9 Vorteile der elektronischen Signatur, die Sie berücksichtigen sollten
Stellen Sie sich vor, Sie schließen einen wichtigen Deal ab, aber das Warten auf traditionelle Unterschriften verzögert alles. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dank der digitalen Transformation und dem pandemiebedingten Trend zum Arbeiten aus dem Homeoffice sind elektronische Unterschrift-Tools heute weit verbreitet und bieten eine schnelle, sichere und komfortable Lösung für dieses weitverbreitete Geschäftshemmnis.
Anders als früher, als persönliche Treffen für Unterschriften notwendig waren, wird heute der Großteil der Unterlagen effizient elektronisch erledigt. HR-Systeme auf Unternehmensebene unterstützen inzwischen elektronische Unterschriften und verbessern so das Vertragsmanagement und die Dokumentenabläufe.
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Wird Papierdokumentation jemals wieder die Hauptrolle spielen? Unwahrscheinlich. Interessieren Sie sich für die Vorteile elektronischer Unterschriften? Lassen Sie uns diese erkunden.
Direkt zu:
- Was ist eine elektronische Unterschrift?
- Wann sollte man eine elektronische Unterschrift verwenden?
- Vorteile elektronischer Unterschriften
- Wie funktionieren elektronische Unterschriften?
- Sind elektronische Unterschriften rechtsgültig?
- Software für elektronische Unterschriften
Was ist eine elektronische Unterschrift?
Elektronische Unterschriften sind digitale Signaturen, die Sie online zu einem Dokument hinzufügen können, ohne persönlich für eine „nasse Unterschrift“ (handschriftliche Unterschrift mit Stift auf Papier) anwesend sein zu müssen. Elektronische Dokumente können aus der Ferne von einem Computer oder Mobilgerät aus unterschrieben und anschließend sicher und direkt an andere Beteiligte zur Unterschrift oder Überprüfung gesendet werden.
Die Einführung elektronischer Unterschriften passt perfekt in das strategische Personalmanagement, da sie helfen, Dokumentenprozesse zu optimieren und administrative Verzögerungen zu reduzieren.
Wann sollte man eine elektronische Unterschrift verwenden?
Im Allgemeinen wird eine elektronische Unterschrift für exakt denselben Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift verwendet: Sie dient als Nachweis dafür, dass die unterzeichnende Partei das Dokument zur Kenntnis genommen hat und mit den Bedingungen einverstanden ist.
Viele HR-Softwarelösungen beinhalten mittlerweile ebenfalls Technologien für elektronische Unterschriften und steigern so die Effizienz von Arbeitsabläufen weiter. Es ist eine papierlose Option, die Bearbeitungszeiten verkürzt und Arbeitsabläufe durch den Wegfall persönlicher Treffen optimiert. Ganz nebenbei wird auch eine enorme Menge Papier gespart!
Vorteile der Nutzung elektronischer Unterschriften
Im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift gibt es viele Vorteile elektronischer Signaturen. Schauen wir uns die sechs größten Vorteile an:
Umweltfreundlich
Da elektronische Unterschriften papierlos sind, sind sie ein hervorragendes Mittel für klimabewusste Unternehmen, um „ihren Worten Taten folgen zu lassen“. Sie zeigen Ihren Kunden, dass Ihr Engagement für Nachhaltigkeit über die Markenkommunikation hinausgeht und auch Ihren Geschäftsalltag prägt.
Kosteneffizient
Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, bringt sofortige Kosteneinsparungen, da es die abrechenbaren Stunden Ihres Teams reduziert. Statt ein persönliches Treffen zu vereinbaren, können Unterschriften aus der Ferne eingeholt werden. Das senkt die Ausgaben für Aufgaben wie Porto, Drucken und Archivierung erheblich.
Reduzierung menschlicher Fehler
Beim Erstellen eines elektronischen Dokuments können viele Felder vorab ausgefüllt werden, wodurch das Risiko menschlicher Fehler beim Unterzeichnen verringert wird. Viele e-Signatur-Lösungen, darunter Adobe und DocuSign, markieren zudem automatisch jede Stelle im digitalen Dokument, an der eine Unterschrift erforderlich ist – dadurch geht nichts versehentlich verloren.
Sicherheit
Digitale Authentifizierungsmethoden und erweiterte Sicherheitsfunktionen sorgen dafür, dass digitale Signaturen überprüft werden können und Sie alle regulatorischen Anforderungen erfüllen. Diese Art von Software schützt außerdem Dokumente vor Manipulation und sorgt für die Integrität Ihrer Unterlagen.
Die elektronische Erfassung von Unterschriften erzeugt zudem eine Prüfspur, die bei Bedarf nachvollziehbar ist.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Innerhalb eines elektronischen Dokuments laufen Freigaben automatisiert ab. Das bedeutet, dass der Unterzeichnungsprozess gemäß Ihrem gewünschten Workflow von Haus aus optimiert ist. Viele Softwarelösungen bieten integrierte e-Signatur-Funktionen, um diesen Ablauf zu optimieren.
Mit HR-Datenbanksoftware in Kombination mit elektronischen Unterschriften lassen sich Dokumentenmanagement und Freigabeprozesse beschleunigen, indem Sie Dokumente und Signaturen an einem Ort einholen, speichern und sortieren.
Sichtbarkeit & Transparenz
Alle Unterzeichner können sehen, wer das Dokument unterschrieben hat, und erhalten sofort eine vollständig unterzeichnete Kopie, sobald alle relevanten Parteien zugestimmt haben. Die meisten elektronischen Signaturlösungen speichern zudem unterzeichnete Dokumente zu Archivierungszwecken, was das spätere Auffinden erleichtert.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Elektronische Signaturen verbessern die Kundenerfahrung, indem sie das Unterzeichnen von Dokumenten einfacher und schneller machen. Wenn Sie Unterlagen für eine vielbeschäftigte Führungskraft vorbereiten, die oft reist – kein Problem! Sie kann das Dokument direkt am Flughafen kurz vor dem Boarding unterschreiben.
Flexibilität
Für elektronische Signaturen ist kein Raum voller Aktenschränke nötig, um die Unterlagen aufzubewahren. Sie können an jeden, von überall, zu jeder Zeit verschickt und elektronisch für spätere Zwecke gespeichert werden.
ROI – Kapitalrendite
Der Einsatz von Software zur Erfassung digitaler Unterschriften kann die Kapitalrendite eines Unternehmens verbessern, indem Arbeitsabläufe gestrafft, Vertragsabschlüsse beschleunigt (weniger Arbeitsstunden erforderlich) und Kosten für Papier, Tinte und Versand reduziert werden.
Wie funktionieren elektronische Signaturen?
Elektronische Signaturen unterstützen das Vertragsmanagement, indem sie die Authentifizierung, Nachverfolgung und Speicherung von Unterzeichnerinformationen ermöglichen. Sie funktionieren wie eine handschriftliche Unterschrift und sind für jede unterzeichnende Partei einzigartig.
Unterzeichner können wählen, ob sie ihre elektronische Signatur mit einem Stift erstellen oder eine getippte Signatur verwenden möchten. In der Regel entscheidet sich der Unterzeichner zu Beginn des Dokuments für eine der Optionen und verwendet sie für den Rest des Dokuments.
Für Teammitglieder, die noch keine Erfahrung mit elektronischen Signaturen haben, empfiehlt es sich, ein Onboarding-Training anzubieten. So können diese Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess geführt werden und alle auftretenden Fragen werden beantwortet.
Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?
Elektronische Signaturen sind rechtsgültig und werden von vielen regulatorischen Vorgaben anerkannt, einschließlich der Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) in der Europäischen Union und dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) in den Vereinigten Staaten.
Die gesetzlichen Vorgaben zur Zulässigkeit elektronischer Signaturen können sich je nach geografischem Standort unterscheiden. Mitunter gibt es sogar innerhalb eines Landes abweichende Anforderungen, abhängig von Bundesland oder Provinz, in denen Sie tätig sind.
Es ist ratsam, vor der Einführung eines elektronischen Signaturprozesses zu prüfen, ob Ihr konkreter Anwendungsfall den jeweiligen regulatorischen Vorschriften entspricht.
Wann werden elektronische Signaturen nicht akzeptiert?
In einigen Bereichen sind weiterhin handschriftliche Unterschriften erforderlich. Dazu zählen zum Beispiel:
- Dokumente für den Transport gefährlicher Güter
- Testamente, Trusts und andere juristische Dokumente
- Rückrufmitteilungen im Bereich öffentliche Gesundheit und Sicherheit
- Kündigungsmitteilungen für Kranken- oder Lebensversicherungen
- Mitteilungen zu Zwangsvollstreckung, Räumung und Zahlungsausfall bezüglich des Hauptwohnsitzes einer Person
- Gerichtliche Verfügungen und amtliche Dokumente
- Unterlagen zu Scheidung, Adoption und Familienrecht.
Software für elektronische Signaturen
Um Dokumente sicher elektronisch zu unterzeichnen, benötigen Sie eine passende Softwarelösung. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern mit jeweils eigenen Vorteilen.
Bei der Auswahl empfiehlt es sich, zunächst eine kostenlose Testversion zu nutzen. So können Sie prüfen, ob die Funktionalität Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass sich die E-Signaturlösung in die von Ihrem Team bereits genutzten Plattformen integrieren lässt.
Wichtige Funktionen und Anwendungsfälle
Wenn Sie nach der besten E-Signatur-Lösung suchen, empfehle ich, besonders auf diese zentralen Eigenschaften zu achten:
- Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen: Die Software sollte Ihnen die Möglichkeit geben, hilfreiche Kommentare hinzuzufügen (wie Erklärungen oder Anweisungen) und das Dokument bei Bedarf zu bearbeiten.
- Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Software Authentifizierungs- und Identitätsprüfungsfunktionen sowie Datenverschlüsselung bietet.
- Vorlagen: Für eine einfache Nutzung suchen Sie nach Softwarelösungen, die Vorlagen bereitstellen, auf denen Sie aufbauen können.
- Automatisierter Workflow: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die Automatisierung von Abläufen wie Bestätigungen und Freigaben ermöglicht.
- Speicherung: Die Archivierung von Dokumenten spart Zeit und Platz, der sonst für die Ablage von Papierdokumenten benötigt würde.
- Prüfpfade: Wählen Sie eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, im Falle eines Problems nachzuvollziehen, was passiert ist.
- Mobile Funktionalität: Um die größtmögliche Anzahl von Kunden zu erreichen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Lösung sowohl Desktop als auch Mobilgeräte unterstützt.
- Branding-Anpassungen: Das Hinzufügen Ihres Logos und Ihrer Markenfarben zu den Unterlagen verleiht ihnen ein professionelles Erscheinungsbild.
Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement
Die Wahl der richtigen E-Signatur-Software, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, erfordert Zeit und Überlegung.
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