10 Beste Lohnabrechnungssoftware im Überblick
Wenige Momente im Personalwesen sind so stressig wie eine fehlgeschlagene Lohnabrechnung – sei es eine verpasste Überweisung, eine falsche Steuerberechnung oder ein Tabellenfehler, der deine monatlichen Abstimmungen durcheinanderbringt. Die Wahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist der schnellste Weg, dich vor teuren Bußgeldern wegen Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften zu schützen und deinem Team jede Woche Stunden an Verwaltungsaufwand zurückzugeben.
Basierend auf meinen über 9 Jahren Erfahrung in der Personalverwaltung habe ich die besten Plattformen dieses Jahres mit einem strikten, prozessorientierten Blick analysiert, um herauszufinden, welche die Gehaltslaufzeit tatsächlich einfacher machen. Egal, ob du die Lohnabrechnung für ein kleines, lokales Team durchführst oder eine komplexe hybride Belegschaft verwaltest – hier sind die besten Optionen für Lohnabrechnungssoftware im Jahr 2026.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Beste Lohnabrechnungssoftware: Vergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testmöglichkeiten und Demo-Details meiner Top-Auswahl an Lohnabrechnungssoftware zusammen, damit du die beste Software für dein Budget und deine Geschäftsanforderungen findest.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für mitarbeitergesteuerte Fehlervermeidung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für konforme Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern | Kostenlose Demo verfügbar | Feste Preisgestaltung auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für globale Lohn- und Gehaltsabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $199/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für globale Teams in über 170 Ländern | Kostenlose Demo + kostenloser Plan verfügbar | Ab $199/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für automatisierte, komplexe Gehaltsberechnungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für gemischte Belegschaftsabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $599/Monat/Mitarbeiter | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet zur Vereinigung von HR, Lohnabrechnung und Projektabrechnung | Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für die automatische Steuerabrechnung | Kostenlose Demo + kostenloser Plan verfügbar | Ab $49/Monat + $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für kanadische KMU geeignet | Kostenlose Demo | Ab $5/Nutzer/Monat für das zentrale HR-Modul | Website |
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Justworks
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Paycom
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HiBob
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Bewertungen der besten Lohnabrechnungssoftware
Hier findest du ausführliche Übersichten über die 20 besten Lohnabrechnungslösungen, die ich vorgestellt habe. Jede Übersicht enthält Informationen zum besten Anwendungsfall der jeweiligen Plattform, zu besonderen Funktionen und zu möglichen Integrationen. Außerdem findest du unten zusätzliche Optionen, falls du noch mehr Auswahl haben möchtest.
Wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware suchen, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Daten zu verwalten, ist Paycom eine Überlegung wert. Das mitarbeitergesteuerte Lohnabrechnungsmodell dieser Plattform hilft, Fehler zu reduzieren und den manuellen Aufwand für HR-Teams zu verringern. Paycom ist eine starke Wahl für Organisationen, die die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern und das Personal befähigen möchten, ihre eigenen Informationen zu verwalten.
Für wen ist Paycom am besten geeignet?
HR-Leiter, Lohnbuchhaltungsadministratoren und Finanzteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die möchten, dass Mitarbeitende sich aktiv an der Korrektheit und Aktualisierung der Lohnabrechnungsdaten beteiligen. Es eignet sich für Unternehmen mit komplexen Lohnabrechnungsszenarien, die eine zentrale Überwachung benötigen und gleichzeitig administrative Korrekturabläufe reduzieren möchten.
Warum ich Paycom ausgewählt habe
Paycom hebt sich durch das mitarbeitergesteuerte Lohnabrechnungsmodell hervor, bei dem die Eingabe und Überprüfung der Lohnabrechnungsdaten denjenigen überlassen wird, die sie am besten kennen – Ihren Mitarbeitenden. Ich habe Paycom gewählt, weil dieses Modell Fehler bei der Lohnabrechnung reduziert und dem Personal mehr Verantwortung für die eigenen Gehaltsdaten gibt. Mitarbeitende können ihre Gehaltsabrechnungen vor der Abrechnung prüfen und freigeben, was hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für Organisationen, die die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Lohnabrechnung verbessern wollen, ohne den HR-Abteilungen zusätzliche Schritte aufzuerlegen.
Wichtige Funktionen von Paycom
Neben der mitarbeitergesteuerten Lohnabrechnung bietet Paycom weitere Funktionen für das Lohnmanagement:
- Steuerverwaltung: Automatisiert die Berechnung, Einreichung und Auszahlung von Lohnsteuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene.
- Pfändungsverwaltung: Verwaltet Pfändungen und Gehaltsabzüge direkt im Lohnabrechnungsprozess.
- Spesenmanagement: Ermöglicht Mitarbeitenden, Ausgaben zur Genehmigung und Erstattung über dieselbe Plattform einzureichen.
- Individuelle Berichte: Bietet anpassbare Lohn- und HR-Berichte zur Unterstützung von Audits, Compliance und Geschäftsanalysen.
Paycom-Integrationen
Integrationen sind nicht verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Einheitliches System: Arbeitszeiterfassung, Benefits und Lohnabrechnung greifen auf dieselben Daten zu
- Anpassbare Optionen für Lohn- und HR-Berichte
- Starke Unterstützung bei der Lohn-Compliance
Cons:
- Einige Funktionen sind nur mit teuren Zusatzoptionen verfügbar
- Gelegentliche Probleme in Regionen außerhalb der USA
Am besten geeignet für konforme Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern
Deel Payroll richtet sich an Unternehmen und HR-Teams mit internationalen Belegschaften und bietet eine Plattform, die globale Gehaltsabrechnung, Compliance und Zahlungen für Mitarbeiter und Auftragnehmer in mehreren Ländern vereinfacht.
Für wen ist Deel Payroll am besten geeignet?
Deel Payroll eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die grenzüberschreitend einstellen und lokale Lohnbuchhaltungs-Compliance benötigen, ohne in jedem Land eigenes Fachwissen aufbauen zu müssen.
Warum ich Deel Payroll ausgewählt habe
Ich habe Deel Payroll als eines der besten Tools ausgewählt, weil es etwas bewältigt, was die meisten Gehaltsabrechnungslösungen nicht können: die konforme Abwicklung von Gehaltsabrechnungen in über 150 Ländern, ohne dass Ihr Team in jedem Markt zu lokalen Steuerexperten werden muss. Die integrierte Compliance-Engine wendet automatisch lokale Steuervorschriften, gesetzliche Anforderungen und Meldungen vor jeder Gehaltsabrechnung an. KI erkennt Unregelmäßigkeiten und fehlende Daten vor der Freigabe und fängt Probleme frühzeitig ab. Außerdem gefällt mir die Payroll Connect-Funktion, mit der Sie von Deel verwaltete Gehaltsabrechnungen und Gehaltsläufe von Drittdienstleistern nebeneinander in einem Dashboard anzeigen können – nützlich, wenn Sie sich in einer Übergangsphase befinden und die Lohnabrechnung noch über mehrere Anbieter steuern.
Hauptfunktionen von Deel Payroll
- Employer-of-Record (EOR)-Dienstleistungen: Deel agiert als rechtlicher Arbeitgeber in Ländern, in denen Sie keine Niederlassung haben, sodass Sie Mitarbeitende einstellen und bezahlen können, ohne eine lokale Tochtergesellschaft zu gründen.
- Zahlungen an Auftragnehmer: Bezahlen Sie unabhängige Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung in über 150 Ländern – mit integriertem Vertragserstellungsprozess und lokalen Zahlungsmethoden.
- Gehaltsberichtswesen und Analysen: Greifen Sie auf detaillierte Gehaltsberichte zu, die nach Land, Abteilung oder Mitarbeiter aufgeschlüsselt sind, um Audits, Budgetierung und Personalplanung zu unterstützen.
- HRIS-Integration: Synchronisieren Sie Mitarbeiterdaten zwischen Deel und Ihren bestehenden HR-Systemen, damit Personalbestand, Vergütung und Rollenänderungen plattformübergreifend konsistent bleiben.
Deel Payroll Integrationen
Zu den Integrationen gehören FaceUp, Snowflake, DefensX, Microsoft Finance, Kintsugi, ReFresh OS, Revo.ai, Keeper, Human Interest und Everyminute.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt Gehaltsabrechnung in über 130 Ländern
- Integriertes Compliance-Monitoring
- Ermöglicht außertourliche Zahlungen und bietet Flexibilität bei globalen Lohnabrechnungsszenarien
Cons:
- Eingeschränkte Rechnungsanpassung
- Vertragsvorlagen könnten einfacher gestaltet sein
RemotePeople ist eine Payroll-Plattform für Unternehmen mit verteilten Teams und unterstützt HR-Fachkräfte sowie Finanzverantwortliche bei der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Compliance und Zahlungen in mehreren Ländern und Währungen.
Für wen ist RemotePeople am besten geeignet?
RemotePeople ist ideal für Unternehmen, die international einstellen und eine einzige Plattform benötigen, um Gehaltsabrechnungen in mehreren Ländern ohne die Gründung lokaler Niederlassungen zu verwalten.
Warum habe ich RemotePeople ausgewählt?
RemotePeople hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die Komplexität der Bezahlung von Mitarbeitenden und Auftragnehmern in verschiedenen Ländern hervorragend handhabt. Mir gefällt, dass es die lokale Steuerkonformität, Payroll-Berechnungen im jeweiligen Land sowie Zahlungen in mehreren Währungen übernimmt, ohne dass Ihr Unternehmen Rechtsstrukturen im Ausland gründen muss. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team internationale Neueinstellungen in Ländern wie Brasilien, Indien oder Deutschland einstellen und die Gehaltsabrechnung abwickeln kann, ohne dass vor Ort ein eigenes HR- oder Rechtsteam benötigt wird. Der eingebaute Compliance-Schutz bietet einen klaren Vorteil im globalen Payroll-Management.
RemotePeople-Hauptfunktionen
- Contractor of record: RemotePeople übernimmt das rechtliche Risiko und die Compliance bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und deckt das Fehlklassifizierungsrisiko in über 150 Ländern ab.
- Workflow zur Spesengenehmigung: Teammitglieder reichen Ausgaben direkt in der Plattform ein, Sie genehmigen sie mit einem Klick und RemotePeople bearbeitet die Zahlung.
- Abwesenheitsverwaltung: Jahresurlaub, Krankheitstage und lokale Feiertage werden in einem einzigen Dashboard nachverfolgt und genehmigt – mit länderspezifischen Regeln.
- Vor Ort erstellte Arbeitsverträge: Jeder Vertrag wird von lokalen Rechtsexperten erstellt und nicht einfach aus Vorlagen generiert – entsprechend den Anforderungen des lokalen Arbeitsrechts.
RemotePeople-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR, HiBob, NetSuite, QuickBooks und andere.
Pros and Cons
Pros:
- Enthält Employer of Record und PEO-Services
- Bietet globale Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung für Auftragnehmer und Umzugsservices
- Dedizierter Kundenbetreuer
Cons:
- Keine öffentlich aufgelisteten Integrationen
- Einige Services sind nur in bestimmten Regionen verfügbar
RemoFirst ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Mitarbeiter und Auftragnehmer in mehreren Ländern verwalten. Sie hilft HR-Teams, weltweite Gehaltsabrechnungen, Compliance und Onboarding über ein einziges Dashboard zu steuern.
Für wen ist RemoFirst am besten geeignet?
RemoFirst eignet sich besonders für HR-Teams kleiner bis mittelgroßer Unternehmen, die international einstellen oder wachsen und eine zentrale Plattform benötigen, um Gehaltsabrechnung und Compliance über Ländergrenzen hinweg zu steuern.
Warum ich mich für RemoFirst entschieden habe
RemoFirst erhält einen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es globale Gehaltsabrechnung und Compliance in über 185 Ländern zu einem festen, vorhersehbaren Preis ohne versteckte Gebühren abdeckt. Es ermöglicht die Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen durch eine einzige aggregierte Zahlung – statt dutzende Einzeltransaktionen abzuwickeln, kann mein Team die gesamte globale Abrechnung mit nur einer Zahlung konsolidieren. Die Funktion zur Erstellung lokalisierter Arbeitsverträge generiert automatisch Verträge, die mit den jeweiligen Arbeitsgesetzen der Länder übereinstimmen und so eine erhebliche rechtliche Belastung beim Onboarding in neuen Märkten verringern.
RemoFirst Hauptfunktionen
- Verwaltung von Auftragnehmern: Bezahlung und Verwaltung internationaler Auftragnehmer in über 150 Ländern, inklusive Identitätsprüfungen, Vertragserstellung und Auslagenerstattungen.
- Rechtskonforme Offboarding-Prozesse: Verwaltung von Mitarbeiterkündigungen unter Einhaltung der länderspezifischen Kündigungsfristen, Abfindungsregeln und rechtlichen Dokumentationsanforderungen.
- Unterstützung bei Visum und Einwanderung: Bearbeitung von Arbeitserlaubnissen und Visumanträgen in über 85 Ländern direkt über die Plattform.
- Background-Checks: Durchführung globaler Hintergrundprüfungen bei internationalen Einstellungen zur Identitätsüberprüfung und zur Unterstützung regelkonformer Einstellungsentscheidungen.
RemoFirst Integrationen
Zu den Integrationen gehören BambooHR, GoCardless und ADP Workforce Now.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrwährungsfähigkeit innerhalb eines Gehaltslaufs
- Anpassbare Dashboards
- Persönliche Kundenbetreuung
Cons:
- Keine mobile App verfügbar
- Wenig umfangreiche Integrationen
New Product Updates from RemoFirst
RemoFirst Launches BambooHR Integration
RemoFirst has launched a BambooHR integration for enhanced global hiring and HR management. For more details, visit RemoFirst's official site.
Am besten für automatisierte, komplexe Gehaltsberechnungen
Workforce.com ist eine Lohn- und Personalmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die komplexe Entgeltregelungen abbilden, die Einhaltung von Vorschriften automatisieren und die Einsatzplanung für Stundenlohnteams in Branchen wie Call Centern, Gesundheitswesen und Einzelhandel optimieren müssen.
Für wen ist Workforce.com am besten geeignet?
Workforce.com eignet sich besonders für Betriebsteams und Personalabteilungen in schichtbasierten Branchen wie Call Centern, Einzelhandel und Gesundheitswesen, die große Belegschaften mit Stundenlohn beschäftigen.
Warum ich Workforce.com ausgewählt habe
Ich habe mich für Workforce.com entschieden, weil es Entgeltkomplexität verarbeitet, an der viele Lohnabrechnungstools scheitern. Die Lohn- und Stunden-Automatisierung berechnet automatisch tägliche und wöchentliche Überstunden, gewichtet Überstunden und ändert standort- oder rollenbezogene Lohnsätze direkt im Stundenzettel – bevor die Lohnabrechnung läuft. Außerdem gefällt mir, dass die Trinkgeldaufteilung integriert ist, sodass Teams im Gastgewerbe oder in der Gastronomie Trinkgeldpools automatisch basierend auf der gearbeiteten Stundenanzahl aufteilen können, ohne zusätzliche Abrechnungen durchführen zu müssen. Da dies vor der Lohnabrechnung passiert, muss mein Team am Ende der Abrechnungsperiode keine manuellen Anpassungen mehr vornehmen.
Workforce.com Hauptfunktionen
- Mehrfache Lohnläufe: Mehrere, separate Lohnläufe im selben Abrechnungszeitraum durchführen, um unterschiedliche Mitarbeitendengruppen, Zahlungspläne oder außerordentliche Korrekturen zu bearbeiten.
- Self-Service für Mitarbeiter-Onboarding: Neue Mitarbeitende vervollständigen W-4-Formulare, geben Bankdaten ein und hinterlegen persönliche Informationen direkt über eine mobile App, sodass die Mitarbeitendendaten im Lohnsystem aktuell bleiben.
- GPS-basierte Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln sich per mobiler App mit GPS-Ortung bei jedem Arbeitsantritt und -ende ein und aus, was hilft, die Arbeitszeiten dem korrekten Arbeitsort zuzuordnen.
- Punktesystem für Anwesenheit: Weist automatisch Anwesenheitspunkte basierend auf geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden zu; Vorgesetzte erhalten so eine nachvollziehbare Übersicht über Zuspätkommen, Nicht-Erscheinen und krankheitsbedingte Ausfälle.
Workforce.com Integrationen
Zu den Integrationen gehören ADP, Gusto, Paychex, QuickBooks, Xero, Oracle, Workday, UKG, Square und Shopify.
Pros and Cons
Pros:
- Präzise Lohnabrechnung dank synchronisierter Einsatzpläne, Anwesenheiten und Mitarbeiterdaten
- Automatisierte Berechnung des gewichteten Überstundenlohns erspart manuelle Satzberechnungen und Anpassungen
- Tägliche Freigaben durch Führungskräfte verbessern die Abrechnungsgenauigkeit während jeder Abrechnungsperiode
Cons:
- Manche Branchen könnten Integrationen benötigen, die nicht aufgelistet sind
- Nicht ideal für Unternehmen ohne Stunden- oder Schichtlohnbedarf
Justworks ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie HR-Plattform, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, um Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance für sowohl Mitarbeitende als auch Auftragnehmer an einem Ort zu verwalten.
Für wen eignet sich Justworks am besten?
Justworks ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die sowohl Vollzeitangestellte als auch Auftragnehmer beschäftigen und eine einzige Plattform zur Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Compliance wünschen.
Warum ich Justworks ausgewählt habe
Ich habe Justworks als eines der besten ausgewählt, da es die Gehaltsabrechnung sowohl für W-2-Mitarbeitende als auch Auftragnehmer verarbeitet, ohne zwei separate Systeme zu benötigen. Wenn Ihr Team eine Mischung aus fest angestellten Mitarbeitenden und 1099-Auftragnehmern umfasst, können Sie mit Justworks beide Gruppen über dieselbe Plattform abrechnen – einschließlich internationaler Zahlungen an Auftragnehmer. W-2- und 1099-Meldungen werden automatisch erledigt, sodass es in der Steuersaison nicht nötig ist, Datensätze aus verschiedenen Tools mühselig abzugleichen. Die Multi-State-Lohnabrechnungsunterstützung ist besonders hilfreich für Teams mit Auftragnehmern und Angestellten in mehreren Bundesstaaten mit unterschiedlichen Compliance-Anforderungen.
Wichtige Funktionen von Justworks
- Leistungsverwaltung: Zugriff und Verwaltung von Krankenversicherung, 401(k), HSA/FSA und anderen Leistungen direkt innerhalb der Plattform für W-2-Mitarbeitende.
- Automatisierte Spesenrückerstattung: Automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten und Mitarbeiterauslagen direkt mit der Lohnabrechnung über dieselbe Plattform auszahlen.
- PTO-Verfolgung und Richtlinienverwaltung: Richtlinien für Urlaubs- und Krankentage festlegen, Ansparungen verfolgen und Urlaubsanträge vom zentralen Dashboard aus genehmigen.
- Justworks Analytics: Überblick über Personaltrends, Lohnentwicklungen und Mitarbeiterdaten durch vordefinierte und individuelle Berichte mit interaktiven Visualisierungen.
Justworks-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Greenhouse, Lever und JazzHR.
Pros and Cons
Pros:
- Übersichtliches Mitarbeitenden-Dashboard für Leistungen und Gehaltsinformationen
- Einfache Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende
- Zentralisiert Lohnabrechnung, HR und Verwaltung der Krankenversicherung
Cons:
- Weniger fortschrittliche HR-Funktionen als größere Enterprise-Plattformen
- Reporting-Tools bieten nur begrenzte tiefergehende Geschäftseinblicke
Am besten geeignet für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem
Paylocity bietet HR-Teams und Unternehmensleitern eine einheitliche Plattform zur Verwaltung von Lohnabrechnung, HR und Compliance und hilft Organisationen, komplexe Anforderungen an das Personalwesen zu bewältigen und Personalprozesse zu optimieren.
Für wen ist Paylocity am besten geeignet?
Paylocity eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die HR, Lohnabrechnung und Sozialleistungen in einer vernetzten Plattform verwalten möchten.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe
Paylocity hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es Lohnabrechnung, HR und Sozialleistungen in einem einzigen, vernetzten System vereint, ohne dass man separate Tools zusammenfügen muss. Mir gefällt, wie die Lohnabrechnungs-Engine die Einhaltung der Steuervorschriften in mehreren Bundesstaaten automatisch handhabt – das spart viel Zeit, wenn mein Team Mitarbeiter in verschiedenen Rechtsgebieten betreut. Die integrierten HR-Funktionen wie Onboarding-Workflows und Leistungsbeurteilungen sorgen dafür, dass Lohn- und Personaldaten stets synchronisiert sind. Ich nutze außerdem das Modul zur Verwaltung der Sozialleistungen, um die offene Anmeldung direkt neben der Lohnabrechnung zu managen, sodass kein manueller Datentransfer zwischen den Systemen nötig ist.
Wichtige Funktionen von Paylocity
- Dashboard zur Lohnabrechnungsbereitschaft: Hebt offene Aufgaben hervor und markiert potenzielle Fehler – wie unerwartete Lohnanstiege – bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen.
- Lohnzugriff auf Abruf: Ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf verdiente Löhne vor dem Zahltag und bietet Ihnen so ein Instrument zur Rekrutierung und Bindung, ohne Ihren Lohnzyklus zu stören.
- Steuer-Geolokation: Überprüft den Standort jedes Mitarbeiters, um die korrekten Steuern anzuwenden. Paylocity reicht Steuerunterlagen in allen 50 Bundesstaaten, Puerto Rico, den Jungferninseln und Guam ein.
- Kontenplan-Mapping: Ermöglicht die Konfiguration und Aktualisierung von GL-Einstellungen und Buchungssätzen, ohne dass Sie den Paylocity-Support kontaktieren müssen.
Paylocity Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Entra, Google Workspace, Okta, ERP-Systeme, Bewerbermanagementsysteme, Jobbörsen, Sozialleistungsanbieter, 401(k)-Anbieter, Kassensysteme und Anbieter von Hintergrundüberprüfungen. Für individuelle Integrationen steht zudem eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Lohn- und Steuerabwicklung für Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesstaaten
- Modul für Zeiterfassung und Arbeitsstunden ist direkt mit Lohnabrechnung verknüpft, um Fehler zu reduzieren
- Tools für Talentmanagement inklusive
Cons:
- Unterstützt keine Zahlungen an selbständige Auftragnehmer
- Die Einrichtung kann zeitaufwendig sein
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Introduces Ignite AI Across Its Platform
Paylocity introduced Ignite AI with purpose-built automation for recruiting, payroll, time, finance, reporting, and employee support. These capabilities reduce repetitive work, catch errors earlier, speed up hiring and financial processes, and give teams faster access to answers and analysis across the platform. For more information, visit Paylocity's official site.
Keka HR
Am besten geeignet zur Vereinigung von HR, Lohnabrechnung und Projektabrechnung
Keka HR ist eine Plattform für Mitarbeiter- und Projektmanagement, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Recruiting, Leistungsmanagement, Zeiterfassung und Automatisierung von Dienstleistungen in einem System vereint.
Für wen ist Keka HR am besten geeignet?
Keka HR passt besonders gut zu kleinen und mittelständischen Unternehmen, die HR, Gehaltsabrechnung und Projektmanagement in einer einzigen Plattform und nicht in separaten Tools verwalten möchten.
Warum ich Keka HR ausgewählt habe
Ich habe Keka HR ausgewählt, weil Lohnabrechnung, HR und Projektmanagement hier wirklich als verbundenes System funktionieren. Besonders gefällt mir, dass das PSA-Cloud-Modul genehmigte Projektstundenzettel direkt in die Gehaltsläufe speist, sodass Kundenabrechnungsstunden und Mitarbeitervergütung synchron bleiben, ohne dass Daten manuell übertragen werden müssen. Die Compliance-Engine kümmert sich zudem automatisch um alle bundes- und einzelstaatlichen Steueranmeldungen in allen 50 US-Bundesstaaten, was eine ständige Verwaltungslast nimmt.
Keka HR Hauptfunktionen
- Leistungsmanagement-Zentrale: OKRs einrichten, 360-Grad-Feedback durchführen und individuelle Entwicklungspläne an einem Ort managen.
- Integrierte Recruiting-Workflows: KI-gestützte Stellenbeschreibungen, Lebenslauf-Parsing und automatisierte Interviewplanung nutzen.
- Gamifizierte Anwesenheitsverfolgung: Mitarbeitende können ihre Anwesenheit per GPS, Selfie oder Kiosk erfassen und Engagement-Trends nachverfolgen.
- Individuelle Analysen und Dashboards: Rollenbasierte Dashboards erstellen und vorgefertigte oder benutzerdefinierte Berichte zu HR, Vergütung und Workforce ausführen.
Keka HR Integrationen
Keka HR bietet native Integrationen mit Slack, DocuSign, Chekr, Zoom, Azure AD, Tally, Microsoft Teams, Jira und weiteren. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Compliance-Berichte für US-Lohnabrechnung
- Integrierte Projektkalkulation und Kundenabrechnung
- Umfassende Leistungs- und Anwesenheitsverfolgung
Cons:
- US-Lohnabrechnung erfordert manuelle Grundeinrichtung
- Mitarbeiter-App für Mobilgeräte bietet keine erweiterten Zahlungsoptionen
Gusto ist eine cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, die Gehaltsabrechnung automatisieren, Sozialleistungen verwalten und die Einhaltung von Steuervorschriften sicherstellen möchten.
Für wen ist Gusto am besten geeignet?
Gusto ist ideal für kleine Geschäftsinhaber und Personalteams, die eine einfache Möglichkeit benötigen, Löhne abzurechnen, Steuern zu bearbeiten und Mitarbeiterleistungen zu verwalten, ohne dass umfassende Gehaltsabrechnungskenntnisse erforderlich sind.
Warum ich Gusto ausgewählt habe
Gusto hat sich einen Platz auf meiner Favoritenliste verdient, weil das System die Steuerabrechnung mit minimalem Aufwand sehr gründlich abwickelt. Jedes Mal, wenn die Lohnabrechnung läuft, berechnet, meldet und zahlt Gusto automatisch Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern direkt an die zuständigen Behörden – ein Service, für den andere Anbieter oft zusätzliche Gebühren verlangen. Ich schätze außerdem, dass Gusto sich über Änderungen der Steuergesetze auf dem Laufenden hält und automatische Berechnungen vornimmt, um Fehler zu reduzieren, sodass mein Team nicht ständig versuchen muss, auf dem neuesten Stand zu bleiben. W‑2s, 1099s und I‑9s werden online gespeichert und organisiert, sodass der Jahresabschluss deutlich einfacher ist.
Gusto Hauptfunktionen
- AutoPilot™-Lohnabrechnung: Stellen Sie die Lohnabrechnung auf einen Zeitplan ein, sodass Ihr Team ohne manuelles Eingreifen bezahlt wird.
- Mitarbeiter-Selbst-Onboarding: Neue Mitarbeiter geben ihre persönlichen und Bankdaten direkt in Gusto ein, was die manuelle Dateneingabe für die Personalabteilung reduziert.
- Lohnläufe in mehreren Bundesstaaten: Führen Sie die Lohnabrechnung gleichzeitig für mehrere Bundesstaaten und Auszahlungspläne durch, mit Unterstützung für die Steueranmeldung in allen 50 Bundesstaaten.
- Zahlungen an Auftragnehmer: Zahlen Sie Auftragnehmer in mehr als 120 Ländern direkt über die Plattform aus, wobei 1099-Formulare am Jahresende automatisch abgewickelt werden.
Gusto Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, FreshBooks, 7shifts, Asana, Bench, Aplos, Accelo, ApplicantPro und Box.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Verwaltung von Sozialleistungen für mehrere Bundesstaaten
- Direkteinzahlung mit mehreren Lohnzahlungsoptionen
- Automatische Steuererklärungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene
Cons:
- Keine native Unterstützung für Trinkgeldabrechnung
- Gesundheitsleistungen auf bestimmte Bundesstaaten beschränkt
New Product Updates from Gusto
Gusto Expands 401(k), Life, and Disability Benefits
Gusto expands its Benefits dashboard with built-in 401(k) management and employee-paid voluntary life and disability coverage, helping employers offer and manage more benefits without separate platforms or additional logins. For more information, visit Gusto’s official site.
Employment Hero vereint Personalwesen, Lohnabrechnung und Mitarbeiterleistungen auf einer einzigen Plattform, die für wachsende Unternehmen konzipiert ist. Es ist besonders nützlich für Organisationen, die die Lohnabrechnung automatisieren und gleichzeitig Onboarding, Verträge und Compliance zentral verwalten möchten. Wenn Sie den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren und Personalwesen und Lohnabrechnung eng miteinander verbinden wollen, bietet dieses Tool einen einheitlichen Ansatz.
Für wen ist Employment Hero am besten geeignet?
Personalverantwortliche, Lohnbuchhalter und Geschäftsinhaber in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine integrierte Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterprozessen suchen. Es eignet sich für kanadische KMU, die lokalisierte HR-, Lohnabrechnungs- und Compliance-Workflows benötigen, die den regionalen arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen.
Warum ich mich für Employment Hero entschieden habe
Was Employment Hero auszeichnet, ist der All-in-One-Ansatz für HR und Lohnabrechnung, was besonders für wachsende Unternehmen wertvoll ist, die alles miteinander verknüpft halten wollen. Die Plattform ermöglicht die Automatisierung von Gehaltsläufen, die Verwaltung von Mitarbeiterakten und das Bearbeiten von Urlaubsanträgen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Ich schätze, wie Employment Hero die Lohnabrechnung direkt mit Onboarding und Vertragsmanagement verknüpft, sodass Mitarbeiterdaten von Anfang an konsistent bleiben. Diese einheitliche Lösung hilft, Fehler zu reduzieren und spart Teams, die HR und Lohnabrechnung gemeinsam verwalten, Zeit.
Wichtige Funktionen von Employment Hero
Weitere Funktionen, die Employment Hero für die Lohnabrechnungsverwaltung nützlich machen, sind:
- Automatisierte Steuererklärung: Die Plattform berechnet und reicht Lohnsteuern automatisch auf Basis der aktuellen Vorschriften ein.
- Mitarbeiter-Self-Service-App: Mitarbeiter können Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und persönliche Daten über ihre mobilen Geräte aktualisieren.
- Stundenzettelverwaltung: Verfolgen Sie Arbeitszeiten der Mitarbeiter und genehmigen Sie Stundenzettel direkt im System.
- Anpassbare Gehaltslaufpläne: Richten Sie Gehaltsläufe so ein, dass sie der bevorzugten Häufigkeit und dem gewünschten Zeitpunkt Ihres Unternehmens entsprechen.
Employment Hero Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks, Ameego, Go1, Slack, Google Workspace und Microsoft 365.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Interpretation von Tarifverträgen für Compliance
- Integrierte Stundenzettel werden mit Gehaltsläufen synchronisiert
- Unterstützt die Einreichung von Single Touch Payroll
Cons:
- Begrenzte globale Lohnabrechnung außerhalb Australiens
- Einige Lohnabrechnungsberichte bieten keine Exportoptionen
Weitere Lohnabrechnungssoftware
Hier sind noch ein paar weitere Optionen, die es nicht in die Shortlist der besten Online-Lohnabrechnungsprogramme geschafft haben. Wenn du zusätzliche Softwarevorschläge zur Unterstützung deiner Lohnabrechnung suchst, schau dir diese an:
- RUN Powered by ADP®
Am besten für kleine Unternehmen geeignet
- Paycor
Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnabrechnungsaufgaben
- TopSource
Am besten geeignet für 24/5 dedizierten Support
- HiBob
Am besten für den Zugriff auf Gehaltsdaten in Echtzeit
- Homebase
Ideal für die Verwaltung stundenbasierter Teams
- BambooHR®
Am besten für Mitarbeiterselbstbedienung
- OnPay
Am besten für Nischenbranchen geeignet
- Paychex Flex
Am besten für präzise Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Bambee
Am besten für fachkundige Beratung
- Patriot Payroll
Idéal pour la gestion automatisée de la fiscalité
- GoCo
Am besten für flexible Lohnabrechnungssysteme
- Remote
E Konsolidierung von internationaler und lokaler Gehaltsabrechnung
- QuickBooks
Am besten für die Synchronisierung mit dem QuickBooks-Ökosystem
- UZIO
Am besten für integrierte Sozialleistungen
- Dayforce
Am besten für kontinuierliche Gehaltsberechnungen
- Namely
Am besten für KMUs
- PrimePay
Am besten für frühzeitigen Lohnzugriff über Paycards geeignet
- Trinet
Am besten für integriertes Vergütungsbenchmarking
- Insperity
Am besten für kombinierte Software und Dienstleistungen
- Wagepoint
Am besten für kleine Unternehmen mit Sitz in Kanada
Weitere HR-Software-Bewertungen
Wenn du hier noch nicht das gefunden hast, was du suchst, schau dir diese weiteren getesteten und bewerteten Tools an:
- HR-Software
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Bewerbermanagement-Systeme
- Workforce-Management-Software
- Lernmanagementsysteme
Wie ich Lohnabrechnungssoftware bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen: den Mindeststandard, den ein Tool erfüllen muss – dazu gehören beispielsweise automatisierte Steuerabführung und Direktüberweisung – und die Unterscheidungsmerkmale, die gute von großartigen Plattformen abgrenzen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich herausragend) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss insgesamt mindestens 75 % erreichen, um für eine Aufnahme in Betracht zu kommen.
- Automatisierte Lohnabrechnung: Ich suche nach Plattformen, die Brutto-Netto-Berechnungen, geplante Zahlungszyklen und Direktüberweisung ohne manuelle Eingriffe über mehrere Abrechnungszeiträume hinweg ermöglichen.
- Steuererklärung & Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Jedes Tool sollte Lohnsteuern berechnen, einbehalten und abführen und dann mit minimalem manuellen Aufwand Jahresendformulare wie Lohnsteuerbescheinigungen (z. B. W-2, 1099) erstellen.
- Unterstützung verschiedener Beschäftigungsarten: Ich bewerte, wie gut eine Plattform festangestellte Mitarbeitende, Stundenlöhner und freie Mitarbeitende im selben System verwalten kann.
- Mitarbeitenden-Self-Service-Portal: Beschäftigte sollten Gehaltsabrechnungen einsehen, Steuerunterlagen herunterladen und ihre eigenen Bankverbindungen aktualisieren können, ohne eine Anfrage bei der Personalabteilung zu stellen.
- Integration von Zeiterfassung & Sozialleistungen: Ich prüfe, ob die Plattform mit Zeiterfassungen und Abzügen für Sozialleistungen verbunden ist oder dies nativ anbietet, da unverbundene Daten zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen.
- Integration mit Buchhaltungssystemen: Die Synchronisierung der Lohnbuchung mit Programmen wie QuickBooks, Xero oder NetSuite ist relevant; deshalb bewerte ich die Tiefe der Sachkontenzuordnung und die Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsbelege.
Habe ich eine Liste von Tools, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, was die jeweilige Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
Globale Lohnabrechnungsfunktionen sind wichtig, wenn Ihr Team in mehreren Ländern tätig ist – ich bewerte, ob eine Plattform lokale Steuervorschriften und Zahlungen in mehreren Währungen eigenständig oder über Drittanbieter löst. On-Demand-Pay ist eine weitere Funktion, nach der ich suche, da Mitarbeitende so schon vor Zahltag auf ihr verdientes Gehalt zugreifen können, was die Mitarbeiterbindung deutlich verbessert. Ich prüfe außerdem, ob der Anbieter Lohnabrechnung als Teil einer vollwertigen HRIS-Lösung mit Onboarding, Urlaubsmanagement und Leistungsbeurteilung bündelt – das reduziert die Anzahl der Systeme, mit denen Ihr Team täglich arbeiten muss.
Mehr als nur Funktionen
Preistransparenz gehört zu den ersten Dingen, die ich prüfe – manche Anbieter berechnen eine Gebühr pro Lohnlauf oder zusätzliche Kosten für die Bearbeitung in mehreren Bundesländern, daher betrachte ich die Gesamtkosten über die Grundgebühr hinaus. Auch die Unterstützung bei der Implementierung ist ausschlaggebend, insbesondere wenn Teams mitten im Jahr inklusive historischer Daten umziehen müssen, die fehlerfrei übernommen werden sollen. Ich beurteile außerdem Zertifizierungen in Bezug auf Compliance und Sicherheit wie SOC 1 und SOC 2 Typ II sowie, ob der Anbieter eine Steuerkorrektur-Garantie bietet, die Strafzahlungen abdeckt, falls ein Fehler bei der Einreichung auf seine Kappe geht.
So findest du die richtige Lohnabrechnungssoftware
Um die passende Lohnabrechnungssoftware auszuwählen, solltest du deine spezifischen betrieblichen Anforderungen festlegen, ungeeignete Anbieter bereits in den Verkaufsgesprächen herausfiltern, die Gesamtbetriebskosten berechnen und deine individuellen Abrechnungsregeln in einem Proof-of-Concept testen.
Hier ist der von mir empfohlene Schritt-für-Schritt-Prozess, mit dem du deine Optionen bewerten und die passende Lösung finden kannst:
- Prüfen Sie Ihren aktuellen Arbeitsablauf und die Integrationen: Erfassen Sie jedes Tool, mit dem Ihre Lohn- und Gehaltsdaten in Berührung kommen – Ihr HRIS, Zeiterfassungs-Apps, Buchhaltungssoftware und PEO-Software (sofern vorhanden). Entscheiden Sie, ob Sie ein All-in-One-System oder ein eigenständiges Payroll-Tool wünschen, das sich per API synchronisieren lässt.
- Bestimmen Sie Ihre Mitarbeitertypen und Standorte: Beschreiben Sie Ihre genaue Konstellation – dazu gehören Beschäftigtenkategorien (Vollzeitangestellte vs. Auftragnehmer), Bundesländer sowie internationale Steuerhoheitsgebiete. Ein Tool, das ausschließlich für Vollzeitmitarbeitende an einem Standort konzipiert ist, wird schnell an seine Grenzen stoßen, wenn Sie mehrstaatliche Lohnsteuer oder globale Vertragspartner unterstützen möchten.
- Testen Sie Ihre tatsächlichen Payroll-Szenarien in einer Demo: Bringen Sie eine Liste Ihrer komplexesten Payroll-Szenarien – zum Beispiel Gehaltserhöhungen mitten im Abrechnungszeitraum oder die Berechnung von Überstunden mit unterschiedlichen Stundensätzen – und lassen Sie sich diese von der Vertriebsberatung Schritt für Schritt auf den entsprechenden Bildschirmen zeigen.
- Überprüfen Sie Nutzerrechte und Freigabeworkflows: Evaluieren Sie, wie das System rollenbasierte Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer handhabt. Achten Sie darauf, dass die Software es erlaubt, Freigabeketten individuell zu gestalten, sodass sensible Gehaltsdaten nur für die richtigen Personen sichtbar bleiben.
- Berechnen Sie die Gesamtkosten des Betriebs: Fordern Sie eine detaillierte Aufschlüsselung an, die Grundgebühren der Plattform, monatliche Gebühren pro Mitarbeitenden (PEPM), Servicegebühren für Steuererklärungen, Jahresendsteuerformulare, Einrichtungsgebühren und Kosten für Sonderläufe enthält. So stellen Sie sicher, dass Sie die Tools anhand ihrer tatsächlichen Betriebskosten und nicht nur am Basispreis bewerten.
- Führen Sie einen Parallel-Lauf durch, bevor Sie sich festlegen: Bevor Sie komplett auf ein neues System umsteigen oder einen langfristigen Vertrag unterzeichnen, führen Sie einen parallelen Testlauf zu Ihrem bisherigen System durch.
Denken Sie daran: Wenn Sie an einer Vertriebsdemo teilnehmen, sind die Anbieter darauf geschult, Ihnen die auffälligsten und eindrucksvollsten Funktionen zu präsentieren – etwa fortschrittliche KI-Dashboards, Vorschusszahlungsmöglichkeiten oder komplexe Organigramme. Wenn Sie keine konkreten Auswahlkriterien festgelegt haben, ist es erstaunlich leicht, sich von einer tollen Präsentation beeindrucken zu lassen und ein Tool zu kaufen, das zwar gut aussieht, aber Ihre täglichen Herausforderungen nicht löst.
Alternativen zu Payroll-Software
Je nach Ihrem Einstellungsmodell und der Kapazität Ihrer internen HR-Abteilung ist eigenständige Payroll-Software möglicherweise nicht die optimale Lösung. Hier ein Vergleich der wichtigsten Alternativen:
| Alternative zu Payroll-Software | Geeignet für | Wesentliche Kompromisse |
|---|---|---|
| Managed Payroll Services | Teams ohne interne Payroll-Kompetenz, die Berechnung und Steuererklärungen komplett auslagern möchten | Weniger direkte Kontrolle über das tägliche Payroll-Geschäft |
| All-in-One-HRIS mit Payroll | Teams, die eine zentrale Datenbank für Mitarbeitendendaten, Onboarding, Benefits und Abrechnungsläufe wünschen | Lohnberechnungslogik und individuelle Auswertungen sind oft weniger spezialisiert als bei dedizierten Payroll-Systemen |
| Employer of Record (EOR) | Unternehmen, die Vollzeit-Mitarbeitende international einstellen, ohne eigene lokale Rechtseinheiten zu besitzen | Höhere Kosten als Payroll-Software, wenn bereits lokale Rechtseinheiten existieren |
| Professional Employer Organization (PEO) | Kleine und mittelständische Unternehmen, die Payroll, HR, Sozialleistungen und Compliance im Rahmen eines Co-Employment-Modells auslagern möchten | Höhere monatliche Pro-Kopf-Gebühren und geteilte Verwaltungskontrolle wegen des Co-Employment-Ansatzes |
| Manuelle Lohnabrechnung | Sehr kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und einfachen Anforderungen an die Gehaltsabrechnung. | Zeitintensiv, schwer skalierbar und fehleranfälliger bei Payroll und Compliance |
| Buchhaltungsfirmen | Kleine Unternehmen, die Gehaltsabrechnungen nur selten durchführen oder individuelle Payroll-Beratung ohne eigene Software wünschen | Wird mit wachsender Belegschaft weniger effizient und oft teurer |
Nutzen Sie die folgenden Entscheidungskriterien, um herauszufinden, wann eigenständige Payroll-Software ausreicht – und wann es Zeit ist, ein EOR, PEO oder einen Managed Payroll Service in Betracht zu ziehen.

Trends bei Payroll-Software für 2026
Die neuesten Trends verändern, wie HR-Teams Lohnabrechnung managen, mit rechtlichen Komplexitäten umgehen und eine bessere Employee Experience schaffen. Hier sind fünf wichtige Entwicklungen, auf die Sie achten sollten:
- KI-gestützte Automatisierung: Moderne Lohnabrechnungstools nutzen Künstliche Intelligenz (KI), um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Anomalien zu erkennen, Compliance-Probleme zu kennzeichnen und kostspielige Fehler zu minimieren. Diese intelligenten Systeme optimieren Arbeitsabläufe und bewältigen zunehmend komplexe Lohn- und Gehaltsvorschriften mit höherer Genauigkeit.
- Funktionen für globale Lohnabrechnung: Während Unternehmen international expandieren, bieten Tools wie Deel und Papaya Global nahtlose Lohnabrechnungen in mehreren Ländern, Währungsumrechnung und Compliance-Management auf einer einzigen Plattform.
- Stärkere Datensicherheit: Angesichts zunehmender Cybersecurity-Bedrohungen verstärken Lohnabrechnungssysteme den Schutz sensibler Daten durch Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und biometrische Login-Optionen.
- Mobiler Zugriff: Da Remote- und Hybridarbeit geblieben sind, stellt mobiloptimierte Lohnabrechnungssoftware sicher, dass sowohl Mitarbeitende als auch HR-Teams jederzeit und überall auf wichtige Lohnabrechnungsfunktionen zugreifen können.
- Integrationen zur finanziellen Gesundheit: Viele Plattformen bieten inzwischen Funktionen, mit denen Mitarbeitende Einkommen nachverfolgen, Finanzen planen und Einblicke in Echtzeit erhalten können – und so Mitarbeiterbindung und finanzielle Gesundheit fördern.
Was ist Lohnabrechnungssoftware?
Lohnabrechnungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das die Berechnung von Mitarbeitergehältern, Steuerabzügen und direkten Überweisungen automatisiert. Sie hilft HR- und Finanzteams, Mitarbeitende korrekt und pünktlich zu bezahlen und dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Unabhängig von der Unternehmensgröße reduziert Lohnabrechnungssoftware den manuellen Aufwand, verhindert kostspielige Fehler und vereinfacht komplexe Abrechnungsprozesse – spart Zeit und sorgt für Sicherheit.
Wie funktioniert Lohnabrechnungssoftware?
Lohnabrechnungssoftware sammelt Lohndaten von Mitarbeitenden, berechnet Löhne und Abzüge automatisch, verarbeitet Zahlungen, erstellt Lohnabrechnungsberichte und speichert Lohnaufzeichnungen sicher. Die meisten Plattformen folgen diesem grundlegenden Ablauf, wobei Ihr Team die Lohnabrechnung vor Abschluss überprüft und genehmigt.
Schritt 1: Import von Mitarbeiterdaten. Die Software zieht Mitarbeiterdaten, Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Boni, Provisionen und Abzüge aus Ihren HR-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungssystemen – und reduziert damit manuelle Dateneingaben.
Schritt 2: Lohnabrechnung berechnen. Bruttolohn, Steuern, Abzüge für Sozialleistungen, Altersvorsorge, Überstunden und andere Lohnbestandteile werden auf Grundlage der aktuellen Vorschriften automatisch berechnet.
Schritt 3: Lohnabrechnung prüfen. Bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen wird, kennzeichnet das System Probleme wie fehlende Stundenzettel, ungewöhnliche Gehaltsveränderungen, doppelte Einträge oder potenzielle Compliance-Risiken für Ihr Team zur Überprüfung.
Schritt 4: Freigabe und Auszahlung an Mitarbeitende. Nach Prüfung der Lohnabrechnung geben Sie den Auszahlungsdurchgang frei und die Software veranlasst die Zahlungen per Überweisung, Scheck oder anderen unterstützten Zahlungsmethoden.
Schritt 5: Lohnberichte abschließen. Die Plattform erstellt Lohnberichte, Steuerformulare und Buchhaltungsbelege. Viele Anbieter berechnen, übermitteln und zahlen auch die Lohnsteuern für Sie.
Schritt 6: Lohnunterlagen verwalten. Lohnabrechnungen, Steuerdokumente und Abrechnungshistorie werden sicher gespeichert, sodass Sie leichter auf Mitarbeitendenanfragen reagieren, Audits unterstützen und den Jahresabschluss vorbereiten können.
Funktionen von Lohnabrechnungssoftware
Die richtige Lohnabrechnungssoftware kümmert sich um Ihre Steuern, berechnet Mitarbeitervergütung, managt Vorschriften mehrerer Bundesländer und sendet Lohndaten direkt an Ihre Buchhaltungs- und Zeiterfassungstools. Beim Vergleich von Plattformen sollten Sie auf folgende Kernfunktionen achten:
- Automatisierte Lohnberechnung: Berechnet reguläre Löhne, Überstunden, Steuerabzüge und Lohnpfändungen automatisch – ohne manuelle Tabellenkalkulationen.
- Umfassender Steuerdienst: Berechnet, bezahlt und übermittelt Ihre lokalen, bundesstaatlichen und bundesweiten Lohnsteuern direkt an die Behörden in jedem Bundesland, in dem Sie tätig sind.
- Direktüberweisung und digitale Auszahlungen: Überweist geplante Zahlungen direkt auf die Konten von Mitarbeitenden und Freiberuflern, inklusive Split-Zahlungen.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portale: Mitarbeitende können sich rund um die Uhr anmelden, Lohnabrechnungen herunterladen, Steuerformulare abrufen und ihre eigenen Bankdaten aktualisieren.
- Anbindung an Zeiterfassung und Buchhaltung: Übernimmt genehmigte Arbeitszeiten direkt in die Lohnläufe und sendet Lohnabrechnungsdaten direkt an Ihr Buchhaltungsprogramm (wie QuickBooks oder NetSuite).
- Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich mit Ihren Buchhaltungs-, HR- oder Benefitsystemen verbinden.
Häufige KI-Funktionen in Lohnabrechnungssoftware
Über die Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen inzwischen KI-gestützte Features wie:
- Automatische Fehlerwarnungen: Markiert ungewöhnliche Gehaltsänderungen, fehlende Arbeitsstunden oder doppelte Einträge, damit Sie diese vor der Lohnabrechnung korrigieren können.
- Intelligente Dokumentenerkennung: Scannt hochgeladene Steuerformulare und Bankbelege und füllt danach Mitarbeitendenprofile automatisch aus.
- Lohnabrechnungsprognosen: Nutzt frühere Gehaltsdaten, um zukünftige Personalkosten und Überstunden besser vorhersagen zu können.
- Überwachung der Compliance: Nutzt KI, um Sie auf Risiken bezüglich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufmerksam zu machen, etwa bei sich ändernden Lohnregelungen oder Meldepflichten.
Vorteile von Lohnabrechnungssoftware
Lohnabrechnungssoftware reduziert manuelle Eingaben, sorgt für korrekte Steuererklärungen über verschiedene Rechtsgebiete und gibt Ihrem Finanzteam eine Echtzeit-Übersicht der Personalkosten. Aus meiner Erfahrung bei der Verwaltung von Gehaltsläufen und HR-Systemen bietet sie Ihrer Organisation diese zentralen Vorteile:
- Sparsam im administrativen Aufwand: Automatisiert routinemäßige Lohnberechnungen, Steuerabzüge und Direktüberweisungen, sodass Ihr Team weniger Zeit mit manueller Dateneingabe pro Abrechnungsperiode verbringt.
- Sichere Mitarbeitendendaten: Schützt Lohnabrechnungsdaten, Bankverbindungen und Sozialversicherungsnummern mittels rollenbasierter Berechtigungen und verschlüsselter Speicherung anstelle ungesicherter Tabellen.
- Vermeidet Compliance-Strafen: Bleibt automatisch über Änderungen lokaler, bundesstaatlicher und nationaler Steuergesetze auf dem Laufenden und reduziert so das Risiko kostspieliger Fehler bei Steuererklärungen.
- Verbessert die Übersicht der Personalkosten: Verknüpft Lohndaten direkt mit der Buchhaltungssoftware, sodass Finanzverantwortliche die tatsächlichen Personalausgaben, Überstunden und Headcount-Budgets verfolgen können.
- Reduziert Routineanfragen an HR: Mitarbeitende können Gehaltsabrechnungen einsehen, Jahressteuerformulare herunterladen und ihre Bankdaten selbstständig über Self-Service-Portale aktualisieren.
Kosten & Preise für Lohnabrechnungssoftware
Die Preisgestaltung für Lohnabrechnungssoftware erfolgt in der Regel nach dem Modell Preis pro Mitarbeiter pro Monat (PEPM) und kombiniert eine monatliche Grundgebühr mit einem zusätzlichen Beitrag für jede:n aktive:n Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in.
Beim Budgetieren einer Plattform können Sie mit folgender Aufschlüsselung der Pakete rechnen:
Tarifvergleichstabelle für Lohnabrechnungssoftware
| Tarifmodell | Durchschnittliche monatliche Grundgebühr | Durchschnittlicher Preis pro Mitarbeiter:in | Typische Funktionen |
| Basic | $10 - $25 pro Monat | $2 - 4 pro Mitarbeiter:in, pro Monat | Lohnabrechnung für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden, einfache Steuererklärung, Standardberichte, Self-Service-Portal für Mitarbeitende |
| Professional | $25 - $40 pro Monat | $4 - $6 pro Mitarbeiter:in, pro Monat | Lohnabrechnung für mehrere Bundesländer oder Bundesstaaten, zusätzliche Berichte, HR-Funktionen, Compliance-Report + alle Basic-Funktionen. |
| Advanced | $40 - $60 pro Monat | $5 - $8 pro Mitarbeiter:in, pro Monat | Anpassbare Berichte, erweiterte HR-Tools, Integrationen, verbesserte Sicherheit + alle Professional-Funktionen. |
| Enterprise | Kundenindividuelle Preise | Kundenindividuelle Preise | Skalierbar für große Mitarbeitendenzahlen, dedizierter Support, erweiterte Analysen, individuelle Integrationen + alle Advanced-Funktionen. |
| Global Payroll | Meist Preis pro Mitarbeiter:in | $199 - $500 pro Mitarbeiter:in, pro Monat | Mehrwährungs-Auszahlungen und lokale Steuereinhaltung in den Ländern, in denen Sie eigene juristische Einheiten besitzen. |
Zusätzlich zu den oben genannten Preisen können einige Anbieter für Lohnabrechnungssoftware bei komplexeren Implementierungen eine einmalige Einrichtungsgebühr verlangen.
Modernisieren Sie Ihren Lohnabrechnungsprozess
Es gibt zahlreiche Lohnabrechnungssoftwares, und jede ist etwas anders als die nächste. Deshalb hilft es Ihnen, die grundlegenden Funktionen dieser Plattformen zu verstehen, um die richtige für die Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.
Investieren Sie in eine fortschrittliche Lohnabrechnungssoftware, die all Ihre Unternehmensbedürfnisse erfüllt, einschließlich Funktionen zum Vergleich von Vergütungen und Gehältern.
Bevor Sie gehen, bleiben Sie mit uns in Verbindung, indem Sie unseren People Managing People Newsletter abonnieren. Wir decken alles ab – von der Bewältigung Ihrer Lohnabrechnungsherausforderungen bis zur Entwicklung moderner Vergütungspakete, um Ihre besten Talente zu halten. Außerdem erhalten Sie ihn jede Woche kostenlos direkt in Ihr Postfach.
