Pago a empleados internacionales: Una guía completa
El siglo XXI significa que puedes acceder fácilmente al talento internacional.
Sin embargo, nuevos territorios implican nuevas leyes laborales y costumbres que debes comprender y seguir. Usa esta guía para ayudarte a entender cómo pagar a empleados internacionales y los retos asociados a ello.
Cómo pagar a empleados internacionales
Tus opciones para pagar empleados internacionales dependen de cuánta responsabilidad quieras asumir en su empleo general.
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En términos generales, tienes cinco opciones:
- Gestionar el proceso internamente
- Usar contratistas
- Externalizar a una entidad local
- Externalizar mediante un Employer of Record (EOR)
- Externalizar mediante un proveedor de nómina global
1. Gestionar el proceso internamente
Algunas organizaciones, especialmente las más grandes, optan por gestionar la nómina global de manera interna usando entidades comerciales separadas en cada jurisdicción. Esto significa 1) establecer entidades comerciales en varias jurisdicciones y 2) contratar personal para procesar la nómina.
Las ventajas de esto son que controlas completamente el proceso y la experiencia de nómina. Y, aunque el software de nómina global puede ayudar, la complejidad de este proceso y los recursos necesarios llevan a muchas organizaciones a elegir métodos alternativos.
Ventajas: Mayor control y personalización.
Desventajas: Complejidad y requisitos de recursos.
2. Usar contratistas
Otra opción es contratar a contratistas, quienes, en teoría, son más sencillos de emplear.
Lo único que debes considerar aquí es que, si las autoridades locales clasifican legalmente a tu contratista como empleado, tu empresa es responsable de los impuestos no pagados, salarios atrasados y beneficios. También podrías recibir sanciones adicionales.
Ventajas: Simple y fácil.
Desventajas: Aún debes considerar las leyes y regulaciones locales y las de tu país de origen.
3. Externalizar a una entidad local
Otra opción es externalizar las tareas de nómina y recursos humanos a un proveedor local de nómina, una consultora de RRHH, o una organización profesional de empleadores (PEO). Ellos te proporcionan acceso a la experiencia local y a menudo es un método más rentable que utilizar un EOR. Lo único que debes considerar es que aún necesitas tener una entidad legal en el país para usar este modelo.
Ventajas: Acceso a experiencia local, asegura cumplimiento en el país y ofrece soporte personalizado.
Desventajas: Aún debes establecer primero una entidad local.
4. Externalizar mediante un Employer of Record
En lugar de intentar gestionar la nómina global internamente, muchas organizaciones externalizan el proceso a un Employer of Record (EOR).
Un EOR actúa como empleador en la jurisdicción donde deseas contratar trabajadores y gestiona todas las funciones administrativas como la nómina. Tendrán una entidad legal en la jurisdicción de tu elección y especialistas para gestionar toda la administración por ti y mantenerte en cumplimiento.
Los EOR pueden ayudarte a estar listo y contratando en menos de un mes.
Ventajas: Es sencillo, rápido y menos intensivo en recursos.
Desventajas: Menor control y dependencia del servicio.
5. Externalizar mediante un proveedor de nómina global
Otra opción es usar un proveedor de nómina global que consolide el procesamiento de nómina en varios países en una sola plataforma. Sin embargo, ten en cuenta que aún necesitas tener una entidad legal local en cada país donde estén basados los empleados.
El proveedor puede simplificar los cálculos de nómina, la declaración de impuestos y los informes, pero no actúa como el empleador legal. Aún eres responsable del cumplimiento, los contratos y los beneficios.
Ventajas: Operaciones de nómina centralizadas, informes consistentes en todos los países y una mayor eficiencia a medida que escalas internacionalmente.
Desventajas: Aún requiere entidades locales en cada país y es menos rentable si solo contratas en uno o dos países.
¿Qué opción de empleo debo elegir?
Aquí tienes 5 escenarios de 'mejor encaje' que pueden ayudarte a identificar cuál de las opciones se adapta mejor a tu caso.
| ¿Necesitas contratar rápidamente en un nuevo país y no tienes una entidad legal? | Usa un EOR |
| ¿Contratas a un freelancer para trabajo a corto plazo? | Contrata a un contratista |
| Tienes una entidad local y solo necesitas ayuda con la nómina? | Externaliza a un proveedor de nómina local |
| ¿Expandiéndote a largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Constituye una entidad local y gestiona los procesos de RRHH/nómina internamente |
| ¿Contratando en muchos países y quieres supervisión centralizada? | Usa una plataforma global de nómina |
Obligaciones fiscales en EE. UU. al pagar a empleados extranjeros
Si tu empresa radicada en EE. UU. contrata o paga a empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales estadounidenses—y, con la misma importancia, lo que no aplica.
A continuación encontrarás un resumen de 4 consideraciones para mantener el cumplimiento al pagar a empleados extranjeros, pero primero, un resumen de los puntos clave.
1. La ubicación del trabajo determina la retención fiscal
Si un empleado extranjero trabaja completamente fuera de EE. UU., y no es ciudadano ni residente estadounidense, entonces:
- Por lo general, EE. UU. no exige retención de impuestos federales sobre la renta.
- FICA (Seguro Social y Medicare) y FUTA (Impuesto federal al desempleo) tampoco suelen aplicar.
- Sin embargo, tu empresa puede estar sujeta a obligaciones fiscales en el país del empleado, incluyendo:
- Contribuciones del empleador a los sistemas locales de seguridad social
- Retención de impuestos sobre la renta local
- Registro ante las autoridades fiscales extranjeras
Importante: Si el trabajador realiza cualquier trabajo dentro de EE. UU. o es una persona estadounidense (ciudadano o residente), entonces aplican las leyes fiscales estadounidenses.
2. Formularios del IRS a tener en cuenta
Cuando contratas a personas o entidades extranjeras, el IRS tiene formularios específicos para establecer el estatus fiscal y evitar errores en el reporte:
- Formulario W-8BEN (para individuos) o W-8BEN-E (para entidades):
- Se utiliza para certificar que el trabajador extranjero no es una persona estadounidense.
- Ayuda a evitar la retención de impuestos estadounidenses sobre pagos realizados en el extranjero.
- Formulario 1042-S: Se usa para informar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si se requirió retención.
- Formulario 1099: No se requiere para contratistas extranjeros que realicen trabajos fuera de EE. UU.—solo para contratistas radicados en EE. UU.
3. No hay impuestos de nómina en EE. UU. para trabajo en el extranjero
Cuando empleados o contratistas extranjeros se encuentran totalmente fuera de EE. UU. y no reciben ingresos de fuente estadounidense:
- No necesitas retener impuestos de nómina estadounidenses.
- No tienes que pagar cuotas patronales de Seguro Social, Medicare ni impuestos al desempleo.
Sin embargo, si el empleado extranjero es un ciudadano o residente de EE. UU., debes retener y pagar impuestos igual que con un empleado doméstico—sin importar dónde trabaje.
4. Riesgo de establecimiento permanente (PE)
Algo a tener en cuenta es que contratar empleados internacionales puede crear un “establecimiento permanente” en el país del empleado—lo que significa:
- Su empresa podría considerarse que tiene una presencia comercial sujeta a impuestos en ese país.
- Esto puede desencadenar obligaciones de impuesto sobre la renta corporativo, IVA u obligaciones locales de nómina.
Para mitigar este riesgo, muchas empresas utilizan:
- Empleadores de registro (EOR) para emplear al trabajador localmente.
- Asesoría legal para entender los umbrales de EP en cada país.
Costos de pagar a empleados internacionales
Para ayudarle a considerar los costos asociados con el pago a empleados internacionales, los hemos desglosado en una tabla con estimaciones sobre lo que cada uno podría costarle en USD.
| Categoría | Tipo de costo | Detalles | Costo estimado |
| Software | Software e infraestructura | Costos iniciales para software de nómina multipaís y la infraestructura tecnológica necesaria. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Costos de integración | Costos para integrar el sistema de nómina con software de RRHH y contabilidad | $10,000 - $50,000 |
| Operacional | Salarios para el personal de nómina | Sueldos para especialistas de nómina familiarizados con regulaciones internacionales. | $60,000 - $120,000 por año |
| Operacional | Costos de capacitación | Costos para capacitación regular para mantenerse actualizados en tecnologías y cambios legislativos. | $5,000 - $20,000 por año |
| Cumplimiento y Regulación | Honorarios legales y de consultoría | Honorarios para expertos legales o consultores para asegurar el cumplimiento y navegar procesos burocráticos. | $20,000 - $100,000 por año |
| Cumplimiento y Regulación | Honorarios de auditoría | Costos por realizar auditorías periódicas para exactitud y cumplimiento. | $10,000 - $30,000 por año |
| Externalización | Honorarios de proveedores de servicios | Honorarios para proveedores globales de nómina, varían según el número de empleados, países y complejidad del servicio. | $15 - $50 por empleado por mes |
| Cambio de divisas y Transacciones | Conversión de divisas | Costos por convertir monedas para pagos internacionales de nómina. | 0.5% - 2% del monto de la transacción |
| Cambio de divisas y Transacciones | Comisiones bancarias | Comisiones bancarias por transferencias y pagos internacionales. | $10 - $50 por transacción |
| Corrección de errores y penalizaciones | Corrección de errores | Costos para corregir errores de nómina, incluyendo pagos atrasados e intereses. | $5,000 - $20,000 por incidente |
| Corrección de errores y penalizaciones | Multas por incumplimiento | Multas y penalizaciones por incumplimiento de leyes relacionadas con la nómina. | $10,000 - $50,000 por incidente |
| Costos misceláneos | Gestión de proyectos | Costos de gestión de proyectos para implementar nuevos sistemas o cambiar de proveedor. | $10,000 - $40,000 por proyecto |
Desafíos de pagar a empleados internacionales
Aquí tienes siete desafíos que considerar al utilizar empleados internacionales.
1. Cumplimiento de leyes laborales locales e impuestos patronales
Cada país tiene sus propias normas sobre cómo se debe tratar a los empleados—cosas como licencias pagadas, plazos de preaviso y salario mínimo.
También debes pagar tu parte de los impuestos patronales, como seguros de salud o contribuciones a pensiones.
Es menos acerca de los impuestos y más sobre ser un empleador legal. Si omites este paso, podrías enfrentarte a juicios o sanciones de la junta laboral. Es lo que te mantiene legítimo ante la ley.
2. Pagos internacionales y comisiones
Gestionar la nómina en múltiples monedas puede ser un reto debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio y a los requisitos y comisiones bancarias.
Como destaca Raoul P.E. Schweicher, Socio Director en MS Advisory, “Los sistemas de pago están fragmentados y son costosos. Las transferencias tradicionales de SWIFT tardan 3-5 días y cuestan 3-4% en comisiones. Los trabajadores necesitan pagos instantáneos pero enfrentan bloqueos por KYC de entre 2 y 10 días cuando los bancos exigen documentación adicional.
Además, las fluctuaciones en FX pueden destruir el 12% de los costos de nómina de la noche a la mañana. Los empleados se frustran cuando su salario "estable" cae debido a movimientos del tipo de cambio que no pueden controlar”.
3. Retención de impuestos y reportes fiscales
Cuando pagas a empleados en el extranjero, debes tener cuidado de retener la cantidad correcta de impuestos sobre la renta y seguridad social de su salario.
Algunos países también requieren que entregues a los empleados formularios fiscales de fin de año. Todo es cuestión de mantener buenas relaciones con la autoridad fiscal. Si cometes un error, te arriesgas a multas o auditorías.
4. Clasificación de empleados (contratista vs. empleado)
Que llames a alguien contratista no significa que las leyes locales estén de acuerdo. Si trabajan como empleados—a tiempo completo, reportando a un gerente, usando tus herramientas—algunos países los reclasificarán.
Una relación a corto plazo en Estados Unidos podría considerarse trabajo por contrato, pero en España el mismo acuerdo activa todas las protecciones de un empleado.
Eso podría significar que debas sueldos atrasados, impuestos o incluso beneficios. Es uno de los errores de cumplimiento más comunes. En caso de duda, consulta la normativa local o utiliza un EOR para mantenerte seguro.
5. Protección de datos y seguridad de la nómina
Los datos de nómina son altamente sensibles: nombres, salarios, datos bancarios, identificaciones fiscales. Algunos países tienen leyes estrictas de privacidad de datos (como el GDPR en Europa), y debes cumplirlas.
Debes almacenar y compartir los datos de forma segura, o podrías recibir fuertes multas. No solo es un riesgo legal, también es una cuestión de confianza. Tu equipo espera que mantengas su información protegida.
6. Integración con sistemas internos
La nómina internacional no funciona bien si está aislada. Idealmente, debe conectarse con tus sistemas de RR. HH., control de tiempo y herramientas financieras.
Si no lo hace, acabarás copiando datos manualmente, lo que lleva a errores y retrasos. Cuantos más países contrates, más complicado será. La integración ayuda a que todo funcione mejor.
7. Diferencias horarias
Las diferencias horarias importan al pagar empleados internacionales porque las fechas de corte de la nómina, los horarios bancarios y los días festivos varían según el país y pueden retrasar las transferencias salariales.
Como lo comenta Kevin Marshall, CPA y profesional de finanzas personales en Amortization Calculator, “Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la oficina central está a diez zonas horarias del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya pasó la hora máxima bancaria en Manila".
Pago de empleados internacionales: proceso de decisión en 6 pasos
Gestionar la nómina internacional o elegir cómo pagar talento global depende de algunas variables clave: clasificación del trabajador, infraestructura legal, tamaño del equipo, urgencia y tolerancia al riesgo.
Usa este marco para ayudarte a tomar la mejor decisión según tu caso particular:
1. Evalúa las necesidades y objetivos de tu negocio
- Presencia geográfica: Considera los países donde actualmente tienes empleados y donde planeas expandirte. Los retos legales y administrativos varían según el país y algunos son mucho más complicados y prolongados que otros.
- Cantidad de empleados: Determina cuántos empleados tienes internacionalmente y el crecimiento proyectado de esos números. Si vas a contratar 1 o 2 trabajadores en un país, un EOR o acuerdo de contratista puede ser la ruta más sencilla. Si contratas entre 3 y 10 trabajadores en un país, podría justificar establecer una entidad legal y subcontratar a un proveedor local de nómina.
- Enfoque del negocio principal: Evalúa si administrar la nómina internamente distraería de tus actividades principales.
- Plazo: Si necesitas contratar rápido y no quieres crear una entidad local, un EOR te da una solución rápida y cumpliendo la normativa. Si cuentas con un presupuesto ajustado y contratas para trabajos cortos o por proyecto, un acuerdo de contratista podría tener más sentido—siempre que el riesgo de incumplimiento sea bajo.
2. Evalúa tus recursos actuales
- Experiencia: ¿Tienes o puedes adquirir razonablemente la experiencia necesaria en leyes laborales internacionales, regulaciones fiscales y procesamiento de nóminas?
- Tecnología: Evalúa si cuentas con la tecnología para gestionar la nómina eficientemente en diferentes países, incluyendo actualizaciones de cumplimiento e integración con otros sistemas.
- Presupuesto: Considera las implicaciones financieras, incluyendo el costo de establecer y mantener un proceso interno frente a las tarifas de subcontratación.
3. Evalúa pros y contras
- Control y personalización: La gestión interna te da más control y potencialmente más opciones de personalización, lo cual es valioso si tienes necesidades de nómina complejas.
- Escalabilidad: Subcontratar a un EOR o servicio de nómina puede escalar más fácilmente con el crecimiento de tu negocio, especialmente en nuevos mercados.
- Gestión de riesgos: La subcontratación puede reducir el riesgo de incumplimiento y la carga de sanciones legales.
4. Ajuste estratégico a largo plazo
- Costo: Aunque la subcontratación pueda parecer más cara al principio, podría ser más rentable a largo plazo al evitar multas y reducir la necesidad de personal especializado.
- Estrategia empresarial: Alinea tu elección con tu estrategia empresarial general. Si la expansión internacional rápida es un objetivo, la subcontratación o el uso de contratistas podrían proporcionarte la agilidad que necesitas.
5. Solicita propuestas y realiza la debida diligencia
Solicita propuestas detalladas de varios proveedores de EOR y de servicios de nómina global. Además del costo y la reputación, fíjate en:
- Experiencia local
- Precios transparentes
- Cálculos precisos de las cargas laborales
- Niveles de soporte al cliente
- Escalabilidad a largo plazo
- Proveedores dependientes de socios vs. proveedores con entidad propia (se recomienda esta última).
- Verifica referencias y opiniones.
6. Toma una decisión
Toma una decisión basada en la capacidad de tu empresa para gestionar la nómina internamente sin comprometer el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa, y en qué medida cada opción respalda tus objetivos comerciales a largo plazo.
Buenas Prácticas para Pagar a Empleados Internacionales
Si decides hacerlo solo y gestionar el proceso internamente, aquí tienes algunas buenas prácticas que te ayudarán como guía:
1. Mantente actualizado sobre las leyes locales
Verifica continuamente tu conocimiento sobre las leyes laborales locales, regulaciones fiscales y requisitos de reporte en cada país.
Como recomienda Katherine Loranger, Directora de Personal en Safeguard Global, “Incluye revisiones mensuales, no solo anuales. Valida las clasificaciones de forma proactiva: Con el auge de los modelos remotos, hemos visto un aumento en el riesgo de clasificación errónea.”
Si vas a contratar contratistas internacionalmente, asegúrate de que tu modelo de riesgos sea revisado por expertos legales regionales—antes de comenzar la nómina.”
De igual modo, Ashley Akin, CPA y consultora fiscal en Gold IRA Companies, recomienda “Crear un calendario de cumplimiento que abarque al menos de 12 a 18 meses hacia adelante, incorporando tiempo para ajustar los flujos de trabajo ante nuevas normativas. Esto ayuda a prevenir errores de última hora y hace que la nómina internacional sea mucho más manejable.”
2. Aprovecha la tecnología
Utiliza software avanzado de nómina capaz de gestionar múltiples monedas, idiomas y entornos normativos.
Asegúrate de que la tecnología sea escalable y se pueda integrar con otros sistemas de RR. HH. y contabilidad.
