Was ist ein HRIS? Funktionen, Vorteile & Beispiele
HRIS erklärt: Erfahren Sie, was ein HRIS ist und wie es Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung und Personalprozesse zentralisiert, um Abläufe zu optimieren.
Auswirkungen auf das Unternehmen: Erfahren Sie, wie die Einführung eines HRIS die Effizienz steigert und Compliance-Risiken reduziert, zugleich aber Kosten verursacht und Fragen zum Datenschutz mit sich bringt.
Ergebnisse aus der Praxis: Fallstudien zeigen, dass ein HRIS den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, die Einstellung von Mitarbeitern beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern kann.
Kernfunktionen: Verstehen Sie die wichtigsten HRIS-Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Compliance-Nachverfolgung und Self-Service-Tools.
Auswahl der Tools: Vergleichen Sie HRIS mit ähnlichen Systemen, um zu bestimmen, was ein HRIS ist, worin es sich unterscheidet und welches System am besten zu Ihren Anforderungen im Personalwesen passt.
HRIS ist das Rückgrat moderner HR-Abläufe – und die Wahl des falschen Systems (oder gar keines) kostet Teams Zeit, Genauigkeit und Vertrauen in die Compliance. Ich habe erlebt, wie HR-Profis in Tabellenkalkulationen versinken, Prüffristen verpassen und Top-Kandidaten aufgrund umständlicher Einstellungsprozesse verlieren. Dieser Leitfaden schafft Abhilfe.
Du erhältst eine klare Übersicht über die wichtigsten Funktionen, Beispiele aus der Praxis und die Fragen, die bei der Bewertung eines Systems tatsächlich wichtig sind. Ganz gleich, ob du deinen HR-Technologie-Stack von Grund auf aufbaust oder deine bestehende Lösung überdenkst – hier findest du den Ausgangspunkt.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS, also ein Informationssystem für das Personalwesen, ist eine Software, die zentrale Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und HR-Prozesse an einem Ort speichert, organisiert und verwaltet. Du kannst damit alles verfolgen – von der Einstellung und Einarbeitung bis hin zu Abwesenheiten und Compliance.
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Ein HRIS ist wichtig, weil es deine Daten schützt, dir hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und das Personalmanagement weniger manuell macht.
Wie funktioniert ein HRIS?
Ein HRIS funktioniert, indem es Mitarbeiterinformationen zentralisiert und gängige HR-Prozesse in einem System miteinander verbindet. Anstatt Informationen über Tabellenkalkulationen, E-Mails und separate Dateien zu verteilen, können HR-Teams das System für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Dokumentation und routinemäßige Verwaltungsaufgaben während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus nutzen.
Die meisten Systeme automatisieren außerdem Abläufe, die ansonsten wiederholte manuelle Dateneingaben erfordern würden. Beispielsweise können Mitarbeiterinformationen in die Gehaltsabrechnung übernommen werden, während Funktionen zur Selbstbedienung es Beschäftigten ermöglichen, persönliche Angaben zu aktualisieren oder auf Dokumente zuzugreifen, ohne sich bei jeder Anfrage an die Personalabteilung wenden zu müssen.
Das HR-Team kann anschließend Berichte und Analysen nutzen, um Informationen zur Belegschaft zu überprüfen und alltägliche Entscheidungen zu unterstützen.
HRIS vs. HRMS vs. HCM: Was ist der Unterschied?
HRIS, HRMS und HCM sind eng miteinander verwandte Begriffe, und Anbieter verwenden sie manchmal synonym.
Ein HRIS (Human Resources Information System) konzentriert sich typischerweise auf zentrale Mitarbeiterdaten und administrative HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Zeiterfassung und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein HRMS (Human Resource Management System) umfasst im Allgemeinen diese Funktionen und ergänzt sie um umfassendere Funktionen für das Personalmanagement, etwa Recruiting, Leistungsmanagement und Einsatzplanung.
HCM (Human Capital Management) ist normalerweise der umfassendste der drei Begriffe. HCM-Plattformen verbinden häufig die zentrale HR-Verwaltung mit strategischeren Funktionen wie Talentmanagement, Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und Analysen.
In der Praxis sind die Grenzen nicht immer eindeutig. Daher ist es besser, die tatsächlichen Funktionen und Möglichkeiten jeder Plattform zu vergleichen, anstatt die Entscheidung allein anhand der Bezeichnung zu treffen.
Beispiele für HRIS
Hier findest du einige visuelle Beispiele für HRIS-Dashboards und Werkzeuge, die du in echten HR-Arbeitsumgebungen sehen wirst:
Die besten HRIS, die du in Betracht ziehen solltest
Hier ist meine Auswahlliste der besten HRIS-Lösungen:
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Wer nutzt ein HRIS?
Du wirst sehen, dass diese Arten von Teams und Organisationen HRIS einsetzen:
- Personalabteilungen: Zentralisierung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Compliance und Personalprozessen im gesamten Unternehmen.
- Recruiting- und Talent-Teams: Bewerber verfolgen, Einstellungsabläufe koordinieren und den Einstellungsstatus an den Rest des Unternehmens kommunizieren.
- Administratoren für Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen: Gehaltsdaten pflegen, Anmeldungen zu Zusatzleistungen verwalten und genaue Abzüge sowie Steuerberichte sicherstellen.
- Unternehmen mit Beschäftigten auf Stunden- oder Schichtbasis: Anwesenheit überwachen, die Einsatzplanung unterstützen und Urlaubsanträge in Branchen wie Einzelhandel oder Gastgewerbe bearbeiten.
- Mittelständische bis große Unternehmen: Wachsende Mitarbeiterzahlen unterstützen, Compliance über mehrere Standorte hinweg sicherstellen und komplexe HR-Prozesse automatisieren.
Wichtige HRIS-Vorteile und mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen
Die Einführung eines HRIS hilft Ihrem Team, die Effizienz zu steigern, Compliance-Risiken zu reduzieren und bessere Geschäftsergebnisse zu unterstützen, indem Personalprozesse und -daten zentralisiert werden. Ein HRIS verursacht jedoch direkte Kosten und erfordert eine sorgfältige Implementierung, um Datenschutzprobleme oder Lücken in den Abläufen zu vermeiden.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Vorteile und Risiken für HR-Führungskräfte bei der Implementierung eines HRIS abzuwägen:
| Vorteile | Risiken |
|---|---|
| Zentralisiert Mitarbeiterdaten für einen leichteren Zugriff | Fehler bei der Datenmigration können zu Verlust oder Beschädigung führen |
| Automatisiert zentrale HR-Prozesse und Routineaufgaben | Die Implementierung kann bestehende Arbeitsabläufe beeinträchtigen |
| Verbessert die Datengenauigkeit und reduziert manuelle Fehler | Unzureichender Support durch den Anbieter kann die Problemlösung verzögern |
| Vereinfacht die Nachverfolgung und Berichterstattung zur Compliance | Unzureichende Schulungen der Mitarbeitenden erschweren die Einführung |
| Verbessert Berichte, Erkenntnisse und Entscheidungsfindung | Datenschutz- und Sicherheitsbedrohungen bei unzureichender Verwaltung |
| Unterstützt eine effiziente HR-Verwaltung über mehrere Standorte hinweg | Integrationsprobleme mit Altsystemen |
| Vereinfacht Prozesse für das Onboarding und Offboarding | Laufende Kosten (Lizenzen, Wartung, Upgrades) |
Fallstudien zu HRIS
Sehen Sie, wie HR-Teams ihre tägliche Arbeit durch den Wechsel zu HRIS verändert haben. Diese Fallstudien zeigen, was sich verändert hat – von manuellen Herausforderungen hin zu organisierten, datengestützten Prozessen –, damit Sie sich die Auswirkungen auf Ihren eigenen Arbeitsplatz vorstellen können.
Fallstudie: Die Implementierung von BambooHR bei Valuize
Valuize ersetzte eine fragmentierte, manuelle HR-Struktur, bei der drei Personen die Daten von nur neun Mitarbeitenden verwalteten, durch BambooHR und zentralisierte Einstellung, Onboarding, Leistungsmanagement und die Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit auf einer einzigen Plattform. Nach der Implementierung konnte Christy Ransom, SVP für den operativen Bereich, die gesamte HR-Funktion als Einzelperson betreiben.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung eines HRIS bei Valuize:
- 80 % weniger Verwaltungsaufwand: Da BambooHR routinemäßige HR-Aufgaben übernahm, mussten weniger Personen Zeit für die Erfüllung des HR-Bedarfs des Teams aufwenden.
- 70 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Abkehr von manuellen Prozessen konnte Valuize den Fokus auf Zusammenarbeit und Engagement legen und Funktionen wie 360-Grad-Feedback durch Kollegen, vierteljährliche Leistungsbesprechungen und Kompetenzbewertungen nutzen.
- 50 % kürzere Zeit bis zur Einstellung: Die Zusammenführung von Einstellung, Onboarding und Zufriedenheitskennzahlen auf einer einzigen Plattform machte den Recruiting-Prozess einheitlicher und reduzierte das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen bei Bewerbern erheblich.
Fallstudie: Die Implementierung von UKG Pro bei Community Health System
Community Health System implementierte UKG Pro Workforce Management, um die fehlende zentralisierte Übersicht über die Einsatzplanung und den Bedarf an spezialisierten Funktionen in den einzelnen Bereichen zu beheben, und führte die Planungslösungen Basic, Advanced und EZCall von UKG ein.
Die Einführung führte neben Verbesserungen des Wohlbefindens und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messbaren finanziellen Erträgen.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung eines HRIS bei Community Health System:
- 350 % ROI mit einer Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten: Die Organisation hatte ihre gesamten Investitionen in die Technologie weniger als sechs Monate nach der Einführung wieder eingespielt.
- Mehr als 1,2 Mio. US-Dollar jährlicher Nutzen: Die Implementierung der Planungslösungen von UKG führte zu einer deutlichen Verringerung von Fehlzeiten, FTE-Verlusten und der Abhängigkeit von externen Personalressourcen.
- Vier eingesparte Stunden pro Manager und Woche: Manager verbrachten im Vergleich zu früheren Methoden deutlich weniger Zeit mit der Planung. Allein durch das Modul zur erweiterten Einsatzplanung ergaben sich dadurch jährliche Einsparungen von mehr als 1,5 Mio. US-Dollar.
- 2,7 Mio. US-Dollar Nettovorteile bis zum dritten Jahr: Die kumulierten finanziellen Auswirkungen der Implementierung nahmen in den ersten drei Projektjahren erheblich zu.
Zentrale Funktionen und Möglichkeiten eines HRIS
Als HR-Führungskraft sollten Sie in einem HRIS die folgenden zentralen Funktionen erwarten:
- Mitarbeiterdatenbank: Speichern, organisieren und aktualisieren Sie alle Mitarbeiterdaten sicher an einem zentralen Ort.
- Gehaltsabrechnungsverwaltung: Berechnen Sie Löhne, verwalten Sie Zahlungen und stellen Sie in jedem Abrechnungszeitraum die Einhaltung von Steuer- und Abzugsvorschriften sicher.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Verwalten Sie Anmeldungen, verfolgen Sie die Anspruchsberechtigung und unterstützen Sie die offene Anmeldephase für Kranken-, Zahn- und andere Mitarbeitervorteile.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Überwachen Sie die Anwesenheit, verwalten Sie Urlaubsanträge und unterstützen Sie die Einsatzplanung sowohl für Beschäftigte im Stundenlohn als auch für Angestellte.
- Personalgewinnung und Einarbeitung: Verfolgen Sie Bewerber, verwalten Sie die einzelnen Schritte des Vorstellungsgesprächs und automatisieren Sie die Dokumentation für eine reibungslosere Erfahrung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
- Leistungsmanagement: Legen Sie Ziele fest, führen Sie Beurteilungen durch, sammeln Sie 360-Grad-Feedback und verfolgen Sie Pläne zur Leistungsverbesserung.
- Compliance und Berichtswesen: Erstellen Sie erforderliche Berichte, unterstützen Sie Prüfpfade und informieren Sie Ihr Team über Änderungen der regulatorischen Anforderungen.
- Selbstbedienungsportale: Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, das Beantragen von Urlaub und die Aktualisierung persönlicher Daten, ohne dass es zu Engpässen in der Personalabteilung kommt.
Anwendungsfälle für HRIS: Typische Prozesse und Arbeitsabläufe
Ein HRIS deckt alles ab – von der Erfassung der Arbeitszeit und der Verwaltung der Gehaltsabrechnung bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Überwachung der Leistung. Sie können umständliche Tabellenkalkulationen durch automatisierte Arbeitsabläufe für Einstellungen, Vergütung, Einsatzplanung, Beurteilungen und Compliance ersetzen. Das bedeutet weniger Fehler, weniger doppelte Arbeit und eine reibungslosere, stärker vernetzte Mitarbeitererfahrung.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie ein HRIS die wichtigsten Prozesse für HR-Führungskräfte unterstützt:
| Prozess | Beschreibung | Wie die Software unterstützt |
|---|---|---|
| Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen | Gehaltsabrechnungen verwalten, Abzüge bearbeiten und Mitarbeitervorteile verfolgen. | Ein HRIS automatisiert die Berechnung der Gehälter, Steueraktualisierungen sowie die Verwaltung von Anmeldungen zu Zusatzleistungen und Anspruchsregeln an einem zentralen Ort. |
| Talentgewinnung und Einarbeitung | Bewerber rekrutieren, Bewerbungen verfolgen und neue Mitarbeiter reibungslos einarbeiten. | Ein HRIS verfolgt Stellenausschreibungen, Bewerber und die einzelnen Schritte des Vorstellungsgesprächs und automatisiert die Unterlagen zur Einarbeitung für einheitliche Erfahrungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. |
| Leistungsmanagement | Ziele festlegen, Beurteilungen durchführen und die Leistung der Mitarbeiter überwachen. | Ein HRIS plant Beurteilungszyklen, sammelt 360-Grad-Feedback und zentralisiert Leistungsdaten für schnellen Zugriff und Analysen. |
| Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit | Arbeitsstunden, Anwesenheit und Urlaubsanträge der Mitarbeiter überwachen. | Ein HRIS erfasst Ein- und Ausstempelzeiten, kennzeichnet Fehlzeiten und verwaltet Urlaubssalden sowie Genehmigungen für eine einfachere Nachverfolgung und Compliance. |
| Compliance und Berichtswesen | Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen, Prüfungen erstellen und Berichte vorbereiten. | Ein HRIS stellt Prüfpfade bereit, aktualisiert regulatorische Anforderungen und automatisiert die Berichterstattung, um Compliance zu unterstützen und Risiken zu reduzieren. |
Arten von HRIS und ähnliche Werkzeuge
Ein HRIS ist Teil eines umfassenderen Ökosystems von HR-Technologien, und mehrere verwandte Werkzeuge werden häufig zusammengefasst oder miteinander verwechselt. So können Sie sie unterscheiden:
| Typ | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| HRMS (Personalmanagementsystem) | Deckt alles ab, was ein HRIS leistet, und bietet zusätzlich umfassendere operative Funktionen wie Personalplanung und erweiterte Analysen |
| HCM (Management des Humankapitals) | Konzentriert sich auf die langfristige Talentstrategie – Nachfolgeplanung, Personalentwicklung und Management des Mitarbeiterlebenszyklus |
| ATS (Bewerbermanagementsystem) | Reines Recruiting-Tool zur Verwaltung von Stellenausschreibungen, Bewerbern und Einstellungsabläufen |
| Gehaltsabrechnungssoftware | Verarbeitet ausschließlich Gehaltsberechnungen, Steuererklärungen und Abzüge, ohne eine umfassendere Verwaltung von HR-Daten |
| Software für das Personalmanagement (WFM) | Spezialisiert auf Einsatzplanung, Schichtplanung und die Erfassung von Personalkosten, typischerweise für Belegschaften mit Stunden- oder Schichtarbeit |
| LMS (Lernmanagementsystem) | Dient der Bereitstellung, Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen für Mitarbeiter |
So wählen Sie ein HRIS aus
Die Auswahl des richtigen HRIS beginnt damit, herauszufinden, welche HR-Prozesse für Ihr Team die größten Schwierigkeiten verursachen.
Eine kleinere Organisation benötigt möglicherweise vor allem eine zuverlässige Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Mitarbeiterdaten, während ein wachsendes Unternehmen ein umfassenderes HRIS benötigt, das auch Talentmanagement, Berichte und Personalplanung unterstützt.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich von HR-Software:
- Grundlegende Anforderungen: Ermitteln Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Recruiting, Leistungsbeurteilungen oder Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob das System mit der Gehaltsabrechnung, der Buchhaltung, dem Recruiting und anderen Werkzeugen verbunden werden kann, die Sie bereits nutzen.
- Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie die Nutzererfahrung sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeiter, insbesondere wenn die Plattform Selbstbedienungsfunktionen oder eine mobile App umfasst.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System zusätzliche Mitarbeiter, Standorte und komplexere HR-Prozesse unterstützen kann, wenn die Organisation wächst.
- Datensicherheit und Compliance: Prüfen Sie, wie der Anbieter sensible Mitarbeiterinformationen schützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
- Berichtsfunktionen: Achten Sie auf Berichte und Analysen, die HR-Führungskräften nützliche Erkenntnisse über die Belegschaft liefern, anstatt lediglich Daten zu speichern.
- Implementierung und Support: Informieren Sie sich darüber, wie Mitarbeiterdaten migriert werden, wie lange die Einrichtung dauern kann und welche Schulungen und Unterstützung durch den Anbieter verfügbar sind.
Das beste HRIS ist nicht unbedingt die Plattform mit der längsten Funktionsliste. Es ist diejenige, die Ihre aktuellen HR-Herausforderungen löst und Ihrem Team gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
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