Pago a empleados internacionales: Una guía completa
El siglo XXI significa que puedes aprovechar el talento internacional con mucha facilidad.
Sin embargo, los nuevos territorios implican nuevas leyes laborales y costumbres que hay que comprender y cumplir. Utiliza esta guía para ayudarte a entender cómo pagar a empleados internacionales y los desafíos que conlleva.
Cómo pagar a empleados internacionales
Tus opciones para pagar a empleados internacionales dependen de cuánta responsabilidad quieras asumir en relación con su empleo en general.
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En términos generales, tienes cinco opciones:
- Gestionar el proceso internamente
- Contratar a trabajadores independientes
- Externalizar a una entidad local
- Externalizar a través de un Employer of Record (EOR)
- Externalizar a un proveedor de nómina global
1. Gestionar el proceso internamente
Algunas organizaciones, especialmente las más grandes, eligen gestionar la nómina global de manera interna utilizando entidades comerciales separadas en cada jurisdicción. Esto implica 1) crear entidades empresariales en múltiples jurisdicciones y 2) contratar personal que procese la nómina.
Las ventajas de esto son que tienes el control total del proceso de nómina y la experiencia. Y, aunque el software de nómina global puede ayudar, la complejidad de este proceso y los recursos que requiere llevan a muchas organizaciones a elegir métodos alternativos.
Ventajas: Mayor control y personalización.
Desventajas: Complejidad y necesidad de recursos.
2. Contratar a trabajadores independientes
Otra opción es contratar trabajadores independientes que, en teoría, son más simples de emplear.
Lo único a tener en cuenta aquí es que, si las autoridades locales clasifican legalmente a tu contratista como empleado, tu empresa es responsable de impuestos no pagados, salarios atrasados y beneficios. También puedes recibir multas adicionales.
Ventajas: Sencillo y fácil.
Desventajas: Aún hay que considerar las leyes y regulaciones locales y las del país de origen.
3. Externalizar a una entidad local
Otra opción es subcontratar las tareas de nómina y RRHH a un proveedor local de nómina, consultoría de recursos humanos o a una PEO. Te darán acceso a conocimiento local y, a menudo, es un método más rentable que usar un EOR. Lo único a considerar aquí es que aún necesitas una entidad legal en el país para utilizar este modelo.
Ventajas: Acceso a experiencia local, asegura el cumplimiento en el país y ofrece un soporte personalizado.
Desventajas: Debes establecer una entidad local previamente.
4. Externalizar a través de un Employer of Record
En lugar de intentar gestionar la nómina global internamente, muchas organizaciones externalizan el proceso a un Employer of Record (EOR).
Un EOR actúa como el empleador en la jurisdicción donde deseas contratar trabajadores y se encarga de todas las funciones administrativas como la nómina. Tendrán una entidad legal en la jurisdicción elegida y especialistas que se ocupan de toda la administración por ti y te mantienen en cumplimiento.
Los EOR pueden ayudarte a comenzar y contratar en menos de un mes.
Ventajas: Sencillo, rápido y requiere menos recursos.
Desventajas: Menor control y dependencia del servicio.
5. Externalizar a un proveedor de nómina global
Otra opción es usar un proveedor de nómina global que consolide el procesamiento de nóminas de varios países en una sola plataforma. Sin embargo, ten en cuenta que aún necesitas tener una entidad legal local en cada país donde hay empleados.
El proveedor puede agilizar los cálculos de nómina, las presentaciones de impuestos y los informes, pero no actúa como el empleador legal. Sigues siendo responsable del cumplimiento normativo, contratos y beneficios.
Ventajas: Operaciones de nómina centralizadas, informes consistentes en todos los países y mayor eficiencia a medida que escalas internacionalmente.
Desventajas: Aún requiere entidades locales en cada país y es menos rentable si solo contratas en uno o dos países.
¿Qué opción de empleo debo elegir?
A continuación, encontrarás 5 escenarios de "mejor ajuste" que pueden ayudarte a identificar cuál de las opciones se adapta mejor a tus necesidades.
| ¿Necesitas contratar rápidamente en un nuevo país y no tienes una entidad legal? | Utiliza un EOR |
| ¿Contratando a un freelancer para un trabajo temporal? | Contrata a un contratista |
| Tienes una entidad local y solo necesitas ayuda para gestionar la nómina? | Externaliza a un proveedor local de nómina |
| ¿Expandiéndote a largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Establece una entidad local y construye procesos de RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratando en varios países y quieres supervisión centralizada? | Utiliza una plataforma global de nómina |
Obligaciones fiscales de EE. UU. al pagar empleados extranjeros
Si tu empresa con sede en EE. UU. contrata o paga a empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales en EE. UU.—y, de manera igualmente importante, qué no aplica.
A continuación, se presenta un desglose de 4 aspectos a considerar para mantener el cumplimiento al pagar empleados extranjeros, pero primero, un resumen de los puntos clave.
1. El lugar de trabajo determina la retención fiscal
Si un empleado extranjero trabaja completamente fuera de EE. UU. y no es ciudadano ni residente estadounidense, entonces:
- Por lo general, EE. UU. no exige la retención del impuesto federal sobre la renta.
- FICA (Seguridad Social y Medicare) y FUTA (Impuesto Federal sobre el Desempleo) tampoco suelen aplicar.
- Sin embargo, tu empresa puede tener obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
- Contribuciones patronales a sistemas locales de seguridad social
- Retención de impuestos sobre la renta local
- Registro ante autoridades fiscales extranjeras
Importante: Si el trabajador realiza cualquier trabajo dentro de EE. UU. o es una persona estadounidense (ciudadano o residente), entonces se aplican las leyes fiscales de EE. UU.
2. Formularios del IRS a tener en cuenta
Al contratar personas o entidades extranjeras, el IRS tiene formularios específicos para establecer el estatus fiscal y prevenir errores de reporte:
- Formulario W-8BEN (para personas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Sirve para certificar que el trabajador extranjero no es una persona estadounidense.
- Ayuda a evitar la retención de impuestos de EE. UU. en pagos realizados al extranjero.
- Formulario 1042-S: Se utiliza para reportar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si se requirió alguna retención.
- Formulario 1099: No es necesario para contratistas extranjeros que trabajen fuera de EE. UU.; solo para contratistas con base en EE. UU.
3. Sin impuestos de nómina de EE. UU. para trabajo en el extranjero
Cuando empleados o contratistas extranjeros están completamente fuera de EE. UU. y no tienen ingresos de fuente estadounidense:
- No necesitas retener impuestos de nómina de EE. UU.
- No necesitas pagar contribuciones patronales a Seguridad Social, Medicare o desempleo.
Sin embargo, si el empleado extranjero es ciudadano o residente estadounidense, debes retener y pagar impuestos igual que a un empleado nacional, independientemente de dónde trabaje.
4. Riesgo de establecimiento permanente (PE)
Algo que se debe tener en cuenta es que contratar empleados internacionales puede crear un “establecimiento permanente” en el país del empleado—lo que significa:
- Tu empresa podría considerarse que tiene una presencia empresarial sujeta a impuestos en ese país.
- Esto puede desencadenar obligaciones de impuesto sobre la renta corporativa, IVA u obligaciones locales de nómina.
Para mitigar este riesgo, muchas empresas utilizan:
- Empleadores de Registro (EORs) para emplear al trabajador localmente.
- Asesoría legal para entender los umbrales para EP en cada país.
Costes de pagar a empleados internacionales
Para ayudarte a considerar los costes asociados con el pago de empleados internacionales, los hemos desglosado en una tabla con estimaciones de lo que cada uno podría costarte en USD.
| Categoría | Tipo de coste | Detalles | Coste estimado |
| Software | Software e infraestructura | Costes iniciales para software de nómina multi-país y la infraestructura IT necesaria. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Costes de integración | Costes para integrar el sistema de nómina con software de RRHH y contabilidad | $10,000 - $50,000 |
| Operativo | Salarios para el personal de nómina | Sueldos para especialistas en nómina familiarizados con regulaciones internacionales. | $60,000 - $120,000 por año |
| Operativo | Costes de formación | Costes para formación regular para mantenerse actualizado sobre tecnologías y cambios legislativos. | $5,000 - $20,000 por año |
| Cumplimiento y Regulación | Honorarios legales y de consultoría | Honorarios para expertos legales o consultores para asegurar el cumplimiento y navegar procesos burocráticos. | $20,000 - $100,000 por año |
| Cumplimiento y Regulación | Honorarios de auditoría | Costes para realizar auditorías regulares para precisión y cumplimiento. | $10,000 - $30,000 por año |
| Externalización | Honorarios del proveedor de servicios | Honorarios para proveedores de nómina global, que varían según la cantidad de empleados, países y la complejidad del servicio. | $15 - $50 por empleado por mes |
| Cambio de Divisas y Transacciones | Conversión de moneda | Costes por convertir divisas en pagos internacionales de nómina. | 0.5% - 2% del monto de la transacción |
| Cambio de Divisas y Transacciones | Comisiones bancarias | Comisiones bancarias por transferencias y pagos internacionales. | $10 - $50 por transacción |
| Corrección de Errores y Penalizaciones | Corrección de errores | Costes para corregir errores de nómina, incluyendo pagos retroactivos e intereses. | $5,000 - $20,000 por incidente |
| Corrección de Errores y Penalizaciones | Multas por incumplimiento | Multas y sanciones por incumplir leyes relacionadas con la nómina. | $10,000 - $50,000 por incidente |
| Costes varios | Gestión de proyectos | Costes de gestión de proyectos para implementar nuevos sistemas o cambiar de proveedor. | $10,000 - $40,000 por proyecto |
Desafíos de pagar a empleados internacionales
Aquí tienes siete desafíos a considerar cuando contratas empleados internacionales.
1. Cumplimiento de leyes laborales locales e impuestos patronales
Cada país tiene sus propias reglas sobre cómo se debe tratar a los empleados—cosas como permisos pagados, períodos de preaviso y salario mínimo.
También debes pagar tu parte de impuestos patronales, como seguros de salud o cotizaciones a pensiones.
Se trata menos de impuestos y más de ser un empleador legal. Si omites esto, podrías afrontar demandas o sanciones de la junta laboral. Es lo que te mantiene legal ante la ley.
2. Pagos y comisiones internacionales
Manejar la nómina en múltiples divisas puede ser desafiante debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio y a los requisitos y comisiones bancarias.
Como destaca Raoul P.E. Schweicher, Socio Director de MS Advisory: “Los canales de pago están fragmentados y son costosos. Las transferencias tradicionales SWIFT tardan 3-5 días y cuestan 3-4% en comisiones. Los trabajadores necesitan pagos instantáneos pero enfrentan retenciones KYC que duran 2-10 días cuando los bancos solicitan documentación adicional.
Además, las oscilaciones del tipo de cambio pueden destruir el 12% de los costes de nómina de la noche a la mañana. Los trabajadores se frustran cuando su salario "estable" baja por movimientos de divisas que ellos no pueden controlar”.
3. Retención de impuestos y reporte fiscal
Cuando pagas a empleados en el extranjero, debes asegurarte de retener la cantidad correcta de impuestos sobre la renta y seguridad social de su salario.
Algunos países también exigen que entregues a los empleados formularios fiscales de fin de año. Todo se trata de mantener una buena relación con la autoridad fiscal. Si lo haces mal, te arriesgas a multas o auditorías.
4. Clasificación de empleados (contratista vs. empleado)
El hecho de que llames a alguien contratista no significa que las leyes locales estén de acuerdo. Si trabajan como empleados—a tiempo completo, reportando a un gerente, usando tus herramientas—algunos países los reclasificarán.
Un compromiso corto en Estados Unidos puede considerarse trabajo por contrato, pero en España el mismo acuerdo desencadena toda la protección laboral de empleado.
Eso podría significar que debes pagar salarios atrasados, impuestos o incluso beneficios. Es uno de los errores de cumplimiento más comunes. Si tienes dudas, consulta las normativas locales o usa un EOR para mantenerte seguro.
5. Protección de datos y seguridad en la nómina
La información de nómina es muy sensible—nombres, salarios, información bancaria, identificaciones fiscales. Algunos países tienen leyes estrictas sobre privacidad de datos (como el RGPD en Europa), y debes cumplirlas.
Debes almacenar y compartir los datos de manera segura, o podrías enfrentarte a multas importantes. No es solo un riesgo legal—también afecta la confianza. Tu equipo espera que mantengas su información protegida.
6. Integración con sistemas internos
La nómina global no funciona bien si está aislada. Lo ideal es que se conecte con tu sistema de RR.HH., control de horario y herramientas financieras.
Si no es así, terminarás copiando los datos manualmente, lo que lleva a errores y demoras. Cuantos más países contrates, más problemático se vuelve. La integración ayuda a que todo funcione mejor.
7. Diferencia de husos horarios
Las diferencias horarias importan al pagar a empleados internacionales porque las fechas límite de nómina, los horarios bancarios y los días festivos varían según el país y pueden retrasar las transferencias salariales.
Como dice Kevin Marshall, CPA y profesional de finanzas personales de Amortization Calculator, “Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la oficina central está a diez husos horarios del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya pasó el límite bancario en Manila".
Pago de empleados internacionales: Proceso de toma de decisiones en 6 pasos
Gestionar la nómina internacional o elegir cómo pagar a talento global depende de algunas variables clave: clasificación del trabajador, infraestructura legal, tamaño del equipo, urgencia y tolerancia al riesgo.
Este marco te ayuda a tomar la mejor decisión en función de tu contexto único:
1. Evalúa las necesidades y objetivos de tu negocio
- Presencia geográfica: Ten en cuenta los países donde ya tienes empleados y adonde planeas expandirte. Los retos legales y administrativos varían según el país y algunos son mucho más complejos y prolongados que otros.
- Número de empleados: Determina cuántos empleados tienes internacionalmente y el crecimiento proyectado de estos números. Si vas a contratar 1–2 trabajadores en un país, un EOR o un acuerdo de contratista puede ser la ruta más sencilla. Si contratas de 3 a 10 trabajadores en un solo país, podría justificar la creación de una entidad legal y la externalización a un proveedor local de nómina.
- Enfoque de negocio principal: Evalúa si gestionar la nómina internamente distraería de tus actividades principales.
- Escala temporal: Si necesitas contratar rápidamente y no quieres establecer una entidad local, un EOR ofrece una solución rápida y conforme. Si tienes un presupuesto ajustado y la contratación es para trabajos a corto plazo o por proyecto, el acuerdo con contratistas puede tener más sentido, siempre que el riesgo de incumplimiento sea bajo.
2. Evalúa tus recursos actuales
- Experiencia: ¿Tienes, o puedes adquirir razonablemente, la experiencia necesaria en leyes laborales internacionales, regulaciones fiscales y procesamiento de nómina?
- Tecnología: Evalúa si cuentas con la tecnología para gestionar la nómina de manera eficiente en diferentes países, incluyendo actualizaciones de cumplimiento e integración con otros sistemas.
- Presupuesto: Considera las implicaciones financieras, incluidos los costos de establecer y mantener un proceso interno frente a las tarifas de externalización.
3. Evalúa pros y contras
- Control y personalización: La gestión interna te da más control y potencialmente más opciones de personalización, lo que es valioso si tienes necesidades complejas de nómina.
- Escalabilidad: Externalizar a un EOR o un servicio de nómina puede escalar más fácilmente junto con el crecimiento de tu empresa, especialmente al entrar en nuevos mercados.
- Gestión de riesgos: La externalización puede reducir el riesgo de incumplimiento y la carga de las sanciones legales.
4. Ajuste estratégico a largo plazo
- Costo: Aunque la subcontratación puede parecer más costosa al principio, a largo plazo podría ser más rentable al evitar multas y reducir la necesidad de personal especializado.
- Estrategia empresarial: Alinea tu elección con tu estrategia empresarial global. Si la expansión internacional rápida es un objetivo, la subcontratación o el uso de contratistas pueden aportar la agilidad que necesitas.
5. Solicita propuestas y realiza la debida diligencia
Solicita propuestas detalladas a varios proveedores de EOR y servicios globales de nómina. Aspectos a tener en cuenta, además del costo y la reputación:
- Experiencia local
- Precios transparentes
- Cálculos precisos de cargas patronales
- Niveles de soporte al cliente
- Escalabilidad a largo plazo
- Proveedores dependientes de socios vs. proveedores con entidad propia (se recomienda lo segundo).
- Revisa referencias y opiniones.
6. Toma una decisión
Toma una decisión basada en la capacidad de tu empresa para gestionar la nómina internamente sin comprometer el cumplimiento y la eficiencia operativa, y en qué medida cada opción apoya tus objetivos empresariales a largo plazo.
Mejores Prácticas para Pagar a Empleados Internacionales
Si decides hacerlo por tu cuenta y manejar el proceso de manera interna, aquí tienes algunas mejores prácticas para guiarte:
1. Mantente actualizado sobre las leyes locales
Verifica continuamente tus conocimientos sobre las leyes laborales locales, regulaciones fiscales y requisitos de informes en cada país.
Como recomienda Katherine Loranger, CPO en Safeguard Global, “Realiza revisiones mensuales, no anuales. Valida las clasificaciones de manera proactiva: Con el auge de los modelos enfocados en el trabajo remoto, hemos visto un aumento en el riesgo de clasificación incorrecta.
Si contratas contratistas internacionalmente, asegúrate de que el modelo de riesgos sea revisado por especialistas legales regionales—antes de iniciar la nómina.”
De manera similar, Ashley Akin, CPA y consultora fiscal en Gold IRA Companies, recomienda “Crea un calendario de cumplimiento que contemple al menos de 12 a 18 meses en adelante, con margen para ajustar los flujos de trabajo cuando entren en vigor nuevas reglas. Esto ayuda a evitar errores de última hora y hace que la nómina internacional sea mucho más manejable.”
2. Aprovecha la tecnología
Utiliza software avanzado de nómina capaz de gestionar múltiples monedas, idiomas y entornos regulatorios.
Asegúrate de que la tecnología sea escalable y pueda integrarse con otros sistemas de RRHH y contabilidad.
3. No confíes demasiado en la tecnología
Como subraya Akin, “El software de nómina es útil pero no perfecto. Puede realizar cálculos y deducciones locales, pero aún se necesitan revisiones manuales. Sugiero hacer auditorías trimestrales para detectar cosas como identificaciones fiscales desactualizadas, direcciones incorrectas o problemas de RGPD relacionados con consentimientos vencidos".
4. Redacta políticas claras
Como resalta Marshall, “Las políticas importan tanto como el software. Escribe claramente cómo y cuándo se realizan las conversiones, si la empresa o el empleado asume los cambios en las tasas de cambio y cómo se aplican las deducciones de beneficios.
Revisa el documento dos veces al año, de la misma manera que revisas los contratos de proveedores, porque las leyes detrás de él no permanecen estáticas".
5. Auditorías y conciliaciones regulares
Independientemente de si la nómina es internacional o no, es una buena práctica realizar auditorías de nómina periódicas para garantizar la precisión y el cumplimiento.
6. Comunicación efectiva
Mantén canales de comunicación claros y abiertos con tus empleados sobre cuestiones de nómina. Esto incluye proporcionar recibos de pago detallados que expliquen claramente cualquier deducción y ser receptivo a las preguntas de nómina.
Como señala Askin, “Aconsejo a los clientes que confirmen los datos bancarios, la residencia fiscal y la dirección de cada trabajador por adelantado, y luego los revisen trimestralmente.
Esto previene problemas de última hora como pagos fallidos o retrasos en formularios fiscales. Si las reglas fiscales cambian, explícalo de forma clara y temprana para que los trabajadores no se sorprendan cuando cambie el salario neto”.
7. Cobertura sistemática de la exposición a divisas
Protegerse contra la exposición a divisas se considera una buena práctica para la nómina internacional cuando pagas a empleados en monedas extranjeras y quieres evitar sorpresas por las fluctuaciones del tipo de cambio.
Ayuda en la planificación de presupuestos, el control de costos y la entrega de pagos consistentes—especialmente si gestionas la nómina desde una sola divisa como el USD.
Los métodos más comunes incluyen contratos a plazo, cuentas multidivisa o plataformas que ofrecen tipos de cambio fijos. Sin embargo, si tus pagos son de bajo volumen o esporádicos, la complejidad de la cobertura puede que no valga la pena.
Es más útil cuando los costos de nómina son elevados o se basan en mercados de divisas volátiles.
8. Reportes centralizados
El reporte centralizado es una buena práctica en la nómina global porque te brinda una vista unificada de los costes de nómina, obligaciones fiscales y plantilla en todos los países, ayuda en la elaboración de presupuestos, monitoreo de cumplimiento y reportes ejecutivos.
Por ejemplo, en lugar de compilar hojas de cálculo separadas de proveedores en Brasil, Alemania y Japón, puedes ver todos los datos de nómina en un solo panel de control.
Ahorra tiempo, reduce errores y apoya una mejor toma de decisiones. No obstante, suele requerir sistemas integrados o un proveedor global de nómina para funcionar bien.
Retos de pagar a empleados internacionales
rnEmpecemos por lo que debes tener más en cuenta al pagar empleados internacionales.rnrnEl proceso es complejo debido a los diferentes requisitos legales, fiscales y regulatorios en las distintas jurisdicciones:rn1. Cumplimiento de leyes laborales locales y de impuestos patronales
rnCada país tiene reglas propias sobre cómo deben tratarse a los empleados, cosas como permisos remunerados, períodos de preaviso y salario mínimo.rnrnTambién tienes que pagar tu parte de impuestos patronales como seguros de salud o cotizaciones de pensión.rnrnSe trata menos de impuestos y más de ser un empleador legal. Si omites esto, puedes enfrentar demandas o sanciones ante la autoridad laboral. Es lo que te mantiene legítimo ante la ley.rn2. Pagos internacionales y comisiones
rnGestionar la nómina en múltiples monedas puede ser un reto por las fluctuaciones del tipo de cambio y los requisitos y comisiones bancarias.rnrnComo destaca Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner en MS Advisory, “Las vías de pago están fragmentadas y son costosas. Las transferencias SWIFT tradicionales tardan de 3 a 5 días y cobran un 3-4% en comisiones. Los empleados necesitan pagos instantáneos, pero pueden afrontar retenciones KYC de 2-10 días cuando los bancos piden documentación adicional.rnrnAdemás, los cambios en Forex pueden destruir el 12% de los costes de nómina de la noche a la mañana. Los trabajadores se frustran cuando su salario "estable" cae debido a movimientos de tipo de cambio ajenos a su control”.rn3. Retención y declaración de impuestos
rnCuando pagas empleados en el extranjero, debes tener cuidado de retener la cantidad adecuada de impuestos sobre la renta y seguridad social de su nómina.rnrnAlgunos países también requieren que entregues a los empleados formularios fiscales de fin de año. Es cuestión de mantenerse bien con el fisco. Si fallas, puedes ser multado o auditado.rn4. Clasificación de empleados (contratista vs. empleado)
rnQue llames a alguien contratista no significa que las leyes locales lo consideren así. Si trabajan como un empleado—dedicación completa, reportan a un gerente, utilizan tus herramientas—en algunos países serán reclasificados.rnrnUn acuerdo breve en EE. UU. puede pasar como trabajo por contrato, pero en España el mismo acuerdo activa protecciones laborales plenas.rnrnEso puede implicar que debas pagar sueldos atrasados, impuestos o incluso beneficios. Es uno de los errores de cumplimiento más comunes. Ante la duda, revisa las normas locales o usa un EOR para estar seguro.rn5. Protección de datos y seguridad de nóminas
rnLos datos de nómina son muy sensibles—nombres, salarios, info bancaria, identificaciones fiscales. Algunos países tienen leyes estrictas de privacidad de datos (como el RGPD en Europa), y debes cumplirlas.rnrnHay que almacenar y compartir datos de manera segura, de lo contrario puedes enfrentar grandes multas. No es sólo un riesgo legal, también de confianza. Tu equipo espera que resguardes su información.rn6. Integración con sistemas internos
rnLa nómina global no funciona bien si está aislada. Lo ideal es que se conecte a tu sistema de RR. HH., control horario y herramientas financieras.rnrnSi no lo hace, acabarás copiando datos manualmente, lo que genera errores y retrasos. Cuantos más países contrates, más doloroso se vuelve. La integración ayuda a que todo funcione mejor.rn7. Diferencias horarias
rnLas diferencias horarias importan al pagar empleados internacionales porque las fechas de corte de nómina, horarios bancarios y días festivos públicos varían por país y pueden demorar los pagos de salario.rn| ¿Necesitas contratar rápido en un nuevo país y no tienes entidad legal? | Usa un EOR |
| ¿Contratando un freelance para trabajo temporal? | Contrata un contratista |
| ¿Tienes una entidad local y solo necesitas apoyo con la nómina? | Externalízala a un proveedor local de nómina |
| ¿Expansión de largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Crea una entidad local y gestiona RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratas en varios países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
9. Nunca externalices la responsabilidad
Por último, como aconseja Loranger, “Nunca externalices la responsabilidad. Ya sea que utilices un EOR o gestiones la nómina internamente, alguien dentro de la organización debe ser responsable de la inteligencia de cumplimiento.”
10. Designa a un “escéptico de las zonas horarias”
Como sugiere Marshall, asigna a alguien del equipo de nómina cuya única tarea sea preguntar, antes de cada procesamiento, si la fecha elegida realmente existe en todos los países implicados. Parece trivial hasta que te topas con un festivo nacional a mitad de semana que no habías previsto.
11. Utiliza canales cifrados y autenticación en dos factores
Nuevamente, como sugiere Marshall, “Enviamos todos los datos de nómina a través de canales cifrados y los almacenamos en servidores que cumplen con el estándar más estricto entre los países donde operamos.
Utiliza autenticación de dos factores en todas partes, realiza verificaciones de antecedentes a cualquier proveedor que acceda a los datos de nómina y limita el acceso interno al grupo más reducido posible. La gente se quejará del paso adicional para iniciar sesión. Dejan de quejarse el día que un intento de phishing falla por ese motivo”.
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Para más consejos sobre nómina internacional y gestión del talento, suscríbete a nuestro boletín semanal para líderes de RR. HH. y de negocios. Recibirás todo nuestro contenido más reciente para ayudarte a crecer en tu carrera y tener un mayor impacto en tu organización.
- No aplican impuestos de nómina estadounidenses a empleados extranjeros que trabajen fuera de EE. UU., salvo que sean personas estadounidenses.
- Debe recabarse el formulario W-8BEN/E de contratistas extranjeros para certificar estatus no estadounidense.
- El formulario 1099 no es obligatorio para trabajadores extranjeros sin ingresos de fuente estadounidense.
- Probablemente tienes obligaciones fiscales y laborales en el país extranjero donde reside el empleado.
- Sé consciente del riesgo de establecimiento permanente al contratar trabajadores extranjeros directamente.
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| ¿Expansión de largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Crea una entidad local y gestiona RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratas en varios países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
9. Nunca externalices la responsabilidad
Por último, como aconseja Loranger, “Nunca externalices la responsabilidad. Ya sea que utilices un EOR o gestiones la nómina internamente, alguien dentro de la organización debe ser responsable de la inteligencia de cumplimiento.”
10. Designa a un “escéptico de las zonas horarias”
Como sugiere Marshall, asigna a alguien del equipo de nómina cuya única tarea sea preguntar, antes de cada procesamiento, si la fecha elegida realmente existe en todos los países implicados. Parece trivial hasta que te topas con un festivo nacional a mitad de semana que no habías previsto.
11. Utiliza canales cifrados y autenticación en dos factores
Nuevamente, como sugiere Marshall, “Enviamos todos los datos de nómina a través de canales cifrados y los almacenamos en servidores que cumplen con el estándar más estricto entre los países donde operamos.
Utiliza autenticación de dos factores en todas partes, realiza verificaciones de antecedentes a cualquier proveedor que acceda a los datos de nómina y limita el acceso interno al grupo más reducido posible. La gente se quejará del paso adicional para iniciar sesión. Dejan de quejarse el día que un intento de phishing falla por ese motivo”.
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rnComo indica Kevin Marshall, CPA y profesional financiero en Calculadora de Amortización, “Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la oficina principal está a diez husos horarios del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya está fuera de horario bancario en Manila".Obligaciones fiscales estadounidenses al pagar empleados extranjeros
rnSi tu empresa en EE. UU. contrata o paga empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales en EE. UU.—y igual de importante, qué no aplica.rn rnA continuación, un desglose de consideraciones clave para mantenerte en cumplimiento al pagar empleados extranjeros.rn1. El lugar de trabajo determina la retención de impuestos
rnSi un empleado extranjero trabaja completamente fuera de EE. UU., y no es ciudadano ni residente estadounidense, entonces:rn- Por lo general, EE. UU. no requiere retención de impuestos federales sobre la renta.
- FICA (Seguridad Social y Medicare) y FUTA (Impuesto Federal de Desempleo) tampoco suelen aplicar.
- Sin embargo, tu empresa podría tener obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
- Contribuciones patronales a esquemas locales de seguro social
- Retención del impuesto sobre la renta local
- Registro ante las autoridades fiscales extranjeras
- Sin embargo, tu empresa podría tener obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
2. Formularios del IRS a tener en cuenta
rnAl contratar personas o entidades extranjeras, el IRS tiene formularios específicos para establecer el estatus fiscal y prevenir declaraciones erróneas:rn- Formulario W-8BEN (para personas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Sirve para certificar que el trabajador extranjero no es persona estadounidense.
- Ayuda a evitar la retención fiscal estadounidense en pagos realizados en el extranjero.
- Formulario W-8BEN (para personas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Formulario 1042-S:
- Se usa para reportar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si fue necesaria una retención.
- Formulario 1042-S:
- Formulario 1099:
- No es obligatorio para contratistas extranjeros que trabajen fuera de EE. UU.—solo para contratistas con base en EE. UU.
- Formulario 1099:
3. No hay impuestos de nómina estadounidenses para trabajo en el extranjero
rnCuando los empleados o contratistas extranjeros residen fuera de EE. UU. completamente y no tienen ingresos de fuente estadounidense:rn- No necesitas retener impuestos de nómina estadounidenses.
- No necesitas pagar impuestos patronales de Seguridad Social, Medicare o desempleo.
4. Riesgo de establecimiento permanente (PE)
rnAlgo a tener en cuenta es que contratar empleados internacionales puede crear un “establecimiento permanente” en el país del empleado—lo cual significa:rn- Tu empresa podría considerarse que tiene presencia fiscal en ese país.
- Esto puede activar impuestos de sociedades, IVA u obligaciones de nómina locales.
- Empresas de registro empleador (EORs) para emplear al trabajador localmente.
- Asesoría legal para entender los umbrales de PE en cada país.
Resumen de puntos clave
- No aplican impuestos de nómina estadounidenses a empleados extranjeros que trabajen fuera de EE. UU., salvo que sean personas estadounidenses.
- Debe recabarse el formulario W-8BEN/E de contratistas extranjeros para certificar estatus no estadounidense.
- El formulario 1099 no es obligatorio para trabajadores extranjeros sin ingresos de fuente estadounidense.
- Probablemente tienes obligaciones fiscales y laborales en el país extranjero donde reside el empleado.
- Sé consciente del riesgo de establecimiento permanente al contratar trabajadores extranjeros directamente.
| ¿Necesitas contratar rápido en un nuevo país y no tienes entidad legal? | Usa un EOR |
| ¿Contratando un freelance para trabajo temporal? | Contrata un contratista |
| ¿Tienes una entidad local y solo necesitas apoyo con la nómina? | Externalízala a un proveedor local de nómina |
| ¿Expansión de largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Crea una entidad local y gestiona RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratas en varios países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
9. Nunca externalices la responsabilidad
Por último, como aconseja Loranger, “Nunca externalices la responsabilidad. Ya sea que utilices un EOR o gestiones la nómina internamente, alguien dentro de la organización debe ser responsable de la inteligencia de cumplimiento.”
10. Designa a un “escéptico de las zonas horarias”
Como sugiere Marshall, asigna a alguien del equipo de nómina cuya única tarea sea preguntar, antes de cada procesamiento, si la fecha elegida realmente existe en todos los países implicados. Parece trivial hasta que te topas con un festivo nacional a mitad de semana que no habías previsto.
11. Utiliza canales cifrados y autenticación en dos factores
Nuevamente, como sugiere Marshall, “Enviamos todos los datos de nómina a través de canales cifrados y los almacenamos en servidores que cumplen con el estándar más estricto entre los países donde operamos.
Utiliza autenticación de dos factores en todas partes, realiza verificaciones de antecedentes a cualquier proveedor que acceda a los datos de nómina y limita el acceso interno al grupo más reducido posible. La gente se quejará del paso adicional para iniciar sesión. Dejan de quejarse el día que un intento de phishing falla por ese motivo”.
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- No aplican impuestos de nómina estadounidenses a empleados extranjeros que trabajen fuera de EE. UU., salvo que sean personas estadounidenses.
- Debe recabarse el formulario W-8BEN/E de contratistas extranjeros para certificar estatus no estadounidense.
- El formulario 1099 no es obligatorio para trabajadores extranjeros sin ingresos de fuente estadounidense.
- Probablemente tienes obligaciones fiscales y laborales en el país extranjero donde reside el empleado.
- Sé consciente del riesgo de establecimiento permanente al contratar trabajadores extranjeros directamente.
| ¿Necesitas contratar rápido en un nuevo país y no tienes entidad legal? | Usa un EOR |
| ¿Contratando un freelance para trabajo temporal? | Contrata un contratista |
| ¿Tienes una entidad local y solo necesitas apoyo con la nómina? | Externalízala a un proveedor local de nómina |
| ¿Expansión de largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Crea una entidad local y gestiona RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratas en varios países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
9. Nunca externalices la responsabilidad
Por último, como aconseja Loranger, “Nunca externalices la responsabilidad. Ya sea que utilices un EOR o gestiones la nómina internamente, alguien dentro de la organización debe ser responsable de la inteligencia de cumplimiento.”
10. Designa a un “escéptico de las zonas horarias”
Como sugiere Marshall, asigna a alguien del equipo de nómina cuya única tarea sea preguntar, antes de cada procesamiento, si la fecha elegida realmente existe en todos los países implicados. Parece trivial hasta que te topas con un festivo nacional a mitad de semana que no habías previsto.
11. Utiliza canales cifrados y autenticación en dos factores
Nuevamente, como sugiere Marshall, “Enviamos todos los datos de nómina a través de canales cifrados y los almacenamos en servidores que cumplen con el estándar más estricto entre los países donde operamos.
Utiliza autenticación de dos factores en todas partes, realiza verificaciones de antecedentes a cualquier proveedor que acceda a los datos de nómina y limita el acceso interno al grupo más reducido posible. La gente se quejará del paso adicional para iniciar sesión. Dejan de quejarse el día que un intento de phishing falla por ese motivo”.
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rnComo indica Kevin Marshall, CPA y profesional financiero en Calculadora de Amortización, “Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la oficina principal está a diez husos horarios del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya está fuera de horario bancario en Manila".Obligaciones fiscales estadounidenses al pagar empleados extranjeros
rnSi tu empresa en EE. UU. contrata o paga empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales en EE. UU.—y igual de importante, qué no aplica.rn rnA continuación, un desglose de consideraciones clave para mantenerte en cumplimiento al pagar empleados extranjeros.rn1. El lugar de trabajo determina la retención de impuestos
rnSi un empleado extranjero trabaja completamente fuera de EE. UU., y no es ciudadano ni residente estadounidense, entonces:rn- Por lo general, EE. UU. no requiere retención de impuestos federales sobre la renta.
- FICA (Seguridad Social y Medicare) y FUTA (Impuesto Federal de Desempleo) tampoco suelen aplicar.
- Sin embargo, tu empresa podría tener obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
- Contribuciones patronales a esquemas locales de seguro social
- Retención del impuesto sobre la renta local
- Registro ante las autoridades fiscales extranjeras
- Sin embargo, tu empresa podría tener obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
2. Formularios del IRS a tener en cuenta
rnAl contratar personas o entidades extranjeras, el IRS tiene formularios específicos para establecer el estatus fiscal y prevenir declaraciones erróneas:rn- Formulario W-8BEN (para personas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Sirve para certificar que el trabajador extranjero no es persona estadounidense.
- Ayuda a evitar la retención fiscal estadounidense en pagos realizados en el extranjero.
- Formulario W-8BEN (para personas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Formulario 1042-S:
- Se usa para reportar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si fue necesaria una retención.
- Formulario 1042-S:
- Formulario 1099:
- No es obligatorio para contratistas extranjeros que trabajen fuera de EE. UU.—solo para contratistas con base en EE. UU.
- Formulario 1099:
3. No hay impuestos de nómina estadounidenses para trabajo en el extranjero
rnCuando los empleados o contratistas extranjeros residen fuera de EE. UU. completamente y no tienen ingresos de fuente estadounidense:rn- No necesitas retener impuestos de nómina estadounidenses.
- No necesitas pagar impuestos patronales de Seguridad Social, Medicare o desempleo.
4. Riesgo de establecimiento permanente (PE)
rnAlgo a tener en cuenta es que contratar empleados internacionales puede crear un “establecimiento permanente” en el país del empleado—lo cual significa:rn- Tu empresa podría considerarse que tiene presencia fiscal en ese país.
- Esto puede activar impuestos de sociedades, IVA u obligaciones de nómina locales.
- Empresas de registro empleador (EORs) para emplear al trabajador localmente.
- Asesoría legal para entender los umbrales de PE en cada país.
Resumen de puntos clave
- No aplican impuestos de nómina estadounidenses a empleados extranjeros que trabajen fuera de EE. UU., salvo que sean personas estadounidenses.
- Debe recabarse el formulario W-8BEN/E de contratistas extranjeros para certificar estatus no estadounidense.
- El formulario 1099 no es obligatorio para trabajadores extranjeros sin ingresos de fuente estadounidense.
- Probablemente tienes obligaciones fiscales y laborales en el país extranjero donde reside el empleado.
- Sé consciente del riesgo de establecimiento permanente al contratar trabajadores extranjeros directamente.
| ¿Necesitas contratar rápido en un nuevo país y no tienes entidad legal? | Usa un EOR |
| ¿Contratando un freelance para trabajo temporal? | Contrata un contratista |
| ¿Tienes una entidad local y solo necesitas apoyo con la nómina? | Externalízala a un proveedor local de nómina |
| ¿Expansión de largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Crea una entidad local y gestiona RR.HH./nómina internamente |
| ¿Contratas en varios países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
9. Nunca externalices la responsabilidad
Por último, como aconseja Loranger, “Nunca externalices la responsabilidad. Ya sea que utilices un EOR o gestiones la nómina internamente, alguien dentro de la organización debe ser responsable de la inteligencia de cumplimiento.”
10. Designa a un “escéptico de las zonas horarias”
Como sugiere Marshall, asigna a alguien del equipo de nómina cuya única tarea sea preguntar, antes de cada procesamiento, si la fecha elegida realmente existe en todos los países implicados. Parece trivial hasta que te topas con un festivo nacional a mitad de semana que no habías previsto.
11. Utiliza canales cifrados y autenticación en dos factores
Nuevamente, como sugiere Marshall, “Enviamos todos los datos de nómina a través de canales cifrados y los almacenamos en servidores que cumplen con el estándar más estricto entre los países donde operamos.
Utiliza autenticación de dos factores en todas partes, realiza verificaciones de antecedentes a cualquier proveedor que acceda a los datos de nómina y limita el acceso interno al grupo más reducido posible. La gente se quejará del paso adicional para iniciar sesión. Dejan de quejarse el día que un intento de phishing falla por ese motivo”.
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