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Ein RFP, oder Request for Proposal, ist ein formelles Dokument, das Sie verwenden, wenn Sie den richtigen Software-Anbieter für Ihr Unternehmen finden möchten. Wenn Sie damit beauftragt wurden, eine neue HR-Software-Lösung für Ihr Team zu finden, hilft Ihnen dieser Leitfaden, den RFP-Prozess souverän zu meistern. 

Ein durchdachtes RFP vereinfacht den Vergleich von Anbietern und hilft Ihnen, kostspielige Fehler zu vermeiden. Sie legen im RFP fest, was Ihr Team braucht und warum. Dadurch sehen Sie, welche Anbieter diese Anforderungen erfüllen können, und reduzieren das Risiko, eine falsche Wahl zu treffen. Deshalb ist es wichtig, diesen Prozess sorgfältig zu gestalten.

Key Takeaways

Ein RFP zu verfassen hilft Ihnen, Ihre Anforderungen klar zu definieren, was den Vergleich von Anbietern erleichtert und die beste Lösung für Ihr Team unterstützt.

Wenn Ihr Unternehmen klein ist oder die Anforderungen einfach sind, können Sie das RFP überspringen und Anbieter direkt um Angebote bitten.

Ein gut ausgearbeitetes RFP kann zu einer besseren Software-Passung und wettbewerbsfähigeren Preisen führen, wodurch Ihr Team Zeit und Geld spart.

Brauchen Sie wirklich ein RFP?

Ein RFP ist unerlässlich, wenn Sie mit komplexen HR-Anforderungen oder in einem regulierten Umfeld arbeiten. Ist Ihr Team groß oder Ihre Prozesse sind vielschichtig, sorgt ein RFP dafür, dass keine wichtigen Anforderungen übersehen werden, und erleichtert den Vergleich von Anbietern. Zudem benötigen Sie ein RFP, wenn Sie Ausgaben rechtfertigen oder das Einverständnis von Stakeholdern einholen müssen. 

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In folgenden Situationen sollten Sie ein RFP in Erwägung ziehen:

  • Umfassende HR-Systemumstellung
  • Einhaltung von Branchenvorschriften
  • Beteiligung mehrerer Stakeholder
  • Größere Investitionen im Budget
  • Individuelle Integrationsanforderungen

Wann ein RFP übertrieben ist

Wenn Sie Teil eines kleinen Teams mit einfachen Anforderungen sind, ist ein RFP meist nicht notwendig. Sie sparen sich den Aufwand, wenn Ihr Budget begrenzt ist oder Sie nach einfachen Standardlösungen suchen. Falls Sie zu dieser Gruppe zählen, finden Sie nachfolgend meine Top-Empfehlungen für HR-Software (inklusive HRIS-, HRMS- und HCM-Anbietern).

RFI, RFP, RFQ: Was ist der Unterschied?

Wer die Unterschiede zwischen RFI, RFP und RFQ kennt, spart Zeit und wählt den passenden Ansatz für seine Beschaffung. Nicht in jedem Fall brauchen Sie ein RFP; manchmal reicht ein RFI oder RFQ. Das richtige Dokument verschlankt den Ablauf und vermeidet unnötigen Aufwand. 

Hier ein kurzer Vergleich zur Orientierung:

DokumententypZweckWann verwendenWas ist enthaltenErforderliche Detailtiefe
Request for Information (RFI)Allgemeine Informationen und Möglichkeiten einholenWenn Sie sich über verfügbare Lösungen informieren und den Markt kennenlernen möchtenGrundlegende Fragen zu Funktionen und AngebotenNiedrig
Request for Proposal (RFP)Angebote von ausgewählten Anbietern für konkrete Anforderungen einholenWenn Sie spezifische Anforderungen haben und detaillierte Angebote vergleichen möchtenDetaillierte Anforderungen, Umfang und BewertungskriterienHoch
Request for Quotation (RFQ)Preise für konkrete Tools oder Dienstleistungen einholenWenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, und nur Preisangebote möchtenSpezifische Dienstleistungen oder benötigte ProdukteMittel

Typische RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Ein überhastetes Durchlaufen einer Ausschreibung oder das Überspringen wichtiger Details kann zu Verwirrung, verschwendeter Zeit oder zu Anbietern führen, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Wenn Sie häufige Fehler vermeiden, kann Ihr Team einen reibungsloseren Auswahlprozess für HR-Software gestalten. 

Unten gehe ich auf einige häufige Fehler ein, auf die Sie achten sollten.

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Ohne ausreichend Hintergrundinformationen oder Kontext können Anbieter ihre Vorschläge nicht auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zuschneiden. Das führt zu generischen Antworten, die Ihre spezifischen Herausforderungen nicht adressieren. 

Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Bild Ihrer aktuellen Systeme, Herausforderungen und Ziele vermitteln, damit Anbieter passende Lösungen anbieten können.

Fehlendes oder unklar definiertes Budget

Wenn Sie kein Budget angeben oder es zu vage ist, erhalten Sie vermutlich Angebote, die weit an Ihren Vorstellungen vorbeigehen. Ein klar kommuniziertes Budget hilft Anbietern, ihre Angebote gezielt anzupassen, sodass Sie nur Vorschläge innerhalb Ihres Budgets erhalten. 

Transparenz hinsichtlich des geplanten Ausgabevolumens spart beiden Seiten Zeit. Es ist jedoch ebenso wichtig, sich vorab ein realistisches Verständnis von üblichen Preisen für HR-Software zu verschaffen.

Unklare Anforderungen können Anbieter verwirren und zu Angeboten führen, die nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen. 

Vermeiden Sie juristischen Fachjargon, der Ihre Anfrage verschleiert. Beschreiben Sie klar und verständlich, was Sie wünschen, damit Anbieter genau verstehen, was erwartet wird.

Keine Bewertungskriterien geteilt

Ohne klare Bewertungskriterien bleibt Ihnen nur das Rätselraten, welches Angebot das beste ist. Das verursacht Verzögerungen und Frustration im Team. 

Um dem entgegenzuwirken, teilen Sie mit, wie Sie die Angebote bewerten werden – sei es nach Kosten, Funktionen oder Support –, damit die Anbieter ihre Angebote an Ihren Prioritäten ausrichten können. Wenn möglich, stellen Sie den Anbietern auch eine standardisierte Bewertungsmatrix zur Verfügung, um die Antworten weiter zu vereinheitlichen.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Wenn Anbieter in unterschiedlichen Formaten antworten, wird das Vergleichen zur echten Herausforderung. Das kostet Zeit und erschwert die Auswahl der passenden Lösung. 

Stellen Sie stattdessen eine standardisierte RFP-Vorlage mit Inhaltsverzeichnis bereit, in der Sie die gewünschte Gliederung vorgeben. So können Sie die Angebote leichter vergleichen und der Auswahlprozess wird effizienter.

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Stellen Sie Ihr HR-Software-RFP-Team zusammen

Eine erfolgreiche RFP ist keine Einzelleistung. Die besten Ausschreibungen spiegeln die Anforderungen und das Wissen eines bereichsübergreifenden Teams wider und stellen sicher, dass alle Aspekte abgedeckt sind. Die frühzeitige Einbindung wichtiger Schlüsselpersonen minimiert Risiken und verhindert Nachbesserungen. 

Diese Personen sollten Teil Ihres Teams sein:

Projekt-Sponsor

Der Projekt-Sponsor gibt die Gesamtvision vor und sorgt dafür, dass die RFP zu den Unternehmenszielen passt. Außerdem kann er wichtige Ressourcen sichern und Entscheidungen auf oberster Ebene treffen. 

Diese Rolle wird meist von einer Führungskraft wie dem Personalvorstand (VP of HR) oder einem Chief Operating Officer ausgefüllt.

Fach-Experten

Fach-Experten bringen tiefgehendes Wissen über spezifische HR-Prozesse und Anforderungen ein. Ihr Beitrag stellt sicher, dass die RFP sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen berücksichtigt. 

Oft zählen zu diesem Kreis HR-Manager, Gehaltsabrechnungsspezialisten, Sozialleistungskoordinatoren oder andere zentrale HR-Teammitglieder.

Einkauf oder RFP-Verantwortliche

Einkaufsspezialisten oder RFP-Verantwortliche beherrschen die Erstellung klarer und prägnanter Dokumente. Sie stellen die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien sicher und übernehmen die Kommunikation mit den Anbietern. 

In der Regel übernehmen diese Aufgaben Einkaufsmitarbeiter oder spezialisierte RFP-Fachkräfte aus Ihrem Team.

Endanwender und Stakeholder

Endanwender und Stakeholder geben Einblick in die täglichen Herausforderungen und die gewünschten Funktionen. Sie helfen dabei, die Software an den praktischen Bedürfnissen auszurichten und die Produktivität zu steigern. 

Dieser Personenkreis kann Personalmitarbeiter, Bereichsleiter oder auch Beschäftigte anderer Abteilungen umfassen, die mit der Software arbeiten werden. In kleineren Unternehmen übernehmen Ihre Fach-Experten häufig auch diese Funktion innerhalb des RFP-Teams.

Definieren Sie Must-haves & Ziele

Bevor Sie eine Ausschreibung (RFP) versenden, muss Ihr Team klar definieren, was die neue Lösung leisten muss – und warum. Suchen Sie beispielsweise nach bestimmten Modulen, die Ihre derzeitige HR-Software nicht bietet? Oder möchten Sie Ihre Verwaltung von Mitarbeiterdaten mit einem All-in-One-System verbessern oder den Self-Service für Mitarbeiter ausbauen?

Die Abstimmung über Schmerzpunkte, Ziele und unverhandelbare Anforderungen hilft Anbietern, genauer zu antworten, und erleichtert die Bewertung der Angebote.

Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Schmerzpunkte mit dem aktuellen System: Was frustriert Ihr Team am aktuellen Setup? Möglicherweise ist die Dateneingabe umständlich oder es mangelt an Berichtsfunktionen. Identifizieren Sie diese Probleme, damit Anbieter wissen, was behoben werden muss.
  • Erforderliche Verbesserungen und Erfolgskriterien: Wie sieht Erfolg für Ihr Team aus? Vielleicht wünschen Sie sich ein schnelleres Onboarding oder eine integrierte Verwaltung von Zusatzleistungen. Definieren Sie diese Verbesserungen, um Anbietern eine zielgerichtete Angebotserstellung zu ermöglichen.
  • Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Muss die Software mit der Lohnabrechnung integrierbar sein oder bestimmte Branchenvorgaben erfüllen? Beschreiben Sie diese Anforderungen, damit Anbieter die Kompatibilität und Einhaltung sicherstellen können.
  • Nutzerrollen, Nutzungslevel und Workflows: Wer nutzt die Software und wie häufig? Skizzieren Sie Nutzerrollen und typische Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass die Lösung den Alltag Ihres Teams optimal unterstützt.
  • Präferenzen bei der Bereitstellung: Bevorzugen Sie eine cloudbasierte Lösung oder eine lokale Installation? Geben Sie Ihre Präferenzen zur Bereitstellung an, damit Anbieter ihre Angebote auf Ihre Infrastruktur abstimmen können.

Das HR-Software-RFP verfassen

Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem klar strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Eine gut organisierte, vollständige Ausschreibung erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten und Ihrem Team, diese Rückmeldungen effizient zu bewerten. Das sollte enthalten sein:

1. Management-Zusammenfassung

Die Management-Zusammenfassung sollte einen kurzen Überblick über Ihr Projekt und die Ziele geben. Erläutern Sie, warum Sie eine neue HR-Software suchen und was Sie damit erreichen möchten.

Dieser Abschnitt gibt die Richtung für das gesamte RFP vor, daher sollte er prägnant und fokussiert bleiben. Anbieter sollten Ihre Hauptziele und die angestrebte Wirkung schnell verstehen.

2. Leistungsumfang

Umreißen Sie klar den Leistungsumfang und beschreiben Sie, was Sie von der Software und vom Anbieter erwarten.

Nennen Sie Schlüsselaufgaben, Zeitrahmen und spezifische Aufgaben, die benötigt werden. So verstehen Anbieter die Rahmenbedingungen des Projekts und können sich bestmöglich auf Ihre Erwartungen vorbereiten.

3. Technische Anforderungen

Listen Sie alle technischen Anforderungen auf, die Ihr Team benötigt – etwa Integrationsfähigkeit oder unterstützte Plattformen.

Seien Sie konkret bezüglich Systemkompatibilität – etwa, ob die Lösung mit bestehenden HR-Tools oder Datenbanken zusammenarbeiten muss. So können Anbieter Lösungen vorschlagen, die sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einfügen.

4. Anbietervoraussetzungen

Legen Sie fest, welche Qualifikationen Sie von Anbietern erwarten, beispielsweise Branchenerfahrung oder Zertifizierungen.

Beschreiben Sie vergangene Projekte, die Ihren Anforderungen ähneln, um die Fachkompetenz der Anbieter beurteilen zu können. So grenzen Sie auf jene Anbieter ein, die zu Ihren Kriterien passen und liefern können, was Sie benötigen.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Beschreiben Sie Ihre Anforderungen an Sicherheit und Compliance, einschließlich Standards für den Schutz von Personaldaten oder regulatorischen Vorgaben.

Stellen Sie sicher, dass Anbieter die speziellen Anforderungen Ihrer Branche kennen, zum Beispiel die Einhaltung der DSGVO oder HIPAA. So stellen Sie sicher, nur Anbieter zu berücksichtigen, die Sicherheit priorisieren und gesetzliche Vorgaben einhalten.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Legen Sie Ihre Erwartungen für den Schulungs- und Einführungsprozess fest, einschließlich Zeitrahmen und benötigtem Kunden-Support.

Beschreiben Sie Schulungsprogramme oder Ressourcen, die Ihr Team benötigt, um den Umgang mit der neuen Software schnell zu erlernen. So können Anbieter ihren Ansatz entsprechend planen und eine reibungslose Umstellung gewährleisten.

7. Preise und Lizenzen

Fordern Sie detaillierte Angaben zu Preisen an, auch zu Lizenzgebühren, Wartungskosten oder Zusatzkosten.

Klären Sie, ob Sie ein Abonnement-Modell oder einen einmaligen Kauf bevorzugen. Diese Transparenz erleichtert den Preisvergleich und hilft, eine Lösung zu wählen, die zu Ihrem Budget passt.

8. Vertragsbedingungen

Definieren Sie die gewünschten Vertragsbedingungen, etwa Laufzeit, Verlängerungsoptionen und Kündigungsregelungen.

Formulieren Sie alle rechtlichen oder finanziellen Bedingungen klar, die nicht verhandelbar sind. Dies setzt klare Erwartungen und schützt Ihre Interessen in der Beziehung zum Anbieter.

9. Einreichungshinweise

Geben Sie klare Anweisungen für die Einreichung, einschließlich Fristen und des erwarteten Formats der RFP-Vorlage, in dem Sie die Antworten erwarten. 

Geben Sie an, welche Dokumente oder Informationen die Anbieter in ihren Vorschlägen einreichen müssen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. So stellen Sie sicher, dass Sie vollständige und strukturierte Antworten erhalten, die für die wichtigsten Entscheidungsträger leicht auszuwerten sind.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Klar definierte Bewertungskriterien helfen, den Entscheidungsprozess objektiv, transparent und im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen zu halten. Legen Sie Ihre Kriterien vor der Prüfung der Vorschläge fest, um Vorurteile zu vermeiden und Konsistenz zu gewährleisten. 

So definieren Sie Ihre Bewertungskriterien:

Was ist am wichtigsten?

Wählen Sie 3–5 gewichtete Kategorien, die mit Ihren Zielen und Prioritäten übereinstimmen. Dieser Fokus hilft Ihrem Team zu bewerten, was wirklich wichtig ist. Häufige Bewertungskategorien für HR-Software in RFPs sind:

  • Kosten-Nutzen-Verhältnis
  • Funktionalität
  • Anbieterreputation
  • Nutzererfahrung
  • Implementierungsunterstützung

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Eine Bewertungsmatrix hilft Ihnen, jedes Angebot systematisch zu bewerten. Weisen Sie Ihren Kategorien Gewichtungen nach deren Wichtigkeit zu, z. B. mehr Gewicht auf Funktionalität, wenn dies Priorität hat. 

Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um die Vorschläge klar voneinander zu unterscheiden. Passen Sie die Gewichtungen an, um die für Ihr Team wichtigsten Aspekte widerzuspiegeln.

Klärung des Bewertungsprozesses

Legen Sie fest, wer die Angebote bewertet und wie dies geschehen soll. Verwenden Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, um Konsistenz und Fairness bei der Bewertung zu gewährleisten. 

Planen Sie ein Meeting, um die Prüfer vorab auf den Bewertungsansatz einzustimmen, bevor Sie mit der Prüfung der Vorschläge beginnen. Diese Abstimmung hilft Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass alle dasselbe Verständnis haben.

Geben Sie das HR-Software-RFP heraus

Die Veröffentlichung des RFP ist nicht nur das Versenden des Dokuments – es geht darum, den Anbietern den richtigen Zugang, Zeitrahmen und klare Anweisungen zu geben, damit sie effektiv antworten können. 

Ein reibungsloser Verteilungsprozess gibt den Ton für die Qualität der eingehenden Angebote an. So geben Sie Ihr RFP heraus:

Wählen Sie die richtige Distributionsmethode

Gängige Verteilungsoptionen sind E-Mail, RFP-Softwareplattformen oder Beschaffungsportale. Nutzen Sie ein zentrales System, um die Antworten zu verfolgen und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. 

Erwägen Sie, eine Kontaktliste für Anbieter bereitzustellen oder ein funktionsbezogenes Postfach zu verwenden, um die Kommunikation klar zu steuern. Dies hilft, die Abläufe effizient zu managen und alles geordnet zu halten.

Legen Sie klare Zeitrahmen fest

Fügen Sie einen Standard-Zeitplan für das RFP direkt im Dokument ein, damit Anbieter wissen, was sie erwartet. Dazu gehören wichtige Termine wie:

  • Veröffentlichungsdatum des RFP
  • Q&A-Zeitraum für Anbieter
  • Frist für die endgültige Einreichung
  • Bewertungs- und Auswahlphase

Wenn diese Daten deutlich angegeben sind, können Anbieter ihre Antworten besser planen und der Prozess bleibt im Zeitplan.

Legen Sie die Einreichungsanforderungen fest

Stellen Sie sicher, dass Anbieter genau wissen, wie sie ihre Vorschläge korrekt einreichen sollen. Geben Sie akzeptierte Dateiformate wie PDF, Word oder Excel-Vorlagen an und nennen Sie die bevorzugte Versandmethode, beispielsweise ein Upload-Portal oder eine Antwort-Mailbox. 

Stellen Sie klar, ob Anbieter bestimmte Vorlagen oder Formulare verwenden müssen, und geben Sie an, ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Diese Klarheit verringert Verwirrung und stellt sicher, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen.

Antworten bewerten & Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Jetzt zahlt sich Struktur im Prozess aus, denn Ihr Team verwandelt die Antworten der Anbieter mit Zuversicht in eine Shortlist. Konsistenz, Objektivität und Zusammenarbeit sind entscheidend, um Vorschläge effektiv zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. 

So bewerten und wählen Sie Anbieter aus:

  • Angebote zur Überprüfung organisieren und formatieren: Machen Sie es Ihrem Team leicht, indem Sie die Vorschläge in einem einheitlichen Format organisieren. Das erleichtert den direkten Vergleich. Sollten Anbieter Antworten in unterschiedlichen Formaten einreichen, konvertieren Sie diese zur besseren Übersicht in ein Standardlayout (oder schließen Sie Anbieter aus, die Ihre Vorgaben nicht eingehalten haben).
  • Verwendung einer Bewertungsmatrix: Nutzen Sie Ihre Bewertungsmatrix, um jedes Angebot objektiv zu beurteilen. Sind einige Auswahlkriterien wichtiger als andere? Verwenden Sie die festgelegten Gewichtungen, um deren Bedeutung widerzuspiegeln, und vergeben Sie entsprechend Punkte.
  • Vorführungen und Interviews einplanen: Organisieren Sie Demos und Interviews mit den besten Anbietern, um deren Lösungen in Aktion zu erleben. Wie gut gehen sie auf Ihre spezifischen Anforderungen ein? Dieser Schritt liefert Ihnen Erkenntnisse, die Sie nicht nur aus einem schriftlichen Angebot gewinnen können.

Fordern Sie während des Auswahlprozesses gezielte Demos und Kundenreferenzen an. Praxisnahe Anwendungsbeispiele liefern bessere Einblicke als allgemeine Präsentationen.

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  • Referenzen überprüfen: Überspringen Sie die Referenzprüfung nicht! Kontaktieren Sie andere Unternehmen, die die Software des Anbieters nutzen. Wie waren deren Erfahrungen? So erhalten Sie eine wertvolle Perspektive bezüglich Zuverlässigkeit und Kundensupport des Anbieters.
  • Unklare Punkte im Angebot klären: Falls etwas unklar ist, wenden Sie sich zur Klärung an den Anbieter. Treffen Sie keine Annahmen, die zu Missverständnissen führen könnten. Eine klare Kommunikation stellt sicher, dass Sie alle benötigten Informationen für eine fundierte Entscheidung erhalten.

Anbieter auswählen & benachrichtigen

Sobald Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der Auswahlprozess selbst. Klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern – unabhängig davon, ob sie ausgewählt wurden – prägt die zukünftige Zusammenarbeit. Stellen Sie vor dem Start der Vertragsverhandlung sicher, dass Ihr Team intern abgestimmt ist. 

Das sind die wichtigsten Schritte:

Benachrichtigen Sie ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter

Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation mit den Anbietern ist entscheidend. Informieren Sie sowohl ausgewählte als auch nicht ausgewählte Anbieter zügig und erwägen Sie, ein kurzes Dankeschön oder ein kurzes Feedback zu senden, wo es angebracht ist. So pflegen Sie gute Beziehungen und halten die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen.

Vorbereitung auf die finalen Verhandlungen

Typische Themen, die verhandelt werden, sind unter anderem Preisgestaltung, Service Level Agreements (SLAs) und Vertragsbedingungen. Legen Sie die "No-Go"-Punkte Ihres Teams vorab fest, um gut vorbereitet zu sein. Nutzen Sie eine Checkliste oder Agenda, damit die Gespräche fokussiert bleiben und alle entscheidenden Punkte behandelt werden.

Interne Abstimmung vor Vertragsunterzeichnung sicherstellen

Vor der Vertragsunterzeichnung sollten alle erforderlichen Freigaben eingeholt sein. Das umfasst häufig die Genehmigung durch die Geschäftsleitung oder das Finanzteam sowie eine Prüfung durch die Rechtsabteilung oder den Einkauf. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsgründe zusammen, damit interne Prüfer schnell entscheiden können und der Ablauf reibungslos bleibt.

Wie geht es weiter?

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