Unverzichtbare Punkte der Checkliste für Anforderungen an Arbeitgeberdienstleister

Die Anforderungsliste für EOR-Dienste

Wenn ich einen Dienst für die Arbeitgeberfunktion bewerte, suche ich nicht nach der längsten Funktionsliste. Ich suche nach den Lücken.

Können sie tatsächlich jemanden dort beschäftigen, wo wir ihn brauchen? Wem gehört die juristische Einheit? Was passiert, wenn die Gehaltsabrechnung fehlerhaft ist? Wird die HRIS-Integration Arbeit einsparen oder zusätzliche Arbeit verursachen? Wie schnell können wir einen Menschen erreichen, wenn etwas schiefläuft?

Wenn Sie sich einen umfassenderen Überblick darüber verschaffen möchten, was diese Plattformen typischerweise anbieten, bevor Sie entscheiden, was auf Ihre Liste der unverzichtbaren Anforderungen gehört, erläutert unser Leitfaden zu Funktionen von EOR-Diensten die wichtigsten Fähigkeiten, auf die Sie achten sollten, und was die einzelnen Funktionen tatsächlich leisten.

Das prüfe ich, bevor ein EOR auch nur in die Nähe der Unterschriftsphase kommt:

Zentrale funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Abdeckung durch juristische Einheiten in den Zielländern: Der EOR muss in jedem Land, in dem Sie Einstellungen planen, über eigene juristische Einheiten oder geprüfte, vertraglich gebundene lokale Partner verfügen. Eine „Abdeckung“ ohne eigene Einheit ist ein Warnsignal. Bitten Sie nicht nur um eine Länderliste, sondern um einen Nachweis der juristischen Einheit.

Author's Tip

Achten Sie auf die Formulierung: „Wir können dort einstellen“ und „Wir besitzen dort eine juristische Einheit“ sind nicht dieselbe Antwort. Fragen Sie, wer die Arbeitskraft rechtlich beschäftigt, wer die Gehaltsabrechnung durchführt und wer verantwortlich ist, wenn etwas schiefläuft.

• Erstellung rechtskonformer Arbeitsverträge: Der Anbieter erstellt, stellt aus und verwaltet Arbeitsverträge, die den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der richtigen Sprache, des richtigen Formats, verpflichtender Klauseln und Kündigungsfristen für die jeweilige Rechtsordnung.
• Länderübergreifende Gehaltsabrechnung: Die Gehaltsabrechnung erfolgt pünktlich und in den jeweiligen Landeswährungen. Dabei werden korrekte Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und gesetzliche Abzüge je nach Land angewendet. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Finanzteam keinerlei manuelle Korrekturen vornehmen muss.
• Verwaltung gesetzlicher Leistungen: Der EOR meldet Beschäftigte für alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen an – Altersvorsorge, staatliche Krankenversicherung, bezahlten Urlaub und Elternzeit – und verwaltet Beiträge und Verlängerungen in Ihrem Namen.
• Arbeitsabläufe für Einarbeitung und Ausscheiden: Der Anbieter kümmert sich um sämtliche Einstellungsunterlagen, gesetzlich zulässige Hintergrundprüfungen und rechtskonforme Beendigungen, einschließlich der korrekten Kündigungsfristen, der Berechnung von Abfindungen und der Anforderungen an die Schlusszahlung je nach Land.

Standardanforderungen

• Verwaltung von Kostenerstattungen: Der EOR bearbeitet Spesenabrechnungen von Beschäftigten in den jeweiligen Landeswährungen und wendet eine steuerkonforme Kategorisierung an, damit Erstattungen keine unerwarteten Lohnsteuerverbindlichkeiten verursachen.
• Erfassung von Freistellungen und Urlaub: PTO-Guthaben, der Aufbau von Krankheitstagen und Kalender mit gesetzlichen Feiertagen werden im Einklang mit dem Arbeitsrecht des jeweiligen Landes verwaltet. Beschäftigte und Führungskräfte können Anträge auf der Plattform einreichen und genehmigen.
• Marktplatz für zusätzliche Leistungen: Über die gesetzlichen Mindestleistungen hinaus bietet der EOR Zugang zu Optionen für private Kranken-, Zahn- und Augenversicherungen, Lebensversicherungen sowie zusätzliche Altersvorsorge, die Ihnen helfen, auf den lokalen Talentmärkten wettbewerbsfähig zu bleiben.

Besondere Anforderungen

• Umwandlung von Auftragnehmern in Mitarbeiter: Der Anbieter verfügt über einen dokumentierten, länderspezifischen Prozess zur Umklassifizierung unabhängiger Auftragnehmer als EOR-Mitarbeiter, einschließlich der Abwicklung rückwirkender Beiträge oder Maßnahmen zur Behebung von Compliance-Verstößen, falls ein Fehlklassifizierungsrisiko besteht.
• Verwaltung von Beteiligungen und Aktienoptionen: Der EOR unterstützt die Gewährung, die Unverfallbarkeit und die lokale Besteuerung von Beteiligungsinstrumenten – RSUs, ISOs oder Phantom-Beteiligungen –, damit weltweit verteilte Mitarbeiter Beteiligungen gemäß den lokalen Steuervorschriften korrekt erhalten und melden.

Author's Tip

Beginnen Sie mit den Ländern, in denen Sie tatsächlich Mitarbeiter einstellen, und nicht damit, wie viele Länder auf der Abdeckungskarte des Anbieters erscheinen.

Die für mich entscheidende Unterscheidung ist einfach: Kann dieser Anbieter die benötigten Personen nach dem für mich akzeptablen Modell beschäftigen, ohne manuelle Arbeit für HR und Finanzen zu verursachen?

Technische Anforderungen und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• HRIS-Integration: Der EOR muss integrierte Konnektoren oder dokumentierte RESTful-APIs für zentrale HRIS-Plattformen – Workday, BambooHR, HiBob, SAP SuccessFactors – anbieten, damit Mitarbeiterdaten automatisch übertragen werden und Ihr Team Datensätze nicht in zwei Systemen erneut eingeben muss.
  
  Schwache Antwort: „Ja, wir integrieren uns mit Workday.“
  Gute Antwort: „Wir synchronisieren diese sieben Mitarbeiterfelder in beide Richtungen, die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung werden nach jedem Lauf an Workday zurückübertragen, und hier ist die API-Dokumentation.“
• Sichere Datenübertragung und API-Zugriff: Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter RESTful-APIs mit tokenbasierter Authentifizierung, Webhooks für Echtzeit-Ereignisauslöser und vollständig dokumentierte Endpunkte für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Einstellung bis zum Austritt – anbietet.

Author's Tip

Akzeptieren Sie „Ja, wir integrieren uns damit“ niemals als Ende des Gesprächs. Finden Sie heraus, was tatsächlich zwischen den Systemen übertragen wird, in welche Richtung und wie häufig.

 

Zwischen einer API, die Mitarbeiter- und Gehaltsabrechnungsdaten synchron hält, und einer „Integration“, die Ihrem HR-Team jeden Freitag eine CSV-Datei zum Hochladen bereitstellt, besteht ein erheblicher operativer Unterschied. Die eine beseitigt Verwaltungsaufwand. Die andere hat lediglich die Form des Verwaltungsaufwands verändert.

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Standardanforderungen

• Buchhaltungs- und ERP-Integration: Der EOR sollte Gehaltsabrechnungsdaten direkt mit NetSuite, QuickBooks, Xero oder SAP synchronisieren und die Kosten den richtigen Sachkonten zuordnen, damit der Abgleich von Rechnungen keine manuellen Eingriffe durch Ihr Finanzteam erfordert.
• Unterstützung für SSO und Identitätsanbieter: Achten Sie auf SAML-2.0- oder OIDC-Kompatibilität mit Okta, Azure AD oder Google Workspace, damit sich Mitarbeiter und Administratoren über Ihre bestehende Identitätsinfrastruktur anmelden, anstatt einen separaten Satz von Zugangsdaten zu verwalten.
• Exporte für Berichte und Analysen: Die Plattform sollte konfigurierbare Übersichten sowie Exportoptionen in CSV-, Excel- oder mit BI-Tools kompatiblen Formaten anbieten, die Mitarbeiterzahl, Kosten pro Einstellung und Analysen der Gehaltsabrechnung nach Land oder Gesellschaft abdecken.
• Rechnungsstellung in mehreren Währungen und konsolidierte Abrechnung: Ihr EOR sollte eine einzige monatliche Rechnung ausstellen, die alle aktiven Länder umfasst, mit klar angegebenen Wechselkursen pro Währung, damit die Finanzabteilung Kosten abgleichen kann, ohne einzelne Positionen in mehreren Dokumenten nachverfolgen zu müssen.

Besondere Anforderungen

• ATS-Integration: Wenn Ihr Recruiting-Team Greenhouse, Lever oder Ashby verwendet, sollte der EOR direkt angebunden werden können, sodass ein angenommenes Angebot automatisch die Einführung neuer Mitarbeiter beim EOR auslöst und die Übergabellücke entfällt, durch die neue Mitarbeiter verloren gehen können.
• Integration von Ausgaben- und Reisetools: Für Unternehmen, die ihre Ausgaben bereits über Expensify, Concur oder Ramp verwalten, sollte der EOR genehmigte Ausgabendaten direkt in die Gehaltsabrechnung übernehmen, anstatt eine doppelte Einreichung über einen separaten Kanal zu verlangen.

Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Unverzichtbare Anforderungen

• SOC 2 Typ-II-Zertifizierung: Der EOR hat ein unabhängiges Audit durch einen Dritten abgeschlossen, das seine Kontrollen in den Bereichen Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit über einen Beobachtungszeitraum von mindestens 6 bis 12 Monaten überprüft – nicht nur eine Momentaufnahme. Bitten Sie um den vollständigen Bericht, nicht nur um das Zertifikat.
• DSGVO- und lokale Datenschutzkonformität: Der Anbieter stellt eine unterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, dokumentierte Optionen für die Datenresidenz in der EU und im Vereinigten Königreich sowie nachgewiesene Einhaltung des CCPA und anderer regionaler Datenschutzgesetze bereit, die für die Standorte Ihrer Mitarbeitenden gelten.
• Überwachung der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze: Der EOR verfügt über ein Rechtsteam oder eine geprüfte lokale Rechtsberatung, die regulatorische Änderungen in jedem Rechtsgebiet verfolgt und Arbeitsverträge, gesetzliche Mindestanforderungen sowie Zusatzleistungen proaktiv aktualisiert, ohne darauf zu warten, dass Sie auf Probleme hinweisen.
• Verschlüsselung von Mitarbeiterdaten: Alle personenbezogenen Daten und Gehaltsabrechnungsdaten werden im Ruhezustand mit AES-256 und bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt. Auf Anfrage sind dokumentierte Nachweise verfügbar.

Author's Tip

Sicherheitszertifikate sind ein nützlicher Nachweis, aber lassen Sie sich durch eine Parade von Logos nicht von Ihrer sorgfältigen Prüfung abbringen. Fragen Sie, was die Zertifizierung tatsächlich abdeckt, ob sie für die Systeme gilt, in denen Ihre Mitarbeiterdaten gespeichert werden, und wann zuletzt ein Audit durchgeführt wurde.

Standardanforderungen

• ISO-27001-Zertifizierung: Der Anbieter unterhält ein formell auditiertes Informationssicherheits-Managementsystem, das nach ISO 27001 zertifiziert ist, und bestätigt damit, dass Sicherheitskontrollen systematisch über Mitarbeitende, Prozesse und Technologie hinweg verwaltet werden.
• Risikominderung einer Betriebsstätte: Der EOR bietet Beratungsleistungen und vertragliche Schutzmaßnahmen an, die verhindern sollen, dass Ihr Unternehmen durch die Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden im Gastland unbeabsichtigt eine steuerliche Anknüpfung oder eine steuerpflichtige Präsenz begründet.
• Schutz bei der Übertragung von geistigem Eigentum und Erfindungen: Arbeitsverträge enthalten lokal durchsetzbare Klauseln zur Übertragung geistigen Eigentums, die das Eigentum an Arbeitsergebnissen und Erfindungen gemäß dem jeweils geltenden Recht des Rechtsgebiets auf Ihr Unternehmen übertragen.

Besondere Anforderungen

• Branchenspezifische Compliance: Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen, im Verteidigungsbereich oder in an US-Bundesbehörden angrenzenden Sektoren tätig ist, muss der EOR nachweisbare Erfahrung mit HIPAA-, ITAR- oder FedRAMP-Anforderungen vorweisen, soweit diese auf Beschäftigung und Datenverarbeitung anwendbar sind.
• Umgang mit Betriebsräten und Tarifverträgen: In Rechtsgebieten wie Deutschland, Frankreich oder den nordischen Ländern muss der EOR über Fachkenntnisse im jeweiligen Land verfügen, um die Anforderungen an die Konsultation von Betriebsräten zu bewältigen und die korrekten tarifvertraglichen Bestimmungen auf jeden Arbeitsvertrag anzuwenden.

Anforderungen an Anbieterunterstützung & Implementierung

Unverzichtbare Anforderungen

• Fester Account Manager oder CSM: Eine namentlich benannte, verantwortliche Kontaktperson verwaltet Ihr Konto über alle aktiven Regionen hinweg. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie nicht an eine allgemeine Support-Warteschlange verwiesen werden, sondern eine Person haben, die Ihre Einstellungsaktivitäten kennt und in Ihrem Namen eskaliert.
  
  Die Supportstruktur ist bei einem EOR wichtig, da Sie Arbeiten übergeben, die andernfalls bei Ihrem eigenen Lohnabrechnungs- oder HR-Team liegen würden. Das bedeutet auch, dass Sie einen Teil der täglichen Transparenz darüber aufgeben, wer die Gehaltsabrechnungen und Zahlungen tatsächlich verarbeitet.
  
  Wie Alice Ferretti, Gründerin von HumansR, feststellt:
  
  „Ein potenzielles Problem bei EOR- oder Lohnabrechnungsdiensten hängt damit zusammen, dass der Kunde im Vergleich zu einem internen Lohnabrechnungsteam sehr wenig bis oft gar keine Kontrolle über die Personen hat, die die Gehaltsabrechnung durchführen und Zahlungen verarbeiten.“
  
  Das macht Verantwortlichkeit wichtiger, nicht weniger wichtig. Ich würde eine namentlich benannte Kontaktperson, klare Eskalationswege, dokumentierte Antwortzeiten und eine konkrete Antwort auf eine ganz grundlegende Frage erwarten: Wer ist verantwortlich, wenn bei der Gehaltsabrechnung etwas schiefläuft?
• Garantierte Onboarding-SLA: Der Anbieter verpflichtet sich schriftlich zu einer bestimmten Einstellungsdauer für neue Mitarbeitende, typischerweise zwischen einem und vierzehn Arbeitstagen, abhängig vom Land. Ein vages Versprechen, das Onboarding „schnell“ durchzuführen, reicht nicht aus; die SLA muss im Vertrag dokumentiert sein.
• Rechtliche und HR-Fachkenntnisse im jeweiligen Land: Wenn eine Compliance-Frage aufkommt, erhalten Sie eine Antwort von jemandem mit tatsächlichen Kenntnissen des lokalen Arbeitsrechts und nicht von einer allgemeinen Fachkraft, die aus einer Wissensdatenbank vorliest. Bitten Sie Anbieter zu bestätigen, ob die Fachleute im jeweiligen Land intern beschäftigt sind oder zu einer externen Rechtsberatung gehören.
  
  Schwache Antwort: „Unser globales Team kann Sie beraten.“
  Gute Antwort: „Ihre Fälle in Deutschland werden an unsere deutsche arbeitsrechtliche Beratung weitergeleitet, mit einer Eskalations-SLA von vier Stunden.“

Standardanforderungen

• Mehrsprachige Unterstützung rund um die Uhr oder 24/5: Die Unterstützungsabdeckung erstreckt sich über die Zeitzonen und Sprachen Ihrer Belegschaft, sodass ein Mitarbeiter in Singapur oder São Paulo nicht bis zu den Geschäftszeiten in einem anderen Land auf eine Antwort zur Gehaltsabrechnung warten muss.
• Unterstützungskanal für Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter können den EOR direkt kontaktieren, um Fragen zur Gehaltsabrechnung, zu Steuern oder zu Leistungen zu klären, ohne jede Anfrage über die Personalabteilung leiten zu müssen. Dadurch bleibt Ihr Team außen vor und Ihre Mitarbeiter können ohne Verzögerungen weiterarbeiten.
• Projektmanagement bei der Implementierung: Der Anbieter stellt einen dedizierten Projektmanager und einen strukturierten Einarbeitungsplan mit klar definierten Meilensteinen bereit, insbesondere bei umfangreichen Einstellungen oder beim Wechsel von einem anderen EOR. Ein nicht standardisierter Einarbeitungsprozess ist bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern ein Warnsignal.
• Transparente SLAs mit finanziellen Ausgleichsleistungen: Antwort- und Lösungszeiten sind für jede Unterstützungsstufe dokumentiert, und der Vertrag enthält Servicegutschriften oder finanzielle Vertragsstrafen, falls der Anbieter diese Zeiten nicht einhält. SLAs ohne Konsequenzen sind nur Absichtserklärungen.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung bei Einwanderung und Visumsponsoring: Der Anbieter übernimmt die Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen, Visumanträgen und die Koordination des Umzugs für grenzüberschreitend eingestellte Mitarbeiter. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der EOR mehr als nur die Gehaltsabrechnung übernimmt – er unterstützt Mitarbeiter aktiv beim Wechsel zwischen verschiedenen Rechtsordnungen.
• Unterstützung bei M&A- und TUPE-Übertragungen: Wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen erwirbt oder durch eine Fusion Mitarbeiter übernimmt, kann der EOR die rechtskonforme Übertragung dieser Mitarbeiter gemäß TUPE (Übertragung des Schutzes der Beschäftigung bei Unternehmensübertragungen) in der EU oder gemäß gleichwertigen lokalen Regelungen an anderen Orten ermöglichen und dabei Beschäftigungsbedingungen und Kontinuität wahren.

Anforderungen an Benutzererfahrung und Veränderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Ihre EOR-Mitarbeiter benötigen ein eigenes Portal, in dem sie Gehaltsabrechnungen einsehen, persönliche Daten aktualisieren, sich für Leistungen anmelden und Urlaubsanträge einreichen können, ohne jede Aufgabe über Ihr Personalteam leiten zu müssen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass das Portal in der jeweiligen Landessprache des Mitarbeiters verfügbar und ab dem ersten Beschäftigungstag zugänglich ist.
• Mobil zugängliche Plattform: Sowohl die Oberflächen für Administratoren als auch für Mitarbeiter müssen auf Mobilgeräten vollständig funktionieren, nicht nur auf Desktop-Computern. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Personaladministratoren Anfragen genehmigen und Mitarbeiter Einarbeitungsaufgaben von jedem Gerät aus erledigen können, was besonders für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst wichtig ist.
• Elektronische Signatur und digitale Dokumentenverwaltung: Arbeitsverträge, Bestätigungen von Richtlinien und Steuerformulare müssen innerhalb der Plattform signiert und gespeichert werden können, ohne physische Dokumente oder Tools von Drittanbietern zu benötigen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass für jeden Mitarbeiter eine vollständige, prüfbare Dokumentenspur vorhanden ist, auf die beide Parteien zugreifen können.

Author's Tip

Denken Sie daran, dass auch Ihre Mitarbeiter den EOR erleben. Für die Personalabteilung ist er ein Anbieter. Für den Mitarbeiter ist es das Unternehmen, das auf seinem Vertrag, seiner Gehaltsabrechnung, seinen Unterlagen zu den Leistungen und möglicherweise seinen Unterstützungstickets erscheint.

Standardanforderungen

• Anpassbare Einarbeitungsabläufe: Die Plattform ermöglicht es Ihnen, länderspezifische Checklisten für neue Mitarbeiter, Willkommenssequenzen und Aufgabenverteilungen für die Personalabteilung, die IT und Führungskräfte zu konfigurieren. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein neuer Mitarbeiter in Brasilien und einer in Deutschland einen unterschiedlichen, lokal passenden Einarbeitungsablauf sehen und nicht denselben generischen Standardprozess durchlaufen.
• Übersicht für Führungskräfte: Führungskräfte mit Personalverantwortung in Ihrem Unternehmen können den Beschäftigungsstatus, die Urlaubsansprüche und die bevorstehenden Abrechnungstermine ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter innerhalb der EOR-Plattform einsehen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass sich Führungskräfte nicht jedes Mal an die Personalabteilung wenden müssen, wenn sie grundlegende Personaldaten benötigen.
• Unterstützung bei der Kommunikation von Veränderungen: Der EOR stellt Vorlagen oder anleitende Ressourcen bereit, die Ihnen helfen, neuen und wechselnden Mitarbeitern das EOR-Modell zu erklären. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team nicht selbst von Grund auf Formulierungen dazu entwickeln muss, „warum Ihr Arbeitgeber ein Drittanbieter ist“ – ein erheblicher Reibungspunkt, wenn Mitarbeiter erstmals zu einem EOR wechseln.
• Schulungen für Administratoren und Plattformdokumentation: Der Anbieter bietet strukturierte Schulungen für Ihre HR-Administratoren an, darunter aufgezeichnete Sitzungen, eine durchsuchbare Wissensdatenbank und dokumentierte Abläufe für häufige Aufgaben. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team nicht auf Supportanfragen angewiesen ist, um die Kernfunktionen der Plattform kennenzulernen.

Besondere Anforderungen

• Arbeitgebermarke und Nutzung unter eigener Marke: Für Organisationen, bei denen das Markenerlebnis der Mitarbeiter wichtig ist, ermöglicht die EOR-Plattform, das Unternehmenslogo, das Farbschema und Willkommensnachrichten auf den für Mitarbeiter sichtbaren Oberflächen anzuwenden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass bei einem EOR beschäftigte Mitarbeiter Ihre Markenidentität und nicht die Benutzeroberfläche eines Drittanbieters sehen, wodurch die psychologische Distanz zwischen ihnen und Ihrer Organisation verringert wird.
• Unterstützung bei der Migration von EOR zu EOR: Wenn Sie Mitarbeiter von einem bestehenden EOR übertragen, bietet der Anbieter einen strukturierten Datenmigrationsplan, Vorlagen für die Mitarbeiterkommunikation und Maßnahmen zur Sicherstellung der Kontinuität, um Lücken bei Gehaltszahlungen oder Leistungen zu vermeiden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass während des Übergangs kein Mitarbeiter eine ausbleibende Zahlung oder eine Unterbrechung von Leistungen erlebt.
• Erfassung von Mitarbeiterfeedback und Stimmung: Die Plattform umfasst Tools für regelmäßige Pulsbefragungen oder lässt sich in solche integrieren. Diese erfassen die Zufriedenheit der EOR-Mitarbeiter, insbesondere in Bezug auf die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, die Verständlichkeit der Leistungen und die Reaktionsfähigkeit des Supports. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie über Daten verfügen, um Lücken im Mitarbeitererlebnis zu erkennen und zu beheben, bevor daraus Risiken für die Mitarbeiterbindung entstehen.

Wenn das Modell für Sie neu ist, erklärt unser Leitfaden dazu, wie Sie einen EOR-Dienst nutzen, wie die laufenden Abläufe für Personalabteilung und Mitarbeiter aussehen, sobald der Anbieter eingebunden ist.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Branchenspezifische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Wenn Ihr Unternehmen im Gesundheitswesen, im Verteidigungsbereich oder in US-Bundesbranchen tätig ist, die an Bundesbehörden angrenzen, muss der EOR nachweisliche Erfahrung mit HIPAA-, ITAR- oder FedRAMP-Anforderungen haben, soweit diese für Beschäftigung und Datenverarbeitung relevant sind. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der Anbieter eine klare Erfolgsbilanz bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Ihrer Branche vorweisen kann und nicht nur allgemeine Zertifizierungen zur Datensicherheit.
• Umgang mit Betriebsräten und Tarifverträgen: In Rechtsordnungen wie Deutschland, Frankreich oder den nordischen Ländern muss der EOR über Fachwissen im jeweiligen Land verfügen, um die Anforderungen an die Konsultation von Betriebsräten zu bewältigen und die korrekten Tarifvertragsbestimmungen auf jeden Vertrag anzuwenden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie einen Anbieter mit echter Erfahrung in den lokalen Arbeitsbeziehungen haben und nicht nur ein allgemeines Rechtsteam.

Standardanforderungen

• Umwandlung von Auftragnehmern in Mitarbeiter: Der Anbieter muss über einen dokumentierten, länderspezifischen Weg verfügen, um unabhängige Auftragnehmer als EOR-Mitarbeiter neu einzustufen, einschließlich der Abwicklung rückwirkender Beiträge oder der Behebung von Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wenn ein Fehlklassifizierungsrisiko besteht. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass für jede relevante Rechtsordnung ein definierter Prozess und keine improvisierte Notlösung vorhanden ist.
• Verwaltung von Beteiligungen und Aktienoptionen: Der EOR unterstützt die Gewährung, das Vesting und die lokale Besteuerung von Beteiligungsinstrumenten – RSUs, ISOs oder virtuellen Beteiligungen –, sodass global verteilte Mitarbeiter Beteiligungen gemäß den lokalen Steuervorschriften korrekt erhalten und melden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr EOR über länderspezifische Prozesse für Gehaltsabrechnung und Meldungen im Zusammenhang mit Beteiligungsereignissen verfügt und nicht nur einen allgemeinen Hinweis auf der Gehaltsabrechnung anbringt.
• Unterstützung bei Einwanderung und Visumssponsoring: Der Anbieter bietet die Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen, Visumanträgen und die Koordination von Umzügen für grenzüberschreitende Einstellungen an. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der EOR mehr als nur die Gehaltsabrechnung übernimmt – er unterstützt Mitarbeiter aktiv beim Wechsel zwischen Rechtsordnungen, mit dokumentierten Zeitplänen und Ansprechpartnern im jeweiligen Land.
• Unterstützung bei M&A- und TUPE-Übertragungen: Wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen übernimmt oder durch eine Fusion Mitarbeiter übernimmt, unterstützt der EOR die rechtskonforme Übertragung dieser Mitarbeiter gemäß TUPE (Übertragung von Unternehmensteilen und Schutz der Beschäftigung) in der EU oder gemäß gleichwertigen lokalen Regelungen in anderen Ländern. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Beschäftigungsbedingungen und Kontinuität ohne Lücken oder Risiken bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben während des Übergangs erhalten bleiben.

Besondere Anforderungen

• ATS-Integration: Wenn Ihr Recruiting-Team Greenhouse, Lever oder Ashby verwendet, sollte der EOR direkt angebunden werden, sodass ein angenommenes Angebot automatisch das EOR-Onboarding auslöst. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass es keine manuelle Übergabelücke gibt, durch die neue Mitarbeitende zwischen Recruiting und Beschäftigung verloren gehen können.
• Integration von Ausgaben- und Reisetools: Für Organisationen, die ihr Ausgabenmanagement bereits über Expensify, Concur oder Ramp abwickeln, sollte der EOR genehmigte Ausgabendaten direkt in die Lohnabrechnung übernehmen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeitende dieselbe Ausgabe nicht zweimal über separate Systeme einreichen müssen.
• Arbeitgebermarke und White-Labeling: Für Organisationen, bei denen das Markenerlebnis der Mitarbeitenden wichtig ist, ermöglicht die EOR-Plattform, Unternehmenslogo, Farbschema und Willkommensnachrichten auf den für Mitarbeitende sichtbaren Oberflächen einzusetzen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass bei EOR-beschäftigten Mitarbeitenden Ihre Markenidentität und nicht die Oberfläche eines Drittanbieters angezeigt wird.
• Unterstützung bei der Migration von EOR zu EOR: Wenn Sie Mitarbeitende von einem bestehenden EOR übertragen, bietet der Anbieter einen strukturierten Datenmigrationsplan, Vorlagen für die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Maßnahmen zur Sicherung der Kontinuität. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass während des Übergangszeitraums keine Mitarbeitenden eine ausbleibende Zahlung oder eine Unterbrechung ihrer Leistungen erleben.
• Feedback der Mitarbeitenden und Erfassung der Stimmung: Die Plattform umfasst Tools für regelmäßige Kurzbefragungen oder lässt sich in solche integrieren, um die Zufriedenheit der EOR-Mitarbeitenden zu erfassen, insbesondere im Hinblick auf die Genauigkeit der Lohnabrechnung, die Verständlichkeit der Leistungen und die Reaktionsfähigkeit des Supports. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihnen Daten zur Verfügung stehen, mit denen Sie Lücken im Mitarbeitererlebnis erkennen und beheben können, bevor sie zu einem Risiko für die Mitarbeiterbindung werden.

Author's Tip

Bewerten Sie einen EOR nicht höher, nur weil er mehr Spezialfunktionen bietet. Bewerten Sie ihn danach, ob er über die Spezialfunktionen verfügt, die Ihr Einstellungsmodell voraussichtlich tatsächlich erfordern wird.

Visa-Sponsoring ist irrelevant, bis Sie eine bestimmte Arbeitskraft über eine Grenze hinweg versetzen müssen. Die Unterstützung bei TUPE ist irrelevant, bis Sie eine Akquisition durchführen. Die Unterstützung bei Beteiligungsprogrammen kann für ein Unternehmen irrelevant und für das nächste ein Ausschlusskriterium sein.

Überschätzte Anforderungen

Einige Funktionen von Employer-of-Record-Diensten wirken auf dem Papier beeindruckend, machen aber für die meisten HR-Teams selten einen echten Unterschied. Meiner Erfahrung nach können diese Extras von den Faktoren ablenken, die beim Vergleich von Anbietern tatsächlich wichtig sind. Hier sind die Anforderungen, die meiner Meinung nach überschätzt werden:

Klingt beeindruckend	Meine Einschätzung	Stattdessen priorisieren
Globale Lohnabrechnungskonten	Für einen begrenzten Anwendungsfall nützlich. Die meisten Mitarbeitenden möchten lieber, dass ihr Gehalt korrekt auf ihrem Bankkonto eingeht.	Genauigkeit der Lohnabrechnung, Währungen und Zahlungs-SLAs
KI-Tools für Mitarbeiterengagement	Ihr EOR muss wahrscheinlich nicht auch noch zu Ihrer Engagement-Plattform werden.	Mitarbeitersupport sowie das Erlebnis rund um Lohnabrechnung und Leistungen
Markenbezogene Merchandising-Shops	Nett. Aber nicht der Grund, aus dem man einen EOR beauftragt.	Wettbewerbsfähige lokale Leistungen und Onboarding
Soziales Netzwerk innerhalb der Plattform	Glückwunsch, Sie haben einen weiteren Ort erfunden, den Mitarbeitende nicht prüfen werden.	Integration in die Tools, die Ihre Mitarbeitenden bereits verwenden
Gamifiziertes Onboarding	Ein Abzeichen kann ein fehlendes Steuerformular nicht ausgleichen.	Landesspezifisches, regelkonformes Onboarding
Automatisierte Geburtstagsgeschenke	Nett, aber eindeutig im Bereich der wünschenswerten, nicht notwendigen Funktionen.	Zuverlässiger Mitarbeitersupport

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für die Anforderungen an Employer-of-Record-Dienste

Verwenden Sie diese Schritte, um eine Checkliste zu erstellen, die den tatsächlichen Anforderungen Ihres Teams bei der internationalen Einstellung entspricht:

1. Geschäftsziele und Projektumfang festlegen: Klären Sie, was Ihre Employer-of-Record-Dienste erreichen sollen, einschließlich Einstellungsmärkten, Teamgröße, Vertragsarten und zentralen Geschäftsergebnissen.
2. Beiträge aller Beteiligten einholen: Beziehen Sie HR, Finanzen, IT, Recht und Talentgewinnung ein, um Anforderungen, Schwachstellen und Prozesslücken zu ermitteln und sicherzustellen, dass Ihre Checkliste auf den täglichen Erfordernissen basiert.
3. Anforderungen kategorisieren und priorisieren: Trennen Sie grundlegende Anforderungen wie die Abdeckung juristischer Einheiten, eine regelkonforme Lohnabrechnung und die HRIS-Integration von wünschenswerten Zusatzfunktionen, damit Sie sich beim Vergleich von Anbietern auf unverzichtbare Kriterien konzentrieren können.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Ermitteln Sie die technischen Plattformen, das Wachstum der Mitarbeiterzahl und die Datenschutzstandards, die Ihr Anbieter unterstützen muss, wenn Sie auf weitere Regionen expandieren.
5. Gesamtbetriebskosten & ROI berechnen: Berücksichtigen Sie Servicegebühren, Implementierungskosten, erforderliche interne Ressourcen und mögliche Risikoeinsparungen, um zu bewerten, welche EOR-Lösung für Ihr Einstellungsmodell den größten Nutzen bietet.

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Wichtige Beteiligte bei der Auswahl von Employer-of-Record-Diensten

Die Zusammenführung der richtigen Mischung von Beteiligten hilft Ihnen, jede geschäftliche Anforderung zu erfassen und künftige Lücken bei Ihren Arbeitgeber-of-Record-Dienstleistungen zu vermeiden. Jede Gruppe bietet eine einzigartige Perspektive darauf, was für Compliance, Benutzererfahrung und betriebliche Eignung erforderlich ist.

Nutzen Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Rollen und Anliegen der einzelnen Beteiligten zu verstehen:

Beteiligter	Rolle
HR	Definiert Anforderungen an Einstellung, Einarbeitung, Offboarding und Compliance; bewertet die Eignung der Arbeitsabläufe
Finanzen	Prüft die Genauigkeit der Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Kostenverteilung und Ausgabenprozesse
Rechtsabteilung	Bewertet Verträge, gesetzliche Compliance, Arbeitsrecht und Risikominderung
IT	Bewertet Anforderungen an Plattformintegration, Datensicherheit und Zugriffskontrolle
Talentgewinnung	Stellt die Unterstützung von Einstellungsvolumen, der Umwandlung von Auftragnehmern und Verknüpfungen mit Recruiting-Software sicher
Geschäftsbetrieb	Stimmt die EOR-Abdeckung mit der Personalplanung und den Anforderungen an die globale Mobilität ab
Führungskräfte	Weist auf Anforderungen an Mitarbeitererfahrung, Einarbeitung und Transparenz bei Berichten hin
Mitarbeitende	Gibt Feedback zu Supportzugang, Self-Service sowie Anliegen zu lokaler Bezahlung oder lokalen Zusatzleistungen

Bereit, den richtigen Anbieter zu finden?

Nachdem Sie Ihre Anforderungen erfasst haben, übertragen Sie sie in eine strukturierte RFP, damit Anbieter dieselben Fragen anhand derselben Kriterien beantworten. Unser Leitfaden zur Arbeitgeber-of-Record-RFP enthält die Fragen, die Sie zu Länderabdeckung, Lohnabrechnung, Compliance, Integrationen, Support, Preisen und Implementierung stellen sollten.

Mein Leitfaden dazu, wie Sie einen Arbeitgeber-of-Record-Anbieter auswählen, führt Sie anschließend durch ein fünfstufiges Rahmenwerk zur Bewertung Ihrer engeren Auswahl, zur Abstimmung der Beteiligten und zur Erstellung einer Entscheidungsgrundlage für die endgültige Entscheidung.