Key Takeaways
HRIS erklärt: Erfahren Sie, was ein HRIS ist und wie es Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnung und Personalprozesse zentralisiert, um Abläufe zu optimieren.
Auswirkungen auf das Unternehmen: Entdecken Sie, wie die Einführung eines HRIS die Effizienz steigert und Compliance-Risiken reduziert, aber auch Kosten verursacht und Fragen zum Datenschutz mit sich bringt.
Ergebnisse aus der Praxis: Fallstudien zeigen, dass ein HRIS den Verwaltungsaufwand deutlich senken, die Einstellung von Mitarbeitern beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern kann.
Zentrale Funktionen: Verstehen Sie die wesentlichen HRIS-Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Lohnabrechnung, Zusatzleistungen, Compliance-Überwachung und Self-Service-Tools.
Auswahl der Tools: Vergleichen Sie HRIS mit ähnlichen Systemen, um zu bestimmen, was ein HRIS ist, worin es sich unterscheidet und welches System am besten zu Ihren Anforderungen im Personalwesen passt.
HRIS ist das Rückgrat moderner HR-Abläufe – und die Wahl des falschen Systems (oder gar keines) kostet Teams Zeit, Genauigkeit und Vertrauen in die Compliance. Ich habe erlebt, wie HR-Profis in Tabellenkalkulationen versinken, Prüffristen verpassen und Top-Kandidaten aufgrund umständlicher Einstellungsprozesse verlieren. Dieser Leitfaden schafft Abhilfe.
Du erhältst eine klare Übersicht über die wichtigsten Funktionen, Beispiele aus der Praxis und die Fragen, die bei der Bewertung eines Systems tatsächlich zählen. Ganz gleich, ob du deine HR-Technologieumgebung von Grund auf aufbaust oder deine bestehende Lösung neu bewertest – dies ist dein Ausgangspunkt.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Informationssystem für das Personalwesen) ist eine Software, die zentrale Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Leistungen und HR-Prozesse an einem Ort speichert, organisiert und verwaltet. Du kannst damit alles nachverfolgen – von der Einstellung und Einarbeitung bis hin zu Abwesenheiten und Compliance.
Ein HRIS ist wichtig, weil es deine Daten schützt, dir hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und das Personalmanagement weniger manuell macht.
Wie funktioniert ein HRIS?
Ein HRIS funktioniert, indem es Mitarbeiterinformationen zentralisiert und gängige HR-Prozesse in einem System miteinander verbindet. Anstatt Informationen über Tabellenkalkulationen, E-Mails und separate Dateien hinweg zu verwalten, können HR-Teams das System für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und routinemäßige administrative Aufgaben während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus nutzen.
Die meisten Systeme automatisieren außerdem Arbeitsabläufe, die andernfalls wiederholte manuelle Dateneingaben erfordern würden. Beispielsweise können Mitarbeiterinformationen in die Gehaltsabrechnung einfließen, während Funktionen zur Selbstbedienung es Beschäftigten ermöglichen, persönliche Angaben zu aktualisieren oder auf Dokumente zuzugreifen, ohne sich bei jeder Anfrage an die Personalabteilung wenden zu müssen.
Das HR-Team kann anschließend Berichte und Analysen nutzen, um Informationen zur Belegschaft zu prüfen und alltägliche Entscheidungen zu unterstützen.
HRIS vs. HRMS vs. HCM: Was ist der Unterschied?
HRIS, HRMS und HCM sind eng miteinander verwandte Begriffe, und Anbieter verwenden sie manchmal synonym.
Ein HRIS (Informationssystem für das Personalwesen) konzentriert sich typischerweise auf zentrale Mitarbeiterdaten und administrative HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Leistungen, Zeiterfassung und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein HRMS (Personalmanagementsystem) umfasst im Allgemeinen diese Funktionen und ergänzt sie um umfassendere Funktionen für das Personalmanagement, etwa Personalgewinnung, Leistungsmanagement und Einsatzplanung.
HCM (Management des Humankapitals) ist üblicherweise der umfassendste der drei Begriffe. HCM-Plattformen verbinden häufig die zentrale HR-Verwaltung mit strategischeren Funktionen wie Talentmanagement, Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und Analysen.
In der Praxis sind die Grenzen nicht immer eindeutig. Daher ist es besser, die tatsächlichen Funktionen und Möglichkeiten jeder Plattform zu vergleichen, anstatt sich allein anhand der Bezeichnung zu entscheiden.
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Beispiele für HRIS
Hier sind einige visuelle Beispiele für HRIS-Übersichten und Werkzeuge, die du in echten HR-Arbeitsumgebungen sehen wirst:
Die wichtigsten HRIS, die du in Betracht ziehen solltest
Hier ist meine Auswahlliste der besten HRIS-Lösungen:
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Wer nutzt ein HRIS?
Du wirst sehen, dass HRIS von folgenden Arten von Teams und Organisationen eingesetzt werden:
- Personalabteilungen: Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Compliance und Personalprozesse für die gesamte Belegschaft zentralisieren und verwalten.
- Recruiting- und Talentteams: Bewerber verfolgen, Einstellungsabläufe koordinieren und den Einstellungsstatus an den Rest des Unternehmens kommunizieren.
- Administratoren für Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen: Gehaltsaufzeichnungen pflegen, Anmeldungen zu Zusatzleistungen verwalten und korrekte Abzüge sowie die Steuerberichterstattung sicherstellen.
- Unternehmen mit Stunden- oder schichtbasierten Belegschaften: Anwesenheit überwachen, die Einsatzplanung unterstützen und in Branchen wie Einzelhandel oder Gastronomie Urlaubsanträge bearbeiten.
- Mittelständische bis große Organisationen: Wachsende Mitarbeiterzahlen unterstützen, die Compliance an verschiedenen Standorten sicherstellen und komplexe Personalprozesse automatisieren.
Wichtige HRIS-Vorteile und mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen
Die Einführung eines HRIS hilft Ihrem Team, die Effizienz zu steigern, Compliance-Risiken zu reduzieren und bessere Geschäftsergebnisse zu unterstützen, indem Personalprozesse und -daten zentralisiert werden. Ein HRIS verursacht jedoch direkte Kosten und erfordert eine sorgfältige Implementierung, um Datenschutzprobleme oder Prozesslücken zu vermeiden.
Nutzen Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Vorteile und Risiken für Führungskräfte im Personalbereich bei der Implementierung eines HRIS abzuwägen:
| Vorteile | Risiken |
|---|---|
| VorteileZentralisiert Mitarbeiterdaten für einen einfacheren Zugriff | RisikenFehler bei der Datenmigration können zu Verlust oder Beschädigung von Daten führen |
| VorteileAutomatisiert zentrale Personalprozesse und Routineaufgaben | RisikenDie Implementierung kann bestehende Arbeitsabläufe beeinträchtigen |
| VorteileVerbessert die Datengenauigkeit und reduziert manuelle Fehler | RisikenUnzureichender Support durch den Anbieter kann die Problemlösung verzögern |
| VorteileVereinfacht die Nachverfolgung und Berichterstattung zur Compliance | RisikenUnzureichende Schulungen der Mitarbeitenden erschweren die Einführung |
| VorteileVerbessert Berichte, Erkenntnisse und Entscheidungsfindung | RisikenDatenschutz- und Sicherheitsbedrohungen bei unzureichender Verwaltung |
| VorteileUnterstützt eine effiziente standortübergreifende Personalverwaltung | RisikenIntegrationsprobleme mit Altsystemen |
| VorteileVereinfacht Prozesse beim Ein- und Austritt von Mitarbeitenden | RisikenLaufende Kosten (Lizenzen, Wartung, Upgrades) |
Fallstudien zu HRIS
Erfahren Sie, wie Personalteams ihre tägliche Arbeit durch den Wechsel zu einem HRIS verändert haben. Diese Fallstudien zeigen, was sich verändert hat – von manuellen Problemen hin zu organisierten, datengestützten Prozessen –, damit Sie sich die Auswirkungen auf Ihren eigenen Arbeitsplatz vorstellen können.
Fallstudie: Die Implementierung von BambooHR bei Valuize
Valuize ersetzte eine fragmentierte, manuelle Personalverwaltung, bei der drei Personen die Daten von nur neun Mitarbeitenden verwalteten, durch BambooHR und zentralisierte Einstellung, die Einführung neuer Mitarbeitender, Leistungsmanagement sowie die Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit auf einer einzigen Plattform. Nach der Implementierung konnte Christy Ransom, SVP für den operativen Betrieb, die gesamte Personalabteilung allein führen.
Dies sind die Ergebnisse der HRIS-Implementierung bei Valuize:
- 80 % weniger Verwaltungsaufwand: Da BambooHR routinemäßige Personalaufgaben übernahm, mussten weniger Personen Zeit für die personalbezogenen Anforderungen des Teams aufwenden.
- 70 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Abkehr von manuellen Prozessen konnte sich Valuize auf Zusammenarbeit und Engagement konzentrieren und Funktionen wie 360-Grad-Feedback durch Kollegen, vierteljährliche Leistungsbesprechungen und Kompetenzbewertungen nutzen.
- 50 % kürzere Zeit bis zur Einstellung: Die Zusammenführung von Einstellung, der Einführung neuer Mitarbeitender und Zufriedenheitskennzahlen auf einer einzigen Plattform machte den Personalgewinnungsprozess konsistenter und verringerte das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen bei Bewerbern deutlich.
Fallstudie: Die Implementierung von UKG Pro bei Community Health System
Community Health System implementierte UKG Pro Workforce Management, um die fehlende zentrale Übersicht über die Einsatzplanung und den Bedarf an spezialisierten Funktionen in den einzelnen Abteilungen zu beheben, und führte die Planungslösungen Basic, Advanced und EZCall von UKG ein.
Die Einführung führte zu messbaren finanziellen Erträgen sowie zu Verbesserungen beim Wohlbefinden und bei der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Dies sind die Ergebnisse der HRIS-Implementierung bei Community Health System:
- 350 % ROI mit einer Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten: Die Organisation hatte ihre gesamten Investitionen in die Technologie weniger als sechs Monate nach der Einführung wieder erwirtschaftet.
- Jährliche Vorteile von über $1.2M: Die Implementierung der Planungslösungen von UKG führte zu einer deutlichen Verringerung von Fehlzeiten, FTE-Abfluss und der Abhängigkeit von externen Personallösungen.
- Vier Stunden Zeitersparnis pro Führungskraft und Woche: Führungskräfte verbrachten im Vergleich zu früheren Methoden deutlich weniger Zeit mit der Planung. Allein durch das Modul Advanced Scheduling ergaben sich dadurch jährliche Einsparungen von über $1.5M.
- $2.7M Nettovorteile bis zum dritten Jahr: Die kumulierten finanziellen Auswirkungen der Implementierung nahmen in den ersten drei Projektjahren deutlich zu.
Zentrale Funktionen & Möglichkeiten eines HRIS
Hier sind die zentralen Funktionen, die Sie als HR-Führungskraft von einem HRIS erwarten sollten:
- Mitarbeiterdatenbank: Alle Mitarbeiterdaten sicher an einem Ort speichern, organisieren und aktualisieren.
- Entgeltabrechnung: Löhne berechnen, Zahlungen verwalten und in jedem Abrechnungszeitraum die Einhaltung von Steuer- und Abzugsvorschriften sicherstellen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Anmeldungen verwalten, die Anspruchsberechtigung verfolgen und die jährliche Anmeldephase für Kranken-, Zahn- und andere Mitarbeitervorteile unterstützen.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Anwesenheit überwachen, Urlaubsanträge verwalten und die Planung sowohl für Beschäftigte mit Stundenlohn als auch für Angestellte unterstützen.
- Personalgewinnung und Einarbeitung: Bewerber verfolgen, Bewerbungsschritte verwalten und Dokumente automatisieren, um neuen Mitarbeitenden einen reibungsloseren Einstieg zu ermöglichen.
- Leistungsmanagement: Ziele festlegen, Beurteilungen durchführen, 360-Grad-Feedback erfassen und Pläne zur Leistungsverbesserung verfolgen.
- Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung: Erforderliche Berichte erstellen, Prüfpfade unterstützen und Ihr Team über Änderungen regulatorischer Anforderungen informieren.
- Portale zur Selbstbedienung: Mitarbeitenden ermöglichen, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen und persönliche Daten zu aktualisieren, ohne die Personalabteilung zum Engpass zu machen.
Anwendungsfälle für HRIS: Typische Prozesse & Arbeitsabläufe
HRIS unterstützt alles – von der Zeiterfassung und der Verwaltung der Entgeltabrechnung bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender und der Überwachung ihrer Leistung. Sie können mühsame Tabellen durch automatisierte Arbeitsabläufe für Einstellung, Bezahlung, Planung, Beurteilungen und die Einhaltung von Vorschriften ersetzen. Das bedeutet weniger Fehler, weniger doppelte Arbeit und eine reibungslosere, stärker vernetzte Mitarbeitendenerfahrung.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie HRIS die wichtigsten Prozesse für HR-Führungskräfte unterstützt:
| Prozess | Beschreibung | Wie die Software unterstützt |
|---|---|---|
| ProzessEntgeltabrechnung und Zusatzleistungen | BeschreibungEntgeltabrechnung verwalten, Abzüge organisieren und Mitarbeitervorteile verfolgen. | Wie die Software unterstütztHRIS automatisiert die Berechnung der Entgeltabrechnung und Steueraktualisierungen und verwaltet Anmeldungen zu Zusatzleistungen sowie Anspruchsregeln an einem Ort. |
| ProzessTalentgewinnung und Einarbeitung | BeschreibungBewerber gewinnen, Bewerbungen verfolgen und neue Mitarbeitende reibungslos einarbeiten. | Wie die Software unterstütztHRIS verfolgt Stellenausschreibungen, Bewerber und Bewerbungsschritte und automatisiert Unterlagen zur Einarbeitung für einheitliche Erfahrungen neuer Mitarbeitender. |
| ProzessLeistungsmanagement | BeschreibungZiele festlegen, Beurteilungen durchführen und die Leistung der Mitarbeitenden überwachen. | Wie die Software unterstütztHRIS plant Beurteilungszyklen, erfasst 360-Grad-Feedback und zentralisiert Leistungsdaten für schnellen Zugriff und Analysen. |
| ProzessErfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit | BeschreibungArbeitszeiten, Anwesenheit und Urlaubsanträge der Mitarbeitenden überwachen. | Wie die Software unterstütztHRIS erfasst das Ein- und Ausstempeln, weist auf Fehlzeiten hin und verwaltet Urlaubssalden sowie Genehmigungen für eine einfachere Nachverfolgung und die Einhaltung von Vorschriften. |
| ProzessEinhaltung von Vorschriften und Berichterstattung | BeschreibungDie Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen, Prüfungen erstellen und Berichte vorbereiten. | Wie die Software unterstütztHRIS stellt Prüfpfade bereit, aktualisiert regulatorische Anforderungen und automatisiert die Berichterstattung, um die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und Risiken zu reduzieren. |
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Arten von HRIS und ähnlichen Werkzeugen
HRIS ist Teil eines umfassenderen Ökosystems von HR-Technologien, und mehrere verwandte Werkzeuge werden häufig zusammengefasst oder miteinander verwechselt. So lassen sie sich unterscheiden:
| Typ | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| TypHRMS (Personalmanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalDeckt alles ab, was ein HRIS leistet, und bietet zusätzlich umfassendere operative Funktionen wie Personalbedarfsplanung und fortgeschrittene Analysen |
| TypHCM (Management des Humankapitals) | UnterscheidungsmerkmalKonzentriert sich auf die langfristige Talentstrategie – Nachfolgeplanung, Personalentwicklung und Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus |
| TypATS (Bewerbermanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalAusschließlich für die Personalbeschaffung vorgesehenes Tool zur Verwaltung von Stellenausschreibungen, Bewerbern und Einstellungsprozessen |
| TypGehaltsabrechnungssoftware | UnterscheidungsmerkmalÜbernimmt ausschließlich Gehaltsberechnungen, Steueranmeldungen und Abzüge, ohne eine umfassendere Verwaltung von HR-Daten |
| TypSoftware für Personalmanagement (WFM) | UnterscheidungsmerkmalSpezialisiert auf Einsatzplanung, Schichtplanung und die Erfassung von Personalkosten, typischerweise für Arbeitskräfte mit Stunden- oder Schichtarbeit |
| TypLMS (Lernmanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalDient der Bereitstellung, Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter |
So wählen Sie ein HRIS aus
Die Auswahl des richtigen HRIS beginnt damit, herauszufinden, welche HR-Prozesse für Ihr Team die größten Schwierigkeiten verursachen.
Eine kleinere Organisation benötigt möglicherweise hauptsächlich eine zuverlässige Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Mitarbeiterdatenverwaltung, während ein wachsendes Unternehmen ein umfassenderes HRIS benötigen kann, das zusätzlich Talentmanagement, Berichte und Personalbedarfsplanung unterstützt.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich von HR-Software:
- Zentrale Anforderungen: Ermitteln Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Personalbeschaffung, Leistungsbeurteilungen oder Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob das System eine Verbindung zur Gehaltsabrechnung, zur Buchhaltung, zur Personalbeschaffung und zu anderen von Ihnen bereits verwendeten Werkzeugen herstellen kann.
- Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie die Benutzererfahrung sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeiter, insbesondere wenn die Plattform Selbstbedienungsfunktionen oder eine mobile App umfasst.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System mit dem Wachstum der Organisation zusätzliche Mitarbeiter, Standorte und komplexere HR-Prozesse unterstützen kann.
- Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Prüfen Sie, wie der Anbieter sensible Mitarbeiterinformationen schützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
- Berichtsfunktionen: Achten Sie auf Berichte und Analysen, die HR-Verantwortlichen nützliche Einblicke in die Belegschaft liefern, anstatt lediglich Daten zu speichern.
- Implementierung und Unterstützung: Informieren Sie sich darüber, wie Mitarbeiterdaten migriert werden, wie lange die Einrichtung dauern kann und welche Schulungen und Unterstützung durch den Anbieter verfügbar sind.
Das beste HRIS ist nicht unbedingt die Plattform mit der längsten Funktionsliste. Es ist diejenige, die Ihre aktuellen HR-Herausforderungen löst und Ihrem Team gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
Beginnen Sie, HRIS-Lösungen nach Ihren eigenen Kriterien zu vergleichen
Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes HRIS prüfen oder ein veraltetes System ersetzen: Eine kostenlose Mitgliedschaft bei People Managing People bietet Ihnen Zugang zu Werkzeugen, Vorlagen und Einblicken von Fachkollegen, damit Sie eine sichere und fundierte Entscheidung treffen können.
