert zum Upgrade zu bewegen. Was aktuell zählt? Noch intelligentere, flexiblere und benutzerfreundlichere Plattformen, die sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende an der Basis unterstützen.
Das sind die wichtigsten Trends, die Mitarbeitereinsatzplanungssoftware aktuell prägen:
- Integration von Tools fürs Remote-Arbeiten: Die Anbindung an Plattformen für Remote-Arbeit und Kommunikationswerkzeuge ist mittlerweile fast zum Standard geworden und spiegelt den fortlaufenden Wandel zu hybrider und dezentraler Arbeit wider. Diese Integration erleichtert Abstimmung und Flexibilität und hält Teams unabhängig vom Standort auf dem Laufenden.
- KI-gestützte Einsatzplanung: Künstliche Intelligenz wird verstärkt genutzt, um Einsatzpläne zu optimieren, Mitarbeiterpräferenzen und Geschäftsanforderungen zu berücksichtigen und sogar den künftigen Personalbedarf vorherzusagen. Der Trend geht klar zu proaktiven, intelligenten Planungslösungen, die sich in Echtzeit an veränderte Bedingungen anpassen.
- Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende: Es gibt einen klaren Trend zu Features, die Mitarbeitende stärken, beispielsweise Schichttausch, das Annehmen offener Schichten und das Beantragen von freien Tagen direkt über eine App. Solche Funktionen fördern mehr Eigenverantwortung und ein besseres Gleichgewicht von Arbeit und Privatleben, und machen Dienstpläne flexibler und demokratischer.
- Analytics für mentale Gesundheit und Wohlbefinden: Einige Lösungen bieten Analysewerkzeuge, die das Wohlbefinden der Mitarbeitenden überwachen und auf Basis der Planungsdaten Muster erkennen, die auf Überlastung oder Burnout hindeuten. Dieser Ansatz zeigt, dass das Thema mentale Gesundheit in der Arbeitswelt immer mehr Beachtung findet.
Diese Trends verdeutlichen den Wandel zu intelligenteren, flexibleren und mitarbeiterorientierten Tools, die nicht nur die Planung, sondern auch Produktivität, Wohlbefinden und das strategische Ressourcenmanagement verbessern.
Was ist kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software?
Kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software ist ein Werkzeug für das Personalmanagement, das Führungskräften dabei hilft, Arbeitspläne für stundenbasierte oder schichtbasierte Teams zu erstellen, zu aktualisieren und zu teilen – und das völlig kostenlos.
Diese Software wird von HR-Profis, Teamleitern und kleinen Unternehmern genutzt, um Terminüberschneidungen zu minimieren, die Teamkommunikation zu verbessern und durch die Automatisierung von Schichteinteilungen, Verfügbarkeitsprüfungen und Urlaubsanträgen Zeit zu sparen.
Funktionen von Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
Kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungs-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Planungsprozesse zu optimieren, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Allerdings ist es, so verständlich der Wunsch nach einem kostengünstigen Tool auch ist, wichtig zu bedenken, dass kostenlose Software nur grundlegende Funktionen bereitstellt.
Hier sind die wichtigsten Funktionen für die Mitarbeitereinsatzplanung, die Sie beachten sollten, je nachdem, ob sie in der Gratisversion verfügbar sind oder nicht:
Typischerweise kostenlose Planungsfunktionen:
- Basis-Planung: Dies bezieht sich auf grundlegende Planungswerkzeuge, mit denen Sie Wochenpläne für Stundenkräfte erstellen können, um ein optimales Personalniveau zu gewährleisten – das Kernthema dieser Softwareart.
- Zeiterfassung: Zeiterfassung ist eine entscheidende Funktion jeder Mitarbeitereinsatzplanungs-App. Führungskräfte müssen verfolgen können, wie viel Zeit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwendet und Stundenzettel genehmigen. Mitarbeitereinsatzplanungs-Apps mit dieser Funktion steigern die Produktivität des Unternehmens.
- Einfache Stundenzettelberichte und Analysen: Hiermit sind Funktionen gemeint, mit denen Stundenzettelberichte erstellt werden können, einschließlich aufgezeichneter Arbeitsstunden, Überstunden und abrechenbarer Zeiten. Manche Gratis-Systeme bieten zusätzliche Analysen auf Basis dieser Daten, aber nicht alle. Mit der Stundenzettel-Berichterstattung kann ein Unternehmensinhaber die Lohnabrechnung berechnen, korrekte Rechnungen versenden und einen klaren Überblick über die Leistung des Teams gewinnen.
- Zugänglichkeit per mobiler App: Da heutzutage fast jeder ein Handy bei sich trägt, ist es essenziell, dass Ihre Mitarbeitereinsatzplanungs-Software eine mobile App bietet oder zumindest mobil nutzbar ist. Damit können Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs ihren Dienstplan einsehen.
- Exportoptionen für Dienstpläne: Je nach Branche benötigen Sie vielleicht die Möglichkeit, Dienstpläne als PDF, Tabellenkalkulation oder E-Mail-Anhang zu exportieren. Das ist besonders wichtig für Teams, die remote arbeiten oder über eingeschränkten Internetzugang verfügen. Der Export von Plänen hilft, Daten aus der Software auf die Geräte der Teammitglieder zu übertragen und sorgt dafür, dass alle selbst ohne Zugriff auf das Programm auf dem Laufenden bleiben.
- Urlaubsanträge und -genehmigungen: Urlaubsanträge sind ein zentrales Feature von Mitarbeitereinsatzplanungs-Software, da sie direkt mit der Produktivität des Unternehmens verknüpft sind. Sie sind wichtig, um das Team motiviert und aktiv zu halten – ein organisierter Prozess zur Beantragung und Verwaltung von Abwesenheiten ist daher unerlässlich.
Erweiterte Planungsfunktionen, die in kostenpflichtigen Plänen enthalten sind:
- Schichtentausch: Mit dieser Funktion können Mitarbeitende ihre Schichten direkt in der App tauschen, vorbehaltlich einer Genehmigung. Diese Selbstständigkeit reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie mehr Kontrolle über ihre Einsatzzeiten erhalten.
- Individuell anpassbare Schichten: Hiermit können Sie Schichten auf Basis von Rollen, Fähigkeiten oder Abteilungen erstellen. Diese Individualisierung sorgt dafür, dass die richtigen Personen für die richtigen Tätigkeiten eingeplant werden, was die Effizienz steigert. (Wenn Sie eine wirklich vollständig anpassbare Planungsplattform suchen, ist vielleicht ein Open-Source-Planungssystem die bessere Wahl.)
- Unterstützung mehrerer Standorte: Diese Funktion ist wesentlich für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Sie erleichtert die Planungsverwaltung für Eigentümer und Führungskräfte, die verschiedene Standorte betreuen, und sorgt für Konsistenz in allen Betrieben.
- Integrationsmöglichkeiten: Die Verbindung mit anderen Geschäftssystemen wie der Lohnabrechnung, HR- und Zeiterfassungssoftware kann die Effizienz Ihrer Abläufe deutlich verbessern, Fehler reduzieren und Zeit sparen durch die Automatisierung des Datentransfers zwischen Plattformen.
- Prognose der Personalkosten: Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die Personalkosten auf Basis historischer Daten, Verkaufsprognosen und Personalbedarfsplanung vorherzusagen. Unternehmen können so Budgets planen und Dienstpläne anpassen, um Personalkosten zu optimieren und die finanzielle Effizienz zu erhöhen.
- Budgetierung und Kostenanalyse: Hierbei handelt es sich um Tools, die die tatsächlichen Lohnkosten mit den erwarteten Kosten und Budgets vergleichen und eine Warnung geben, wenn Ihr Budget überschritten wird. Zusätzlich kann die Analyse von Kostenentwicklungen dabei helfen, die künftige Personalkostenprognose zu verbessern.
- Überstundenmanagement: Die Möglichkeit, Überstunden zu verfolgen und zu verwalten, hilft dabei, übermäßige Personalkosten zu vermeiden und gleichzeitig die Einhaltung von Arbeitsgesetzen – etwa zur maximalen Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage in Ihrem Land – zu gewährleisten.
Häufige KI-Funktionen für die Mitarbeitereinsatzplanung
Viele Lösungen zur Mitarbeitereinsatzplanung integrieren KI-Funktionen, um das Kundenerlebnis zu verbessern, zum Beispiel:
- Automatisierte Optimierung von Dienstplänen: KI analysiert den Personalbedarf, die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden, Arbeitsgesetze und historische Nachfragedaten, um automatisch den effizientesten Dienstplan zu erstellen – das reduziert Konflikte und spart stundenlange manuelle Planung.
- Prognose des Personalbedarfs: KI prognostiziert den zukünftigen Personalbedarf anhand von Mustern, Saisonalitäten und aktuellen Geschäftsdaten, sodass Sie Spitzenzeiten vorausplanen und teure Überbesetzungen vermeiden können.
- Intelligente Anomalie-Erkennung: KI erkennt unregelmäßige Zeiterfassungen, Abweichungen bei der Anwesenheit oder potenzielle Lohnabrechnungsfehler, bevor sie eskalieren, sodass Manager schnell eingreifen können.
- KI-basierte Schichtvorschläge: Wenn Mitarbeitende ausfallen oder eine Schicht nachbesetzt werden muss, schlägt die KI auf Basis von Qualifikationen, Verfügbarkeit und rechtlichen Vorgaben die besten Vertretungen vor.
- Überwachung der Compliance: KI erkennt automatisch Dienstplankonflikte, die gegen Arbeitsgesetze verstoßen (wie maximale Wochenstunden, Pausenvorschriften oder Jugendarbeitsschutz), und hilft Ihnen, die Einhaltung sicherzustellen.
- Ausgewogene Arbeitsbelastung: KI verteilt Schichten und Aufgaben fair auf Grundlage bisheriger Arbeitslasten, Mitarbeiterpräferenzen und Leistungsdaten – das reduziert Überlastungen und erhöht die Teamzufriedenheit.
- Chatbot-basierter Support: KI-gestützte Chatbots beantworten Mitarbeitenden sofort Fragen zu ihrem Dienstplan, Urlaubsguthaben oder Schichtwechseln, was den Abstimmungsaufwand mit den Vorgesetzten reduziert.
Vorteile kostenloser Software zur Mitarbeitereinsatzplanung
Software zur Mitarbeitereinsatzplanung hilft Ihnen dabei, Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden zu verwalten, eine optimale Personalbesetzung sicherzustellen und individuelle Wünsche und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Selbst einfache, kostenlose Versionen bieten zahlreiche Vorteile und stellen einen enormen Fortschritt gegenüber klassischen (also alten) Methoden wie Tabellenkalkulationen dar — gruselig!
Hier sind einige der Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie kostenlose Online-Planungssoftware für Ihr Unternehmen einsetzen:
- Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf papierbasierte Dienstpläne oder teure proprietäre Software können Unternehmen ihr Budget auf andere wichtige Bereiche umverteilen. Dieser Vorteil ermöglicht eine flexiblere Budgetierung und Ressourcenverteilung und wirkt sich direkt positiv auf das Betriebsergebnis aus.
- Gesteigerte Effizienz: Automatisierte Einsatzplanung reduziert Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen. Ihr Team gewinnt so wertvolle Zeit, sich strategischeren Aufgaben zu widmen – für mehr Produktivität.
- Mitarbeiter-Befähigung: Mitarbeitenden die Kontrolle über ihre Dienstpläne zu geben, inklusive der Möglichkeit, Freiwünsche einzureichen oder Schichten zu tauschen, steigert die Zufriedenheit und das Engagement. Diese Selbstbestimmung führt zu einer motivierteren und produktiveren Belegschaft und unterstützt die Unternehmensziele direkt.
- Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Da die Einsatzplanung arbeitsrechtliche Vorgaben und Tarifverträge automatisch berücksichtigt, senkt die Software das Risiko von Bußgeldern wegen Nichteinhaltung.
- Datenbasierte Entscheidungen: Mit Zugriff auf Berichte und Analysen können Manager fundierte Entscheidungen zu Personalbedarf und Leistung treffen. Das unterstützt die strategische Planung und kann zu mehr Effizienz im Betrieb führen.
Wie Sie sehen, verschafft Ihnen der Einsatz kostenloser Software zur Mitarbeitereinsatzplanung vielfältige Vorteile. Zusammengenommen sorgen diese dafür, dass Ihr Unternehmen agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger wird — und unterstreichen, wie entscheidend diese Systeme für den Unternehmenserfolg sein können.
Kosten & Preise für Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
Ich weiß, dass Sie diesen Artikel auf der Suche nach den besten kostenlosen Lösungen für die Mitarbeitereinsatzplanung lesen. Da jedoch kostenlose Tarife meist nur einen eingeschränkten Funktionsumfang bieten, werden Sie Ihr Paket wahrscheinlich zukünftig erweitern müssen.
Um Ihnen die Preisspanne von Lösungen für die Dienstplanung zu verdeutlichen, habe ich die grundlegenden Preisbereiche und die enthaltenen Funktionen in der unteren Tabelle für Sie zusammengefasst.
Tarifvergleichstabelle für Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Merkmale |
|---|---|---|
| Gratis | $0 | Basis-Scheduling, mobiler Zugriff und Benachrichtigungen |
| Basis | $2-10 pro Nutzer/Monat | Alle Gratis-Funktionen plus Schichttausch, Urlaubsanfragen, Berichte und Analysen, Integration mit HR-Systemen, erweiterte Funktionen der mobilen App, E-Mail-Support |
| Professional | $10-30 pro Nutzer/Monat | Alle Basis-Funktionen plus erweiterte Planungsmöglichkeiten, Überwachung der Personalkosten, anpassbare Berechtigungen sowie Telefon- & Chat-Support |
| Enterprise | Kundenspezifische Preisgestaltung | Alle Professional-Funktionen plus persönliche Einführung, API-Zugriff, dedizierter Kundenbetreuer und erweiterte Sicherheitsfunktionen |
Wenn Sie überlegen, welchen Tarif Sie wählen sollten, sollten Sie die Größe Ihrer Belegschaft, Ihre spezifischen Anforderungen bei der Einsatzplanung sowie den Umfang des Kundensupports, den Sie benötigen, bewerten.
Eine wirklich kostenlose Option kann ein großartiger Einstieg für kleine Unternehmen sein, um die Software kennenzulernen. Wenn jedoch Ihr Bedarf wächst, kann der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif zusätzliche Funktionen und Support freischalten, um Ihre Einsatzplanung noch effizienter zu gestalten.
Mehrere Gründe, warum Sie direkt mit einem fortgeschritteneren Tarif starten möchten:
- Komplexe Planung: Wenn Ihre Planung Aufgaben wie das Management unterschiedlicher Schichten, variierender Arbeitszeiten und verschiedener Rollen umfasst, reicht eine kostenlose Software meist nicht aus. Fortgeschrittene Tarife bieten umfangreiche Planungsfunktionen, um komplexe Arbeitsstrukturen reibungslos zu verwalten.
- Schichttausch und Verfügbarkeitsmanagement: Die meisten Gratis-Tarife bieten keine Werkzeuge, um die Verfügbarkeit des Personals zu erfassen oder Schichten zu tauschen. Mit einem kostenpflichtigen Tarif erhalten Sie diese Funktionen, sodass Ihr Team die eigene Verfügbarkeit besser steuern kann — das reduziert Planungsprobleme und Last-Minute-Änderungen.
- Automatisierte Einsatzplanung: Die manuelle Erstellung von Dienstplänen kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Erweiterte Tarife enthalten oft KI-gestützte, automatisierte Einsatzplanung, die Schichten entsprechend der Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeitenden optimiert.
- Erweiterte Berichte und Analysen: Um fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen Sie detaillierte Einblicke in Ihre Planungsmuster und Personalkosten. Premium-Tarife bieten umfassende Bericht- und Analysewerkzeuge, die in Basistarifen fehlen.
- Integration mit Lohn- und HR-Systemen: Die meisten Gratis-Tarife lassen sich nicht mit anderen wichtigen HR- oder Lohnbuchhaltungssystemen integrieren, was einen manuellen Datenimport und -export erforderlich macht. Um diesen Aufwand zu vermeiden, sollten Sie auf einen kostenpflichtigen Tarif umsteigen, der diese nützliche Funktion bietet und so manuelle Eingaben sowie Fehlerquellen minimiert.
Letztlich ist es wichtig, einen Tarif zu wählen, der die Funktionen bietet, die Sie wirklich benötigen, um Ihre aktuellen Herausforderungen zu lösen – und das, ohne Ihr Budget zu überschreiten.
Häufig gestellte Fragen zu kostenloser Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die mir zu kostenloser Mitarbeitereinsatzplanungssoftware gestellt wurden:
Welche nützlichen Funktionen bieten kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungssoftwares?
Kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungssoftware beinhaltet in der Regel Schichtplanung, Drag-and-Drop-Kalenderansichten und automatische Benachrichtigungen. Oft können Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden festlegen, Urlaubsanträge genehmigen und wiederkehrende Schichten zuweisen. Manche Tools bieten Berichtsfunktionen und grundlegende Zeiterfassung für Führungskräfte. Integrationen oder Lohnabrechnungsoptionen sind in der Gratisversion jedoch häufig eingeschränkt.
Wie gehen kostenlose Planungstools mit Schichttausch und Verfügbarkeitsänderungen um?
Die meisten kostenlosen Planungstools ermöglichen es Mitarbeitenden, Schichttausch-Anfragen zu stellen oder ihre Verfügbarkeit über die Plattform oder eine App zu ändern. Als Führungskraft können Sie Änderungen genehmigen und Ihr Team direkt benachrichtigen. Das reduziert Ausfälle und manuelle Koordination. Manche erweiterte Tauschfunktionen stehen jedoch nur in kostenpflichtigen Plänen zur Verfügung.
Kann ich kostenlose Planungstools mit meiner Lohnbuchhaltung oder meinem HR-System integrieren?
Einige kostenlose Tools bieten begrenzte Integrationen mit Lohnabrechnungs- oder HR-Systemen. Häufig müssen Sie jedoch Planungsdaten manuell exportieren und in Ihr Lohnsystem importieren, da die automatische Synchronisation oft ein kostenpflichtiges Feature ist. Prüfen Sie immer die Integrationsmöglichkeiten, bevor Sie sich für einen Gratis-Tarif entscheiden.
Ist kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungssoftware sicher und rechtskonform?
Ja, renommierte kostenlose Mitarbeitereinsatzplanungssoftware verwendet Sicherheitsstandards wie verschlüsselte Verbindungen und regelmäßige Updates. Für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen (wie Überstundenbegrenzungen oder Pausenerfassung) kann allerdings manuelle Kontrolle oder ein kostenpflichtiges Upgrade erforderlich sein. Prüfen Sie stets die Compliance-Optionen des Tools, um Verstöße gegen Arbeitsgesetze zu vermeiden.
Kann ich Dienstpläne über eine mobile App erstellen?
Ja, viele kostenlose Planungstools bieten mobile Apps (iOS und Android) für Führungskräfte und Mitarbeitende. Sie können Dienstpläne unterwegs erstellen, bearbeiten und teilen – ideal für kleine Teams mit wechselnden Arbeitszeiten oder bei Remote-Arbeit. Allerdings sind nicht immer alle Funktionen in der kostenlosen App-Version enthalten, daher lohnt sich ein Vergleich.
Mobile Apps ermöglichen es, Schichtänderungen in Echtzeit per Push-Benachrichtigung oder SMS zu versenden. Wenn mobiler Zugriff wichtig ist, sind Tools wie QuickBooks Time und Zoho Shifts empfehlenswert – oder werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Online-Planungstools für umfangreichere Optionen.
Wie vereinfacht Mitarbeitereinsatzplanungssoftware die Lohnabrechnung?
Mitarbeitereinsatzplanungssoftware erfasst Arbeitsstunden, Schichtmuster und Anwesenheitsdaten. Das reduziert manuelle Eingaben und Fehlerquellen. Häufig können Sie Arbeitszeitnachweise oder Lohnabrechnungsübersichten exportieren und so Ihr Team schneller und genauer bezahlen. Prüfen Sie, ob Ihre gewählte Software direkt mit Ihrer Lohnabrechnungsplattform verbunden werden kann.
Wie viele Nutzer können kostenlose Versionen durchschnittlich verwalten?
Die meisten kostenlosen Tools unterstützen 10–30 Benutzer, was für kleine Unternehmen in der Regel ausreichend ist. Wenn Ihr Team wächst, ist oft ein Upgrade nötig. Überprüfen Sie die Benutzergrenzen vor der Auswahl, da es keine einheitliche Höchstzahl für Gratis-Pläne gibt.
Welche Einschränkungen haben kostenlose im Vergleich zu kostenpflichtigen Plänen?
Gratis-Pläne beschränken oft die Nutzerzahl, die Funktionen, den Support und die Integrationsmöglichkeiten. Individuelle Auswertungen, automatische Planung oder Schichterinnerungen sind eventuell nicht enthalten. Kostenpflichtige Tarife bieten meist mehr Automatisierung, größere Kapazität, erweiterte Integrationen und Premium-Support. Prüfen Sie die Funktionsliste des Tarifs, um sicherzugehen, dass sie zu Ihren Anforderungen passt.
Die kostenlosen Versionen sind darauf ausgelegt, einen Eindruck der Software zu vermitteln und Nutzer zum Upgrade für mehr Funktionen oder Kapazität zu motivieren.
Was ist Einsatzplanungssoftware?
Einsatzplanungssoftware hilft Ihnen, Arbeitspläne für Mitarbeitende zu erstellen und zu verwalten und stellt sicher, dass Sie zur richtigen Zeit das richtige Personal haben. Schichtzuweisungen werden automatisiert, Verfügbarkeiten dokumentiert und Urlaubsanträge einfach bearbeitet. Für kleine Unternehmen spart Einsatzplanungssoftware Zeit, reduziert den Planungsaufwand und erleichtert kurzfristige Anpassungen.
Falls Sie auf der Suche nach Einsatzplanungssoftware sind (auch bekannt als Schichtplanungssoftware), sind diese Beispiele erwähnenswert:
- Deputy bietet umfassende Einsatzplanung, Zeiterfassung und Mitarbeitermanagement.
- When I Work deckt Schichtplanung, Mitarbeiterkommunikation und Zeiterfassung ab.
- 7shifts bietet Einsatzplanung, Zeiterfassung und Tools für das Kostenmanagement speziell für die Gastronomie.
- Humanity enthält flexible Planung, Zeiterfassung und Lohnabrechnungsintegration.
- Rotageek setzt fortschrittliche Algorithmen für die Optimierung der Personaleinsatzplanung ein.
Fazit
Ich hoffe, dir haben meine Top-Empfehlungen für die besten kostenlosen Dienstplanungssoftwares gefallen. Wie du sehen kannst, ist eine Mitarbeitereinsatzplanungssoftware ein wichtiges Werkzeug, das deine Belegschaft modernisieren kann.
Diese All-in-One-Tools können, selbst wenn sie kostenlos angeboten werden, weit mehr als nur deine Dienst- und Schichtplanung verbessern. Sie unterstützen dich auch bei der Personalbedarfsplanung, steigern die Teamproduktivität, erfassen Arbeitszeiten und minimieren Ausfälle durch Nichterscheinen.
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