Reubicación de empleados: Una guía completa

Utiliza esta guía para ayudarte a trasladar empleados de manera fluida y eficiente.

¿Qué es la reubicación de empleados?

La reubicación de empleados se refiere al proceso de trasladar a un empleado de un lugar a otro, a menudo debido a necesidades empresariales. Esto puede involucrar transferir empleados a una nueva oficina, ciudad o incluso un país diferente.

Normalmente, la reubicación incluye apoyo como cubrir los costos de mudanza, asistencia para la vivienda, trámites de visados y servicios que ayuden tanto al empleado como a su familia a adaptarse al nuevo lugar.

El objetivo es lograr una transición suave para el empleado y minimizar las interrupciones en su trabajo y vida personal.

Tipos de reubicación de empleados

• Reubicaciones voluntarias: Cuando un empleado se ofrece voluntariamente para trasladarse.
• Reubicaciones involuntarias: Cuando un empleado tiene que trasladarse para conservar su trabajo (una situación mucho más difícil de manejar).
• Reubicaciones permanentes: Cuando un empleado necesitará apoyo para encontrar un nuevo hogar, una nueva comunidad de amigos y, potencialmente, una escuela para sus hijos y trabajo para la pareja.
• Reubicaciones temporales: Cuando tendrás que cubrir el costo del alojamiento temporal del empleado para que no asuma el gasto de pagar alquiler/hipoteca en dos propiedades. Sin embargo, ahorrarás en costos de mudanza, ya que el empleado no llevará todas sus pertenencias.
• Reubicaciones internacionales: Más complejas y costosas debido a las complicaciones que supone trasladar a un empleado al extranjero. Además, los empleados deben recibir apoyo adicional para ayudarles a adaptarse a una nueva cultura.
• Traslados en grupo: Cuando se trasladan varios empleados, generalmente en casos de adquisiciones, fusiones o expansión a un nuevo territorio.

Por qué las empresas reubican a sus empleados

La reubicación de empleados requiere bastantes recursos, entonces ¿por qué hacerlo? Las estrategias de traslado empresarial implican mover empleados por diversas razones tanto estratégicas como operativas, tales como:

• Expansión en nuevos mercados: Las empresas pueden trasladar empleados para ayudar a establecer o apoyar operaciones en nuevos mercados geográficos donde requieren talento con experiencia.
• Necesidad de habilidades y experiencia: Algunas ubicaciones pueden necesitar experiencia o liderazgo específicos y trasladar a un empleado experimentado garantiza que esas competencias estén disponibles donde más se requieren.
• Eficiencia de costos: Algunas empresas trasladan empleados a áreas donde los costos operativos (por ejemplo, bienes raíces, mano de obra) son menores, ayudando a reducir gastos.
• Desarrollo profesional: El traslado puede formar parte de los planes de aprendizaje y desarrollo profesional, ofreciéndoles nuevos retos, exposición a diferentes áreas de negocio y culturas, u oportunidades de liderazgo.
• Necesidades específicas de proyectos: En proyectos grandes o funciones clave, las empresas pueden trasladar empleados para que estén cerca de donde ocurre el proyecto, facilitando una mejor supervisión y coordinación.
• Fusiones y adquisiciones: Cuando las empresas se fusionan o adquieren nuevos negocios, puede ser necesario trasladar empleados para integrar equipos o alinear culturas y prácticas corporativas.
• Consolidación de oficinas: Las empresas pueden unificar varias sedes en una sola y trasladar empleados a un centro principal para optimizar operaciones.
• Retención de empleados: Algunas empresas ofrecen la reubicación como alternativa a perder empleados valiosos que puedan necesitar mudarse por motivos personales.

Elementos de un programa integral de reubicación

Los programas efectivos de reubicación de empleados incluyen los siguientes elementos que en conjunto aseguran un proceso fluido y eficiente.

1. Una política de reubicación claramente definida

Proporcione a los empleados un documento donde quede totalmente claro:

• Qué cubre la política de reubicación
• Qué no está cubierto
• A quién dirigir cualquier pregunta.

“He tenido casos en los que las personas no se dieron cuenta de que tenían acceso a vivienda temporal o incluso a apoyo lingüístico hasta que el traslado ya se había realizado”, dice Tsvetelina Nasteva, Gerente de Recursos Humanos y Especialista en Adquisición de Talento en Casino Reviews. “Dejar todo por escrito garantiza que todos estén en la misma sintonía.”

2. Un punto de contacto designado para el empleado trasladado

Tu trabajo no termina cuando envías al empleado tu política de reubicación.

“A la gente le gusta recibir ayuda personal—alguien que los guíe, no solo un documento en PDF”, dice Nasteva. “Piensa en ello como un coach de reubicación o simplemente un contacto confiable de RR. HH. que realmente conteste el teléfono. Solo eso puede eliminar mucho estrés innecesario.”

3. Una estimación de costos

“Estimar el coste de la reubicación de un empleado no se trata solo de transporte e inmuebles”, dice Alice Ferretti, fundadora de HumansR. “Así es como suelo afrontar la estimación de los costes de reubicación:

1. Ten en cuenta algunos costes previos a la reubicación:
   • 1 viaje del empleado y del cónyuge (si corresponde) al destino de reubicación durante 1 semana. Esto debe incluir viaje de ida y vuelta, hoteles y dietas—se calcula en función del coste medio de vuelos y hoteles para el área y el período de viaje.
   • Cualquier coste de visado e inmigración – estimado mediante búsqueda en sitios web de embajadas o consulados.
2. Costes reales de reubicación:
   • 30-60 días de alojamiento temporal para el empleado y su familia (estancias largas o hoteles), estimado en una búsqueda en Google para la zona.
   • Cantidad global para el coste de envío/traslado—normalmente es un % del salario del empleado o una cantidad fija.
   • Tarifa de almacenamiento (si corresponde) estimada según el coste del almacenamiento para los metros cuadrados requeridos.
   • Asignación para imprevistos para cubrir cualquier penalización que pudiera tener el empleado (como cancelación anticipada de alquiler, comisión de inmobiliaria por venta de vivienda, o servicios de cambio de dirección)—esto se estima en función del presupuesto disponible.
   • Asignación escolar para hijos menores (esto aplica si el empleado se traslada a un país donde sus hijos necesitarían ir a colegios privados o internacionales para mantener el mismo nivel educativo del país de origen)—según búsqueda en webs de centros escolares.
3. Luego evaluaría si es necesario un ajuste salarial por localización (por ejemplo porque el empleado se va a una zona con mayor coste de vida), o si resulta más adecuado pagarle una asignación durante la reubicación.

Aquí tienes un vistazo rápido sobre cómo funcionan los paquetes de reubicación en la mayoría de las empresas:

1. Se otorga como una cantidad global y el empleado es responsable de ceñirse a ese presupuesto; cualquier coste superior corre a cargo del empleado. Si el empleado gasta menos de la cantidad asignada puede quedarse con el saldo restante.
2. Se otorga como un reembolso tras la presentación de facturas o recibos. Esto garantiza que se reembolsa solo el gasto real, lo que puede suponer un ahorro para la empresa, aunque gestionar esto requiere más tiempo y recursos.”

4. Apoyo con inmigración/permiso de trabajo (si corresponde)

Si trasladas a un empleado al extranjero, ayudarle a solicitar su visado laboral reducirá parte del estrés del proceso. Además, te garantizará tranquilidad al saber que el empleado cuenta con toda la documentación necesaria.

5. Documentación firmada

“Todo programa de reubicación debe incluir un acuerdo claro y por escrito que detalle los términos y condiciones del traslado”, dice Roy L. Kaufmann, Presidente, Abogado y Litigante Civil de Servicemembers Civil Relief Act Centralized Verification Service.

“Desde un punto de vista legal, esto es fundamental. Todo debe estar especificado de antemano: límites de reembolso, plazos, responsabilidades de ambas partes y qué ocurre si el empleado deja la empresa poco después de la reubicación.”

6. Un proceso de incorporación (que comience antes del primer día)

Los programas de incorporación más efectivos empiezan mucho antes del primer día del empleado en su nueva oficina. Asegúrate de:

• Enviar la documentación de incorporación con antelación
• Presentar al empleado con su futuro equipo antes de la mudanza
• Dar un aviso sobre detalles cotidianos como dónde comer o cuánto durará su trayecto al trabajo

“Una vez, una nueva contratación me dijo que lo más útil fue un breve correo de su futuro jefe explicándole el código de vestimenta y dónde solía tomar café,” dice Nasteva. “Parece trivial, pero tuvo un impacto enorme en cómo de bienvenidos se sintieron.”

7. Apoyo continuo

El tipo de apoyo que ofrezcas a tus empleados después de su traslado determinará el éxito o fracaso de tu programa de reubicación.

Las mejores prácticas incluyen:

• Revisiones periódicas con Recursos Humanos
• Entrenamiento continuo en cultura e idiomas para empleados reubicados en el extranjero
• Acceso a recursos de salud mental

Cuanto más apoyo puedas brindar a tus empleados transferidos, más probable será que permanezcan en la empresa. 

Andrew Lokenauth, fundador de The Finance Newsletter, dice que uno de los programas más exitosos de su empresa es una asignación anual de $1,500 para "visitas a su ciudad de origen".

“Permitir que los empleados reubicados mantengan conexiones con su comunidad anterior mejoró drásticamente nuestra tasa de retención”, explica. “Los datos lo respaldan: nuestra rotación posterior a la relocalización cayó del 35% al 12% después de implementar estos sistemas de apoyo.”

¿Cómo funciona la reubicación de empleados? Proceso en 8 pasos

La reubicación de empleados generalmente sigue un proceso estructurado para asegurar que se cumplan las necesidades tanto de la empresa como del empleado durante la transición. Este es un resumen general de cómo funciona:

1. Política de reubicación y planificación

• Política de reubicación: Como se mencionó, las organizaciones normalmente cuentan con una política formal de reubicación como parte de sus políticas de Recursos Humanos que especifica qué nivel de asistencia se proporcionará, por ejemplo, gastos de mudanza, asignaciones para vivienda o arreglos temporales para vivir.
• Confirmación de asignación: La empresa identifica la necesidad de reubicación, evalúa los costos versus los beneficios y, si corresponde, confirma la posición o el rol en la nueva ubicación.
• Acuerdo del empleado: Se notifica formalmente al empleado sobre la propuesta de traslado y se discuten aspectos como plazos, beneficios y expectativas.

2. Estimación de costos y presupuestación

La empresa estima los costos asociados con la mudanza, tales como:

• Transporte
• servicios de mudanza
• vivienda temporal
• apoyo para dependientes (como escolaridad para hijos)
• Viajes
• Otros beneficios como clases de idiomas o apoyo de visado (para traslados internacionales).

Asegúrate de integrar un margen extra en tu presupuesto. 

“Los sobrecostos siempre ocurren. Siempre,” dice Lokenauth. “Yo incluyo un margen del 20% en cada presupuesto de traslado de empleados porque algo va a salir mal. Durante nuestro último proyecto de reubicación, un camión de mudanza se averió en medio de la nada, lo que nos obligó a alojar a un empleado en un hotel una semana extra. Fue una lección cara.”

3. Servicios y apoyo en la reubicación

• Asistencia para mudanza: Incluye contratar a profesionales de mudanza, enviar pertenencias personales y brindar apoyo logístico a través de servicios de reubicación de la empresa para trasladar muebles, automóviles, etc.
• Asistencia para encontrar vivienda: Las empresas suelen ayudar a los empleados a encontrar vivienda permanente o temporal en la nueva localidad. Esto puede incluir viajes para buscar casa, pago de alquiler o ayuda para el pago inicial.
• Viajes y alojamiento temporal:  Algunas empresas ofrecen alojamiento temporal si los empleados necesitan tiempo para instalarse o si existe una brecha entre la mudanza y el inicio del trabajo en la nueva sede. Algunas empresas ofrecen un viaje de ida y vuelta al año al país de origen para que el empleado pueda regresar y atender cuestiones personales o familiares.
• Apoyo para la familia: Muchos paquetes de reubicación ofrecen apoyo a cónyuges e hijos, como ayuda para la búsqueda de empleo del cónyuge, encontrar escuelas para los niños o adaptarse a la nueva comunidad. “Cuando trasladamos a nuestro equipo técnico a Boston, alrededor del 40% de los candidatos iniciales desistieron porque su cónyuge no podía encontrar un trabajo comparable”, dice Lokenauth. “Ahora colaboramos con empresas de reclutamiento locales para ayudar en la colocación laboral de los cónyuges.”

4. Inmigración y cumplimiento legal

• Para mudanzas internacionales, la empresa gestiona los aspectos legales, como obtener visas de trabajo, permisos de residencia y asegurar la conformidad de Recursos Humanos con las leyes laborales internacionales.

5. Ajustes fiscales, de compensación y beneficios

• El paquete de compensación del empleado puede ajustarse para reflejar las diferencias en el costo de vida entre la antigua y la nueva ubicación. Esto se puede hacer otorgando un aumento de salario o una asignación por reubicación. En el caso de una asignación por reubicación, el beneficio es temporal y solo aplicable mientras el empleado permanezca en la nueva ubicación. 
• Las empresas pueden ofrecer seguros adicionales para mantener el mismo nivel de cobertura que el empleado tenía en el lugar de origen. Si la reubicación es a un país con alto riesgo de amenazas naturales o políticas, las empresas pueden ofrecer seguros de evacuación y respuesta ante emergencias.  
• La empresa también puede ofrecer asistencia fiscal o encargarse de la presentación de impuestos para los empleados que se trasladen internacionalmente.

6. Cronograma de reubicación

• Se crea un cronograma de reubicación para asegurar que todos los pasos, como encontrar vivienda, mudarse y comenzar a trabajar en la nueva ubicación, se coordinen eficientemente. Esto también incluye cualquier período de transición necesario para capacitar o contratar un reemplazo en la ubicación de origen.

7. Incorporación e integración

• Una vez en la nueva ubicación, las empresas brindan apoyo de incorporación para ayudar al empleado a adaptarse a la nueva oficina, cultura laboral o país. Esto puede incluir orientación, oportunidades para establecer contactos o formación cultural (para traslados internacionales).

8. Apoyo continuo

• Según la política de la empresa, los empleados pueden recibir asistencia continua en la reubicación, como formación en idiomas, ayuda legal o apoyo financiero adicional para cubrir costos incidentales de la mudanza después de instalarse en la nueva ubicación.

7 beneficios de la reubicación de empleados para empleadores

La reubicación de empleados ofrece varios beneficios estratégicos para los empleadores, ayudando a mejorar las operaciones comerciales y a alcanzar los objetivos organizacionales a largo plazo. Aquí presentamos los principales beneficios para los empleadores:

1. Acceso a talento especializado

La reubicación permite a las empresas incorporar empleados con habilidades o conocimientos específicos necesarios en una determinada ubicación, garantizando que los puestos clave sean ocupados por personal de confianza.

Lidera de manera más inteligente en la era de la IA

Únete a la comunidad People Managing People para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales de liderazgo—es gratis unirse.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

LinkedIn profile

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Job title

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Company website

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

2. Expansión a nuevos mercados

Reubicar empleados puede impulsar el crecimiento empresarial al ayudar a establecer presencia en nuevos mercados geográficos. Esto asegura que personal experimentado esté en el sitio para gestionar operaciones y construir relaciones locales.

3. Asegure que su mejor personal tenga el mayor impacto

Reubicar a los empleados más destacados o líderes a ubicaciones críticas puede mejorar el desempeño empresarial, garantizando que quienes tienen un historial comprobado estén donde pueden generar el mayor impacto.

4. Ahorro de costos

En algunos casos, la reubicación de empleados puede generar ahorros de costos a largo plazo, especialmente si la nueva ubicación tiene menores gastos operativos (por ejemplo, impuestos, bienes raíces o costos laborales reducidos).

5. Desarrollo y retención de empleados

Ofrecer la reubicación como parte de los planes de desarrollo profesional ayuda a retener y desarrollar el mejor talento. Los empleados pueden ver la reubicación como una oportunidad de ascenso, adquirir nuevas experiencias o asumir roles de liderazgo, aumentando la satisfacción laboral y reduciendo la rotación.

6. Mejor colaboración global

En empresas multinacionales, la reubicación de empleados puede fomentar una mejor colaboración entre oficinas globales. Los empleados que comprenden la cultura y operaciones de distintas regiones pueden actuar como puentes, mejorando la comunicación y la coordinación.

7. Marca empleadora fortalecida

Ofrecer paquetes de reubicación atractivos demuestra el compromiso de la empresa con la inversión en sus empleados, lo que puede fortalecer la marca empleadora.

Esto facilita atraer talento de alta calidad que ve las oportunidades de reubicación como un signo de potencial de crecimiento y cuidado al empleado.

4 beneficios de la reubicación de empleados para el trabajador

Existen muchos beneficios de la reubicación para los empleados, que van desde el crecimiento profesional hasta la oportunidad de experimentar una nueva cultura. Estas son las principales ventajas:

1. Progreso profesional

La reubicación como parte de los programas de movilidad interna a menudo viene acompañada de oportunidades de crecimiento profesional, como ascensos o asumir roles más importantes en una nueva ubicación. Esto puede conducir a una progresión profesional más rápida y a la exposición a diferentes aspectos del negocio.

3. Compensación aumentada

Muchas empresas ofrecen incentivos económicos a los empleados que se reubican, como salarios más altos, bonificaciones por reubicación o ajustes por costo de vida, especialmente si la mudanza es a una región más cara o implica más responsabilidades.

3. Mejor seguridad laboral

Reubicarse para cumplir una necesidad empresarial o asumir un cargo de liderazgo en una nueva oficina puede proporcionar a los empleados una posición más sólida dentro de la empresa. Demuestra compromiso y flexibilidad, lo que puede mejorar la seguridad laboral, especialmente si la mudanza es para liderar una iniciativa clave del negocio.

4. Aventura y nuevas experiencias

Algunos empleados ven la reubicación como una oportunidad emocionante para explorar nuevas ciudades, regiones o países. Esta aventura puede llevar a nuevos pasatiempos, experiencias y amistades.

Costos de reubicar empleados

Reubicar empleados puede ser una tarea costosa para las empresas, ya que generalmente implica una variedad de gastos directos e indirectos. 

Y estos pueden dispararse si no incluyes todos los costos ocultos o variables en tus pronósticos. “Trampas comunes incluyen tarifas de visado o legales (las cuales pueden alcanzar los $10,000 para una familia), costos de terminación de contrato de arrendamiento de la casa actual del empleado y costos de carga/envío de muebles o automóviles”, dice Lee Baldwin, Director de Servicios Gestionados en Pay Check Limited.

A continuación, los principales costos asociados con la reubicación de empleados para ayudarte a asegurar que tu presupuesto contemple todo:

Costos de mudanza

• Empaque y transporte de bienes del hogar: Esto incluye contratar mudanzas profesionales para empacar, transportar y desempacar las pertenencias del empleado. Para traslados internacionales, los gastos de envío pueden incluir transporte aéreo o marítimo.
• Transporte de vehículos: Si se debe transportar el automóvil del empleado a la nueva ubicación, la empresa puede cubrir el costo de envío del vehículo.

Costos de vivienda

• Asistencia para venta de vivienda o ruptura de contrato de arrendamiento: Las empresas suelen ayudar a los empleados a vender su casa actual o romper el contrato de alquiler. Esto puede incluir el pago de honorarios de agentes inmobiliarios, cubrir penalizaciones por terminación anticipada, u ofrecer una vivienda temporal hasta asegurar una residencia permanente.
• Asistencia para pago inicial o renta: Los empleadores pueden ofrecer apoyo económico para el pago inicial de una nueva vivienda o para asistencia de alquiler en la nueva localidad, especialmente si el costo de vida es más alto.
• Vivienda temporal: Antes de encontrar una vivienda permanente, es posible que los empleados necesiten alojamiento a corto plazo, como un hotel o apartamento corporativo, cuyo costo puede ser cubierto por la empresa.

Gastos de viaje

• Viajes de reubicación: Las empresas suelen cubrir el coste del viaje del empleado y su familia a la nueva ubicación.
• Viajes para búsqueda de vivienda: Algunas empresas ofrecen apoyo económico para viajes previos a la mudanza, destinados a que el empleado y su familia busquen domicilio, escuelas, o se familiaricen con la zona.
• Viajes regulares a la ciudad de origen: A veces, las empresas cubren los gastos de viajes para que el empleado y sus familias regresen temporalmente a su lugar de origen. Esto suele utilizarse para pasar las fiestas con la familia o gestionar asuntos personales específicos (como citas con médicos especialistas, renovaciones de documentos de identidad, etc.).

Ajustes por costo de vida (COLA)

• Si la nueva ubicación tiene un costo de vida considerablemente más alto, las empresas podrían ofrecer un ajuste por costo de vida (COLA) para asegurar que el nivel de vida del empleado siga siendo estable. Puede ser un ajuste salarial temporal o permanente.

Asistencia fiscal

• En algunos casos, los gastos de reubicación son sujetos a impuestos, especialmente en mudanzas internacionales. Para aliviar la carga financiera de los empleados, las empresas a menudo proporcionan ayuda fiscal o reembolsos para cubrir cualquier obligación fiscal adicional ocasionada por la mudanza.

Tarifas de inmigración y legales

• Para reubicaciones internacionales, las empresas deben cubrir los costos de obtención de permisos de trabajo, visados y cualquier servicio legal relacionado con el cumplimiento de las leyes de inmigración y laborales en el país de destino.

Apoyo familiar

• Asistencia laboral para el cónyuge: Las empresas pueden proporcionar ayuda para la búsqueda de empleo o reembolsar los gastos relacionados si el cónyuge del empleado necesita apoyo para encontrar trabajo en la nueva ubicación.
• Asistencia con escolarización y cuidado infantil: Las empresas pueden ofrecer ayuda para encontrar escuelas para los hijos o pagar la matrícula de colegios privados, guarderías o servicios de cuidado infantil durante el periodo de transición.

Bonos de reubicación

• Para incentivar o compensar las molestias de la reubicación, las empresas pueden ofrecer un bono de reubicación en un solo pago. Este pago único ayuda a los empleados a cubrir diversos costes relacionados con la mudanza que quizás no estén cubiertos directamente por la empresa.

Asignaciones para instalación

• Algunas empresas proporcionan una asignación de “instalación” para ayudar al empleado y su familia a adaptarse a su nuevo entorno. Esto puede cubrir cosas como muebles, artículos del hogar o gastos relacionados con la conexión de suministros y servicios en el nuevo hogar.

Costes de almacenamiento

• En los casos en que haya un periodo entre la mudanza y el asentamiento en una residencia permanente, las empresas pueden pagar el almacenamiento de las pertenencias personales.

Costes de seguro

• Las empresas pueden ofrecer cobertura de seguro para proteger las pertenencias del empleado durante la mudanza, incluyendo seguro de tránsito para los enseres domésticos y seguro de salud adicional si se traslada a otro país.

Costes por interrupción de proyectos

• En algunos casos, pueden surgir gastos asociados al tiempo de transición del empleado. Si el empleado está fuera de la oficina durante un periodo prolongado para gestionar la mudanza, la empresa podría necesitar contratar personal temporal o asumir el coste de la reducción de la productividad durante la reubicación.

Costes de apoyo continuo

• Las empresas pueden ofrecer servicios continuos de apoyo a la reubicación como formación cultural (para mudanzas internacionales), clases de idiomas y asesoramiento para ayudar a los empleados y sus familias a adaptarse al nuevo entorno.

Costes de repatriación (para traslados internacionales)

• Si la reubicación es temporal, las empresas también deben prever el presupuesto para la repatriación, que consiste en devolver al empleado a su lugar de origen al finalizar la asignación.

Desafíos de la reubicación de empleados

La reubicación de empleados presenta varios desafíos tanto para los empleadores como para los empleados. Estos retos pueden deberse a factores logísticos, financieros, emocionales y culturales. Estos son los desafíos más importantes:

Gestión de costes

• Altos costes: Como se ha demostrado anteriormente, los gastos de reubicación pueden aumentar rápidamente y gestionarlos sin salir del presupuesto puede ser un gran reto.
• Diferencias en el coste de vida: Los empleados pueden trasladarse a zonas con un coste de vida más elevado, y ajustar la compensación o brindar asignaciones por coste de vida puede tensionar las finanzas de la empresa.
• Implicaciones fiscales: “El mayor problema para un nuevo empleado son las implicaciones fiscales de un paquete de reubicación”, dice Cara Heilmann, presidenta de la International Association of Career Coaches. “A los empleados puede sorprenderles saber que los apoyos de reubicación en efectivo y en especie —como gastos de mudanza, alojamiento temporal o pagos únicos— pueden incluirse en el W-2 como ingresos sujetos a impuestos y gravarse según el tipo impositivo marginal federal. Los empleadores deben ser muy claros respecto a la parte sujeta a impuestos y los candidatos también deben conocer esto, para que puedan negociar este aspecto, por ejemplo, solicitando un incremento del importe bruto para cubrir los impuestos.”

Adaptación del empleado y su familia

• Estrés emocional: Mudarse puede ser emocionalmente estresante para los empleados y sus familias. Dejar atrás entornos familiares, amigos y redes de apoyo puede generar sentimientos de aislamiento y estrés, lo que puede afectar el rendimiento laboral. Ayudar a los empleados a construir una nueva comunidad puede marcar una gran diferencia en su bienestar, y en tus tasas de rotación. “Creamos grupos locales en redes sociales para empleados reubicados y sus familias”, dice Lokenauth. “Se ha convertido en una increíble red de apoyo donde la gente comparte consejos sobre médicos, restaurantes y eventos comunitarios.” 
• Consideraciones familiares: Si el empleado tiene familia, encontrar nuevas escuelas, guarderías y empleo para la pareja puede ser complicado. Los miembros de la familia pueden oponerse al traslado o tener dificultades para adaptarse al nuevo entorno.

Vivienda y bienes raíces

• Disponibilidad de vivienda: Encontrar una vivienda adecuada en el nuevo destino puede ser un reto, especialmente en zonas con opciones limitadas o mercados inmobiliarios muy competitivos. “Una vez gestioné una reubicación de Londres a San Francisco y solo la vivienda temporal costaba más de $8,000 al mes; algo que no habíamos previsto, ya que coincidió con un pico estacional de precios”, dice Baldwin.
• Venta o alquiler del hogar actual: Los empleados pueden tener dificultades para vender o alquilar su casa actual, lo que puede retrasar la reubicación o causar presión financiera.

Barreras culturales y lingüísticas (para reubicaciones internacionales)

• Adaptación cultural: Los empleados que se trasladan a otro país pueden enfrentar desafíos para adaptarse a nuevas normas culturales, valores y entornos laborales. Malentender las costumbres locales puede generar frustración y dificultar la integración en el lugar de trabajo. 
• Barreras idiomáticas: Los empleados que se mudan a un país cuyo idioma no dominan pueden tener dificultades de comunicación, tanto profesional como personalmente, lo que podría generar sentimientos de aislamiento o frustración.

Cuestiones legales y de inmigración

• Permisos de trabajo y visados: Las reubicaciones internacionales suelen requerir la obtención de permisos de trabajo y visados, lo que puede resultar complejo, llevar tiempo y ser costoso. Los servicios Employer of record (EOR) como Deel pueden ayudar con esto.
• Cumplimiento de leyes locales: Los empleadores deben navegar las leyes laborales locales, regulaciones fiscales y prácticas de trabajo en el nuevo destino, lo que puede ser complicado y requerir experiencia legal. Un EOR o organización profesional de empleadores puede ayudar en este aspecto. 

Integración en el lugar de trabajo

• Productividad del empleado: Los empleados reubicados pueden tardar en adaptarse, durante lo cual la productividad puede disminuir. El periodo de ajuste puede variar y los empleados pueden distraerse debido a los desafíos personales relacionados con la mudanza. “Estimo que perdemos aproximadamente 2 semanas de productividad plena en cada reubicación, lo que nos cuesta cerca de $5-8K por empleado en producción perdida”, afirma Lokenauth.
• Construir nuevas redes: En un nuevo destino, los empleados pueden tener dificultades para establecer redes profesionales o relaciones con sus nuevos colegas, lo que puede afectar la dinámica del equipo y la integración en la cultura empresarial.

Incertidumbre profesional

• Impacto en la carrera: Los empleados pueden sentirse inseguros sobre cómo la reubicación afectará su trayectoria profesional a largo plazo. La preocupación de estar “fuera de la vista, fuera de la mente” en un nuevo lugar, o la adaptación a una nueva cultura de oficina, puede generar ansiedad.
• Desafíos de repatriación: En reubicaciones temporales, regresar a la oficina o país de origen también puede suponer complicaciones. Los empleados pueden sentirse desconectados de la oficina central o tener dificultades para reintegrarse tras pasar tiempo en el extranjero.

Resistencia de los empleados

• Renuencia a mudarse: No todos los empleados están dispuestos a reubicarse, especialmente si la mudanza interfiere con la vida familiar o sus planes personales. Convencer a los empleados para que se trasladen, incluso con incentivos económicos, puede ser complicado.

Tiempo y coordinación

• Complejidades logísticas: Coordinar una mudanza implica gestionar numerosos detalles logísticos, como empacar, enviar pertenencias y organizar la vivienda. Conseguir que todo ocurra a tiempo puede ser complicado, especialmente si hay múltiples partes involucradas (por ejemplo, mudanzas, agentes inmobiliarios, abogados).
• Momento de la mudanza: El momento de la reubicación puede no coincidir con la vida personal del empleado, causando estrés e insatisfacción. Por ejemplo, mudarse a mitad del año escolar para los niños o durante un evento personal puede generar interrupciones.

¿Qué son los servicios de reubicación de empleados?

Los servicios de reubicación de empleados son programas o soluciones especializadas proporcionadas por empresas o proveedores externos, para ayudar a los empleados a trasladarse sin inconvenientes a una nueva ubicación por motivos laborales.

Estos servicios de reubicación de personal están diseñados para minimizar el estrés y los desafíos logísticos de la mudanza, tanto para el empleado como para el empleador, ofreciendo una gama integral de asistencia. 

El objetivo es garantizar que el empleado pueda concentrarse en su trabajo mientras los aspectos prácticos de la reubicación se gestionan de manera eficiente.

Beneficios de utilizar servicios de reubicación:

• Menos carga administrativa: Contratar a un proveedor externo reduce la presión sobre los equipos internos que gestionan el proceso de reubicación.
• Menos estrés para los empleados: Proporcionando apoyo logístico y emocional, los servicios de reubicación ayudan a que los empleados se concentren en su trabajo y no en los desafíos del traslado.
• Conocimiento y valor agregado: Al confiar en los servicios de reubicación, las empresas pueden contar con un grupo de expertos para brindar el apoyo necesario. Además, algunos servicios de reubicación pueden tener alianzas o descuentos para algunos de los costos asociados a la mudanza (por ejemplo, pueden contar con tarifas reducidas en compañías de mudanzas).
• Mayor productividad: Con la mudanza gestionada de manera eficiente, los empleados pueden adaptarse más rápido a sus nuevos puestos, minimizando el tiempo de inactividad y las interrupciones.
• Retención de talento: Los servicios de reubicación integrales muestran el compromiso de la empresa con el apoyo a sus empleados, mejorando la retención y la satisfacción laboral.
• Cumplimiento normativo: Garantiza que la empresa y el empleado cumplan con las leyes locales, regulaciones fiscales y requisitos de inmigración, evitando riesgos legales.

Qué buscar en un proveedor de servicios de reubicación de empleados

Tres aspectos importantes que debes considerar al elegir un proveedor para gestionar la reubicación de empleados:

1. Flexibilidad

“Después de trabajar con 6 empresas de reubicación diferentes, aprendí a priorizar la flexibilidad sobre el costo”, dice Lokenauth. “El proveedor más barato terminó costándonos más a largo plazo debido a sus políticas rígidas.”

Nasteva coincide, afirmando: “Veo si realmente escuchan. Algunas empresas intentan imponer su sistema y no se adaptan a tu flujo de trabajo interno. Eso genera fricción.”

2. Plataformas tecnológicas robustas

“Busca empresas con plataformas tecnológicas sólidas”, recomienda Lokenauth. “Nuestro proveedor actual tiene una aplicación fantástica que permite a los empleados rastrear sus envíos y presentar gastos de manera instantánea.”

3. Buena comunicación

No querrás dejar una reubicación en manos de alguien en quien tú y tus empleados no puedan confiar para mantenerlos informados sobre cualquier novedad o problema que surja durante el proceso.

“He tenido los mejores resultados con proveedores que son receptivos, flexibles y transparentes con sus precios”, dice Nasteva. “Si tengo que perseguir a alguien por una actualización, para mí eso ya es un no.”

¿Qué incluyen los servicios de reubicación de empleados?

Estos son los componentes clave que normalmente se incluyen en los servicios de reubicación de empleados:

Servicios de mudanza y transporte

• Empaque y envío: Se contratan empresas de mudanzas profesionales para embalar, transportar y desempacar las pertenencias del empleado, incluidos artículos personales, muebles y, a veces, vehículos.
• Transporte de vehículos: Algunos servicios incluyen el traslado del(los) automóvil(es) del empleado a la nueva ubicación, especialmente en mudanzas de larga distancia o internacionales.

Búsqueda de vivienda y asistencia para el alojamiento

• Alojamiento temporal: Antes de asegurar una vivienda permanente, los empleados pueden necesitar alojamiento temporal, como hoteles o departamentos amueblados. Los servicios de reubicación de empleados gestionan y cubren los costos de este alojamiento temporal.
• Asistencia para encontrar vivienda: Se ayuda a los empleados en la búsqueda de un nuevo hogar, incluyendo el apoyo de agentes inmobiliarios, recorridos por viviendas y negociación de arrendamientos o adquisiciones. Este servicio puede incluir también la coordinación de inspecciones y trámites.
• Asistencia para la venta de vivienda o ruptura de contrato de arrendamiento: Si el empleado necesita vender su vivienda actual o romper un contrato de alquiler, los servicios de reubicación pueden ayudar a vender la propiedad, cubrir las tasas por terminación anticipada o incluso comprar la vivienda al empleado para agilizar el proceso. “Cuando reubicamos personas en Miami, la experiencia en el mercado local de nuestro proveedor nos ahorró unos $50K en costos inmobiliarios y de alojamiento temporal”, dice Lokenauth.

Costo de vida y apoyo financiero

• Ajustes por costo de vida (COLA): Asistencia con ajustes salariales para tener en cuenta las diferencias en el costo de vida entre la ubicación actual del empleado y la nueva.
• Estipendios/bonos de reubicación: Algunos servicios de reubicación brindan pagos únicos a los empleados para cubrir gastos imprevistos relacionados con la mudanza.
• Gestión de gastos: Seguimiento, administración y reembolso al empleado de los gastos relacionados con la mudanza, como viajes, alojamiento temporal y dietas.

Apoyo en viajes y logística

• Viajes de búsqueda de vivienda: Las empresas suelen organizar que los empleados (y sus familias) visiten la nueva ubicación antes de la mudanza para buscar casa, visitar escuelas y explorar la zona.
• Arreglos de viaje: Reserva de transporte para el empleado y su familia, incluyendo vuelos, traslados terrestres y otras gestiones de viaje.

Servicios de apoyo a la familia

• Asistencia laboral para la pareja: Ayuda al cónyuge o pareja del empleado en la búsqueda de empleo en la nueva ubicación, incluyendo asesoría de búsqueda, ayuda con el currículum y recursos de networking.
• Servicios de ubicación escolar: Apoyo para encontrar escuelas adecuadas para los hijos, incluyendo visitas escolares, ayuda con las solicitudes y orientación en el sistema educativo local.
• Cuidado infantil y de mayores: Provisión de recursos para localizar y coordinar servicios de guardería o cuidado de ancianos en la nueva zona para facilitar la adaptación familiar.

Asistencia migratoria y legal (para traslados internacionales)

• Visados y permisos de trabajo: Asistencia a los empleados y sus familias para obtener visados de trabajo, permisos de residencia y cumplimiento de las leyes migratorias locales. “Si un proveedor ha trabajado previamente con casos internacionales, es una ventaja; no quiere que estén aprendiendo con su proyecto”, dice Nasteva.
• Cumplimiento legal: Gestión del cumplimiento de leyes locales, regulaciones laborales y fiscales en el nuevo país, garantizando una transición fluida y evitando complicaciones legales.

Planificación fiscal y financiera

• Igualación fiscal: Apoyo para gestionar cargas fiscales adicionales que puedan surgir debido a la reubicación, especialmente para mudanzas internacionales. Esto asegura que los empleados no paguen más impuestos que los que pagarían en su país de origen.
• Asesoría financiera: Ofrecen consejo sobre cómo gestionar los aspectos financieros ligados a la mudanza, incluyendo entender las implicaciones fiscales, adaptarse a cambios en el costo de vida y gestionar transacciones inmobiliarias.

Formación cultural y de idioma

• Capacitación cultural: Para traslados internacionales, los empleados y sus familias pueden recibir formación para adaptarse a las costumbres, la cultura laboral y las normas sociales del nuevo país.
• Clases de idiomas: A menudo se ofrecen servicios de aprendizaje de idiomas para ayudar a los empleados y sus familias a dominar el idioma del nuevo país o región, facilitando así su integración en la comunidad y el entorno laboral.

Servicios para la instalación

• Gestión de servicios y utilidades: Asistencia para la contratación de servicios básicos (electricidad, internet, agua, etc.) y otros servicios esenciales como cuentas bancarias, planes de teléfono y seguros en el nuevo destino.
• Orientación y recursos locales: Ofrecimiento de tours de orientación para ayudar a los empleados a familiarizarse con su nueva zona, incluyendo la localización de supermercados, proveedores de salud y actividades recreativas.

Servicios de repatriación (para asignaciones internacionales temporales)

• Asistencia en el regreso: Para empleados en asignaciones internacionales temporales, los servicios de repatriación gestionan la logística de su retorno al país de origen, incluyendo el envío de pertenencias, la búsqueda de vivienda y una transición fluida.
• Reorientación cultural: Apoyo al empleado para readaptarse a la cultura y el entorno laboral de su país de origen tras una asignación internacional prolongada.

Apoyo y asesoría continua

• Programas de asistencia para empleados (EAP): Algunos servicios de reubicación incluyen asesoramiento y apoyo para empleados y familias que enfrentan desafíos emocionales o logísticos relacionados con la mudanza.
• Coaching de transición: Ofrece asesoramiento continuo para ayudar a los empleados a adaptarse a sus nuevos roles, integrarse en nuevos equipos o ajustarse a la cultura corporativa en la nueva ubicación.

Mejores Prácticas para la Reubicación de Empleados

Para finalizar, resumo algunas mejores prácticas a tener en cuenta al reubicar empleados:

• Comunicación clara: Mantén a los empleados informados sobre el proceso de reubicación, opciones, expectativas y el apoyo disponible.
• Ofrece paquetes de reubicación integrales: Cubre gastos clave como mudanza, vivienda temporal y asignaciones de viaje para reducir el estrés del empleado.
• Personaliza el apoyo: Adapta la ayuda a las necesidades individuales, incluyendo asistencia en la búsqueda de empleo para la pareja o consideraciones familiares específicas como la escolarización.
• Proporcionar formación cultural: Ofrece orientación cultural para ayudar a los empleados a adaptarse a la nueva ubicación y entorno laboral. Esto puede incluir clases de idiomas.
• Apoyar la integración: Facilita oportunidades de networking social y profesional en la nueva zona para facilitar la transición.

6 Ejemplos de Paquetes de Reubicación de Empleados

Los paquetes de reubicación de empleados varían según la política de la empresa, el puesto del empleado, la distancia de la mudanza y si es nacional o internacional. 

A continuación, algunos ejemplos comunes de lo que podría incluir un paquete típico de reubicación:

1. Paquete básico de reubicación (nacional)

Este paquete de reubicación para empleados se ofrece típicamente para traslados dentro del mismo país y con frecuencia está destinado a empleados de nivel medio.

Incluye:

• Gastos de mudanza: Cubre el costo de empacar, enviar y transportar bienes del hogar.
• Reembolso de viajes: Reembolsa los gastos de viaje (vuelos, gasolina, etc.) del empleado y su familia a la nueva ubicación.
• Vivienda temporal: Proporciona alojamiento temporal al empleado hasta que consiga una vivienda permanente (normalmente hasta 30 días).
• Asignación de mudanza: Ofrece un pago único para cubrir gastos diversos de la mudanza, como la adecuación de la vivienda o compra de mobiliario.

More Articles

• AOR vs EOR: Diferencias clave y comparación fácil
• Pago a empleados internacionales: Una guía completa
• Las señales de IA y trabajo que importaron este trimestre

Ejemplo:

• Distancia de la mudanza: 500 millas dentro del mismo país.
• Beneficio de reubicación: Suma global de $5,000 para gastos de mudanza, pasaje aéreo de ida para la familia y 1 mes de vivienda temporal.

2. Paquete integral de reubicación (nacional)

Este paquete es más completo, y suele ofrecerse a empleados de alto nivel o a quienes se trasladan largas distancias dentro del mismo país.

Incluye:

• Servicios completos de mudanza: Empresas profesionales empacan, envían y desempacan los bienes del hogar, y puede incluir el transporte de automóviles.
• Asistencia para la venta de vivienda: Ayuda al empleado a vender su vivienda actual, incluyendo gastos de cierre, honorarios de agentes inmobiliarios o pérdidas en la venta.
• Asistencia para buscar vivienda: Proporciona un agente inmobiliario y cubre gastos de viajes para la búsqueda de una nueva casa.
• Vivienda temporal: Ofrece de 60 a 90 días de alojamiento corporativo o temporal.
• Asignación por diferencia de coste de vida (COLA): Proporciona un ajuste salarial si el coste de vida en la nueva ubicación es mayor.
• Bono de reubicación: Ofrece un pago único para compensar las molestias relacionadas con la mudanza.
• Apoyo al cónyuge: Brinda asistencia en la búsqueda de empleo para el cónyuge del empleado.

Ejemplo:

• Distancia de la mudanza: 1,500 millas a través del país.
• Beneficio de reubicación: Servicios de mudanza completos, asistencia de un agente inmobiliario, 2 meses de vivienda temporal, $10,000 COLA y un bono de reubicación de $5,000.

3. Paquete de reubicación internacional

Este paquete normalmente se ofrece a empleados que se mudan a otro país, especialmente para asignaciones a largo plazo o reubicaciones permanentes.

Incluye:

• Servicios completos de mudanza: Embalaje, envío y transporte de bienes del hogar, incluyendo envíos internacionales y despacho de aduanas.
• Soporte de inmigración: Obtención de visados, permisos de trabajo y residencia para el empleado y su familia.
• Capacitación en idioma y cultura: Clases de idioma y formación cultural para ayudar al empleado y a su familia a adaptarse al nuevo país.
• Asistencia para encontrar vivienda: Apoyo en la búsqueda de vivienda en el nuevo país, incluyendo cobertura de viajes para la búsqueda de casa y honorarios de agentes inmobiliarios.
• Ajuste por costo de vida (COLA): Ajusta la compensación en función del costo de vida y servicios disponibles en el nuevo país.
• Asignación de vivienda: Ofrece una asignación de vivienda si el mercado inmobiliario de la nueva ubicación es mucho más caro o proporciona un apartamento pagado por la empresa.
• Asistencia escolar: Ayuda a encontrar colegios y, en algunos casos, cubre los costos de colegios privados para los hijos.
• Igualación fiscal: Garantiza que el empleado no pague más impuestos que en su país de origen, cubriendo las diferencias entre los sistemas fiscales.
• Apoyo al cónyuge: Ofrece ayuda en la búsqueda de empleo o en la creación de redes para el cónyuge del empleado en el nuevo país.
• Asistencia para la repatriación: Apoyo para el regreso al país de origen, incluyendo la mudanza de regreso, al finalizar la asignación.

Ejemplo:

• Ubicación de la mudanza: De EE. UU. a Alemania.
• Beneficio de reubicación: Servicios completos de mudanza internacional, apoyo de inmigración para la familia, clases de idiomas, asignación de vivienda de $50,000, COLA de $15,000, igualación fiscal y colegiatura escolar para los hijos.

4. Paquete de reubicación ejecutiva

Este tipo de paquete de reubicación corporativa suele reservarse para altos ejecutivos o empleados de alto nivel y ofrece el apoyo más completo para garantizar una transición sin inconvenientes.

Incluye:

• Mudanza de servicio completo: Cubre todos los gastos relacionados con la mudanza, incluido el embalaje, envío y desempaque de bienes del hogar, así como el transporte de vehículos.
• Asistencia en venta/compra de vivienda: Ayuda a los ejecutivos a vender su casa actual, cubriendo todos los honorarios y posibles pérdidas, y brinda asistencia para la compra de una nueva casa, incluyendo ayuda con el pago inicial o con los costos de cierre.
• Vivienda temporal: Proporciona alojamiento corporativo hasta por 6 meses si es necesario.
• Ajuste por costo de vida (COLA): Ofrece ajustes salariales en función del costo de vida en la nueva ubicación.
• Bono de reubicación: Un importante bono único (por ejemplo, $20,000+) para cubrir diversos gastos de mudanza.
• Apoyo integral a la familia/esposo(a): Apoyo integral para la carrera profesional del cónyuge, asignación escolar para los hijos, y formación cultural o lingüística.
• Planificación financiera y fiscal: Servicios de asesoría financiera para ayudar al ejecutivo a navegar las implicaciones fiscales de la mudanza y gestionar inversiones inmobiliarias.
• Colegiatura en colegios privados: Cubre la matrícula de colegios privados para los hijos si es necesario.

Ejemplo:

• Ubicación de la mudanza: Ejecutivo que se traslada del Reino Unido a Singapur.
• Beneficio de reubicación: Servicios completos de mudanza, asistencia para la compra de vivienda, asignación de vivienda de $100,000, colegiatura en colegio privado, igualación fiscal, bono de reubicación de $25,000 y 6 meses de alojamiento temporal.

5. Paquete de reubicación de suma global

Algunas empresas ofrecen un paquete de reubicación de suma global, donde se otorga al empleado una cantidad fija de dinero para gestionar su propia mudanza. Esto proporciona flexibilidad al empleado, pero la responsabilidad de administrar la reubicación recae en él.

Incluye:

• Pago único: Una cantidad fija, normalmente basada en el puesto del empleado, distancia de la mudanza o el promedio de costes de mudanza.
• Mudanza gestionada por el empleado: El empleado es responsable de todos los aspectos de la mudanza, incluyendo la contratación de empresas de mudanzas, reserva de viajes y búsqueda de vivienda.

Ejemplo:

• Distancia de la mudanza: 800 millas dentro del mismo país.
• Beneficio de reubicación: Pago único de $10,000 para cubrir todos los gastos de la mudanza.

6. Paquete de reubicación temporal

Para los empleados que se trasladan por una asignación a corto plazo (por ejemplo, de 6 a 12 meses), el paquete de reubicación está adaptado para cubrir las necesidades esenciales durante la asignación.

Incluye:

• Gastos de viaje: Cubre los vuelos de ida y vuelta o el transporte para el empleado y su familia al lugar temporal.
• Alojamiento temporal: Proporciona vivienda corporativa amueblada o una asignación de vivienda durante la duración de la asignación.
• Viáticos: Asignación diaria o mensual para comidas y otros gastos de manutención.
• Regreso de reubicación: Cubre el costo de trasladar al empleado de regreso a su lugar de origen al final de la asignación.

Ejemplo:

• Lugar de traslado: El empleado se traslada temporalmente de Canadá a Brasil por 1 año.
• Beneficio de reubicación: Gastos de viaje, alojamiento corporativo, $2,000 por mes de asignación para manutención y costos de regreso al lugar de origen.

Preguntas frecuentes sobre la reubicación de empleados

¿Son gravables para el empleado los gastos de reubicación?

Según la legislación fiscal vigente en EE. UU.:

• Todos los gastos de reubicación pagados por el empleador son gravables para el empleado.
• Estos reembolsos deben incluirse en los salarios del formulario W-2 del empleado y están sujetos a impuesto federal sobre la renta, Seguro Social y Medicare.
• Los empleados ya no pueden deducir los gastos de mudanza en su declaración de impuestos personal.
  

Única excepción:

• Miembros activos de las fuerzas armadas que se trasladan debido a una orden militar aún pueden deducir ciertos gastos de mudanza.

Ejemplos de rubros gravables

• Costos de compañías de mudanza pagados por el empleador
• Gastos de viaje, alojamiento y alimentación durante la mudanza
• Costos de vivienda temporal
• Asistencia para venta o compra de vivienda

Lo que suelen hacer los empleadores

• Muchas empresas «aumentan» los beneficios de reubicación, es decir, pagan un monto adicional para cubrir la carga tributaria extra y que el empleado reciba el beneficio neto previsto.
  

Por lo tanto, salvo que se trate de personal militar activo, todos los beneficios de reubicación del empleador se consideran ingresos gravables.

¿Cuánto tiempo suelen tener los empleados para reubicarse?

El plazo de reubicación varía según la empresa y la complejidad de la mudanza.

• Plazo típico: La mayoría de las organizaciones ofrece entre 30 y 90 días desde la fecha en que el empleado acepta la oferta de reubicación. Este plazo permite buscar vivienda, trasladar bienes personales y atender necesidades familiares.
• Cargos altos o internacionales: Las reubicaciones para puestos ejecutivos o globales pueden implicar plazos más largos (90–180 días) para contemplar trámites de visa, inscripción escolar de hijos o compraventa de vivienda.
• Flexibilidad: Los empleadores a veces otorgan extensiones si el empleado encuentra dificultades como vender su casa o conseguir vivienda en una zona de alta demanda. La comunicación clara entre RR. HH. y el empleado es clave.
• Mudanzas escalonadas: Algunas empresas permiten una reubicación dividida: primero se traslada el empleado y, después, la familia, para reducir el impacto.

¿Qué sucede si el empleado deja la empresa después de reubicarse?

Muchas organizaciones incluyen un acuerdo de reembolso o «clawback» para proteger su inversión en la reubicación.

• Período de reembolso: Normalmente entre 12 y 24 meses. Si el empleado se va voluntariamente o es despedido con causa durante ese período, puede requerirse que reembolse parte o la totalidad de los gastos de reubicación.
• Estructura de reembolso: Algunas empresas prorratean el reembolso. Por ejemplo:
  • 100% de reembolso si se va antes de 6 meses
  • 50% de reembolso si se va después de 12 meses
  • Sin reembolso después de 24 meses
• Excepciones: El reembolso generalmente se exime si:
  • El empleado es despedido por reducción de plantilla
  • El empleado se traslada internamente a solicitud de la empresa
• Acuerdo contractual: Las condiciones de reembolso suelen detallarse en un acuerdo de reubicación que el empleado firma antes de trasladarse.
  

Esto garantiza que ambas partes comprendan las implicaciones financieras de dejar la empresa poco después de una mudanza financiada por la misma.

Suscríbete al boletín de People Managing People

Para obtener más información sobre la reubicación de empleados y otras iniciativas de gestión del talento, suscríbete a nuestro boletín semanal para líderes de RRHH y de negocios. Recibirás todo nuestro contenido más reciente, compartiendo conocimientos y mejores prácticas para ayudarte a crecer en tu carrera y lograr un mayor impacto en tu organización.