Guía de revisión de mitad de año: proceso de 4 pasos y 8 consejos sencillos

Estas son algunas preguntas que debes responder al pensar en la estructura:

¿Cuál es el objetivo de dividir las revisiones?

Debes abordar las revisiones teniendo claro qué quieres obtener y cuál debería ser el resultado de cada revisión, tanto para los responsables como para los empleados. 

¿Deberían ser puntos de desarrollo y objetivos, o el resultado debería ser algo más intangible y cualitativo, como la inspiración? ¡Tú decides!

¿Cuál será el impacto en los empleados? 

Hay dos grandes ejes de impacto que debes tener en cuenta: el económico y el relacionado con la retención.

En el aspecto económico, decide si las personas podrán optar a un ascenso en ambas revisiones, solo en una o en cualquier momento. ¿Qué ocurre con los aumentos salariales habituales?

En cuanto a la retención, ¿qué significa que las personas superen las expectativas o rindan por debajo de lo esperado? ¿Son dos ciclos y quedan fuera, o solo tienen un ciclo de 6 meses para mejorar su desempeño? 

En el caso de quienes superan las expectativas, ¿deben esperar un número determinado de ciclos para obtener un ascenso?

¿Habrá alguna diferencia entre las revisiones?

Aquí hay dos opciones principales. Una es que las revisiones sean iguales, haciendo que tu proceso de revisión sea verdaderamente bianual. 

La otra consiste en hacer que una revisión sea más exhaustiva y que la otra sea más bien una «puesta al día». 

Distintas circunstancias hacen que el entorno de una empresa sea más adecuado para una opción u otra. 

Por ejemplo, las empresas con un ritmo más rápido que llevan a cabo muchos proyectos en poco tiempo pueden beneficiarse de las revisiones bianuales.

Cómo abordar una revisión bianual

Si quieres que tu proceso de revisión se realice una vez cada 6 meses para reflejar un entorno de ritmo rápido, o contar con hitos de desempeño más frecuentes para gestionar el ascenso o la salida de las personas, estas son algunas cosas que debes tener en cuenta:

Indicaciones más breves

Piensa en adaptar las indicaciones a un periodo más corto (a continuación explicaré cuáles son buenas indicaciones); por ejemplo, si tienes una indicación que pide al responsable destacar los logros, haz que sean 2 o 3 en lugar de 6.

Del mismo modo, en aspectos como los puntos de desarrollo, no elabores una lista interminable de cosas que un empleado debe mejorar. 

¿Cuántas pueden mejorar de forma realista en 6 meses, especialmente si se trata de puntos de desarrollo importantes?

Mantenla centrada

No pidas que las indicaciones entren en un nivel de detalle excesivo sobre los últimos 6 meses de trabajo de una persona. En su lugar, céntralas en los resultados o logros, los puntos de desarrollo y los objetivos. 

¿Qué se ha hecho y qué queda por hacer?

Conviértela en una conversación multidireccional

Hacer que las revisiones del desempeño sean más frecuentes requiere ajustar el contenido.

A menudo, si no reciben una buena formación, los responsables tienden a hacer lo mismo que en una revisión anual y llegan con una cantidad abrumadora de comentarios para los miembros de su equipo.

No solo es un proceso desagradable que priva de autonomía a quienes dependen directamente de ellos, sino que ahora además es más frecuente.

Para que sea una conversación productiva, expón tus comentarios en la parte escrita de la revisión, pero comienza la reunión con preguntas como «¿Qué opinas de mi evaluación de tu trabajo?» o «¿En qué aspectos me ha faltado contexto o más información sobre tu desempeño? ¿Puedes ayudarme a completar estas lagunas?».

Además, pide más detalles sobre los comentarios que te den y ayúdales a sentir que realmente valoras sus comentarios. 

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Cómo abordar una evaluación al estilo de «revisión de seguimiento»

Si quieres mantenerlo más ligero, puedes hacer una evaluación en «modo ligero». 

Puede ser una reunión individual más exhaustiva en la que sigas revisando los objetivos y converses sobre cómo le va a tu subordinado directo. 

Básicamente, dedicas una de tus reuniones individuales al desarrollo de tu subordinado directo. 

Aun así, deberías enviarle previamente indicaciones a tu subordinado directo para ayudarle a prepararse, y tú deberías prepararte con algunas observaciones más generales antes de vuestra reunión individual más «exhaustiva». 

Sin embargo, este estilo de evaluación está más orientado al beneficio del empleado que a realizar una revisión exhaustiva de su trabajo que afecte a su remuneración y permanencia en la empresa.

Indicaciones y preguntas

Según mi experiencia, contar con una buena pregunta para estimular tanto a los responsables como a los subordinados directos es esencial, porque el objetivo es mantener una conversación, no elaborar un informe.

Recomendaría tener algunas preguntas como punto de partida y utilizar preguntas de seguimiento como parte de la conversación, o como guía sobre aquello en lo que el subordinado directo o el responsable deberían centrarse al hablar de la pregunta inicial. 

Por ejemplo, si preguntas por los objetivos, las preguntas de seguimiento tratarán sobre los desafíos que prevén y sobre el apoyo que necesitan para superarlos.

Indicaciones para el subordinado directo

Autorreflexión y logros

Indicación: ¿De qué 2 o 3 logros de los últimos 6 meses te sientes más orgulloso?

Preguntas de seguimiento o detalladas:

• ¿Qué objetivos has cumplido o superado y qué te ayudó a conseguirlo?
• ¿Qué desafíos has encontrado y cómo los superaste?
• ¿Qué habilidades o fortalezas has desarrollado o utilizado más durante los últimos seis meses?

Alineación de objetivos y funciones

Indicación: ¿Cómo estás avanzando respecto a los objetivos que acordamos durante tu última evaluación?

Preguntas de seguimiento o detalladas:

• ¿Hay algún objetivo actual que deba ajustarse debido a cambios en las prioridades?
• ¿Cómo se alinea tu trabajo con los objetivos o valores de la empresa?
• ¿Hay algún aspecto de tu función en el que sientas que no estás alineado o que las expectativas no están claras?

Desarrollo y crecimiento

Indicación: ¿Qué habilidades o conocimientos quieres desarrollar durante los próximos meses?

Preguntas de seguimiento o detalladas:

• ¿Qué apoyo, recursos o formación te ayudarían a alcanzar tus objetivos?
• ¿Hay algún proyecto o área en el que te gustaría participar más?

Indicación: ¿Cuáles son tus principales objetivos para el resto del año y cuál es tu plan para alcanzarlos?

Preguntas de seguimiento o detalladas:

• ¿Cómo puedo yo, o el equipo, apoyarte mejor para alcanzar tus objetivos?
• ¿Hay algún obstáculo que esté afectando a tu crecimiento, motivación o compromiso?
• ¿Qué te haría sentir que has tenido éxito al final de los próximos 6 meses?

Comentarios sobre el responsable

Indicación: ¿Cuáles han sido tus observaciones o experiencias al trabajar con tu responsable?

Preguntas de seguimiento o detalladas:

• ¿Qué aspectos positivos ha tenido trabajar con tu responsable?
• ¿En qué podría mejorar?
• ¿Cómo podría apoyarte más?

Indicaciones para el responsable

Para los responsables, las indicaciones pueden ser bastante similares, pero deben centrarse en los logros y las áreas de desarrollo.

Esto permite que ambas partes hablen de los mismos temas desde sus respectivas perspectivas y se reúnan para comparar sus puntos de vista.

Si sois un equipo que funciona bien, comprobarás que estáis alineados en la mayoría de los aspectos, pero siempre habrá algo que el responsable o el subordinado directo perciba de forma diferente.

Podría tratarse de que el responsable se sienta orgulloso de ciertos logros en los que el subordinado directo no había pensado demasiado, o de objetivos que no había reconocido.

Logros

Pregunta: ¿Qué 2-3 logros de la persona a tu cargo durante los últimos 6 meses quieres destacar?

• ¿Por qué destacan especialmente estos logros?

Pregunta: ¿Cómo está rindiendo la persona en relación con las expectativas?

• ¿Por qué ha recibido esta “calificación”?

Alineación de objetivos y funciones

Pregunta: ¿Cómo está avanzando la persona a tu cargo respecto a los objetivos acordados durante vuestra última evaluación?

Preguntas de seguimiento/detalle

• ¿Hay algún objetivo actual que deba ajustarse debido a cambios en las prioridades?
• ¿Cómo se alinea su trabajo con los objetivos o valores de la empresa?

Desarrollo y crecimiento

Pregunta: ¿Qué habilidades o conocimientos necesita desarrollar la persona a tu cargo en los próximos meses?

Preguntas de seguimiento/detalle

• ¿Qué ejemplos hay de las áreas de desarrollo en su trabajo?
• ¿Cuáles son exactamente las carencias que observas?

Proceso de evaluación de mitad de año en 4 pasos

1. Programa la reunión

Establecer una fecha límite mucho antes de empezar con la preparación os ayudará tanto a ti como a la persona a tu cargo a trabajar juntos para lograr una evaluación satisfactoria. Por eso, debes empezar incluyendo la reunión de evaluación en el calendario con la mayor antelación posible. 

En la invitación, establece claramente el propósito y la preparación que cada uno debe realizar de antemano, es decir, rellenar un documento de evaluación y leerlo. También, establece un orden del día que incluya aspectos como hablar sobre la evaluación y acordar objetivos.

Recomendaría que la reunión durase al menos una hora, pero no más de 90 minutos. Eso te permite tratar los temas con el nivel de detalle suficiente sin omitir aspectos esenciales.

2. Prepárate para la evaluación

Independientemente del tipo de evaluación que realices, la mejor forma de abordarla es que tanto los responsables como las personas a su cargo redacten una respuesta a una serie de preguntas antes de la reunión propiamente dicha.

Estas respuestas pueden servir como lectura previa a la reunión, que ambas partes completan y después comentan con más detalle durante la evaluación.

De este modo, te aseguras de que la reunión de evaluación pueda centrarse en una conversación productiva lo antes posible.

Así, el proceso queda de la siguiente manera:

• La persona a tu cargo completa su autorreflexión
• El responsable completa su evaluación (opcionalmente, también puede recopilar comentarios de sus compañeros) 
• Ambos documentos se comparten con la otra persona y ambos disponen de tiempo para leer la evaluación completa
• Reunión para hablar sobre la evaluación y establecer objetivos de la evaluación del desempeño para los próximos 6 meses.

3. Celebra la reunión

Nada debería ser una sorpresa mayúscula, pero nunca se sabe cómo recibirá alguien ciertos comentarios. Por eso, siempre debes celebrar la reunión en un espacio privado, por ejemplo, una sala de reuniones o un espacio equivalente. 

Al principio, escucha con la intención de comprender mejor: ¿Cómo recibió tus comentarios cuando se los compartiste? ¿Hay algún problema? ¿Hay algo que quizá no haya mencionado en su parte de la evaluación? 

Por último, muestra empatía. Es más probable que las personas acepten objetivos ambiciosos y cambios si sienten que se las ha escuchado y que el responsable comprende su punto de vista.

4. Haz seguimiento con la persona empleada 

No olvides agradecer también a la persona a tu cargo sus comentarios al final; quizá no le haya resultado fácil compartirlos. 

Para terminar, confirma los siguientes pasos. Podría tratarse de otra reunión para dividir los objetivos más amplios acordados en la evaluación en partes más manejables. También podría consistir en acordar hacer seguimiento en las reuniones individuales.

Asegúrate de que sepa que estarás a su lado durante todo el proceso y que no estás ahí únicamente para señalar fallos en su conjunto de habilidades dos veces al año.

8 consejos para realizar evaluaciones de mitad de año eficaces

Existe un riesgo real de que las evaluaciones se conviertan en una lista de comprobación y en una casilla que marcar cada 6 meses; así es como puedes evitarlo.

1. Ten en cuenta los objetivos

Por ejemplo:

• Ayudar a mejorar a los subordinados directos y a los responsables
• Reconocer el trabajo duro y los resultados
• Los resultados de la evaluación deben ser objetivos y planes claros para el desarrollo.

2. Utiliza ejemplos

Menciona únicamente aquello que pueda demostrarse; los ejemplos son tus mejores aliados. Si tu subordinado directo percibe que tus críticas se basan en “sensaciones”, esa es una forma segura de perder su confianza.

3. Sé conciso

Mantén las evaluaciones concisas y directas; esto ayudará a transmitir al responsable y al subordinado directo los aspectos más importantes sin complicar los problemas. 

Por ejemplo, si tienes que dar un comentario crítico, puedes mencionar 1-2 ejemplos de cuándo ha surgido esta situación; no presentes una lista interminable.

Si además eres demasiado prolijo o utilizas demasiado lenguaje “suavizado”, se perderá la importancia de que cambien o mantengan el rumbo respecto a un aspecto concreto.

4. No te saltes la preparación

Como ocurre con la mayoría de las cosas, la preparación es importante, aunque lleve tiempo. Una preparación adecuada hará que la reunión posterior sea mucho más productiva y necesitarás dedicar menos tiempo a explicar el contexto, por lo que podrás centrarte en una conversación real.

5. Haz seguimiento, haz seguimiento y haz seguimiento

Comprobar periódicamente cómo está tu subordinado directo en las reuniones 1-1 es importante para asegurarte de que se siente apoyado y reconocido durante todo el proceso. 

De este modo, podrá ver que los responsables están realmente comprometidos con su desarrollo. No permitas que tus observaciones en las evaluaciones sean un asunto puntual y aislado.

Aunque las evaluaciones son un buen momento para detenerse y reflexionar, los comentarios deben ser oportunos y continuos.

6. Asegúrate de establecer prioridades

Tanto los subordinados directos como los responsables deben dedicar realmente tiempo y esfuerzo a cada evaluación. No debería ser una tarea de 20 minutos responder a las preguntas anteriores. 

La temporada de evaluaciones puede implicar hacer horas extra, por lo que mantener un buen registro durante tus reuniones 1-1 será tu salvación, ya que muchos aspectos de la evaluación surgirán de ellas.

7. Haz que sea una comunicación bidireccional

La evaluación en sí debe ser una conversación, no un espacio para que el responsable presente al empleado una lista interminable de aspectos que mejorar.

8. Documenta todo

Durante el año, toma notas de cada evaluación para hacer un seguimiento del progreso. Personalmente, guardo un enlace al documento de evaluación en el documento de la reunión 1-1 para consultarlo fácilmente y tener un recordatorio.

Reflexiones finales

Las evaluaciones de mitad de año son una forma muy eficaz de avanzar hacia comentarios más frecuentes y oportunos que ayuden a cada persona a reorientar más fácilmente su desarrollo y a adquirir nuevas habilidades.

Esto, a su vez, puede generar cambios de rumbo más rápidos para la empresa y la capacidad de resistir los cambios del mercado, de los clientes, etc.

En última instancia, cada empresa tiene la oportunidad de elegir cómo gestionar el rendimiento de su equipo.

Hay margen para experimentar y existen muchas corrientes de pensamiento sobre cómo realizar evaluaciones de rendimiento, su frecuencia, etc. Por ejemplo, algunas empresas incluso optan por evaluaciones trimestrales.

Sin embargo, algo está claro: es necesario crear mecanismos para dar y recibir comentarios, y mantenerlos.

Siempre que hagas partícipe al equipo del proceso, estoy seguro de que apoyará la adopción de comentarios más frecuentes y de oportunidades de crecimiento y ascenso.

Preguntas frecuentes sobre la evaluación de mitad de año