Wie man Zustimmung für die Einführung von OKRs erhält – und warum die Genehmigung wichtig ist
Der Sommer geht in den Herbst über und schon steht die nächste jährliche Beurteilungssaison vor der Tür. Damit Sie alles erreichen, was Sie sich vorgenommen haben, empfiehlt es sich, ein robustes Zielsetzungs-Framework zu implementieren, damit Ihr Team auf die wichtigsten Ziele fokussiert bleibt.
OKR (Objectives and Key Results) ist ein skalierbares und flexibles System zur Zielverfolgung, das übergeordnete Ziele in überschaubare und messbare Schlüsselergebnisse unterteilt.
Das Beste an OKRs ist ihre Transparenz – sie ermöglichen es Teams, ihr „Warum“ zu kennen und zu verstehen, wie ihre Arbeit zu einem übergeordneten Ziel beiträgt.
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Aber würden alle dem zustimmen?
Ein neues Zielsetzungs-Framework einzuführen oder eine bestehende Strategie zu überarbeiten, könnte auf Widerstand stoßen. Deshalb ist es sinnvoll, die Geschäftsleitung mit ins Boot zu holen.
Hier einige Tipps, wie Sie die Zustimmung der Führungsebene für einen OKR-Rollout gewinnen.
Warum ist die Zustimmung der Führungsebene entscheidend?
Einer der größten Vorteile bei der Umsetzung ist eine Fürsprecherin oder ein Fürsprecher, die oder der das Programm führen, unterstützen und gegenüber anderen vertreten kann.
Das Managementteam, mit seinem Einfluss und Zugang zu Ressourcen, kann Ihre besten Befürworterinnen und Befürworter sein.
Obwohl die Unternehmenskultur von allen gestaltet wird, spielt das Führungsteam eine große Rolle, indem es als Vorbild für den Rest des Unternehmens dient.
Sei es durch das Erwähnen der OKRs in einem Meeting oder durch die Bereitstellung von Unternehmensressourcen zur Beauftragung von OKR-Beraterinnen und -Beratern – ihre Zustimmung kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden im Programm steigern und zahlreiche potenzielle Hürden mindern.
Ihre Zusammenarbeit hilft Ihnen außerdem dabei, die richtigen Ziele zu setzen. Die besten OKRs sind bidirektional – sie werden von der übergeordneten Strategie der Führungsebene inspiriert und von den Teams in einem Prozess, der sowohl von oben nach unten als auch von unten nach oben erfolgt, verfeinert. Das Feedback aus dem Management ist entscheidend, um ambitionierte Ziele zu setzen, die das Team herausfordern, sein Bestes zu geben.
Häufige Einwände gegen OKRs und wie man ihnen begegnet
Als Veränderungstreiber sollten Sie sich darauf einstellen, viele Fragen zu beantworten. Je mehr Sie beantworten können, desto leichter wird es, Zustimmung zu erlangen und Skeptiker zu Befürwortern zu machen.
Im Folgenden finden Sie vier der häufigsten Einwände gegen OKRs und Tipps, wie Sie darauf reagieren können.
1. „OKRs sind kompliziert und schwer zu pflegen.“
Ganz und gar nicht. Im Kern ist das OKR-Framework ein relativ einfaches System, das einem Zyklus aus Festlegen, Verfolgen und Überprüfen folgt.
Legen Sie zu Beginn eines jeden Zyklus Ihre OKRs fest, verfolgen Sie den Fortschritt während des Zyklus und überprüfen Sie am Ende, was funktioniert hat und was nicht. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um für den nächsten Zyklus bessere Ziele zu setzen.
Allerdings sollten Sie genau darauf achten, welche OKRs Sie festlegen und wie viele Sie pro Zyklus angehen. Die besten OKRs sind klar, einfach und herausfordernd, aber nicht unmöglich. Sie sollten zudem eine begrenzte Anzahl an OKRs setzen, besonders zu Beginn.
Beschränken Sie sich auf etwa drei bis fünf Ziele mit jeweils bis zu fünf Schlüsselergebnissen. Auch wenn das nach wenig klingt, hilft es, die Bemühungen auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren.
2. „Können wir unseren Fortschritt und unsere Wirksamkeit nachverfolgen?“
Ja. Sie können ganz klassisch mit einem Whiteboard oder Excel-Tabellen arbeiten – das ist kostenlos, kann aber etwas umständlich sein – oder Sie greifen auf ein OKR-Verwaltungstool zurück, das den Abschluss jeder Aufgabe nachverfolgt und das gesamte Team über ein gemeinsames Dashboard automatisch informiert.
Ein Tool spart Ihnen auch Zeit bei der Einrichtung und macht das Nachverfolgen und Aktualisieren leichter. Wenn Sie bereits eine Projektmanagementplattform nutzen, prüfen Sie ein OKR-Plugin oder eine App, die mit Ihrer vorhandenen Software zusammenarbeitet.
Wenn Sie beispielsweise Jira nutzen, kann eine App wie OKR for Jira OKRs mit Jira-Issues verknüpfen, sodass Ihr Team sieht, wie ihre Aufgaben zu den OKRs und Zielen beitragen.
Solche Tools fördern zudem eine gute Arbeitsweise und stärken die Verantwortlichkeit. Während die meisten Tools den Gesamtfortschritt bei den OKRs automatisch berechnen, liegt es weiterhin am Team, die eigenen Aufgaben zu aktualisieren.
Jeder Zielsetzung und jedem Schlüsselergebnis eine verantwortliche Person zuzuweisen, sorgt dafür, dass das Dashboard regelmäßig und korrekt aktualisiert wird.
Neben einem OKR-Tracker können Sie außerdem regelmäßige Reviews festlegen, zum Beispiel wöchentliche 15- bis 30-minütige Sitzungen mit dem Team, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Nutzen Sie diese Zeit, um Erfolge zu feiern und Herausforderungen zu besprechen, die den Fortschritt behindern könnten. So halten Sie Ihr Team engagiert und motiviert.
3. „Wie können wir sicher sein, dass das besser funktioniert als unser jetziges System?“
Erinnern Sie Ihre Führungskräfte daran, dass der Grund für den Wunsch nach einem neuen System darin liegt, dass das aktuelle System die Bedürfnisse des Teams nicht erfüllen kann.
Sprechen Sie über die Vorteile von OKRs und wie sie die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse, Anforderungen und Herausforderungen des Teams erfüllen. Die Einführung eines Zielsetzungssystems wie OKR dient nicht nur kurzfristigen Vorteilen, sondern kann Ihr Team auch auf die Zukunft vorbereiten.
Sie können auch aufzeigen, wie andere Unternehmen wie Google und Amazon OKRs genutzt haben, um sich durch das Setzen ambitionierter Ziele und stetige Fortschritte an die Spitze ihrer jeweiligen Branchen zu setzen.
Wenn sie auf die Unterschiede zwischen Ihrem Unternehmen und beispielsweise Google hinweisen, betonen Sie die Flexibilität des OKR-Systems, das es Teams ermöglicht, Elemente an ihre Bedürfnisse anzupassen.
Wenn das Team sich überfordert fühlt, sollte die Anzahl der OKRs reduziert werden. Falls ein bestimmtes Schlüsselergebnis für die aktuelle Ausrichtung nicht relevant ist, entfernen Sie es.
4. „Die Einführung von so etwas wird zu lange dauern.“
Nicht unbedingt. Während der genaue Zeitrahmen von der Größe des Teams und der Bereitschaft der Mitglieder, sich auf Neues einzulassen, abhängt, gibt es Möglichkeiten, die Implementierung rechtzeitig und effizient zu gestalten.
Zum Beispiel ist es hilfreich, einen soliden Rahmen vorzugeben und Ihr Team im Vorfeld darüber zu informieren. Ein weiterer Tipp ist die Investition in eine OKR-Management-App, die einen Großteil der anfänglichen Einrichtung für Sie übernimmt.
Wir empfehlen außerdem einen Pilotlauf, um OKRs vor der vollständigen Einführung zu testen. Dies ist nicht nur eine risikoarme und chancenreiche Option, die für das Managementteam attraktiver ist, sondern ein Pilotlauf hilft Ihnen auch, verschiedene Optionen auszuprobieren und wertvolles Feedback zu erhalten.
Stellen Sie klar, dass die Implementierung nicht sofort erfolgen wird, aber die Aufteilung in Schritte den Einführungsprozess organisieren und überschaubarer machen kann.
Planung für OKRs
Wenn Sie Ihrem Team Ihren Plan und die dazu notwendigen Schritte klar aufzeigen, entkräften Sie Zweifel und helfen den Teammitgliedern, die Vorteile von OKRs zu verstehen.
Hier sind vier Dinge, die Sie im Voraus vorbereiten sollten:
- Ein Rahmen für die OKRs – das beinhaltet Aspekte wie die Dauer eines OKR-Zyklus, wie der Fortschritt bei den OKRs gemessen wird und welches Tool zur Verfolgung der OKRs genutzt wird.
- Das beteiligte Team – wählen Sie Ihr Team sorgfältig aus. Es sollte engagiert, flexibel und lernwillig sein.
- Eine Liste vorgeschlagener OKRs – Auch wenn Sie die OKRs später nach Zustimmung des oberen Managements noch anpassen, ist es sinnvoll, eine grobe Vorstellung davon zu präsentieren, welche Ziele Sie zuerst angehen wollen und wie die OKRs diese in messbare Aufgaben aufteilen können.
Tipp: Auch wenn es verlockend ist, bei Ihrer vorgeschlagenen Liste zu bleiben, sollten Sie die Details unbedingt mit Ihrem Team besprechen. Die Ziele gemeinsam mit dem Team zu definieren, fördert Eigenverantwortung und Verantwortungsbewusstsein für diese Ziele.
- Alle weiteren Ressourcen, die für die Implementierung benötigt werden – ein OKR-Management-Tool sollte an erster Stelle dieser Liste stehen, da es für eine reibungslose Implementierung entscheidend ist. Zusätzlich zum Tool sollten Sie in Betracht ziehen, ggf. auch OKR-Berater hinzuzuziehen, wenn professionelle Unterstützung benötigt wird.
OKRs sind eine Investition, doch richtig umgesetzt fördern sie zusätzliches Wachstum. Lassen Sie Ihr Management wissen, dass ein agiles und wachstumsorientiertes System wie OKR Ihr Team zukunftsfähig macht und es auf kommende Herausforderungen vorbereitet.
Sie können auch ein OKR-Software-Tool in Erwägung ziehen, um Ihre OKR-Reise zu starten. Und wenn Sie einen tiefen Einblick in alle Aspekte der OKRs suchen, finden Sie in unserer Liste die besten OKR-Podcasts.
Weiterführende Lektüre: Die wahre Absicht von OKRs – Es geht um Sinn und Zweck
