¿Qué es la Hotelización de Oficinas? Guía Completa para Espacios de Trabajo Híbridos
El office hoteling es una tendencia en crecimiento ya que las organizaciones adaptan sus formas de trabajar para favorecer una mayor flexibilidad, eficiencia y colaboración.
Implementar el hoteling puede ayudar a utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente y respaldar horarios híbridos o equipos móviles.
Utiliza esta guía para descubrir cómo el hoteling podría beneficiar a tu organización junto con algunas mejores prácticas para implementarlo.
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¿Qué es el Office Hoteling?
El office hoteling es una estrategia flexible de gestión de espacios de trabajo que permite a los empleados reservar escritorios, oficinas o salas de reuniones según sea necesario, en lugar de contar con puestos de trabajo asignados permanentemente.
Este enfoque es común en empresas que utilizan arreglos de trabajo flexibles, como el trabajo remoto o modelos híbridos, donde los empleados no necesitan un espacio dedicado cada día.
¿Cómo funciona el Office Hoteling?
Utilizando una plataforma de reservas en línea como las plataformas de gestión de espacios de oficina o software de hoteling, los empleados pueden seleccionar un espacio de trabajo según sus necesidades y registrarse al llegar.
Algunos sistemas se integran con calendarios y mapas de la oficina, lo que permite a los empleados seleccionar espacios cerca de compañeros o recursos que necesitan.
Al llegar, los empleados se registran a través de un quiosco, una aplicación móvil o un código QR para confirmar su reserva.
Al finalizar la reserva, los empleados se dan de baja y el espacio de trabajo puede limpiarse antes de la siguiente reserva.
Muchas organizaciones también usan la analítica proporcionada por el sistema de hoteling para monitorear el uso del espacio, ajustar la disponibilidad de asientos y mejorar la eficiencia de la oficina.
Además del hoteling ‘puro’, algunas organizaciones implementan un enfoque híbrido. Por ejemplo, solo una parte de los espacios de trabajo podría estar designada para hoteling, o bien existen zonas específicas para cada departamento donde los empleados eligen escritorios dentro del área de su equipo.
Beneficios del Office Hoteling
Las organizaciones pueden usar el hoteling para gestionar el espacio de oficina de manera más eficiente y respaldar a trabajadores remotos e híbridos. Los posibles beneficios incluyen:
- Optimización del espacio: Reduce la necesidad de una oficina de gran tamaño al permitir a las empresas utilizar el espacio de manera más eficiente. Por supuesto, menos espacio suele significar menores costes de alquiler y mantenimiento.
- Flexibilidad: Los empleados pueden elegir dónde trabajar según sus necesidades del día (por ejemplo, áreas tranquilas para trabajo concentrado o espacios colaborativos para reuniones de equipo).
- Fomenta la colaboración: Los empleados de diferentes departamentos o equipos pueden sentarse cerca unos de otros en cualquier día, propiciando la comunicación y colaboración interdisciplinar.
- Satisfacción del empleado: El hoteling brinda flexibilidad y autonomía para que los empleados elijan su entorno de trabajo, lo que puede mejorar la satisfacción laboral y el equilibrio entre vida personal y trabajo.
- Mejores datos sobre el uso de la oficina: Las organizaciones pueden rastrear patrones de utilización del espacio y ajustarse en consecuencia, optimizando la distribución de la oficina para satisfacer mejor las necesidades reales de su fuerza laboral.
- Beneficios medioambientales: Al requerir menos recursos para calefacción, refrigeración y mantenimiento de grandes espacios, las empresas pueden reducir su huella ambiental adoptando el office hoteling.
Tipos de organizaciones que suelen beneficiarse más del office hoteling
Las organizaciones que más se benefician del office hoteling suelen tener fuerzas laborales híbridas o en crecimiento. Entre ellas se incluyen:
- Empresas híbridas y orientadas al trabajo remoto: Negocios donde los empleados dividen su tiempo entre la oficina y el hogar pueden reducir escritorios desocupados y mejorar la eficiencia del espacio.
- Consultorías y servicios profesionales: Firmas con empleados que viajan frecuentemente, trabajan con clientes o cambian de equipo se benefician de la disposición flexible de los asientos.
- Startups: Empresas de rápido crecimiento con estructuras de equipo en evolución pueden utilizar el hoteling para ampliar su espacio de trabajo sin recurrir a una expansión inmobiliaria innecesaria.
- Sedes corporativas y oficinas compartidas: Las grandes empresas con múltiples departamentos o espacios de coworking pueden mejorar la colaboración y optimizar el uso del espacio de oficina.
- Compañías de salud y farmacéuticas: Equipos de ventas de campo, investigadores o especialistas que no necesitan un escritorio fijo todos los días pueden beneficiarse de espacios flexibles de hoteling.
- Instituciones educativas y de investigación: Universidades, centros de investigación y hubs de innovación pueden utilizar hoteling para gestionar oficinas compartidas y espacios colaborativos de manera eficiente.
Desafíos del Office Hoteling
Por otro lado, algunos desafíos potenciales del hoteling incluyen:
- Conflictos de reserva: Los empleados pueden tener dificultades para asegurar su espacio de trabajo preferido, especialmente en días pico de oficina, lo que genera frustración.
- Pérdida de espacio personal: Los empleados pueden sentirse desconectados o menos cómodos sin un espacio de trabajo dedicado a personalizar. Un usuario de Reddit describió a los trabajadores sintiéndose como 'hijos adoptivos fuera de lugar'.
- Acaparamiento de escritorios: Esto sucede cuando los empleados reservan escritorios innecesariamente por períodos prolongados, limitando la disponibilidad y reduciendo la eficiencia en la utilización del espacio.
- Dependencia de la tecnología: El hoteling depende en gran medida de sistemas de reserva y los problemas técnicos pueden interrumpir el proceso.
Hoteling de oficina versus hot desking
El hoteling de oficina permite a los empleados reservar escritorios o espacios con antelación, proporcionando previsibilidad y mejor gestión del espacio mediante un sistema de reservas.
El hot desking, por otro lado, funciona por orden de llegada, con los empleados eligiendo los escritorios disponibles al llegar, ofreciendo mayor espontaneidad pero menos estructura.
El hoteling es más adecuado para visitas planificadas a la oficina, mientras que el hot desking funciona para jornadas laborales flexibles o no planificadas.
Puedes leer más en nuestro artículo sobre hoteling vs hot desking.
¿Cómo saber si el hoteling de oficina es adecuado para tu empresa?
Como mencionamos, la mayoría de las organizaciones pueden aprovechar el hoteling en algún nivel. Aquí hay algunas señales a las que estar atento:
1. Composición de la plantilla
- Plantilla híbrida o remota: Si una parte importante de tu equipo trabaja de forma remota o híbrida, implementar hoteling puede ayudarte a aprovechar al máximo el espacio disponible.
- Empleados móviles o que viajan: Si tu equipo viaja frecuentemente por trabajo, el hoteling de oficina puede ofrecer espacios temporales para cuando visiten la oficina.
2. Utilización del espacio de oficina
- Espacio infrautilizado: Si notas que tu oficina tiene muchos escritorios o salas de reuniones vacíos durante el día, especialmente con el aumento del trabajo híbrido o remoto, el hoteling de oficina puede ayudarte a maximizar el uso del espacio disponible.
- Costos de bienes raíces: Si pagas por grandes espacios de oficina pero observas que no se utilizan completamente, el hoteling puede reducir la huella inmobiliaria, disminuyendo los costos generales sin comprometer la productividad de los empleados.
3. Necesidades de flexibilidad
- Cambios en el tamaño o ubicación de los equipos: Si tu empresa está creciendo rápidamente o atravesando reorganizaciones frecuentes, el hoteling de oficina puede ofrecer la flexibilidad necesaria para escalar sin comprometerse a contratos a largo plazo o tener que reconfigurar puestos de trabajo permanentes.
- Trabajo por proyectos: Los equipos que se forman y disuelven según proyectos específicos pueden beneficiarse del hoteling, ya que pueden reservar espacios según sus necesidades, fomentando la colaboración y reduciendo la necesidad de asientos permanentes.
4. Preferencias de los empleados
- Deseo de flexibilidad: Si tus empleados han mostrado interés en esquemas de trabajo flexibles, el hoteling de oficina puede apoyar esto al permitirles elegir dónde trabajar cuando acuden a la oficina.
- Cultura laboral colaborativa: Si la colaboración entre departamentos o equipos es esencial, el hoteling de oficina puede fomentar la interacción entre áreas al permitir que los empleados reserven espacios cerca de colegas o equipos de proyecto.
5. Complejidad en la gestión del espacio
- Múltiples ubicaciones de oficina: Si tu empresa opera en varias ubicaciones, el hoteling de oficinas puede ayudar a estandarizar el proceso de gestión de espacios en los distintos sitios, proporcionando una experiencia consistente a los empleados sin importar dónde trabajen.
- Reserva de salas de reuniones y recursos: El hoteling de oficinas suele integrarse con otros sistemas de reservas, como herramientas de programación de salas de reuniones y soporte para la gestión de recursos (por ejemplo, monitores, proyectores). Si tu proceso actual de gestión de estos recursos es complejo o ineficiente, el hoteling puede simplificarlo.
Mejores prácticas para el hoteling de oficinas
¿Recuerdas los desafíos mencionados anteriormente? El hoteling puede ser una gran solución, pero requiere una gestión del espacio de oficina planificada cuidadosamente.
Sigue estas mejores prácticas para ayudarte a evitarlos y aprovechar al máximo los beneficios del hoteling en tu organización.
1. Planifica según las necesidades de los empleados
- Comprende los patrones de trabajo: Realiza encuestas o entrevistas para evaluar cómo prefieren trabajar los empleados (remoto, híbrido o en la oficina) y adapta el hoteling para satisfacer esas necesidades ofreciendo diferentes opciones de espacios (zonas silenciosas, áreas colaborativas, etc.).
- Segmenta la oficina: Destina áreas específicas para distintos tipos de trabajo (por ejemplo, espacios de colaboración, puestos individuales). Esto asegura que los empleados puedan encontrar fácilmente el espacio adecuado según sus tareas diarias.
2. Crea políticas y directrices claras
- Define las reglas de reserva: Establece reglas claras, como con cuánta antelación se pueden reservar los espacios, límites de reservas, procedimientos de cancelación y políticas sobre limpieza y objetos personales.
- Asigna límites de tiempo: Motiva a los empleados a reservar solo por las horas o días que necesitan, para evitar la acumulación de escritorios. Implementar un límite de tiempo para el uso de los puestos fomenta el acceso equitativo a los espacios compartidos.
- Gestión de ausencias sin aviso: Establece un protocolo para gestionar las ausencias, como liberar automáticamente los escritorios no ocupados después de un periodo determinado.
3. Proporciona servicios y comodidades adecuados
- Mobiliario ergonómico: Asegúrate de que los puestos de trabajo estén equipados con mobiliario cómodo y ajustable. Los trabajadores “flotantes” deben tener el mismo nivel de soporte ergonómico que quienes tienen escritorios fijos.
- Tecnología estandarizada: Equipa todos los espacios de hoteling con tecnología estandarizada como monitores, estaciones de acoplamiento, tomas de corriente, etc.
- Almacenamiento personal: Ofrece opciones de almacenamiento o lockers donde los empleados puedan guardar de forma segura objetos personales y materiales de trabajo cuando no estén en la oficina.
4. Ofrece opciones de espacio flexibles
- Espacios variados: Las oficinas modernas ofrecen una variedad de entornos de trabajo, como escritorios abiertos, oficinas privadas, áreas colaborativas y zonas silenciosas. Esto permite que los empleados encuentren el ambiente adecuado para cada tarea específica.
- Salas de reuniones híbridas: Asegura que las salas de reuniones estén equipadas con videoconferencia y otras herramientas de colaboración para apoyar reuniones híbridas entre miembros en la oficina y remotos.
5. Monitorea y optimiza la utilización del espacio
- Supervisa los datos de uso: Utiliza la analítica proporcionada por las tecnologías de oficina para monitorear la utilización del espacio de trabajo e identificar tendencias, como áreas infrautilizadas o picos de ocupación.
- Administración de oficina: Designa a un administrador de oficina que haga seguimiento de quién realmente ocupa su puesto frente a quienes solo lo reservan, lo que ha ayudado a mejorar la disponibilidad.
- Ajusta la distribución según la demanda: Basándote en los datos de uso, reconfigura los espacios de la oficina para satisfacer la demanda, agregando más espacios de colaboración o zonas silenciosas según sea necesario.
- Analiza el ahorro de costos: Analiza regularmente los beneficios financieros del hoteling, como la reducción de costos inmobiliarios y el ahorro de energía, para evaluar el éxito del programa.
- Recoge retroalimentación de forma regular: Utiliza encuestas o grupos focales para medir la satisfacción de los empleados con el sistema de hoteling.
Cómo Elegir Una Solución De Hoteling Para Oficinas
Como se mencionó, el hoteling depende de tecnología de oficina especializada para funcionar de manera eficiente. Aquí tienes algunos factores clave a considerar al elegir la mejor solución para tus necesidades:
- Facilidad de uso: Busca una plataforma con una interfaz sencilla e intuitiva que permita a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros espacios sin confusiones.
- Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que la solución se integre con tu software actual, como calendarios, aplicaciones de RR.HH., herramientas de comunicación y software de gestión de espacios de oficina. Busca soluciones como Deskfound que admitan inicio de sesión único (SSO) y otras medidas de seguridad para alinearse con tu infraestructura de TI.
- Acceso móvil: Elige una solución que permita el acceso desde dispositivos móviles, para que los empleados puedan reservar espacios y consultar la disponibilidad en tiempo real desde cualquier lugar.
- Gestión del espacio en tiempo real: El sistema debe ofrecer información en tiempo real sobre la disponibilidad de escritorios y la ocupación de la oficina, permitiendo una mejor optimización y seguimiento del espacio. Por ejemplo, OfficeSpace cuenta con herramientas útiles para gestionar distribuciones de oficina, optimizar la ocupación y realizar un seguimiento del uso.
- Personalización: Considera soluciones que puedan adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa, como designar zonas para equipos, permitir escritorios fijos y flexibles, u ofrecer reservas recurrentes. La funcionalidad de vecindarios de Eden es un buen ejemplo de ello.
- Analítica e informes: Es útil que la solución proporcione informes detallados sobre el uso de los espacios, lo que te ayudará a tomar decisiones basadas en datos para optimizar la planificación de espacios de oficina, incluida la formateación y la asignación de recursos.
Soporte del proveedor y escalabilidad: Lee reseñas y consulta en tu red para elegir un proveedor con buen soporte al cliente y una solución que pueda escalar conforme tu empresa crezca o cambien las necesidades de espacio de trabajo.
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