Los 10 mejores programas gratuitos para reservar escritorios compartidos en 2026
Lista de los mejores programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos
El software gratuito de reserva de escritorios compartidos permite a tu equipo reservar espacios de trabajo compartidos sin pagar una suscripción, mediante herramientas que ofrecen un plan gratuito o una prueba. Si buscas formas de gestionar los puestos flexibles, facilitar los horarios híbridos o simplemente evitar el caos de los escritorios —sin aumentar tu presupuesto—, estás en el lugar adecuado. Esta guía te ayudará a comparar las principales opciones gratuitas de reserva de escritorios compartidos, entender qué hace única a cada una y elegir la más adecuada para las necesidades de tu equipo.
Por qué confiar en nuestras reseñas de software
Nuestro equipo lleva probando y evaluando software desde 2012. Como expertos en RR. HH., sabemos lo difícil —y lo importante— que es elegir el software adecuado.
Para esta guía, evaluamos las herramientas mediante pruebas prácticas e investigación independiente, puntuando las herramientas según nuestros criterios de selección. También nos basamos en la experiencia de líderes de opinión del sector y de profesionales de RR. HH. en activo.
Nuestras reseñas reflejan nuestro criterio editorial humano, no un discurso de ventas.
Revisores expertos:
Tabla comparativa de programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos
Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis principales selecciones de programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La mejor opción por sus precios por plano de planta con usuarios ilimitados | Prueba gratuita disponible | Desde $28/usuarios ilimitados/mes | Website | |
| 2 | Ideal para reservas rápidas de escritorios con código QR | Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demostración gratuita disponible | Desde $22/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 3 | Mejor para compatibilidad con pantallas de hardware | Prueba gratuita de 30 días disponible | Precio bajo consulta | Website | |
| 4 | Ideal para reglas de reserva personalizables | Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible | Desde $1.90/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 5 | Ideal para paneles de análisis de ocupación | Plan gratuito + demo gratis disponible | From $4.60/user/month | Website | |
| 6 | Mejor para reserva de escritorios basada en Slack | Prueba gratuita + demo gratuita disponible | Desde $2.50/usuario/mes (facturación anual) | Website | |
| 7 | Mejor para gestión en varias ubicaciones | Plan gratuito disponible | Desde $4/recurso/mes (cobro anual) | Website | |
| 8 | Ideal para mapas de disponibilidad de escritorios en tiempo real | Plan gratuito + demo gratis disponible | Desde €1.99/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 9 | Mejor para selección visual en el plano de planta | Prueba gratuita de 30 días disponible | Precios a consultar | Website | |
| 10 | Lo mejor para funciones de programación de trabajo híbrido | Plan gratuito + demo gratuita disponible | Desde 1,65 €/usuario/mes | Website |
Análisis de programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos
A continuación encontrarás mis resúmenes detallados de los programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos que han llegado a mi lista de seleccionados. Mis análisis ofrecen una visión detallada de las funciones, los casos de uso más adecuados y los precios de cada plataforma para ayudarte a encontrar la mejor opción para ti.
La mejor opción por sus precios por plano de planta con usuarios ilimitados
Floor Plan Mapper es un software de reserva de escritorios compartidos que convierte planos de planta en CAD, PDF y JPG en mapas interactivos para reservas de escritorios, reservas recurrentes, reglas de reserva, informes de ocupación y administración basada en roles en varios edificios y plantas.
¿Para quién es más adecuado Floor Plan Mapper?
Los administradores de oficinas que gestionan varios edificios deberían considerar Floor Plan Mapper, especialmente por sus precios por plano de planta con usuarios ilimitados.
Por qué elegí Floor Plan Mapper
Elegí Floor Plan Mapper como la mejor opción por sus precios por plano de planta con usuarios ilimitados porque su modelo se adapta a oficinas con plantillas cambiantes y distribuciones estables. Sus mapas interactivos en CAD, PDF y JPG permiten seleccionar escritorios en distintos edificios y plantas, mientras que las reglas de reserva, la liberación automática y los informes de ocupación ayudan con la planificación del regreso a la oficina. Ofrece una prueba de 7 días, no un plan gratuito permanente.
Características clave de Floor Plan Mapper
- Reservas recurrentes: Programa reservas para días repetidos.
- Integraciones de calendario: Añade reservas a Outlook o Google Calendar.
- Aprovisionamiento de identidades: Conecta Microsoft Entra ID, Okta, SAML o SCIM.
- Registros de auditoría: Realiza un seguimiento de reservas, cancelaciones, cambios y actualizaciones de permisos.
Integraciones de Floor Plan Mapper
Las integraciones incluyen Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Microsoft 365, SharePoint, Okta y SAML. Floor Plan Mapper también admite el aprovisionamiento SCIM, importaciones de Excel y una API para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratis?
Floor Plan Mapper ofrece una prueba gratuita de 7 días, no un plan gratuito permanente. Los planes de pago comienzan en $28 por mes y utilizan precios por plano de planta con usuarios ilimitados.
Pros and Cons
Pros:
- Los usuarios ilimitados se adaptan a plantillas cambiantes
- Los mapas interactivos se adaptan a oficinas con varias plantas
- La configuración rápida del plano de planta recibe elogios
Cons:
- No hay un plan gratuito permanente para proyectos piloto
- El acceso móvil centrado en el navegador sigue siendo ambiguo
Whatspot
Ideal para reservas rápidas de escritorios con código QR
Whatspot es una plataforma de reserva de escritorios y salas de reuniones que te permite gestionar las reservas de espacios de trabajo, generar códigos QR para reservas rápidas y configurar flujos de aprobación para solicitudes de recursos.
¿Para quién es ideal Whatspot?
Pequeñas empresas y espacios de coworking que buscan una forma sencilla de administrar las reservas de escritorios y salas de reuniones.
Por qué elegí Whatspot
Elegí Whatspot como uno de los mejores porque puedo generar códigos QR únicos para cada escritorio o sala de reuniones, permitiendo que mi equipo reserve espacios al instante desde sus teléfonos. Me gusta que puedo configurar flujos de aprobación para solicitudes de recursos, lo que ayuda a gestionar los espacios compartidos. La posibilidad de mostrar la disponibilidad en tiempo real en una tablet o pantalla fuera de cada sala es especialmente útil para oficinas concurridas.
Características clave de Whatspot
- Calendario de reservas: Visualiza y gestiona todas las reservas de escritorios y salas en una sola interfaz de calendario.
- Roles y permisos de usuario: Asigna diferentes niveles de acceso para administradores, gerentes y usuarios regulares.
- Reservas recurrentes: Programa reservas repetitivas para escritorios o salas de reuniones.
- Notificaciones por correo electrónico: Recibe confirmaciones automáticas de reservas y recordatorios por correo electrónico.
Integraciones de Whatspot
Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Microsoft Calendar, Microsoft Entra ID y Google Workspace, y se dispone de una API.
¿Qué es gratis?
Whatspot ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 10 usuarios, 3 espacios y 40 reservas al mes. El plan gratuito incluye acceso móvil y web, reservas mediante código QR y funciones básicas de reserva.
Pros and Cons
Pros:
- Reserva mediante código QR para acceso instantáneo al escritorio
- Aplicaciones para iOS y Android disponibles
- Flujos de aprobación para solicitudes de recursos
Cons:
- No cuenta con función integrada de gestión de visitantes
- Las opciones de personalización de marca son limitadas
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Joan
Mejor para compatibilidad con pantallas de hardware
Joan es una plataforma de software para reserva de escritorios que te permite gestionar reservas de puestos flexibles, programación de salas y disponibilidad de espacios de trabajo con soporte para pantallas de hardware dedicadas y acceso móvil.
¿Para Quién es Mejor Joan?
Gestores de instalaciones y equipos de TI en oficinas que desean combinar software de reserva de escritorios con hardware de pantallas físicas.
Por Qué Elegí Joan
Elegí Joan como uno de los mejores porque puedo combinar su software de reserva de escritorios con las pantallas de papel electrónico de Joan para visualizar el estado en tiempo real de cada puesto directamente en el espacio de trabajo. Me gusta que mi equipo pueda gestionar reservas desde la web o la app móvil y ver actualizaciones instantáneas reflejadas en los dispositivos físicos. También valoro cómo el hardware de Joan se integra con el software para reducir reservas dobles y confusiones en oficinas compartidas.
Características Clave de Joan
- App de reserva móvil: Reserva puestos y salas desde tu teléfono.
- Sincronización con el calendario: Conecta las reservas con Google y Outlook Calendars.
- Registro con código QR: Escanea para confirmar el uso del escritorio al llegar.
- Gestión de visitantes: Registra y sigue digitalmente a los invitados de la oficina.
Integraciones de Joan
Joan ofrece integraciones nativas con Microsoft Active Directory, Google Calendar, Microsoft Teams y Slack. Dispone de una API para integraciones personalizadas.
¿Qué es Gratis?
Joan ofrece una prueba gratuita de 30 días con acceso a todas las funciones. Tras la prueba, el uso continuado requiere una suscripción de pago y no existe un plan gratuito permanente.
Pros and Cons
Pros:
- Las pantallas de hardware muestran el estado de escritorios en tiempo real
- Sincronización de calendario con Google y Microsoft 365
- Reglas de reserva personalizadas para la gestión de espacios de trabajo
Cons:
- Los dispositivos de hardware requieren compra por separado
- Personalización limitada para las reglas de reserva
Dibsido
Ideal para reglas de reserva personalizables
Dibsido es una solución gratuita de reserva de escritorios diseñada para equipos híbridos que simplifica la gestión de escritorios compartidos, salas de reuniones y estacionamiento a través de un sistema de reservas intuitivo. Permite a los usuarios reservar espacios con un solo clic, hacer reservas directamente desde mapas interactivos del espacio y libera automáticamente los escritorios no utilizados para mantener la capacidad de la oficina optimizada.
¿Para quién es mejor Dibsido?
Responsables y administradores de oficina que desean establecer reglas de reserva detalladas para escritorios y espacios de reuniones compartidos.
¿Por qué elegí Dibsido?
Elegí Dibsido como uno de los mejores porque puedo configurar reglas de reserva detalladas para escritorios y salas de reuniones, incluyendo restricciones por grupo de usuarios o franja horaria. Me gusta que puedo personalizar las reglas de reserva por grupo de usuarios, espacio de trabajo y ventana de reserva para adaptarlas al uso que diferentes equipos hacen de la oficina. Eso me da más control sobre quién puede reservar espacios específicos y cuándo, sin generar trabajo administrativo innecesario. En la práctica, significa que puedo adaptar el acceso al espacio de trabajo para que se ajuste a nuestras políticas particulares de oficina.
Características Clave de Dibsido
- Planos de planta interactivos: Los usuarios pueden seleccionar escritorios directamente desde un mapa visual del espacio de trabajo.
- Reservas recurrentes: Programa reservas repetitivas para escritorios o salas en base diaria, semanal o mensual.
- Aplicación móvil de reservas: Reserva y gestiona las reservas de escritorios desde cualquier dispositivo móvil.
- Seguimiento de check-in y check-out: Monitorea el uso de los espacios de trabajo con la funcionalidad incorporada de registro de entrada y salida.
Integraciones de Dibsido
Las integraciones incluyen Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Outlook y Microsoft Entra ID. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratuito?
Dibsido ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 20 usuarios. Algunas funciones avanzadas e integraciones solo están disponibles en planes de pago.
Pros and Cons
Pros:
- Reglas de reserva personalizadas para cada espacio de trabajo
- Reservas de escritorios ilimitadas en el plan gratuito
- Reglas de reserva granulares por grupo de usuarios
Cons:
- El plan gratuito está limitado a una sala de reuniones
- No hay sincronización bidireccional con Outlook o Google Calendar en el plan gratuito
PULT
Ideal para paneles de análisis de ocupación
PULT es una plataforma de software para la reserva de escritorios en espacios de trabajo híbridos que combina reservas de puestos, gestión de salas de reuniones, análisis de ocupación y gestión de visitantes en un solo sistema.
¿Para quién es mejor PULT?
PULT es ideal para gestores de oficinas y equipos de operaciones en organizaciones medianas y grandes que buscan información detallada sobre ocupación y uso del espacio.
Por qué elegí PULT
Elegí PULT como uno de los mejores porque puedo acceder a paneles de análisis de ocupación detallados que muestran el uso del espacio de trabajo en tiempo real e histórico. Me gusta que mi equipo pueda visualizar tendencias de utilización de escritorios y salas, identificar espacios infrautilizados y exportar informes de uso granular. Las herramientas de análisis de la plataforma me ayudan a tomar decisiones basadas en datos sobre asignación de espacios y planificación del trabajo híbrido.
Funciones clave de PULT
- Check-in de escritorio mediante código QR: Los usuarios confirman su reserva escaneando un código QR en el puesto de trabajo.
- Reservas recurrentes de escritorio: Los empleados pueden configurar reservas periódicas para sus escritorios preferidos.
- App móvil de reservas: Reserva, modifica o cancela reservas de escritorio directamente desde un dispositivo móvil.
- Asignación de zonas por equipo: Los administradores pueden asignar áreas específicas de escritorios a equipos o departamentos.
Integraciones de PULT
PULT ofrece integraciones nativas con Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta y Cisco Meraki. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratis?
PULT ofrece acceso gratuito a funciones esenciales de reserva de escritorios para hasta 20 usuarios. Las funciones gratuitas incluyen reservas de escritorio en un solo clic, etiquetas de escritorios y filtros de equipo, editor de planos, reservas recurrentes, reglas y políticas de reservas, check-in mediante código QR, planificación de trabajo híbrido y acceso al Centro de Ayuda.
Pros and Cons
Pros:
- Paneles de análisis de ocupación con opciones de exportación
- Integraciones nativas con sistemas de RRHH y TI
- Actualizaciones en tiempo real de disponibilidad de escritorios
Cons:
- Personalización limitada de reglas de reserva de escritorios
- Sin soporte integrado para reserva de estacionamiento
Officely
Mejor para reserva de escritorios basada en Slack
Officely es un software de reserva de escritorios diseñado para equipos híbridos que funciona directamente dentro de Slack y Microsoft Teams, permitiendo a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros recursos sin cambiar de herramienta. Ofrece visibilidad en tiempo real sobre quién está en la oficina, admite registros de llegada y proporciona mapas interactivos para que los equipos puedan planificar dónde sentarse y colaborar de manera más efectiva.
¿Para quién es mejor Officely?
Officely es ideal para equipos pequeños y medianos que ya utilizan Slack como su herramienta principal de comunicación.
Por qué elegí Officely
Elegí Officely como uno de los mejores porque permite a mi equipo reservar escritorios, gestionar la asistencia a la oficina y coordinar horarios híbridos directamente dentro de Slack. Me gusta que puedo configurar días recurrentes de oficina y ver quién más asistirá, todo sin salir de Slack. La integración con los canales de Slack significa que mi equipo recibe actualizaciones y recordatorios en tiempo real sobre sus reservas.
Características clave de Officely
- Registro de escritorio: Los usuarios confirman sus reservas de escritorio al llegar a la oficina.
- Gestión de capacidad: Defina y haga cumplir límites en la cantidad de personas en la oficina cada día.
- Zonas o vecindarios: Agrupe escritorios en zonas o vecindarios para facilitar la reserva.
- Control de salud: Recopile declaraciones de salud de los usuarios antes de que acudan a la oficina.
Integraciones de Officely
Officely ofrece integraciones nativas con Google Calendar, Microsoft Outlook y Slack, además de proporcionar una API para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratis?
Officely ofrece acceso gratuito para hasta 5 usuarios. Esto incluye todas las funciones para equipos pequeños, como reserva de escritorios, visibilidad de asistencia a la oficina, registros de llegada, vecindarios privados, gestión de capacidad, reservas automáticas, acceso a Slack y analíticas de oficina.
Pros and Cons
Pros:
- Completamente integrado con el espacio de trabajo Slack
- Configuración rápida para entornos híbridos de oficina
- Visibilidad en tiempo real de asistencia a la oficina
Cons:
- Requiere Slack para la funcionalidad principal
- No es posible gestionar varias sedes de oficina fácilmente
anny es una aplicación de reserva de escritorios que te permite gestionar reservas de espacios de trabajo, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y recursos en diferentes ubicaciones desde un solo panel.
¿Para quién es mejor anny?
anny es adecuado para organizaciones que gestionan espacios de trabajo y recursos en varias oficinas o campus.
Por qué elegí anny
Elegí anny como uno de los mejores porque puedo gestionar reservas para varias ubicaciones desde un solo panel. Me gusta que puedo establecer reglas y permisos específicos para cada oficina o campus. Mi equipo usa anny para coordinar las reservas de espacios de trabajo, aparcamiento y salas de reuniones en diferentes sedes.
Funciones clave de anny
- Planos interactivos: Los usuarios pueden seleccionar y reservar escritorios directamente desde un mapa visual.
- Sistema de check-in y check-out: Controla el uso real de los escritorios con QR o registro web.
- Reserva de recursos: Permite reservar equipamiento o aparcamiento junto con escritorios.
- Control de acceso basado en roles: Los administradores pueden asignar permisos a diferentes grupos de usuarios.
Integraciones de anny
anny ofrece integraciones nativas con Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, Microsoft Teams y Nuki, además de soporte adicional para cerraduras inteligentes, sistemas de recursos humanos, pagos, SSO y herramientas de calendario. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratis?
anny ofrece un plan gratuito para siempre con funciones limitadas. El plan gratuito restringe la cantidad de ubicaciones, recursos y algunas funcionalidades avanzadas.
Pros and Cons
Pros:
- Admite reservas para escritorios, salas y aparcamiento
- Gestión multiubicación desde un solo panel
- Acceso basado en roles para diferentes grupos de usuarios
Cons:
- El plan gratuito limita ubicaciones y recursos
- No incluye función de gestión de visitantes
Ideal para mapas de disponibilidad de escritorios en tiempo real
Flexwhere es una plataforma de software para reservar escritorios que te permite ver la disponibilidad de puestos en tiempo real, gestionar reservas de espacios de trabajo y supervisar la ocupación de la oficina mediante mapas interactivos y acceso web o móvil.
¿Para quién es mejor Flexwhere?
Gestores de instalaciones y administradores de oficinas en organizaciones medianas y grandes que necesitan monitorizar y gestionar el uso flexible de los espacios de trabajo.
Por qué elegí Flexwhere
Elegí Flexwhere como uno de los mejores porque puedo ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real en mapas interactivos de la oficina, lo que facilita identificar espacios de trabajo libres de un vistazo. Los miembros de mi equipo utilizan los datos de ocupación en vivo de la plataforma para gestionar los asientos flexibles y evitar reservas dobles. También me gusta que podamos acceder a la reserva de espacios tanto desde la web como desde dispositivos móviles, así que todos pueden reservar su sitio estén donde estén.
Características clave de Flexwhere
- Integración de inicio de sesión único: Los usuarios pueden iniciar sesión con cuentas de Microsoft o Google.
- Reserva de salas de reuniones: Reserva salas de reuniones junto con escritorios en una sola plataforma.
- Registro de visitantes: Registra y controla a los visitantes de la oficina directamente en el sistema.
- Panel de análisis de ocupación: Visualiza informes detallados sobre el uso y tendencias de los espacios de trabajo.
Integraciones de Flexwhere
Las integraciones incluyen Outlook, Microsoft Teams, Google Calendar y TopDesk.
¿Qué es gratis?
Flexwhere ofrece acceso gratuito para hasta 25 usuarios. Incluye un plano de planta en una sola ubicación, reserva de escritorios y salas de reuniones ad hoc, reservas hasta con una semana de antelación, acceso web y app móvil, soporte en línea, reservas rápidas, reservas personalizadas, edición de reservas, notificaciones push y recordatorios, SSO y 5 etiquetas de recursos personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Mapas interactivos visuales de planos de planta
- Soporta hasta 25 usuarios gratis
- Seguimiento en tiempo real de la ubicación de tus compañeros
Cons:
- Límite de reservas de ocho días
- Límite de un plano de planta
Offision es un sistema de reserva de escritorios que te permite gestionar reservas de espacios de trabajo, visualizar planos de oficina y coordinar recursos compartidos a través de una interfaz interactiva de plano de planta.
¿Para quién es mejor Offision?
Offision es ideal para los gerentes de oficina y los equipos de instalaciones que necesitan coordinar la reserva de escritorios usando un plano visual del espacio.
Por qué elegí Offision
Elegí Offision como uno de los mejores porque puedo seleccionar los escritorios directamente desde un plano visual, lo cual hace que la reserva sea intuitiva y específica para cada ubicación. Mi equipo utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para reservar espacios de trabajo rápidamente y ver la disponibilidad de los escritorios en tiempo real. También me gusta que Offision nos permita personalizar los planos para que coincidan con la disposición real de nuestra oficina, así todos saben exactamente qué están reservando.
Principales características de Offision
- Flujos de aprobación de reservas: Configura aprobaciones por parte de los gerentes para las reservas de escritorios.
- Reservas recurrentes: Programa reservas de escritorios para días o semanas recurrentes.
- Controles de acceso de usuarios: Asigna permisos de reserva por usuario o por grupo.
- Sincronización de calendarios: Integra las reservas con Google Calendar y Outlook.
Integraciones de Offision
Offision ofrece integraciones nativas con Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace y Webex.
¿Qué es gratis?
Offision ofrece una prueba gratuita de 30 días con acceso a todas las funciones. Después de la prueba, se requiere una suscripción de pago para continuar usando el servicio y no hay plan gratuito permanente.
Pros and Cons
Pros:
- Admite la reserva de escritorios, salas y estacionamientos
- Permisos de acceso personalizables para los usuarios
- Gestiona varias ubicaciones de oficina de forma centralizada
Cons:
- Funciones limitadas de análisis e informes
- Sin plan gratuito, solo prueba gratuita
desk.ly es una plataforma de reserva de escritorios y gestión de espacios de trabajo que te permite organizar escritorios compartidos, administrar salas de reuniones, coordinar horarios de equipo y establecer zonas de oficina para entornos de trabajo híbrido.
¿Para quién es desk.ly?
desk.ly es ideal para equipos de recursos humanos y responsables de oficinas en empresas medianas que coordinan horarios de trabajo híbrido.
Por qué elegí desk.ly
Elegí desk.ly como uno de los mejores porque puedo configurar reservas recurrentes de escritorios y coordinar los horarios híbridos de mi equipo en un solo lugar. Me gusta que puedo asignar zonas en la oficina, gestionar reservas de salas de reuniones y utilizar el plano interactivo para visualizar la disponibilidad de los espacios. Las funciones de programación ayudan a mi equipo a planificar los días en la oficina y a llevar el control de quién trabaja en cada lugar.
Funciones clave de desk.ly
- Integración con inicio de sesión único: Se conecta con Microsoft 365 y Google Workspace para un acceso sencillo.
- Check-in en escritorios mediante código QR: Permite a los usuarios registrarse en los escritorios usando códigos QR.
- Gestión de visitantes: Realiza el seguimiento y la gestión de visitantes externos que ingresan al espacio de trabajo.
- Panel de análisis: Proporciona datos de uso del espacio de trabajo y estadísticas de reservas.
Integraciones de desk.ly
desk.ly ofrece integraciones nativas con Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Personio y Slack, y proporciona una API para integraciones personalizadas.
¿Qué es gratis?
desk.ly ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 15 usuarios. El plan gratuito incluye funciones básicas de reserva de escritorios pero limita el acceso a analíticas avanzadas y algunas integraciones.
Pros and Cons
Pros:
- Check-in mediante código QR para escritorios y salas
- Integraciones nativas con HRIS para sincronización de usuarios
- Gestión de visitantes con libro de visitas digital
Cons:
- Opciones limitadas de personalización de informes
- Sin aplicación móvil para dispositivos Android
Otros programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos
Estas son algunas opciones adicionales de programas gratuitos de reserva de escritorios compartidos que no han llegado a mi lista de seleccionados, pero que aún merece la pena consultar:
Cómo Evalúo el Software Gratuito de Reserva de Hot Desk
Primero, defino qué considero gratuito. Para el software de reserva de hot desk—donde los equipos de RRHH gestionan la asignación diaria de asientos para empleados híbridos—solo califican los planes gratuitos para siempre. Luego, evalúo las herramientas en dos niveles: la funcionalidad básica requerida para estar en esta lista y los diferenciadores que distinguen a un proveedor de otro.
Funcionalidad Básica (Indispensable Para Esta Lista)
Además de mis requisitos de oferta gratuita, también utilizo un sistema de puntuación para seleccionar las herramientas para mi lista. Así es como funciona:
Califico cada una en una escala de 0 (no ofrece la funcionalidad) a 5 (destaca en este aspecto) para cada funcionalidad básica que se menciona a continuación. Luego, calculo la puntuación total de la herramienta en un porcentaje. Cada herramienta debe alcanzar una puntuación mínima total del 65% para ser considerada para su inclusión.
- Sistema de Reserva de Escritorios: Cada herramienta que evalúo debe permitir que los empleados busquen escritorios disponibles y los reserven para fechas o franjas horarias específicas—como reservar un escritorio cerca del equipo de ventas para un día de colaboración el jueves.
- Planos Interactivos: Busco mapas visuales y seleccionables del diseño de la oficina para que los empleados puedan elegir un escritorio por ubicación en vez de seleccionar a ciegas de una lista de identificadores de escritorios.
- Autoservicio de Reservas: Los empleados deberían poder ver, modificar y cancelar sus propias reservas. Verifico si la herramienta también permite el check-in para que los administradores puedan recuperar escritorios no utilizados automáticamente.
- Acceso Multidispositivo: Un trabajador híbrido que va a la oficina con poca antelación necesita reservar un escritorio desde su teléfono. Evalúo si cada herramienta ofrece acceso web y móvil en su plan gratuito.
- Controles y Permisos de Administración: Los responsables del lugar de trabajo deben poder configurar escritorios, definir reglas de reserva y asignar roles de usuario. Examino cuánto control tienen los administradores—por ejemplo, si pueden agrupar escritorios en zonas o establecer políticas por equipo.
- Informes de Ocupación: Los datos básicos de uso ayudan a los equipos de RRHH y gestión del espacio a entender qué escritorios y plantas tienen más tráfico. Verifico si el plan gratuito incluye la suficiente capacidad de informes para tomar decisiones como reducir el tamaño de una planta o reasignar espacios.
Una vez que tengo una lista de herramientas que cumplen con los criterios, considero qué distingue a cada plataforma.
Factores Diferenciadores (Qué Distingue a los Proveedores)
Así es como comparo y contrasto los diferentes proveedores:
Funciones Destacadas
Las funciones de coordinación de equipos son muy importantes aquí—busco herramientas que muestren a los empleados dónde se sientan sus colegas para que puedan reservar escritorios cercanos en los días de oficina compartida. La sincronización de calendario con Google Calendar u Outlook es otra fundamental, ya que permite que las reservas se integren en los flujos de trabajo existentes sin entradas duplicadas. También valoro si una herramienta permite check-in mediante código QR, lo cual ayuda a los administradores a liberar automáticamente los escritorios no utilizados y mantener precisos los datos de ocupación.
Más Allá de las Funciones
Los límites de los planes gratuitos varían mucho—verifico cuántos usuarios y escritorios soporta cada proveedor antes de que se requiera una actualización, ya que una herramienta que limita a 10 escritorios no servirá para un equipo híbrido de 50 personas. La privacidad de datos también merece atención porque estas herramientas recopilan ubicaciones y presencia de empleados, así que valoro el cumplimiento del RGPD y la transparencia sobre cómo se almacena esa información. Asimismo, considero el esfuerzo de configuración, en particular si los administradores pueden importar usuarios mediante CSV o sincronización de directorios sin necesidad de un plan de pago.
Cómo elegir un programa gratuito de reserva de escritorios compartidos
Es fácil perderse entre largas listas de funciones y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantener la atención mientras avanzas en tu proceso específico de selección de software, aquí tienes una lista de factores que debes tener en cuenta:
| Factor | Qué debes considerar |
|---|---|
| Escalabilidad | ¿El software será compatible con el volumen actual y futuro de escritorios, las ubicaciones y el crecimiento del número de usuarios? |
| Integraciones | ¿Se conecta con tus sistemas actuales de calendario, RR. HH. o control de acceso sin necesidad de soluciones alternativas adicionales? |
| Personalización | ¿Puedes adaptar las reglas de reserva, los permisos de usuario y la distribución de los espacios de trabajo para que coincidan con tus políticas? |
| Facilidad de uso | ¿Los empleados y administradores podrán reservar y gestionar escritorios con una formación o confusión mínimas? |
| Implementación e incorporación | ¿Cuánto tiempo se tardará en configurar la herramienta, migrar los datos y conseguir que tu equipo la utilice con confianza? |
| Coste | ¿Hay costes ocultos, requisitos de actualización o límites de uso que puedan afectar a tu presupuesto más adelante? |
| Medidas de seguridad | ¿La herramienta ofrece privacidad de los datos, autenticación de usuarios y cumplimiento de las normas de tu organización? |
| Disponibilidad del soporte | ¿Puedes acceder a ayuda a tiempo si surgen problemas y el soporte está incluido en el plan gratuito? |
¿Qué es un programa gratuito de reserva de escritorios compartidos?
El software gratuito de reserva de escritorios compartidos es una herramienta digital que permite a los empleados reservar escritorios o espacios de trabajo compartidos sin coste. Estas plataformas ayudan a las organizaciones a gestionar la disponibilidad de los escritorios, realizar un seguimiento del uso de los espacios de trabajo y facilitar las disposiciones de puestos flexibles. La mayoría de las soluciones gratuitas ofrecen funciones básicas de reserva, cancelación y disponibilidad, por lo que son adecuadas para equipos pequeños u organizaciones que están probando modelos de trabajo híbridos.
Funciones
Vamos a repasar las funciones que suelen encontrarse en los programas de reserva de escritorios compartidos y cuáles suelen estar incluidas en los planes gratuitos frente a los de pago.
Funciones habituales del software gratuito de reserva de puestos flexibles
- Calendario de reserva de puestos: Permite a los usuarios consultar los puestos disponibles y reservar un espacio de trabajo para fechas y horas concretas.
- Cancelación de reservas: Permite a los usuarios cancelar o modificar sus reservas de puestos directamente desde la plataforma.
- Disponibilidad en tiempo real: Muestra información actualizada sobre qué puestos están disponibles o reservados en cada momento.
- Gestión de usuarios: Permite a los administradores añadir, eliminar o asignar usuarios y gestionar los permisos de acceso básicos.
- Informes básicos: Proporciona estadísticas de uso sencillas, como el número de reservas o los índices de ocupación.
- Acceso móvil: Ofrece una interfaz adaptada a dispositivos móviles o una aplicación para que los usuarios puedan reservar puestos desde sus teléfonos.
- Confirmaciones por correo electrónico: Envía automáticamente confirmaciones y recordatorios de las reservas a los usuarios por correo electrónico.
- Vista sencilla del plano: Muestra un mapa o diseño básico del espacio de trabajo para ayudar a los usuarios a seleccionar su puesto preferido.
Funciones habituales del software de pago de reserva de puestos flexibles
- Analítica avanzada: Ofrece información detallada sobre la utilización del espacio de trabajo, las tendencias y los patrones de reserva de los empleados.
- Integración con calendarios: Sincroniza las reservas con herramientas como Google Calendar o Microsoft Outlook para facilitar la planificación.
- Reglas de reserva personalizadas: Permite a los administradores establecer permisos avanzados, periodos de reserva o restricciones para distintos grupos de usuarios.
- Gestión de visitantes: Registra a los invitados externos, emite pases de visitante y anota las horas de entrada y salida.
- Planos interactivos: Proporciona mapas detallados en los que se puede hacer clic, con el estado de los puestos en tiempo real y funciones avanzadas de navegación.
- Registro mediante código QR: Requiere que los usuarios escaneen un código QR en su puesto para confirmar su reserva y ocupación.
- Inicio de sesión único (SSO): Admite una autenticación segura mediante el proveedor de identidad de su organización.
- Acceso a la API: Permite realizar integraciones personalizadas con otras herramientas del espacio de trabajo o con sistemas internos.
- Asistencia prioritaria: Ofrece tiempos de respuesta más rápidos y canales de asistencia exclusivos para los usuarios de pago.
- Marca personalizada: Permite a las organizaciones añadir su logotipo, colores e identidad de marca a la plataforma de reservas.
Ventajas
Implementar un software gratuito de reserva de puestos flexibles ofrece varias ventajas para su equipo y su empresa. Estas son algunas de las que puede esperar:
- Ahorro de costes: Los planes gratuitos le permiten gestionar las reservas del espacio de trabajo sin añadir costes a su presupuesto de software.
- Mejor aprovechamiento del espacio: La disponibilidad en tiempo real y los datos de las reservas le ayudan a aprovechar al máximo la distribución de su oficina.
- Organización flexible del trabajo: Las herramientas de reserva de puestos facilitan los horarios híbridos y flexibles al permitir que los empleados reserven puestos según sus necesidades.
- Gestión simplificada de los puestos: Las funciones de administración y gestión de usuarios facilitan la asignación, supervisión y modificación del uso de los puestos.
- Incorporación más rápida: Las interfaces intuitivas y las guías de configuración básicas ayudan a los equipos a empezar con una formación o asistencia informática mínimas.
- Decisiones basadas en datos: Las funciones de generación de informes básicos ofrecen información sobre las tendencias de ocupación y la demanda de espacios de trabajo.
- Mejor experiencia para los empleados: El acceso móvil y los procesos sencillos de reserva facilitan que los empleados encuentren y reserven puestos.
Costes y precios
Entiendo que ha llegado a este artículo buscando las mejores opciones de software de reserva de puestos flexibles disponibles de forma gratuita. Sin embargo, como los planes gratuitos solo ofrecen funciones limitadas, es muy probable que en el futuro necesite ampliar su plan.
La siguiente tabla resume los planes habituales, sus precios medios y las funciones que suelen incluir los programas de reserva de puestos flexibles:
Tabla comparativa de planes de software de reserva de puestos flexibles
| Tipo de plan | Precio medio | Características habituales |
|---|---|---|
| Plan gratuito | $0 | Reserva básica de puestos, disponibilidad en tiempo real, vista sencilla del plano, informes básicos y confirmaciones por correo electrónico. |
| Plan personal | $5-$15/usuario/mes | Todas las funciones gratuitas, acceso a la aplicación móvil, integraciones limitadas, gestión de usuarios y asistencia prioritaria por correo electrónico. |
| Plan empresarial | $15-$30/usuario/mes | Todas las funciones del plan personal, análisis avanzados, integraciones con calendarios, reglas de reserva personalizadas y gestión de visitantes. |
| Plan corporativo | $30-$50/usuario/mes | Todas las funciones del plan empresarial, SSO, acceso a la API, personalización de marca, asistencia específica y controles de seguridad avanzados. |
Preguntas frecuentes sobre el software gratuito de reserva de puestos flexibles
Estas son algunas respuestas a preguntas frecuentes sobre el software gratuito de reserva de puestos flexibles:
¿Qué limitaciones debo esperar del software gratuito de reserva de puestos flexibles?
Los planes gratuitos suelen limitar el número de usuarios, puestos o reservas que puedes gestionar. También es posible que no incluyan funciones avanzadas como integraciones, análisis o personalización de marca, que suelen estar reservadas para los niveles de pago.
¿El software gratuito de reserva de puestos flexibles es compatible con equipos híbridos o remotos?
Sí, la mayoría de las herramientas gratuitas de reserva de puestos flexibles son compatibles con el trabajo híbrido, ya que permiten a los empleados reservar puestos los días que tienen previsto acudir a la oficina. Sin embargo, las funciones para gestionar varias ubicaciones o calendarios complejos pueden ser limitadas.
¿Están seguros mis datos con el software gratuito de reserva de puestos flexibles?
La mayoría de los proveedores acreditados ofrecen medidas de seguridad básicas, pero los controles avanzados, como SSO, los registros de auditoría o las certificaciones de cumplimiento, normalmente solo están disponibles en los planes de pago. Revisa siempre la política de privacidad y la documentación de seguridad del proveedor antes de utilizarlo.
¿Puedo pasar de un plan gratuito a uno de pago a medida que aumenten mis necesidades?
Sí, la mayoría de los proveedores te permiten pasar a un plan de pago si necesitas más usuarios, puestos o funciones avanzadas. Comprueba si la herramienta elegida permite una migración sencilla y si tus datos se transferirán sin problemas.
¿Las herramientas gratuitas de reserva de puestos flexibles ofrecen asistencia al cliente?
La asistencia para los planes gratuitos suele limitarse a artículos del centro de ayuda o al correo electrónico. El chat en directo, la asistencia telefónica o la incorporación personalizada son más habituales en los planes de pago. Si la asistencia es importante, comprueba qué incluye el plan antes de contratarlo.