Fundadora de tecnología de RRHH afirma que la mayoría de los proyectos de IA son solo “maquillaje digital” sobre procesos rotos
Descubre cómo una fundadora de tecnología de RRHH utiliza la IA para automatizar tareas rutinarias, mejorar la experiencia de los empleados y ayudar a los equipos de RRHH a ser más estratégicos sin perder el toque humano.
Jay Polaki
Cofundadora y directora ejecutiva de HR Geckos
Impacto-IA: La IA transforma los RRHH automatizando procesos, aportando información y permitiendo una toma de decisiones más informada.
Desafíos: Los principales retos en RRHH incluyen cargas administrativas y datos fragmentados, lo que limita el potencial estratégico.
Oportunidad: La IA puede elevar a RRHH de un rol de soporte a uno estratégico con analítica predictiva y experiencias personalizadas.
Ética: Garantizar el uso ético de la IA en RRHH requiere mantener la supervisión humana y evitar la amplificación de sesgos.
Logros Rápidos: Comienza la adopción de IA con tareas como automatizar preguntas frecuentes, flujos de trabajo, gestión de documentos e informes.
Jay Polaki es cofundadora y directora ejecutiva de HR Geckos, una empresa de tecnología de recursos humanos que ayuda a las organizaciones a automatizar procesos de RRHH manteniendo a las personas en el centro. Anteriormente ocupó cargos de directora en RRHH.
Conversamos con ella para conocer cómo está utilizando la IA para revolucionar los procesos de RRHH. Esto es lo que nos contó.
Aprovechar la IA para la transformación estratégica de RRHH
Hola, soy Jay Polaki, directora ejecutiva y Chief Gecko en HR Geckos. Tomando prestado un término de la botánica, tuve un inicio variado—un comienzo muy colorido—en mi carrera en RRHH. Mi formación y experiencia en Psicología I/O me llevaron a trabajar para organizaciones en diferentes industrias y sectores, desde grandes corporaciones multinacionales y organismos gubernamentales hasta pequeñas firmas de consultoría. Aprendí mucho sobre cómo las personas son el corazón y el alma de toda organización.
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HR Geckos, mi empresa de tecnología de RRHH, nació de estas experiencias en mi carrera. Mi misión es automatizar los procesos de RRHH, preservar el toque humano y conectar los sistemas de RRHH en torno a lo que más importa: las personas.”
Por qué la IA está redefiniendo el liderazgo en RRHH y el diseño organizacional
Aprovecho la tecnología para resolver los desafíos que afectan a los departamentos de RRHH hoy en día, incluyendo proporcionar una experiencia al empleado de nivel consumidor, brindar información basada en datos y agilizar los flujos de trabajo.
Tras más de veinte años liderando equipos de RRHH, identifiqué un patrón recurrente. Brillantes y dedicados profesionales de RRHH querían generar un impacto estratégico, pero unos pocos puntos dolorosos clave los frenaban constantemente.
¡Primero, la cinta transportadora administrativa! Vi de primera mano cómo los procesos manuales consumían gran parte del tiempo de RRHH: respondiendo las mismas preguntas sobre políticas, persiguiendo papeleo o navegando por sistemas obsoletos.
En segundo lugar, la desconexión de datos. Teníamos datos de empleados en nuestro HRIS, datos de candidatos en nuestro ATS, datos de nómina en otro sistema y resultados de encuestas de compromiso en una hoja de cálculo.
Responder una pregunta que parecía simple de mi CEO, como “¿Cuál es la tasa de rotación de los empleados de alto desempeño de nuestro departamento de ingeniería?” requería un esfuerzo manual masivo para exportar, limpiar y unir datos. Éramos ricos en datos pero pobres en ideas, y esto dificultaba nuestra capacidad de ser verdaderos asesores estratégicos.
La frustración de querer tener un mayor impacto, pero estar atascada por cargas administrativas y desconexiones de datos, fue una gran motivación para mí.
Mi función está pasando de intentar resolverlo todo a diseñar condiciones para mejores decisiones, una ejecución más ágil y una mayor claridad en la rendición de cuentas. En un mundo donde la IA es prioritaria, el liderazgo trata sobre claridad, límites y criterio, no solo supervisión.
He dejado atrás la suposición de que las mejores organizaciones son siempre las más centralizadas. La IA está permitiendo una toma de decisiones más distribuida, pero también refuerza que el juicio humano, la empatía y el contexto siguen siendo lo más importante en los momentos que definen la cultura y la confianza.
Cómo evitar usar la IA como "maquillaje digital"
Es un momento increíblemente emocionante y las oportunidades son enormes. Veo grandes oportunidades al pasar de la automatización de procesos a la ampliación de capacidades. La IA y la automatización pueden elevar los RRHH de una función de apoyo a una potencia estratégica, posibilitando analíticas predictivas para la planificación de la fuerza laboral, experiencias de empleados personalizadas y cumplimiento normativo sin fricciones. Esto permite que los RRHH se conviertan en una función predictiva y basada en datos, en lugar de una función meramente reactiva.
Sin embargo, el mayor error es tratar la transformación digital como un proyecto puntual o simplemente añadir tecnología a procesos rotos—una especie de "maquillaje digital" sobre un flujo de trabajo defectuoso.
Sin una gestión del cambio cuidadosa y un enfoque en la experiencia del usuario, corremos el riesgo de una baja adopción y aún mayor frustración con las herramientas tecnológicas. La verdadera transformación requiere repensar los flujos de trabajo, capacitar a los equipos y cambiar la mentalidad colectiva del departamento.
Además, si automatizamos sin cuidado, corremos el riesgo de crear una experiencia del empleado fría e impersonal. Nunca se debe automatizar una conversación compasiva. El objetivo es utilizar la tecnología para manejar las tareas transaccionales y así las personas tengan más tiempo para interacciones significativas y empáticas, especialmente en momentos delicados como problemas de desempeño o crisis personales.
Por último, los modelos de IA aprenden de los datos que les proporcionamos. Si los datos históricos de contratación o promoción contienen sesgos ocultos, la IA puede, sin querer, perpetuarlos o incluso amplificarlos a gran escala. Es fundamental elegir socios de IA éticos y mantener la supervisión humana.
La clave es un enfoque centrado en las personas. Mantenga a las personas en el centro de la transformación y utilice la tecnología para potenciar, no sustituir, el toque humano en RR.HH.
Cómo lograr victorias rápidas con IA
Para liberar capacidad estratégica, recomiendo a los equipos comenzar con tareas de alto volumen, bajo juicio y basadas en reglas. Estas victorias rápidas ofrecen un retorno inmediato de inversión al recuperar tiempo.
Mis cuatro casos de uso principales para victorias rápidas serían:
- Preguntas de empleados de nivel 1: Esta es la oportunidad más sencilla. Una base de conocimientos potenciada por IA o un chatbot responde preguntas frecuentes sobre políticas, nóminas y beneficios, brindando alivio inmediato al equipo de RR.HH. y ofreciendo a los empleados respuestas instantáneas.
- Flujos de trabajo de incorporación y salida: Son procesos complejos que involucran a múltiples partes interesadas (TI, nómina, gerente de contratación). Automatizar listas de verificación, notificaciones y trámites garantiza una experiencia constante, conforme y superior para todos los implicados.
- Generación y gestión de documentos: Piense en cartas de oferta, cartas de verificación de empleo y acuses de recibo de políticas. Automatizar la creación, firma y archivo de estos documentos elimina una carga administrativa significativa y reduce errores.
- Agregación de datos para informes de cumplimiento: Recopilar y dar formato manualmente a los datos para informes como el EEO-1 o Planes de Acción Afirmativa es tedioso y propenso a errores. La automatización se encarga de la agregación de datos, permitiendo que RR.HH. se concentre en analizar resultados y desarrollar planes de acción.
Automatizar estas tareas fundamentales sienta las bases de la excelencia operativa, otorgando credibilidad a RR.HH. y la capacidad de asumir un rol más estratégico.
Por qué la adopción de IA depende más del comportamiento que de la tecnología
Investigaciones en 2026 han demostrado que la adopción de IA tiene menos que ver con la tecnología y más con el comportamiento, la confianza y el rediseño de la manera en que se realiza el trabajo. Me ha sorprendido cuánto obliga la IA a los líderes a revisar sus propias suposiciones sobre el control.
Los mejores resultados se logran cuando los líderes dejan de intentar adaptar la IA al proceso antiguo y, en cambio, rediseñan el proceso en torno a lo que humanos y máquinas hacen mejor. Para mí, eso significa que la IA no es solo una capa de productividad, sino que es una disciplina de liderazgo que requiere mayor claridad sobre los flujos de trabajo, la responsabilidad y dónde el juicio humano aún es esencial.
Cómo desarrollar la alfabetización y preparación en IA en los equipos de RR.HH.
Como profesional de RR.HH. y ahora emprendedor de tecnología en RR.HH., he reflexionado extensamente sobre lo que significa estar “preparado para la IA.” La mayoría de las conversaciones sobre IA se centran en herramientas, automatización y disrupción, pero no lo suficiente en las personas.
Como líderes de RR.HH. y de negocio, sabemos que la transformación no sucede simplemente al implementar nueva tecnología. Sucede cuando las personas se involucran, confían en el proceso y se sienten capacitadas para prosperar.
La IA avanza más rápido de lo que la mayoría de las organizaciones puede adaptarse. Sin embargo, la mayor brecha no es técnica, sino cultural y humana. RR.HH. ya no es solo una función, ahora es una brújula estratégica que guía la integración de la IA en la cultura, el diseño del trabajo y los modelos de talento.
Somos guardianes de la confianza, la equidad y la inclusión en las decisiones impulsadas por IA — desde algoritmos de contratación hasta la gestión del desempeño. Ninguno de nosotros construyó nuestras organizaciones para servir a la tecnología, ¡las creamos para servir a las personas!
¿El reto? La preparación organizacional.
En nuestra reciente gira "Preparados o no para la IA", visitamos cinco ciudades de EE. UU. y conversamos personalmente con líderes de RR.HH. y de negocio. Más del 70% de estos líderes señalaron obstáculos fundamentales como la calidad de los datos, problemas de integración y procesos heredados como las barreras más grandes para transformar ideas de IA en impacto real.
Además, casi todos admitieron que carecen de suficiente conocimiento sobre IA, lo que subraya una gran necesidad de capacitación y transparencia en la función de RR.HH.
Este es un momento crucial para Recursos Humanos (RRHH). A medida que las organizaciones pasan de la experimentación a la ejecución de la IA, los líderes de RRHH no solo deben impulsar la adopción, sino también lograr resultados comerciales medibles — contratación más rápida, compromiso más inteligente y mejor retención — con herramientas impulsadas por IA.
Sin embargo, el camino rara vez es sencillo: la resistencia cultural, las brechas de habilidades y la falta de casos de uso claros suelen frenar el progreso.
¿Qué pueden hacer los equipos de RRHH para acelerar la preparación para la IA y obtener resultados?
- Invertir en educación y mejora de habilidades: Fomentar la alfabetización en IA en todo el equipo de RRHH y empoderar a los primeros adoptantes para compartir historias de éxito.
- Priorizar la idoneidad de los datos y el conocimiento: Datos limpios y conectados son la base de cualquier iniciativa exitosa de IA.
- Fomentar una cultura de experimentación y transparencia: Involucrar a los empleados en el proceso, abordar las inquietudes abiertamente y celebrar los logros rápidos para generar confianza.
- Alinear los proyectos de IA con las prioridades del negocio: Centrarse en casos de uso que resuelvan problemas reales, como automatizar la selección de personal, personalizar el aprendizaje o mejorar la retención, en lugar de perseguir modas tecnológicas.
Cómo los flujos de trabajo agénticos transforman las estrategias de RRHH con IA
La IA agéntica impulsará la tecnología de RRHH en 2026, pasando de herramientas inteligentes a compañeros digitales semiautónomos que los líderes de RRHH deben contratar, incorporar, gobernar y medir como parte de la plantilla.
Estamos más cerca de lo que se piensa de lograr flujos de trabajo agénticos acotados y bien definidos. Aún estamos lejos de una función de RRHH totalmente autónoma y creíble.
La función de RRHH no puede depender únicamente de agentes. Nuestra labor es demasiado matizada para automatizar gran parte de lo que hacemos en RRHH — recuerda, la "R" en "RRHH" sigue siendo "Recursos" y la "H" es "Humanos".
Los agentes sobresalen en tareas repetitivas, basadas en reglas y de múltiples pasos, como el enrutamiento de tickets, responder preguntas sobre políticas, validar datos y guiar a los empleados a través de procesos. No están preparados — y puede que nunca lo estén por completo — para trabajos que requieren contexto profundo, juicio político, empatía en conflictos o saber leer el "ambiente" cultural.
RRHH es una de las funciones con mayor carga contextual y emocional dentro de una organización. La misma política aplicada a dos personas puede tener consecuencias completamente diferentes dependiendo de la historia, dinámica de poder, equidad y cultura.
Esa sutileza es la razón por la que creemos que la IA agéntica debe quitar cargas de trabajo a los humanos, no reemplazarlos en el proceso. La ‘H’ de RRHH sigue siendo humana—sobre todo cuando están en juego la confianza, la justicia y la dignidad.
RRHH es una de las funciones con mayor carga contextual y emocional dentro de una organización. La misma política aplicada a dos personas puede tener consecuencias completamente diferentes dependiendo de la historia, dinámica de poder, equidad y cultura.
Por qué los líderes de RRHH deben tratar la IA como un desafío de diseño del trabajo
Mi consejo para los líderes de RRHH es dejar de tratar la IA como un proyecto secundario y empezar a verla como un problema de diseño del trabajo. Los ganadores en 2026 serán los equipos que combinen un caso de uso claro con una fuerte gobernanza, y luego rediseñen los flujos de trabajo, los derechos de decisión y los hábitos de los gerentes en torno a ello.
Para los líderes de RRHH: Comiencen en pequeño, pero elijan algo real. Seleccionen un flujo de trabajo doloroso donde la IA pueda eliminar fricciones — como el servicio de RRHH, la incorporación, la recuperación de información o la clasificación de casos — y midan si mejora la velocidad, la calidad y la experiencia del empleado. La adopción de IA aún fracasa cuando los líderes confunden experimentación con transformación, por lo que el objetivo es cambiar la manera en que se realiza el trabajo, no solo agregar una nueva herramienta.
Para todos los líderes: Mi consejo general es liderar con curiosidad, pero también con disciplina. La madurez en IA no depende de cuántas herramientas se adopten; se trata de saber dónde la IA genera valor, dónde implica riesgos y dónde el juicio humano debe seguir presente.
Dicho de manera sencilla: no automatices la disfunción. Corrige el flujo de trabajo, define los límites y utiliza la IA para facilitar el gran trabajo.
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