Reuniones de Nivel Superior: Guía Completa con Proceso

¿Qué es una reunión de nivel intermedio?

Una reunión de nivel intermedio es una conversación entre un gerente sénior y alguien que depende de uno de sus reportes directos (es decir, un colaborador individual). El gerente de nivel medio no participa en la reunión, sino que se "salta" para hablar con empleados de menor nivel jerárquico.

El objetivo de las reuniones de nivel intermedio es recopilar comentarios que, en última instancia, ayuden a guiar la toma de decisiones.

Ayudan a los líderes sénior a comprender qué les importa a los empleados, sus puntos de dolor, sus motivos de entusiasmo y motivación, y sus opiniones sobre sus gerentes. 

También crean más visibilidad, construyen relaciones y confianza, y fomentan mejores relaciones entre líderes y empleados de primera línea.

Cómo llevar a cabo reuniones de nivel intermedio

Las reuniones de nivel intermedio no son ciencia espacial, pero deben abordarse de manera sistemática para recopilar comentarios efectivos.

Este es el proceso que ofrezco a líderes y organizaciones que desean llevar a cabo reuniones de este tipo.

1. Preparación: estableciendo el tono

Si es la primera vez que consideras realizar reuniones de nivel intermedio, hay algunas formas de facilitar que las personas hablen con el jefe de su jefe.

Comunícalo en una reunión de equipo

Los gerentes deben informar al equipo en una reunión acerca de las reuniones de nivel intermedio y lo que se puede esperar. Esto demuestra que están comprometidos y entusiasmados con ellas, y que no es algo que se hace para excluirlos o actuar a sus espaldas (sin momentos de “te pillé”).

Comunícalo por Slack o correo electrónico

Comunícate con el equipo por correo electrónico o Slack para reforzar el objetivo de las reuniones, cómo se relacionan con los valores o la cultura de la empresa (“Como saben, uno de nuestros valores es el aprendizaje, así que quiero aprender de ustedes y ver qué podríamos estar haciendo de forma diferente o reforzando en nuestro equipo”), y los próximos pasos (ejemplo: “Me pondré en contacto con cada uno individualmente para agendar una reunión”).

Realiza un ejercicio grupal antes

Dependiendo de tu cultura y de lo incómodo o diferente que esto pueda resultar para los miembros de tu equipo, puedes considerar hacer primero un ejercicio grupal. 

Prueba sacar al equipo a almorzar (quizá virtualmente) para crear un espacio más informal donde comience el diálogo abierto, y luego pasar a entrevistas individuales en el siguiente ciclo.

Prepara preguntas de antemano

Tal vez los datos te están contando una historia que quieres corroborar, hay un proyecto sobre el que quieres saber más o estás escuchando rumores sobre cierto gerente o equipo.

Cualquiera sea el caso, vale la pena tomarse el tiempo de preparar algunas preguntas por adelantado para profundizar en los temas que más te interesan (algunos ejemplos a continuación).

Puedes compartir las preguntas con la persona entrevistada en la invitación de calendario.

2. Durante la reunión: crear un espacio seguro

A pesar del trabajo previo, es natural que los empleados aún puedan ser reacios a compartir sus verdaderos pensamientos y sentimientos.

Aquí tienes algunos consejos para sacar el mayor provecho de la reunión.

• Reitera el propósito. Al inicio, reitera el propósito de la reunión y hazles saber que sus respuestas serán tratadas de forma confidencial. Este también es un buen momento para compartir cualquier reconocimiento específico que tengas hacia ellos.
• Solo escucha. Esta no es una sesión para resolver problemas, así que resiste las ganas de solucionarlos. Simplemente escucha activamente y, si surge algo interesante, utiliza técnicas como los 5 Porqués para profundizar más.
• Sal fuera de la oficina. También puede ser beneficioso llevar a cabo la reunión en un entorno menos formal, tal vez llevándolos a tomar un café o almorzar. El CEO de JP Morgan y Chase, Jamie Dimon, según se informa, viaja por sus diferentes sucursales en un autobús realizando reuniones de este tipo.

3. Seguimiento: cierra el ciclo

Después de que hayas realizado tus conversaciones, ¡también es fundamental que hagas un seguimiento!

Quieres asegurarte de que el equipo se sienta escuchado y que has tomado en cuenta sus comentarios para hacer algunos cambios (o que expliques por qué no implementaste nada nuevo si no tenía sentido hacerlo).

El peor resultado es que tengas estas conversaciones y la gente piense que solo fueron de apariencia, así que ¡cierra el ciclo!

1. Agradecimientos. Envía notas de agradecimiento después de las reuniones con un par de conclusiones clave y acciones que surgieron de la conversación.
2. Vincula cualquier acción a esas conversaciones. Haz referencia a ellas en reuniones de equipo o al anunciar cambios o nuevas iniciativas: “Debido a los comentarios que escuché durante mis reuniones skip-level….” o “Gracias a los aportes del equipo…”
3. Menciona los temas clave cuando vuelvas a reunirte para continuar la conversación, “La última vez que hablamos mencionaste X, ¿ha mejorado eso o cómo va?”

Cadencia

Dependiendo del tamaño de tu organización y de la rapidez con que cambie o evolucione, recomendaría una cadencia trimestral o semestral para las reuniones skip-level.

Esto te permitirá tener la oportunidad de actuar sobre las sugerencias recibidas, avanzar rápidamente en mejoras y obtener retroalimentación de seguimiento para saber si los cambios produjeron el impacto deseado.

Preguntas para reuniones skip-level

Es importante que tengas algunas preguntas iniciales, pero también debes crear el espacio para un diálogo abierto y dejar que la conversación fluya según lo que la persona desee compartir.

Aquí tienes algunas preguntas específicas que te pueden ayudar a guiar la conversación.

Evaluando niveles de compromiso

1. En una escala del 1 al 10, ¿cómo ha sido este mes para ti? ¿Qué habría hecho que fuera un 10?
2. ¿Qué es lo que más te entusiasma de tu puesto actual o de este equipo (o empresa)?
3. ¿Qué te preocupa o qué es lo que más te inquieta?
4. ¿Cuál ha sido un logro reciente que hayas tenido?

Identificando problemas del equipo u organizacionales

5. ¿Cuál es un obstáculo con el que te enfrentas actualmente?
6. ¿Qué está ocurriendo en el equipo que crees que yo no sepa (o no conozca lo suficiente)?
7. ¿Hay algún proceso que crees que podríamos mejorar?
8. ¿Conoces los objetivos de la empresa?

Obteniendo retroalimentación sobre el gerente

9. ¿Qué es lo que más valoras de tu responsable?
10. ¿Qué te gustaría que hiciera de forma diferente tu gerente directo?
11. ¿Tienes claridad sobre lo que se espera de ti y cuáles son tus objetivos?
12. ¿Qué podría estar haciendo de manera diferente yo como líder de este departamento?

Desarrollo

13. ¿Cómo puedo ayudarte con tus objetivos profesionales?
14. ¿Cómo podemos apoyarte mejor como organización?
15. ¿Cuál consideras que es el siguiente paso en tu carrera?
16. ¿Hay algún otro comentario que quisieras compartir y que no hayamos hablado? / ¿Qué pregunta te hubiera gustado que te hiciera?

Prompts de Chat GPT para desarrollar preguntas para skip-levels 

¡Quizá hayas oído hablar de Chat GPT! Es útil para muchas tareas, entre ellas ayudarte a generar preguntas para entrevistas.

Aquí tienes algunos prompts que pueden ayudarte a generar preguntas para las reuniones skip-level. 

• Prompt #1: "Genera preguntas para reuniones skip-level centradas en comprender la dinámica y moral del equipo."
• Prompt #2: "Crea preguntas para una reunión skip-level que aborden el desarrollo profesional y los objetivos de carrera de los empleados."
• Prompt #3: "Genera preguntas perspicaces para reuniones skip-level sobre percepciones de liderazgo y efectividad en la gestión.”

¡Ya te haces una idea! También puedes consultar esta guía sobre cómo usar ChatGPT en RRHH.

Beneficios de las reuniones skip-level

Las reuniones skip-level son poderosas tanto para el líder como para el equipo. Los beneficios incluyen:

• Comentarios valiosos. Los líderes obtienen información valiosa sobre los miembros del equipo, lo que es importante para ellos y cualquier oportunidad para mejorar el ambiente laboral o impulsar el cambio. 
• Mayor compromiso de los empleados. El empleado se marcha con la sensación de que te preocupas por él y deseas apoyarlo en su carrera y trabajo diario.
• Crear una cultura de retroalimentación. Las reuniones skip-level indican que estás abierto a las sugerencias y esto hará que las personas sean más propensas a brindarlas.
• Reconocimiento y desarrollo del talento: Las reuniones skip-level permiten a los altos directivos identificar y reconocer el talento potencial. Esto puede ser crucial para la planificación de sucesión y las iniciativas de desarrollo de talento.

Un líder con el que trabajé reconoció, a través de reuniones skip-level, que una nueva estructura organizativa no estaba funcionando. 

Sólo pudo obtener esta información mediante retroalimentación directa del equipo porque los gerentes no sabían cómo presentar el feedback, dada su posición en la nueva estructura. 

Otro líder que conozco considera que las reuniones skip-level son sumamente efectivas para conocer la opinión del mercado de los miembros del equipo que hablan directamente con los clientes. 

Puede hacer preguntas de seguimiento directas y comprender mejor las conversaciones con los clientes, en lugar de recibir la información de segunda mano a través de los gerentes.

Mejores Prácticas para Reuniones Skip-Level

Mejores prácticas para líderes en reuniones skip-level

Aquí tienes un resumen de mis mejores prácticas para líderes que ayudarán a conducir reuniones skip-level efectivas.

• Preparación: Prepárate a fondo para la reunión, comprendiendo los proyectos actuales del equipo y sus desafíos.
• Escucha activa: Concéntrate en escuchar activamente al empleado, mostrando un interés genuino en sus perspectivas.
• Confidencialidad: Asegura y mantiene la confidencialidad para fomentar un entorno de discusión seguro y abierto.
• Seguimiento: Comprométete a dar seguimiento de manera concreta a cualquier preocupación o sugerencia planteada.
• Transparencia: Sé transparente sobre los objetivos de la reunión y cómo se utilizará la retroalimentación.

Mejores prácticas para empleados en reuniones skip-level

Algunos consejos para compartir con el entrevistado y ayudarle a prepararse y proporcionar la retroalimentación más valiosa.

• Sinceridad: Sé honesto y constructivo al compartir tus puntos de vista y experiencias.
• Especificidad: Aporta ejemplos o sugerencias concretas al hablar de problemas o mejoras.
• Profesionalismo: Mantén el profesionalismo, especialmente al tratar temas sensibles.
• Mentalidad abierta: Está dispuesto tanto a dar como a recibir retroalimentación.
• Preparación: Prepara puntos o preguntas por adelantado para aprovechar al máximo la oportunidad de la reunión.

Las reuniones Skip-Level Demuestran Liderazgo Fuerte

Ser un líder fuerte, presente, vulnerable y disponible nunca ha sido más importante.

Mientras que los empleados se marchan de empresas y gerentes que no se preocupan por ellos, también permanecen en empresas donde se sienten escuchados, valorados y apoyados. 

Permanecen junto a gerentes y líderes que se toman el tiempo para acercarse, escuchar y actuar en base a sus comentarios, haciéndolos sentir escuchados.

Las conversaciones skip-level son una excelente manera de generar confianza, recopilar retroalimentación, aumentar el compromiso de los empleados y retener a los mejores talentos.

Forman una parte importante de tu estrategia global de escucha del empleado.

Conclusiones clave

• Propósito y beneficios: Las reuniones skip-level conectan a altos directivos con empleados de menor nivel para mejorar la transparencia y recopilar retroalimentación directa. También ayudan a aumentar la participación y facilitan la identificación de talento.
• Conducción de las reuniones: Para que sean efectivas, las reuniones skip-level requieren preparación, escucha activa, confidencialidad y un seguimiento concertado. Crear un entorno cómodo para discusiones abiertas es crucial, y preparar preguntas orientadoras específicas puede ayudar a encaminar la conversación de manera efectiva.
• Impacto en el liderazgo y la cultura: Estas reuniones demuestran un liderazgo sólido y fomentan una cultura organizacional positiva. Generan confianza, muestran el compromiso del liderazgo con la opinión de los empleados y son clave para retener a los mejores talentos al hacer que se sientan valorados y escuchados.

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