El Argumento para un Nuevo Manual del Empleado (Y Qué Incluir)
El manual del empleado es una herramienta crucial en tu proceso de inducción de empleados. Debe proporcionar una dirección y orientación claras para los empleados en relación con los valores fundamentales de tu organización, la misión, la cultura empresarial y las políticas y procedimientos del lugar de trabajo.
Sin embargo, no necesitas incluir todo el conjunto de políticas y procedimientos de la empresa en el paquete de orientación para que los nuevos empleados lo lean en su primer día. ¡De hecho, es una forma segura de abrumarlos!
Para crear una experiencia positiva para los nuevos empleados, pedirles que lean un documento largo y monótono no es el mejor enfoque a tomar.
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Dos Tipos de Manuales del Empleado
Muchos profesionales de recursos humanos recomiendan tener dos tipos de manuales del empleado:
- Un documento condensado que cubra los aspectos esenciales que los nuevos empleados deben conocer para familiarizarse con la empresa, y
- Un documento más completo que pueda ser consultado durante el tiempo del empleado en tu organización.
Para los nuevos empleados, sugiero proporcionar un manual del empleado más conciso antes de su incorporación. Debe darles una visión general de la cultura empresarial, el ambiente de trabajo, las principales políticas de la compañía y cualquier otra información que haga que su proceso de integración sea más fluido.
Un manual del empleado resumido es perfecto para incluir como parte de tu paquete de preincorporación, es decir, la comunicación que deberías tener con cada nuevo empleado antes de su fecha de inicio.
Si alguna vez has realizado un curso de incorporación, sabes que los nuevos empleados pueden sentirse fácilmente abrumados, por lo que evitar la sobrecarga de información en esta parte crucial del ciclo de vida del empleado es fundamental. Sin embargo, los empleados igualmente necesitarán un manual que sea mucho más detallado en cuanto a información.
Tu manual completo del empleado debe incluir un conjunto integral de políticas, sirviendo como un documento de referencia para los empleados durante toda su estancia en la organización.
Esto no solo es útil para los empleados, sino que además puede protegerte ante posibles reclamaciones de discriminación o trato injusto.
¿Qué Debería Incluir tu Manual del Empleado para Nuevos Ingresos?
Aunque no hay un enfoque correcto o incorrecto para esto—debes determinar qué es lo que más beneficia a tu organización—existen buenas prácticas que podemos revisar.
El objetivo de un manual del empleado para nuevas incorporaciones es ayudar a aliviar algunas de esas ansiedades que todos sentimos antes de comenzar un nuevo trabajo y motivarlos en su nuevo rol.
Piénsalo como un resumen de todo lo que los nuevos empleados quieren saber, pero tal vez no se atreven a preguntar.
A continuación, algunos puntos y políticas que recomiendo incluir:
- Directorio de la empresa o lista de contactos clave: Como mínimo, esto debe incluir instrucciones sobre a quién pueden contactar los empleados en recursos humanos para obtener ayuda con ciertos temas (nómina, beneficios, etc.).
- Un cronograma de orientación que explique qué esperar el primer día, la primera semana y más adelante. No es un desglose minuto a minuto, pero da a los nuevos empleados una idea de lo que pueden esperar antes de comenzar.
- Un organigrama: Esto les dará una idea de cómo funciona la organización, quiénes son sus compañeros clave de equipo, y qué esperar de sus colegas.
- Un glosario de jerga y siglas: Cada organización tiene su propio lenguaje y siglas que utiliza. Facilita esos primeros días proporcionando algo a lo que puedan recurrir y ponerse al día.
- La declaración de misión y los valores fundamentales de la organización. Puedes profundizar más sobre por qué se eligieron estos valores en lugar de solo listarlos. Esto da a los nuevos empleados una indicación de lo que pueden esperar de la cultura de tu empresa.
- Historia de la empresa y logros importantes: Puedes dar una breve descripción de fechas importantes en la historia de tu organización, como la fecha de fundación, la apertura de una nueva oficina, alcanzar cierto nivel de ingresos, o ser reconocida como uno de los mejores lugares para trabajar.
- Información general de la oficina: Si están de regreso en la oficina, se debe incluir información sobre estacionamiento, tarjetas de acceso, códigos de alarma, y contactos para el edificio.
- Una tabla de contenido para tu manual completo del empleado. Esto es importante porque da a los nuevos empleados una vista previa de otras políticas existentes, para que sepan dónde buscar esta información cuando la necesiten más adelante.
- Políticas básicas de RR. HH. que los nuevos empleados esperan, como detalles relacionados con horarios y jornadas laborales, permisos, bienes de la empresa (como computadoras y teléfonos), y políticas sobre el trabajo remoto.
- Detalles del código de vestimenta: Ya sea remoto o presencial, es buena idea informarles qué esperar respecto al código de vestimenta.
- Resumen de beneficios para empleados: Esto debe ser más bien un resumen rápido de lo que pueden esperar; puede incluirse más información posteriormente.
En última instancia, depende de ti qué deberías incluir. Sin embargo, estos son los puntos principales que recomiendo cubrir para crear un manual de empleado efectivo para nuevas contrataciones.
Lectura relacionada: ¿Qué es la cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados?
¿Qué información deberías reservar para tu manual formal del empleado?
Ahora que ya hemos repasado los elementos básicos para incluir en el manual de bienvenida de tus nuevos empleados, quizás tengas curiosidad sobre qué otra información deberías guardar para una versión más formal y completa.
Para una revisión completa de lo que puedes incluir en el manual, te recomiendo consultar las mejores prácticas de nuestra guía definitiva de manuales de empleados para más información. Sin embargo, aquí tienes algunos puntos básicos para que te hagas una idea general:
- Una guía detallada de cómo funcionan los beneficios para empleados. Puedes cubrir el seguro de salud, tiempo de vacaciones (PTO), bajas por enfermedad, licencias parentales y permisos por duelo, así como los requisitos para cada categoría.
- Un resumen de otros beneficios que puedas ofrecer y cómo funcionan, como planes de jubilación o permisos remunerados por jurado.
- Normas sobre gastos de empleados, procesos de aprobación y procedimientos de reembolso.
- Políticas de empleo como códigos de conducta, seguridad en el lugar de trabajo, acoso sexual, registro de jornada laboral, medidas disciplinarias, evaluaciones de desempeño, igualdad de oportunidades de empleo y conflicto de intereses.
- Guía para redes sociales! Esto es especialmente importante actualmente, así que asegúrate de dar a tus nuevos empleados directrices claras sobre cómo representar a tu organización en redes sociales para evitar ambigüedad y reducir confusión.
- Información de salud y seguridad relevante para tu sector y en cumplimiento con las leyes locales y federales. Si tu empresa opera en sectores de alta sensibilidad en seguridad, considera crear un documento adicional para políticas corporativas específicas de seguridad.
¡Si necesitas ayuda en este tema, no te preocupes! Hemos recopilado más de 40 políticas, mejores prácticas y ejemplos de RR. HH. para ayudarte a simplificar enormemente este proceso.
Ejemplos de manuales del empleado
Si buscas inspiración para tu nuevo manual de empleado, o manuales de empleados en general, aquí tienes algunos ejemplos que puedes revisar para inspirarte.
Trello
El manual de empleados de Trello (ellos lo denominan "manual del empleado") es interesante porque:
- Es un caso de Trello "probando su propio producto" al usar su propia herramienta para crear el manual del empleado.
- La naturaleza de los tableros de Trello hace que ajustar el manual del empleado de manera continua sea una tarea mucho más sencilla. Las revisiones en un tablero de Trello son mucho más fáciles de seguir en comparación con hacer cambios en un PDF.
Lo que resulta atractivo del manual de Trello es que ofrece un desglose de lo que se debe leer en el primer día, el cual cubre principalmente políticas de la empresa como licencias por enfermedad, política de vacaciones y acoso sexual.
Para lecturas adicionales, tienen otros tableros que tratan sobre beneficios para los empleados, seguro de salud, reembolsos, PTO, etc. En lugar de tener que hojear páginas, está todo allí frente a ti.
Valve
Este manual del empleado se volvió viral en 2012. No solo por el humor que transmite, sino también porque da una visión de una organización con una estructura única que, en ese momento, era muy reservada respecto a sus procesos.
Ofrece información sobre lo que los nuevos empleados deben esperar, la cultura de la empresa, las condiciones de trabajo en Valve, qué esperar de una semana laboral, su declaración de misión, evaluaciones de desempeño, un glosario de jerga y más.
Ahora bien, ten en cuenta que debido a que Valve es completamente autofinanciada, mantiene una plantilla pequeña y tiene una estructura plana, su enfoque probablemente sea muy distinto al de tu empresa, incluso más de lo habitual. Lo que funciona para ellos puede no tener sentido para tu organización.
Aun así, es una guía útil y concisa que ayuda a comunicar las misiones y la visión de la compañía, así como su forma de trabajar.
Netflix
Este apareció en 2009 y es un manual del empleado muy directo. Mientras que la mayoría de los manuales de empleados reconocidos suelen tener un diseño agradable y sentido del humor, el manual de Netflix es tajante y va directo al grano, fiel a su cultura.
Habla sobre sus valores, cómo ven a los ‘genios problemáticos’, por qué insisten tanto en el alto rendimiento, cómo funciona su política de vacaciones, su razonamiento tras la compensación laboral, sus intensas condiciones de trabajo y más.
Algo que realmente debo reconocer de este manual del empleado es lo claro y sin rodeos que es. Explica directa y abiertamente cómo funciona Netflix, que no es para cualquiera, y que nunca pretende serlo.
Aunque este manual de empleados es de 2009, parece que su cultura empresarial no ha cambiado mucho desde entonces.
Así que tenemos tres ejemplos muy distintos de manuales para empleados.
El manual de Netflix es sumamente básico, directo y sin rodeos, pero esa es la naturaleza de su cultura. Se vería fuera de lugar para ellos incluir gráficos vistosos y humor.
Compáralo con el manual de Valve: está lleno de lenguaje colorido, humor y gráficos, y encaja con su enfoque cultural.
Así que, cuando se trata del "cómo" de tu nuevo manual del empleado, ten en cuenta tu cultura.
Advertencias sobre los Manuales de Empleados
Ahora que hemos visto cómo puede ser un manual de empleados (con algunos ejemplos) y lo que debe contener, sí quiero cubrir algunas cuestiones a tener en cuenta respecto al manual del empleado.
Por muy útiles que puedan ser para el proceso de integración, tener un manual del empleado de calidad no debería estar en lo más alto de tu lista de prioridades. Contar con un sistema de compañeros, un plan de 30-60-90 días o utilizar software de reclutamiento para automatizar los flujos de trabajo de integración también son fundamentales para dar un buen inicio a las nuevas contrataciones.
El software de reclutamiento con flujos de trabajo de integración puede ayudar a agilizar tu proceso de contratación asegurando que los nuevos empleados estén bien informados y preparados incluso antes de empezar, complementando el rol del manual del empleado.
Otra cosa a tener en cuenta es que un manual del empleado fácilmente puede convertirse en uno de esos documentos que termina olvidado en un cajón. Por muy útiles que sean las políticas de la empresa expuestas en estos documentos, puede que no sean precisamente los más emocionantes de revisar.
Por eso recomiendo que, cuando sea posible (y tenga sentido con la cultura de tu organización), apuestes por un enfoque más ligero y visual siempre que se pueda.
Somos criaturas visuales y procesamos las imágenes mucho más rápido que el texto. Con los sistemas de gestión documental, los equipos de RRHH pueden gestionar y actualizar fácilmente el contenido del manual del empleado y mantener los materiales visuales modernos y al día.
Un último punto a destacar respecto al manual del empleado.
Un exempleado de Valve (los excéntricos) dijo esto sobre el manual del empleado:
"Todas las empresas autoorganizadas legítimas tienen que 'filtrar' un manual de empresa oficial no oficial. Tiene que estar muy bien hecho y ser divertido de leer. Los gurús del marketing de desarrolladores crean estas producciones para atraer nuevos reclutas al embudo de contratación. Por dentro, los empleados se ríen de estas cosas."
Ahora bien, puede que esta haya sido solo su experiencia, pero es algo que conviene recordar. A lo largo de los años, este tipo de manuales del empleado se han hecho virales y hay que admitir que son grandes herramientas de marketing.
Pero recuerda mantener el enfoque, para que los nuevos empleados obtengan el mayor valor posible de él.
Si por casualidad llega a hacerse viral y ayuda a atraer nuevo talento, ¡genial! Pero sé consciente de no diseñar uno pensando solo en eso.
Próximos pasos
Con esto, ahora tienes una mejor comprensión del valor que aporta un manual del empleado para dar la mejor bienvenida a las nuevas incorporaciones.
De nuevo, quiero enfatizar que no hay una forma correcta o incorrecta de elaborarlo: cada organización es diferente, cada una con su propio enfoque, fortalezas y desafíos.
Quizás tienes un viejo manual del empleado que solo es un documento word que lleva años sin actualizar y que nadie lee. O tal vez ni siquiera tienes uno.
Ahora es un buen momento para empezar uno desde cero o mejorar el que ya tienes. Para facilitarte la tarea, te recomiendo usar algún software de manual del empleado que te ayude a ponerlo en marcha más rápidamente.
Para herramientas y tecnología que ayuden a tu organización, aquí tienes nuestra lista del mejor software de integración para ayudarte a organizar mejor tu proceso de orientación.
Lectura relacionada: El mejor software de RSC para Responsabilidad Social Corporativa
