¿Qué es la administración hotelera de oficinas? Guía completa para oficinas híbridas
El office hoteling es una tendencia creciente a medida que las organizaciones adaptan sus formas de trabajo para apoyar una mayor flexibilidad, eficiencia y colaboración.
Implementar el hoteling puede ayudar a utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente y a facilitar horarios híbridos o equipos móviles.
Utiliza esta guía para descubrir cómo el hoteling podría beneficiar a tu organización junto con algunas mejores prácticas para implementarlo.
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¿Qué es el Office Hoteling?
El office hoteling es una estrategia flexible de gestión de espacios de trabajo que permite a los empleados reservar escritorios, oficinas o salas de reuniones según sea necesario, en lugar de tener espacios de trabajo asignados permanentemente.
Este enfoque es común en empresas que emplean modalidades de trabajo flexibles, como el trabajo remoto o modelos híbridos, donde los empleados no necesitan un espacio fijo todos los días.
¿Cómo funciona el Office Hoteling?
Usando una plataforma de reserva en línea como plataformas de gestión de espacios de oficina o software de hoteling, los empleados pueden elegir un espacio de trabajo según sus necesidades y registrarse al llegar.
Algunos sistemas se integran con calendarios y mapas de oficina, permitiendo a los empleados seleccionar espacios cerca de compañeros de equipo o recursos que requieran.
Al llegar, los empleados hacen check-in a través de un kiosco, una aplicación móvil o un código QR para confirmar su reserva.
Al finalizar la reserva, los empleados hacen check-out y el espacio puede ser limpiado antes de la siguiente reserva.
Muchas organizaciones también utilizan los análisis del sistema de hoteling para monitorear el uso del espacio, ajustar la disponibilidad de asientos y mejorar la eficiencia en la oficina.
Además del hoteling "puro", algunas organizaciones implementan un enfoque híbrido. Por ejemplo, solo una parte de los espacios de trabajo puede estar designada para hoteling, o existen zonas específicas para cada departamento en las que los empleados pueden elegir escritorios dentro del área de su equipo.
Beneficios del Office Hoteling
Las organizaciones pueden utilizar el hoteling para usar el espacio de oficina de forma más eficiente y apoyar a los trabajadores remotos e híbridos. Los potenciales beneficios incluyen:
- Optimización del espacio: Reduce la necesidad de contar con grandes instalaciones al permitir que las empresas utilicen el espacio de manera más eficiente. Por supuesto, menos espacio generalmente significa menores costos de alquiler y mantenimiento.
- Flexibilidad: Los empleados pueden elegir dónde trabajar según sus necesidades del día (por ejemplo, áreas tranquilas para trabajo enfocado o espacios colaborativos para reuniones de equipo).
- Fomenta la colaboración: Los empleados de diferentes departamentos o equipos pueden sentarse cerca entre sí en cualquier momento, lo que fomenta la comunicación y colaboración entre áreas.
- Satisfacción del empleado: El hoteling ofrece flexibilidad y autonomía a los empleados para elegir su ambiente de trabajo, lo que puede mejorar la satisfacción laboral y el equilibrio entre la vida personal y profesional.
- Mejores datos sobre uso de oficinas: Las organizaciones pueden rastrear patrones de utilización del espacio y ajustarlos según sea necesario, optimizando la distribución de la oficina para satisfacer mejor las necesidades reales de su fuerza laboral.
- Beneficios medioambientales: Al requerir menos recursos para calefacción, refrigeración y mantenimiento de grandes espacios, las empresas pueden reducir su huella ambiental adoptando el office hoteling.
Tipos de organizaciones que suelen beneficiarse más del office hoteling
Las organizaciones que más se benefician del office hoteling suelen tener plantillas híbridas o en crecimiento. Estas incluyen:
- Empresas híbridas y remote-first: Negocios donde los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina pueden reducir escritorios sin uso y mejorar la eficiencia del espacio.
- Consultorías y servicios profesionales: Empresas cuyos empleados viajan frecuentemente, trabajan con clientes o cambian de equipos se benefician de arreglos de asientos flexibles.
- Startups: Empresas de rápido crecimiento con estructuras de equipo en evolución pueden utilizar el hoteling para escalar su espacio de trabajo sin expandirse innecesariamente en bienes raíces.
- Sedes corporativas y oficinas compartidas: Grandes empresas con varios departamentos o espacios de coworking pueden mejorar la colaboración y optimizar el uso de espacios de oficina.
- Empresas de salud y farmacéuticas: Equipos de ventas de campo, investigadores o especialistas que no requieren un escritorio permanente a diario pueden beneficiarse de espacios flexibles de hoteling.
- Instituciones educativas y de investigación: Universidades, centros de investigación y hubs de innovación pueden utilizar el hoteling para gestionar oficinas compartidas y espacios de colaboración de manera eficiente.
Desafíos del Office Hoteling
Por otro lado, algunos posibles retos del hoteling incluyen:
- Conflictos de reserva: Los empleados pueden tener dificultades para asegurar el espacio de trabajo que prefieren, especialmente durante los días de mayor afluencia a la oficina, lo que genera frustración.
- Pérdida de espacio personal: Los empleados pueden sentirse desconectados o menos cómodos al no contar con un espacio de trabajo dedicado que puedan personalizar. Un usuario de Reddit describió que algunos trabajadores se sienten como 'hijastros desplazados’.
- Acaparamiento de escritorios: Esto sucede cuando los empleados reservan escritorios de forma innecesaria durante períodos prolongados, lo que limita la disponibilidad y reduce la eficiencia en la utilización del espacio.
- Dependencia tecnológica: El sistema hoteling depende en gran medida de los sistemas de reserva y los problemas técnicos pueden interrumpir el proceso.
Hoteling en la oficina versus escritorios compartidos
El hoteling de oficina permite a los empleados reservar escritorios o espacios con anticipación, ofreciendo previsibilidad y una mejor gestión del espacio mediante un sistema de reservas.
El sistema de escritorios compartidos (hot desking), en cambio, funciona por orden de llegada, con empleados que eligen los escritorios disponibles al llegar, lo que ofrece mayor espontaneidad pero menos estructura.
El hoteling es más adecuado para visitas planificadas a la oficina, mientras que los escritorios compartidos funcionan para jornadas laborales flexibles y no planificadas.
Puedes leer más en nuestro artículo sobre hoteling vs escritorios compartidos.
¿Cómo saber si el hoteling de oficina es adecuado para tu empresa?
Como se mencionó, la mayoría de las organizaciones pueden beneficiarse del hoteling en algún nivel. Aquí tienes algunas señales a las que debes prestar atención:
1. Composición de la plantilla
- Plantilla híbrida o remota: Si una parte significativa de tu plantilla es remota o híbrida, implementar el hoteling puede ayudarte a aprovechar el espacio de manera más eficiente.
- Empleados móviles o viajeros: Si tu equipo viaja con frecuencia por trabajo, el hoteling de oficina puede proporcionar espacios de trabajo temporales para cuando visiten la oficina.
2. Utilización del espacio de oficina
- Espacio infrautilizado: Si notas que tu oficina tiene muchos escritorios o salas de reuniones vacías durante el día, especialmente ahora que el trabajo híbrido o remoto es más común, el hoteling puede ayudarte a maximizar el uso del espacio disponible.
- Costos inmobiliarios: Si estás pagando por grandes espacios de oficina pero notas que no se utilizan completamente, el hoteling puede reducir el espacio necesario, disminuyendo los costos generales sin comprometer la productividad de los empleados.
3. Necesidades de flexibilidad
- Cambios en el tamaño o ubicación de los equipos: Si tu empresa está creciendo rápidamente o en proceso de reorganización frecuente, el hoteling puede ofrecer la flexibilidad necesaria para escalar sin comprometerse a contratos de alquiler a largo plazo o a reconfiguraciones permanentes de los puestos de trabajo.
- Trabajo por proyectos: Los equipos que se forman y disuelven según proyectos específicos pueden beneficiarse del hoteling, porque pueden reservar espacios según la necesidad, fomentando la colaboración y reduciendo la necesidad de asientos permanentes.
4. Preferencias de los empleados
- Deseo de flexibilidad: Si tus empleados han expresado interés en modalidades de trabajo flexibles, el hoteling puede fomentar esto permitiéndoles elegir dónde quieren trabajar cuando acuden a la oficina.
- Cultura de trabajo colaborativa: Si la colaboración entre departamentos o equipos es esencial, el hoteling facilita la interacción transversal permitiendo que los empleados reserven espacios junto a sus colegas o equipos de proyecto.
5. Complejidad en la gestión del espacio
- Múltiples ubicaciones de oficinas: Si tu empresa opera en varias ubicaciones, el hoteling de oficinas puede ayudar a estandarizar el proceso de gestión de espacios en distintos sitios, proporcionando una experiencia consistente para los empleados sin importar dónde trabajen.
- Reserva de salas de reuniones y recursos: El hoteling de oficinas suele integrarse con otros sistemas de reservas, como las herramientas de programación de salas de reuniones y el soporte para la gestión de recursos (por ejemplo, monitores, proyectores). Si tu proceso actual para gestionar estos recursos es complejo o ineficiente, el hoteling puede simplificarlo.
Mejores prácticas para el hoteling de oficinas
¿Recuerdas los desafíos mencionados anteriormente? El hoteling puede ser muy beneficioso, pero requiere una gestión cuidadosa del espacio de oficinas.
Sigue estas mejores prácticas para ayudarte a evitarlos y aprovechar al máximo los beneficios del hoteling en tu organización.
1. Planifica según las necesidades de los empleados
- Comprende los patrones de trabajo: Realiza encuestas o entrevistas para evaluar cómo prefieren trabajar los empleados (remoto, híbrido o presencial) y adapta el hoteling para cubrir esas necesidades, ofreciendo opciones variadas de espacios de trabajo (zonas tranquilas, áreas colaborativas, etc.).
- Segmenta la oficina: Designa áreas específicas para diferentes tipos de trabajo (por ejemplo, espacios de colaboración, puestos individuales). Esto asegura que los empleados puedan encontrar fácilmente espacios adecuados según sus tareas diarias.
2. Crea políticas y directrices claras
- Define reglas de reserva: Establece reglas claras como cuánta anticipación se requiere para reservar espacios, límites de reservas, procedimientos de cancelación, y políticas de limpieza y de objetos personales.
- Establece límites de tiempo: Anima a los empleados a reservar únicamente por las horas o días necesarios, evitando la apropiación de escritorios. Implementar un límite de tiempo para el uso de estaciones de trabajo puede fomentar el acceso equitativo a los espacios compartidos.
- Gestión de ausencias: Establece un protocolo para manejar los casos de ausencia, como liberar automáticamente los escritorios desocupados después de un período determinado.
3. Proporciona las comodidades adecuadas
- Mobiliario ergonómico: Asegúrate de que las estaciones de trabajo tengan mobiliario cómodo y ajustable. Los "trabajadores flotantes" deben tener el mismo nivel de apoyo ergonómico que aquellos con escritorios permanentes.
- Tecnología estandarizada: Equipa todos los espacios de hoteling con equipos estandarizados como monitores, estaciones de acoplamiento, enchufes, etc.
- Almacenamiento personal: Ofrece casilleros o soluciones de almacenamiento donde los empleados puedan guardar de manera segura objetos personales y materiales de trabajo cuando no estén en la oficina.
4. Ofrece opciones flexibles de espacios de trabajo
- Espacios variados: Las oficinas modernas proporcionan una combinación de ambientes de trabajo, como escritorios abiertos, oficinas privadas, áreas colaborativas y zonas de silencio. Esto asegura que los empleados encuentren el entorno adecuado para las tareas específicas.
- Salas de reuniones híbridas: Asegúrate de que las salas de reuniones dispongan de videoconferencia y otras herramientas para colaborar, de modo que puedan celebrarse reuniones híbridas con miembros presenciales y remotos.
5. Monitorea y optimiza la utilización del espacio
- Rastrear datos de uso: Utiliza los análisis proporcionados por las tecnologías de oficina para rastrear la utilización de los espacios de trabajo e identificar tendencias, como áreas infrautilizadas o horas de máxima ocupación.
- Administrador de oficina: Asigna un administrador de oficina que controle quién realmente ocupa su lugar frente a quienes solo lo reservan, lo cual ha ayudado a mejorar la disponibilidad.
- Ajustar el diseño según la demanda: Con base en los datos de uso, reconfigura la disposición de la oficina para satisfacer la demanda, añadiendo más espacios de colaboración o zonas silenciosas según sea necesario.
- Analizar los ahorros de costos: Analiza periódicamente los beneficios financieros del hoteling, como la reducción de costos inmobiliarios y el ahorro energético, para evaluar el éxito del programa.
- Recopilar retroalimentación regularmente: Utiliza encuestas o grupos focales para medir la satisfacción de los empleados con el sistema de hoteling.
Cómo Elegir Una Solución De Office Hoteling
Como se mencionó, el hoteling depende de tecnología de oficina especializada para funcionar de manera eficiente. A continuación, algunos factores clave a considerar al elegir la mejor solución para tus necesidades:
- Facilidad de uso: Busca una plataforma con una interfaz simple e intuitiva que permita a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros espacios fácilmente y sin confusión.
- Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que la solución se integre con tu software actual, como calendarios, aplicaciones de RR. HH., herramientas de comunicación y software de gestión de espacios de oficina. Busca soluciones como Deskfound que soporten inicio de sesión único (SSO) y otras medidas de seguridad para alinearse con tu infraestructura de TI.
- Accesibilidad móvil: Elige una solución que permita el acceso desde dispositivos móviles, posibilitando a los empleados reservar espacios y comprobar la disponibilidad en tiempo real mientras se desplazan.
- Gestión de espacios en tiempo real: El sistema debe ofrecer información en tiempo real sobre la disponibilidad de escritorios y la ocupación de la oficina, permitiendo así una mejor optimización y seguimiento de los espacios. Por ejemplo, OfficeSpace dispone de herramientas útiles para gestionar la distribución de la oficina, optimizar la ocupación y analizar los datos de utilización.
- Personalización: Considera soluciones que se puedan adaptar a las necesidades específicas de tu empresa, como designar zonas para equipos, soportar escritorios fijos y flexibles, o permitir reservas recurrentes. La función de vecindarios de Eden es un buen ejemplo de esto.
- Análisis y reportes: Es conveniente que la solución ofrezca informes detallados sobre el uso del espacio, lo cual te ayudará a tomar decisiones basadas en datos para optimizar la planificación del espacio de oficina, incluyendo el formato y la asignación de recursos.
Soporte del proveedor y escalabilidad: Lee reseñas y consulta tu red de contactos para elegir un proveedor con un buen servicio de atención al cliente y una solución que pueda escalar conforme tu empresa crezca o cambien sus necesidades de espacio de trabajo.
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