Die 10 besten Onboarding-Software 2026: Bewertet & Verglichen
10 Beste Onboarding-Software Shortlist
Die beste Onboarding-Software hilft HR-Teams dabei, manuelle Prozesse und umständliche Tools durch ein optimiertes, automatisiertes System zu ersetzen, das neue Mitarbeitende willkommen heißt und sie schneller produktiv macht. Wenn Sie es satt haben, mit Tabellenkalkulationen zu jonglieren, Papierkram hinterherzujagen oder von der Vielzahl der Softwareoptionen überfordert zu sein, sind Sie damit nicht allein.
Moderne Onboarding-Plattformen übernehmen alles – vom Versenden von Angebotsbriefen und dem Sammeln von Compliance-Dokumenten bis zur Zuweisung von Schulungen, Verfolgung des Fortschritts und der Sicherstellung, dass nichts untergeht – und sorgen dabei für ein konsistentes, ansprechendes Erlebnis für jeden neuen Mitarbeitenden. Das richtige Tool spart Zeit, verbessert die Bindung und sorgt für Compliance, ohne Ihnen zusätzliche Arbeit zu machen.
Als ehemalige HR-Administratorin, die persönlich Hunderte von Mitarbeitenden eingearbeitet hat, weiß ich, wie stressig es sein kann, das Chaos am ersten Tag und die Nachbereitung ohne das richtige System zu bewältigen. Deshalb habe ich die besten Onboarding-Tools von heute getestet und bewertet – damit Sie selbstbewusst eine Plattform wählen können, die zu Ihren Anforderungen passt, Ihnen Zeit spart und Ihr Team für langfristigen Erfolg vorbereitet.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Profis wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, die richtige Entscheidung bei der Software-Auswahl zu treffen.
Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unserer Zielgruppe zu helfen, bessere Entscheidungen beim Software-Kauf zu treffen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben, und werfen Sie einen Blick auf unsere Methodik für Software-Bewertungen.
Beste Onboarding-Software: Vergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testmöglichkeiten und Demoversionen meiner Top-Auswahl an Onboarding-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für kollaborative Onboarding-Workflows | 14 Tage kostenlos testen | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für ganzheitliches Mitarbeiter-Onboarding | Kostenlose Demo verfügbar | $8/user/month + $50/month Grundgebühr | Website | |
| 3 | Am besten für individuell anpassbare Onboarding-Workflows | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für motivierende Lernerfahrungen | Kostenlose Demo + kostenloser Test verfügbar | Ab 10.000 $ jährlich | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für kleine Unternehmen oder Start-ups | 7 Tage kostenlos testen | Ab $6.19/Benutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Onboarding von Mitarbeitenden ohne festen Schreibtisch | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für ROI-effizientes Mitarbeiterschulungen | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $3.97/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für schnelles Onboarding und sichere Gehaltsabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $199/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 9 | Am besten zur Einarbeitung von Vertriebsmitarbeitenden geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website |
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Justworks
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Paycom
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RemotePeople
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Beste Onboarding-Software Bewertungen
Die richtige Onboarding-Software auszuwählen kann überwältigend wirken, aber ich habe die Arbeit für Sie übernommen. In diesem Abschnitt finden Sie ausführliche Bewertungen der Top-Onboarding-Systeme sowie ihre besonderen Merkmale. Ich führe Sie durch die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und die Benutzererfahrung, sodass Sie sicher die beste Lösung für Ihr Team wählen können.
monday.com wird hauptsächlich als Workflow-Tool zur Skalierung einer Organisation vermarktet, bietet aber auch eine Reihe von HR-Funktionen und insbesondere einige Onboarding-Features. Es handelt sich zwar nicht um ein reines HR-Tool, aber es ist ein nützliches Tool mit vielen grundlegenden Funktionen.
Warum ich monday.com ausgewählt habe: Die Software eignet sich hervorragend zur Erstellung kollaborativer Onboarding-Workflows, die den Ablauf von Bewerbungsgesprächen bis zur Einstellung der Kandidaten abbilden und Kommentare sowie Aufgabenverteilung ermöglichen. Die anpassbaren Dashboards halten mehrere Beteiligte über Entwicklungen auf dem Laufenden und erleichtern die Nachverfolgung der nächsten Schritte im internen Einrichtungsprozess. Sie bieten zudem eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Onboarding, um den Einstieg zu erleichtern.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von monday.com:
Die größte Stärke von monday.com ist die flexible Natur der Plattform. Eigene Konfigurationen lassen sich einfach und ohne Programmierkenntnisse mithilfe von Vorlagen, Drag-and-drop-Elementen und Widgets erstellen, um die gewünschten Details zu erfassen. Dadurch kann die Software nicht nur für das Onboarding, sondern auch für die Zuweisung teamweiter Aufgaben, das Monitoring von Workflows oder das Management anderer interner Projekte eingesetzt werden.
Integrationen umfassen Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele mehr, die über einen kostenpflichtigen Tarif mit Zapier zugänglich sind.
Pros and Cons
Pros:
- All-in-one-Plattform für Arbeitsmanagement
- Hervorragende kollaborative Funktionen
- Einfache Organisation durch Drag-and-drop von Aufgaben
Cons:
- Automatisierungen sind nicht vollständig anpassbar
- Keine Engpassidentifikation oder Unterstützung
New Product Updates from monday AI Workspace
monday.com Adds Managed Columns Across Boards
monday.com adds Managed Column to let teams standardize and reuse column labels across multiple boards from a single source of truth. The update helps organizations maintain consistency, clarity, and centralized control at scale. For more information, visit monday.com’s official site.
Justworks ist eine HR- und Onboarding-Plattform, die automatisierte Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und Mitarbeiter-Onboarding in einem einzigen cloudbasierten System vereint.
Für wen ist Justworks am besten geeignet?
Kleine und mittelständische Unternehmen, die HR, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen in einer Plattform zentralisieren möchten.
Warum ich Justworks ausgewählt habe
Ich habe Justworks als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich neue Mitarbeitende an Bord holen, ihre Gehaltsabrechnung einrichten und sie über dasselbe Dashboard für Mitarbeitervorteile anmelden kann. Die Plattform übernimmt zudem automatisch Compliance-Aufgaben wie Steuererklärungen und Aktualisierungen des Arbeitsrechts.
Wichtige Funktionen von Justworks
- Digitale Angebotsschreiben: Erstellung und Versand von anpassbaren Angebotsschreiben direkt über die Plattform.
- Eigenständiges Onboarding für Mitarbeitende: Neue Mitarbeitende können Dokumente hochladen und Onboarding-Aufgaben eigenständig abschließen.
- Abwesenheitsverwaltung: Verwaltung von Urlaubsanträgen und -genehmigungen in einem System.
- Dokumente mit elektronischer Unterschrift: Einholung elektronischer Unterschriften für wichtige Onboarding-Dokumente.
Justworks Integrationen
Native Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert. Die Plattform bietet eine integrierte Zeiterfassung und unterstützt benutzerdefinierte Integrationen über ihre API.
Pros and Cons
Pros:
- Schneller Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende
- Automatisierte Compliance über mehrere Bundesstaaten hinweg
- Nahtlose Anmeldung zu Zusatzleistungen während des Onboardings
Cons:
- Eingeschränkte mobile App-Funktionalität für das Onboarding
- Wenige native Integrationen mit externen HR-Tools
Workable HR ist eine Human Resource Information System (HRIS) Plattform, die darauf ausgelegt ist, die Prozesse rund um Einstellung und Mitarbeitermanagement für Unternehmen jeder Größe zu verbessern.
Warum ich Workable HR ausgewählt habe: Die Plattform bietet anpassbare Onboarding-Workflows, mit denen HR-Teams den Einarbeitungsprozess auf verschiedene Rollen und Abteilungen zuschneiden können. So erhalten neue Mitarbeitende von Anfang an relevante und auf ihre Position zugeschnittene Informationen. Die Möglichkeit, den Fortschritt beim Onboarding durch diese Workflows zu verfolgen, hilft außerdem, sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden.
Zusätzlich beinhaltet Workable HR ein benutzerfreundliches Onboarding-Portal, das als zentraler Anlaufpunkt für neue Mitarbeitende dient. Dieses Portal bietet individuelle Vorlagen und Dashboards, die sowohl für neue Mitarbeitende als auch für das HR-Team leicht zugänglich sind.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Workable HR:
Funktionen umfassen effizientes Dokumentenmanagement und das Sammeln von elektronischen Unterschriften, wodurch lästiger Papierkram entfällt und der Einstieg für neue Mitarbeitende reibungsloser gestaltet wird. Weitere wichtige Funktionen sind Urlaubsverwaltung, Lohnabrechnungsberichte und die Erstellung von Organigrammen.
Integrationen umfassen ADP, Xero, BambooHR, Greenhouse, Lever, Namely, Rippling, Sapling und Zenefits.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Automatisierungsfunktionen
- Erleichtert den Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung
- Onboarding-Portal für neue Mitarbeitende
Cons:
- Könnte bessere Berichtsoptionen bieten
- Lohnabrechnung nur mit Integrationen möglich
New Product Updates from Workable HR
Manage Time Off Policies Efficiently
Workable HR now allows bulk management of time-off policies via CSV import/export, enhancing control and efficiency. For more information, visit Workable HR's official site.
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Absorb ist ein preisgekröntes Learning Management System mit intelligenten Admin-Funktionen, hochwertigen Werkzeugen zur Lernendenbindung und sogar E-Commerce-Optionen, um selbst entwickelte Kurse zu verkaufen. All das macht es zur ausgezeichneten Lösung für das Onboarding neuer Mitarbeitender mit flexiblen Online-Trainingsprogrammen.
Warum ich Absorb gewählt habe: Dieses LMS ermöglicht es Organisationen, Mitarbeitende mit den notwendigen Fähigkeiten auszustatten, um in der heutigen schnelllebigen Welt modern und relevant zu bleiben. KI-gestützte Empfehlungen, Content-Tagging und Skill-Gap-Analysen vereinfachen es, das Lernen auf die jeweilige Rolle und den Fortschritt jedes Einzelnen abzustimmen.
Sie finden zudem integrierte Werkzeuge zur Kurserstellung, Compliance-Verwaltung und zur Förderung der Zusammenarbeit durch Gamification und Social Learning. Alles ist darauf ausgelegt, Lernen persönlich und wirksam zu gestalten, sodass Ihr Team während des gesamten Prozesses motiviert und engagiert bleibt.
Mitarbeiterschulungen mit Absorb fördern das Selbstbewusstsein und die Produktivität der Mitarbeitenden. Die Online-Trainingssoftware ist nicht nur intuitiv, sondern – dank Benutzeroberflächen für Administratoren und Lernende, die den WCAG 2.0 Barrierefreiheitsstandards entsprechen – auch eine der zugänglichsten.
Absorb bietet alle Funktionen, die Sie von einer preisgekrönten Onboarding-Software erwarten, ohne dass Sie dafür einen eigenen E-Learning-Experten benötigen. Egal, ob Sie hundert oder hunderttausend Mitarbeitende schulen – mit allen unter einem Dach oder verteilt – nutzt Absorb Automatisierung und künstliche Intelligenz, um Lernen sowohl bei KMUs als auch bei globalen Unternehmen zu skalieren.
Absorb-Highlights und Integrationen:
Funktionen beinhalten Werkzeuge zur Erstellung gebrandeter Lerninhalte, die Zuweisung rollenbasierter Trainings und die Fortschrittsverfolgung mit automatisierten Reports. Sie können auf eine integrierte Bibliothek von Expertenkursen zugreifen oder mit Absorb Create AI schnell eigene Kurse erstellen.
Die Plattform bietet außerdem Features wie gamifiziertes Lernen, Kollaborationsbereiche und KI-gestützte Karrierepfade, damit Ihr Team auch über das Onboarding hinaus wachsen kann.
Integrationen umfassen ADP, Salesforce, Workday, Zoom, BambooHR, Okta, Paylocity, SAP SuccessFactors und Microsoft Teams.
Absorb bietet zudem Zugriff auf Tausende sofort einsetzbare Kurse durch Content-Bibliothekspartner wie BizLibrary, Skillsoft und LinkedIn Learning.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Tools erleichtern administrative Aufgaben
- Ermöglicht, Trainings nach Jobrolle anzupassen
- Hilft Ihrem Team, Kompetenzlücken zu schließen
Cons:
- Mobile App wirkt etwas schlicht
- Individuelles Branding ist nur eingeschränkt möglich
New Product Updates from Absorb
Absorb Adds Session Enrollment Webhook Events
Absorb adds new Session Enrollment webhook events, splitting administrator-driven and learner-driven enrollments so clients can receive near real-time notifications when users are enrolled in a session. For more information, visit Absorb's official site.
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Ein Klassiker in der Welt kleiner Unternehmen und Start-ups ist BambooHR – ein HRIS-System, das bereits im Basisplan ein Onboarding-Modul für neue Mitarbeitende beinhaltet.
Josh Barker, Talent Acquisition Manager bei Black & White Zebra, erklärte, wie sein Team diese Funktionen nutzte: 'Anfangs haben wir ein paar einfache Automatisierungen aufgesetzt, die basierend auf dem Startdatum der neuen Mitarbeitenden ausgelöst wurden, etwa das Versenden einer E-Mail-Vorlage oder eine Erinnerung an Manager oder Onboarding-Buddies, sich beim Teammitglied zu melden. Am Ende haben wir einen vollständigen 360-Tage-Onboarding-Prozess geschaffen, der weitgehend automatisiert war und gleichzeitig ein sehr persönliches Onboarding-Erlebnis für die neuen Mitarbeitenden bot!'
Warum ich BambooHR ausgewählt habe
Ich habe BambooHR gewählt, weil es kleinen Teams ermöglicht, strukturierte und wiederholbare Onboarding-Prozesse mit minimalem manuellem Aufwand zu gestalten. Alles lässt sich automatisieren, von der Begrüßungs-E-Mail bis zur Zuweisung erster Aufgaben und dem Einholen elektronischer Unterschriften – das spart Zeit und reduziert Fehler.
Vorlagen machen es leicht, die Onboarding-Schritte nach Rolle oder Abteilung anzupassen, sodass jede neue Person genau die Informationen erhält, die sie braucht. Ich mag außerdem, dass Manager und Onboarding-Buddies automatische Erinnerungen zum Nachhaken bekommen – das sorgt für hohe Bindung, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist auch für Teams ohne eigenes HR-Personal gut geeignet.
BambooHR Hauptfunktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- Individuelle Onboarding-Vorlagen: Erstelle Aufgabenlisten, die sich nach Abteilung, Rolle oder Standort anpassen.
- Pre-Boarding-Automatisierung: Versende Formulare, Willkommens-E-Mails und Richtliniendokumente bereits vor dem ersten Arbeitstag.
- E-Signature-Workflows: Steuerformulare, Verträge und Bestätigungen digital einholen.
- Onboarding-Dashboard: Verfolge den Fortschritt für jede neue Person und stelle sicher, dass nichts untergeht.
- Integrierte Background-Checks: Führe Überprüfungen direkt in BambooHR durch und verwalte sie zentral.
BambooHR-Integrationen
Integration möglich mit Checkr, Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Workday, LinkedIn, Leapsome und ADP.
Pros and Cons
Pros:
- Übersichtliche, intuitive Bedienoberfläche auch für Nicht-HR-Nutzer
- Einfache Erstellung und Wiederverwendung von Onboarding-Vorlagen nach Rolle
- Automatisierte Erinnerungen für Manager und Onboarding-Buddies
Cons:
- Begrenzte, erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für Großunternehmen
- Keine native Onboarding-Analytik außer Statusverfolgung
New Product Updates from BambooHR®
BambooHR Adds Retirement Savings Powered by Human Interest
BambooHR added Retirement Savings powered by Human Interest, enabling admins to explore and purchase a 401(k) plan within BambooHR and automatically add it to the Benefits tab. For more information, visit BambooHR's official site.
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Am besten für Onboarding von Mitarbeitenden ohne festen Schreibtisch
Connecteam ist eine Softwarelösung für die Mitarbeitereinarbeitung, die speziell auf Remote-Mitarbeiter sowie Teams ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst zugeschnitten ist. Das dynamische HR-Hub der Software ermöglicht es Personalabteilungen, fundierte und dennoch unkomplizierte Onboarding-Erlebnisse für die gesamte Belegschaft bereitzustellen und sorgt so ab dem ersten Tag für eine positive Nutzererfahrung.
Warum ich Connecteam ausgewählt habe: Die Onboarding-Funktionen der Plattform gehen über reines Mitarbeiterschulung hinaus. Beispielsweise verfügt die Software über eine Dokumentenfunktion, die von Anfang an eine vollständige Compliance während der gesamten Beschäftigungszeit eines neuen Mitarbeiters sicherstellt.
Connecteam bietet zudem umfassende Schulungs- und Kursfunktionen. Wenn Mitarbeiter Ihrem Unternehmen beitreten, ermöglichen diese Funktionen der Personalabteilung oder dem Management, maßgeschneiderte Schulungskurse zu erstellen, die jeder Mitarbeiter im Rahmen seines Onboarding-Workflows absolvieren kann. Sie sind mobiloptimiert und intuitiv, was die Nutzung für Mitarbeitende aus sämtlichen Branchen erleichtert.
Besondere Funktionen und Integrationen von Connecteam:
Funktionen umfassen ein Kommunikations-Hub, eine Mitarbeiter-Zeitlinie, Zeiterfassung, dynamische smarte Mitarbeitergruppen, Checklisten und Formulare sowie interaktive Quizze zur Überprüfung des Wissensstands.
HR-Teams können jeden neuen Mitarbeitenden herzlich begrüßen, indem sie dessen Eintrittsdatum über den sozialen Feed der Plattform ankündigen. Für Nutzer, die andere Kollegen im Unternehmen finden möchten, steht ein Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung, und über die Team-Chat-App kann direkt kommuniziert werden.
Integrationen umfassen Paychex, Xero, Gusto, QuickBooks Payroll (online + Desktop), Google Kalender und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Hält eine aktuelle Datenbank aller erstellten Kurse vor
- Erfordert keine technischen Vorkenntnisse
- Verfolgt den Trainingsfortschritt pro Mitarbeiter
Cons:
- Details zu Integrationen sind begrenzt
- Komplexe Preisstruktur
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Adds Time Off Policy Management Updates
Connecteam adds negative balance limits, a minimum work hour accrual requirement, and cycle-based per-hour accruals to help you manage time off more predictably. These updates help teams create clearer time off rules, manage balances, and calculate accruals more accurately. For more information, visit Connecteam’s official site.
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Am besten geeignet für ROI-effizientes Mitarbeiterschulungen
iSpring LMS ist eine cloudbasierte Online-Trainingsplattform von iSpring Solutions. Sie wurde entwickelt, um den gesamten Prozess der Mitarbeiterentwicklung abzudecken – vom Onboarding bis hin zum kontinuierlichen Kompetenzaufbau – und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.
Warum ich iSpring LMS ausgewählt habe: Das Lernmanagementsystem ist eine ausgezeichnete Wahl für Organisationen mit umfangreichen Trainingsanforderungen im Onboarding-Prozess, da sich das Trainingsportal einfach an das eigene Unternehmensdesign anpassen lässt. Dazu gehört das Hinzufügen von Unternehmenslogos, Favicons und die Anwendung gewünschter Farbschemata.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Lokalisierung: Trainingsmanager können das Nutzerportal in 34 verschiedene Sprachen übersetzen und so neue Lernende leichter einbinden. Das hilft besonders multinationalen Unternehmen, ihre Belegschaft weltweit effizient zu schulen. Mit der Lokalisierungsfunktion können Administratoren für jede Niederlassung oder jedes Tochterunternehmen weltweit die passende Sprachversion bereitstellen. Ein weiteres herausragendes Merkmal sind Entwicklungspfade. Damit können Personalentwickler und Trainingsleiter individuell angepasste Kompetenzentwicklungen für Mitarbeitende erstellen, um von Anfang an maximale Trainingseffizienz und ROI zu gewährleisten. Außerdem wird die Wissensdatenbank zum stets verfügbaren Lernzentrum des Teams, wodurch das Speichern, Aktualisieren und Teilen wichtiger Ressourcen ohne mühsames Durchsuchen von Ordnern oder verstreuten Links erleichtert wird.
iSpring LMS herausragende Funktionen und Integrationen:
iSpring LMS verfügt über eine benutzerorientierte Oberfläche, die sowohl für Trainingsmanager als auch für Lernende leicht verständlich ist. Zu den Kernfunktionen zählt das Content-Management: Damit können Sie entweder eigene Kursinhalte hochladen oder KI-gestützte scrollbare Inhalte direkt in der Plattform erstellen.
Sie können Inhalte in diversen Formaten hochladen, darunter PowerPoint-Präsentationen (PPT), Videotutorials (MP4 oder FLV), Audiolektionen (WAV oder MP3) sowie komplette E-Learning-Kurse im SCORM-Format. Das LMS unterstützt auch Flash-Clips (SWF) sowie weitere ergänzende Formate wie XLS, DOC und PDF.
Integrationen sind nativ verfügbar mit ADP, BambooHR, Salesforce, Workday und Zoom. Weitere Integrationen können mithilfe der REST/SOAP-API eingerichtet werden.
Pros and Cons
Pros:
- Funktioniert auf mobilen Geräten
- Einfache Erstellung von Onboarding- und Kompetenzentwicklungs-Workflows
- Schafft ein gebrandetes Lernumfeld
Cons:
- Komplizierte Preisstruktur (viele Zusatzoptionen)
- Mehr Softwareintegrationen wären wünschenswert
Am besten für schnelles Onboarding und sichere Gehaltsabrechnung
Payoneer Workforce Management hilft Unternehmen, globale Teams einzustellen und zu bezahlen, ohne eine lokale Niederlassung zu benötigen. Es kümmert sich um Onboarding, Compliance, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen in über 160 Ländern.
Warum ich Payoneer Workforce Management gewählt habe
Ich habe Payoneer Workforce Management ausgewählt, weil es Ihrem Team ermöglicht, internationale Mitarbeiter von Argentinien bis Vietnam einzustellen und dabei dank der Präsenz in über 160 Ländern für die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze sorgt. Es bietet eine Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen, sodass Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung mit einer einzigen Sammelzahlung bezahlen können.
Die Lösung kann landesspezifische Arbeitsverträge erstellen und automatisiert den Onboarding-Prozess, sodass Sie keine eigenen Workflows für jede Region entwickeln müssen. Außerdem gefällt mir, dass es sich mit bestehenden HR- und Finanztools verbinden lässt, sodass Sie Ihre Systeme nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.
Die wichtigsten Funktionen von Payoneer Workforce Management
Hier sind einige herausragende Funktionen, die besonders erwähnenswert sind:
- Globaler Employer-of-Record-Service: Ermöglicht die Einstellung internationaler Mitarbeiter, ohne eine eigene lokale Rechtseinheit zu gründen.
- Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen: Bezahlung von Teams in über 70 Währungen über ein einziges Dashboard.
- Lokalisiertes Onboarding & Compliance: Erstellt Verträge und übernimmt lokale Beschäftigungsanforderungen in mehr als 160 Ländern.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ermöglicht es neuen Mitarbeitern weltweit, auf Gehaltsabrechnungen zuzugreifen, Informationen zu aktualisieren und Urlaub zu beantragen.
Payoneer Workforce Management Integrationen
Zu den Integrationen gehören BambooHR, ADP Workforce Now, Harvest, QuickBooks, Veriff, Alexis HR, Workday und Adaptive Planning.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht die Einstellung in über 160 Ländern ohne Niederlassungsgründung
- Unterstützt Gehaltsabrechnung in über 70 Währungen über ein einziges Dashboard
- Automatisiert Onboarding und Verträge für lokale Compliance
Cons:
- Lokalisierte Arbeitsverträge nur im Enterprise-Tarif
- Könnte mehr Optionen zur Individualisierung bieten
PitchMonster ist eine KI-gesteuerte Plattform für Vertriebsrollenspiele, die Teams ermöglicht, Kundengespräche zu üben, automatisiertes Coaching-Feedback zu erhalten und die Kompetenzentwicklung anhand anpassbarer Szenarien und KI-basierter Bewertungsbögen zu verfolgen.
Für wen ist PitchMonster am besten geeignet?
PitchMonster eignet sich besonders für Verantwortliche im Vertriebsenablement und Manager, die neue Mitarbeitende in großem Umfang einarbeiten und eine gleichbleibend hohe Coaching-Qualität über große oder schnell wachsende Vertriebsteams hinweg sicherstellen möchten.
Warum habe ich PitchMonster ausgewählt?
PitchMonster überzeugt mich, weil die KI-Rollenspiel-Engine weit über einfache Skripte hinausgeht. Neue Mitarbeitende üben Kaltakquise, Bedarfsermittlung und Einwandbehandlung gegen KI-Käufer, deren Schwierigkeitsgrad individuell angepasst werden kann. Besonders gefällt mir das KI Scorecard-Feature, das Bewertungskriterien direkt an Methoden wie MEDDPICC anlehnt, sodass das Coaching-Feedback immer einen Bezug zu unserem realen Verkaufsprozess hat.
Wesentliche Funktionen von PitchMonster
- KI-Sprachcoaching: Analysiert Gespräche hinsichtlich Sprechtempo, Stimmung und Füllwörtern, um verwertbares Feedback zu geben.
- Kompetenzlücken-Tracking: Visualisiert, an welchen Stellen jeder Mitarbeitende Schwierigkeiten hat und zeigt individuelle Fortschritte im Zeitverlauf.
- Eigene Szenarien erstellen: Ermöglicht das Erstellen neuer Trainingssitzungen durch Hochladen von Gesprächsaufzeichnungen oder komplett von Grund auf.
- CRM- und Gong-Integration: Importiert Gesprächsdaten und Trainingsdaten direkt aus Plattformen wie Salesforce, HubSpot und Gong.
PitchMonster Integrationen
PitchMonster bietet native Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Gong und stellt außerdem eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Käuferantworten passen sich dem Fähigkeitslevel der Nutzenden an
- Individueller Szenarien-Editor unterstützt komplexe Onboarding-Programme
- Kompetenzlücken-Analysen visualisieren den Fortschritt der Mitarbeitenden
Cons:
- Manuelles Erstellen von Szenarien ist zeitaufwändig
- Kein integriertes LMS für umfassende Onboarding-Inhalte
Deel HR
Am besten für das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern
Deel ist für Unternehmen konzipiert, die weltweit einstellen und eine zuverlässige Möglichkeit benötigen, Mitarbeiter und Auftragnehmer in verschiedenen Ländern an Bord zu holen. Es bietet Ihrem Team Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, lokalisierten Verträgen und länderspezifischer Bürokratie – ohne dass internes juristisches Fachwissen erforderlich ist.
Cara Barnes, Gründerin von Good Carma Consulting, erklärt, warum Deel für sie besonders hervorstecht: „Deel ist die beste Lösung für alle, die im Ausland einstellen, egal ob es sich um freie Mitarbeiter oder Festangestellte handelt. Sie wachsen Schritt für Schritt in verschiedenen Ländern. Wenn ich also jemanden in Deutschland einstellen möchte, garantiert Deel, dass wir die korrekte Einstufung vornehmen und die richtigen Steuern zahlen.“
Warum ich Deel gewählt habe
Ich habe mich für Deel entschieden, weil Sie damit in über 100 Ländern Mitarbeitende einstellen und onboarden können, dank eigenem Employer of Record-Modell. Dadurch sparen Sie sich das mühsame Einhalten lokaler Vorschriften. Mit der Vorlagenbibliothek können Sie standortspezifische Verträge erstellen und sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Klauseln und Klassifizierungsregeln für den jeweiligen Standort erfassen.
Ihr Team kann außerdem Onboarding-Aufgaben wie Softwarezugänge, Versand von Ausrüstung oder Hintergrundprüfungen zuteilen. So folgt jede Neueinstellung einem klaren, nachvollziehbaren Prozess. Mir gefällt, dass alle erforderlichen Dokumente und Formulare zentral hinterlegt und von den Beschäftigten elektronisch unterzeichnet werden können, wodurch Compliance-Nachweise ordentlich abgelegt werden. Diese Funktionen machen Deel zur starken Wahl für Teams, die international einstellen oder eine Mischung aus Auftragnehmern und Mitarbeitenden steuern.
Deel – zentrale Funktionen
Hier einige Funktionen, die besonders hervorstechen:
- Onboarding-Tracker: Ihr Team kann jeden Schritt im Onboarding-Prozess von Mitarbeitenden oder Auftragnehmern zentral verfolgen.
- Vertragsersteller: Bietet anpassbare Vorlagen und Klauseln zur Erstellung rechtskonformer Vereinbarungen vor Ort.
- Dokumentenmanagement: Sammelt, speichert und organisiert Compliance-Dokumente mit E-Signaturen.
- Kostenlose HR-Tools: Stellt grundlegende HR-Funktionen wie Personaldaten und einfache Berichte kostenfrei bereit.
Deel-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Ashby, BambooHR, Expensify, Greenhouse, Hibob, Netsuite, Okta, OneLogin, QuickBooks, Xero, Workday und Workable.
Pros and Cons
Pros:
- Vertragsvorlagen passen sich lokalen Arbeits- und Steueranforderungen an
- Abläufe für den Versand von Ausrüstung unterstützen Remote- und internationale Einstellungen
- Zentrale Compliance-Dokumentation mit E-Signaturen
Cons:
- Vertragsvorlagen könnten vereinfacht werden
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für einige Tools
New Product Updates from Deel HR
Deel HR Adds Claude Connector for Global Hiring
Deel has launched a Claude connector that brings verified global work, hiring, and compliance data into AI chats, enabling answers without an account and in-chat actions for customers. For more information, visit Deel HR's official site.
.Weitere Onboarding-Software
Hier sind einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in die Liste der besten Onboarding-Software geschafft haben:
- Factorial
Am besten geeignet für Onboarding und Offboarding
- SkyPrep
Am besten geeignet, um den Onboarding-Prozess zu optimieren
- Gusto
Am besten für individuelle Onboarding-Checklisten
- EducateMe LMS
Am besten geeignet für die Erstellung maßgeschneiderter Kurse
- Sloneek
Am besten für strukturierte Onboarding-Workflows
- Rippling
Am besten für HR- und IT-Onboarding geeignet
- Looop
Am besten für umfangreiche Onboarding-Prozesse
- Enboarder
Am besten geeignet für Rollenwechsel und Reboarding
- WorkBright
Am besten geeignet für remote und mobilfreundliches Onboarding
- Guidde
Am besten geeignet für KI-gestützte How-to-Videos
- GoCo
Am besten für Unternehmen, die papierlos werden wollen
- Eddy
Ideal für lokale Unternehmen mit ortsungebundenen Arbeitskräften
- Process Street
Am besten geeignet für No-Code-Onboarding-Automatisierung
- WeSchool
Am besten geeignet zur Personalisierung von Einarbeitungserlebnissen
- ChartHop
Am besten geeignet für Onboarding mit Personalplanung
- Workday
Am besten für maßgeschneiderte Onboarding-Erlebnisse
- eloomi
Am besten für Preboarding-Prozesse geeignet
- Kallidus Sapling
Am besten geeignet, um ansprechende Preboarding-Workflows zu erstellen
- Workleap
Am besten für KI-generierte Onboarding-Vorlagen
- Sage HR
Am besten für vordefinierte Onboarding-Aufgaben
Weitere HR-Software-Bewertungen
Falls Sie hier noch nicht das Passende gefunden haben, sehen Sie sich diese weiteren verwandten getesteten Tools an:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Bewerbermanagement-Systeme
- Workforce-Management-Software
Comment j'évalue les logiciels RH pour l'intégration des nouveaux employés
Je divise mon évaluation entre les incontournables de base—comme la gestion numérique du formulaire I-9 et les workflows de tâches pour les nouvelles recrues—et les éléments différenciateurs qui distinguent les outils pensés pour la montée en charge de ceux qui se contentent de faire le minimum.
Fonctionnalités de base (Critères minimaux pour cette liste)
Lorsque je sélectionne les outils pour ma liste, j'attribue à chacun une note de 0 (ne propose pas la fonctionnalité) à 5 (excelle dans ce domaine) pour chacune des fonctionnalités essentielles ci-dessous. Je calcule ensuite le score total de l'outil sous forme de pourcentage. Chaque outil doit obtenir un score total minimum de 65 % pour être envisagé dans la sélection.
- Workflows pour les nouvelles recrues : Je vérifie si l'outil prend en charge des séquences de tâches configurables avec rappels automatiques et affectations multi-intervenants—par exemple la création du poste informatique confiée à l’informatique et l’inscription aux avantages sociaux à la RH, en parallèle.
- Gestion numérique des documents : Les signatures électroniques sur les lettres d'offre et contrats de travail doivent être natives ou parfaitement intégrées, sans obliger à utiliser un outil tiers ni à charger les fichiers manuellement.
- Gestion des formulaires de conformité : J'évalue comment chaque plateforme gère les formulaires fiscaux et de vérification d'admissibilité à l'emploi, y compris la validation des champs, le signalement des erreurs, et si la conservation d'archives prêtes pour l’audit est automatisée.
- Portail de libre-service pour les employés : Les nouveaux employés doivent pouvoir compléter leur profil, téléverser des documents et accéder aux ressources d'intégration avant leur premier jour—idéalement via un portail personnalisé qui donne une vraie impression d’intégration, et non un simple formulaire générique.
- Intégrations avec SIRH et paie : Je vérifie si les données des employés sont transmises aux systèmes de paie et d’avantages via des connecteurs natifs ou des API ouvertes, car la ressaisie manuelle sur plusieurs plateformes est source d’erreurs coûteuses.
- Suivi de la progression de l'intégration : Un tableau de bord central affichant l’état d’avancement des tâches pour tous les nouveaux collaborateurs est important—j’examine si les administrateurs RH peuvent filtrer par service, localisation ou date d’arrivée afin de repérer rapidement les points de blocage.
Une fois que j’ai une liste d’outils répondant aux critères, j’analyse ce qui rend chaque plateforme unique.
Facteurs de différenciation (Ce qui démarque les fournisseurs)
Voici ma méthode pour comparer et distinguer les différents éditeurs :
Fonctionnalités remarquables
L’engagement en pré-intégration est un grand distinguant—je privilégie les portails permettant aux nouveaux collaborateurs de rencontrer leur équipe, de découvrir la culture d’entreprise et de commencer des tâches avant le premier jour, et non juste de remplir des formulaires. L’automatisation du provisioning informatique est essentielle; les meilleurs outils déclenchent la création de comptes et la demande de matériel dès qu’une offre est signée. J’évalue aussi si les plateformes offrent aux managers des modèles de points d’étape intégrés et des rappels de coaching pendant les 90 premiers jours, car l’intégration stagne souvent quand les managers manquent de cadre.
Au-delà des fonctionnalités
La rapidité de mise en œuvre compte—je vérifie si le fournisseur propose des modèles de workflows prêts à l’emploi pour éviter à votre équipe de tout construire à la main lors d’une période de recrutement intense. La profondeur d’intégration est tout aussi cruciale, notamment la connexion native avec votre ATS et votre solution de paie existants pour conserver la cohérence des données salariés. J’évalue aussi la conformité, y compris la certification SOC 2 et la gestion des accès par rôles, sachant que les plateformes d’intégration gèrent des données personnelles sensibles dès le premier jour.
Bevor Sie in neue HR-Technologie investieren, definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen – egal ob es sich um Talentakquise, Onboarding oder Führungskräfteentwicklung handelt. Wenn Sie Ihre Ziele verstehen, stellen Sie sicher, dass die Technologie mit Ihrer Strategie übereinstimmt.
Wie Sie eine Onboarding-Software auswählen
Onboarding-Software kann Ihnen helfen, alle Elemente Ihres Einführungsprozesses für neue Mitarbeitende zu organisieren und sorgt so für ein reibungsloseres und besseres Erlebnis. Um herauszufinden, welche Onboarding-Software am besten zu Ihren Anforderungen passt, müssen Sie zunächst Ihre wichtigsten Nutzer:innen identifizieren und deren spezifische Herausforderungen dokumentieren.
Behalten Sie bei Ihrem eigenen Auswahlprozess für Onboarding-Software die folgenden Punkte im Hinterkopf:
- Welche Probleme möchten Sie lösen? Beginnen Sie damit, die Herausforderungen zu benennen, die Sie überwinden möchten. Das hilft Ihnen, die Funktionen und Eigenschaften zu bestimmen, die Ihre Onboarding-Software bereitstellen muss. Mögliche Herausforderungen sind unter anderem:
- Onboarding-Ressourcen sind auf mehrere Standorte verteilt, was es neuen Mitarbeitenden erschwert, die nötigen Informationen einfach zu finden,
- Ineffiziente Onboarding-Prozesse, zum Beispiel papierbasierte Informationen,
- Verbesserte Konsistenz der Onboarding-Prozesse über verschiedene Mitarbeitergruppen und Standorte hinweg, oder
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit Onboarding-Aufgaben.
- Wer sind Ihre Hauptnutzer:innen? Überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Wenn dies klar ist, empfiehlt es sich außerdem, die Anliegen Ihrer verschiedenen Nutzergruppen zu gewichten, um die wichtigsten Prioritäten für Power-User, Führungskräfte und Mitarbeitende herauszufiltern – so stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
- Für Onboarding-Software benötigen neue Mitarbeitende einen grundlegenden Zugang, während Ihre HR-Fachkräfte sowie interne Trainings-, Lern- oder Compliance-Spezialist:innen über Admin-Zugang verfügen sollten.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Um die Kosten einzuschätzen, überlegen Sie, wie viele Mitarbeitende Sie in den nächsten Jahren einstellen möchten. Die meisten Onboarding-Softwares berechnen eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter:in. So können Sie Ihre monatlichen Ausgaben besser abschätzen.
- Es ist wichtig, vorab ein realistisches Budget für Ihre neue Onboarding-Software festzulegen, damit Sie keine Zeit mit Lösungen verschwenden, die außerhalb Ihres Preisrahmens liegen.
- Welche Ergebnisse sind wichtig? Überprüfen Sie, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder ausbauen möchten und wie Sie den Erfolg messen können. Klarheit über die gewünschten Ergebnisse von Beginn an ist entscheidend, um Zeitverlust zu vermeiden. Typische Erfolgsziele sind beispielsweise:
- Der Erfolg eines vollständig digitalisierten Onboarding-Prozesses, der sowohl für Mitarbeitende im Büro als auch für Remote-Mitarbeitende einheitlich ist,
- Alle Onboarding-Aktivitäten auf einer Plattform bündeln, um das Mitarbeitendenerlebnis für Neueinsteiger:innen zu verbessern, und
- Verbessertes Compliance-Tracking und bessere Abschlussraten, da die Inhalte digitalisiert und in Echtzeit nachverfolgt werden können.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Überlegen Sie, ob Ihr neues Onboarding-System bestehende Tools ersetzen oder mit ihnen integriert werden muss. Wichtige Integrationen sind zum Beispiel Weiterbildungssoftware, Lernmanagementsysteme oder Ihr HR-Management-System.
- Können Sie Ihre monatlichen SaaS-Kosten senken, indem Sie mehrere Tools durch eine All-in-One-Lernplattform ersetzen?
- Sind alle notwendigen Software-Integrationen verfügbar oder können sie über eine API individuell konfiguriert werden?
- Erfüllt die neue Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl im Kontext Ihrer bestehenden Workflows und Systeme. Prüfen Sie, was bereits gut funktioniert und wo es Schwachstellen gibt, die angegangen werden müssen.
- Ist das neue System mit Ihrer Unternehmensplattform (Microsoft SharePoint, Google Workspace, etc.) kompatibel,
- Verfügt das neue System über Sicherheitsfunktionen, die Ihre Anforderungen erfüllen (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), etc.)?
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders – nehmen Sie nicht an, dass eine Onboarding-Software-Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist, nur weil sie beliebt ist.
Eine große Herausforderung besteht darin, Mitarbeitende in einem Remote-Umfeld einzuführen und einzuarbeiten. Es fehlt oft an Klarheit über Abläufe und Erwartungen. Remote-Arbeitsumgebungen erfordern von der Führungsebene mehr Kommunikation und Verantwortungsbewusstsein, um die Ausrichtung zu wahren.
So implementieren Sie Onboarding-Software
Sobald Sie das passende Onboarding-System für Ihre Anforderungen ausgewählt haben, müssen Sie einen Implementierungsplan entwickeln, um die Software in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren.
Nehmen wir an, Ihre ausgewählte Onboarding-Software bietet einen umfangreichen Funktionsumfang. Dann sind folgende Elemente in Ihren Implementierungsplan aufzunehmen:
- Eine Implementierungsstrategie und einen Zeitplan
- Feedback von kürzlich eingestellten Mitarbeitenden zu deren Onboarding-Prozess (z. B. was gut gelaufen ist, was unklar war und hätte verbessert werden können usw.)
- Rückmeldungen von wichtigen Stakeholdern, die Ihre internen Fortbildungs- und Lernprozesse verantworten (d. h. diejenigen, die für die Aktualisierung der Onboarding-Unterlagen zuständig sind)
- Interne Schulungs- und Unterstützungsprozesse für Ihre HR-Administratoren oder andere Personen, die beim Onboarding von Mitarbeitenden helfen (z. B. Führungskräfte und Teamleiter)
- Verfügbare Software-Integrationen oder IT-Ressourcen, um mithilfe einer API individuelle Konfigurationen einzurichten
- Ein Probe- oder Testrundenprozess mit einer kleinen Gruppe neuer Mitarbeitender, um erste Rückmeldungen zum neuen System zu erhalten
- Ein internes Implementierungsteam, das für die Pflege der Software sowie für das Beantworten von Fragen und für Verbesserungen verantwortlich ist
Trends bei Onboarding-Software
Onboarding-Software entwickelt sich weiter, um den Anforderungen moderner, dynamischer Arbeitsplätze gerecht zu werden. Neue Tools sind intelligenter, persönlicher und darauf ausgelegt, eine verteilte Belegschaft vom ersten Tag an zu unterstützen.
Diese wichtigen Trends prägen derzeit die Entwicklung von Onboarding-Software:
- Remote- & Hybrides Onboarding: Da remote und hybrides Arbeiten weiterhin zum Standard gehören, passen sich Onboarding-Tools mit Funktionen an, die Kultur und Verbindung über Entfernungen hinweg schaffen. Viele bieten inzwischen Engagement-Tools wie Teamvorstellungen, virtuelle Kennenlernrunden und Checklisten für den Aufbau der Unternehmenskultur, damit sich Remote-Mitarbeitende integriert fühlen.
- KI & Automatisierung: Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um Onboarding-Prozesse zu personalisieren – sie liefert relevante Inhalte je nach Rolle, Standort und Abteilung. Automatisierung unterstützt HR-Teams dabei, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren, wie eine schnellere und effektivere Integration neuer Mitarbeitender.
- Datenbasierte Onboarding-Praktiken: Da Onboarding-Software immer spezifischer wird, ist auch die Qualität der gesammelten Daten und Analysen gestiegen. Viele moderne Onboarding-Systeme helfen Teams dabei, alle wichtigen Kennzahlen zu verfolgen, zu messen und zu analysieren, um Verbesserungsbereiche für die Zukunft zu erkennen.
- Umsetzbares Beispiel: Analysieren Sie, welche Onboarding-Aufgaben zu lange dauern oder trotz automatischer Erinnerungen unvollständig bleiben. Diese Aufgaben sind vermutlich unklar oder sollten in kleinere Schritte unterteilt werden, damit sie leichter zu bewältigen sind.
- Funktionen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden: Plattformen integrieren nun Unterstützung für mentale Gesundheit durch Pulsbefragungen, Echtzeit-Feedback sowie einfachen Zugang zu Organigrammen, FAQ und Hilferessourcen – so fühlen sich neue Mitarbeitende sicher, verbunden und wertgeschätzt.
- Kontinuierliches Lernen und Entwicklung: Onboarding endet nicht nach der ersten Woche – viele Positionen benötigen 6 bis 12 Monate, um vollständig eingearbeitet zu sein. Moderne Plattformen unterstützen deshalb langfristiges Onboarding mit Funktionen wie 30-60-90-Tage-Plänen, Mentoring-Matching, Job-Shadowing und Integrationen mit internen Schulungs- oder LMS-Tools.
In Onboarding-Software zu investieren, die diese Trends nutzt – wie die Systeme in dieser Liste – hilft Ihnen, ein einladenderes, ganzheitlicheres, strategisches und weitreichendes Onboarding-Programm zu gestalten. Dies wirkt sich langfristig garantiert positiv auf Ihre Mitarbeiterbindung aus.
Was ist Onboarding-Software?
Onboarding-Software ist ein digitales Werkzeug, das HR-Teams dabei unterstützt, den Integrationsprozess neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen zu rationalisieren und zu automatisieren.
Sie verwaltet Aufgaben wie Dokumentenerfassung, Schulungsbereitstellung, Compliance-Überwachung und Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden – alles an einem Ort.
HR-Expert:innen nutzen Onboarding-Software, um manuelle Arbeit zu reduzieren, ein konsistentes Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten und neuen Mitarbeitenden von Anfang an ein Gefühl von Engagement und Produktivität zu vermitteln.
Grenzen traditioneller Methoden zur Verwaltung des Mitarbeitenden-Onboardings
Traditionelle Methoden zur Verwaltung des Onboardings von Mitarbeitenden weisen oft Einschränkungen auf, die sich auf Effizienz, Engagement und Konsistenz auswirken.
Als jemand, der viele Jahre lang neue Mitarbeitende sowohl remote als auch persönlich eingearbeitet hat, bin ich diesen Herausforderungen häufig begegnet.
Hier sind einige der häufigsten Probleme traditioneller Onboarding-Methoden, die alle durch Onboarding-Software gelöst werden können:
- Zeitaufwändige Prozesse: Traditionelles Onboarding beinhaltet oft umfangreiche Papierarbeit, manuelle Dateneingabe und persönliche Einführungen, was wertvolle Zeit für Personalabteilung und Führungskräfte beansprucht.
- Mangel an Konsistenz: Ohne einen standardisierten digitalen Ablauf unterscheiden sich die Onboarding-Erfahrungen erheblich, was zu Inkonsistenzen bei Schulungen, Aufgabenabschlüssen und der allgemeinen Vorbereitung neuer Mitarbeitender führt.
- Begrenztes Engagement: Die Abhängigkeit von persönlichen Treffen und statischen Dokumenten erschwert es, neue Mitarbeitende, besonders in der wichtigen Anfangsphase ihrer Eingliederung, zu binden.
- Schlechte Nachverfolgung und Verantwortlichkeit: Traditionelle Onboarding-Methoden sind wenig transparent und nachvollziehbar, sodass es Personalabteilung und Führungskräften schwerfällt, den Fortschritt neuer Mitarbeitender zu überwachen, Lücken zu erkennen oder Verantwortlichkeit sicherzustellen.
- Erschwerte Integration von Remote- und Hybrid-Mitarbeiter:innen: Herkömmliche Prozesse funktionieren oft nicht für Remote- oder Hybrid-Kräfte, die von Anfang an auf zugängliche, digitale Werkzeuge angewiesen sind, um sich einbezogen und unterstützt zu fühlen.
- Anfällig für Fehler und Compliance-Risiken: Manuelle Dateneingabe und Papierarbeit begünstigen Fehler, was das Unternehmen gefährden kann, falls rechtliche oder regulatorische Anforderungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden.
- Kaum Personalisierung: Traditionelle Methoden bieten meist nicht die Flexibilität, den Onboarding-Prozess individuell anzupassen, was die Möglichkeiten für maßgeschneiderte Schulungen und rollenspezifische Einführungen einschränkt.
- Verzögerte Produktivität: Durch langsame Onboarding-Prozesse können neue Mitarbeitende später produktiv werden, was sich auf Teamdynamik und die Gesamteffizienz des Unternehmens auswirkt.
- Begrenzte Feedback-Mechanismen: Tradierte Methoden ermöglichen oft kein sofortiges Feedback oder Anpassungen basierend auf den Erfahrungen neuer Mitarbeitender, wodurch Schwierigkeiten im Onboarding-Prozess schwer zu erkennen und zu beheben sind.
- Ineffiziente Ressourcennutzung: Persönliche Einführungen und manuelle Abläufe beanspruchen mehr Ressourcen von Personalabteilung und Führungskräften, die mit einem effizienteren System besser in strategische Initiativen investiert werden könnten.
Diese Einschränkungen verdeutlichen den Bedarf an moderner, automatisierter Onboarding-Software, die Arbeitsabläufe optimiert, das Engagement steigert und eine konsistente sowie regelkonforme Erfahrung für alle neuen Mitarbeitenden bietet.
Funktionen von Onboarding-Software
Achten Sie bei der Auswahl einer Onboarding-Software auf die folgenden Hauptfunktionen:
- Automatisiertes Workflow-Management: Damit lassen sich alle Abläufe vom Begrüßungs-E-Mail bis zur Papierarbeit effizient gestalten, sodass der gesamte Prozess wie am Schnürchen abläuft, statt einer mühsamen Formularsuche zu ähneln. Aufgaben, Erinnerungen und automatische Freigaben können eingerichtet werden und halten alles in Bewegung, ganz ohne manuelle Eingriffe.
- Dokumentenmanagement und E-Signaturen: Sammeln Sie alle erforderlichen Unterlagen (wie Verträge, Steuerformulare, NDAs) und lassen Sie neue Mitarbeitende diese digital unterschreiben. Kein Nachlaufen mehr wegen Unterschriften—einfach klicken, signieren, erledigt.
- Aufgaben-Checklisten: Erstellen Sie anpassbare To-do-Listen, sodass jede Neuankömmling (und jede Führungskraft) genau weiß, wo sie stehen. Das nimmt neuen Mitarbeitenden die Unsicherheit und hilft, keine wichtigen Schritt beim Onboarding zu vergessen.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitenden einen zentralen Online-Hub, in dem sie Informationen hochladen, Trainingspläne einsehen und ihren Fortschritt verfolgen können. Das gibt ihnen Sicherheit und spart Ihnen Zeit.
- Integration mit HR-Systemen: Verbinden Sie die Onboarding-Software mit Lohnabrechnung, Sozialleistungen und anderen Personaltools. Das reduziert Datensilos, doppelten Aufwand und hält mit dem Wachstum des Teams alles synchron.
- Willkommensnachrichten und Vorstellungen: Planen Sie Begrüßungsnachrichten, Teameinführungen und Unternehmensüberblicke im Voraus, damit sich neue Mitarbeitende von Anfang an als Teil des Teams fühlen. Das fördert Bindung ab dem ersten Tag.
- Schulungs- und Compliance-Module: Weisen Sie verpflichtende Compliance-Kurse oder Produktschulungen direkt über die Plattform zu, sodass Sie wissen, wer was wann erledigt hat. Das macht regulatorische Kopfschmerzen überflüssig.
- Berichtswesen und Analytik: Greifen Sie auf Dashboards und Berichte zu, die Aufschluss über Fortschritt, Abschlussquoten und Stolpersteine im Onboarding-Prozess geben. So können Sie Ihr Verfahren stetig verbessern und Ihre Erfolge der Führung präsentieren.
Typische KI-Funktionen von Onboarding-Software
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen Künstliche Intelligenz mit Funktionen wie:
- Lebenslauf- und Dokumenten-Parsing: KI scannt und kategorisiert hochgeladene Dokumente oder Lebensläufe schnell, ordnet sie den richtigen Ordnern zu oder leitet sie an die entsprechenden Personen weiter – ganz ohne manuelle Sortierung.
- KI-gesteuerte Aufgabenautomatisierung: Diese Funktion nutzt KI, um Onboarding-Aufgaben entsprechend Rolle, Standort oder Abteilung zuzuweisen und zu aktualisieren, damit der Eintritt jedes neuen Mitarbeiters individuell und mühelos erfolgt.
- Personalisierte Onboarding-Prozesse: KI analysiert Daten aus vergangenen Onboarding-Erfahrungen sowie Profile neuer Mitarbeitender, um Schulungsmodule, Ressourcen und Kommunikation automatisch individuell an die Bedürfnisse jedes neuen Mitarbeiters anzupassen.
- Virtuelle Assistenten mit natürlicher Sprachverarbeitung: KI-Chatbots beantworten häufige Fragen neuer Mitarbeiter sofort – keine Wartezeit auf eine HR-Antwort – sodass sich Arbeitnehmer während ihrer ersten Tage unterstützt und nicht verloren fühlen.
- Vorhersagende Analytik zur Mitarbeiterbindung: Die Software nutzt KI, um Muster in den Onboarding-Daten zu erkennen, die vorhersagen, welche neuen Mitarbeitenden ein Abgangsrisiko haben könnten, damit Sie frühzeitig eingreifen und das Engagement steigern können.
Vorteile von Onboarding-Software
Onboarding-Software wurde entwickelt, um Organisationen dabei zu unterstützen, den Onboarding-Prozess zu automatisieren und zu optimieren. Ziel ist es, sowohl das Mitarbeitererlebnis als auch die Effizienz der Organisation zu verbessern.
Wenn Sie die beste Onboarding-Software für Ihre Anforderungen auswählen, können Sie von folgenden Vorteilen ausgehen:
- Verschlankte Verwaltungsprozesse: Onboarding-Software reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für Papierkram und administrative Aufgaben und minimiert so den manuellen Aufwand im Zusammenhang mit Neueinstellungsdokumenten und Compliance-Anforderungen.
- Größeres Engagement der neuen Mitarbeitenden: Onboarding-Software bietet interaktive und personalisierte Lernpfade, die neuen Mitarbeitenden schon am ersten Tag das Gefühl geben, willkommen und wertgeschätzt zu sein, was die Arbeitszufriedenheit und Arbeitsmoral steigert.
- Konsistenz im Onboarding-Erlebnis: Durch die Bereitstellung eines einheitlichen Onboarding-Prozesses können Unternehmen hohe Standards bei Schulung und Integration unabhängig von Fachbereich oder Standort gewährleisten, sodass jede neue Kraft dieselben Informationen und Unterstützung erhält.
- Schnellere Einarbeitungszeit: Dank strukturierter Schulungsmodule und leichtem Zugang zu wichtigen Ressourcen lernen Mitarbeitende ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten schneller und können sich rasch in ihre Rollen einfinden und effektiv zum Team beitragen.
- Datenbasierte Einblicke & Berichte: Mit detaillierten Analysen und Berichtsfunktionen können Organisationen ihre Onboarding-Strategie kontinuierlich anhand realer Nutzerdaten verbessern und Bereiche mit Anpassungsbedarf erkennen.
Die Investition in die richtige Onboarding-Software kann den Einstieg neuer Mitarbeitender grundlegend verändern und die Basis für eine erfolgreiche, produktive Zusammenarbeit legen.
Kosten & Preise für Onboarding-Software
Die Preise für Onboarding-Software variieren stark, da es unterschiedliche Unterarten auf dem Markt gibt. Manche Onboarding-Plattformen sind eigenständige Lösungen, andere wiederum integrierte Module innerhalb eines HR-Managementsystems oder Speziallösungen mit dem Schwerpunkt Onboarding und integriertem Lernmanagementsystem.
Im Folgenden habe ich die gängigen Tarifoptionen aufgeschlüsselt, inklusive einer kostenfreien Variante, die sich besonders für kleine Unternehmen eignet, die eine Software testen möchten, bevor sie sich vertraglich binden. Für eine detailliertere Analyse der Einflussfaktoren empfehle ich als Nächstes meinen Onboarding-Software-Preisguide.
Tarifvergleichstabelle für Onboarding-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Typische enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Onboarding-Funktionen, beschränkter Nutzerzugang und Basisintegrationen |
| Basis | $4-7 pro Nutzer/Monat | Automatisierte Workflows, elektronische Dokumentenverwaltung und Self-Service-Portale |
| Standard | $8-15 pro Nutzer/Monat | Anpassbare Onboarding-Checklisten, E-Signatur-Funktionalität und Integration mit HR-Systemen |
| Premium | $16-30 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen, Tools für Schulung & Entwicklung und Leistungsnachverfolgung |
| Enterprise | Kundenspezifische Preise | Individuelle Integrationen, erweiterte Sicherheitsfunktionen, dedizierter Support und unbegrenzter Zugriff |
Bei der Wahl des passenden Tarifs ist es wichtig, nicht nur die aktuellen, sondern auch die künftigen Anforderungen Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. Starten Sie mit einer Lösung, die Ihren momentanen Bedarf abdeckt, und achten Sie auf Funktionen, die Ihr Wachstum unterstützen. Denken Sie daran: Die beste Wahl findet eine Balance zwischen Funktionalität, Skalierbarkeit und Kosten.
Obwohl es verständlich ist, dass Sie zunächst mit einem kostenlosen oder Basistarif starten möchten, gibt es einige Gründe, weshalb sich der Umstieg auf einen fortgeschrittenen Tarif lohnen könnte, darunter:
- Erweiterte Funktionen: Basispläne verfügen häufig nicht über fortschrittliche Funktionen wie elektronische Unterschriften, Integrationen mit anderen HR-Systemen und erweiterte Berichte. Durch ein Upgrade Ihres Plans erhalten Sie zusätzliche Werkzeuge, mit denen Sie Ihren Onboarding-Prozess optimieren und effizienter gestalten können.
- Verbesserte Compliance-Verwaltung: Erweiterte Pläne bieten umfangreichere Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Dokumentation, einschließlich automatisierter Erinnerungen, um das Risiko der Nichteinhaltung zu minimieren — das ist den Aufpreis auf jeden Fall wert.
- Anpassung: Basispläne bieten oft nur begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung. Ein Upgrade ermöglicht es, den Onboarding-Prozess individuell an die Anforderungen und die Unternehmenskultur anzupassen. Höherpreisige Pläne bieten zudem häufiger die Möglichkeit, Ihr Corporate Design in die Benutzeroberfläche einzubinden, um ein einheitlicheres Erlebnis für Ihre neuen Mitarbeitenden zu schaffen.
- Integrationsfähigkeit: Wenn der kostenlose oder Basisplan keine Integration mit der von Ihrem Unternehmen genutzten Software ermöglicht, ist es sinnvoll, auf einen besseren Plan umzusteigen. Durch die Vernetzung Ihrer Onboarding-Software mit anderen wichtigen Systemen — etwa Ihrem HRIS, Trainingsmanagement oder Sicherheitsmanagement-Software — verbessern Sie Ihre Datenverwaltung und vermeiden manuelle Dateneingaben.
- Support und Schulung: Erweiterte Pläne bieten besseren Kundensupport und zusätzliche Schulungsressourcen. Ist Ihr Onboarding-Prozess komplex und benötigen Sie mehr Unterstützung bei der Fehlerbehebung oder Workflow-Erstellung, kann sich die Investition in einen besseren Plan mit umfassenderem Support lohnen.
Letztlich ist es wichtig, einen Plan zu wählen, der die erforderlichen Funktionen bietet, um Ihre aktuellen Anforderungen zu erfüllen und Herausforderungen zu lösen – ohne Ihr Budget zu übersteigen.
Onboarding-Software: Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um HR-Onboarding-Software und wie sie Ihnen dabei hilft, Ihren neuen Mitarbeitenden ein positives Arbeitserlebnis zu bieten:
Gibt es verschiedene Arten von Onboarding-Software?
Ja, Onboarding-Software gibt es in mehreren Formen – darunter integrierte HRIS-Plattformen, eigenständige Onboarding-Tools und Lernmanagementsystem (LMS)-Module. Wenn Sie eine All-in-One-HR-Lösung suchen, sollten Sie nach Onboarding-Funktionen innerhalb eines umfassenderen HR-Systems Ausschau halten.
Für mehr Anpassungsmöglichkeiten oder spezielle Workflows empfehlen sich spezialisierte Onboarding-Lösungen. Achten Sie darauf, dass die Software zu Ihrer Teamgröße passt, sich mit anderen Tools integrieren lässt und Ihren Onboarding-Prozess von der Bürokratie bis zum Training unterstützt.
Gibt es kostenlose Systeme für das Mitarbeiter-Onboarding?
Ja, einige Plattformen bieten kostenlose Tarife oder eingeschränkte Testversionen an. Diese Optionen decken grundlegende Funktionen wie elektronische Unterschriften und Checklisten ab, können jedoch hinsichtlich Nutzeranzahl, Funktionsumfang oder Integrationen eingeschränkt sein. Wenn Sie ein größeres Team führen oder in einer regulierten Branche tätig sind, benötigen Sie wahrscheinlich einen kostenpflichtigen Tarif für ausgeweitete Compliance, Support und Automatisierung. Überprüfen Sie vor einer Entscheidung unbedingt die jeweiligen Einschränkungen der kostenlosen Version.
Wie kann ich Remote-Mitarbeitende effektiv einarbeiten?
Beginnen Sie mit einer Software, die digitale Formulare, elektronische Unterschriften und virtuelle Schulungsmodule beinhaltet. Vereinbaren Sie regelmäßige Videocalls, bieten Sie ein digitales Buddy-System an und bauen Sie eine zentrale Ressourcenplattform auf. Onboarding-Tools mit Kommunikationsintegrationen (wie Slack oder Teams) und digitalem Aufgaben-Tracking helfen neuen Remote-Kräften, sich schneller zugehörig und produktiv zu fühlen.
Wie kann man HR-Onboarding digitalisieren und automatisieren?
Wählen Sie Onboarding-Software, die Arbeitsabläufe zur Automatisierung von Angebotsbriefen, E-Signaturen, Formularen, Richtlinienverteilung und Erinnerung an Trainings nutzt. Automatisierung reduziert manuellen Aufwand, Fehler und Verzögerungen. Achten Sie auf Plattformen, die automatische Benachrichtigungen an IT, Lohnbuchhaltung und Sozialleistungen auslösen, damit alle Fachbereiche synchron bleiben. So bleibt Ihnen mehr Zeit für individuelles Coaching und zur Gestaltung der Arbeitskultur.
Alle in dieser Liste genannten HR-Onboarding-Softwares enthalten Funktionen, mit denen Sie Ihren Onboarding-Prozess digitalisieren und automatisieren können. Im Folgenden einige spezifische Möglichkeiten, diese Tools zu nutzen:
- Digitalisierung von Dokumenten wie Verträgen und Richtlinien sowie die Verwendung von E-Signaturen.
- Verwaltung von Kontakt- und anderen wichtigen Informationen über eine Mitarbeiterdatenbank.
- Anlegen virtueller Kalender, damit neue Mitarbeitende ihre Aufgaben verwalten können.
- Übermittlung einer digitalen Checkliste an neue Mitarbeitende für ihre Aufgaben in den ersten 30, 60 und 90 Tagen.
- Bereitstellung eines digitalen Organigramms, auf das Mitarbeitende jederzeit zugreifen können.
- Einrichtung automatischer Benachrichtigungen, wenn Onboarding-Aufgaben abgeschlossen sind oder Aufmerksamkeit erfordern.
- Schaffung automatisierter Workflows zur Optimierung des Onboarding-Prozesses.
Welche Sicherheitsfunktionen bieten diese Onboarding-Plattformen?
Die meisten führenden Onboarding-Lösungen nutzen Datenverschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Sie sollten wichtige Compliance-Standards wie DSGVO, SOC 2 und HIPAA erfüllen. Informieren Sie sich stets über verfügbare Audit-Tools und Zugriffsprotokolle, fragen Sie nach, wie Daten gespeichert werden und vergewissern Sie sich, dass Ihr Software-Anbieter einen klaren Notfallplan für Datenpannen hat.
Wie steil ist die Lernkurve bei Onboarding-Software?
Die meisten modernen Onboarding-Tools sind benutzerfreundlich gestaltet – mit intuitiven Dashboards und Schritt-für-Schritt-Workflows. Ihr HR-Team kann üblicherweise innerhalb weniger Stunden mit integrierten Tutorials starten. Die größte Lernkurve besteht bei individuellen Workflow-Einstellungen oder Integrationen. Suchen Sie daher nach Plattformen mit umfassendem Onboarding-Support und ausführlicher Dokumentation.
Bieten Onboarding-Lösungen Analyse- oder Reporting-Funktionen?
Ja, die meisten Plattformen beinhalten Berichtsoptionen zur Nachverfolgung von Abschlussquoten, Time-to-Productivity und Engagement neuer Mitarbeitender. Oft können Dashboards individuell angepasst werden, um Engpässe oder Trends zu erkennen und so Prozesse zu verbessern. Erweiterte Software kann Onboarding-Daten mit Bindungs- oder Leistungskennzahlen verknüpfen, um tiefere Einblicke zu ermöglichen.
Wie kann Onboarding-Software neuen Mitarbeitenden helfen, persönliche Kontakte zu knüpfen?
Viele Tools verfügen über integrierte Buddy-Systeme, Willkommens-Checklisten und interaktive Organigramme, die das Networking unterstützen. Manche Plattformen integrieren Chat-Anwendungen für Kennenlern-Spiele oder automatisierte Vorstellungen bei Kolleg*innen und Mentor*innen. Funktionen wie soziale Feeds oder digitale Meet-and-Greet-Termine machen Remote- oder hybrides Onboarding persönlicher und einbindender.
Wie kann man Onboarding-Maßnahmen mit Anerkennung und Engagement anreichern?
Suchen Sie nach Software, die Onboarding-Aufgaben spielerisch gestaltet, Badges oder Punkte vergibt und Führungskräften ermöglicht, öffentliche Anerkennung für Meilensteine zu zeigen. Manche Plattformen bieten automatisierte Umfragen für Feedback sowie Bereiche für gemeinsames Lernen. Die Wertschätzung von Leistungen während des Onboardings steigert die Motivation und fördert das frühzeitige Commitment neuer Mitarbeitender.
Wie kann ich den ROI von Onboarding-Software vergleichen oder den Mehrwert für Führungskräfte belegen?
Verfolgen Sie Kennzahlen wie verkürzte Onboarding-Zeit, geringere Fehlerquote, Mitarbeiterbindung und schnellere Time-to-Productivity über Berichte im System. Zeigen Sie Führungskräften Vorher-Nachher-Vergleiche, um Prozessverbesserungen zu belegen. Heben Sie Kosteneinsparungen durch Automatisierung manueller Aufgaben und reduzierte Papierablage hervor. Verwenden Sie Rückmeldungen oder Erfahrungsberichte neuer Mitarbeitender, um den qualitativen Nutzen aufzuzeigen.
Welche Onboarding-Kennzahlen sollte ich mit Onboarding-Software verfolgen?
Die wichtigsten Onboarding-Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten, sind:
- Abschlussrate der Onboarding-Aufgaben
- Zeit bis zur vollen Produktivität neuer Mitarbeitender
- frühe Bindungsquoten, und
- Zufriedenheitswerte neuer Mitarbeitender.
Sie sollten zudem das Engagement bei Trainingsmodulen überwachen und Rückmeldungen von Führungskräften und neuen Mitarbeitenden erfassen. Die richtige Software ermöglicht es, diese Berichte einfach zu erstellen, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Wie kann Onboarding-Software die Zeit bis zur Produktivität verbessern?
Die Zeit bis zur Produktivität (oft als T2P bezeichnet) beschreibt, wie lange es dauert, bis eine neue Fachkraft vollständig produktiv ist und effektiv zur eigenen Position beiträgt. Onboarding-Software kann diesen Zeitraum deutlich verkürzen, indem sie zentrale Onboarding-Aufgaben rationalisiert und automatisiert. So können neue Mitarbeitende schneller durchstarten.
Mit Funktionen wie selbstgesteuerten Trainingsmodulen, Aufgaben-Checklisten und digitaler Dokumentenunterzeichnung reduziert Onboarding-Software den Aufwand für manuelle Prozesse. Dadurch können sich neue Mitarbeitende besser auf das Erlernen ihrer Aufgaben konzentrieren. Außerdem erleichtert Onboarding-Software die Nachverfolgung von Meilensteinen und Fortschritten, sodass HR und Führungskräfte bei Bedarf gezielt unterstützen können.
Durch einen konsequenten, strukturierten Onboarding-Prozess stellt die Software sicher, dass neue Mitarbeitende alles bekommen, was sie benötigen, um schneller produktive und engagierte Teammitglieder zu werden.
Abschließende Gedanken
Diese Liste enthält verschiedene Arten von Software, die Sie beim Onboarding neuer Mitarbeitender nutzen können. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Fortune-500-Konzern sind, ich bin sicher, dass hier etwas Passendes für Sie dabei ist.
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