¿Qué es el preboarding? Guía experta 2026
El preboarding es más que una buena carta de bienvenida, es una parte importante para ayudar a los empleados a aliviar los nervios del primer día.
Aquí hablaré sobre qué es el preboarding, por qué es importante, cómo puedes crear un proceso de preboarding de primer nivel utilizando soluciones de software para onboarding y te proporcionaré un proceso de 7 pasos para crear un preboarding que facilite una incorporación sin problemas.
¿Qué es el preboarding?
El periodo de preboarding cubre el tiempo entre que una nueva contratación acepta la oferta de trabajo y el día en que da su primer paso en la oficina (¡física o virtual!).
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Lo que haga, o deje de hacer, tu organización durante este tiempo puede marcar la diferencia en cuanto a productividad, riesgo empresarial (piensa en contratos), experiencia del empleado y retención.
Sin embargo, en lo que respecta al preboarding, el 64% de las nuevas contrataciones no recibe ninguna experiencia de preboarding.
Con esto en mente, puedes dejar mucho en el camino si creas un programa de onboarding que omite el preboarding.
Es una victoria fácil para ayudar a agilizar tu proceso de incorporación.
Preboarding vs. Onboarding
La incorporación de empleados es el proceso de integrar a una nueva contratación a tu organización. El proceso de onboarding suele durar alrededor de 90 días, pero en algunos casos puede durar hasta un año.
Al finalizar el proceso de onboarding, el objetivo es que la nueva persona esté integrada en la cultura de la empresa y tenga claridad sobre su rol, expectativas, prioridades y objetivos.
El preboarding es la primera parte del proceso más amplio de onboarding del empleado.
La idea es preparar a alguien para su primer día y darle una muestra de la cultura y su rol.
Las actividades incluyen completar la documentación necesaria, leer los manuales de políticas, configurar cuentas de correo electrónico y acceder a portales y materiales de capacitación.
Una fase de preboarding adecuada te ayudará a maximizar el retorno de inversión de la incorporación al liberar tiempo para enfocarte en tareas de mayor valor, como conocer a los nuevos miembros del equipo.
| Preboarding | Onboarding |
| Antes del primer día de la persona | 90+ días después de empezar |
| Apoya la orientación | Continúa la orientación |
| Intervención ligera | Integración completa |
Qué incluir en tu proceso de preboarding
Antes de entrar en detalles, aquí tienes algunas mejores prácticas para la incorporación y los objetivos que tu proceso de preboarding debería alcanzar:
- Proporciona a la nueva contratación información como cómo será su primera semana o cuestiones logísticas como aparcamiento y qué ropa llevar a la oficina.
- Presenta mejor la cultura, su equipo y ayuda a aliviar los nervios.
- Asegúrate de que tenga todo el equipo y recursos necesarios antes de su primer día
- Demuestra que tomó la decisión correcta al aceptar tu oferta de trabajo y acordar unirse a tu organización.
Al fin y al cabo, es probable que esta no haya sido la única oferta de trabajo que recibió. Es común que se pregunte si debió aceptar esa otra oferta o responder al reclutador que le escribió por LinkedIn.
Con esto en mente, aquí tienes una lista de 7 cosas para incluir en tu lista de verificación del proceso de preboarding.
1. Entrega a la nueva contratación un contrato laboral
Un contrato laboral es un acuerdo formal entre un empleador y una nueva contratación que detalla los términos y condiciones del empleo. Sirve como un documento legalmente vinculante que describe las responsabilidades, derechos y funciones de ambas partes.
Entregar a la nueva contratación un contrato laboral es un paso crucial para establecer expectativas claras y proteger los intereses tanto del empleador como del empleado.
Lista de verificación para el contrato laboral:
- Qué incluir:
- Descripción del trabajo y título
- Fecha de inicio y duración del empleo
- Compensación y beneficios
- Horario de trabajo y política de vacaciones
- Acuerdo de confidencialidad
- Condiciones de terminación
Beneficios
El contrato laboral proporciona claridad y protección legal, establece expectativas claras para el puesto y detalla de manera transparente la compensación y los beneficios de la persona.
Algo a tener en cuenta
Antes de presentar el contrato, revísalo para asegurarte de que todos los términos sean justos y cumplan con la ley. Al presentarlo, explica cada sección con claridad y da al nuevo empleado tiempo suficiente para leer y comprender el contrato, animándolo a hacer preguntas o buscar asesoría legal si es necesario.
2. Da la bienvenida al nuevo empleado con una llamada y un correo electrónico
Dar la bienvenida a un nuevo integrante con una llamada y un correo electrónico es el primer paso para hacer que se sienta valorado y parte del equipo.
Este enfoque personalizado ayuda a disminuir cualquier ansiedad que puedan tener y establece un tono positivo para su futura experiencia en la empresa. Es una manera sencilla pero eficaz de comenzar a construir una sólida relación empleador-empleado.
Para el correo electrónico de bienvenida, querrás contar con un mensaje bien elaborado que ayude a cubrir las preocupaciones más relevantes.
Algunos temas que puedes incluir:
- Fecha y hora de inicio
- Información sobre la llegada
- Código de vestimenta
- Qué llevar
- Agenda del primer día
- Manual del empleado
- Acceso a materiales de formación
- Datos de contacto para resolver cualquier duda que pueda surgir antes de comenzar.
Beneficios
Una buena llamada y correo de bienvenida generan una impresión cálida y acogedora desde el principio, y demuestran la cultura de apoyo de la empresa. Llevar a cabo correctamente estas primeras comunicaciones ayuda a calmar los nervios del nuevo empleado.
Consejo profesional: “Envía un correo o video de bienvenida a la empresa presentando al nuevo integrante, y comparte algunos datos curiosos sobre él o ella. Es una excelente forma de que los demás puedan conocer a su nuevo compañero de equipo.” - Lorie Corcuera
3. Envía un paquete de bienvenida al nuevo integrante
Todos se emocionan cuando reciben un regalo inesperado por correo o en la puerta de su casa.
Según Corcuera, un paquete de bienvenida puede incluir cosas como:
- Tarjeta escrita a mano, firmada por ti y sus nuevos compañeros de equipo
- "Merchandising" de la empresa, como camisetas, tazas, bolígrafos y blocs de notas
- Manual del empleado, en formato físico o (idealmente) digital en una memoria USB
- Tarjetas o llaveros de acceso, para entrar a las instalaciones de la empresa
- Folleto de beneficios, que describe los beneficios médicos y de seguros de salud
- Documentación para nuevos empleados, como formularios de nómina y seguros
Beneficios
Un kit de bienvenida para nuevos empleados establece un tono positivo y acogedor para su trayectoria, fomentando un sentido de pertenencia y aprecio desde el primer día. Además, proporciona información y recursos esenciales, ayudando a una transición fluida e informada en su nuevo puesto.
Algo a recordar
Asegúrate de que tu nuevo miembro del equipo reciba el kit de bienvenida mucho antes de su primer día de trabajo, y, de ser posible, solo uno o dos días después de tu llamada de bienvenida.
4. Envía un correo electrónico de orientación para el nuevo empleado
Un correo electrónico de orientación para el nuevo empleado contendrá mucho más detalle acerca de qué información adicional pueden esperar recibir antes de su primer día y cómo se desarrollará su primer día y su primera semana de trabajo.
En esencia, resume el resto de los pasos de nuestro checklist para nuevos empleados.
¿Qué debería incluir un correo de orientación para el nuevo empleado?
A continuación, te comparto algunos de los tipos de información que podrías incluir en ese correo.
- Hora y lugar de inicio: cuándo y dónde debe estar en su primer día. Si hay instrucciones especiales de estacionamiento, asegúrate de incluirlas.
- Contactos clave: incluye con quién se encontrará primero en su primer día (típicamente recursos humanos, gerentes y miembros del equipo inmediato) y otras personas con quienes probablemente se relacionará durante la primera semana.
- Código de vestimenta: este es un aspecto frecuentemente pasado por alto el primer día. Informarle sobre el código de vestimenta, si lo hay, le ayudará a evitar molestias innecesarias.
- Agenda de la primera semana: dale a tu nuevo empleado tiempo para prepararse mentalmente, pero mantenlo a nivel general. Por ejemplo: Día 1 - conocer al equipo, recorrido por el edificio. Día 2 - resumen del negocio.
- Miembros del equipo: proporciónales un organigrama que incluya tu equipo. Puede utilizarlo junto con LinkedIn para familiarizarse con sus nuevos compañeros.
- Políticas y procesos clave: destaca 2 o 3 de los más relevantes que impactarán su primer día. Si le has enviado un manual del empleado, indícale las secciones correspondientes.
Beneficios
Al definir claramente cómo será su primer día y semanas, el correo de orientación ayuda a mitigar las ansiedades iniciales, estableciendo expectativas claras y brindando una hoja de ruta para sus primeros días en el puesto.
Consejo práctico
Es posible que el correo sea bastante largo, dependiendo de la información que incluyas, por lo que podrías avisarle a tu nuevo integrante que tome su tiempo para revisarlo detenidamente.
Para más orientación y una plantilla útil, revisa mi artículo: Carta de bienvenida para nuevos empleados antes de su primer día [Ejemplo]
5. Organiza la cumplimentación de la documentación para nuevos empleados
Según Sapling HR, al nuevo empleado promedio se le asignan 3 documentos para firmar, cargar o confirmar.
La documentación para nuevos empleados es una parte necesaria, pero a menudo tediosa, del proceso de incorporación. Por eso, anima a tu nuevo compañero de equipo a completar la mayor cantidad posible de formularios requeridos antes de su primer día.
Esto les permitirá a ambos centrarse en aspectos más importantes y emocionantes de su nuevo puesto.
¿Qué tipo de documentación debe completar un nuevo empleado?
Como regla general, para el cumplimiento del onboarding, cualquier tipo de papeleo federal o estatal relacionado con la verificación de identidad, como formularios I-9 o impuestos (por ejemplo, TD1 en Canadá, W-4 en EE. UU.) debe completarse antes de que finalice el primer día del empleado.
Dependiendo de tu organización, el nuevo empleado deberá completar formularios relacionados con:
- Nómina / depósito directo
- Aceptación de Términos y Condiciones para el uso de bienes de la empresa
- Cobertura médica (por ejemplo, MSP en Canadá)
- Seguro de salud complementario
- Inscripción en RRSP grupal / 401(k)
- Información general del empleado (por ejemplo, fecha de nacimiento, contactos de emergencia)
6. Prepara las herramientas y recursos de trabajo del nuevo empleado
Es importante preparar con antelación, en la medida de lo posible, todo lo que tu nuevo miembro del equipo necesitará para tener éxito en su nuevo cargo.
Probablemente necesitarás tener muchos de estos elementos listos antes de su primer día, mientras que otros pueden esperar, dependiendo de tus planes de orientación e integración.
¿Qué recursos debo preparar para una nueva contratación?
A continuación, te mostramos una lista de ejemplo de herramientas y recursos de trabajo que podrías necesitar preparar, dependiendo de dónde vaya a trabajar el nuevo integrante (teletrabajo desde casa o en la oficina), de cuáles serán sus funciones y de lo que ya hayas incluido en el paquete de bienvenida para nuevos empleados.
- Puesto de trabajo - oficina, cubículo o espacio compartido; escritorio y silla (considera un escritorio de pie / sentado); archivador; material de oficina y papelería.
- Equipo informático - portátil, ordenador de sobremesa y/o tableta; monitor(es); base de acoplamiento; ratón y teclado.
- Comunicaciones - teléfono móvil; línea fija; equipo para videoconferencias.
- Acceso a la red - unidades de red compartidas; intranet corporativa; dirección de correo electrónico; acceso a listas de correo; acceso remoto a la red.
- Licencias de software - productividad de oficina; gestión de proyectos; aplicaciones de I+D.
- Acceso a oficinas / instalaciones - tarjeta o llavero de acceso; códigos de alarma del edificio; identificación.
- Recursos para viajes - tarjetas de presentación; kits de demostración de productos; ropa con la marca de la empresa.
- Invitaciones para configurar el perfil - (correo electrónico, cuenta de Slack, portal de empleados, HRIS.)
Recomendaciones prácticas
Puedes revisar esta lista completa de elementos junto a tu nuevo miembro del equipo en su primer día, pero eso puede resultar abrumador rápidamente.
Es mejor ir viendo los elementos según sea necesario e involucrar a los gerentes y a las personas responsables de la gestión de cada herramienta o plataforma conforme el empleado se vaya involucrando más.
7. Prepara la agenda del programa de orientación
Tu programa de orientación, el cual forma parte de un proceso de integración mucho más largo, probablemente dure alrededor de una semana, aunque puede extenderse hasta un mes.
Crear una agenda de orientación para nuevas contrataciones funcionará como una lista de verificación adicional para asegurar que no se pase por alto nada en los primeros días y semanas de integración del empleado.
¿Cuáles son algunas actividades típicas de un programa de orientación?
Piensa en el programa de orientación como si estuvieras construyendo una torre, la cual comienza con una base sólida sobre la que se pueden ir sumando nuevos aprendizajes continuamente.
Por ejemplo, los primeros días del nuevo integrante pueden incluir algunas de las siguientes actividades:
Beneficios
Tu programa de orientación es una excelente oportunidad para establecer una conversación estructurada sobre los roles, la cultura de la empresa y las expectativas. Esta introducción integral mejora el compromiso temprano y sienta las bases para una satisfacción laboral y productividad a largo plazo.
Consejo profesional
Concéntrate en crear una experiencia atractiva e informativa. Integra elementos de diversión y calidez para que los nuevos empleados se sientan realmente bienvenidos y valorados, y asegúrate de que el programa sea adaptable y se actualice regularmente según los comentarios.
Preparando el terreno para la experiencia del empleado
Un proceso de preincorporación bien diseñado prepara el escenario para una experiencia positiva del empleado al:
- Proporcionar una comunicación clara: Ofrecer información detallada sobre la cultura, los valores y las expectativas de la empresa ayuda a que los nuevos empleados se sientan informados y valorados.
- Facilitar el compromiso temprano: Fomentar la interacción con futuros colegas y la participación en eventos de la empresa antes de la fecha de inicio genera un sentido de pertenencia.
- Ofrecer recursos de apoyo: Proporcionar acceso a recursos como preguntas frecuentes, organigramas e información específica sobre el puesto puede aliviar las ansiedades del primer día.
Utiliza la preincorporación para impulsar la productividad y la retención
Se estima que el 20% de la rotación ocurre en los primeros 45 días. Una preincorporación efectiva ayuda a que las personas se adapten y sientan que han tomado la decisión correcta, impulsando la retención y la productividad.
Sin embargo, ten en cuenta no sobrecargar a las personas. Tu programa de preincorporación no debe convertirse en trabajo no remunerado.
En cambio, debe ayudar a preparar a alguien para su semana de orientación y entusiasmarlo con el puesto.
La clave es ofrecerles todo lo que deberían saber, pero tienen miedo u olvidan preguntar durante un proceso de orientación, y ayudarlos a integrarse y aliviar esas ansiedades.
Puntos clave
- La preincorporación es parte de tu proceso de onboarding que ocurre después de que alguien acepta una oferta y antes de su primer día
- La preincorporación tiene como objetivo ayudar al nuevo empleado a prepararse para su primer día y entusiasmarlo con el puesto y tu organización
- Una preincorporación efectiva ayuda a que los nuevos empleados sean productivos más rápidamente y mejora la retención.
