Reuniones Intermedias: Una Guía Integral con Proceso

¿Qué es una reunión de nivel intermedio?

Una reunión de nivel intermedio es una conversación entre un gerente senior y alguien que reporta a uno de sus subordinados directos (es decir, un colaborador individual). El gerente de nivel medio no está en la reunión; se lo "saltea" para hablar directamente con empleados de niveles inferiores.

El objetivo de las reuniones de nivel intermedio es recopilar comentarios que finalmente ayuden a orientar la toma de decisiones.

Ayudan a los líderes senior a entender qué es importante para los empleados, cuáles son sus puntos de dolor, sus motivos de entusiasmo y motivación, y sus opiniones sobre sus gerentes. 

También crean mayor visibilidad, construyen relaciones y confianza, y fomentan mejores lazos entre los líderes y los empleados de primera línea.

Cómo realizar reuniones de nivel intermedio

Las reuniones de nivel intermedio no son ciencia espacial, pero deben abordarse de manera sistemática para obtener comentarios efectivos.

Este es el proceso que proporciono a los líderes y organizaciones que quieren realizar reuniones de este tipo.

1. Preparación: establecer el tono

Si esta es la primera vez que consideras realizar reuniones de nivel intermedio, hay algunas maneras de facilitar que las personas hablen con el jefe de su jefe.

Comunícalo en una reunión de equipo

Los gerentes deben informar al equipo, en una reunión, sobre las reuniones de nivel intermedio y lo que pueden esperar. Esto muestra que apoyan la iniciativa y están entusiasmados, y que no es algo que se hace para excluirlos ni actuar a sus espaldas (sin momentos sorpresa).

Comunica vía Slack o correo electrónico

Contacta al equipo por correo electrónico o Slack para reforzar el objetivo de las reuniones, cómo se relacionan con los valores o la cultura de tu compañía (“Como saben, uno de nuestros valores es el aprendizaje, así que quiero aprender de ustedes y ver qué podríamos estar haciendo diferente o fortaleciendo en nuestro equipo”), y los próximos pasos (ejemplo: “Me pondré en contacto con cada uno de ustedes de manera individual para agendar una reunión”).

Haz una actividad grupal antes

Dependiendo de tu cultura, y de cuán incómodo o diferente esto pueda parecer para los miembros de tu equipo, puede ser conveniente considerar primero una actividad grupal. 

Intenta sacar al equipo a almorzar (quizás virtualmente) para crear un espacio más casual y abierto para dialogar, y luego pasar a reuniones uno a uno en el próximo ciclo.

Prepara preguntas de antemano

Quizás los datos te estén contando una historia que quieres confirmar, hay un proyecto del que quieres saber más o has escuchado rumores sobre cierto gerente o equipo.

Sea cual sea el caso, vale la pena tomarse el tiempo de preparar algunas preguntas con anticipación para profundizar en los temas que más te interesan (algunos ejemplos a continuación).

Puedes compartir las preguntas con la persona entrevistada en la invitación del calendario.

2. Durante la reunión: crear un espacio seguro

A pesar de la preparación previa, es natural que los empleados aún se sientan reacios a compartir sus verdaderos pensamientos y sentimientos.

Aquí tienes algunos consejos para sacar el máximo provecho de la reunión.

• Reitera el propósito. Al inicio, reitera el propósito de la reunión y hazles saber que sus respuestas serán tratadas de manera confidencial. Este también es un buen momento para compartir algún reconocimiento específico que tengas hacia ellos.
• Sólo escucha. No es una sesión de resolución de problemas, así que evita la tentación de buscar soluciones. Simplemente escucha activamente y, si surge algo interesante, emplea técnicas como los 5 Porqués para profundizar.
• Sal del entorno laboral. También puede ser beneficioso realizar la reunión en un ambiente menos formal, quizá llevándolos a tomar un café o a almorzar. El CEO de JP Morgan y Chase, Jamie Dimon, supuestamente recorre sus distintas sucursales en autobús realizando reuniones de nivel intermedio.

3. Seguimiento: cierra el ciclo

¡Después de haber realizado tus conversaciones, también es crucial que hagas un seguimiento!

Quieres asegurarte de que el equipo se sienta escuchado y de que tomaste en cuenta su retroalimentación para hacer algunos cambios (o explicar por qué no implementaste nada nuevo si no tenía sentido).

El peor resultado sería tener estas conversaciones y que las personas piensen que sólo fueron por cumplir, ¡así que cierra el ciclo!

1. Agradecimientos. Envía notas de agradecimiento después de las reuniones con un par de aprendizajes clave y acciones que surgieron de la conversación.
2. Vincula cualquier acción a esas conversaciones. Haz referencia a ellas en reuniones de equipo o al anunciar cambios o nuevas iniciativas, "Gracias a los comentarios que escuché durante mis reuniones de skip-level..." o "Gracias a los aportes del equipo..."
3. Haz referencia a los temas clave cuando te reúnas nuevamente para continuar la conversación, "La última vez que hablamos, mencionaste X, ¿ha mejorado eso o cómo va ese tema?"

Frecuencia

Dependiendo del tamaño de tu organización y de lo rápido que cambia o evoluciona, recomendaría una frecuencia trimestral o semestral para los skip-levels.

Así tendrás la oportunidad de actuar sobre las sugerencias que surjan, avanzar rápidamente en las mejoras, y obtener retroalimentación de seguimiento si los cambios tuvieron el impacto que esperabas.

Preguntas para reuniones Skip-level

Es importante que cuentes con algunas preguntas guía, pero también que crees un espacio para un diálogo abierto y dejes que la conversación fluya según el rumbo que le dé la persona empleada.

Aquí tienes algunas preguntas específicas que pueden ayudarte a guiar la conversación.

Midiendo niveles de compromiso

1. En una escala del 1 al 10, ¿cómo ha sido este mes para ti? ¿Qué lo habría hecho un 10?
2. ¿Qué es lo que más te entusiasma en este momento en tu rol o para este equipo (o empresa)?
3. ¿Qué es lo que más te preocupa o inquieta?
4. ¿Cuál fue un logro reciente que tuviste?

Identificando problemas del equipo u organizacionales

5. ¿Cuál es un obstáculo con el que te estás encontrando actualmente?
6. ¿Qué está sucediendo en el equipo que crees que yo no sepa (o que no estoy al tanto suficiente)?
7. ¿Hay algún proceso que crees que podríamos mejorar?
8. ¿Conoces los objetivos de la empresa?

Obteniendo retroalimentación sobre la gestión

9. ¿Qué es lo que más valoras de tu mánager?
10. ¿Qué te gustaría que hiciera diferente tu mánager directo?
11. ¿Tienes claro lo que se espera de ti y cuáles son tus objetivos?
12. ¿Qué puedo hacer diferente como líder de este departamento?

Desarrollo

13. ¿Cómo puedo ayudarte con tus objetivos profesionales?
14. ¿Cómo podemos apoyarte mejor como organización?
15. ¿Cuál ves como tu siguiente paso en tu carrera?
16. ¿Qué otro comentario tienes que no hayamos conversado / o / ¿Qué pregunta te hubiera gustado que te hiciera y no mencioné?

Prompts de Chat GPT para desarrollar preguntas de skip-level 

¡Quizá hayas escuchado sobre Chat GPT! Es útil para muchas tareas, incluyendo ayudarte a generar preguntas para entrevistas.

Aquí tienes algunos prompts que te ayudarán a generar preguntas para tus skip-levels. 

• Prompt #1: "Genera preguntas para reuniones skip-level enfocadas en comprender la dinámica y moral del equipo."
• Prompt #2: "Crea preguntas para una reunión skip-level que aborden el desarrollo profesional y las metas de carrera de los empleados."
• Prompt #3: "Genera preguntas perspicaces sobre la percepción del liderazgo y la eficacia de la gestión en reuniones skip-level."

¡Ya tienes la idea! También puedes consultar esta guía sobre cómo usar ChatGPT en RRHH.

Beneficios de las reuniones Skip-level

Las reuniones skip-level son poderosas tanto para la persona líder como para el equipo. Los beneficios incluyen:

• Retroalimentación valiosa. Los líderes obtienen información valiosa sobre los miembros del equipo, qué es importante para ellos y cualquier oportunidad para mejorar el ambiente laboral o impulsar el cambio. 
• Mayor compromiso de los empleados. El empleado se va con la sensación de que te preocupas por él y quieres apoyarlo en su carrera y en su trabajo diario.
• Creación de una cultura de retroalimentación. Las skip-levels indican que estás abierto a recibir comentarios y esto hará que las personas tengan más probabilidades de proporcionarlos.
• Reconocimiento y desarrollo del talento: Las reuniones skip-level permiten a los altos directivos identificar y reconocer el talento potencial. Esto puede ser crucial para la planificación de sucesión y las iniciativas de desarrollo del talento.

Un líder con el que trabajé se dio cuenta, a través de las skip-levels, de que una nueva estructura organizativa no estaba funcionando. 

Solo pudo obtener esta información gracias a la retroalimentación directa del equipo, porque los gerentes no estaban seguros de cómo presentar los comentarios, dado su puesto en la nueva estructura. 

Otro líder que conozco considera que las skip-levels son sumamente efectivas para escuchar la retroalimentación del mercado por parte de los miembros del equipo que hablan directamente con los clientes. 

Pueden hacer preguntas de seguimiento directas y comprender mejor las conversaciones con clientes, en lugar de recibir la retroalimentación de forma indirecta a través de los gerentes.

Mejores Prácticas para Reuniones Skip-Level

Mejores prácticas para líderes en reuniones skip-level

Aquí tienes un resumen de mis mejores prácticas para líderes que ayudan a llevar a cabo skip-levels efectivas.

• Preparación: Prepárate a fondo para la reunión, comprendiendo los proyectos actuales del equipo y sus desafíos.
• Escucha activa: Concéntrate en escuchar activamente al empleado, mostrando un interés genuino en sus perspectivas.
• Confidencialidad: Garantiza y mantiene la confidencialidad para fomentar un ambiente seguro y abierto de discusión.
• Seguimiento: Comprométete a dar un seguimiento con acciones sobre cualquier inquietud o sugerencia planteada.
• Transparencia: Sé transparente sobre los objetivos de la reunión y cómo se utilizará la retroalimentación.

Mejores prácticas para empleados en reuniones skip-level

Algunos consejos para compartir con el entrevistado y ayudarle a prepararse y proporcionar la retroalimentación más valiosa.

• Honestidad: Sé honesto y constructivo al compartir tus opiniones y experiencias.
• Especificidad: Proporciona ejemplos concretos o sugerencias al abordar problemas o mejoras.
• Profesionalismo: Mantén el profesionalismo, especialmente al tratar temas sensibles.
• Mente abierta: Mantente abierto a dar y recibir retroalimentación.
• Preparación: Prepara puntos o preguntas por adelantado para aprovechar al máximo la oportunidad de la reunión.

Las skip-levels demuestran liderazgo sólido

Ser un líder fuerte, presente, vulnerable y disponible nunca ha sido más importante.

Mientras que los empleados abandonan a los gerentes y empresas que no se preocupan por ellos, también permanecen en compañías donde se sienten escuchados, valorados y apoyados. 

Permanecen con gerentes y líderes que se toman el tiempo de acercarse, escuchar y actuar en base a sus comentarios y hacerlos sentir escuchados.

Las conversaciones skip-level son una excelente forma de construir confianza, recopilar retroalimentación, aumentar el compromiso de los empleados y retener a los mejores talentos.

Forman una parte importante de tu estrategia general de escucha al empleado.

Conclusiones clave

• Propósito y beneficios: Las reuniones skip-level conectan a los directivos senior con los empleados de niveles inferiores para mejorar la transparencia y recopilar retroalimentación directa. También ayudan a aumentar el compromiso y contribuyen a la identificación de talento.
• Realización de reuniones: Las reuniones skip-level efectivas requieren preparación, escucha activa, confidencialidad y un seguimiento concertado. Crear un ambiente cómodo para discusiones abiertas es crucial, y preparar preguntas guía específicas puede ayudar a orientar la conversación de manera efectiva.
• Liderazgo e impacto cultural: Estas reuniones demuestran un liderazgo sólido y fomentan una cultura organizacional positiva. Construyen confianza, muestran el compromiso del liderazgo con la retroalimentación del empleado y son clave para retener a los mejores talentos haciendo que los empleados se sientan valorados y escuchados.

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