Los 10 mejores programas de gestión de espacios de oficina de 2026

Los mejores programas de gestión del espacio de oficina te ayudan a eliminar el espacio desaprovechado, agilizar las reservas y optimizar los entornos de trabajo híbridos, sin hojas de cálculo ni intercambios constantes de correos electrónicos.

Estas herramientas facilitan mucho la supervisión del uso del espacio, la compatibilidad con horarios flexibles y el mantenimiento de la productividad y el bienestar de tus equipos, tanto si gestionas una oficina como varias.

Como persona que ha analizado cientos de herramientas para el lugar de trabajo y ha trabajado en un equipo de RR. HH. durante transiciones al trabajo híbrido, te guiaré por las mejores soluciones disponibles actualmente para ayudarte a elegir con confianza una herramienta que se adapte a la configuración de tu lugar de trabajo y simplifique las operaciones diarias.

Tabla comparativa de programas de gestión del espacio de oficina

La tabla siguiente compara los precios, las pruebas y los detalles de las demostraciones de mis principales selecciones de programas de gestión del espacio de oficina.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	OfficeSpace	El mejor software de gestión de espacios de oficina para la planificación de escenarios	Demo gratuita disponible	Precio a consultar	Website
2	Kadence	Ideal para coordinar proyectos, personas y espacios	Demo gratuita disponible	Precios bajo solicitud	Website
3	VergeSense	Ideal para la planificación de carteras empresariales	Demostración gratuita disponible	Precio bajo solicitud	Website
4	elia	Mejor para análisis de ocupación en tiempo real	Plan gratuito + demo gratis disponible Book Demo	Desde $500/mes Get Custom Pricing	Website
5	Hybrid Hero	Mejor para disponibilidad de reservas en tiempo real	Prueba gratuita disponible	Precios a consultar	Website
6	Archie	Ideal para mapas de oficina personalizables	Demostración gratuita + prueba gratuita de 14 días disponible	Desde $2.8/escritorio/mes	Website
7	Tactic	Ideal para la colaboración entre miembros de equipos híbridos	No hay prueba gratuita disponible	Desde $3/escritorio/mes	Website
8	Whatspot	Ideal para espacios de trabajo pequeños y compartidos	Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde $22/mes (facturado anualmente)	Website
9	Floor Plan Mapper	Ideal para mapas interactivos con usuarios ilimitados	Prueba gratuita disponible	Desde $28/usuarios ilimitados/mes	Website
10	Envoy	La mejor para paneles unificados de espacios	Plan gratuito + demo gratis disponible	Desde $5/recurso reservable/año (facturado anualmente)	Website

Análisis de los mejores programas de gestión del espacio de oficina

A continuación encontrarás una breve descripción de cada programa de gestión del espacio de oficina, en la que se muestra el caso de uso más adecuado para cada herramienta, sus funciones destacadas y algunas ventajas & desventajas. También he incluido capturas de pantalla para ofrecerte una visión general de su interfaz de usuario.

1

OfficeSpace

El mejor software de gestión de espacios de oficina para la planificación de escenarios

• Demo gratuita disponible
• Precio a consultar

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

OfficeSpace ofrece a los equipos de trabajo y a los gestores de instalaciones una plataforma flexible para gestionar escritorios, salas y planos de planta, ayudando a las organizaciones a adaptar sus diseños de oficina y recursos a las necesidades cambiantes y modelos de trabajo híbrido.

¿Para quién es mejor OfficeSpace?

OfficeSpace es una excelente opción para medianas y grandes empresas que gestionan espacios de trabajo híbridos y complejos, donde la planificación del espacio y la optimización de recursos son prioridades constantes.

¿Por qué elegí OfficeSpace?

Elegí OfficeSpace porque gestiona muy bien la planificación de escenarios para el diseño de oficinas. Me gustan especialmente las herramientas de planos de planta con función de arrastrar y soltar, que permiten a mi equipo modelar diferentes disposiciones de asientos y configuraciones departamentales antes de comprometerse con los cambios. Los datos de uso del espacio se integran en esas vistas de planificación, por lo que puedo ver cómo los patrones actuales de ocupación informan los futuros diseños. Los datos en tiempo real junto con la planificación visual son útiles cuando se prepara una reorganización o un cambio en la plantilla.

Funciones clave de OfficeSpace

• Reserva de salas: Busque salas de reuniones por capacidad, comodidades y ubicación de los asistentes, con disponibilidad en tiempo real mostrada directamente en el plano para evitar reservas dobles.
• Gestión de solicitudes de instalaciones: Envíe, asigne y haga seguimiento de tickets de instalaciones en una cola priorizada, con asignaciones automáticas de órdenes de trabajo y actualizaciones de estado en tiempo real.
• Gestión de visitantes: Registre visitantes y entregas mediante tabletas de kiosco iPad o Android, con flujos de trabajo personalizados, recopilación de NDA, impresión de credenciales y notificaciones instantáneas a empleados.
• Inteligencia del lugar de trabajo: Conecte datos de credenciales, sensores o Wi-Fi para generar paneles de ocupación e informes de calor en tiempo real y así hacer seguimiento de tendencias de asistencia en diferentes sedes.

Integraciones de OfficeSpace

Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly y proveedores de SSO.

Pros and Cons

Pros:

• Permite modelar múltiples escenarios de disposición antes de decidirse
• Los mapas visuales y el directorio facilitan la navegación en oficinas grandes
• Los análisis exponen espacios infrautilizados y tendencias de uso

Cons:

• Requiere capacitación para utilizar todas las funciones
• Base de conocimientos en línea limitada

New Product Updates from OfficeSpace

August 9 2026

OfficeSpace Adds Work Order Status and Cost Reports

OfficeSpace adds Work Order Status and Work Order Cost reports for built-in maintenance reporting. These reports help facilities teams track work order activity and costs without relying on manual spreadsheets. For more information, visit OfficeSpace’s official site.

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website
• Read my in-depth review of OfficeSpace
• OfficeSpace vs. Archie
• OfficeSpace vs. Skedda
• OfficeSpace vs. Kadence

2

Kadence

Ideal para coordinar proyectos, personas y espacios

• Demo gratuita disponible
• Precios bajo solicitud

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Kadence ayuda a las organizaciones a gestionar espacios de trabajo híbridos facilitando la reserva de escritorios, coordinando los horarios de los equipos y optimizando el uso de la oficina para empresas que se están adaptando a entornos de trabajo flexibles.

¿Para quién es mejor Kadence?

Kadence es ideal para empresas medianas y grandes que gestionan equipos híbridos y necesitan coordinar la asistencia a la oficina, la disponibilidad de escritorios y los horarios de los equipos en un solo lugar.

Por qué elegí Kadence

Elegí Kadence como una de las mejores opciones porque conecta realmente las tres cosas que hacen difícil gestionar las oficinas híbridas: proyectos, personas y espacios. Lo que encuentro más útil es la función Team Kadences, que permite a los gestores sugerir días presenciales en la oficina basándose en los horarios del equipo y las necesidades de la empresa, de modo que la asistencia se alinea realmente con la colaboración y no ocurre por casualidad. También me gusta el asistente de IA, que te permite reservar escritorios, salas de reuniones y consultar la disponibilidad de compañeros mediante un solo comando en Slack o Microsoft Teams. Las herramientas de planificación de escenarios te permiten modelar situaciones hipotéticas—como el aumento del personal o cambios en la política—antes de comprometerte con cambios inmobiliarios reales.

Principales características de Kadence

• Gestión de visitantes: Automatiza invitaciones a visitantes, notificaciones a los anfitriones y la firma de documentos previos a la llegada directamente en la plataforma.
• Planos interactivos: Consulta y anticipa la disponibilidad de escritorios y salas en diferentes plantas para planificar el uso de la oficina con antelación.
• Análisis del lugar de trabajo: Realiza el seguimiento del uso del espacio por edificio, planta, escritorio o sala para monitorear tendencias de ocupación a lo largo del tiempo.
• Liberación automática de reservas: Libera automáticamente las reservas de escritorios y salas no utilizadas para mantener la disponibilidad actualizada en tiempo real.

Integraciones de Kadence

Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira y ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Visibilidad en tiempo real de reservas de escritorios y salas entre equipos
• Seguimiento de ocupación sin necesidad de sensores
• Herramientas de reserva integradas en plataformas conocidas como Teams/Slack

Cons:

• Los gestores de equipo no pueden cancelar en nombre de otros miembros del equipo
• Las opciones de personalización para algunos flujos de trabajo pueden ser limitadas

New Product Updates from Kadence

September 13 2026

Kadence MCP Comes to Popular AI Assistants

Kadence launches MCP support for Claude, ChatGPT, and Microsoft Copilot to manage workplace tasks and access space insights. This brings booking, scheduling, and reporting into the AI assistants teams already use. For more information, visit Kadence’s official site.

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence
• Explore best alternatives to Kadence
• OfficeSpace vs. Kadence

3

VergeSense

Ideal para la planificación de carteras empresariales

• Demostración gratuita disponible
• Precio bajo solicitud

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VergeSense es una plataforma de inteligencia de ocupación impulsada por IA que combina tecnología de sensores para el lugar de trabajo, análisis de utilización y planificación predictiva de espacios para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar sus carteras de oficinas.

¿Para quién es más adecuado VergeSense?

VergeSense es una excelente opción para equipos de bienes raíces empresariales y de gestión del lugar de trabajo que administran grandes carteras de oficinas en múltiples ubicaciones y necesitan información basada en datos sobre cómo se está utilizando realmente su espacio.

Por qué elegí VergeSense

VergeSense es una de mis principales elecciones porque me encanta cómo su herramienta de Planificación Predictiva convierte vagas preguntas de espacio tipo '¿y si...?' en respuestas concretas y respaldadas por datos. Puedo cargar un plano y modelar el crecimiento de la plantilla o los cambios de asistencia híbrida directamente en función del comportamiento real de ocupación, sin suposiciones. Su Modelo Espacial Grande está entrenado con más de 200M+ pies cuadrados de datos reales de lugares de trabajo, por lo que las previsiones de demanda reflejan cómo realmente se utilizan las oficinas en las empresas, no simples promedios industriales generales.

Funciones clave de VergeSense

• Sensores de ocupación: Los sensores inalámbricos y cableados capturan en tiempo real el conteo de personas y datos de utilización de espacios a través de plantas, vecindarios y salas individuales.
• Panel de análisis de utilización: Vea tendencias de ocupación desglosadas por edificio, planta o zona a lo largo de rangos de tiempo diarios, semanales y mensuales.
• Asistente de lugar de trabajo con IA: Obtenga recomendaciones de espacio generadas por IA basadas en los patrones reales de uso de su cartera y en los objetivos de planificación establecidos.
• Comparación de cartera: Compare la utilización de espacios entre varios sitios para identificar ubicaciones con bajo desempeño dentro de su cartera de oficinas.

Integraciones de VergeSense

VergeSense ofrece docenas de integraciones nativas en categorías de reservas, IWMS y gestión de edificios, incluyendo Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, CBRE Host, Cisco Meraki, Cloudbooking, Comfy, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places y ServiceNow. También dispone de una API abierta para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• La precisión de los sensores supera el 95% para la ocupación
• Se adapta de manera consistente en carteras multi-sede
• Incorpora datos de WiFi, tarjetas y reservas

Cons:

• Los sensores de cámara requieren tiempos prolongados de implementación
• La instalación de hardware implica costos y coordinación inicial

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4

elia

Mejor para análisis de ocupación en tiempo real

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde $500/mes

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Una plataforma de gestión de espacios de oficina, elia reúne la reserva de escritorios, la programación de salas, el seguimiento de la ocupación, la gestión de visitantes y el análisis de espacios en un solo lugar.

¿Para quién es mejor elia?

elia es ideal para los equipos de lugar de trabajo y de instalaciones en empresas medianas y grandes que gestionan horarios de trabajo híbrido en varias ubicaciones de oficinas.

Por qué elegí elia

elia se gana su lugar en mi lista porque su seguimiento de ocupación basado en sensores IoT te ofrece una visión granular y en tiempo real de exactamente qué espacios de tu oficina están en uso en cada momento. Me gusta que estos datos se integren en paneles de utilización y mapas de calor, de modo que puedas ver patrones en escritorios, salas y pisos. Ese tipo de visibilidad ayuda a los equipos de lugar de trabajo a tomar decisiones más informadas sobre cómo se está utilizando el espacio de la oficina.

Principales características de elia

• Reserva de escritorios: Reserva escritorios individuales o asígnalos a equipos utilizando planos interactivos con disponibilidad en tiempo real.
• Programación de salas de reuniones: Reserva salas directamente desde la plataforma con sincronización del calendario con Outlook y Google Calendar.
• Gestión de visitantes: Registra invitados, envía notificaciones al anfitrión y gestiona los registros de entrada desde una sola vista del espacio de trabajo.
• Automatización del lugar de trabajo: Crea flujos de trabajo personalizados para automatizar reglas de reserva, aprobaciones y políticas de acceso a espacios.

Integraciones de elia

elia cubre lo básico, como Microsoft, Google y Slack, conectándose con Microsoft 365, Google Workspace, Slack y SSO. El plan Enterprise incluye acceso a API para integraciones personalizadas. elia ofrece un conjunto más pequeño de integraciones nativas en comparación con algunas plataformas antiguas más grandes, y el soporte para Zapier no está claramente documentado.

Pros and Cons

Pros:

• Vistas de planos interactivos integradas
• Ofrece datos de ocupación en tiempo real impulsados por sensores
• El plan gratuito incluye usuarios ilimitados

Cons:

• Integraciones nativas limitadas disponibles
• Las estadísticas de ocupación podrían ser más detalladas

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5

Hybrid Hero

Mejor para disponibilidad de reservas en tiempo real

• Prueba gratuita disponible
• Precios a consultar

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Customer Rating: 4.3/5

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Hybrid Hero ayuda a las empresas y equipos de instalaciones a gestionar el espacio de oficina ofreciendo herramientas digitales para reservar escritorios, salas de reuniones y recursos compartidos, facilitando la optimización del uso del espacio de trabajo y la adaptación a modelos de trabajo flexibles.

¿Para quién es mejor Hybrid Hero?

Hybrid Hero está diseñado para organizaciones de tamaño medio y grandes empresas que gestionan equipos híbridos en múltiples sedes.

Por qué elegí Hybrid Hero

HybridHero merece un lugar en esta lista porque combina herramientas de gestión de operaciones del lugar de trabajo en una sola plataforma. La reserva de escritorios, la programación de salas de reuniones, la gestión de visitantes y contratistas, la gestión de estacionamientos, la gestión de RRHH y los informes de cumplimiento se administran en conjunto en lugar de usar sistemas separados. Para los equipos empresariales que necesitan informes de ocupación, rastreo de auditorías y visibilidad en varias sedes, este enfoque centralizado respalda el gobierno interno y la supervisión operativa.

Características clave de Hybrid Hero

• Gestión de espacios en múltiples sedes: Reserva de escritorios, programación de salas e informes de ocupación centralizados a través de diferentes oficinas desde un solo panel de administración.
• Gestión de visitantes y contratistas: Flujos nativos de registro con preinscripción, notificaciones a anfitriones y registro de accesos.
• Informes listos para auditorías: Registro de acciones y controles de acceso por roles que facilitan la gobernanza y los informes de cumplimiento.
• Planos interactivos: Mapas de ocupación en tiempo real que muestran la disponibilidad de escritorios y salas en varias ubicaciones.

Integraciones de Hybrid Hero

Las integraciones incluyen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta, Azure Active Directory, SSO, Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Office 365 y Zoom (bajo solicitud).

Pros and Cons

Pros:

• Informes analíticos detallados sobre la fuerza laboral
• Reserva automatizada de escritorios y estacionamiento
• Mapas interactivos de oficina en tiempo real

Cons:

• Sin modo de gestión sin conexión
• Personalización de marca avanzada limitada

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6

Archie

Ideal para mapas de oficina personalizables

• Demostración gratuita + prueba gratuita de 14 días disponible
• Desde $2.8/escritorio/mes

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Customer Rating: 4.9/5

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Archie ayuda a empresas y equipos de trabajo a gestionar oficinas híbridas con planos interactivos, reservas de escritorios y salas, y herramientas de gestión de visitantes que simplifican la asignación de espacios y la programación.

¿Para quién es ideal Archie?

Archie es ideal para empresas medianas y compañías en crecimiento que gestionan equipos híbridos y necesitan herramientas visuales y flexibles para coordinar el espacio de oficina en varias ubicaciones.

Por qué elegí Archie

Archie se gana su lugar en mi lista porque ofrece un gran control sobre los mapas de tu oficina. Puedes subir un plano existente en PNG o JPG y Archie lo convierte en un mapa completamente interactivo y editable, sin necesidad de equipo de diseño. A partir de ahí, puedes arrastrar y soltar escritorios, crear zonas para equipos con reservas restringidas a ciertos grupos, y añadir detalles como fotos, comodidades y políticas de reserva para cada espacio de trabajo. El mapa se mantiene actualizado: cuando un colega reserva un escritorio, se refleja en tiempo real para que todos puedan coordinar los días de oficina híbridos.

Características clave de Archie

• Gestión de visitantes: Registra las entradas de visitantes, envía notificaciones al anfitrión y recopila firmas digitales para acuerdos de confidencialidad o exenciones de seguridad en recepción.
• Reserva de salas de reuniones: Reserva salas de conferencias directamente desde el mapa interactivo o una vista de calendario, con disponibilidad en tiempo real y detalles de capacidad de la sala.
• Análisis del lugar de trabajo: Haz seguimiento del uso de escritorios y salas a lo largo del tiempo para identificar espacios infrautilizados y tomar decisiones de distribución de la oficina.
• Programación del trabajo híbrido: Permite a los miembros del equipo publicar sus días en la oficina para que los colegas puedan coordinar y reservar escritorios en las mismas fechas.

Integraciones de Archie

Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, QuickBooks, Xero y HubSpot.

Pros and Cons

Pros:

• Opciones de app con marca disponibles
• Herramientas completas para gestionar espacios de trabajo
• Se puede reservar mediante la web o la app móvil

Cons:

• No brinda visibilidad sobre los horarios del equipo
• Podría ofrecer más personalización en los reportes

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7

Tactic

Ideal para la colaboración entre miembros de equipos híbridos

• No hay prueba gratuita disponible
• Desde $3/escritorio/mes

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Customer Rating: 4.6/5

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Tactic es una plataforma de gestión de espacios de trabajo diseñada para equipos híbridos que necesitan reservas de escritorios flexibles, planos interactivos de oficinas y herramientas para coordinar la colaboración en la oficina y optimizar los recursos compartidos.

¿Para quién es mejor Tactic?

Tactic es ideal para empresas medianas que gestionan horarios de trabajo híbridos y necesitan una manera simple de coordinar la asistencia a la oficina y la disponibilidad de escritorios entre equipos.

Por qué elegí Tactic

Tactic se gana un lugar en mi lista por lo bien que gestiona la coordinación en el trabajo híbrido, no solo la parte de reservas. Me gusta que la visibilidad del equipo esté integrada directamente en el proceso de reserva de escritorios: mi equipo puede ver quién vendrá un día en particular y reservar un escritorio cerca con un solo clic, lo que hace que planificar la colaboración en la oficina se sienta intencional en vez de accidental. La zonificación por áreas de Tactic también me permite asignar zonas específicas a cada departamento, de modo que los equipos se agrupan de forma natural sin necesidad de coordinar manualmente. El asistente de IA, Tessa, añade otra capa al permitir que los empleados encuentren un lugar cerca de un colega específico solo con preguntar.

Características clave de Tactic

• Planos interactivos: Visualiza e interactúa con un mapa de tu oficina para ver la disponibilidad de escritorios y la disposición de las salas en tiempo real.
• Reserva de salas y recursos: Reserva salas de reuniones, plazas de aparcamiento y recursos compartidos junto con los escritorios desde una única interfaz.
• Gestión de visitantes: Registra y rastrea visitantes, envía notificaciones de llegada y gestiona el acceso de invitados directamente desde la plataforma.
• Analítica del espacio de trabajo: Accede a informes de ocupación y datos de asistencia para entender cómo se utiliza realmente el espacio de tu oficina.

Integraciones de Tactic

Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID y Avigilon.

Pros and Cons

Pros:

• Datos de reservas en tiempo real
• Muy buena integración con Microsoft 365
• Mapas interactivos detallados

Cons:

• Disponible únicamente en inglés
• Algunas funciones avanzadas están reservadas para el nivel empresarial

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• Read my in-depth review of Tactic

8

Whatspot

Ideal para espacios de trabajo pequeños y compartidos

• Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde $22/mes (facturado anualmente)

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Whatspot es una plataforma de reservas diseñada para empresas y organizaciones que necesitan una forma sencilla de gestionar salas de reuniones, escritorios y recursos de oficina compartidos, ayudando a los equipos a evitar conflictos de programación y agilizar las reservas de los espacios de trabajo.

¿Para quién es ideal Whatspot?

Whatspot es una buena opción para pequeñas empresas, espacios de coworking y equipos que gestionan oficinas compartidas que necesitan un sistema de reservas sencillo y sin configuraciones complejas.

Por qué elegí Whatspot

Whatspot es uno de mis favoritos porque me encanta cómo maneja el caos específico que ocurre en los espacios pequeños y compartidos. Uso la vista interactiva del plano para ver exactamente qué escritorios están libres y dónde se sientan mis compañeros en tiempo real, lo que elimina las dudas en la reserva de escritorios flexibles. Además, la función de código QR es algo en lo que confío mucho: escanear un código colocado en una sala o escritorio y confirmar una reserva en dos toques es realmente más rápido que cualquier otro método que haya probado. Además, el sistema de registro de entrada libera automáticamente las reservas de los que no se presentan, así que los espacios no permanecen vacíos porque alguien olvidó cancelar.

Funciones clave de Whatspot

• Aprobación de reservas: Los administradores pueden requerir una aprobación antes de confirmar una reserva, dando control a los equipos sobre los espacios más demandados.
• Reservas recurrentes: Permite establecer reservas periódicas para reuniones regulares o asignaciones semanales de escritorios sin tener que volver a reservar cada vez.
• Gestión multiubicación: Administra reservas en varias oficinas o edificios desde una sola cuenta.
• Reglas y restricciones de reserva: Define límites de tiempo, ventanas de reserva anticipada y permisos de acceso por espacio o recurso.

Integraciones de Whatspot

Incluye integraciones con Microsoft Outlook, Microsoft Teams y Google Calendar.

Pros and Cons

Pros:

• Planos interactivos para una gestión eficiente de los escritorios
• Soporte multilingüe, lo que lo hace accesible para equipos diversos
• Funcionalidad de código QR para reservas rápidas y sencillas

Cons:

• Actualmente no hay integraciones listadas
• Opciones de personalización limitadas para necesidades específicas

New Product Updates from Whatspot

July 5 2026

Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types

Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.

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9

Floor Plan Mapper

Ideal para mapas interactivos con usuarios ilimitados

• Prueba gratuita disponible
• Desde $28/usuarios ilimitados/mes

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Floor Plan Mapper ayuda a empresas de todos los tamaños a visualizar, gestionar y optimizar la distribución de sus oficinas con planos interactivos, lo que facilita a los equipos de instalaciones y a los gestores de oficinas la asignación de escritorios, el uso eficiente del espacio y la organización de los asientos de los empleados.

¿Para quién es mejor Floor Plan Mapper?

Floor Plan Mapper es especialmente adecuado para gestores de instalaciones y administradores de oficinas en pequeñas y medianas empresas que necesitan un enfoque visual, basado en mapas, para gestionar la distribución de espacios de trabajo y las reservas de escritorios.

Por qué elegí Floor Plan Mapper

Elegí Floor Plan Mapper como uno de los mejores porque su modelo de precios de tarifa plana incluye usuarios y escritorios ilimitados en todos los niveles, algo que la mayoría de las herramientas para espacios de oficina cobran como extra a medida que aumenta tu plantilla. Me gusta que puedes cargar cualquier formato de plano (PDF, CAD, JPG) y comenzar a asignar escritorios, etiquetar activos y mapear departamentos sin esperar días a que el proveedor haga la configuración. El filtro 'Buscar escritorios disponibles' es útil: mi equipo puede ver un plano en vivo filtrado para mostrar solo los escritorios libres dentro de un rango de fechas específico, lo que agiliza la coordinación de horarios híbridos en comparación con el uso de una hoja de cálculo. El mapeo de áreas de interés también te permite dibujar formas directamente sobre el plano para resaltar departamentos o zonas, lo que es útil al integrar nuevos empleados o planificar cambios en la disposición de los asientos.

Características clave de Floor Plan Mapper

• Integración del directorio de empleados: Vincula los perfiles de empleados a la asignación de escritorios para que puedas buscar por nombre y ver dónde está sentado cada uno en el plano.
• Sistema de reserva de escritorios: Permite a los empleados reservar escritorios con antelación mediante una interfaz de autoservicio integrada directamente en el mapa interactivo.
• Informes de ocupación: Genera informes sobre el uso de escritorios y la ocupación del espacio para identificar áreas infrautilizadas dentro de la oficina.
• Registro por código QR: Coloca códigos QR en escritorios o salas para que los empleados puedan registrar su presencia escaneando con un dispositivo móvil.

Integraciones de Floor Plan Mapper

Las integraciones incluyen Microsoft Office 365, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, OKTA, Google Calendar, Windows Active Directory, Microsoft Entra ID y Microsoft SharePoint.

Pros and Cons

Pros:

• Ofrece la posibilidad de visualizar y optimizar el espacio
• Funciona en varios dispositivos, incluidos ordenadores de escritorio y portátiles
• Capacidades integradas de reserva de escritorios

Cons:

• Curva de aprendizaje inicial durante la configuración
• Podría ofrecer funciones más avanzadas de reserva de escritorios

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10

Envoy

La mejor para paneles unificados de espacios

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde $5/recurso reservable/año (facturado anualmente)

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Envoy ofrece a los equipos de trabajo una plataforma única para gestionar escritorios, salas de reuniones, visitantes y análisis del lugar de trabajo, ayudando a empresas de todos los tamaños a crear entornos de oficina flexibles, eficientes y seguros.

¿Para quién es mejor Envoy?

Envoy es ideal para equipos de instalaciones y de trabajo en empresas medianas a grandes que gestionan trabajo híbrido en una o más ubicaciones de oficinas.

Por qué elegí Envoy

Envoy se gana su lugar como uno de los mejores en mi lista gracias a la eficacia de su panel unificado de analíticas, que recopila datos de todos los rincones del lugar de trabajo. Me encanta que puedas ver la ocupación, utilización de escritorios, reservas de salas y el tráfico de visitantes, todo desde un solo panel, desglosado por piso, zona, equipo o ubicación. En la práctica, eso significa que mi equipo puede detectar qué áreas están constantemente infrautilizadas y tomar decisiones inmobiliarias basadas en datos reales, no suposiciones. La función de informes programados también destaca para mí: puedes enviar automáticamente por correo electrónico informes personalizados a partes interesadas específicas en una frecuencia determinada, con gráficos y tablas visuales ya integrados.

Características clave de Envoy

• Reserva de escritorios: Los empleados pueden reservar escritorios por adelantado o en el momento mediante un mapa interactivo del piso que muestra la disponibilidad en tiempo real.
• Programación de salas: Reserva salas de reuniones directamente desde Envoy, con liberación automática de reservas no asistidas para optimizar el espacio.
• Gestión de visitantes: Registra, da entrada y acredita visitantes de forma digital, con notificaciones al anfitrión y flujos de registro personalizados.
• Vecindarios de trabajo: Asigna equipos a zonas designadas en un plano para coordinar la ubicación de asientos y administrar la asignación de espacio por grupo.

Integraciones de Envoy

Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Okta, DocuSign, Greenhouse, Brivo Access, Box, ServiceNow y Zoom.

Pros and Cons

Pros:

• Ofrece datos de uso que apoyan decisiones inmobiliarias
• La cartografía interactiva del plano agiliza los cambios de diseño
• Las herramientas de notificación de emergencia mejoran la seguridad en el lugar de trabajo

Cons:

• Las funciones de analítica pueden ser limitadas en los niveles más bajos
• Puede volverse costoso a medida que agregas ubicaciones o usuarios.

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• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

Cuándo utilizar un programa de gestión del espacio de oficina

Los programas de gestión del espacio de oficina te ofrecen visibilidad en tiempo real sobre cómo se utiliza tu espacio de trabajo, para que dejes de hacer suposiciones y empieces a tomar decisiones más acertadas sobre escritorios, salas y costes inmobiliarios. Si alguna de las situaciones siguientes te resulta familiar, probablemente sea el momento de añadir uno a tu conjunto de herramientas.

• Tu equipo juega a la ruleta de los escritorios cada mañana: Los empleados llegan y se apresuran a encontrar un sitio porque no existe ningún sistema para reservar escritorios con antelación. El programa de gestión del espacio permite a las personas reservar un sitio antes de salir de casa, eliminando las dificultades diarias.
• Pagas por un espacio que nadie utiliza: Alquilas tres plantas, pero los análisis muestran que dos de ellas funcionan con un 40 % de ocupación la mayoría de los días. Los datos de utilización te ayudan a ajustar el tamaño de tus instalaciones, renegociar contratos de alquiler y reducir los costes inmobiliarios sin alterar el trabajo de tu equipo.
• Coordinar los horarios híbridos es un trabajo a tiempo completo: El administrador de tu oficina realiza un seguimiento manual de quién está presente y cuándo, utilizando Slack, el correo electrónico y hojas de cálculo, y aun así todo sigue siendo un caos. Una herramienta de gestión del espacio centraliza la planificación para que las personas adecuadas estén en la oficina los mismos días.
• Gestionar una mudanza o un cambio de distribución lleva meses: Reorganizar los equipos entre distintas plantas implica coordinar planos, mapas de asientos y un sinfín de aprobaciones de las partes interesadas. Las herramientas de planificación de escenarios te permiten probar visualmente los cambios de distribución antes de mover un solo escritorio.
• Estás creciendo rápidamente y abriendo nuevas oficinas: Añadir una segunda o tercera ubicación en ciudades como Austin o Ámsterdam implica coordinar el espacio entre distintas sedes sin una única fuente de información fiable. El programa de gestión del espacio de oficina proporciona a tu equipo de instalaciones un único lugar para gestionarlo todo.

Otros programas de gestión del espacio de oficina

Estas son algunas opciones más que no se incluyeron en la lista de los mejores programas de gestión del espacio de oficina:

1. Othership

   Ideal para optimizar el uso de la oficina y el tiempo de colaboración

2. deskbird

   Mejor para integraciones con MS Teams y Outlook

3. WorkInSync

   Lo mejor para la coordinación de equipos con escritorios flexibles

4. Robin

   Ideal para tomar decisiones estratégicas sobre el espacio

5. YAROOMS

   Ideal para horarios híbridos y uso de espacio

6. Dibsido

   La mejor herramienta para gestionar reservas de escritorios y aparcamientos

7. Officely

   Ideal para reservas de escritorios sencillas en Slack y Microsoft Teams

8. Smartway2

   Ideal para monitorizar la ocupación

9. HubStar

   Mejor para analizar el uso planificado versus el real del espacio de oficina

10. Cloudbooking

    La mejor opción para empresas globales con necesidades multilingües

11. OfficeRnD

    Mejor software de gestión de espacios de oficina para autoservicio de empleados OfficeRnD

12. Condeco

    El mejor software de gestión de espacios de oficina para reservas flexibles

13. Waldo by MOFFI

    Mejor con programación de reuniones impulsada por IA

14. Tango Space

    Ideal para visualizar y maximizar la utilización de espacios de oficina

15. Accruent EMS

    Mejor software de gestión de espacios de oficina para empresas

16. Zynq

    La mejor gestión de espacios de oficina con funciones de registro de invitados y proveedores

17. Ronspot

    Mejor para gestión integral y flexible de espacios de oficina

18. Skedda

    Mejor gestión de espacios de oficina por rapidez de implementación

19. Eden

    El mejor software de gestión de espacios de oficina para equipos pequeños y startups

20. anny

    Ideal para mapas interactivos 3D de la oficina

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• Software de gestión de la plantilla

Cómo elegir un software de gestión del espacio de oficina

El software de gestión del espacio de oficina puede ayudarte a gestionar tu espacio de oficina de forma más eficaz y ofrecer una experiencia más fluida y mejor a tus empleados híbridos. Para ayudarte a determinar qué plataforma de gestión del espacio de oficina se adapta mejor a tus necesidades, ten en cuenta los siguientes aspectos:

• ¿Qué problemas del espacio de oficina intentas resolver? Identificar tus problemas actuales te ayudará a comprender las características y funcionalidades que quieres en tu nuevo software de gestión del espacio de oficina.
• ¿Qué resultados son importantes y cómo medirás el éxito? Tener claros de antemano los resultados deseados es fundamental para evitar perder un tiempo valioso. Por ejemplo, puede que quieras animar a tus empleados híbridos a volver a la oficina con más frecuencia, sustituir tu actual y complicado sistema de reserva de escritorios o aprovechar mejor el espacio de tus instalaciones para poder reducir (o subarrendar) el espacio físico que no utilizas.
• ¿Quiénes son tus usuarios principales? Ten en cuenta tus diferentes grupos de usuarios —usuarios avanzados, administradores, responsables, empleados, etc.— y sus necesidades específicas para asegurarte de que todas queden cubiertas. En el caso del software de gestión del espacio de oficina, probablemente querrás que toda tu plantilla tenga acceso, con permisos especiales para tus administradores de RR. HH. y otros miembros del personal de apoyo.
• ¿Cuál es tu presupuesto? Determinar de antemano un presupuesto realista para tu nuevo software de planificación del espacio de oficina es fundamental para no perder tiempo considerando soluciones demasiado caras.
• ¿Necesitas integraciones específicas con otros programas? Aclara si tu nueva solución de gestión del espacio sustituirá alguna herramienta existente o si tendrá que integrarse con ellas, como calendarios digitales, herramientas de comunicación interna como Slack o Microsoft Teams, o tu sistema de gestión de RR. HH.
• ¿El software cumple tus requisitos técnicos? Evalúa la selección del software junto con tus flujos de trabajo y sistemas de oficina actuales. Analiza qué funciona bien y qué áreas problemáticas deben abordarse.

Recuerda que cada empresa es diferente; no des por hecho que un sistema de gestión del espacio de oficina funcionará para tu organización solo porque sea popular.

Tendencias en el software de gestión del espacio de oficina

A medida que las organizaciones siguen adaptándose a los modelos de trabajo híbrido y buscan optimizar sus espacios de trabajo físicos, la tecnología en la que se basa el software de gestión del espacio de oficina ha avanzado para satisfacer estas necesidades.

Estas son algunas de las principales tendencias que están configurando el futuro del software de gestión del espacio de oficina:

• Análisis avanzados de utilización: Existe una clara tendencia hacia unas capacidades analíticas avanzadas, ya que el software ofrece ahora información más detallada sobre los patrones de uso y ocupación del espacio. Esta funcionalidad ayuda a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos sobre la planificación y optimización del espacio, garantizando que puedan adaptarse eficazmente a la evolución de la dinámica laboral.
• IA y aprendizaje automático para la optimización del espacio: Entre las funcionalidades novedosas e inusuales se encuentra el uso de algoritmos de IA y aprendizaje automático para predecir las necesidades de espacio y sugerir estrategias de optimización. Esta función de vanguardia permite una asignación dinámica del espacio y mejora la eficiencia general del uso del espacio de oficina.
• Monitorización medioambiental y de la salud: Otra función muy demandada es la integración de herramientas de monitorización medioambiental y de la salud en el software de gestión del espacio de oficina. Esto incluye sensores de calidad del aire, sensores de ocupación para garantizar el distanciamiento social y funcionalidades de rastreo de contactos, lo que refleja la preocupación constante por la salud y la seguridad en el lugar de trabajo.

Estas tendencias demuestran un claro cambio hacia la creación de lugares de trabajo más adaptables, eficientes y centrados en los empleados. A medida que determines cuál es el mejor software para tus necesidades, presta atención a estas funciones para asegurarte de tomar una decisión acertada.

¿Qué es el software de gestión del espacio de oficina?

El software de gestión del espacio de oficina es una herramienta digital que ayuda a las empresas a organizar, supervisar y optimizar el uso de sus espacios de oficina físicos. Lo utilizan habitualmente los equipos de RR. HH., los responsables de oficina y los profesionales de la experiencia en el lugar de trabajo para gestionar las reservas de escritorios, las reservas de salas de reuniones y la utilización del espacio en entornos de trabajo híbridos o flexibles.

El software resuelve desafíos como las áreas infrautilizadas, los conflictos de horarios y los sistemas de reserva manuales, ayudando a las organizaciones a reducir costes y mejorar la experiencia de los empleados.

Características del software de gestión del espacio de oficina

Al seleccionar un software de gestión del espacio de oficina, presta atención a las siguientes características clave:

• Visualización del espacio: Consulta planos interactivos y distribuciones detalladas para ver fácilmente cómo se utiliza cada espacio de trabajo. Esto te ayuda a planificar traslados, asignar escritorios y evitar el temido atasco en las salas de conferencias.
• Reserva de escritorios: Permite que los empleados reserven escritorios, salas o zonas mediante una interfaz sencilla. Esto ayuda a adaptarse a los horarios de trabajo híbrido, reduce la confusión y proporciona a todos una sensación de control sobre su jornada laboral.
• Seguimiento de la ocupación: Supervisa en tiempo real los niveles y las tendencias de ocupación de las distintas áreas de tu oficina. Esto te ayuda a ajustar las distribuciones, identificar los espacios infrautilizados y tomar decisiones más acertadas sobre tus necesidades inmobiliarias.
• Gestión de traslados: Gestiona los traslados de empleados o equipos con prácticas herramientas de programación y seguimiento. Al agilizar la logística, puedes minimizar el tiempo de inactividad y mantener la productividad de todos.
• Asignación de recursos: Asigna recursos compartidos como equipos, plazas de aparcamiento y salas de reuniones para que todos tengan acceso cuando lo necesiten. Esto evita las reservas duplicadas y permite que la vida en la oficina funcione sin problemas.
• Informes y análisis: Accede a información y a informes detallados sobre el uso del espacio, las tendencias de reserva y la ocupación. Estas estadísticas prácticas te facilitan respaldar decisiones, detectar patrones y ajustar tu estrategia de oficina.
• Gestión de usuarios: Establece permisos, roles y accesos para distintos equipos o personas. Esto garantiza que cada persona solo vea y reserve los espacios que realmente necesita, sin más confusiones ni reservas excesivas accidentales.
• Capacidades de integración: Conecta el software con sistemas de correo electrónico, calendarios, recursos humanos y control de acceso. Las integraciones te ahorran tiempo y reducen el riesgo de errores manuales al mantener comunicadas todas tus herramientas esenciales.
• Accesibilidad móvil: Utiliza el software en smartphones y tabletas para que tú y tu equipo podáis reservar espacios, consultar la disponibilidad o gestionar traslados desde cualquier lugar de la oficina.

Funciones habituales de IA del software de gestión del espacio de oficina

Además de las funciones estándar mencionadas anteriormente, una gama cada vez mayor de herramientas de IA para la gestión del espacio de oficina ofrece capacidades como:

• Asignación inteligente de recursos: Permite que la IA asigne automáticamente recursos, como equipos o salas de reuniones, en función de la demanda, el uso y los próximos horarios, para que la vida en la oficina sea más fluida para todos.
• Análisis predictivo de la ocupación: Utiliza la IA para prever la utilización del espacio basándose en tendencias y datos históricos. Esto te permite ajustar de forma proactiva las distribuciones y las políticas antes de que los cuellos de botella o las zonas vacías se conviertan en un problema.
• Sugerencias automatizadas de reserva: Obtén recomendaciones inteligentes sobre qué escritorios o salas reservar, teniendo en cuenta las preferencias, los horarios y la disponibilidad. Esto ahorra tiempo a todos y reduce los problemas relacionados con las reservas.
• Detección de anomalías: Permite que el software señale patrones inusuales de reserva o uso, como salas de conferencias que se llenan de repente o zonas sin utilizar, para que puedas investigar y solucionar rápidamente posibles problemas.
• Recomendaciones para optimizar el espacio: Recibe sugerencias basadas en IA para reconfigurar las distribuciones o reasignar espacios según los patrones de comportamiento, ayudándote a sacar el máximo partido de cada metro cuadrado.

Ventajas del software de gestión del espacio de oficina

El software de gestión del espacio de oficina es una herramienta moderna que ayuda a las organizaciones a optimizar su espacio de trabajo físico y mejorar la satisfacción de los empleados. Estas son varias de las ventajas que puedes obtener al invertir en el mejor software de gestión del espacio de oficina para tus necesidades:

• Mayor satisfacción de los empleados: Al permitir que los empleados reserven sus escritorios, salas de reuniones o áreas de trabajo con antelación, el software garantiza que todos tengan el espacio que necesitan cuando lo necesitan, lo que aumenta la satisfacción laboral general.
• Mejor gestión de los recursos: El software de gestión del espacio de oficina ayuda a realizar un seguimiento y gestionar recursos de la oficina como salas de reuniones, proyectores y otros activos, garantizando que se utilicen de forma eficiente y estén siempre disponibles cuando se necesiten.
• Ahorro de costes: Al optimizar el uso del espacio, las empresas pueden reducir sus costes operativos relacionados con los inmuebles, el consumo energético y el mantenimiento, contribuyendo a mejorar sus resultados.
• Datos y análisis en tiempo real: El acceso a datos y análisis de utilización en tiempo real ayuda a las empresas a comprender los patrones de uso del espacio, lo que orienta las futuras decisiones e inversiones relacionadas con la distribución de la oficina.
• Mejora de la salud y la seguridad: Durante la pandemia, se volvió importante que los visitantes minimizaran el contacto con el personal de la oficina. Las reservas sin contacto reducen el número de contactos que un visitante debe establecer durante el registro de entrada.

Como puedes ver, el software de gestión del espacio de oficina puede ayudarte a ofrecer un lugar de trabajo más flexible y, al mismo tiempo, influir positivamente en tus resultados mediante un uso más eficiente de tus recursos.

Costes y precios del software de gestión del espacio de oficina

Estas plataformas ofrecen una amplia variedad de funcionalidades diseñadas para optimizar el uso y la gestión de los espacios físicos de oficina, desde la reserva de escritorios hasta el análisis de la utilización del espacio. Los precios y los planes varían considerablemente en función de las características, la escalabilidad y el nivel de asistencia que necesites.

Para ayudarte a entender el panorama de precios, he recopilado en una tabla comparativa los rangos de precios medios para cada nivel de plan.

Tabla comparativa de planes para el software de gestión del espacio de oficina

Al considerar qué plan elegir, debes evaluar tanto tus necesidades inmediatas como tus posibles requisitos futuros. Elegir un plan escalable que ofrezca margen para crecer puede evitar la necesidad de cambiar de plataforma de forma disruptiva a medida que tu organización se expanda.

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