Cómo Microkeeper simplifica las nóminas para empresas de hostelería y comercio

La gestión de nóminas en los sectores de la hostelería y el comercio rara vez consiste en una tarea administrativa quincenal; es una conciliación semanal de horas variables, personal eventual y a tiempo parcial, complementos por horarios especiales y una rotación constante de empleados. Microkeeper, una plataforma australiana integral para la gestión de personal que incluye recursos humanos, planificación de turnos, hojas de horas y nóminas, se basa en una idea central para estos sectores: mantener la planificación de turnos, la hoja de horas y el procesamiento de nóminas utilizando los mismos datos, en lugar de tratarse de tres procesos independientes que deben coordinarse manualmente en cada ciclo de nómina.

Por qué la gestión de nóminas es más difícil en la hostelería y el comercio

Hay varios factores que hacen que la gestión de nóminas en estos sectores sea realmente más compleja que en una empresa con personal asalariado fijo:

• Una elevada proporción de empleados eventuales y a tiempo parcial, que a menudo trabajan distintas horas cada semana.
• Complementos y recargos que cambian en función del día, la hora y, en ocasiones, del turno específico trabajado.
• Una elevada rotación de personal, especialmente en la hostelería, lo que significa que las incorporaciones y las bajas son habituales, no excepcionales.
• Un salario directamente vinculado a lo que realmente se ha planificado y trabajado cada semana, en lugar de un salario fijo que apenas cambia de un ciclo de nómina a otro.

Nada de esto es inusual en el sector; es simplemente la naturaleza del trabajo. Sin embargo, significa que los procesos de nómina diseñados para empresas con personal asalariado y horarios fijos tienden a fallar rápidamente en la hostelería y el comercio. Un proceso basado en hojas de cálculo, o una configuración en la que la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas se gestionan en herramientas diferentes, funciona bien con un pequeño grupo de empleados con horarios fijos, pero empieza a fallar en cuanto las horas varían realmente de una semana a otra y los complementos dependen exactamente de cuándo se realizó un turno. Las empresas que lo gestionan bien no son las que tienen el equipo de nóminas más grande; son aquellas cuyos sistemas no obligan a realizar una conciliación manual entre la planificación de turnos, la hoja de horas y el pago cada semana, que es precisamente la brecha que Microkeeper está diseñado para cerrar al mantener los tres elementos en una sola plataforma.

El trabajo que hay que realizar y cómo Microkeeper gestiona cada paso

Si dejamos de lado el software, el trabajo en sí es el mismo en todas partes: las horas trabajadas deben convertirse en un procesamiento de nómina preciso y conforme a la normativa, siempre a tiempo. En la hostelería y el comercio concretamente, este trabajo se divide en varios pasos recurrentes, y Microkeeper está diseñado para eliminar las transferencias manuales entre ellos.

1. Crear la planificación de turnos de la semana. Los turnos se planifican una sola vez en Microkeeper, teniendo en cuenta el horario comercial, la disponibilidad del personal eventual y la demanda, y esa misma planificación se convierte en la base de todo lo que viene después.
2. Registrar las horas realmente trabajadas. Las hojas de horas se crean a partir del turno planificado, en lugar de empezar desde cero, por lo que, cuando las horas varían, alguien termina antes o un empleado cubre un turno adicional, esa variación queda visible y no es necesario contrastarla manualmente con una planificación independiente.
3. Aplicar las condiciones salariales correctas. Microkeeper no incluye de serie una biblioteca de interpretación preconfigurada de convenios. En su lugar, las condiciones salariales, incluidos los complementos, recargos y asignaciones, se configuran para adaptarse al convenio específico o al acuerdo empresarial durante la puesta en marcha. Para las empresas con condiciones salariales bien definidas, esto significa que, una vez configurada, la tarifa correcta se aplica automáticamente a los turnos correspondientes, en lugar de calcularse manualmente para cada turno.
4. Obtener la aprobación de las horas sin tener que perseguir a nadie. Como la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas se encuentran en una sola plataforma, las aprobaciones se envían automáticamente a la persona adecuada, algo especialmente importante cuando hay varios establecimientos o tiendas y un responsable puede estar aprobando las horas de empleados a los que no ve a diario.
5. Procesar las nóminas a partir de las horas aprobadas y calculadas correctamente. Como las hojas de horas y las nóminas forman parte de la misma plataforma Microkeeper, no es necesario realizar una conciliación independiente posteriormente: se pagan las horas aprobadas.
6. Incorporar rápidamente a los nuevos empleados y tramitar las bajas. Un nuevo empleado se configura una sola vez en Microkeeper y queda disponible inmediatamente en la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas, sin necesidad de realizar una configuración independiente en un segundo sistema, algo importante dado que esto ocurre con frecuencia en estos sectores.

Cuando este proceso falla en las empresas que no utilizan una plataforma de este tipo, casi siempre lo hace en las lagunas entre estos pasos, no en un paso concreto. Una planificación de turnos creada en un sistema, las hojas de horas registradas en una hoja de cálculo y las nóminas procesadas en una tercera herramienta implican que cada transferencia requiere una conciliación manual y supone una oportunidad para pagar algo incorrectamente. El enfoque de Microkeeper consiste en eliminar estas transferencias en lugar de hacer que cada paso individual sea más rápido, ya que una hoja de cálculo más rápida sigue siendo una hoja de cálculo que alguien tiene que conciliar con otros dos sistemas.

Las aportaciones a la jubilación se gestionan automáticamente

Payday Super se procesa automáticamente a través de Beam como parte del proceso estándar de ejecución de nóminas de Microkeeper, lo que es importante en sectores con un gran volumen de empleados eventuales y a tiempo parcial, donde las obligaciones de aportaciones a la jubilación pueden convertirse fácilmente en una tarea manual que se pasa por alto.

Consejos prácticos para gestionar las nóminas en hostelería y comercio minorista con Microkeeper

7. Configura las condiciones salariales correctamente una sola vez, en lugar de corregirlas turno a turno. El tiempo dedicado a configurar correctamente de antemano en Microkeeper los complementos por horario y las asignaciones se amortiza todas las semanas.
8. Concilia el cuadrante con la hoja de horas antes de ejecutar la nómina, no después. Corregir una discrepancia antes de procesar la nómina es mucho más sencillo que corregir el pago posteriormente.
9. Establece un proceso uniforme para las nuevas incorporaciones. Con una alta rotación, un proceso de incorporación incoherente es donde los errores y los retrasos se acumulan más rápidamente, incluso cuando la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas están en un mismo sistema.
10. Revisa las condiciones salariales en Microkeeper siempre que cambien las tarifas del convenio o los acuerdos de empresa. Una configuración que era correcta el año pasado no seguirá siéndolo por sí sola.
11. Utiliza flujos de aprobación en lugar de realizar seguimientos manuales, especialmente en varios establecimientos o tiendas, donde un gerente puede estar aprobando las horas de empleados a los que no ve a diario.

Preguntas frecuentes

¿Microkeeper aplica automáticamente las tarifas del convenio para hostelería y comercio minorista?

Las condiciones salariales, incluidos los complementos por horario, los recargos y las asignaciones, se configuran para adaptarse a tu convenio o acuerdo de empresa específico, en lugar de aplicarse desde una biblioteca de convenios prediseñada. Una vez configurada, la tarifa correcta se aplica automáticamente a los turnos correspondientes.

¿Con qué rapidez se puede añadir y asignar turnos a un nuevo empleado eventual?

Una nueva incorporación se configura una sola vez en Microkeeper y, a continuación, está disponible de inmediato para la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas, sin necesidad de configurarla por separado en cada área.

¿La planificación de turnos debe coincidir exactamente con las hojas de horas para que funcione la nómina?

No. Las hojas de horas se elaboran a partir del turno planificado, pero las variaciones, las salidas anticipadas, las horas adicionales y los comienzos tardíos se registran y son visibles, sin necesidad de que coincidan exactamente.

¿Payday Super se gestiona automáticamente?

Sí. Payday Super se procesa automáticamente a través de Beam como parte del proceso estándar de ejecución de nóminas en Microkeeper.

¿Es adecuado para una sola cafetería o una pequeña tienda minorista, o solo para empresas grandes con varios establecimientos?

El mismo proceso subyacente se aplica en Microkeeper independientemente del tamaño. Un solo establecimiento se beneficia de la misma conexión entre la planificación de turnos y las nóminas que una cadena minorista con varios establecimientos, aunque el tiempo ahorrado aumenta según el número de empleados y la complejidad de la planificación de turnos.

Preguntas frecuentes

¿Microkeeper aplica automáticamente las tarifas del convenio para hostelería y comercio minorista?

Las condiciones salariales, incluidos los complementos por horario, los recargos y las asignaciones, se configuran para adaptarse a tu convenio o acuerdo de empresa específico, en lugar de aplicarse desde una biblioteca de convenios prediseñada. Una vez configurada, la tarifa correcta se aplica automáticamente a los turnos correspondientes.

¿Con qué rapidez se puede añadir y asignar turnos a un nuevo empleado eventual?

Una nueva incorporación se configura una sola vez en Microkeeper y, a continuación, está disponible de inmediato para la planificación de turnos, las hojas de horas y las nóminas, sin necesidad de configurarla por separado en cada área.

¿La planificación de turnos debe coincidir exactamente con las hojas de horas para que la nómina funcione?

No. Las hojas de horas se elaboran a partir del turno planificado, pero las variaciones, las salidas anticipadas, las horas adicionales y los inicios tardíos se registran y quedan visibles, sin necesidad de que coincidan exactamente.

¿Payday Super se gestiona automáticamente?

Sí. Payday Super se procesa automáticamente a través de Beam como parte del proceso estándar de ejecución de nóminas en Microkeeper.

¿Es adecuado para una sola cafetería o una pequeña tienda minorista, o solo para empresas más grandes con varios establecimientos?

El mismo proceso subyacente se aplica a cualquier tamaño en Microkeeper. Un solo establecimiento se beneficia de la misma conexión entre la planificación de turnos y la nómina que una cadena minorista con varios establecimientos, aunque el tiempo ahorrado aumenta en función del número de empleados y de la complejidad de la planificación de turnos.

El plan Standard de Microkeeper, que incluye RR. HH., planificación de turnos, hojas de horas y nóminas, empieza en $6/usuario/mes.