9 Vorteile elektronischer Signaturen, die Sie berücksichtigen sollten
Elektronische Signatur-Tools ermöglichen es Ihnen, Dokumente schnell, sicher und von überall zu unterzeichnen und beseitigen so Verzögerungen und den Aufwand traditioneller Papierprozesse. Durch die Optimierung des Vertragsmanagements und effizientere Dokumentenworkflows sparen diese Tools Zeit und steigern Ihre Produktivität.
Bereit herauszufinden, wie elektronische Signatur-Tools Ihnen helfen können? Lassen Sie uns eintauchen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Elektronische Signaturen sind digitale Unterschriften, die Sie einem Dokument online hinzufügen können, ohne physisch anwesend zu sein, um Ihre sogenannte „Nasssignatur“ (handschriftliche Unterschrift auf Papier) zu leisten. Elektronische Dokumente können aus der Ferne über einen Computer oder ein mobiles Gerät unterzeichnet und dann sicher und direkt an andere Beteiligte zur Unterschrift oder Durchsicht gesendet werden.
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Die Einführung elektronischer Signaturen passt perfekt zum strategischen Personalmanagement, indem sie dabei hilft, Dokumentenworkflows zu optimieren und administrative Verzögerungen zu reduzieren.
Wann sollten Sie eine elektronische Signatur verwenden?
Im Allgemeinen wird eine elektronische Signatur für denselben Zweck wie eine Unterschrift auf Papier verwendet: als Beweis dafür, dass die unterzeichnende Partei den Inhalt des Dokuments gesehen hat und mit den Bedingungen einverstanden ist.
Viele HR-Softwarelösungen enthalten mittlerweile eine elektronische Signaturtechnologie und steigern so zusätzlich die Effizienz von Workflows. Es ist eine papierlose Option, die die Bearbeitungszeiten verkürzen und die Abläufe optimieren kann, da sie persönliche Treffen überflüssig macht. Und sie spart auch eine Menge Papier!
Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen
Es gibt viele Vorteile von elektronischen Signaturen im Vergleich zu handschriftlichen Unterschriften. Werfen wir einen Blick auf die meiner Meinung nach 6 wichtigsten Vorteile:
Umweltfreundlich
Da elektronische Signaturen papierlos sind, sind sie eine hervorragende Möglichkeit für klimabewusste Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsversprechen auch in der Praxis umzusetzen. Damit zeigen Sie Ihren Kunden, dass Ihr Engagement für Nachhaltigkeit nicht bei der Markenkommunikation aufhört, sondern auch in Ihrer täglichen Arbeitsweise gelebt wird.
Kosteneffizient
Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten bedeutet sofortige Kosteneinsparungen, da Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden einsparen. Statt persönliche Termine vereinbaren zu müssen, können Unterschriften ortsunabhängig eingeholt werden, wodurch Kosten für Aufgaben wie Porto, Drucken und Lagerung entfallen.
Weniger menschliche Fehler
Beim Erstellen eines elektronischen Dokuments lassen sich viele Felder vorausfüllen, wodurch das Risiko menschlicher Fehler beim Unterzeichnen sinkt. Viele E-Signatur-Lösungen, darunter Adobe und DocuSign, markieren zudem automatisch alle Stellen im digitalen Dokument, die eine Unterschrift erfordern, sodass nichts versehentlich übersehen wird.
Sicherheit
Digitale Authentifizierungsmethoden und erweiterte Sicherheitsfunktionen sorgen dafür, dass digitale Signaturen verifiziert werden, sodass Sie alle regulatorischen Anforderungen einhalten. Solche Software schützt außerdem Ihre Dokumente vor Manipulation und erhält die Integrität Ihrer Unterlagen.
Das elektronische Einsammeln von Unterschriften erzeugt zudem einen Prüfpfad, der bei Bedarf einfach nachvollzogen werden kann.
Automatisierte Workflows
In einem elektronischen Dokument werden Freigaben automatisiert. Das bedeutet, dass der Unterzeichnungsprozess von Grund auf effizient ist und Ihrem gewünschten Workflow folgt. Viele Softwarelösungen bieten integrierte E-Signatur-Funktionen zur Optimierung dieses Prozesses an.
Die Nutzung von HR-Datenbanksoftware in Kombination mit elektronischen Signaturen beschleunigt das Dokumentenmanagement und die Freigabeprozesse, indem sie Dokumente und Unterschriften an einem Ort einholen, speichern und sortieren.
Sichtbarkeit & Transparenz
Alle Unterzeichner können sehen, wer das Dokument unterschrieben hat, und erhalten sofort eine vollständig unterzeichnete Kopie, sobald es von allen relevanten Parteien genehmigt wurde. Die meisten Anbieter elektronischer Signaturen archivieren zudem die unterzeichneten Dokumente, sodass sie später leicht auffindbar sind.
Verbesserte Nutzererfahrung
Elektronische Signaturen verbessern das Kundenerlebnis, da Dokumente einfacher und schneller signiert werden können. Wenn Sie Unterlagen für eine vielreisende Führungskraft vorbereiten, kein Problem! Sie kann sie noch am Flughafen beim Boarding unterzeichnen.
Flexibilität
Elektronische Unterschriften benötigen keinen Raum voller Aktenschränke, um die Unterlagen aufzubewahren. Sie können an jede Person, von überall und zu jeder Zeit gesendet werden und werden elektronisch für die spätere Referenz gespeichert.
ROI – Kapitalrendite
Der Einsatz von Software zur Erfassung digitaler Unterschriften kann die Kapitalrendite eines Unternehmens steigern, indem Arbeitsabläufe optimiert, Vertragsabschlüsse beschleunigt (was weniger Arbeitsstunden erfordert) und Kosten für Papier, Tinte und Versand eingespart werden.
Wie funktionieren elektronische Unterschriften?
Elektronische Unterschriften unterstützen das Vertragsmanagement, indem sie die Unterzeichnerdaten authentifizieren, nachverfolgen und speichern. Sie funktionieren wie eine handschriftliche Unterschrift und sind für jede unterzeichnende Partei einzigartig.
Unterzeichner können wählen, ob sie ihre elektronische Unterschrift mit einem Stift erstellen oder eine getippte Signatur verwenden möchten. In der Regel wird zu Beginn des Dokuments die gewünschte Option ausgewählt und für das gesamte Dokument übernommen.
Für Teammitglieder, die neu im Umgang mit elektronischen Unterschriften sind, kann ein Einführungstraining hilfreich sein. So können Sie Ihren Nutzern den Ablauf erläutern und aufkommende Fragen klären.
Sind elektronische Unterschriften rechtsgültig?
Elektronische Unterschriften sind rechtsgültig und werden von vielen regulatorischen Vorgaben anerkannt, einschließlich der Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) in der Europäischen Union und dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) in den Vereinigten Staaten.
Die gesetzlichen Regelungen zur Gültigkeit elektronischer Unterschriften können sich je nach geografischem Standort unterscheiden und sogar innerhalb eines Landes je nach Bundesland oder Provinz unterschiedlich ausfallen.
Es empfiehlt sich, vor der Implementierung elektronischer Unterschriften zu prüfen, ob der eigene Anwendungsfall mit den jeweiligen Vorschriften übereinstimmt.
Wann werden elektronische Unterschriften nicht akzeptiert?
Es gibt weiterhin einige Bereiche, in denen in der Regel handschriftliche Unterschriften erforderlich sind. Dazu gehören:
- Unterlagen für den Transport gefährlicher Güter
- Testamente, Treuhandverträge und andere juristische Dokumente
- Rückrufbenachrichtigungen für die öffentliche Gesundheit und Sicherheit
- Kündigungen von Kranken- oder Lebensversicherungen
- Mitteilungen zu Zwangsvollstreckungen, Räumungen und Pfändungen im Zusammenhang mit dem Hauptwohnsitz einer Person
- Gerichtsbeschlüsse und offizielle Dokumente
- Unterlagen zu Scheidung, Adoption und Familienrecht.
Elektronische Unterschriftssoftware
Um Dokumente mit sicheren elektronischen Unterschriften zu unterzeichnen, benötigen Sie eine entsprechende Softwarelösung. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die jeweils eigene Vorteile bieten.
Am besten beginnen Sie bei der Auswahl einer Lösung mit einer kostenlosen Testphase. So können Sie die Funktionen prüfen und sicherstellen, dass sie zu den Geschäftsanforderungen passen. Ebenso wichtig ist es, darauf zu achten, dass sich Ihre E-Signatur-Lösung in die bestehenden Plattformen Ihres Teams integrieren lässt.
Wichtige Funktionen und Anwendungsfälle
Wenn Sie verschiedene E-Signatur-Lösungen vergleichen, sollten Sie meiner Empfehlung nach besonders auf folgende Kernfunktionen achten:
- Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen: Die Software sollte die Möglichkeit bieten, hilfreiche Kommentare (wie Erklärungen oder Anweisungen) hinzuzufügen und das Dokument bei Bedarf zu bearbeiten.
- Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Software Authentifizierungs- und Identitätsnachweisfunktionen sowie Datenverschlüsselung bietet.
- Vorlagen: Für eine einfache Handhabung sollten Sie nach Softwarelösungen suchen, die wiederverwendbare Vorlagen bereitstellen.
- Automatisierter Workflow: Ihre Software sollte erlauben, Automatisierungen für z. B. Bestätigungen und Freigaben zu erstellen.
- Speicherung: Die Archivierung von Dokumenten spart Zeit und Platz, die sonst für die Ablage von Papierdokumenten aufgewendet werden müssten.
- Protokollierung (Audit Trails): Wählen Sie eine Lösung, die Ihnen eine Rückverfolgung im Falle eines Problems ermöglicht.
- Mobile Funktionalität: Um die größtmögliche Zahl von Kunden zu erreichen, sollte Ihre Lösung sowohl Desktop als auch mobile Endgeräte unterstützen.
- Anpassung an das eigene Branding: Ihr Logo und Ihre Markenfarben in den Unterlagen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild.
Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement
Die Auswahl der richtigen E-Signatur-Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens erfordert Zeit und sorgfältige Überlegung.
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