¿Pensando en una intranet para empleados? Lee esto primero
Así que estás pensando en una intranet, o quizás ya tienes una pero no está funcionando para ti.
Si se utiliza correctamente, las soluciones de intranet para empleados pueden ser un recurso valioso, generando eficiencias y mejorando la experiencia del empleado.
Aquí cubriremos:
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- Qué es una intranet para empleados
- Cómo asegurar que los empleados usen tu intranet
- Ejemplos de intranets para empleados
Vamos a profundizar.
¿Qué es una intranet para empleados?
Una intranet para empleados es una red cerrada donde los empleados de una empresa pueden comunicarse internamente y compartir noticias, documentos y políticas.
Son especialmente populares entre organizaciones grandes y distribuidas internacionalmente para compartir información y mejorar la comunicación empresarial en un espacio de trabajo mayormente digital.
La comunicación interna se facilita a través de un punto central donde los empleados pueden intercambiar ideas y compartir recursos. Sin embargo, el desafío de las intranets es que a menudo quedan ‘olvidadas en el desván’, como la pobre señorita Havisham.
Las altas tasas de abandono se deben a que muchas intranets están plagadas de problemas como información duplicada e interfaces desordenadas. Como explica Dhiraj Sharma:
Con el tiempo, el sistema [de intranet] se convierte en un vertedero de contenido—uno que ningún empleado quiere revisar porque, como un cajón desastre, no tiene sentido, lógica ni valor. Lo que debería ser un recurso accesible y centralizado se transforma en una avalancha indeseada de información. Tu personal termina por abandonarlo para buscar respuestas, más fácilmente, en otra parte.”
Cómo asegurar que los empleados usen tu intranet
El 24% de las empresas no están satisfechas con la interfaz de usuario de su intranet, y el 15% considera que su herramienta de búsqueda es inadecuada. Evidentemente, muchas intranets presentan una buena cantidad de problemas.
La clave para lograr una implementación exitosa y el uso de una intranet para empleados es identificar los obstáculos antes de la implementación y abordarlos desde el principio.
A continuación, algunas formas de asegurar la adopción por parte de los empleados de la intranet de tu empresa.
1. Enfócate en mejorar la experiencia del usuario (UX)
Mejorar la experiencia del usuario (UX, por sus siglas en inglés) es la manera más efectiva de aumentar el compromiso de los empleados con tu intranet. Cuando intentas mejorar la UX, tu objetivo debe ser diseñar una solución con una curva de aprendizaje sencilla.
La UX es diferente de la UI (interfaz de usuario), pero están muy vinculadas entre sí. Una UI limpia y coherente mejora la UX porque facilita la navegación y permite al usuario encontrar rápidamente el contenido que busca.
Como ocurre con cualquier aplicación web, el objetivo es que los usuarios lleguen a donde desean en el menor número de clics posible. Esto significa dedicar tiempo a investigar sobre tus usuarios y planificar una arquitectura de la información adecuada que organice las páginas y secciones en una jerarquía lógica.
2. Da el ejemplo utilizando la intranet a nivel directivo
La falta de uso de la intranet a nivel gerencial puede afectar negativamente la adopción por parte del resto de los empleados. Cuando los directivos no interactúan en la intranet ni comparten actualizaciones con frecuencia, los empleados se muestran menos entusiasmados por usar ese recurso.
Permitir que los responsables de departamento se encarguen de mantener los sistemas de la intranet puede ser una excelente solución.
Por ejemplo, el responsable de RR.HH. debería ser quien mantenga la sección de recursos humanos de la intranet. Puede subir una política de beneficios actualizada, procesos de incorporación para nuevos empleados, preguntas frecuentes u otras novedades relacionadas con RR.HH. en el sistema de intranet.
3. Utiliza diferentes formatos de contenido
Las intranets pueden utilizarse para fomentar el compromiso de los empleados generando interés en las noticias y eventos de la empresa. También pueden implementarse para recopilar comentarios a través de funciones interactivas como encuestas.
Utilizar diferentes formas de contenido "animará" (por decirlo de alguna manera) la experiencia del usuario y conducirá a mayores niveles de compromiso. Es un coste de bienestar para los empleados que se paga solo al mantener al personal informado diariamente.
4. Usa métricas para optimizar
El software moderno de intranet para empleados debería permitirte medir la participación en el contenido que publicas, para que puedas seguir optimizándolo en el tiempo—igual que lo harías con tu sitio web o redes sociales.
Implementa un software de monitoreo de empleados para rastrear los clics de los usuarios en la página principal y en las páginas clave de destino. Esto identificará los enlaces y llamadas a la acción más efectivos, permitiéndote priorizar el contenido crítico y optimizar el compromiso de los usuarios. Si no lo haces, resultará en una mala experiencia de usuario y tasas de conversión más bajas.
Pero, más allá de observar métricas, también puedes pedir retroalimentación a los empleados al final de una sesión usando preguntas como “¿encontraste lo que buscabas hoy?” y “¿Qué tan fácil fue encontrar lo que buscabas?”
También es una buena práctica distribuir contenido según la relevancia. Aunque los empleados suelen ser curiosos, optimizar el feed de noticias del empleado para que sea relevante lo mantiene libre de desorden. Para asegurar esto, comprueba si tu intranet ofrece la función de distribuir el contenido solo a un grupo específico de empleados.
Ejemplos de intranet para empleados
A estas alturas espero que ya tengas una idea de cómo es una buena intranet empresarial. Para ayudar, aquí tienes un par de ejemplos de intranets empresariales bien implementadas.
1. DBS Bank
DBS Bank ganó el premio a la Mejor Intranet Moderna del año en diciembre de 2021, así que ¿qué mejor ejemplo para usar?
Lo mejor de este sistema es que permite a los empleados acceder a la intranet a través de múltiples canales, incluyendo:
- OneBot Asistente Virtual: una interfaz conversacional para realizar tareas y consultas.
- DBS Search: una función que permite a los empleados buscar entre el contenido y los datos de la empresa.
- OneMobile: una interfaz móvil para el sistema de intranet de la empresa.
La intranet brinda a los empleados un entorno digital integral para prosperar, con tres plataformas que se centran en diferentes aspectos de la experiencia del empleado:
- F3W (El Futuro del Trabajo, el Lugar de Trabajo y la Fuerza Laboral): Un foro sobre el futuro del trabajo
- iHealth app: Un recurso de bienestar para los empleados de DBS
- Life@DBS: La propia red social de la empresa donde los empleados pueden conectar y construir relaciones fuera del trabajo
La intranet de DBS también es un excelente ejemplo de una plataforma liderada por los empleados. DBS anima a los usuarios a calificar el sistema y hacer sugerencias, y el EJC (Employee Journey Council) busca identificar las áreas que necesitan mejoras para optimizar la experiencia del usuario.
DBS es un gran ejemplo de una intranet bien implementada porque brinda a los empleados una experiencia agradable, acceso multicanal y una experiencia personalizada que fomenta la cultura de DBS en un entorno digital de trabajo.
2. 3M Go
3M, un conglomerado industrial multinacional con sede en EE. UU., tenía una intranet terriblemente diseñada con una interfaz recargada que los empleados realmente nunca usaron. Era una colección desordenada de enlaces y sistemas de intranets para otras sucursales de 3M.
El diseño ofrecía una mala experiencia de usuario porque era muy complicado para los empleados navegar en ella. Les costaba mucho encontrar el contenido que necesitaban.
Al reconocer esto, la empresa 3M transformó su sistema heredado de intranet en una plataforma atractiva que era fácil de usar y ofrecía a los empleados un conjunto de funciones más adecuado. Ahora los empleados accedían a un sistema que les permitía realizar tareas sin perder demasiado tiempo en la navegación.
3M Go tiene un diseño atractivo con un feed de noticias personalizado en la página de inicio. El nuevo diseño ayudó a 3M a mejorar el compromiso y la productividad de sus empleados.
Tras el ejercicio de rediseño, 3M Go ocupó el primer lugar en la lista de las 10 Mejores Intranets de Nielsen Norman Group de 2019.
Crear una propia vs soluciones listas para usar
Cuando consideras una intranet tienes dos opciones: crear una propia o adquirir una solución llave en mano.
Las intranets de Microsoft Sharepoint son fáciles de crear, pero carecen de funcionalidad. Crear una solución de intranet desde cero significa que puedes personalizarla completamente a tu gusto, pero puede llevar tiempo y resultar costoso. Por ejemplo, aunque las intranets personalizadas pueden tener aplicaciones móviles, requieren una gran cantidad de trabajo de desarrollo.
También es posible que necesites contratar a un especialista interno o externalizar la ayuda para el mantenimiento y soporte de una intranet hecha a medida. Además, mientras que las intranets personalizadas para empresas requieren una formación extensa, los sistemas de intranet prediseñados normalmente requieren una capacitación mínima.
No dejes que tu intranet de empleados caiga en el olvido
Las intranets para empleados son un recurso valioso; no permitas que pasen desapercibidas. Si tu sistema de intranet ha sido ignorado durante un tiempo, nunca es tarde para retomarlo y comenzar a utilizarlo de nuevo.
Una intranet para empleados con un sistema de gestión de contenido robusto te ayudará a trasladar la cultura de tu empresa al entorno digital. Podrás compartir actualizaciones bajo demanda y ejecutar tus procesos y flujos de trabajo empresariales de manera fluida.
Si deseas implementar un nuevo sistema de intranet, considera una solución prediseñada en lugar de crear un sistema desde cero.
Mira esto: Cómo construir una verdadera empresa centrada en los empleados
