¿Qué es el preboarding? Guía experta 2026
El preboarding es más que una buena carta de bienvenida; es una parte importante para ayudar a los empleados a aliviar los nervios del primer día.
Aquí te explicaré qué es el preboarding, por qué es importante, cómo puedes crear un proceso de preboarding de primera clase utilizando soluciones de software de onboarding y te proporcionaré un proceso de 7 pasos para crear un preboarding que conlleve a una integración fluida.
¿Qué es el preboarding?
El periodo de preboarding cubre el tiempo entre que una nueva contratación acepta la oferta de trabajo y el día en que da el primer paso en la oficina (¡física o virtual!).
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Lo que tu organización haga, o deje de hacer, durante este tiempo puede marcar toda la diferencia en cuanto a productividad, riesgos para la empresa (piensa en contratos), experiencia del empleado y retención.
Sin embargo, en lo que respecta al preboarding, el 64% de las nuevas contrataciones no recibe ninguna experiencia de preboarding.
Con esto en mente, puedes dejar mucho por fuera si creas un programa de onboarding que omita el preboarding.
Es una oportunidad fácil para optimizar tu proceso de onboarding.
Preboarding vs. Onboarding
El onboarding del empleado es el proceso de integrar una nueva contratación a tu organización. El proceso de onboarding normalmente dura unos 90 días, aunque en algunos casos puede extenderse hasta un año.
Al final del proceso de onboarding, el objetivo es que la nueva persona esté integrada a la cultura de la compañía y tenga claridad sobre su rol, expectativas, prioridades y metas.
El preboarding es la primera parte del proceso más amplio de onboarding del empleado.
La idea es preparar a la persona para su primer día y darle un adelanto de la cultura y de su rol.
Las actividades incluyen completar la documentación necesaria, leer manuales de políticas, configurar cuentas de correo electrónico y acceder a portales y materiales de formación.
Una fase adecuada de preboarding te ayudará a maximizar el ROI del onboarding al liberar tiempo para centrarse en tareas de mayor valor añadido, como conocer a los nuevos miembros del equipo.
| Preboarding | Onboarding |
| Antes del primer día | Más de 90 días después de iniciar |
| Apoya la orientación | Continúa la orientación |
| Enfoque ligero | Integración completa |
Qué incluir en tu proceso de preboarding
Antes de entrar en detalles, aquí tienes algunas mejores prácticas para el onboarding y metas que tu proceso de preboarding debería buscar lograr:
- Dar a la nueva persona información como cómo será su primera semana o aspectos logísticos como el estacionamiento y el código de vestimenta en la oficina.
- Presentar en mayor detalle la cultura, su equipo y aliviar los nervios.
- Asegurar que cuenten con todo el equipo y recursos necesarios antes de su primer día
- Demostrar que ha tomado la decisión correcta al aceptar tu oferta de empleo y sumarse a tu organización.
Después de todo, probablemente esta no fue la única oferta de trabajo que recibieron. Es común que se pregunten si debieron aceptar esa otra oferta o responder al reclutador que les contactó por LinkedIn.
Con esto en mente, aquí te dejo una lista de 7 cosas que debes incluir en la lista de verificación del proceso de preboarding.
1. Presenta al nuevo empleado un contrato laboral
Un contrato laboral es un acuerdo formal entre un empleador y un nuevo empleado que describe los términos y condiciones del empleo. Funciona como un documento legalmente vinculante que detalla las responsabilidades, derechos y funciones de ambas partes.
Presentar a la nueva persona un contrato laboral es un paso crucial para establecer expectativas claras y proteger los intereses tanto del empleador como del empleado.
Lista de verificación para el contrato laboral:
- Qué incluir:
- Descripción del puesto y título
- Fecha de inicio y duración del empleo
- Compensación y beneficios
- Horario de trabajo y política de vacaciones
- Acuerdo de confidencialidad
- Condiciones de terminación
Beneficios
El contrato de trabajo brinda claridad y protección legal, establece expectativas claras para el puesto y detalla de forma transparente la compensación y los beneficios de la persona contratada.
Algo para recordar
Antes de presentar el contrato, revísalo para asegurar que todos los términos sean justos y cumplan con la ley. Durante la presentación, explica cada sección claramente y permite que la nueva persona contratada tenga suficiente tiempo para leer y entender el contrato, animándola a hacer preguntas o buscar asesoría legal si es necesario.
2. Da la bienvenida al nuevo empleado con una llamada y un correo electrónico
Dar la bienvenida a un nuevo integrante con una llamada y un correo es el primer paso para que sienta que es valorado y parte del equipo.
Este enfoque personalizado ayuda a tranquilizar cualquier ansiedad que puedan tener y establece un tono positivo para su nueva etapa en la empresa. Es una manera sencilla pero efectiva de comenzar a construir una sólida relación entre empleador y empleado.
Para el correo de bienvenida, querrás redactar un mensaje bien elaborado que ayude a cubrir las principales inquietudes.
Algunas cosas que deberías incluir aquí:
- Fecha y hora de inicio
- Información de llegada
- Código de vestimenta
- Qué llevar
- Agenda del primer día
- Manual del empleado
- Acceso a materiales de capacitación
- Datos de contacto para cualquier consulta que tengan antes de iniciar.
Beneficios
Una buena llamada y correo de bienvenida genera una primera impresión cálida y acogedora, además de demostrar la cultura de apoyo de la empresa. Una buena ejecución de estas primeras comunicaciones ayuda a aliviar los nervios iniciales por el nuevo empleo.
Consejo profesional: “Envía un correo o video de bienvenida a la empresa presentando al nuevo integrante, y comparte algunos datos divertidos sobre él o ella. Es una excelente forma para que las personas de la organización conozcan a su nuevo compañero de equipo.” - Lorie Corcuera
3. Envía un paquete de bienvenida al nuevo integrante
Todos nos emocionamos cuando recibimos un regalo inesperado en el correo o nos lo entregan en la puerta.
Según Corcuera, un paquete de bienvenida para nuevos empleados puede incluir cosas como:
- Tarjeta escrita a mano, firmada por ti y sus nuevos compañeros de equipo
- “Swag” de la empresa, como camisetas, tazas de café, bolígrafos y blocs de notas
- Manual del empleado, en formato físico o (idealmente) digital en una memoria USB
- Tarjetas o llaveros de acceso, para ingresar a las instalaciones de la empresa
- Folleto de beneficios, que detalla los beneficios médicos y de seguro de salud
- Papeleo para nuevas contrataciones, como formularios de nómina y seguro
Beneficios
Un paquete de bienvenida para nuevas contrataciones establece un ambiente positivo y acogedor para el comienzo del empleado, fomentando el sentido de pertenencia y aprecio desde el primer día. Además, proporciona información y recursos esenciales, ayudando a una transición fluida y bien informada en su nuevo puesto.
Algo a recordar
Asegúrate de que tu nuevo miembro del equipo reciba el paquete de bienvenida mucho antes de su primer día de trabajo, y lo ideal es que lo reciba uno o dos días después de tu llamada de bienvenida.
4. Envía un correo electrónico de orientación para nuevas contrataciones
Un correo electrónico de orientación para nuevas contrataciones contendrá muchos más detalles acerca de la información adicional que tu nuevo empleado puede esperar recibir antes de su primer día y lo que puede esperar de su primer día y primera semana de trabajo.
En esencia, resume el resto de los pasos de nuestra lista de verificación para nuevas contrataciones.
¿Qué debe incluir un correo electrónico de orientación para nuevas contrataciones?
A continuación, algunos de los tipos de información que podrías incluir en este correo electrónico.
- Hora y lugar de inicio: cuándo y dónde deben estar en su primer día. Si hay instrucciones especiales para el estacionamiento, asegúrate de incluirlas.
- Contactos clave: incluye a quiénes conocerán primero en su primer día (normalmente recursos humanos, gerentes y compañeros de equipo) y otras personas de las que probablemente dependerán en su primera semana.
- Código de vestimenta: este es un aspecto que a menudo se pasa por alto en el primer día. Informarles cuál es el código de vestimenta, si lo hay, puede ayudar a evitar situaciones incómodas innecesarias.
- Agenda de la primera semana: permite que tu nueva contratación se prepare mentalmente, pero manténlo a un nivel general. Por ejemplo: Día 1 - conocer al equipo, recorrido por el edificio. Día 2 - visión general del negocio.
- Miembros del equipo: proporciónales un organigrama que incluya a tu equipo. Pueden usarlo junto con LinkedIn para familiarizarse con sus nuevos compañeros.
- Políticas y procesos clave: destaca 2-3 de los más importantes que los impactarán desde el primer día. Si les has enviado un manual del empleado, indícales las secciones relevantes.
Beneficios
Al definir claramente cómo será el primer día y las primeras semanas para una nueva contratación, el correo de orientación ayuda a aliviar las ansiedades iniciales estableciendo expectativas claras y proporcionando una hoja de ruta para sus primeros días en el puesto.
Consejo práctico
El correo podría ser bastante largo, dependiendo de la información que incluyas, así que tal vez quieras advertirle a tu nuevo miembro del equipo que se tome su tiempo para revisarlo completo.
Para obtener más orientación y una plantilla útil, consulta mi artículo: Carta de bienvenida para nuevos empleados antes de su primer día [Ejemplo]
5. Organiza la finalización del papeleo para nuevas contrataciones
Según Sapling HR, a la nueva contratación promedio se le asignan 3 documentos para firmar, cargar o reconocer.
El papeleo para nuevas contrataciones es una parte necesaria, pero a menudo aburrida, del proceso de incorporación. Por eso, anima a tu nuevo miembro del equipo a completar la mayor cantidad posible de formularios requeridos antes de su primer día.
Esto les permitirá a ambos centrarse en los aspectos más importantes y emocionantes de su nuevo trabajo.
¿Qué tipo de papeleo debe completar un nuevo empleado?
Como regla general, para el cumplimiento del proceso de incorporación, cualquier tipo de papeleo federal o estatal relacionado con la verificación de identidad, como los formularios I-9 o documentación de impuestos (por ejemplo, TD1 en Canadá, W-4 en EE. UU.) debería estar completado al finalizar el primer día del empleado.
Dependiendo de tu organización, el nuevo empleado tendrá que completar formularios relacionados con:
- Nómina / depósito directo
- Aceptación de Términos y Condiciones para el uso de la propiedad de la empresa
- Cobertura médica (por ejemplo, MSP en Canadá)
- Seguro médico ampliado
- Inscripción en RRSP grupal / 401(k)
- Información general del empleado (por ejemplo, fecha de nacimiento, contactos de emergencia)
6. Prepara las herramientas y recursos de trabajo para el nuevo empleado
Es importante preparar con antelación, en la medida de lo posible, todo lo que el nuevo integrante del equipo necesitará para tener éxito en su nuevo puesto.
Probablemente necesitarás tener muchas de estas cosas listas antes de su primer día, mientras que otras pueden esperar, dependiendo de tu plan de integración y orientación.
¿Qué recursos debo preparar para un nuevo empleado?
A continuación se muestra una lista de ejemplo de herramientas y recursos de trabajo que puedes necesitar tener preparados, dependiendo de dónde trabajará el nuevo miembro del equipo (teletrabajo desde casa o en la oficina), qué funciones realizará y lo que ya hayas incluido en el Paquete de Bienvenida para Nuevos Empleados.
- Puesto de trabajo: oficina, cubículo o espacio compartido; escritorio y silla (considera un escritorio ajustable de pie y sentado); archivador; suministros de oficina y papelería.
- Equipo informático: portátil, ordenador de sobremesa y/o tablet; monitor(es); estación de acoplamiento; ratón y teclado.
- Comunicación : teléfono móvil; línea fija; equipo de videoconferencia.
- Acceso a la red: unidades de red compartidas; intranet de la empresa; dirección de correo electrónico; acceso a listas de correos; acceso remoto a la red.
- Licencias de software: productividad de oficina; gestión de proyectos; aplicaciones de I+D.
- Acceso a oficina/instalación: tarjeta o llavero de acceso; códigos de alarma del edificio; identificación o gafete.
- Recursos para viajes : tarjetas de presentación; kits de demostración de producto; ropa con logotipo de la empresa.
- Invitaciones para configuración de perfiles : (correo electrónico, cuenta de Slack, portal para empleados, HRIS.)
Consejo práctico
Puedes repasar esta lista de verificación completa con tu nuevo integrante el primer día, pero eso podría ser abrumador rápidamente.
Es mejor revisar los elementos conforme se vayan necesitando e involucrar a los gestores y personas responsables de la administración de ciertas herramientas o plataformas a medida que el empleado se vaya involucrando más.
7. Prepara la agenda del programa de orientación
Tu programa de orientación, que es parte de un proceso de onboarding mucho más largo, probablemente dure alrededor de una semana, pero puede extenderse hasta un mes.
Crear una agenda de orientación para nuevos empleados te servirá como una lista de verificación para garantizar que no se pase por alto ningún aspecto durante los primeros días y semanas de adaptación.
¿Cuáles son algunas actividades típicas del programa de orientación?
Mira el programa de orientación como si estuvieras construyendo una torre, que empieza con una base sólida sobre la que puedan ir sumando nuevos aprendizajes continuamente.
Por ejemplo, los primeros días del nuevo miembro del equipo pueden incluir algunas de las siguientes actividades:
Beneficios
Tu programa de orientación es una excelente oportunidad para mantener una conversación estructurada sobre los roles, la cultura de la empresa y las expectativas. Esta introducción integral fomenta el compromiso temprano y sienta las bases para una satisfacción laboral y productividad a largo plazo.
Consejo profesional
Céntrate en crear una experiencia atractiva e informativa. Integra elementos de diversión y calidez para que los nuevos empleados se sientan realmente bienvenidos y valorados, y asegúrate de que el programa sea adaptable y se actualice regularmente en función de los comentarios recibidos.
Preparando el terreno para la experiencia del empleado
Un proceso de preincorporación bien diseñado prepara el terreno para una experiencia positiva del empleado al:
- Ofrecer una comunicación clara: Proporcionar información detallada sobre la cultura, los valores y las expectativas de la empresa ayuda a que los nuevos empleados se sientan informados y valorados.
- Facilitar el compromiso temprano: Fomentar la interacción con futuros compañeros y la participación en eventos de la empresa antes de la fecha de inicio ayuda a crear un sentido de pertenencia.
- Brindar recursos de apoyo: Facilitar el acceso a recursos como preguntas frecuentes, organigramas e información específica del puesto puede aliviar la ansiedad del primer día.
Usa la preincorporación para aumentar la productividad y la retención
Se estima que el 20% de la rotación se produce en los primeros 45 días. Una preincorporación eficaz ayuda a que las personas se adapten y sientan que han tomado la decisión correcta, lo que aumenta la retención y la productividad.
Sin embargo, hay que ser consciente de no sobrecargar demasiado a las personas. Tu programa de preincorporación no debe significar trabajo no remunerado.
En su lugar, debe ayudar a preparar a la persona para su semana de orientación y motivarla acerca del puesto.
Lo clave es proporcionarles toda la información que deberían saber pero que temen u olvidan preguntar durante un proceso de orientación, y ayudarlos a integrarse y disminuir esas ansiedades.
Puntos clave
- La preincorporación forma parte del proceso de incorporación (onboarding) y se realiza después de que alguien acepta una oferta y antes de su primer día
- La preincorporación tiene como objetivo ayudar al nuevo empleado a prepararse para su primer día y entusiasmarlo con el puesto y la organización
- Una preincorporación efectiva ayuda a que los nuevos empleados sean productivos más rápidamente y aumenta la retención.
