Cómo usar elia para que los días en la oficina merezcan el desplazamiento

Has establecido los días, la gente viene, pero la oficina sigue pareciendo una ciudad fantasma. Y las cifras de asistencia están bien en el informe, pero de alguna manera no está funcionando. El espacio simplemente se siente… muerto.

Considera los costes, eso sí: ir a la oficina le cuesta a tu equipo bastante dinero (alrededor de 55 $ al día) cuando tienes en cuenta el desplazamiento y la comida, frente a los 18 $ en casa. Es mucho dinero para sentarse en una videollamada junto a personas con las que apenas interactúas, especialmente si tu equipo real solo está allí en días diferentes.

Gensler descubrió que socializar en el trabajo casi se ha duplicado desde la pandemia, lo que en cierto modo lo dice todo. Así que cuando el equipo de alguien no está presente, básicamente está pagando por estar solo en un espacio de oficina ruidoso.

Así que este es el trabajo real una vez establecido el mandato: conseguir que las personas adecuadas estén presentes los mismos días, de forma intencionada. Se puede solucionar. Así es como hacerlo, con elia.

Si elia es una novedad para ti, es una plataforma de operaciones del lugar de trabajo para reservar escritorios y salas, registrar la entrada de visitantes y ayudar a los equipos híbridos a coordinar sus días en la oficina y ver cómo se utiliza el espacio.

  En resumen

1. La coincidencia importa más que el número de personas. El mismo 60 % de asistencia puede corresponder a un equipo completo o a una planta llena de casi desconocidos.
2. Deja que cada equipo elija uno o dos días ancla en lugar de seguir una norma general establecida por la empresa.
3. Facilita que las personas vean quién viene y reserven un escritorio junto a esa persona.
4. Diseña el espacio para que, cuando la gente venga, lo pase bien, y después sigue ajustándolo con los datos de ocupación (anónimos).

  Paso 1: Cuenta la coincidencia

Las cifras de asistencia no te dicen si alguien trabajó realmente con otras personas en la oficina. Imagina un equipo de 10 personas con un mandato de tres días. El mismo equipo, la misma asistencia semanal del 60 % en ambos casos. Observa qué ocurre cuando coordinas sus días:

	Cada persona elige sus propios días	El equipo establece de martes a jueves
Asistencia semanal	60%	60%
Días en los que está todo el equipo junto	aproximadamente 1	3
Cómo se siente el día	trabajar a solas, pero con desplazamiento	un auténtico día de equipo

El informe no puede distinguir estos dos casos, pero tus empleados sí. Y quienes siguen desplazándose para sentarse solos en un espacio tranquilo… bueno, suelen ser tus empleados más comprometidos, hasta que dejan de estarlo.

Paso 2: Elige los días ancla de forma intencionada

La mayoría de los equipos opta por una norma general: todos vienen el martes y el miércoles. Es fácil, pero acaba siendo un caos: esos dos días están abarrotados, el resto de la semana permanece tranquilo y los equipos que funcionarían mejor otros días se ven obligados a adaptarse a los tuyos.

Permitir que cada equipo elija su propio día ancla es una opción mucho mejor. Unas sencillas reglas para evitar que se descontrole:

1. Elige uno o dos días fijos, no un objetivo cambiante. La previsibilidad gana a la astucia. La gente organiza en torno a ellos el cuidado de los hijos y sus desplazamientos.
2. Organízalos en torno a trabajos que realmente necesiten una sala. Planificación, revisiones, incorporación de una nueva persona, no colaboración en abstracto.
3. Permite que los equipos sean diferentes. El miércoles de marketing y el martes y jueves de los actuarios pueden coexistir perfectamente.
4. Escalónalos. Si todos los equipos acaban el miércoles, acabas de crear un nuevo problema: 300 personas y 200 escritorios.

Dos días bien elegidos harán que un equipo se sienta mucho más unido que cuatro días dispersos, y son mucho más fáciles de aceptar.

Paso 3: Facilita ver quién viene

Nada de esto funciona si coordinar un día resulta complicado. Si requiere más trabajo que quedarse en casa, la gente se queda en casa.

En elia, puedes ver quién ya tiene previsto venir un día determinado y reservar un escritorio justo a su lado. Reserva tu sitio, incorpora a un compañero y listo. Acabáis juntos en lugar de estar en extremos opuestos de la planta.

Una aseguradora nacional con la que trabajamos impulsó mucho esta iniciativa después de una fusión. Antes solo iban a la oficina un día a la semana y tenían una proporción de 1:3 entre escritorios y empleados, lo que dejaba mucho espacio sin utilizar y hacía que la gente se sintiera bastante aislada. Cuando pudieron ver quién iba a venir, reservar escritorios en grupo y mantener espacio en su propia planta, la oficina empezó a llenarse en los lugares adecuados. El mismo edificio, los mismos escritorios, pero mucho más tiempo de equipo.

Paso 4: Crea un espacio que la gente use

Conseguir que entren las personas adecuadas es solo la mitad del trabajo. El espacio tiene que funcionar una vez que llegan, y ahí es donde las buenas intenciones pueden salir mal.

La misma aseguradora es un ejemplo perfecto. Cuando rediseñaron la oficina, optaron por los habituales asientos blandos, sofás y rincones de descanso, y esperaron a que la gente se acercara a esas zonas. Pero casi nadie lo hizo. Y resultó que los empleados se sentían incómodos si los sorprendían descansando en el sofá porque parecía que estaban holgazaneando. Quién lo diría.

Por eso acabaron eliminando las zonas de descanso y sustituyéndolas por escritorios normales, salas de reuniones cerradas y cabinas telefónicas para todas las llamadas y el trabajo concentrado. Ahora esas cabinas telefónicas son, con diferencia, los espacios más disputados del edificio.

Lo que realmente justifica el espacio que ocupa:

1. Escritorios cerca de tu equipo. Esa es la razón por la que vinieron en primer lugar.
2. Salas cerradas y cabinas telefónicas. Para las llamadas y el trabajo concentrado que todavía ocupan la mitad del día de todos.
3. Una planta adicional de reserva. Para que un miércoles abarrotado nunca deje a alguien sin asiento.

Esto es lo que dijo la directora de Recursos Humanos de ROBIC después de implementarla:

"¡A los miembros de nuestro equipo les encanta la plataforma elia y la adoptaron inmediatamente tras su lanzamiento! La plataforma está muy bien diseñada; todas las funcionalidades son fáciles de usar, sin necesidad de formación. Algunas funcionalidades también han ayudado a aumentar la asistencia a la oficina y las interacciones presenciales. Por eso, ¡recomiendo encarecidamente elia a cualquier empresa!"

Catherine Chouinard, directora de Recursos Humanos, ROBIC

Paso 5: Observa lo que ocurre

No acertarás con los días ancla ni con la distribución a la primera, y no pasa nada. Las prioridades cambiarán, los equipos crecerán y una planta que funcionaba en primavera de repente parecerá inadecuada en otoño. Cuando todo esté en marcha, presta atención a tres cosas:

• Zonas de alta y baja actividad. ¿La tercera planta está desierta todos los jueves? Cambia el día del equipo.
• Demanda de cabinas. ¿Siempre están llenas? Añade un par.
• Ausencias. Si los escritorios reservados permanecen vacíos, tus datos son ficticios. Libera automáticamente un escritorio no reclamado después de 15 a 20 minutos y el sistema se corrige solo.

Los sensores de elia leen todo esto de forma anónima y por espacio, para que obtengas la presencia real, no solo quién reservó qué. Esa es la diferencia entre adivinar y saber: puedes ver qué días ancla funcionaron, qué espacios justifican el lugar que ocupan y qué cambiar antes de la próxima conversación sobre el contrato de arrendamiento, en lugar de después.

Por dónde empezar

Esta semana, hazte solo una pregunta: ¿tus equipos están realmente presentes los mismos días o alcanzan la cifra en días diferentes? Normalmente lo notarás antes de poder medirlo. Las plantas que parecen ocupadas pero carecen de actividad uniforme son la señal.

A partir de ahí, solo se trata de ayudar a cada equipo a elegir un día ancla, facilitarles ver quién está presente y sentarse juntos, y ofrecerles un espacio que justifique el desplazamiento. Si consigues eso, la asistencia se mantiene en gran medida por sí sola, porque la gente sigue volviendo cuando está allí su equipo. Y si prefieres no gestionarlo todo con una hoja de cálculo, para eso está diseñada elia.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un día ancla?

Uno o dos días fijos a la semana en los que todo un equipo acude junto, elegidos en función del trabajo que se beneficia de una sala compartida: planificación, revisiones, incorporación de personal. La clave está en dejar que los equipos elijan los suyos en lugar de imponer un día para toda la empresa.

Ya imponemos dos días. ¿Por qué la moral sigue igual de baja?

Probablemente vuestros días no coinciden. La gente cumple con el número de días en jornadas dispersas, por lo que el edificio se llena, pero no están presentes los compañeros concretos que cada persona necesita. Conseguir que los equipos compartan días es mejor que añadir otro día obligatorio.

¿No se trata simplemente de obligar a la gente a socializar?

No. Se trata de que el desplazamiento merezca la pena. Si alguien gasta $55 y una hora en desplazarse, lo mínimo que le debes es una planta donde esté su equipo. Lo que haga durante el día depende de esa persona.

¿No parecerá que "ver quién está" es espiar?

Es justo al contrario. Se trata de que las personas consulten quién de su propio equipo está presente para poder planificar coincidir, no de que los responsables auditen la asistencia. Los análisis de ocupación son anónimos y contabilizan espacios, no nombres.

¿Funciona esto si ya hemos reducido el número de escritorios?

Es precisamente entonces cuando resulta rentable. Una proporción ajustada de escritorios junto con días no coordinados provoca picos abarrotados y valles vacíos. Los días ancla suavizan las fluctuaciones, y una planta libre significa que un miércoles completo nunca dejará a nadie sin sitio.