La Razón para un Nuevo Manual del Empleado (Y Qué Incluir)
El manual del empleado es una herramienta crucial en tu kit de incorporación de empleados.
Debe proporcionar una orientación y guía claras para los empleados en relación con los valores fundamentales de tu organización, la misión, la cultura empresarial y las políticas y procedimientos del lugar de trabajo.
Sin embargo, no es necesario incluir todo el listado completo de políticas y procedimientos en el paquete de orientación para que los nuevos empleados lo lean en su primer día. ¡De hecho, es una forma segura de abrumarlos!
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Para crear una experiencia positiva para los nuevos empleados, pedirles que lean un documento extenso y seco no es el mejor enfoque.
En este artículo, veremos:
- Dos tipos de manuales del empleado
- Qué debe incluir tu manual del empleado para nuevas incorporaciones
- Ejemplos de manuales del empleado
- Avisos legales sobre los manuales del empleado
Dos tipos de manuales del empleado
Muchos profesionales de recursos humanos recomiendan tener dos tipos de manuales del empleado:
- Un documento condensado que aborde los elementos esenciales que los nuevos empleados deben conocer para familiarizarse con la empresa, y
- Un documento más completo que pueda consultarse durante toda la trayectoria del empleado en la organización.
Para los nuevos empleados, sugiero proporcionar un manual del empleado más conciso antes de que comiencen. Este debe ofrecerles una visión general de la cultura de la empresa, el ambiente laboral, las principales políticas, y cualquier otra información que facilite su proceso de incorporación.
Un manual del empleado compacto es perfecto para incluirlo como parte de tu paquete de pre-incorporación, la comunicación que deberías tener con cada nuevo empleado antes de su fecha de inicio.
Si alguna vez has realizado un curso de onboarding, sabes que los nuevos empleados pueden sentirse fácilmente abrumados, así que evitar la sobrecarga de información en esta parte crucial del ciclo laboral es fundamental. Sin embargo, los empleados igualmente necesitarán un manual mucho más detallado en cuanto a los temas específicos.
Tu manual del empleado completo debe incluir un conjunto exhaustivo de políticas, actuando como documento de referencia para los empleados durante toda su estancia en la organización.
Esto no solo es útil para los empleados, también puede protegerte de reclamaciones de discriminación o trato injusto.
¿Qué debe incluir tu manual del empleado para nuevas incorporaciones?
Si bien no hay un enfoque correcto o incorrecto para esto—debes determinar qué tiene más sentido para tu organización—hay buenas prácticas que podemos analizar.
El objetivo de un manual del empleado para nuevas incorporaciones es ayudar a aliviar algunas de esas ansiedades que todos sentimos antes de empezar un nuevo trabajo y motivarlos por su nuevo rol.
Piénsalo como un resumen de todo aquello que el nuevo empleado quiere saber, pero que quizá no se atreva a preguntar.
Aquí hay algunos puntos y políticas que te recomiendo incluir:
- Directorio de la empresa o lista de contactos clave: Como mínimo, esto debe incluir instrucciones sobre a quién pueden contactar los empleados en recursos humanos para recibir ayuda con ciertos temas (nómina, beneficios, etc.).
- Un programa de orientación que explique qué esperar el primer día, la primera semana y posteriormente. No se trata de un desglose minuto a minuto, pero les da a los nuevos empleados una idea de qué esperar antes de que comiencen.
- Un organigrama: Esto les dará una idea de cómo funciona la organización, quiénes son los miembros clave del equipo y qué esperar de los compañeros de trabajo.
- Un glosario de jerga y siglas: Cada organización tiene su propio argot y acrónimos que utilizan. Facilita esos primeros días proporcionando algo a lo que puedan recurrir y ponerse al día.
- La declaración de misión y valores centrales de la organización. Puedes profundizar en por qué se eligieron estos valores, en vez de solo listarlos. Esto les da a los nuevos empleados una señal de lo que pueden esperar de la cultura de la empresa.
- Historia y hitos de la empresa: Puedes hacer un resumen rápido de las fechas importantes en la historia de tu organización, como la fecha de fundación, apertura de una nueva oficina, alcanzar cierto nivel de ingresos, o ser reconocidos como uno de los mejores lugares para trabajar.
- Información general de la oficina: Si has regresado a la oficina, debe incluirse información sobre estacionamiento, tarjetas de acceso, códigos de alarma, información de contacto del edificio, etc.
- Un índice para tu manual completo del empleado. Esto es importante porque les brinda a los nuevos empleados una vista previa de otras políticas existentes, para que sepan dónde buscar esa información cuando lo necesiten.
- Políticas básicas de RRHH que tus nuevos empleados esperarán, como detalles sobre horarios de trabajo y jornadas, permisos, bienes de la empresa (computadoras, teléfonos), y políticas relacionadas con el trabajo remoto.
- Detalles sobre el código de vestimenta: Ya sea remoto o presencial, es buena idea informarles qué esperar respecto al código de vestimenta.
- Resumen de los beneficios para empleados: Debe ser más bien una vista general de lo que pueden esperar; los detalles adicionales se pueden proporcionar posteriormente.
En definitiva, depende de ti qué incluir. Sin embargo, estos son los puntos principales que recomiendo cubrir para crear un manual de bienvenida efectivo para nuevos empleados.
Lectura relacionada: ¿Qué es la cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados?
¿Qué información deberías reservar para el manual formal del empleado?
Ahora que hemos repasado los elementos básicos para incluir en tu manual de bienvenida para nuevos empleados, quizá tengas curiosidad sobre qué otra información deberías apartar para una versión más formal y completa.
Para un resumen completo de qué incluir en tu manual, recomiendo revisar las mejores prácticas en nuestra guía definitiva de manuales para empleados para más información. Sin embargo, aquí tienes algunos principios básicos para darte una idea general:
- Una guía detallada sobre cómo funcionan los beneficios para empleados. Puedes detallar el seguro médico, vacaciones (PTO), licencias por enfermedad, licencias parentales y licencias por duelo, así como los requisitos de elegibilidad para cada categoría.
- Un resumen de otros beneficios para empleados que puedas ofrecer y cómo funcionan, como planes de pensión o permisos pagados para servicio de jurado.
- Reglas relativas a gastos de empleados, procesos de aprobación y procedimientos de reembolso.
- Políticas de empleo como código de conducta, seguridad en el trabajo, acoso sexual, control de horarios, medidas disciplinarias, evaluaciones de desempeño, igualdad de oportunidades de empleo y conflicto de intereses.
- ¡Guía de redes sociales! Esto es especialmente importante hoy en día, así que asegúrate de proporcionar a tus nuevos empleados pautas claras sobre cómo representar a tu organización en las redes sociales, para eliminar ambigüedades y reducir confusiones.
- Información sobre salud y seguridad relevante para tu sector, cumpliendo con las leyes locales y federales. En empresas que operan en sectores sensibles a la seguridad, quizá te convenga crear un documento adicional para políticas corporativas específicas de seguridad.
¡Si necesitas ayuda en este aspecto, no te preocupes! Hemos recopilado más de 40 políticas de RRHH, mejores prácticas y ejemplos para que este proceso sea mucho más sencillo.
Ejemplos de manuales para empleados
Si buscas inspiración para tu nuevo manual para empleados, o sobre manuales de empleados en general, aquí tienes algunos a los que puedes echar un vistazo para inspirarte.
Trello
El manual de empleados de Trello (al que se refieren como manual del empleado) es interesante porque:
- Es un caso de Trello "probando su propia medicina" al usar su propio producto para crear un manual del empleado.
- La naturaleza de los tableros de Trello facilita mucho la tarea de ajustar el manual del empleado de forma continua. Las revisiones en un tablero de Trello son mucho más sencillas de seguir en comparación con hacer revisiones en un PDF.
Lo bueno del manual de Trello es que ofrece un desglose de lo que hay que leer en tu primer día, que cubre principalmente políticas de la empresa, incluyendo baja por enfermedad, política de vacaciones y acoso sexual.
Para consultas adicionales, disponen de otros tableros que abarcan beneficios para empleados, seguro médico, reembolsos, PTO, etc. En lugar de tener que hojear páginas, tienes todo ahí delante.
Valve
Este manual de empleados se volvió viral en 2012. No solo por el humor que transmite, sino también porque muestra una organización con una estructura única que, en ese momento, era muy reservada respecto a sus procesos.
Ofrece información sobre lo que deben esperar las nuevas incorporaciones, la cultura de la empresa, las condiciones laborales en Valve, qué esperar de una semana de trabajo, su declaración de misión, revisiones de desempeño, un glosario de jerga y mucho más.
Ten en cuenta que, dado que Valve se financia completamente por sí misma, mantiene una plantilla pequeña y tiene una estructura horizontal, su enfoque probablemente sea muy diferente al de tu empresa, más aún de lo habitual. Lo que les funciona a ellos puede no tener sentido para tu organización.
Aun así, es una guía breve y clara que ayuda a transmitir la misión y visión de la empresa, y cómo trabajan.
Netflix
Este apareció en 2009 y es un manual de empleados muy directo. Mientras que la mayoría de los manuales de empleados más conocidos suelen tener atractivos visuales y humor, el manual de Netflix es claro y directo al grano, tal como su cultura.
Habla sobre sus valores, cómo ven a los ‘brilliant jerks’, por qué son tan insistentes en el alto rendimiento, cómo funciona su política de vacaciones, sus motivos respecto a la compensación laboral, sus intensas condiciones de trabajo y más.
Algo que realmente debo destacar de este manual es lo franco que es. Dice directamente cómo funciona Netflix y deja claro que no es para todo el mundo, y nunca pretende serlo.
Aunque este manual es de 2009, parece que la cultura empresarial no ha cambiado mucho desde entonces.
Así que tenemos tres ejemplos muy diferentes de manuales de empleados.
El manual de Netflix es muy básico, directo y al grano, pero esa es la naturaleza de su cultura. Se sentiría fuera de lugar para ellos incluir visuales agradables y humor.
Compáralo con el manual de Valve: está lleno de lenguaje colorido, humor y visuales, y encaja con su enfoque cultural.
Así que cuando se trate del "cómo" de tu nuevo manual de empleados, considera tu cultura.
Avisos sobre los manuales de empleados
Ahora que hemos echado un vistazo a cómo puede ser un manual de empleados (con algunos ejemplos) y qué debe incluir, quiero comentar algunas cosas que hay que tener en cuenta respecto al manual del empleado.
Por muy útil que pueda ser durante el proceso de integración, tener un manual de empleado de calidad no debería estar en la cima de tu lista de prioridades. Implementar un sistema de compañeros, un plan de 30-60-90 días o utilizar software de reclutamiento para automatizar los flujos de trabajo de onboarding también son cruciales para que las nuevas contrataciones comiencen con buen pie.
El software de reclutamiento con flujos de trabajo de integración puede ayudarte a agilizar tu proceso de contratación al asegurar que las nuevas incorporaciones estén bien informadas y preparadas incluso antes de empezar, complementando el papel del manual de empleado.
Otro aspecto a considerar es que un manual de empleado puede fácilmente convertirse en uno de esos documentos que quedan olvidados en un cajón. Por muy útil que sea la información sobre las políticas de la empresa en estos documentos, tal vez no sean los más emocionantes de leer.
Por eso sugiero que, cuando puedas (y si tiene sentido con la cultura de tu organización), optes por un enfoque más desenfadado y visual cuando sea posible.
Somos criaturas visuales y procesamos las imágenes mucho más rápido que el texto. Con los sistemas de gestión documental, los equipos de RR.HH. pueden gestionar y actualizar fácilmente el contenido de los manuales de empleados y mantener los elementos visuales modernos y actualizados.
Un último punto respecto al manual de empleado.
Un exempleado de Valve (los excéntricos) dijo lo siguiente sobre su manual de empleado:
"Todas las empresas legítimamente auto-organizadas tienen que ‘filtrar’ un manual de empresa oficial no oficial. Tiene que estar hecho con esmero y ser divertido de leer. Los gurús del marketing de desarrollo crean estas producciones para atraer a los nuevos reclutas hacia el embudo de contratación. Los de dentro se ríen de estas cosas."
Ahora bien, puede que esta haya sido solo su experiencia, pero es algo importante a recordar. A lo largo de los años, este tipo de manuales de empleados se han hecho virales y, sinceramente, son excelentes herramientas de marketing.
Pero recuerda mantener el enfoque para que los nuevos empleados obtengan el máximo valor de él.
Si llega a hacerse viral y puede atraer nuevo talento, ¡genial! Pero procura no diseñarlo pensando solo en eso.
Próximos pasos
Con esto, ahora tienes un mejor entendimiento del valor de un manual de empleado para dar la mejor bienvenida a los nuevos integrantes.
De nuevo, quiero enfatizar que no hay una forma correcta o incorrecta de crearlo—cada organización es diferente, cada una con su propio enfoque, fortalezas y retos.
Quizá tengas un antiguo manual de empleado en formato Word que no se ha actualizado en años y que nadie lee. O a lo mejor, ni siquiera tienes uno.
Ahora es un buen momento para empezar uno desde cero o mejorar sobre lo que ya tienes. Para ayudarte y que no sea un dolor de cabeza, recomiendo utilizar algún software de manuales de empleado para ponerte en marcha más rápido.
Para herramientas y tecnología que ayuden a tu organización, aquí tienes nuestra lista de los mejores programas de onboarding para ayudar a agregar más orden a tu proceso de orientación.
Lectura relacionada: Mejores programas CSR para Responsabilidad Social Corporativa
