Näin saat johdon sitoutumaan uuteen aloitteeseesi
Johdon sitouttamisella tarkoitetaan sitä, että yrityksesi tärkeimmät päätöksentekijät tukevat uusia hankkeita, jotta ideasi todella etenevät. Tässä artikkelissa näytän, miten saat johtajat puolellesi aina liiketoimintaperustelujen rakentamisesta vaikuttavan esityksen laatimiseen, jotta voit tehdä seuraavasta suuresta ideastasi totta.
Vaihe 1: Liiketoimintaperustelujen rakentaminen
Sinun on yhdistettävä hankkeesi organisaatiosi liiketoimintatavoitteisiin ja päämääriin. Käydään läpi, miltä se näyttää.
Tunnista organisaation kipupisteet tai haasteet, joihin HR-hankkeesi vastaa, sekä se, miten se voi ratkaista tiettyjä ongelmia, kuten suuren vaihtuvuuden, vähäisen työntekijöiden sitoutumisen tai osaamisvajeet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Voit hyödyntää tietoja, joita on kerätty esimerkiksi kyselyistä, pysymishaastatteluista ja lähtöhaastatteluista yhdessä tavanomaisten HR-mittareiden kanssa.
Jos mahdollista, osoita, miten ratkaisusi vaikuttaa myönteisesti yrityksen tulokseen. Sinun on ehkä tutkittava alan parhaita käytäntöjä ja hankittava mittareita ja tietoja ideoidesi tueksi.
Tätä kutsutaan ennakoiduksi sijoitetun pääoman tuotoksi (ROI).
Harvard Business School määrittelee sen seuraavasti: “Lasketaan ennen projektin käynnistymistä. Ennakoidussa ROI:ssa käytetään arvioituja kustannuksia, tuloja ja muita oletuksia sen määrittämiseksi, kuinka paljon voittoa projekti todennäköisesti tuottaa.”
ROI = [(Taloudellinen arvo - projektin kustannukset) / projektin kustannukset] x 100
Kun tätä yhtälöä sovelletaan tuleviin projekteihin, sitä käytetään monissa erilaisissa tilanteissa mahdollisten lopputulosten vaihteluvälin määrittämiseen. Näitä lopputuloksia käytetään sitten riskien ymmärtämiseen ja sen päättämiseen, pitäisikö hanketta viedä eteenpäin.
Esihenkilöiden koulutushankkeeni suunniteltiin ratkaisemaan merkittävä osaamisvaje, jonka havaitsimme uusien esihenkilöiden kohdalla.
Meillä oli innokkaita ja motivoituneita ihmisiä, jotka olivat valmiita toimimaan esihenkilöinä mutta eivät tienneet, miten se tehdään tehokkaasti. Tarvitsimme muodollisen uusien esihenkilöiden koulutusohjelman tukemaan heitä tehtävissään.
Tämä vaikutti liiketoimintaamme monin tavoin. Uusilla esihenkilöillämme ja heidän tiimeillään oli paitsi heikko työilmapiiri, myös vaikutus tulokseemme, kun kaksi huippusuoriutujaa irtisanoutui muutaman viikon sisällä toisistaan suoriin esihenkilöihinsä liittyneiden ongelmien vuoksi.
Pystyin osoittamaan tämän koulutuksen tarpeen käyttämällä edellä esitettyä kaavaa ja osoittamalla, että koulutuksen kustannukset olivat pienemmät kuin näiden kahden työntekijän korvaamisen kustannukset. Pystyin myös osoittamaan, millainen vaikutus voisi olla sillä, jos vielä kaksi, neljä tai jopa kymmenen huippusuoriutujaa irtisanoutuisi esihenkilöidensä vuoksi.
Vaihe 2: Etsi hankkeellesi varhaisia tukijoita
Tunnista keskeiset sidosryhmät, jotka voivat vaikuttaa ylimpään johtoon, ja ole heihin yhteydessä. Näitä voivat olla esimerkiksi osastopäälliköt, vaikutusvaltaiset työntekijät tai ulkoiset kumppanit.
Näillä tukijoilla tulisi olla syvällinen tietämys hankkeestasi sekä vaikutusvaltaa johtoryhmään.
Verkostoituminen on avainasemassa näiden tukijoiden löytämisessä. Ota yhteyttä verkostoosi ja selvitä, voisiko joku suositella henkilöä, joka saattaisi olla kiinnostunut uudesta projektistasi.
Kun löydät tukijasi, hanki heidän tukensa varhaisessa vaiheessa, sillä he voivat auttaa sinua selviytymään prosessin aikana eteen tulevista esteistä ja rakentamaan sisäistä tukea hankkeellesi.
Esihenkilöiden koulutushankkeessa otin yhteyttä useisiin organisaationi varatoimitusjohtajiin, joiden tiesin kamppailevan uusien esihenkilöidensä kouluttamisen kanssa.
Kun pystyin tarjoamaan näille varatoimitusjohtajille ratkaisun heidän ongelmaansa, heistä tuli hankkeeni tukijoita. He olivat halukkaita ja kykenivät vaikuttamaan kollegoihinsa ja johtoon tavalla, johon minä en pystynyt.
Vaihe 3: Rakenna ja viimeistele hissipuheesi (tarvitset sitä seuraavassa vaiheessa)
Joudut todennäköisesti myymään tämän hankkeen useammin kuin kerran, ja selkeä, tiivis ja vakuuttava johdonmukainen esitys on avainasemassa uuden HR-hankkeesi hyväksynnän kannalta.
Esityksesi on selitettävä tiiviisti, mikä hanke on, miksi se on tarpeellinen ja miten se hyödyttää organisaatiota.
Tässä vaiheessa tarvitset konkreettiset vastaukset johtoryhmän kysymyksiin. Tutki alan parhaita käytäntöjä ja ole valmis mainitsemaan muita organisaatioita, jotka ovat saavuttaneet menestystä vastaavien hankkeiden avulla.
Varhaiset tukijasi voivat auttaa sinua hiomaan esitystäsi, sillä he todennäköisesti tuntevat paremmin yleisön, jonka haluat tavoittaa. Esittele esitys heille ja pyydä palautetta.
Pieni mutta vaikutusvaltainen VP-tiimini auttoi minua hiomaan esitystäni viimeistelemällä yksityiskohdat, karsimalla pois sen, millä johtoryhmälle ei ollut merkitystä, ja lisäämällä esitykseni tueksi dataa.
Vaihe 4: Toista
Ennakoi vastaväitteet ja valmistele niihin perustellut vastaukset. Tämä osoittaa, että olet perehtynyt hankkeeseen perusteellisesti.
Sinun on varauduttava huolenaiheisiin, joita johdolla saattaa olla esityksesi jälkeen, aiemmassa vaiheessa esittämiesi kysymysten lisäksi.
Voit käyttää tutkimuksesi dataa ja tosielämän esimerkkejä hankkeesi tukena. Johtoryhmät haluavat usein päätöstensä tueksi dataa, joten vaikka et näkisi tarpeelliseksi toimittaa dataa esityksessäsi, haluat pitää sen saatavilla.
Esitin ajatukseni esihenkilöiden kouluttamisesta useita kertoja muutaman kuukauden aikana. Aina kun sain kielteisen vastauksen, jatkoin sinnikkäästi ottamalla palautteen huomioon ja mukauttamalla suunnitelmaani sen mukaisesti.
Vaihe 5: Määrittele, miltä onnistuminen näyttää
Vaiheen 1 liiketoimintaperustelujen keskeinen osa on määritellä, miltä onnistuminen näyttää ja miten sitä mitataan.
Onnistuminen näyttää erilaiselta hankkeestasi, budjetistasi ja aikataulustasi riippuen. Sinun on kuitenkin määriteltävä, miltä projektisi onnistuminen näyttää, ja myös osoitettava, miten mittaat sitä.
Esihenkilöiden koulutusprojektini onnistuminen määriteltiin siten, että 80 % nykyisistä esihenkilöistä suorittaisi ”johtamisen perusteet” -koulutuksen 90 päivän kuluessa julkaisusta ja 100 % uusista esihenkilöistä suorittaisi koulutuksen ensimmäisten 90 työpäivänsä aikana.
Tämän ansiosta pystyimme mittaamaan onnistumistamme konkreettisella ja dataan perustuvalla tavalla, jota johtoryhmäni piti asianmukaisena.
Vaihe 6: Laadi etenemissuunnitelma, jossa edistymistä mitataan tietyissä etapeissa
Tämä etenemissuunnitelma auttaa sinua pysymään aikataulussa ja budjetissa. Voit ottaa edellisessä vaiheessa määrittelemäsi onnistumisen ja jakaa sen asteittain mitattaviin osiin.
Yksi vaihtoehto on aloittaa pilottiohjelmalla ja testata HR-hanketta pienemmässä mittakaavassa. Tämä minimoi riskit ja antaa johtajille mahdollisuuden nähdä konkreettisia tuloksia ennen täysimääräistä sitoutumista.
Toteutimme esihenkilöiden koulutusprojektissa pilottiohjelman markkinointitiimimme kanssa, sillä tiimi oli erityisen innostunut osallistumaan esihenkilöiden koulutukseen.
Pyysimme varhaisilta osallistujilta palautetta ja pyysimme heitä täyttämään itsearvioinnit sekä ennen koulutusta että sen jälkeen.
Pystyimme hyödyntämään oppeja ja osallistujilta saamaamme palautetta koko etenemissuunnitelmassamme. Pystyin mukauttamaan suunnitelmaa, joten muutimme valmistumisaikataulua ja teimme joitakin parannuksia itse koulutusohjelmaan.
Vaihe 7: Hanki koko organisaation hyväksyntä
Hyödynnä jälleen tukijoitasi tässä vaiheessa. He voivat auttaa sinua rakentamaan organisaation laajuisen ”vaikuttajien koalition”, joka voi auttaa viemään muutoksenhallintaa eteenpäin.
Sinun kannattaa laatia etenemissuunnitelma uudelleen, tällä kertaa keskittyen siihen, miten viet HR-hankkeen koko organisaation käyttöön. Sinun ei tarvitse aloittaa alusta: ota aiempi etenemissuunnitelmasi ja mukauta se projektin lopulliseen laajuuteen.
Uusien esihenkilöiden koulutuksen pilottiohjelman hyödyntäminen auttoi hankettani tavalla, jota en osannut odottaa: useat esihenkilöt halusivat toimia ohjelman puolestapuhujina vertaisilleen.
Esihenkilöt eri puolilla organisaatiota näkivät, että heidän vertaisensa hyötyivät koulutuksesta, ja olivat halukkaita osallistumaan.
Vaihe 8: Raportoi edistymisestä johdolle
Kun hanke on hyväksytty ja käynnissä, pidä johtoon säännöllisesti yhteyttä. Tämä tarkoittaa säännöllisten päivitysten toimittamista edistymisestä, saavutetuista välitavoitteista ja matkan varrella tehdyistä muutoksista.
Edistymisen osoittaminen projektin edetessä vahvistaa luottamusta johtoon ja toivottavasti tarkoittaa, ettei sinun tarvitse perustella seuraavaa hankettasi yhtä perusteellisesti.
Hyödynsimme pilottiohjelmasta saamiamme oppeja, kerroimme johdolle tekemistämme muutoksista, ja johto hyväksyi hankkeen käyttöönoton koko yrityksessä.
Toimitin johdolle kuukausittaiset päivitykset edistymisen dokumentoimiseksi käyttöönoton aikana.
Sinnikkyys ja mukautumiskyky ovat avainasemassa
Johdon hyväksynnän saaminen hankkeillesi on ratkaiseva vaihe myönteisten muutosten toteuttamisessa organisaatiossasi.
Noudattamalla edellä kuvattuja vaiheita voit lisätä todennäköisyyttä, että ideasi hyväksytään ja toteutetaan tehokkaasti, mikä edistää viime kädessä organisaatiosi menestystä ja kasvua.
Muista, että sinnikkyys ja sopeutumiskyky ovat avainasemassa. Hyvin suunniteltu lähestymistapa voi johtaa onnistuneisiin lopputuloksiin, vaikka kohtaisit aluksi torjuntaa.
Jos tarvitset lisää neuvoja ja tukea saadaksesi johdon sitoutumaan hankkeeseesi, löydät minut People Managing People -yhteisöstä. Se on kannustava HR- ja liiketoimintajohtajien yhteisö, jossa jaetaan tietoa ja parhaita käytäntöjä, jotta voit kehittyä urallasi ja vaikuttaa enemmän organisaatiossasi.
Lisää hyödyllisiä resursseja:
