10 beste Onboarding-Software des Jahres 2026: Bewertet und verglichen

Die beste Onboarding-Software hilft HR-Teams dabei, manuelle Prozesse und umständliche Tools durch ein schlankes, automatisiertes System zu ersetzen, das neue Mitarbeitende willkommen heißt und sie schneller produktiv macht. Wenn Sie es leid sind, Tabellen zu verwalten, Unterlagen nachzuverfolgen oder sich von der Vielzahl an verfügbaren Softwareoptionen überfordert zu fühlen, sind Sie nicht allein.

Moderne Onboarding-Plattformen übernehmen alles – vom Versand von Angebotsschreiben und der Erfassung von Compliance-Dokumenten bis hin zur Zuweisung von Schulungen, der Fortschrittsverfolgung und der Sicherstellung, dass nichts übersehen wird – und schaffen dabei gleichzeitig ein konsistentes, ansprechendes Erlebnis für alle neuen Mitarbeitenden. Das richtige Tool spart Zeit, erhöht die Mitarbeiterbindung und unterstützt Sie bei der Einhaltung von Vorschriften, ohne Ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen.

Als ehemalige HR-Administratorin, die persönlich Hunderte von Mitarbeitenden eingearbeitet hat, weiß ich, wie stressig es sein kann, das Chaos am ersten Arbeitstag und anschließende Nachfassaktionen ohne das richtige System zu bewältigen. Deshalb habe ich die führenden Onboarding-Tools von heute getestet und bewertet – damit Sie selbstbewusst eine Plattform auswählen können, die zu Ihren Anforderungen passt, Ihnen Zeit spart und Ihre Mitarbeitenden langfristig erfolgreich macht.

Beste Onboarding-Software: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preis-, Test- und Demodetails meiner favorisierten Onboarding-Softwarelösungen zusammen und hilft Ihnen dabei, die beste Software für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Justworks	Am besten für ganzheitliches Mitarbeiter-Onboarding	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	$8/user/month + $50/month Grundgebühr Get Custom Pricing	Website
2	Factorial	Am besten geeignet für Onboarding und Offboarding	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $8/Nutzer/Monat	Website
3	monday AI Workspace	Am besten für kollaborative Onboarding-Workflows	14 Tage kostenlos testen	Ab $8/Nutzer/Monat	Website
4	BambooHR®	Am besten geeignet für kleine Unternehmen oder Start-ups	7 Tage kostenlos testen	Ab $6.19/Benutzer/Monat	Website
5	Greenhouse	Am besten geeignet, um Einstellung und Onboarding zu verbinden	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
6	Workable HR	Am besten für anpassbare Einarbeitungs-Workflows	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab 99 $/Monat	Website
7	Deel HR	Am besten für das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/Mitarbeiter/Monat	Website
8	Connecteam	Am besten für Onboarding von Mitarbeitenden ohne festen Schreibtisch	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	iSpring LMS	Am besten geeignet für ROI-effizientes Mitarbeiterschulungen	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar Book Demo	Ab $3.97/Nutzer/Monat Get Custom Pricing	Website
10	Payoneer Workforce Management	Am besten für schnelles Onboarding und sichere Gehaltsabrechnung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $199/Mitarbeiter/Monat	Website

Testberichte zur besten Onboarding-Software

Die Auswahl der richtigen Onboarding-Software kann überwältigend sein, aber ich habe die aufwendige Recherche für Sie übernommen. In diesem Abschnitt finden Sie ausführliche Testberichte zu den führenden Onboarding-Systemen sowie Informationen darüber, wodurch sich die einzelnen Lösungen auszeichnen. Ich stelle Ihnen die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und die Benutzerfreundlichkeit vor, damit Sie selbstbewusst die beste Lösung für Ihr Team auswählen können.

1

Justworks

Am besten für ganzheitliches Mitarbeiter-Onboarding

• Kostenlose Demo verfügbar
• $8/user/month + $50/month Grundgebühr

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Justworks ist eine HR- und Onboarding-Plattform, die automatisierte Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und Mitarbeiter-Onboarding in einem einzigen cloudbasierten System vereint.

Für wen ist Justworks am besten geeignet?

Kleine und mittelständische Unternehmen, die HR, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen in einer Plattform zentralisieren möchten.

Warum ich Justworks ausgewählt habe

Ich habe Justworks als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich neue Mitarbeitende an Bord holen, ihre Gehaltsabrechnung einrichten und sie über dasselbe Dashboard für Mitarbeitervorteile anmelden kann. Die Plattform übernimmt zudem automatisch Compliance-Aufgaben wie Steuererklärungen und Aktualisierungen des Arbeitsrechts.

Wichtige Funktionen von Justworks

• Digitale Angebotsschreiben: Erstellung und Versand von anpassbaren Angebotsschreiben direkt über die Plattform.
• Eigenständiges Onboarding für Mitarbeitende: Neue Mitarbeitende können Dokumente hochladen und Onboarding-Aufgaben eigenständig abschließen.
• Abwesenheitsverwaltung: Verwaltung von Urlaubsanträgen und -genehmigungen in einem System.
• Dokumente mit elektronischer Unterschrift: Einholung elektronischer Unterschriften für wichtige Onboarding-Dokumente.

Justworks Integrationen

Native Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert. Die Plattform bietet eine integrierte Zeiterfassung und unterstützt benutzerdefinierte Integrationen über ihre API.

Pros and Cons

Pros:

• Schneller Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende
• Automatisierte Compliance über mehrere Bundesstaaten hinweg
• Nahtlose Anmeldung zu Zusatzleistungen während des Onboardings

Cons:

• Eingeschränkte mobile App-Funktionalität für das Onboarding
• Wenige native Integrationen mit externen HR-Tools

LEARN MORE ABOUT JUSTWORKS:

• Check out Justworks on their website
• Read my in-depth review of Justworks
• Gusto Vs. Justworks
• Justworks vs. ADP Workforce Now
• Justworks Vs. TriNet

2

Factorial

Am besten geeignet für Onboarding und Offboarding

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $8/Nutzer/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Factorial ist eine HR-Management-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten. Sie deckt grundlegende Funktionen wie Mitarbeiterdatenverwaltung, Zeiterfassung und Leistungsbewertung ab. 

Warum ich Factorial ausgewählt habe: Factorial stellt Tools bereit, mit denen Ihr Team sowohl Onboarding- als auch Offboarding-Prozesse an einem Ort abwickeln kann. Mit anpassbaren Workflows lassen sich detaillierte Onboarding-Checklisten erstellen und Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen. So wird sichergestellt, dass bei der Einstellung neuer Mitarbeitender oder beim Ausscheiden niemandes Aufgaben verloren gehen. Die Plattform speichert außerdem wichtige Mitarbeiterdokumente zentral, sodass Sie diese einfach einsehen und aktualisieren können. 

Besondere Funktionen und Integrationen von Factorial:

Neben den Onboarding-Funktionen bietet Factorial auch Werkzeuge zur Leistungsüberprüfung, mit denen Sie den Fortschritt der Mitarbeitenden verfolgen und regelmäßiges Feedback geben können. Zudem ist eine Zeiterfassungsfunktion enthalten, die die Verwaltung von Anwesenheit und gearbeiteten Stunden erleichtert. Zusätzlich bietet Factorial eine Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, um Verträge, Formulare und andere Unterlagen übersichtlich und leicht zugänglich zu organisieren.

Integrationen umfassen Sage 200 & Despachos, Cobee, Slack, Okta, Gmail, Google Workspace, Microsoft Outlook Mail, Indeed, Zapier, Workable, Teamtailor, Recruitee und Microsoft Outlook Calendar.

Pros and Cons

Pros:

• Kann sowohl Onboarding- als auch Offboarding-Workflows abbilden
• Verwaltet eine Vielzahl von HR-Aufgaben an einem Ort
• Gute Funktionen zur Leistungsbewertung

Cons:

• Die Integration mit einigen Systemen kann zusätzlichen Einrichtungsaufwand erfordern
• Das umfangreiche Funktionsangebot ist möglicherweise nicht für jedes Unternehmen notwendig

LEARN MORE ABOUT FACTORIAL:

• Check out Factorial on their website
• Read my in-depth review of Factorial
• Explore best alternatives to Factorial

3

monday AI Workspace

Am besten für kollaborative Onboarding-Workflows

• 14 Tage kostenlos testen
• Ab $8/Nutzer/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

monday.com wird hauptsächlich als Workflow-Tool zur Skalierung einer Organisation vermarktet, bietet aber auch eine Reihe von HR-Funktionen und insbesondere einige Onboarding-Features. Es handelt sich zwar nicht um ein reines HR-Tool, aber es ist ein nützliches Tool mit vielen grundlegenden Funktionen.

Warum ich monday.com ausgewählt habe: Die Software eignet sich hervorragend zur Erstellung kollaborativer Onboarding-Workflows, die den Ablauf von Bewerbungsgesprächen bis zur Einstellung der Kandidaten abbilden und Kommentare sowie Aufgabenverteilung ermöglichen. Die anpassbaren Dashboards halten mehrere Beteiligte über Entwicklungen auf dem Laufenden und erleichtern die Nachverfolgung der nächsten Schritte im internen Einrichtungsprozess. Sie bieten zudem eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Onboarding, um den Einstieg zu erleichtern.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von monday.com:

Die größte Stärke von monday.com ist die flexible Natur der Plattform. Eigene Konfigurationen lassen sich einfach und ohne Programmierkenntnisse mithilfe von Vorlagen, Drag-and-drop-Elementen und Widgets erstellen, um die gewünschten Details zu erfassen. Dadurch kann die Software nicht nur für das Onboarding, sondern auch für die Zuweisung teamweiter Aufgaben, das Monitoring von Workflows oder das Management anderer interner Projekte eingesetzt werden.

Integrationen umfassen Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele mehr, die über einen kostenpflichtigen Tarif mit Zapier zugänglich sind.

Pros and Cons

Pros:

• All-in-one-Plattform für Arbeitsmanagement
• Hervorragende kollaborative Funktionen
• Einfache Organisation durch Drag-and-drop von Aufgaben

Cons:

• Automatisierungen sind nicht vollständig anpassbar
• Keine Engpassidentifikation oder Unterstützung

New Product Updates from monday AI Workspace

August 9 2026

monday AI Workspace Adds Human Approval Routing

monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.

LEARN MORE ABOUT MONDAY AI WORKSPACE:

• Check out monday AI Workspace on their website
• Read my in-depth review of monday AI Workspace

4

BambooHR®

Am besten geeignet für kleine Unternehmen oder Start-ups

• 7 Tage kostenlos testen
• Ab $6.19/Benutzer/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Ein Klassiker in der Welt kleiner Unternehmen und Start-ups ist BambooHR – ein HRIS-System, das bereits im Basisplan ein Onboarding-Modul für neue Mitarbeitende beinhaltet.

Josh Barker, Talent Acquisition Manager bei Black & White Zebra, erklärte, wie sein Team diese Funktionen nutzte: 'Anfangs haben wir ein paar einfache Automatisierungen aufgesetzt, die basierend auf dem Startdatum der neuen Mitarbeitenden ausgelöst wurden, etwa das Versenden einer E-Mail-Vorlage oder eine Erinnerung an Manager oder Onboarding-Buddies, sich beim Teammitglied zu melden. Am Ende haben wir einen vollständigen 360-Tage-Onboarding-Prozess geschaffen, der weitgehend automatisiert war und gleichzeitig ein sehr persönliches Onboarding-Erlebnis für die neuen Mitarbeitenden bot!'

Warum ich BambooHR ausgewählt habe

Ich habe BambooHR gewählt, weil es kleinen Teams ermöglicht, strukturierte und wiederholbare Onboarding-Prozesse mit minimalem manuellem Aufwand zu gestalten. Alles lässt sich automatisieren, von der Begrüßungs-E-Mail bis zur Zuweisung erster Aufgaben und dem Einholen elektronischer Unterschriften – das spart Zeit und reduziert Fehler.

Vorlagen machen es leicht, die Onboarding-Schritte nach Rolle oder Abteilung anzupassen, sodass jede neue Person genau die Informationen erhält, die sie braucht. Ich mag außerdem, dass Manager und Onboarding-Buddies automatische Erinnerungen zum Nachhaken bekommen – das sorgt für hohe Bindung, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist auch für Teams ohne eigenes HR-Personal gut geeignet.

BambooHR Hauptfunktionen

Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:

• Individuelle Onboarding-Vorlagen: Erstelle Aufgabenlisten, die sich nach Abteilung, Rolle oder Standort anpassen.
• Pre-Boarding-Automatisierung: Versende Formulare, Willkommens-E-Mails und Richtliniendokumente bereits vor dem ersten Arbeitstag.
• E-Signature-Workflows: Steuerformulare, Verträge und Bestätigungen digital einholen.
• Onboarding-Dashboard: Verfolge den Fortschritt für jede neue Person und stelle sicher, dass nichts untergeht.
• Integrierte Background-Checks: Führe Überprüfungen direkt in BambooHR durch und verwalte sie zentral.

BambooHR-Integrationen

Integration möglich mit Checkr, Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Workday, LinkedIn, Leapsome und ADP.

Pros and Cons

Pros:

• Übersichtliche, intuitive Bedienoberfläche auch für Nicht-HR-Nutzer
• Einfache Erstellung und Wiederverwendung von Onboarding-Vorlagen nach Rolle
• Automatisierte Erinnerungen für Manager und Onboarding-Buddies

Cons:

• Begrenzte, erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für Großunternehmen
• Keine native Onboarding-Analytik außer Statusverfolgung

New Product Updates from BambooHR®

August 30 2026

BambooHR Expands Workforce Planning and Global Hiring Tools

BambooHR introduces shift capacity management and global hiring support in Ask BambooHR. These updates help teams identify staffing gaps and make more informed hiring decisions across locations. For more information, visit BambooHR’s official site.

LEARN MORE ABOUT BAMBOOHR®:

• Check out BambooHR® on their website
• Read my in-depth review of BambooHR®
• Explore best alternatives to BambooHR®

5

Greenhouse

Am besten geeignet, um Einstellung und Onboarding zu verbinden

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Greenhouse Onboarding ist ideal, um das Onboarding neuer Mitarbeitender direkt mit dem Einstellungsprozess zu verknüpfen. Es hilft Teams dabei, einladende, rollenspezifische Onboarding-Erlebnisse zu starten, Aufgaben, die an die jeweilige Rolle und den Standort gebunden sind, zu automatisieren und in Echtzeit Feedback zu sammeln, um die erfolgreichen Aspekte weiter zu verbessern.

Warum ich Greenhouse Onboarding gewählt habe

Ich habe mich für Greenhouse Onboarding entschieden, weil es dem Onboarding Struktur und Klarheit verleiht, indem Sie vorgefertigte Onboarding-Pläne erstellen können, die sich an Rolle, Standort oder Status anpassen.

Sie und Ihr Team können Aufgaben, E-Signatur-Dokumente und Willkommens-E-Mails automatisch zuweisen, anstatt Papierkram hinterherzulaufen. Mir gefällt, dass Sie messbare Ziele (z. B. Meilensteine für die ersten 30 Tage) für neue Mitarbeitende festlegen und den Fortschritt verfolgen können – nicht nur Häkchen setzen.

Schließlich sorgt die automatische Erinnerung sowie die Integration der Einstellungsdaten aus Greenhouse Recruiting dafür, dass Ihr Team vom Angebot bis zum ersten Tag und darüber hinaus abgestimmt bleibt. Es ist besonders für Teams geeignet, die bereits über Greenhouse einstellen und ihr Onboarding nach demselben strukturierten Prozess gestalten wollen.

Greenhouse Onboarding: Hauptfunktionen

Hier sind einige besonders herausragende Funktionen:

• Automatisierung des Onboarding-Workflows: Generiert automatisch Aufgaben, E-Mail-Erinnerungen und E-Signatur-Dokumente basierend auf Rolle, Standort und Status des Mitarbeitenden.
• Willkommensportal: Ein zentraler Ressourcenzugang für neue Mitarbeitende mit Inhalten zur Unternehmenskultur, Teamprofilen und rollenspezifischer Anleitung.
• Zielverfolgung für neue Mitarbeitende: Definieren und überwachen Sie 30-Tage-Ziele (oder andere Ziele) für neue Mitarbeitende, damit Führungskräfte und Mitarbeitende auf dem gleichen Stand bleiben.
• Feedback- und Reporting-Tools: Sammeln Sie Feedback von neuen Mitarbeitenden in Echtzeit und sehen Sie sich Onboarding-Analysen an, um Ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Greenhouse Onboarding: Integrationen

Integrationen umfassen BambooHR, ADP, Namely, HireRight, Google Workspace, Microsoft 365, LinkedIn Talent Hub, Checkr.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisiert Routineaufgaben und Erinnerungen
• Vorlagen passen Onboarding-Aufgaben an Rolle, Standort oder Status an
• Echtzeit-Feedback von neuen Mitarbeitenden sammeln

Cons:

• Onboarding-Workflows sind im Essential (Basis-)Paket nicht verfügbar
• Wenn Sie Greenhouse Recruiting nicht nutzen, stehen Ihnen die vollständigen Daten-Synchronisationsvorteile möglicherweise nicht zur Verfügung

New Product Updates from Greenhouse

August 16 2026

Greenhouse's tofu Integration Moves to Harvest v3 OAuth

Greenhouse’s tofu integration now uses Greenhouse V3 OAuth to auto-sync jobs and applications into tofu, and write screening notes, tags, and advance/reject actions back to Greenhouse. For more information, visit Greenhouse's official site.

LEARN MORE ABOUT GREENHOUSE:

• Check out Greenhouse on their website
• Read my in-depth review of Greenhouse
• Explore best alternatives to Greenhouse

6

Workable HR

Am besten für anpassbare Einarbeitungs-Workflows

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab 99 $/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Workable HR ist eine Personalinformationssystem-Plattform (HRIS), die entwickelt wurde, um die Einstellungs- und Mitarbeitermanagementprozesse für Organisationen jeder Größe zu verbessern.

Warum ich Workable HR ausgewählt habe: Die Plattform bietet anpassbare Einarbeitungs-Workflows, sodass HR-Teams den Einarbeitungsprozess an verschiedene Rollen und Abteilungen anpassen können. Dies hilft neuen Mitarbeitenden, ab dem ersten Tag relevante und rollenspezifische Informationen zu erhalten. Die Möglichkeit, den Einarbeitungsfortschritt über diese Workflows zu verfolgen, trägt außerdem dazu bei, sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden.

Darüber hinaus umfasst Workable HR ein benutzerfreundliches Einarbeitungsportal, das als zentrale Anlaufstelle für neue Mitarbeitende dient. Dieses Portal bietet benutzerdefinierte Vorlagen und Dashboards, die sowohl für neue Mitarbeitende als auch für das HR-Team leicht zugänglich sind.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Workable HR:

Zu den Funktionen gehören eine effiziente Dokumentenverwaltung und die Erfassung elektronischer Unterschriften. Dadurch entfällt der umständliche Papieraufwand und neuen Mitarbeitenden wird ein reibungsloserer Übergang ermöglicht. Weitere wichtige Funktionen sind die Verwaltung von Abwesenheiten, die Lohnabrechnungsberichterstattung und die Erstellung von Organigrammen.

Zu den Integrationen gehören ADP, Xero, BambooHR, Greenhouse, Lever, Namely, Rippling, Sapling und Zenefits.

Pros and Cons

Pros:

• Leistungsstarke Automatisierungsfunktionen
• Unterstützt Prozesse von der Personalgewinnung bis zur Einstellung
• Einarbeitungsportal für neue Mitarbeitende

Cons:

• Könnte bessere Berichtsfunktionen bieten
• Kann ohne Integrationen keine Lohnabrechnung durchführen

LEARN MORE ABOUT WORKABLE HR:

• Check out Workable HR on their website

7

Deel HR

Am besten für das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/Mitarbeiter/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Deel ist für Unternehmen konzipiert, die weltweit einstellen und eine zuverlässige Möglichkeit benötigen, Mitarbeiter und Auftragnehmer in verschiedenen Ländern an Bord zu holen. Es bietet Ihrem Team Werkzeuge zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, lokalisierten Verträgen und länderspezifischer Bürokratie – ohne dass internes juristisches Fachwissen erforderlich ist.

Cara Barnes, Gründerin von Good Carma Consulting, erklärt, warum Deel für sie besonders hervorstecht: „Deel ist die beste Lösung für alle, die im Ausland einstellen, egal ob es sich um freie Mitarbeiter oder Festangestellte handelt. Sie wachsen Schritt für Schritt in verschiedenen Ländern. Wenn ich also jemanden in Deutschland einstellen möchte, garantiert Deel, dass wir die korrekte Einstufung vornehmen und die richtigen Steuern zahlen.“

Warum ich Deel gewählt habe

Ich habe mich für Deel entschieden, weil Sie damit in über 100 Ländern Mitarbeitende einstellen und onboarden können, dank eigenem Employer of Record-Modell. Dadurch sparen Sie sich das mühsame Einhalten lokaler Vorschriften. Mit der Vorlagenbibliothek können Sie standortspezifische Verträge erstellen und sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Klauseln und Klassifizierungsregeln für den jeweiligen Standort erfassen.

Ihr Team kann außerdem Onboarding-Aufgaben wie Softwarezugänge, Versand von Ausrüstung oder Hintergrundprüfungen zuteilen. So folgt jede Neueinstellung einem klaren, nachvollziehbaren Prozess. Mir gefällt, dass alle erforderlichen Dokumente und Formulare zentral hinterlegt und von den Beschäftigten elektronisch unterzeichnet werden können, wodurch Compliance-Nachweise ordentlich abgelegt werden. Diese Funktionen machen Deel zur starken Wahl für Teams, die international einstellen oder eine Mischung aus Auftragnehmern und Mitarbeitenden steuern.

Deel – zentrale Funktionen

Hier einige Funktionen, die besonders hervorstechen:

• Onboarding-Tracker: Ihr Team kann jeden Schritt im Onboarding-Prozess von Mitarbeitenden oder Auftragnehmern zentral verfolgen.
• Vertragsersteller: Bietet anpassbare Vorlagen und Klauseln zur Erstellung rechtskonformer Vereinbarungen vor Ort.
• Dokumentenmanagement: Sammelt, speichert und organisiert Compliance-Dokumente mit E-Signaturen.
• Kostenlose HR-Tools: Stellt grundlegende HR-Funktionen wie Personaldaten und einfache Berichte kostenfrei bereit.

Deel-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Ashby, BambooHR, Expensify, Greenhouse, Hibob, Netsuite, Okta, OneLogin, QuickBooks, Xero, Workday und Workable.

Pros and Cons

Pros:

• Vertragsvorlagen passen sich lokalen Arbeits- und Steueranforderungen an
• Abläufe für den Versand von Ausrüstung unterstützen Remote- und internationale Einstellungen
• Zentrale Compliance-Dokumentation mit E-Signaturen

Cons:

• Vertragsvorlagen könnten vereinfacht werden
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für einige Tools

New Product Updates from Deel HR

August 23 2026

Deel Expands Stablecoin Wallet to 80+ Countries

Deel expands its Stablecoin Wallet to 80+ countries with dollar-backed balances and optional rewards. This gives eligible contractors more ways to hold and manage earnings inside Deel. For more information, visit Deel’s official site.

LEARN MORE ABOUT DEEL HR:

• Check out Deel HR on their website
• Read my in-depth review of Deel HR
• Explore best alternatives to Deel HR

8

Connecteam

Am besten für Onboarding von Mitarbeitenden ohne festen Schreibtisch

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Connecteam ist eine Softwarelösung für die Mitarbeitereinarbeitung, die speziell auf Remote-Mitarbeiter sowie Teams ohne festen Arbeitsplatz oder im Außendienst zugeschnitten ist. Das dynamische HR-Hub der Software ermöglicht es Personalabteilungen, fundierte und dennoch unkomplizierte Onboarding-Erlebnisse für die gesamte Belegschaft bereitzustellen und sorgt so ab dem ersten Tag für eine positive Nutzererfahrung.

Warum ich Connecteam ausgewählt habe: Die Onboarding-Funktionen der Plattform gehen über reines Mitarbeiterschulung hinaus. Beispielsweise verfügt die Software über eine Dokumentenfunktion, die von Anfang an eine vollständige Compliance während der gesamten Beschäftigungszeit eines neuen Mitarbeiters sicherstellt.

Connecteam bietet zudem umfassende Schulungs- und Kursfunktionen. Wenn Mitarbeiter Ihrem Unternehmen beitreten, ermöglichen diese Funktionen der Personalabteilung oder dem Management, maßgeschneiderte Schulungskurse zu erstellen, die jeder Mitarbeiter im Rahmen seines Onboarding-Workflows absolvieren kann. Sie sind mobiloptimiert und intuitiv, was die Nutzung für Mitarbeitende aus sämtlichen Branchen erleichtert.

Besondere Funktionen und Integrationen von Connecteam:

Funktionen umfassen ein Kommunikations-Hub, eine Mitarbeiter-Zeitlinie, Zeiterfassung, dynamische smarte Mitarbeitergruppen, Checklisten und Formulare sowie interaktive Quizze zur Überprüfung des Wissensstands.

HR-Teams können jeden neuen Mitarbeitenden herzlich begrüßen, indem sie dessen Eintrittsdatum über den sozialen Feed der Plattform ankündigen. Für Nutzer, die andere Kollegen im Unternehmen finden möchten, steht ein Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung, und über die Team-Chat-App kann direkt kommuniziert werden.

Integrationen umfassen Paychex, Xero, Gusto, QuickBooks Payroll (online + Desktop), Google Kalender und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Hält eine aktuelle Datenbank aller erstellten Kurse vor
• Erfordert keine technischen Vorkenntnisse
• Verfolgt den Trainingsfortschritt pro Mitarbeiter

Cons:

• Details zu Integrationen sind begrenzt
• Komplexe Preisstruktur

New Product Updates from Connecteam

August 2 2026

Connecteam Adds Pay Period Locks and Break Premium Controls

Connecteam adds closed and locked pay periods, Payroll Manager permissions, and timesheet actions for dismissing or reapplying Break Premiums to protect payroll accuracy and simplify exception management. For more information, visit Connecteam’s official site.

LEARN MORE ABOUT CONNECTEAM:

• Check out Connecteam on their website
• Read my in-depth review of Connecteam

9

iSpring LMS

Am besten geeignet für ROI-effizientes Mitarbeiterschulungen

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $3.97/Nutzer/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

iSpring LMS ist eine cloudbasierte Online-Trainingsplattform von iSpring Solutions. Sie wurde entwickelt, um den gesamten Prozess der Mitarbeiterentwicklung abzudecken – vom Onboarding bis hin zum kontinuierlichen Kompetenzaufbau – und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.

Warum ich iSpring LMS ausgewählt habe:  Das Lernmanagementsystem ist eine ausgezeichnete Wahl für Organisationen mit umfangreichen Trainingsanforderungen im Onboarding-Prozess, da sich das Trainingsportal einfach an das eigene Unternehmensdesign anpassen lässt. Dazu gehört das Hinzufügen von Unternehmenslogos, Favicons und die Anwendung gewünschter Farbschemata.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Lokalisierung: Trainingsmanager können das Nutzerportal in 34 verschiedene Sprachen übersetzen und so neue Lernende leichter einbinden. Das hilft besonders multinationalen Unternehmen, ihre Belegschaft weltweit effizient zu schulen. Mit der Lokalisierungsfunktion können Administratoren für jede Niederlassung oder jedes Tochterunternehmen weltweit die passende Sprachversion bereitstellen. Ein weiteres herausragendes Merkmal sind Entwicklungspfade. Damit können Personalentwickler und Trainingsleiter individuell angepasste Kompetenzentwicklungen für Mitarbeitende erstellen, um von Anfang an maximale Trainingseffizienz und ROI zu gewährleisten. Außerdem wird die Wissensdatenbank zum stets verfügbaren Lernzentrum des Teams, wodurch das Speichern, Aktualisieren und Teilen wichtiger Ressourcen ohne mühsames Durchsuchen von Ordnern oder verstreuten Links erleichtert wird.

iSpring LMS herausragende Funktionen und Integrationen:

iSpring LMS verfügt über eine benutzerorientierte Oberfläche, die sowohl für Trainingsmanager als auch für Lernende leicht verständlich ist. Zu den Kernfunktionen zählt das Content-Management: Damit können Sie entweder eigene Kursinhalte hochladen oder KI-gestützte scrollbare Inhalte direkt in der Plattform erstellen. 

Sie können Inhalte in diversen Formaten hochladen, darunter PowerPoint-Präsentationen (PPT), Videotutorials (MP4 oder FLV), Audiolektionen (WAV oder MP3) sowie komplette E-Learning-Kurse im SCORM-Format. Das LMS unterstützt auch Flash-Clips (SWF) sowie weitere ergänzende Formate wie XLS, DOC und PDF.

Integrationen sind nativ verfügbar mit ADP, BambooHR, Salesforce, Workday und Zoom. Weitere Integrationen können mithilfe der REST/SOAP-API eingerichtet werden.

Pros and Cons

Pros:

• Funktioniert auf mobilen Geräten
• Einfache Erstellung von Onboarding- und Kompetenzentwicklungs-Workflows
• Schafft ein gebrandetes Lernumfeld

Cons:

• Komplizierte Preisstruktur (viele Zusatzoptionen)
• Mehr Softwareintegrationen wären wünschenswert

LEARN MORE ABOUT ISPRING LMS:

• Check out iSpring LMS on their website
• Read my in-depth review of iSpring LMS
• Explore best alternatives to iSpring LMS

10

Payoneer Workforce Management

Am besten für schnelles Onboarding und sichere Gehaltsabrechnung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $199/Mitarbeiter/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Payoneer Workforce Management hilft Unternehmen, globale Teams einzustellen und zu bezahlen, ohne eine lokale Niederlassung zu benötigen. Es kümmert sich um Onboarding, Compliance, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen in über 160 Ländern.

Warum ich Payoneer Workforce Management gewählt habe

Ich habe Payoneer Workforce Management ausgewählt, weil es Ihrem Team ermöglicht, internationale Mitarbeiter von Argentinien bis Vietnam einzustellen und dabei dank der Präsenz in über 160 Ländern für die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze sorgt. Es bietet eine Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen, sodass Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung mit einer einzigen Sammelzahlung bezahlen können.

Die Lösung kann landesspezifische Arbeitsverträge erstellen und automatisiert den Onboarding-Prozess, sodass Sie keine eigenen Workflows für jede Region entwickeln müssen. Außerdem gefällt mir, dass es sich mit bestehenden HR- und Finanztools verbinden lässt, sodass Sie Ihre Systeme nicht von Grund auf neu aufbauen müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Payoneer Workforce Management

Hier sind einige herausragende Funktionen, die besonders erwähnenswert sind:

• Globaler Employer-of-Record-Service: Ermöglicht die Einstellung internationaler Mitarbeiter, ohne eine eigene lokale Rechtseinheit zu gründen.
• Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen: Bezahlung von Teams in über 70 Währungen über ein einziges Dashboard.
• Lokalisiertes Onboarding & Compliance: Erstellt Verträge und übernimmt lokale Beschäftigungsanforderungen in mehr als 160 Ländern.
• Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ermöglicht es neuen Mitarbeitern weltweit, auf Gehaltsabrechnungen zuzugreifen, Informationen zu aktualisieren und Urlaub zu beantragen.

Payoneer Workforce Management Integrationen

Zu den Integrationen gehören BambooHR, ADP Workforce Now, Harvest, QuickBooks, Veriff, Alexis HR, Workday und Adaptive Planning.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht die Einstellung in über 160 Ländern ohne Niederlassungsgründung
• Unterstützt Gehaltsabrechnung in über 70 Währungen über ein einziges Dashboard
• Automatisiert Onboarding und Verträge für lokale Compliance

Cons:

• Lokalisierte Arbeitsverträge nur im Enterprise-Tarif
• Könnte mehr Optionen zur Individualisierung bieten

LEARN MORE ABOUT PAYONEER WORKFORCE MANAGEMENT:

• Check out Payoneer Workforce Management on their website
• Read my in-depth review of Payoneer Workforce Management

Weitere Onboarding-Software

Hier sind einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in die Liste der besten Onboarding-Software geschafft haben:

1. PitchMonster

   Am besten zur Einarbeitung von Vertriebsmitarbeitenden geeignet

2. SkyPrep

   Am besten geeignet, um den Onboarding-Prozess zu optimieren

3. Gusto

   Am besten für individuelle Onboarding-Checklisten

4. EducateMe LMS

   Am besten geeignet für die Erstellung maßgeschneiderter Kurse

5. Sloneek

   Am besten für strukturierte Onboarding-Workflows

6. Looop

   Am besten für umfangreiche Onboarding-Prozesse

7. Enboarder

   Am besten geeignet für Rollenwechsel und Reboarding

8. Lattice

   Am besten für US-Unternehmen geeignet

9. WorkBright

   Am besten geeignet für remote und mobilfreundliches Onboarding

10. Guidde

    Am besten geeignet für KI-gestützte How-to-Videos

11. GoCo

    Am besten für Unternehmen, die papierlos werden wollen

12. Eddy

    Ideal für lokale Unternehmen mit ortsungebundenen Arbeitskräften

13. Process Street

    Am besten geeignet für No-Code-Onboarding-Automatisierung

14. WeSchool

    Am besten geeignet zur Personalisierung von Einarbeitungserlebnissen

15. ChartHop

    Am besten geeignet für Onboarding mit Personalplanung

16. Workday

    Am besten für maßgeschneiderte Onboarding-Erlebnisse

17. eloomi

    Am besten für Preboarding-Prozesse geeignet

18. Kallidus Sapling

    Am besten geeignet, um ansprechende Preboarding-Workflows zu erstellen

19. Workleap

    Am besten für KI-generierte Onboarding-Vorlagen

20. Sage HR

    Am besten für vordefinierte Onboarding-Aufgaben

Verwandte Testberichte zu HR-Software

Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:

• HR-Software
• Lohnabrechnungssoftware
• Recruiting-Software
• Employer-of-Record-Dienstleistungen
• Bewerbermanagementsysteme
• Software für Personalverwaltung

So wählen Sie Einarbeitungssoftware aus

Einarbeitungssoftware hilft Ihnen dabei, alle Elemente Ihres Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeitende zu organisieren und so eine reibungslosere und bessere Erfahrung zu ermöglichen. Um herauszufinden, welche Einarbeitungssoftware am besten zu Ihren Anforderungen passt, müssen Sie zunächst Ihre wichtigsten Nutzer identifizieren und deren konkrete Herausforderungen dokumentieren.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer individuellen Einarbeitungssoftware die folgenden Punkte:

• Welche Probleme möchten Sie lösen? Beginnen Sie damit, die Herausforderungen zu identifizieren, die Sie bewältigen möchten. So können Sie besser feststellen, welche Funktionen und Möglichkeiten die Einarbeitungssoftware bieten muss. Zu diesen Herausforderungen können gehören:
  • Einarbeitungsressourcen, die über mehrere Orte verteilt sind, wodurch es für neue Mitarbeitende schwierig ist, die Informationen schnell zu finden,
  • ineffiziente Einarbeitungsprozesse, beispielsweise papierbasierte Informationen,
  • die Verbesserung der Einheitlichkeit von Einarbeitungsprozessen über verschiedene Mitarbeitendengruppen und Standorte hinweg oder
  • Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Compliance-Anforderungen in Bezug auf Einarbeitungsaufgaben.
• Wer sind Ihre wichtigsten Nutzer? Überlegen Sie, wer die Software verwenden wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Sobald dies geklärt ist, ist es außerdem sinnvoll, die Anforderungen Ihrer verschiedenen Nutzer zu priorisieren. So können Sie die wichtigsten Prioritäten für besonders versierte Nutzer, Führungskräfte und Mitarbeitende ermitteln und sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
  • Für die Einarbeitungssoftware benötigen Ihre neuen Mitarbeitenden einen grundlegenden Zugang, während Ihre HR-Fachkräfte sowie internen Spezialisten für Schulungen, Lernen oder Compliance einen Zugang auf Administratorebene benötigen.
• Wie hoch ist Ihr Budget? Um die Kosten zu bewerten, schätzen Sie, wie viele Mitarbeitende Sie in den nächsten Jahren voraussichtlich einstellen werden. Da die meisten Einarbeitungssoftwarelösungen monatlich pro Mitarbeitendem abgerechnet werden, können Sie damit Ihre monatlichen Kosten schätzen.
  • Es ist wichtig, von Anfang an ein realistisches Budget für Ihre Einarbeitungssoftware für neue Mitarbeitende festzulegen, damit Sie keine Zeit mit Softwarelösungen außerhalb Ihres Preisrahmens verschwenden.
• Welche Ergebnisse sind wichtig? Prüfen Sie, welche Fähigkeiten Sie erwerben oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Wenn Sie Ihre gewünschten Ergebnisse von Anfang an klar definieren, vermeiden Sie die Verschwendung wertvoller Zeit. Zu den wichtigen Ergebnissen, die Sie messen möchten, können gehören:
  • der Erfolg eines vollständig digitalisierten Einarbeitungsprozesses, der Büro- und Mitarbeitenden im Homeoffice eine einheitliche Erfahrung bietet,
  • alle Ihre Einarbeitungsaktivitäten innerhalb einer Plattform, wodurch eine bessere Mitarbeitendenerfahrung für Ihre neuen Mitarbeitenden entsteht, und
  • eine verbesserte Compliance-Nachverfolgung und höhere Vollständigkeitswerte, da die Inhalte digitalisiert und in Echtzeit nachverfolgbar sind.
• Benötigen Sie bestimmte Softwareintegrationen? Klären Sie, ob Ihr neues Einarbeitungssystem vorhandene Tools ersetzen oder in diese integriert werden soll. Zu den wichtigen Systemen, die integriert werden sollten, gehören Schulungsverwaltungssoftware, Lernmanagementsysteme oder Ihr HR-Managementsystem.
  • Können Sie Ihre monatlichen SaaS-Gemeinkosten reduzieren, indem Sie mehrere Tools durch eine umfassende Lernplattform ersetzen?
  • Sind alle benötigten Softwareintegrationen verfügbar oder können sie mithilfe einer API individuell konfiguriert werden?
• Erfüllt die neue Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl zusammen mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Bewerten Sie, was gut funktioniert und welche Problembereiche behoben werden müssen.
  • Ist das neue System in Ihren Unternehmensarbeitsbereich integriert (Microsoft SharePoint, Google Workspace usw.),
  • Bietet das neue System Sicherheitsfunktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) usw.)?

Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist – gehen Sie nicht davon aus, dass ein Einarbeitungssystem für Ihre Organisation geeignet ist, nur weil es beliebt ist.

So implementieren Sie Onboarding-Software

Sobald Sie das für Ihre Anforderungen passende Onboarding-System ausgewählt haben, müssen Sie einen Implementierungsplan entwickeln, um die Software in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren.

Author's Tip

Die Komplexität Ihres Implementierungsprozesses für Onboarding-Software hängt von der Art des gewählten Systems ab. Die Implementierung eines komplexen Onboarding-Systems, das gleichzeitig als Lernmanagementsystem dient oder ein Modul innerhalb eines HRIS ist, dauert länger als die einer Onboarding-Software, die als digitale Checkliste für Aufgaben funktioniert.

Wenn Ihre gewählte Onboarding-Software eine umfangreiche Ausstattung bietet, sollten Sie die folgenden Elemente in Ihren Implementierungsplan aufnehmen:

• Eine Implementierungsstrategie und einen Zeitplan
• Feedback von kürzlich eingestellten Mitarbeitern zu ihrem Onboarding-Prozess (z. B. was gut funktioniert hat, was verwirrend war und hätte besser sein können usw.)
• Feedback von wichtigen Stakeholdern, die Ihre internen Schulungs- sowie Lern- und Entwicklungsprozesse verwalten (d. h. von der Person oder den Personen, die für die Aktualisierung Ihrer Onboarding-Materialien verantwortlich sind)
• Interne Schulungs- und Supportprozesse für Ihre HR-Administratoren oder alle anderen Personen, die beim Onboarding von Mitarbeitern unterstützen (d. h. Manager und Teamleiter)
• Verfügbare Softwareintegrationen oder IT-Ressourcen zur Einrichtung individueller Konfigurationen über eine API
• Ein Verfahren für einen Test- oder Probelauf mit einer kleinen Gruppe neu eingestellter Mitarbeiter, um erstes Feedback zum neuen System zu erhalten
• Ein internes Implementierungsteam, das für die Pflege der Software sowie die Beantwortung von Fragen oder Verbesserungsanfragen der Mitarbeiter verantwortlich ist

Trends bei Onboarding-Software

Onboarding-Software entwickelt sich weiter, um den Anforderungen der dynamischen Arbeitsplätze von heute gerecht zu werden. Neue Tools sind intelligenter, stärker personalisiert und darauf ausgelegt, eine verteilte Belegschaft vom ersten Tag an zu unterstützen.

Dies sind einige der wichtigsten Trends, die Onboarding-Software derzeit prägen:

• Onboarding für Remote- und hybride Arbeitsmodelle: Da Remote- und hybride Arbeit weiterhin die Norm sind, passen sich Onboarding-Tools mit Funktionen an, die Kultur und Verbundenheit über Entfernungen hinweg fördern. Viele enthalten inzwischen Engagement-Tools wie Vorstellungen im Team, virtuelle Kennenlerntreffen und Checklisten zum Aufbau einer Unternehmenskultur, damit sich Remote-Mitarbeiter einbezogen fühlen.
• KI & Automatisierung: Künstliche Intelligenz wird eingesetzt, um Onboarding-Abläufe zu personalisieren und relevante Inhalte auf Grundlage von Rolle, Standort und Abteilung bereitzustellen. Automatisierung hilft HR-Teams, das Wichtigste zu priorisieren, beispielsweise die schnellere und effektivere Integration neuer Mitarbeiter.

So gelingt personalisiertes Onboarding

Personalisiertes Onboarding bedeutet nicht einfach, ein Feld mit dem Namen der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters auszufüllen! Ein wirklich personalisierter Onboarding-Prozess berücksichtigt die Rolle jeder Person im Unternehmen sowie die spezifischen Fähigkeiten, die sie erwerben muss, und in welcher Reihenfolge. Er kann außerdem von Anfang an eine Kompetenzbewertung umfassen, damit Sie keine Zeit darauf verwenden, ihnen Fähigkeiten beizubringen, die sie bereits besitzen.

• Datenbasierte Onboarding-Praktiken: Je spezifischer Onboarding-Software wird, desto höher ist auch die Qualität der Daten und Analysen, die diese Systeme erfassen. Viele moderne Onboarding-Systeme helfen Teams dabei, alle wichtigen Kennzahlen zu verfolgen, zu messen und zu analysieren, um Bereiche mit künftigem Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
  • Umsetzbares Beispiel: Untersuchen Sie, welche Onboarding-Aufgaben zu lange dauern oder trotz automatischer Erinnerungen unvollständig bleiben. Diese Aufgaben sind wahrscheinlich verwirrend oder sollten in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden, damit sie leichter zu bewältigen sind.
• Funktionen für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Plattformen integrieren inzwischen Unterstützung für die psychische Gesundheit durch regelmäßige Kurzbefragungen, Feedback in Echtzeit und einen einfachen Zugriff auf Organigramme, FAQs und Supportressourcen – damit sich neue Mitarbeitende sicher, eingebunden und gut betreut fühlen.
• Kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung: Onboarding endet nicht nach der ersten Woche – viele Rollen erfordern 6 bis 12 Monate, bis Mitarbeitende vollständig eingearbeitet sind. Moderne Plattformen unterstützen inzwischen ein langfristiges Onboarding mit Funktionen wie 30-60-90-Tage-Plänen, der Vermittlung von Mentorinnen und Mentoren, dem Begleiten von Aufgaben und Integrationen mit internen Schulungs- oder LMS-Tools.

Wenn Sie in Onboarding-Software investieren, die diese Trends nutzt – beispielsweise in die Systeme in dieser Liste –, können Sie ein einladenderes, ganzheitlicheres, strategischeres und weitreichenderes Onboarding-Programm schaffen. Und dies wird sich langfristig mit Sicherheit positiv auf die Bindung Ihrer Mitarbeitenden auswirken.

Was ist Onboarding-Software?

Onboarding-Software ist ein digitales Tool, das HR-Teams dabei unterstützt, den Prozess der Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen zu optimieren und zu automatisieren.

Sie verwaltet Aufgaben wie die Sammlung von Dokumenten, die Durchführung von Schulungen, die Nachverfolgung der Compliance und die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden – alles an einem Ort.

Personalverantwortliche nutzen Onboarding-Software, um manuelle Arbeit zu reduzieren, ein konsistentes Onboarding-Erlebnis sicherzustellen und neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich vom ersten Tag an eingebunden und produktiv zu fühlen.

Einschränkungen herkömmlicher Methoden zur Verwaltung des Onboardings von Mitarbeitenden

Herkömmliche Methoden zur Verwaltung des Onboardings von Mitarbeitenden weisen häufig Einschränkungen auf, die sich auf Effizienz, Engagement und Konsistenz auswirken.

Da ich viele Jahre lang neue Mitarbeitende sowohl aus dem Homeoffice als auch vor Ort eingearbeitet habe, war ich häufig mit vielen dieser Herausforderungen konfrontiert.

Hier sind einige der häufigsten Probleme herkömmlicher Onboarding-Methoden, die sich alle mit Onboarding-Software lösen lassen:

• Zeitaufwändige Prozesse: Die traditionelle Einarbeitung umfasst häufig umfangreiche Papierarbeit, die manuelle Dateneingabe und Einführungsveranstaltungen vor Ort und nimmt wertvolle Zeit von der Personalabteilung und den Führungskräften in Anspruch.
• Mangelnde Konsistenz: Ohne einen standardisierten digitalen Prozess unterscheiden sich die Einarbeitungserfahrungen erheblich, was zu Unstimmigkeiten bei Schulungen, der Aufgabenerledigung und der allgemeinen Vorbereitung neuer Mitarbeitender führt.
• Begrenzte Einbindung: Wenn man sich auf persönliche Treffen und statische Dokumente verlässt, kann es schwierig sein, neue Mitarbeitende einzubinden, insbesondere in der wichtigen frühen Phase, in der sie sich an eine neue Rolle gewöhnen.
• Mangelhafte Nachverfolgung und Verantwortlichkeit: Herkömmliche Einarbeitungsmethoden bieten wenig Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Dadurch wird es für die Personalabteilung und Führungskräfte schwierig, den Fortschritt neuer Mitarbeitender zu überwachen, Lücken bei der Erledigung zu erkennen oder die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
• Schwierigkeiten bei der Einarbeitung im Homeoffice und in hybriden Arbeitsmodellen: Herkömmliche Prozesse sind für Mitarbeitende im Homeoffice oder in hybriden Arbeitsmodellen oft ineffektiv. Diese benötigen zugängliche digitale Werkzeuge, damit sie sich vom ersten Tag an einbezogen und unterstützt fühlen.
• Fehleranfälligkeit und Compliance-Risiken: Die manuelle Dateneingabe und Papierarbeit können zu Fehlern führen und Unternehmen möglicherweise dem Risiko von Compliance-Problemen aussetzen, wenn gesetzliche oder regulatorische Anforderungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Minimale Personalisierung: Herkömmliche Methoden bieten in der Regel nicht die nötige Flexibilität, um den Einarbeitungsprozess an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Dadurch werden Möglichkeiten für maßgeschneiderte Schulungen und rollenspezifische Einführungen eingeschränkt.
• Verzögerte Produktivität: Bei langsamen Einarbeitungsprozessen benötigen neue Mitarbeitende möglicherweise mehr Zeit, bis sie produktiv arbeiten können, was sich auf die Teamdynamik und die allgemeine Effizienz des Unternehmens auswirkt.
• Begrenzte Feedbackmöglichkeiten: Herkömmliche Methoden ermöglichen häufig kein unmittelbares Feedback und keine Anpassungen auf Grundlage der Erfahrungen neuer Mitarbeitender. Dadurch wird es schwierig, Probleme im Einarbeitungsprozess zu erkennen und zu beheben.
• Ineffiziente Ressourcenverteilung: Einführungsveranstaltungen vor Ort und manuelle Prozesse erfordern mehr Ressourcen der Personalabteilung und des Managements, die mit einem effizienteren System besser für strategische Initiativen eingesetzt werden könnten.

Wie Sie deutlich sehen können, verdeutlichen diese Einschränkungen den Bedarf an moderner, automatisierter Einarbeitungssoftware, die Arbeitsabläufe optimieren, die Einbindung verbessern und allen neuen Mitarbeitenden eine einheitliche und regelkonforme Erfahrung bieten kann.

Funktionen von Einarbeitungssoftware

Achten Sie bei der Auswahl von Einarbeitungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Automatisierte Verwaltung von Arbeitsabläufen: Damit können Sie alles von Begrüßungs-E-Mails bis hin zur Papierarbeit optimieren, sodass der gesamte Prozess wie ein Uhrwerk abläuft und nicht wie eine Schatzsuche nach Formularen wirkt. Sie können Aufgaben, Erinnerungen und automatische Genehmigungen einrichten, damit alles ohne manuellen Aufwand vorangeht.
• Dokumentenverwaltung und elektronische Signaturen: Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente (etwa Verträge, Steuerformulare und Geheimhaltungsvereinbarungen) und lassen Sie neue Mitarbeitende diese digital unterzeichnen. Kein Nachhaken mehr wegen Unterschriften – einfach klicken, unterschreiben und fertig.
• Aufgabenlisten: Erstellen Sie anpassbare Aufgabenlisten, damit jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter sowie jede Führungskraft genau weiß, wo sie oder er steht. Das verringert die Unsicherheit bei neuen Mitarbeitenden und hilft Ihnen, wichtige Schritte der Einarbeitung nicht zu übersehen.
• Portal zur Selbstverwaltung durch Mitarbeitende: Bieten Sie neuen Mitarbeitenden eine zentrale Online-Plattform, auf der sie Informationen hochladen, Schulungspläne abrufen und ihren Fortschritt verfolgen können. Das stärkt ihr Vertrauen und spart Ihnen Zeit.
• Integration in HR-Systeme: Verbinden Sie die Einarbeitungssoftware mit der Lohnabrechnung, der Verwaltung von Zusatzleistungen und anderen HR-Werkzeugen. Dadurch werden Datensilos aufgebrochen, doppelte Eingaben reduziert und alle Informationen synchron gehalten, während Ihr Team wächst.
• Begrüßungsnachrichten und Vorstellungen: Planen Sie Begrüßungsnachrichten zur Einarbeitung, Vorstellungen im Team und Übersichten über die Organisation, damit neue Mitarbeitende schnell das Gefühl bekommen, dazuzugehören. So schaffen Sie die Grundlage für Engagement vom ersten Tag an.
• Schulungs- und Compliance-Module: Weisen Sie erforderliche Compliance-Kurse oder Produktschulungen direkt über die Plattform zu, damit Sie wissen, wer was wann abgeschlossen hat. So gehören regulatorische Schwierigkeiten der Vergangenheit an.
• Berichte und Analysen: Greifen Sie auf Übersichten und Berichte zu, mit denen Sie den Fortschritt bei der Einarbeitung, Abschlussquoten und Stellen erkennen können, an denen Personen nicht weiterkommen. Dies hilft Ihnen, Ihren Prozess zu verbessern und der Führungsebene Ihre Wirkung zu zeigen.

Häufige KI-Funktionen von Einarbeitungssoftware

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Standardfunktionen von Einarbeitungssoftware integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:

• Lebenslauf- und Dokumentenverarbeitung: KI scannt und kategorisiert hochgeladene Dokumente oder Lebensläufe schnell, ordnet sie den richtigen Ordnern zu oder sendet sie an die zuständigen Personen, ohne dass eine manuelle Sortierung erforderlich ist.
• KI-gestützte Aufgabenautomatisierung: Diese Funktion nutzt KI, um Einarbeitungsaufgaben basierend auf Rolle, Standort oder Abteilung zuzuweisen und zu aktualisieren, sodass der Weg jeder neuen Arbeitskraft individuell angepasst und unkompliziert gestaltet wird.
• Personalisierte Einarbeitungsabläufe: KI analysiert Daten aus früheren Einarbeitungserfahrungen und Profilen neuer Arbeitskräfte, um Schulungsmodule, Ressourcen und Kommunikation automatisch an die Bedürfnisse jeder neuen Arbeitskraft anzupassen.
• Virtuelle Assistenten in natürlicher Sprache: KI-Chatbots beantworten häufige Fragen neuer Arbeitskräfte sofort – es ist nicht nötig, auf eine Antwort der Personalabteilung zu warten –, sodass sich Beschäftigte während ihrer ersten Tage unterstützt und nicht verloren fühlen.
• Prädiktive Analysen zur Mitarbeiterbindung: Die Software nutzt KI, um Muster in Einarbeitungsdaten zu erkennen, die vorhersagen, welche neuen Arbeitskräfte möglicherweise Gefahr laufen, das Unternehmen zu verlassen, sodass Sie rechtzeitig eingreifen und das Engagement steigern können.

Vorteile von Einarbeitungssoftware

Einarbeitungssoftware wurde entwickelt, um Organisationen dabei zu unterstützen, den Einarbeitungsprozess zu automatisieren und zu optimieren, mit dem Ziel, sowohl die Mitarbeitererfahrung als auch die organisatorische Effizienz zu verbessern.

Wenn Sie die beste Einarbeitungssoftware für Ihre Anforderungen auswählen, können Sie mit folgenden Vorteilen rechnen:

• Optimierte Verwaltungsprozesse: Einarbeitungssoftware reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung von Formularen und Verwaltungsaufgaben und minimiert die manuelle Arbeitslast im Zusammenhang mit der Dokumentation und Compliance für neue Arbeitskräfte.
• Höheres Engagement neuer Arbeitskräfte: Einarbeitungssoftware bietet interaktive und personalisierte Lernpfade, durch die sich neue Arbeitskräfte vom ersten Tag an willkommen und wertgeschätzt fühlen, wodurch Arbeitszufriedenheit und Motivation steigen.
• Einheitliche Einarbeitungserfahrungen: Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Einarbeitungserfahrung können Unternehmen unabhängig von Abteilung oder Standort hohe Standards bei Schulung und Integration aufrechterhalten und sicherstellen, dass jede neue Arbeitskraft dasselbe Maß an Informationen und Unterstützung erhält.
• Schnellere Produktivität: Durch strukturierte Schulungsmodule und den einfachen Zugriff auf wichtige Ressourcen können Beschäftigte schnell mehr über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten erfahren. Dadurch verkürzt sich die Zeit erheblich, die sie benötigen, um sich in ihre Aufgaben einzuarbeiten und effektiv zu ihren Teams beizutragen.
• Datenbasierte Erkenntnisse & Berichte: Mit detaillierten Analyse- und Berichtsfunktionen können Organisationen ihre Einarbeitungsstrategien kontinuierlich auf der Grundlage realer Nutzerdaten verbessern und Bereiche identifizieren, die künftig angepasst werden müssen.

Die Investition in die richtige Einarbeitungssoftware kann die Art und Weise verändern, wie Organisationen neue Beschäftigte willkommen heißen, und damit die Grundlage für eine erfolgreiche und produktive Arbeitsbeziehung schaffen.

Kosten & Preise für Einarbeitungssoftware

Die Preise für Einarbeitungssoftware variieren stark, da auf dem Markt verschiedene Unterarten von Einarbeitungssoftware erhältlich sind. Einige Einarbeitungsplattformen sind eigenständige Tools, während andere als integrierte Module innerhalb eines Personalverwaltungssystems oder als auf die Einarbeitung spezialisierte Workflows mit einem Lernmanagementsystem angeboten werden.

Im Folgenden habe ich die typischen Tarifoptionen aufgeschlüsselt, auf die Sie stoßen werden, einschließlich einer kostenlosen Option, die sich für kleine Unternehmen eignet, die ein Softwaresystem ausprobieren möchten, bevor sie sich vertraglich binden. Eine ausführlichere Analyse verschiedener zu berücksichtigender Faktoren finden Sie in meinem Leitfaden zu den Preisen für Einarbeitungssoftware.

Vergleichstabelle der Tarife für Einarbeitungssoftware

Bei der Entscheidung für einen Tarif ist es wichtig, nicht nur den unmittelbaren Bedarf Ihrer Organisation zu bewerten, sondern auch zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen, wenn Sie wachsen. Beginnen Sie mit einem Tarif, der Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, und behalten Sie gleichzeitig Funktionen im Blick, die Ihr Wachstum unterstützen werden. Denken Sie daran: Die beste Wahl vereint Funktionalität, Skalierbarkeit und Kosten.

Auch wenn es verständlich ist, dass Sie zunächst mit einem kostenlosen oder einfachen Tarif beginnen möchten, gibt es mehrere Gründe, warum Sie sich für einen fortgeschritteneren Tarif entscheiden sollten, darunter:

• Erweiterte Funktionen: Basispläne verfügen häufig nicht über erweiterte Funktionen wie elektronische Signaturen, Integrationen mit anderen HR-Systemen und erweiterte Berichte. Wenn Sie Ihren Plan upgraden, erhalten Sie zusätzliche Tools, mit denen Sie Ihren Einarbeitungsprozess optimieren und effizienter gestalten können.
• Verbessertes Compliance-Management: Erweiterte Pläne bieten robustere Funktionen zur Compliance-Verfolgung und Dokumentation, einschließlich automatisierter Erinnerungen, um das Risiko von Verstößen gegen Compliance-Vorgaben zu verringern — definitiv eine lohnende Investition.
• Anpassungsmöglichkeiten: Basispläne bieten häufig nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Ein Upgrade ermöglicht es Ihnen, den Einarbeitungsprozess an die spezifischen Anforderungen und die Kultur Ihres Unternehmens anzupassen. Bei höherpreisigen Plänen besteht außerdem eher die Möglichkeit, Ihre Corporate-Design-Materialien in die Benutzeroberfläche zu integrieren und so ein einheitlicheres Erlebnis für Ihre neuen Mitarbeitenden zu schaffen.
• Integrationsmöglichkeiten: Wenn der kostenlose oder Basisplan nicht mit der von Ihrem Unternehmen verwendeten Software integriert werden kann, ist ein Wechsel zu einem besseren Plan sinnvoll. Indem Sie Ihre Einarbeitungssoftware mit Ihren anderen wichtigen Systemen verbinden — etwa Ihrem HRIS, Ihrer Schulungsverwaltung oder Ihrer Software für Sicherheitsmanagement — verbessern Sie Ihre Datenverwaltungsprozesse, da die manuelle Dateneingabe entfällt.
• Support und Schulungen: Erweiterte Pläne bieten besseren Kundensupport und zusätzliche Schulungsressourcen. Wenn Ihr Einarbeitungsprozess komplex ist und Sie mehr Hilfe bei der Fehlerbehebung oder bei der Erstellung von Arbeitsabläufen benötigen, die Ihren Anforderungen entsprechen, kann es sinnvoll sein, in einen besseren Plan mit umfassenderem Support zu investieren.

Letztendlich ist es wichtig, einen Plan zu wählen, der die von Ihnen benötigten Funktionen bietet, um Ihre aktuellen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Herausforderungen zu bewältigen, ohne Ihr Budget zu überschreiten.

Welche Onboarding-Kennzahlen sollte ich mit Onboarding-Software verfolgen?

Zu den wichtigsten Onboarding-Kennzahlen, die erfasst werden sollten, gehören:

• Abschlussquote der Onboarding-Aufgaben
• Zeit bis zur Produktivität bei neuen Mitarbeitenden
• frühe Bindungsquoten und
• Zufriedenheitswerte neuer Mitarbeitender.

Außerdem sollten Sie die Teilnahme an Schulungsmodulen beobachten und Feedback von Führungskräften und neuen Mitarbeitenden erfassen. Die richtige Software erleichtert das Abrufen dieser Berichte für kontinuierliche Prozessverbesserungen.

Wie kann Onboarding-Software die Zeit bis zur Produktivität verkürzen?

Die Zeit bis zur Produktivität (manchmal als T2P bezeichnet) bezeichnet den Zeitraum, den eine neue Arbeitskraft benötigt, um vollständig produktiv zu werden und effektiv zu ihrer Rolle beizutragen. Onboarding-Software kann die Zeit bis zur Produktivität erheblich verkürzen, indem sie wichtige Onboarding-Aufgaben optimiert und automatisiert und es neuen Mitarbeitenden erleichtert, von Anfang an durchzustarten.

Mit Funktionen wie Schulungsmodulen im eigenen Lerntempo, Aufgabenchecklisten und der digitalen Unterzeichnung von Dokumenten reduziert Onboarding-Software den Zeitaufwand für manuelle Prozesse, sodass sich neue Mitarbeitende auf das Erlernen ihrer Aufgaben konzentrieren können. Onboarding-Software vereinfacht außerdem die Erfassung von Meilensteinen und Fortschritten, sodass HR und Führungskräfte bei Bedarf rechtzeitig Unterstützung leisten können.

Durch die Bereitstellung einer konsistenten, strukturierten Onboarding-Erfahrung stellt Onboarding-Software sicher, dass neue Mitarbeitende schneller alles erhalten, was sie benötigen, um produktive und engagierte Mitglieder des Teams zu werden.

Abschließende Gedanken

Diese Liste enthält verschiedene Softwaretypen, die Sie für das Onboarding neuer Mitarbeitender einsetzen können. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Fortune-500-Unternehmen führen – ich bin überzeugt, dass hier etwas Passendes für Sie dabei ist. 

Suchen Sie nach weiteren Einblicken in die Welt des Onboardings und die Mitarbeitererfahrung? Dann melden Sie sich auch für unseren wöchentlichen Newsletter People Managing People an.