¿Pensando en una intranet para empleados? Lee esto primero
Así que estás pensando en implementar una intranet, o tal vez ya tienes una pero no te está funcionando.
Si se utiliza correctamente, las soluciones de intranet para empleados pueden ser un recurso valioso, creando eficiencias y mejorando la experiencia del empleado.
¿Qué es una intranet para empleados?
Una intranet para empleados es una red cerrada donde los empleados de una empresa pueden comunicarse internamente y compartir noticias, documentos y políticas.
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Son especialmente populares entre organizaciones grandes y distribuidas internacionalmente para compartir información y mejorar la comunicación de la empresa en un espacio de trabajo mayormente digital.
La comunicación interna se facilita mediante un punto único para que los empleados intercambien ideas y compartan recursos. Sin embargo, el desafío de las intranets es que a menudo se dejan 'en el desván', como la pobre Miss Havisham.
Las tasas de abandono elevadas tienen su raíz en el hecho de que muchas intranets están plagadas de problemas como información duplicada e interfaces desordenadas. Como explica Dhiraj Sharma:
Con el tiempo, el sistema [intranet] se convierte en un vertedero de contenido; ninguno de los empleados quiere buscar entre ello porque, como un cajón de trastos, no tiene orden, sentido ni valor. Lo que debería ser una tienda única y accesible se transforma en una avalancha de información no deseada. Al final, tu personal la abandona para buscar respuestas, más fácilmente, en otra parte.”
Cómo asegurarse de que los empleados usen tu intranet
El 24% de las empresas no está satisfecho con la interfaz de usuario de su intranet, y el 15% considera que su herramienta de búsqueda es inadecuada. Evidentemente, muchas intranets presentan una buena cantidad de problemas.
La clave para garantizar la implementación y el uso exitoso de una intranet de empleados es identificar los obstáculos antes de la implementación y abordarlos desde el principio.
A continuación, se presentan algunas maneras de lograr la aceptación de los empleados de la intranet de tu empresa.
1. Enfócate en mejorar la experiencia de usuario (UX)
Mejorar la experiencia de usuario (UX) es la forma más eficaz de aumentar el compromiso de los empleados con tu intranet. Al intentar mejorar la UX, tu objetivo debe ser diseñar una solución con una curva de aprendizaje suave.
UX es diferente de UI (interfaz de usuario), aunque están estrechamente vinculados. Una UI limpia y coherente mejora la UX porque facilita la navegación y permite al usuario encontrar rápidamente el contenido que busca.
Como en cualquier aplicación web, el objetivo es que los usuarios lleguen a donde quieren ir en la menor cantidad de clics posible. Esto significa que debes dedicar tiempo a investigar a tus usuarios y planificar una arquitectura de la información adecuada que organice páginas y secciones en una jerarquía lógica.
2. Da ejemplo usando la intranet desde el nivel ejecutivo
La falta de uso de las intranets en el nivel directivo puede afectar negativamente la aceptación de los empleados. Cuando los ejecutivos no interactúan en la intranet ni comparten actualizaciones con frecuencia, los empleados se muestran menos entusiasmados por utilizar ese recurso.
Permitir que los responsables de departamento se encarguen del mantenimiento de los sistemas de intranet puede ser una excelente solución.
Por ejemplo, un gerente de RR. HH. debe ser responsable de mantener la sección de RR. HH. en la intranet. Puede publicar la política de beneficios actualizada, procesos de incorporación para nuevos empleados, preguntas frecuentes u otras actualizaciones relacionadas con los recursos humanos en el sistema de intranet.
3. Utiliza diferentes formatos de contenido
Las intranets pueden emplearse para fomentar el compromiso de los empleados generando entusiasmo por las novedades y eventos de la empresa. También se pueden utilizar para recopilar opiniones a través de funciones interactivas como encuestas.
Utilizar distintos tipos de contenido le dará más "sabor" (por describirlo de alguna manera) a la experiencia del usuario y aumentará los niveles de participación. Es un coste de bienestar para empleados que se amortiza al mantener al personal informado diariamente.
4. Usa métricas para optimizar
El software moderno de intranet para empleados debería permitir medir la participación en el contenido que publicas, para que puedas seguir optimizándolo según avanzas, igual que harías con tu sitio web o tus redes sociales.
Implementa software de monitoreo de empleados para rastrear los clics de usuario en la página de inicio y las páginas clave de destino. Esto identificará los enlaces y llamadas a la acción más efectivas, permitiéndote priorizar el contenido crítico y optimizar la interacción del usuario. No hacerlo resultará en experiencias deficientes para el usuario y una disminución en las tasas de conversión.
Pero, más allá de analizar métricas, también puedes pedir retroalimentación a los empleados al final de una sesión utilizando preguntas como “¿Encontraste lo que buscabas hoy?” y “¿Qué tan fácil fue encontrar lo que buscabas?”
También es buena práctica distribuir contenido según la relevancia. Aunque los empleados suelen ser curiosos, optimizar el feed de noticias para cada empleado según la relevancia lo mantiene libre de desorden. Para garantizar esto, revisa si tu intranet ofrece la función de distribuir contenido solo a un grupo específico de empleados.
Ejemplos de intranets para empleados
Ya espero que tengas una idea de cómo debería verse una buena intranet corporativa. Para ayudarte, aquí tienes un par de ejemplos de intranets de empresa bien desarrolladas.
1. DBS Bank
DBS Bank ganó el premio a la Intranet Moderna del Año en diciembre de 2021, así que ¿qué mejor ejemplo podemos usar?
La ventaja de este sistema es que permite a los empleados acceder a la intranet a través de múltiples canales, incluyendo:
- OneBot Asistente Virtual: una interfaz conversacional para realizar tareas y responder consultas.
- DBS Search: una función que permite a los empleados buscar en el contenido y los datos de la empresa.
- OneMobile: una interfaz móvil para el sistema de intranet de la empresa.
La intranet ofrece a los empleados un entorno digital integral para prosperar, con tres plataformas que se enfocan en diferentes aspectos de la experiencia del empleado:
- F3W (Futuro del Trabajo, Lugar de Trabajo y Personal): Un foro sobre el futuro del trabajo
- iHealth app: Un recurso de bienestar para los empleados de DBS
- Life@DBS: La red social propia de la empresa donde los empleados pueden conectar y construir relaciones fuera del trabajo
La intranet de DBS es también un excelente ejemplo de una plataforma impulsada por los empleados. DBS anima a los usuarios a calificar el sistema y hacer sugerencias, y el EJC (Employee Journey Council) trata de encontrar brechas que necesitan mejorarse para optimizar la experiencia de usuario.
DBS es un gran ejemplo de cómo hacer bien una intranet porque proporciona a los empleados una experiencia agradable, acceso multicanal y una experiencia personalizada que fomenta la cultura de DBS en un entorno digital de trabajo.
2. 3M Go
3M, un conglomerado industrial multinacional con sede en EE. UU., tenía una intranet diseñada de manera deficiente con una interfaz saturada que realmente nunca era utilizada por los empleados. Era una recopilación desordenada de enlaces y sistemas de intranet para otras sucursales de 3M.
El diseño ofrecía una experiencia de usuario pobre porque resultaba difícil para los empleados navegar en ella. Les costaba mucho encontrar el contenido que necesitaban.
Al darse cuenta de esto, la empresa 3M transformó su antiguo sistema de intranet en una plataforma atractiva visualmente, fácil de usar y que ofrecía un conjunto de características mucho más adecuado. Los empleados ahora tienen acceso a un sistema con el que pueden realizar sus tareas sin perder mucho tiempo en la navegación.
3M Go tiene un diseño atractivo con un feed de noticias personalizado en su página de inicio. El nuevo diseño ayudó a 3M a mejorar la participación y la productividad entre sus empleados.
Tras esta renovación de diseño, 3M Go se llevó el puesto número uno en la Lista de las 10 Mejores Intranets de Nielsen Norman Group 2019.
Crea tu propia intranet vs. solución predefinida
Cuando consideras una intranet tienes dos opciones: crear la tuya propia o adquirir una solución llave en mano.
Las intranets de Microsoft Sharepoint son sencillas de crear, pero carecen de funcionalidad. Crear una solución de intranet desde cero te permite personalizarla completamente a tu gusto, pero puede llevar tiempo y ser costoso. Por ejemplo, aunque las intranets personalizadas pueden tener aplicaciones móviles, requieren bastante trabajo de desarrollo.
Puede que también necesites contratar un especialista interno o externalizar el soporte y mantenimiento para una intranet personalizada. Además, mientras que las intranets corporativas a medida requieren capacitación intensiva, los sistemas de intranet pre-hechos típicamente requieren una capacitación mínima.
No dejes que tu intranet de empleados se convierta en un adorno olvidado
Los portales internos para empleados son un recurso valioso; no dejes que queden infrautilizados. Si tu sistema de intranet ha sido pasado por alto durante un tiempo, nunca es tarde para retomar lo que queda y comenzar nuevamente a utilizar la intranet.
Un portal interno para empleados con un sistema de gestión de contenidos sólido te ayudará a llevar la cultura de tu empresa al entorno digital. Podrás compartir actualizaciones a demanda y ejecutar tus procesos de negocio y flujos de trabajo sin inconvenientes.
Si deseas implementar un nuevo sistema de intranet, considera una solución predefinida en lugar de crear un sistema desde cero.
Échale un vistazo: Cómo construir una verdadera empresa centrada en el empleado
