Pagar a empleados internacionales: una guía completa
El siglo XXI significa que puedes acceder muy fácilmente al talento internacional.
Sin embargo, los nuevos territorios implican nuevas leyes laborales y costumbres que debes conocer y respetar. Utiliza esta guía para comprender cómo pagar a empleados internacionales y los desafíos asociados.
Cómo pagar a empleados internacionales
Tus opciones para pagar a empleados internacionales dependen de cuánta responsabilidad quieras asumir con respecto a su empleo en general.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
En términos generales, tienes cinco opciones:
- Gestionar el proceso internamente
- Utilizar contratistas
- Subcontratar a una entidad local
- Subcontratar mediante un empleador registrado (EOR)
- Subcontratar a un proveedor de nómina global
1. Gestionar el proceso internamente
Algunas organizaciones, especialmente las más grandes, optan por gestionar la nómina global internamente utilizando entidades comerciales independientes en cada jurisdicción. Esto significa 1) establecer entidades comerciales en múltiples jurisdicciones y 2) contratar personal para procesar la nómina.
Las ventajas de esto son que tienes el control total del proceso y la experiencia de nómina. Además, aunque el software de nómina global puede ayudar, la complejidad de este proceso y los recursos necesarios llevan a muchas organizaciones a elegir métodos alternativos.
Ventajas: Mayor control y personalización.
Desventajas: Complejidad y requisitos de recursos.
2. Utilizar contratistas
Otra opción es contratar a contratistas que, en teoría, son más sencillos de emplear.
Lo único que debes tener en cuenta es que, si las autoridades locales clasifican legalmente a tu contratista como empleado, tu empresa será responsable de los impuestos impagados, los salarios retroactivos y las prestaciones. También podrías recibir multas adicionales.
Ventajas: Sencillo y fácil.
Desventajas: Aun así, debes tener en cuenta las leyes y normativas locales, así como las de tu país de origen.
3. Subcontratar a una entidad local
Otra opción es subcontratar las tareas de nómina y RR. HH. a un proveedor local de nómina, una consultoría de RR. HH. o una organización profesional de empleadores (PEO). Te proporcionarán acceso a conocimientos especializados locales y, a menudo, son un método más rentable que utilizar un EOR. Lo único que debes tener en cuenta es que aún necesitas tener una entidad legal en el país para utilizar este modelo.
Ventajas: Acceso a conocimientos especializados locales, garantiza el cumplimiento en el país y ofrece asistencia personalizada.
Desventajas: Aún debes establecer primero una entidad local.
4. Subcontratar mediante un empleador registrado
En lugar de intentar gestionar la nómina global internamente, muchas organizaciones subcontratan el proceso a un empleador registrado (EOR).
Un EOR actúa como empleador en la jurisdicción donde quieres contratar trabajadores y se encarga de todas las funciones administrativas, como la nómina. Contará con una entidad legal en la jurisdicción elegida y especialistas que gestionarán toda la administración por ti y garantizarán el cumplimiento normativo.
Los EOR pueden ayudarte a establecerte y contratar personal en menos de un mes.
Ventajas: Sencillo, rápido y requiere menos recursos.
Desventajas: Menor control y dependencia del servicio.
5. Subcontratar a un proveedor de nómina global
Otra opción es utilizar un proveedor de nómina global que consolide el procesamiento de nóminas de varios países en una sola plataforma. Sin embargo, ten en cuenta que aún necesitas tener una entidad legal local en cada país donde estén establecidos los empleados.
El proveedor puede agilizar los cálculos de nómina, las declaraciones de impuestos y los informes, pero no actúa como el empleador legal. Tú sigues siendo responsable del cumplimiento, los contratos y los beneficios.
Ventajas: Operaciones de nómina centralizadas, informes coherentes entre países y mayor eficiencia a medida que creces internacionalmente.
Desventajas: Sigues necesitando entidades locales en cada país; el costo de los servicios de nómina global es elevado si solo contratas personal en uno o dos países.
¿Qué opción de empleo debería elegir?
A continuación, se presentan 5 situaciones de «mejor opción» que pueden ayudarte a identificar cuál de las alternativas se adapta mejor a tus necesidades.
| ¿Necesitas contratar rápidamente en un nuevo país y no tienes una entidad legal? | Utiliza un EOR |
| ¿Estás contratando a un trabajador independiente para un trabajo a corto plazo? | Contrata a un trabajador por cuenta propia |
| ¿Tienes una entidad local y solo necesitas ayuda para gestionar la nómina? | Subcontrata el servicio a un proveedor local de nómina |
| ¿Te estás expandiendo a largo plazo en un país con un equipo en crecimiento? | Establece una entidad local y desarrolla internamente los procesos de RR. HH. y nómina |
| ¿Estás contratando personal en varios países y quieres una supervisión centralizada? | Utiliza una plataforma global de nómina |
Obligaciones fiscales de EE. UU. al pagar a empleados extranjeros
Si tu empresa con sede en EE. UU. contrata o paga a empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales en EE. UU. y, algo igualmente importante, qué obligaciones no se aplican.
A continuación, se desglosan 4 aspectos que debes tener en cuenta para cumplir la normativa al pagar a empleados extranjeros, pero primero presentamos un resumen de los puntos clave.
1. El lugar de trabajo determina la retención fiscal
Si un empleado extranjero trabaja íntegramente fuera de EE. UU. y no es ciudadano ni residente de EE. UU., entonces:
- Por lo general, EE. UU. no exige la retención del impuesto federal sobre la renta.
- La FICA (Seguridad Social y Medicare) y la FUTA (impuesto federal de desempleo) tampoco suelen aplicarse.
- Sin embargo, tu empresa puede tener obligaciones fiscales en el país del empleado, entre ellas:
- Contribuciones del empleador a los sistemas locales de seguridad social
- Retención del impuesto local sobre la renta
- Registro ante las autoridades fiscales extranjeras
Importante: Si el trabajador realiza cualquier trabajo dentro de EE. UU. o es una persona estadounidense (ciudadano o residente), se aplican las leyes fiscales de EE. UU.
2. Formularios del IRS que debes conocer
Al contratar a personas o entidades extranjeras, el IRS exige formularios específicos para establecer la situación fiscal y evitar declaraciones incorrectas:
- Formulario W-8BEN (para personas físicas) o W-8BEN-E (para entidades):
- Se utiliza para certificar que el trabajador extranjero no es una persona estadounidense.
- Ayuda a evitar la retención de impuestos de EE. UU. sobre pagos realizados en el extranjero.
- Formulario 1042-S: Se utiliza para declarar los ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si se exigió alguna retención.
- Formulario 1099: No se exige para contratistas extranjeros que realizan trabajos fuera de EE. UU.; solo para contratistas con sede en EE. UU.
3. No hay impuestos estadounidenses sobre la nómina para trabajos realizados en el extranjero
Cuando los empleados o contratistas extranjeros se encuentran íntegramente fuera de EE. UU. y no tienen ingresos de fuente estadounidense:
- No necesitas retener impuestos estadounidenses sobre la nómina.
- No necesitas pagar las contribuciones del empleador a la Seguridad Social, Medicare ni los impuestos de desempleo.
Sin embargo, si el empleado extranjero es ciudadano o residente de EE. UU., debe retener y pagar impuestos tal como lo haría con un empleado nacional, independientemente de su lugar de trabajo.
4. Riesgo de establecimiento permanente (PE)
Algo que debe tener en cuenta es que contratar empleados internacionales puede crear un “establecimiento permanente” en el país del empleado, lo que significa:
- Su empresa podría considerarse como una entidad con presencia empresarial sujeta a impuestos en ese país.
- Esto puede generar obligaciones relacionadas con el impuesto sobre la renta corporativo, el IVA o la nómina local.
Para mitigar este riesgo, muchas empresas utilizan:
- Empleadores registrados (EOR) para contratar al trabajador localmente.
- Asesoramiento jurídico para comprender los umbrales del establecimiento permanente en cada país.
Costes de pagar a empleados internacionales
Para ayudarle a considerar los costes asociados con el pago a empleados internacionales, los hemos desglosado en una tabla con estimaciones de lo que podría costar cada uno en USD.
| Categoría | Tipo de coste | Detalles | Coste estimado |
| Software | Software e infraestructura | Costes iniciales del software de nómina para varios países y de la infraestructura informática necesaria. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Costes de integración | Costes de integrar el sistema de nómina con el software de RR. HH. y contabilidad | $10,000 - $50,000 |
| Operativos | Salarios del personal de nómina | Sueldos de especialistas en nómina familiarizados con las normativas internacionales. | $60,000 - $120,000 por año |
| Operativos | Costes de formación | Costes de la formación periódica para mantenerse al día sobre las tecnologías y los cambios legislativos. | $5,000 - $20,000 por año |
| Cumplimiento y normativa | Honorarios jurídicos y de consultoría | Honorarios de expertos jurídicos o consultores para garantizar el cumplimiento y orientarse en los procesos burocráticos. | $20,000 - $100,000 por año |
| Cumplimiento y normativa | Honorarios de auditoría | Costes de realizar auditorías periódicas para garantizar la exactitud y el cumplimiento. | $10,000 - $30,000 por año |
| Externalización | Honorarios del proveedor de servicios | Honorarios de proveedores de nómina global, que varían según el número de empleados, los países y la complejidad del servicio. | $15 - $50 por empleado al mes |
| Conversión de divisas y transacciones | Conversión de divisas | Costes de convertir divisas para los desembolsos de nómina internacionales. | 0.5% - 2% del importe de la transacción |
| Conversión de divisas y transacciones | Comisiones bancarias | Comisiones bancarias por transacciones, transferencias y pagos internacionales. | $10 - $50 por transacción |
| Rectificación de errores y sanciones | Corrección de errores | Costes de corregir errores de nómina, incluidos los pagos retroactivos y los intereses. | $5,000 - $20,000 por incidente |
| Rectificación de errores y sanciones | Sanciones por incumplimiento | Multas y sanciones por incumplimiento de las leyes relacionadas con la nómina. | $10,000 - $50,000 por incidente |
| Costes varios | Gestión de proyectos | Costes de gestión de proyectos para implementar nuevos sistemas o cambiar de proveedor. | $10,000 - $40,000 por proyecto |
Retos de pagar a empleados internacionales
Estos son siete retos que debe tener en cuenta al contratar empleados internacionales.
1. Cumplimiento de las leyes laborales locales y fiscales del empleador
Cada país tiene sus propias normas sobre cómo deben ser tratados los empleados: aspectos como las vacaciones remuneradas, los periodos de preaviso y el salario mínimo.
También debe pagar su parte de los impuestos del empleador, como las contribuciones al seguro médico o a la pensión.
No se trata tanto de los impuestos como de ser un empleador legal. Si omite este paso, podría enfrentarse a demandas o sanciones de las autoridades laborales. Esto es lo que le permite operar legalmente ante la ley.
2. Pagos y comisiones internacionales
Gestionar las nóminas en varias monedas puede ser complicado debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio y a los requisitos y las comisiones bancarias.
Como señala Raoul P.E. Schweicher, socio director de MS Advisory: «Las vías de pago están fragmentadas y son caras. Las transferencias SWIFT tradicionales tardan entre 3 y 5 días y tienen un coste del 3-4 % en comisiones. Los trabajadores necesitan pagos instantáneos, pero se enfrentan a retenciones por controles KYC de entre 2 y 10 días cuando los bancos solicitan documentación adicional.
Además, las fluctuaciones de las divisas pueden destruir el 12 % de los costes de nómina de la noche a la mañana. Los trabajadores se frustran cuando su salario «estable» disminuye debido a movimientos de los tipos de cambio que no pueden controlar».
3. Retención y declaración de impuestos
Cuando pagas a empleados en el extranjero, debes asegurarte de retener la cantidad correcta de impuestos sobre la renta y de cotizaciones a la seguridad social de su nómina.
Algunos países también quieren que entregues a los empleados los formularios fiscales de final de año. Todo consiste en mantener una buena relación con Hacienda. Si lo haces mal, te arriesgas a recibir multas o a enfrentarte a auditorías.
4. Clasificación del trabajador (contratista frente a empleado)
Que llames a alguien contratista no significa que las leyes locales estén de acuerdo. Si trabaja como un empleado —a tiempo completo, reportando a un gerente y utilizando tus herramientas—, algunos países lo reclasificarán.
Un contrato de corta duración en Estados Unidos podría considerarse trabajo por contrato, pero en España el mismo acuerdo activa todas las protecciones laborales para empleados.
Eso podría significar que debes salarios atrasados, impuestos o incluso prestaciones. Es uno de los errores de cumplimiento más comunes. En caso de duda, consulta las normas locales o utiliza un EOR para mantenerte protegido.
5. Protección de datos y seguridad de las nóminas
Los datos de nómina son sumamente sensibles: nombres, salarios, información bancaria e identificaciones fiscales. Algunos países tienen leyes estrictas de privacidad de datos (como el RGPD en Europa), y debes cumplirlas.
Debes almacenar y compartir los datos de forma segura o podrías enfrentarte a multas cuantiosas. No es solo un riesgo legal, también es una cuestión de confianza. Tu equipo espera que mantengas su información a salvo.
6. Integración con los sistemas internos
La nómina internacional no funciona bien si está aislada. Lo ideal es que se conecte con tu sistema de recursos humanos, el control horario y las herramientas financieras.
Si no lo hace, acabarás copiando los datos manualmente, lo que provoca errores y retrasos. Cuantos más países incluyas en tu contratación, más problemático se vuelve. La integración ayuda a que todo funcione de manera más fluida.
7. Diferencias horarias
Las diferencias horarias son importantes al pagar a empleados internacionales porque las fechas límite de nómina, los horarios bancarios y los días festivos varían según el país y pueden retrasar las transferencias salariales.
Como explica Kevin Marshall, contable público certificado y profesional de las finanzas personales en Calculadora de amortización: «Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la sede central está a diez husos horarios del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya ha superado la hora límite bancaria en Manila».
Pagar a empleados internacionales: proceso de toma de decisiones en 6 pasos
Gestionar una nómina internacional o elegir cómo pagar al talento global depende de algunas variables clave: la clasificación del trabajador, la infraestructura legal, el tamaño del equipo, la urgencia y la tolerancia al riesgo.
Utiliza este marco para tomar la decisión correcta en función de tu contexto específico:
1. Evalúa las necesidades y los objetivos de tu empresa
- Presencia geográfica: Considera los países en los que actualmente tienes empleados y aquellos en los que planeas expandirte. Los desafíos legales y administrativos varían según el país, y algunos son mucho más complejos y prolongados que otros.
- Número de empleados: Determina cuántos empleados tienes internacionalmente y cuál es el crecimiento previsto de estas cifras. Si vas a contratar a 1–2 trabajadores en un país, un acuerdo con un EOR o con un contratista puede ser la opción más sencilla. Si vas a contratar a 3–10 trabajadores en un país, podría estar justificado crear una entidad legal y externalizar la gestión a un proveedor local de nóminas.
- Enfoque principal de la empresa: Evalúa si gestionar las nóminas internamente distraería la atención de tus actividades empresariales principales.
- Plazos: Si necesitas contratar rápidamente y no quieres crear una entidad local, un EOR ofrece una solución rápida y conforme a la normativa. Si tienes un presupuesto ajustado y vas a contratar para un trabajo de corta duración o basado en un proyecto, un acuerdo con un contratista podría tener más sentido, siempre que el riesgo de incumplimiento sea bajo.
2. Evalúa tus recursos actuales
- Experiencia: ¿Tiene, o puede adquirir razonablemente, la experiencia necesaria en legislación laboral internacional, normativa fiscal y procesamiento de nóminas?
- Tecnología: Evalúe si cuenta con la tecnología necesaria para gestionar las nóminas de manera eficiente en distintos países, incluidas las actualizaciones de cumplimiento y la integración con otros sistemas.
- Presupuesto: Considere las implicaciones financieras, incluido el coste de establecer y mantener un proceso interno frente a las tarifas de externalización.
3. Evalúe las ventajas y desventajas
- Control y personalización: El procesamiento interno le proporciona un mayor control y, potencialmente, más opciones de personalización, lo que resulta valioso si tiene necesidades complejas de nóminas.
- Escalabilidad: La externalización a un EOR o a un servicio de nóminas puede escalar más fácilmente con el crecimiento de su empresa, especialmente en nuevos mercados.
- Gestión de riesgos: La externalización puede reducir el riesgo de incumplimiento y la carga derivada de las sanciones legales.
4. Encaje estratégico a largo plazo
- Coste: Aunque la externalización pueda parecer más cara inicialmente, podría ser más rentable a largo plazo al evitar multas y reducir la necesidad de personal especializado.
- Estrategia empresarial: Alinee su elección con la estrategia general de su empresa. Si la expansión internacional rápida es un objetivo, la externalización o el uso de contratistas podrían proporcionarle la agilidad que necesita.
5. Solicite propuestas y lleve a cabo la diligencia debida
Solicite propuestas detalladas a varios proveedores de EOR y servicios globales de nóminas. Además del coste y la reputación, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Experiencia local
- Precios transparentes
- Cálculos precisos de las cargas patronales
- Nivel de atención al cliente
- Escalabilidad a largo plazo
- Proveedores que dependen de socios frente a proveedores con entidades propias (se recomienda esta última opción).
- Compruebe las referencias y las reseñas.
6. Tome una decisión
Tome una decisión basándose en la capacidad de su empresa para gestionar las nóminas internamente sin comprometer el cumplimiento ni la eficiencia operativa, así como en el grado en que cada opción respalda sus objetivos empresariales a largo plazo.
Mejores prácticas para pagar a empleados internacionales
Si decide hacerlo por su cuenta y gestionar el proceso internamente, estas son algunas prácticas recomendadas que pueden servirle de guía:
1. Manténgase al día sobre la legislación local
Compruebe continuamente sus conocimientos sobre la legislación laboral local, la normativa fiscal y los requisitos de presentación de informes de cada país.
Como recomienda Katherine Loranger, directora de producto de Safeguard Global: “Establezca revisiones mensuales, no anuales. Valide las clasificaciones de forma proactiva: con el auge de los modelos que priorizan el trabajo remoto, hemos observado un aumento del riesgo de clasificación incorrecta.
Si contrata a contratistas a nivel internacional, asegúrese de que expertos jurídicos regionales revisen su modelo de riesgos antes de que comiencen las nóminas”.
De manera similar, Ashley Akin, contadora pública certificada y consultora fiscal de Gold IRA Companies, recomienda: “Elabore un calendario de cumplimiento que contemple al menos los próximos 12 a 18 meses, con tiempo suficiente para ajustar los flujos de trabajo cuando entren en vigor nuevas normas. Esto ayuda a prevenir errores de última hora y hace que las nóminas internacionales sean mucho más manejables”.
2. Aproveche la tecnología
Utilice un software avanzado de nóminas capaz de gestionar múltiples divisas, idiomas y entornos normativos.
Asegúrate de que la tecnología sea escalable y pueda integrarse con otros sistemas de RR. HH. y contabilidad.
3. No dependas demasiado de la tecnología
Como señala Akin, “El software de nóminas es útil, pero no perfecto. Puede gestionar los cálculos y las deducciones locales, pero aún son necesarias las comprobaciones manuales. Sugiero realizar auditorías trimestrales para detectar problemas como identificadores fiscales obsoletos, direcciones incorrectas o cuestiones relacionadas con el GDPR derivadas de consentimientos caducados”.
4. Redacta políticas claras
Como destaca Marshall, «Las políticas importan tanto como el software. Declare por escrito cómo y cuándo se realizan las conversiones, si la empresa o el empleado asume las fluctuaciones de los tipos de cambio y cómo se aplican las deducciones de beneficios.
Revise el documento dos veces al año, del mismo modo que revisa los contratos con proveedores, porque las leyes en las que se basa no permanecen inmutables».
5. Auditorías y conciliaciones periódicas
Independientemente de si la nómina es internacional o no, es una buena práctica realizar auditorías de nómina periódicas para garantizar la precisión y el cumplimiento normativo.
rn5. Utilice contratistas
rnrnrnOtra opción es contratar a trabajadores independientes que, en teoría, son más sencillos de emplear.rnrnrnrnLo único que debe tener en cuenta es que, si las autoridades locales clasifican legalmente a su contratista como empleado, su empresa será responsable de los impuestos impagados, los salarios atrasados y las prestaciones. También podría recibir multas adicionales.rnrnrnrnVentajas: Sencillo y fácil.rnDesventajas: Aun así, debe tener en cuenta las leyes y normativas locales y las de su país de origen.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Comunicación eficaz
Mantenga canales de comunicación claros y abiertos con sus empleados en lo relativo a la nómina. Esto incluye proporcionar recibos de nómina detallados que expliquen claramente cualquier deducción y responder con rapidez a las consultas sobre nómina.
Como señala Askin, «Aconsejo a los clientes confirmar de antemano los datos bancarios, la residencia fiscal y la dirección de cada trabajador, y revisarlos después trimestralmente.
Esto evita problemas de última hora, como pagos fallidos o retrasos en los formularios fiscales. Si cambian las normas fiscales, explíquelas de forma clara y con antelación para que los trabajadores no se sorprendan cuando varíe su salario neto».
7. Cubra sistemáticamente la exposición cambiaria
Cubrir la exposición cambiaria se considera una buena práctica para la nómina internacional cuando paga a empleados en monedas extranjeras y quiere evitar sorpresas derivadas de las fluctuaciones de los tipos de cambio.
Ayuda con la elaboración de presupuestos, el control de costes y la realización de pagos constantes, especialmente si gestiona la nómina desde una sola moneda, como USD.
Entre los métodos habituales se incluyen los contratos a plazo, las cuentas multidivisa o las plataformas que ofrecen tipos de cambio fijos. Sin embargo, si sus pagos son de bajo volumen u ocasionales, la complejidad de cubrir el riesgo cambiario puede no compensar.
Es especialmente útil cuando los costes de nómina son elevados o se basan en mercados de divisas volátiles.
8. Informes centralizados
Los informes centralizados de nómina global son una buena práctica porque le ofrecen una visión única de los costes de nómina, las obligaciones fiscales y el número de empleados en todos los países, y ayudan con la elaboración de presupuestos, el seguimiento del cumplimiento y los informes para la dirección.
Por ejemplo, en lugar de recopilar hojas de cálculo independientes de proveedores de Brasil, Alemania y Japón, puede consultar todos los datos de nómina en un único panel.
Ahorra tiempo, reduce los errores y favorece una mejor toma de decisiones. Dicho esto, para funcionar correctamente suele requerir sistemas integrados o un proveedor de nómina global.
<!-- wp:acf/authornotes {"name":"acf/authornotes","data":{"image":55457,"_image":"field_authornotes_image","image_style":"image-img--circle","_image_style":"field_authornotes_image_style","title":"Consejo profesional","_title":"field_authornotes_title","content":"\r Crea un calendario compartido que muestre todos los días festivos bancarios locales, además del tiempo de antelación que necesita cada proveedor. Combina ese calendario con la integración entre el sistema de RR. HH. y el libro mayor contable, y el margen para errores manuales de tecleo se reduce drásticamente.—Kevin Marshall, CPA y profesional de las finanzas personales, Calculadora de amortizaciónrDesafíos de pagar a empleados internacionales
r r r Empecemos por lo que debes tener más presente al pagar a empleados internacionales.r r r r El proceso es complejo debido a las diferencias en los requisitos legales, fiscales y regulatorios de las distintas jurisdicciones:r r r1. Cumplimiento de las leyes laborales y fiscales locales del empleador
r r r Cada país tiene sus propias normas sobre el trato que deben recibir los empleados: aspectos como las vacaciones pagadas, los períodos de preaviso y el salario mínimo.r r r r También debes pagar tu parte de los impuestos del empleador, como las contribuciones al seguro médico o a la pensión.r r r r No se trata tanto de los impuestos como de ser un empleador legal. Si omites este paso, podrías enfrentarte a demandas o sanciones de las autoridades laborales. Es lo que te mantiene dentro de la legalidad.r r r2. Pagos y comisiones internacionales
r r r Gestionar nóminas en varias divisas puede ser complicado debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio, así como a los requisitos y las comisiones bancarias.r r r r Como señala Raoul P.E. Schweicher, socio director de MS Advisory: “Las vías de pago están fragmentadas y son costosas. Las transferencias SWIFT tradicionales tardan entre 3 y 5 días y tienen un coste del 3-4 % en comisiones. Los trabajadores necesitan pagos instantáneos, pero se enfrentan a retenciones de KYC que duran entre 2 y 10 días cuando los bancos solicitan documentación adicional.r r r r Además, las fluctuaciones de las divisas pueden destruir el 12 % de los costes de nómina de la noche a la mañana. Los trabajadores se frustran cuando su salario “estable” disminuye debido a movimientos del tipo de cambio que no pueden controlar”.r r r3. Retención y declaración de impuestos
r r r Cuando pagas a empleados en el extranjero, debes asegurarte de retener la cantidad correcta de impuestos sobre la renta y de seguridad social de su nómina.r r r r Algunos países también exigen que entregues a los empleados formularios fiscales de fin de año. Todo consiste en mantener una buena relación con la administración tributaria. Si lo haces mal, te expones a multas o auditorías.r r r4. Clasificación del empleado (contratista frente a empleado)
r r r El hecho de que llames a alguien contratista no significa que las leyes locales estén de acuerdo. Si trabaja como un empleado —a tiempo completo, reportando a un gerente y utilizando tus herramientas—, algunos países lo reclasificarán.r r r r Un trabajo breve en Estados Unidos podría considerarse trabajo por contrato, pero en España el mismo acuerdo activa todas las protecciones laborales de un empleado.r r r r Eso podría significar que debes salarios atrasados, impuestos o incluso prestaciones. Es uno de los errores de cumplimiento más habituales. En caso de duda, consulta las normas locales o utiliza un EOR para estar protegido.r r r5. Protección de datos y seguridad de la nómina
r r r Los datos de nómina son extremadamente sensibles: nombres, salarios, información bancaria e identificaciones fiscales. Algunos países tienen leyes estrictas de privacidad de datos (como el RGPD en Europa), y debes cumplirlas.r r r r Debes almacenar y compartir los datos de forma segura o podrías enfrentarte a multas cuantiosas. No es solo un riesgo legal: también es una cuestión de confianza. Tu equipo espera que mantengas su información protegida.r r r6. Integración con los sistemas internos
r r r La nómina global no funciona bien si está aislada. Lo ideal es que se conecte con tu sistema de RR. HH., el control horario y las herramientas financieras.r r r r Si no lo hace, acabarás copiando datos manualmente, lo que provoca errores y retrasos. Cuantos más países incluyas en tu contratación, más problemático se vuelve. La integración ayuda a que todo funcione con mayor fluidez.r r r7. Diferencias de zona horaria
r r r Las diferencias horarias importan al pagar a empleados internacionales porque las fechas límite de nómina, los horarios bancarios y los días festivos varían según el país y pueden retrasar las transferencias salariales.r r r r Como explica Kevin Marshall, CPA y profesional de las finanzas personales en Calculadora de amortización: “Los calendarios de nómina rara vez coinciden cuando la sede central está a diez husos horarios del equipo satélite. Un archivo que se cierra al mediodía en Nueva York ya ha superado la hora límite bancaria en Manila”.r rObligaciones fiscales de EE. UU. al pagar a empleados extranjeros
r r r Si tu empresa con sede en EE. UU. contrata o paga a empleados que viven y trabajan fuera de Estados Unidos, es importante comprender tus obligaciones fiscales estadounidenses y, con la misma importancia, qué aspectos no se aplican.r r r r A continuación se desglosan las consideraciones principales para cumplir la normativa al pagar a empleados extranjeros.r r r1. La ubicación del trabajo determina la retención fiscal
r r r Si un empleado extranjero trabaja íntegramente fuera de EE. UU. y no es ciudadano ni residente estadounidense, entonces:r r r- r
- r
- r
- Por lo general, EE. UU. no exige retener el impuesto federal sobre la renta. r
r
- r
- r
- r
- FICA (Seguro Social y Medicare) y FUTA (impuesto federal de desempleo) tampoco suelen aplicarse. r
r
- r
- r
- r
- Sin embargo, tu empresa puede tener obligaciones fiscales en el país del empleado, entre ellas:r
- r
- r
- r
- Contribuciones del empleador a los sistemas locales de seguro social r
r
- r
- r
- r
- Retención del impuesto local sobre la renta r
r
- r
- r
- r
- Registro ante las autoridades fiscales extranjeras r
r
r - r
r - Sin embargo, tu empresa puede tener obligaciones fiscales en el país del empleado, entre ellas:r
2. Formularios del IRS que debes conocer
r r r Al contratar a personas o entidades extranjeras, el IRS exige formularios específicos para establecer la situación fiscal y evitar declaraciones incorrectas:r r r- r
- r
- r
- Formulario W-8BEN (para personas físicas) o W-8BEN-E (para entidades):r
- r
- r
- r
- Se utiliza para certificar que el trabajador extranjero no es una persona estadounidense. r
r
- r
- r
- r
- Ayuda a evitar la retención fiscal estadounidense sobre los pagos realizados en el extranjero. r
r
r - r
r - Formulario W-8BEN (para personas físicas) o W-8BEN-E (para entidades):r
- r
- r
- r
- Formulario 1042-S:r
- r
- r
- r
- Se utiliza para declarar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras, si se exigía alguna retención. r
r
- r
- Formulario 1042-S:r
