Checkliste für die Anforderungen an einen Arbeitgeber des Rekords: Unverzichtbare Punkte
Die Wahl eines Employer-of-Record-Dienstes (EOR) kann trügerisch einfach wirken. Sie müssen jemanden in einem anderen Land einstellen. Der Anbieter sagt, dass er Menschen in anderen Ländern einstellen kann. Großartig. Hier unterschreiben.
Nur bedeutet „wir sind in mehr als 150 Ländern tätig“ nicht unbedingt „wir haben eine eigene juristische Person in dem Land, das für Sie relevant ist.“ Und aus „lässt sich in Ihre HR-Systemlandschaft integrieren“ kann erstaunlich schnell „ja, über das Hochladen einer CSV-Datei“ werden, sobald der Vertrag unterschrieben ist. (Und ja, diese Details sind wichtig. Sehr wichtig.)
Der falsche EOR kann dazu führen, dass Ihr Team Gehaltsabrechnungsdaten manuell zwischen Systemen verschiebt, die Unterstützung über mehrere Zeitzonen hinweg erreichen muss, unerwartete Gebühren von Drittanbietern bezahlt oder erst mitten in einer Einstellung feststellt, dass die Struktur des Anbieters in diesem Land nicht dem entspricht, was Sie angenommen hatten.
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Die Anforderungsliste für EOR-Dienste
Wenn ich einen Employer-of-Record-Dienst bewerte, suche ich nicht nach der längsten Liste an Funktionen. Ich suche nach den Lücken.
Können sie tatsächlich jemanden dort beschäftigen, wo wir ihn brauchen? Wem gehört die juristische Person? Was passiert, wenn die Gehaltsabrechnung fehlerhaft ist? Wird die HRIS-Integration Arbeit einsparen oder noch mehr davon verursachen? Wie schnell können wir einen Menschen erreichen, wenn etwas schiefläuft?
Wenn Sie sich zunächst einen umfassenderen Überblick darüber verschaffen möchten, was diese Plattformen typischerweise anbieten, bevor Sie entscheiden, was auf Ihre Liste der unverzichtbaren Funktionen gehört, erläutert unser Leitfaden zu Funktionen von Employer-of-Record-Diensten die wichtigsten Fähigkeiten und was die einzelnen Funktionen tatsächlich leisten.
Das prüfe ich, bevor ein EOR überhaupt in die Nähe der Unterschriftsphase kommt:
Grundlegende funktionale Anforderungen
Unverzichtbare Anforderungen
- Abdeckung durch juristische Personen in den Zielländern: Der EOR muss in jedem Land, in dem Sie einstellen möchten, über eigene juristische Personen oder verifizierte, vertraglich gebundene lokale Partner verfügen. Eine „Abdeckung“ ohne eigene juristische Person ist ein Warnsignal. Bitten Sie um einen Nachweis der juristischen Person und nicht nur um eine Länderliste.
- Erstellung rechtskonformer Arbeitsverträge: Der Anbieter erstellt, stellt aus und verwaltet Arbeitsverträge, die den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der korrekten Sprache, des richtigen Formats, vorgeschriebener Klauseln und Kündigungsfristen für jede Rechtsordnung.
- Länderübergreifende Gehaltsabrechnung: Die Gehaltsabrechnung erfolgt pünktlich in den jeweiligen Landeswährungen, wobei korrekte Quellensteuern, Sozialversicherungsbeiträge und gesetzliche Abzüge je nach Land berücksichtigt werden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Finanzteam keinerlei manuelle Korrekturen vornehmen muss.
- Verwaltung gesetzlicher Leistungen: Der EOR meldet Beschäftigte für alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen an – Rentensysteme, staatliche Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und Elternzeit – und verwaltet Beiträge und Verlängerungen in Ihrem Namen.
- Prozesse für die Einarbeitung und das Ausscheiden: Der Anbieter kümmert sich um alle Einstellungsunterlagen, rechtlich zulässige Hintergrundprüfungen und rechtskonforme Beendigungen, einschließlich der korrekten Kündigungsfristen, Abfindungsberechnungen und Anforderungen an die Schlussabrechnung je nach Land.
Standardanforderungen
- Verwaltung der Kostenerstattung: Der EOR verarbeitet Erstattungsanträge von Beschäftigten in den jeweiligen Landeswährungen und wendet eine steuerkonforme Kategorisierung an, sodass Erstattungen keine unerwarteten Lohnsteuerverbindlichkeiten verursachen.
- Erfassung von Abwesenheiten und Urlaub: PTO-Salden, der Aufbau von Krankheitstagen und Kalender gesetzlicher Feiertage werden im Einklang mit dem Arbeitsrecht des jeweiligen Landes verwaltet. Beschäftigte und Führungskräfte können Anträge über die Plattform einreichen und genehmigen.
- Marktplatz für zusätzliche Leistungen: Über die gesetzlichen Mindestleistungen hinaus bietet der EOR Zugang zu Optionen für private Kranken-, Zahn- und Augenversicherungen, Lebensversicherungen sowie zusätzlichen Altersvorsorgeleistungen, die Ihnen helfen, auf den lokalen Talentmärkten wettbewerbsfähig zu bleiben.
Besondere Anforderungen
- Umwandlung von Auftragnehmern in Beschäftigte: Der Anbieter verfügt über einen dokumentierten, länderspezifischen Prozess zur Umklassifizierung selbstständiger Auftragnehmer als EOR-Beschäftigte. Dieser umfasst auch den Umgang mit rückwirkenden Beiträgen oder Maßnahmen zur Behebung von Compliance-Problemen, wenn das Risiko einer Fehlklassifizierung besteht.
- Verwaltung von Beteiligungen und Aktienoptionen: Der EOR unterstützt die Gewährung, das schrittweise Erwerben und die lokale Besteuerung von Beteiligungsinstrumenten – RSUs, ISOs oder virtuellen Beteiligungen –, damit weltweit verteilte Beschäftigte Beteiligungen gemäß den lokalen Steuervorschriften korrekt erhalten und angeben.
Technische Anforderungen und Integrationsanforderungen
Unverzichtbare Anforderungen
- HRIS-Integration: Der EOR muss native Konnektoren oder dokumentierte RESTful APIs für zentrale HRIS-Plattformen – Workday, BambooHR, HiBob, SAP SuccessFactors – anbieten, damit Mitarbeiterdaten automatisch übertragen werden und Ihr Team Datensätze nicht in zwei Systemen erneut eingeben muss.
Schwache Antwort: „Ja, wir integrieren uns mit Workday.“
Gute Antwort: „Wir synchronisieren diese sieben Mitarbeiterfelder bidirektional, die Ergebnisse der Lohnabrechnung werden nach jedem Lauf an Workday zurückübertragen, und hier ist die API-Dokumentation.“ - Sichere Datenübertragung und API-Zugriff: Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter RESTful APIs mit tokenbasierter Authentifizierung, Webhooks für Echtzeit-Ereignisauslöser und vollständig dokumentierte Endpunkte für den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters – von der Einstellung bis zum Offboarding – anbietet.
Standardanforderungen
- Buchhaltungs- und ERP-Integration: Der EOR sollte Gehaltsabrechnungsdaten direkt mit NetSuite, QuickBooks, Xero oder SAP synchronisieren und Kosten den richtigen Sachkonten zuordnen, damit der Abgleich von Rechnungen keinen manuellen Eingriff Ihres Finanzteams erfordert.
- Unterstützung für SSO und Identitätsanbieter: Achten Sie auf Kompatibilität mit SAML 2.0 oder OIDC sowie mit Okta, Azure AD oder Google Workspace, damit sich Mitarbeiter und Administratoren über Ihre bestehende Identitätsumgebung anmelden können, anstatt einen separaten Satz Zugangsdaten zu verwalten.
- Exporte für Berichte und Analysen: Die Plattform sollte konfigurierbare Dashboards sowie Exportoptionen im CSV-, Excel- oder mit BI-Tools kompatiblen Format anbieten, die Mitarbeiterzahl, Kosten pro Einstellung und Analysen der Gehaltsabrechnung nach Land oder Einheit abdecken.
- Rechnungsstellung in mehreren Währungen und konsolidierte Abrechnung: Ihr EOR sollte eine einzige monatliche Rechnung ausstellen, die alle aktiven Länder umfasst, mit klar aufgeführten Wechselkursen pro Währung, damit die Finanzabteilung Kosten abgleichen kann, ohne einzelne Positionen in mehreren Dokumenten nachverfolgen zu müssen.
Besondere Anforderungen
- ATS-Integration: Wenn Ihr Recruiting-Team Greenhouse, Lever oder Ashby verwendet, sollte der EOR direkt angebunden werden können, sodass die Annahme eines Angebots automatisch das Onboarding beim EOR auslöst und die Übergabelücke beseitigt, durch die neue Mitarbeiter verloren gehen können.
- Integration von Spesen- und Reisetools: Für Organisationen, die ihr Ausgabenmanagement bereits über Expensify, Concur oder Ramp abwickeln, sollte der EOR genehmigte Ausgabendaten direkt in die Gehaltsabrechnung übernehmen, anstatt eine doppelte Einreichung über einen separaten Kanal zu verlangen.
Anforderungen an Sicherheit und Compliance
Unverzichtbare Anforderungen
- SOC 2 Type II-Zertifizierung: Der EOR hat eine unabhängige Prüfung durch einen Dritten abgeschlossen, das seine Kontrollen in den Bereichen Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit über einen Beobachtungszeitraum von mindestens 6 bis 12 Monaten bestätigt – nicht nur eine Momentaufnahme. Bitten Sie um den vollständigen Bericht und nicht nur um das Zertifikat.
- DSGVO- und lokale Datenschutzkonformität: Der Anbieter stellt eine unterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, dokumentierte Optionen für die Datenresidenz in der EU und im Vereinigten Königreich sowie nachgewiesene Einhaltung des CCPA und anderer regionaler Datenschutzgesetze bereit, die für die Standorte Ihrer Mitarbeitenden gelten.
- Überwachung der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze: Der EOR verfügt über ein Rechtsteam oder eine geprüfte lokale Rechtsberatung, die regulatorische Änderungen in jedem Rechtsgebiet verfolgt und Arbeitsverträge, gesetzliche Mindeststandards und Leistungen proaktiv aktualisiert, ohne darauf zu warten, dass Sie auf Probleme hinweisen.
- Verschlüsselung von Mitarbeiterdaten: Alle personenbezogenen Daten und Gehaltsabrechnungsdaten werden im Ruhezustand mit AES-256 und während der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt; auf Anfrage stehen dokumentierte Nachweise zur Verfügung.
Standardanforderungen
- ISO-27001-Zertifizierung: Der Anbieter unterhält ein formell geprüftes, nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem, das bestätigt, dass Sicherheitskontrollen in den Bereichen Mitarbeitende, Prozesse und Technologie systematisch verwaltet werden.
- Risikominderung bei einer Betriebsstätte: Der EOR bietet beratende Unterstützung und vertragliche Schutzmaßnahmen, die verhindern sollen, dass Ihr Unternehmen durch die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden in einem Gastland unbeabsichtigt eine steuerliche Anknüpfung oder eine steuerpflichtige Präsenz begründet.
- Schutz durch Übertragung von geistigem Eigentum und Erfindungen: Die Arbeitsverträge enthalten nach lokalem Recht durchsetzbare Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums, durch die das Eigentum an Arbeitsergebnissen und Erfindungen gemäß dem jeweils geltenden Recht auf Ihr Unternehmen übergeht.
Besondere Anforderungen
- Branchenspezifische Einhaltung von Vorschriften: Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen, im Verteidigungsbereich oder in an den US-Bundessektor angrenzenden Bereichen tätig ist, muss der EOR nachweisbare dokumentierte Erfahrung mit HIPAA-, ITAR- oder FedRAMP-Anforderungen vorweisen, soweit diese auf Beschäftigung und Datenverarbeitung anwendbar sind.
- Umgang mit Betriebsräten und Tarifverträgen: In Rechtsgebieten wie Deutschland, Frankreich oder den nordischen Ländern muss der EOR über Fachkenntnisse im jeweiligen Land verfügen, um die Anforderungen an die Konsultation von Betriebsräten zu bewältigen und die richtigen tarifvertraglichen Bestimmungen auf jeden Arbeitsvertrag anzuwenden.
Anforderungen an Anbieterunterstützung und Implementierung
Unverzichtbare Anforderungen
- Dedizierter Kundenbetreuer oder CSM: Eine namentlich benannte, verantwortliche Kontaktperson verwaltet Ihr Konto in allen aktiven Regionen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie nicht an eine allgemeine Warteschlange des Kundendienstes verwiesen werden, sondern eine Person haben, die Ihre Einstellungsstruktur kennt und in Ihrem Namen eskaliert.
Die Kundendienststruktur ist bei einem EOR wichtig, da Sie Aufgaben abgeben, die andernfalls bei Ihrem eigenen Lohnabrechnungs- oder Personalteam liegen würden. Das bedeutet auch, dass Sie einen Teil der täglichen Transparenz darüber verlieren, wer die Gehaltsabrechnungen und Zahlungen tatsächlich verarbeitet.
Wie Alice Ferretti, Gründerin von HumansR, feststellt:
„Ein potenzielles Problem bei EOR- oder Lohnabrechnungsdiensten hängt damit zusammen, dass der Kunde im Vergleich zu einem internen Lohnabrechnungsteam sehr wenig bis häufig gar keine Kontrolle über die Personen hat, die die Lohnabrechnung durchführen und Zahlungen verarbeiten.“
Dadurch wird Verantwortlichkeit wichtiger, nicht weniger wichtig. Ich würde eine namentlich benannte Kontaktperson, klare Eskalationswege, dokumentierte Reaktionszeiten und eine konkrete Antwort auf eine ganz grundlegende Frage erwarten: Wer ist verantwortlich, wenn bei der Lohnabrechnung etwas schiefläuft? - Garantierte SLA für die Einarbeitung: Der Anbieter verpflichtet sich schriftlich zu einer bestimmten Zeit bis zur Einstellung neuer Mitarbeitender, typischerweise zwischen einem und vierzehn Werktagen, abhängig vom Land. Ein vages Versprechen, Mitarbeitende „schnell“ einzuarbeiten, reicht nicht aus; die SLA muss in Ihrem Vertrag dokumentiert sein.
- Juristische und personalbezogene Fachkenntnisse im jeweiligen Land: Wenn eine Frage zur Einhaltung von Vorschriften aufkommt, erhalten Sie eine Antwort von jemandem mit tatsächlichen Kenntnissen des lokalen Arbeitsrechts und nicht von einer allgemeinen Fachkraft, die aus einer Wissensdatenbank vorliest. Bitten Sie die Anbieter zu bestätigen, ob die Fachleute im jeweiligen Land intern tätig sind oder einer externen Rechtsberatung angehören.
Schwache Antwort: „Unser globales Team kann Sie beraten.“
Gute Antwort: „Ihre Fälle in Deutschland werden an unsere deutsche arbeitsrechtliche Beratung weitergeleitet, mit einer Eskalations-SLA von vier Stunden.“
Standardanforderungen
- Mehrsprachiger Support rund um die Uhr an 5 oder 7 Tagen: Die Supportabdeckung erstreckt sich über die Zeitzonen und Sprachen Ihrer Belegschaft, sodass ein Mitarbeiter in Singapur oder São Paulo nicht bis zu den Geschäftszeiten in einem anderen Land auf eine Antwort zur Lohnabrechnung warten muss.
- Supportkanal für Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter können den EOR direkt kontaktieren, um Fragen zu Lohnabrechnung, Steuern oder Zusatzleistungen zu klären, ohne jede Anfrage über die Personalabteilung leiten zu müssen. Dadurch bleibt Ihr Team außen vor und Ihre Mitarbeiter können ihre Aufgaben ohne Blockaden erledigen.
- Projektmanagement für die Implementierung: Der Anbieter weist einen dedizierten Projektmanager und einen strukturierten Onboarding-Plan mit definierten Meilensteinen zu, insbesondere bei umfangreichen Einstellungen oder Migrationen von einem anderen EOR. Ein unstrukturiertes Onboarding ist bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern ein Warnsignal.
- Transparente SLAs mit finanziellen Ausgleichsleistungen: Antwort- und Lösungszeiten sind für jede Supportstufe dokumentiert, und der Vertrag enthält Servicegutschriften oder finanzielle Vertragsstrafen, falls der Anbieter diese Vorgaben nicht einhält. SLAs ohne Konsequenzen sind lediglich Absichtserklärungen.
Besondere Anforderungen
- Unterstützung bei Einwanderung und Visumsponsoring: Der Anbieter übernimmt die Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen, Visumanträge und die Koordination des Umzugs für grenzüberschreitend eingestellte Mitarbeiter. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der EOR mehr als nur die Lohnabrechnung übernimmt – er unterstützt Mitarbeiter aktiv beim Wechsel in andere Rechtsordnungen.
- Unterstützung bei M&A- und TUPE-Übertragungen: Wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen übernimmt oder im Rahmen einer Fusion Mitarbeiter übernimmt, kann der EOR die rechtskonforme Übertragung dieser Mitarbeiter gemäß TUPE (Schutz der Beschäftigung bei Unternehmensübertragungen) in der EU oder gemäß gleichwertigen lokalen Regelungen in anderen Ländern unterstützen und dabei Beschäftigungsbedingungen und Kontinuität wahren.
Anforderungen an Benutzererfahrung und Change-Management
Unverzichtbare Anforderungen
- Self-Service-Portal für Mitarbeiter: Ihre EOR-Mitarbeiter benötigen ein eigenes Portal, in dem sie Gehaltsabrechnungen einsehen, persönliche Daten aktualisieren, sich für Zusatzleistungen anmelden und Abwesenheitsanträge einreichen können, ohne jede Aufgabe über Ihr Personalteam abwickeln zu müssen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass das Portal in der jeweiligen Landessprache des Mitarbeiters verfügbar und ab dem ersten Beschäftigungstag zugänglich ist.
- Mobil zugängliche Plattform: Sowohl die für Administratoren als auch die für Mitarbeiter vorgesehenen Benutzeroberflächen müssen auf Mobilgeräten vollständig funktionieren und dürfen nicht nur für Desktop-Computer ausgelegt sein. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Personaladministratoren Anträge von jedem Gerät aus genehmigen und Mitarbeiter Onboarding-Aufgaben erledigen können, was insbesondere für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst wichtig ist.
- Elektronische Signatur und digitale Dokumentenverwaltung: Arbeitsverträge, Bestätigungen zur Kenntnisnahme von Richtlinien und Steuerformulare müssen innerhalb der Plattform signiert und gespeichert werden können, ohne physische Dokumente oder Tools von Drittanbietern zu benötigen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass für jeden Mitarbeiter eine vollständige, prüfbare Dokumentenspur vorhanden ist, auf die beide Parteien zugreifen können.
Standardanforderungen
- Anpassbare Onboarding-Workflows: Die Plattform ermöglicht es Ihnen, länderspezifische Checklisten für neue Mitarbeitende, Begrüßungsabläufe und Aufgabenverteilungen für die Personalabteilung, die IT und Führungskräfte zu konfigurieren. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein neuer Mitarbeitender in Brasilien und ein neuer Mitarbeitender in Deutschland jeweils einen unterschiedlichen, lokal passenden Onboarding-Prozess sehen und nicht einen generischen Einheitsprozess.
- Dashboard für die Führungskräfteübersicht: Führungskräfte in Ihrem Unternehmen können den Beschäftigungsstatus, Urlaubsansprüche und bevorstehende Abrechnungstermine ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden innerhalb der EOR-Plattform einsehen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Führungskräfte nicht jedes Mal die Personalabteilung kontaktieren müssen, wenn sie grundlegende Personaldaten benötigen.
- Unterstützung bei der Kommunikation von Veränderungen: Der EOR stellt vorgefertigte oder angeleitete Ressourcen bereit, die Ihnen dabei helfen, neuen und wechselnden Mitarbeitenden das EOR-Modell zu erklären. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team keine Mitteilung darüber, „warum Ihr Arbeitgeber ein Dritter ist“, von Grund auf erstellen muss – ein tatsächlicher Reibungspunkt, wenn Mitarbeitende erstmals in einen EOR überführt werden.
- Schulungen für Administratoren und Plattformdokumentation: Der Anbieter bietet strukturierte Schulungen für Ihre HR-Administratoren an, einschließlich aufgezeichneter Sitzungen, einer durchsuchbaren Wissensdatenbank und dokumentierter Abläufe für häufige Aufgaben. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team nicht auf Support-Tickets angewiesen ist, um die Kernfunktionen der Plattform zu erlernen.
Besondere Anforderungen
- Anpassung an die eigene Arbeitgebermarke: Für Organisationen, bei denen das Markenerlebnis der Mitarbeitenden wichtig ist, ermöglicht die EOR-Plattform, das Unternehmenslogo, das Farbschema und Begrüßungsnachrichten auf den für Mitarbeitende sichtbaren Oberflächen einzusetzen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass beim EOR beschäftigte Mitarbeitende Ihre Markenidentität und nicht die Benutzeroberfläche eines Drittanbieters sehen, wodurch die gefühlte Distanz zwischen ihnen und Ihrer Organisation verringert wird.
- Unterstützung bei der Migration von EOR zu EOR: Wenn Sie Mitarbeitende von einem bestehenden EOR übertragen, bietet der Anbieter einen strukturierten Datenmigrationsplan, Vorlagen für die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Maßnahmen zur Sicherung der Kontinuität, um Lücken bei der Gehaltsabrechnung oder den Leistungen zu vermeiden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass kein Mitarbeitender während des Übergangszeitraums eine ausbleibende Zahlung oder eine Unterbrechung von Leistungen erlebt.
- Erfassung von Mitarbeiterfeedback und Stimmung: Die Plattform umfasst Tools für kurze regelmäßige Umfragen oder lässt sich in solche integrieren, um die Zufriedenheit der beim EOR beschäftigten Mitarbeitenden zu erfassen, insbesondere hinsichtlich der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, der Verständlichkeit von Leistungen und der Reaktionsfähigkeit des Supports. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie über Daten verfügen, um Lücken beim Mitarbeitererlebnis zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu einem Risiko für die Mitarbeiterbindung werden.
Wenn das Modell für Sie neu ist, erklärt unser Leitfaden dazu, wie man einen EOR-Dienst nutzt, wie die laufenden HR-Prozesse und das Mitarbeitererlebnis aussehen, sobald der Anbieter eingerichtet ist.
Branchenspezifische/optionale Anforderungen
Unverzichtbare Anforderungen
- Branchenspezifische Compliance: Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen, im Verteidigungsbereich oder in an US-Bundesbehörden angrenzenden Branchen tätig ist, muss der EOR nachweisbare Erfahrung mit HIPAA-, ITAR- oder FedRAMP-Anforderungen haben, soweit diese für Beschäftigung und Datenverarbeitung gelten. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der Anbieter eine klare Compliance-Erfolgsbilanz in Ihrer Branche vorweisen kann und nicht nur allgemeine Zertifizierungen zur Datensicherheit.
- Umgang mit Betriebsräten und Tarifverträgen: In Rechtsordnungen wie Deutschland, Frankreich oder den nordischen Ländern muss der EOR über Fachkenntnisse im jeweiligen Land verfügen, um die Anforderungen an die Konsultation von Betriebsräten zu erfüllen und die korrekten Tarifvertragsbedingungen auf jeden Vertrag anzuwenden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie einen Anbieter mit echter Erfahrung in den lokalen Arbeitsbeziehungen haben und nicht nur ein allgemeines Rechtsteam.
Standardanforderungen
- Umwandlung von Auftragnehmern in Mitarbeitende: Der Anbieter muss über einen dokumentierten, länderspezifischen Prozess zur Umklassifizierung unabhängiger Auftragnehmer als beim EOR beschäftigte Mitarbeitende verfügen, einschließlich der Abwicklung rückwirkender Beiträge oder der Behebung von Compliance-Problemen, wenn das Risiko einer Scheinselbstständigkeit besteht. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass für jede relevante Rechtsordnung ein definierter Prozess und keine improvisierte Lösung vorhanden ist.
- Verwaltung von Beteiligungen und Aktienoptionen: Der EOR unterstützt die Gewährung, die Unverfallbarkeit und die lokale Besteuerung von Beteiligungsinstrumenten – RSUs, ISOs oder Phantomaktien –, sodass weltweit tätige Mitarbeitende Beteiligungen gemäß den lokalen Steuervorschriften korrekt erhalten und melden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr EOR länderspezifische Prozesse für die Gehaltsabrechnung und Meldung von Beteiligungsereignissen hat und nicht nur einen allgemeinen Hinweis auf der Gehaltsabrechnung.
- Unterstützung bei Einwanderung und Visa: Der Anbieter bietet die Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen, Visumanträge und die Koordination von Umzügen für grenzüberschreitende Einstellungen an. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der EOR mehr als nur die Gehaltsabrechnung übernimmt – er unterstützt Mitarbeitende aktiv beim Wechsel zwischen Rechtsordnungen, mit dokumentierten Zeitplänen und Ansprechpartnern vor Ort.
- Unterstützung bei M&A- und TUPE-Übertragungen: Wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen erwirbt oder durch eine Fusion Mitarbeitende übernimmt, erleichtert der EOR die rechtskonforme Übertragung dieser Mitarbeitenden gemäß TUPE (Schutz der Beschäftigung bei Betriebsübergängen) in der EU oder gemäß gleichwertigen lokalen Regelungen in anderen Ländern. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Beschäftigungsbedingungen und Kontinuität während des Übergangs ohne Lücken oder Compliance-Risiken erhalten bleiben.
Besondere Anforderungen
- ATS-Integration: Wenn dein Recruiting-Team Greenhouse, Lever oder Ashby verwendet, sollte der EOR direkt angebunden werden, sodass ein angenommenes Angebot automatisch das Onboarding durch den EOR auslöst. Wenn diese Anforderung erfüllt ist, gibt es keine manuelle Übergabelücke, durch die neue Mitarbeitende zwischen Recruiting und Beschäftigung verloren gehen können.
- Integration von Ausgaben- und Reisetools: Für Organisationen, die ihr Ausgabenmanagement bereits über Expensify, Concur oder Ramp abwickeln, sollte der EOR genehmigte Ausgabendaten direkt in die Lohnabrechnung übernehmen. Wenn diese Anforderung erfüllt ist, müssen Mitarbeitende dieselbe Ausgabe nicht zweimal über getrennte Systeme einreichen.
- Arbeitgebermarke und White-Labeling: Für Organisationen, denen das Markenerlebnis der Mitarbeitenden wichtig ist, ermöglicht die EOR-Plattform, Unternehmenslogo, Farbschema und Begrüßungsnachrichten auf den für Mitarbeitende sichtbaren Oberflächen anzuwenden. Wenn diese Anforderung erfüllt ist, sehen beim EOR beschäftigte Mitarbeitende deine Markenidentität und nicht die Benutzeroberfläche eines Drittanbieters.
- Unterstützung bei der Migration von EOR zu EOR: Wenn du Mitarbeitende von einem bestehenden EOR übernimmst, bietet der Anbieter einen strukturierten Datenmigrationsplan, Vorlagen für die Mitarbeiterkommunikation und Maßnahmen zur Sicherstellung der Kontinuität. Wenn diese Anforderung erfüllt ist, erlebt während des Übergangs kein Mitarbeiter eine ausbleibende Zahlung oder eine Unterbrechung der Leistungen.
- Erfassung von Mitarbeiterfeedback und -stimmung: Die Plattform umfasst Tools für Pulsbefragungen oder lässt sich in diese integrieren, um die Zufriedenheit der beim EOR beschäftigten Mitarbeitenden zu erfassen, insbesondere in Bezug auf die Genauigkeit der Lohnabrechnung, die Verständlichkeit der Leistungen und die Reaktionsfähigkeit des Supports. Wenn diese Anforderung erfüllt ist, stehen dir Daten zur Verfügung, mit denen du Lücken beim Mitarbeitererlebnis erkennen und beheben kannst, bevor sie zu Bindungsrisiken werden.
Überbewertete Anforderungen
Einige Funktionen von Employer-of-Record-Dienstleistungen klingen auf dem Papier beeindruckend, machen aber für die meisten HR-Teams selten einen tatsächlichen Unterschied. Meiner Erfahrung nach können diese Extras von dem ablenken, was beim Vergleich von Anbietern wirklich wichtig ist. Hier sind die Anforderungen, die meiner Meinung nach überbewertet werden:
| Klingt beeindruckend | Meine Einschätzung | Stattdessen priorisieren |
|---|---|---|
| Globale Lohnabrechnungskonten | Für einen eng begrenzten Anwendungsfall nützlich. Die meisten Mitarbeitenden würden es vorziehen, dass ihr Gehalt korrekt auf ihrem Bankkonto eingeht. | Genauigkeit der Lohnabrechnung, Währungen und Zahlungs-SLAs |
| KI-Tools zur Mitarbeiterbindung | Dein EOR muss wahrscheinlich nicht zusätzlich zu deiner Plattform für Mitarbeiterengagement werden. | Mitarbeitersupport sowie Erfahrung mit Lohnabrechnung und Leistungen |
| Markenbezogene Geschenkeshops | Nett. Aber nicht der Grund, warum du einen EOR beauftragst. | Wettbewerbsfähige lokale Leistungen und Onboarding |
| Soziales Netzwerk innerhalb der Plattform | Glückwunsch, du hast einen weiteren Ort erfunden, den Mitarbeitende nicht überprüfen werden. | Integration in die Tools, die deine Mitarbeitenden bereits verwenden |
| Gamifiziertes Onboarding | Ein Abzeichen kann ein fehlendes Steuerformular nicht ersetzen. | Länderspezifisches, rechtskonformes Onboarding |
| Automatisierte Geburtstagsgeschenke | Nett, aber eindeutig ein Zusatzfeature ohne Priorität. | Zuverlässiger Mitarbeitersupport |
Schritte zur Anpassung deiner Checkliste für die Anforderungen an Employer-of-Record-Dienstleistungen
Nutze diese Schritte, um eine Checkliste zu erstellen, die den tatsächlichen Anforderungen deines Teams bei der globalen Personalgewinnung entspricht:
- Geschäftsziele und Projektumfang definieren: Kläre, was deine Employer-of-Record-Dienstleistungen erreichen sollen, einschließlich der Einstellungsmärkte, Teamgröße, Vertragsarten und wichtigsten Geschäftsergebnisse.
- Input aller Beteiligten einholen: Beziehe HR, Finanzen, IT, Recht und Talent Acquisition ein, um Anforderungen, Schwachstellen und Prozesslücken zu erfassen und sicherzustellen, dass deine Checkliste auf den Anforderungen des Arbeitsalltags basiert.
- Anforderungen kategorisieren und priorisieren: Trenne unverzichtbare Anforderungen wie die Abdeckung juristischer Einheiten, rechtskonforme Lohnabrechnung und HRIS-Integration von wünschenswerten Zusatzfunktionen, damit du dich beim Vergleich von Anbietern auf das konzentrieren kannst, was nicht verhandelbar ist.
- Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Ermittle, welche technischen Plattformen, welches Wachstum der Mitarbeiterzahl und welche Datenschutzstandards dein Anbieter unterstützen muss, wenn du in weitere Regionen expandierst.
- Gesamtkosten und Kapitalrendite berechnen: Berücksichtige Servicegebühren, Implementierungskosten, erforderliche interne Ressourcen und mögliche Risikoeinsparungen, um zu beurteilen, welche EOR-Lösung für dein Einstellungsmodell den größten Mehrwert bietet.
Wichtige Beteiligte bei der Auswahl von Employer-of-Record-Dienstleistungen
Die Zusammenstellung der richtigen Gruppe von Beteiligten hilft Ihnen, alle geschäftlichen Anforderungen zu erfassen und zukünftige Lücken bei Ihren Dienstleistungen als rechtlicher Arbeitgeber zu vermeiden. Jede Gruppe bietet eine einzigartige Perspektive darauf, was für Compliance, Benutzererfahrung und betriebliche Eignung erforderlich ist.
Nutzen Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Rollen und Anliegen der einzelnen Beteiligten zu verstehen:
| Beteiligte | Rolle |
|---|---|
| HR | Definiert Anforderungen an Einstellung, Einarbeitung, Ausscheiden und Compliance; bewertet die Eignung für die Arbeitsabläufe |
| Finanzen | Prüft die Genauigkeit der Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Kostenverteilung und Ausgabenprozesse |
| Rechtsabteilung | Bewertet Verträge, gesetzliche Compliance, Arbeitsrecht und Risikominderung |
| IT | Bewertet Anforderungen an Plattformintegration, Datensicherheit und Zugriffskontrolle |
| Talentakquise | Stellt die Unterstützung für Einstellungsvolumen, die Umwandlung von Auftragnehmern und Verknüpfungen mit Rekrutierungssoftware sicher |
| Geschäftsabläufe | Stimmt die Abdeckung durch den rechtlichen Arbeitgeber auf die Personalplanung und die Anforderungen an globale Mobilität ab |
| Führungskräfte | Weist auf Anforderungen rund um Mitarbeitererfahrung, Einarbeitung und Transparenz bei Berichten hin |
| Mitarbeitende | Geben Rückmeldung zum Zugang zur Unterstützung, zu Selbstbedienungsfunktionen sowie zu Anliegen bezüglich lokaler Vergütung oder Leistungen |
Bereit, den richtigen Anbieter zu finden?
Sobald Sie Ihre Anforderungen erfasst haben, übertragen Sie sie in eine strukturierte Ausschreibung, damit die Anbieter dieselben Fragen anhand derselben Kriterien beantworten. Unser Leitfaden zur Ausschreibung für Dienstleistungen als rechtlicher Arbeitgeber enthält Fragen zu Länderabdeckung, Lohnabrechnung, Compliance, Integrationen, Unterstützung, Preisen und Implementierung.
Anschließend führt Sie mein Leitfaden dazu, wie Sie einen rechtlichen Arbeitgeber auswählen, durch ein fünfstufiges Verfahren zur Bewertung Ihrer engeren Auswahl, zur Abstimmung der Beteiligten und zur Erstellung einer geschäftlichen Entscheidungsgrundlage für die endgültige Entscheidung.