Organisaation suunnittelu: asiantuntijan opas

Tässä jaan, mitä organisaation suunnittelu tarkoittaa, joitakin parhaita käytäntöjä sekä prosessin, jonka avulla voit toteuttaa sen oikein.

Mitä organisaation suunnittelu tarkoittaa?

Organisaation suunnittelu (joskus organisaation kehittäminen tai OD) on menetelmä, jossa tunnistetaan organisaation useita osa-alueita (kuten missio, työnkulku ja strategia) ja yhteensovitetaan tai sovitetaan ne uudelleen vastaamaan organisaation tavoitteita nykyisessä liiketoimintaympäristössä.

Sen käynnistävät usein merkittävät sisäiset tai ulkoiset muutokset, kuten:

• Muutokset yrityksen missiossa tai strategiassa
• Toimintaympäristön häiriöt (esimerkiksi ilmastonmuutoksen aiheuttamat riskit) 
• Teknologian kehitys (esimerkiksi automaation lisääntyminen)
• Uudet kilpailijat
• Lainsäädännön muutokset
• Merkittävät muutokset liiketoiminnan tuloksissa (myönteiset tai kielteiset)
• Uusi johto.

Varsinaisen organisaation suunnittelun tavoitteena on optimoida toiminnot, prosessit ja yrityksen rakenne liiketoiminnan tulosten saavuttamiseksi.

Hyvin suunniteltu organisaatio pystyy sopeutumaan muutoksiin, tekemään yhteistyötä toimintojen välillä, tekemään ja toteuttamaan päätöksiä tehokkaasti sekä ylläpitämään myönteistä työympäristöä.

Usein organisaation suunnittelu sekoitetaan organisaatiorakenteen uudistamiseen organisaatiokaaviotyökalujen avulla. 

Todellisuudessa OD-prosessin lopputuloksena on joukko suosituksia, jotka voivat olla hyvinkin laajoja ja sisältää esimerkiksi organisaatiorakenteen, teknologiatarpeet, palkitsemismallin päivitykset, käytäntöjen muutokset ja yhteiset toimintatavat.

Näiden suositusten mahdollisia myönteisiä vaikutuksia ovat:

• Kannattavuuden paraneminen
• Työntekijöiden sitoutumisen lisääntyminen
• Työntekijöiden pysyvyyden ja urapolkujen vahvistuminen
• Paremmat tuotteet ja palvelut
• Asiakashankinnan ja/tai -uskollisuuden lisääntyminen
• Parempi valmistautuminen tuleviin muutoksiin ja kasvuun.

Henkilöstöhallinnon rooli organisaation suunnitteluprosessin johtamisessa

Henkilöstöhallinnolla on keskeinen rooli organisaation suunnittelussa. Yrityksissä, joissa työskentelee OD-ammattilaisia, he johtavat prosessia ja toimivat sekä asiantuntijoina että projektipäälliköinä. Yrityksissä, joissa ei ole OD-kumppaneita, tämä työ annetaan yleensä henkilöstöhallinnon liiketoimintakumppaneiden tehtäväksi.

Usein suurin haaste tiimeille on ohjata liiketoimintajohtajia tukemaan täydellistä organisaation suunnitteluprosessia ja osallistumaan siihen sen sijaan, että he kiirehtisivät vain laatimaan uusia organisaatiokaavioita. 

Heidän on myös löydettävä tasapaino liiketoiminta- ja ihmisnäkökulmaan keskittyvän lähestymistavan välillä. 

Organisaation suunnittelun periaatteet

Ennen organisaation suunnitteluprosessin aloittamista on hyödyllistä perehdyttää ensin itsensä ja tiiminsä muutamaan keskeiseen periaatteeseen: 

• Liiketoiminnan mukaisuus ensin, rakenne viimeisenä
• Opi menneisyydestä, mutta älä sido itseäsi siihen
• Pyri pitämään parhaat osaajat, mutta älä suunnittele organisaatiota heidän ympärilleen
• Suunnittele joustavuutta varten
• Suunnittele selkeyttä varten

Liiketoiminnan mukaisuus ensin, rakenne viimeisenä

Koska ihmiset käyttävät virheellisesti termejä “organisaation suunnittelu” ja “organisaatiorakenne” toistensa synonyymeina, he haluavat usein aloittaa rakenteesta. Rakenne on lopputulos – se on yksi tavoista, joilla autat muuttamaan suunnitelman käytännöksi.

Liiketoiminnan mukaisuus on organisaation suunnitteluprosessin kattavin ja tärkein osa, koska se luo perustan kaikille tekemillesi suunnitteluratkaisuille – myös rakenteelle.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opi menneisyydestä, mutta älä sido itseäsi siihen

Vaikka aiempien organisaatiosuunnitelmien tarkastelu opittujen asioiden vuoksi on hyödyllistä, pidä mielessä, että suunnittelet organisaatiotasi tämänhetkisten tarpeidesi ja tulevaisuuden ennakointiesi pohjalta. 

Aiemmin paikkansa pitäneet asiat eivät välttämättä enää päde (esimerkiksi liian monet hierarkiatasot eivät olleet hyödyllisiä toimintamme alkuvaiheessa; nyt kun olemme kaksinkertaistuneet kooltamme, huomaamme olevamme liian vähän hierarkkinen organisaatio).

Pyri pitämään huippuosaajat, mutta älä suunnittele organisaatiota heidän ympärilleen

Osaajat ovat suuri investointi ja voivat tarjota kilpailuetua. Vaikka henkilöstön pitäminen on tärkeää, organisaation suunnitteleminen muutaman henkilön ympärille ei palvele ketään hyvin. 

Jos joku näistä henkilöistä lähtee, saatat huomata, että jäljelle jää organisaatio, jossa ei enää ole järkeä.

Suunnittele joustavuutta varten

Liiketoimintaan voivat vaikuttaa olosuhteet, joihin emme voi itse vaikuttaa. Vaikka kukaan ei voi ennustaa tulevaisuutta, sellaisen suunnitelman luominen, joka mahdollistaa esimerkiksi urapolut, uudet teknologiat ja jatkuvan oppimisen, antaa organisaatiolle mahdollisuuden mukautua muutoksiin ilman täydellisen uudelleensuunnittelun tarvetta.

Suunnittele selkeyttä varten

Vahvasti suunnitellussa organisaatiossa ihmiset ymmärtävät roolinsa. He tietävät, miten heidän työnsä liittyy kokonaisuuteen, ja ymmärtävät, mistä he ovat vastuussa. 

Päätöksentekoon liittyvät oikeudet tunnetaan yleisesti, ja ihmiset ovat tietoisia siitä, miten tieto kulkee organisaatiossa.

Organisaation suunnitteluprosessi 6 vaiheessa: perustan luominen liiketoiminnan linjaamisen avulla 

Perusteellinen liiketoiminnan linjaaminen on onnistuneen organisaation suunnittelun perusta. Sen avulla arvioimme, onko yritys järjestetty niin, että se pystyy saavuttamaan strategiset tavoitteensa. 

Linjaaminen on monivaiheinen prosessi. Ensin sinun on perehdyttävä liiketoiminnan keskeisiin periaatteisiin ja sen jälkeen kerättävä tietoa.

Tarkastele missiota, visiota ja arvoja

Missio, visio ja arvot muovaavat strategisen suunnitelman tarkoitusta ja tavoitteita. Ne ohjaavat esimerkiksi suorituskykystandardeja, mittareita ja käyttäytymisodotuksia.

Kaikilla yrityksillä ei ole kaikkia kolmea–tai niiden sijaan käytössä voi olla jokin vastaava ilmaisu, kuten tarkoituslause.

• Missio = mitä teemme (taktinen)
• Visio = mitä tulemme tekemään (tavoitteellinen)
• Arvot = miten teemme sen (käyttäytymiseen liittyvä)

Tarkastelemalla missiota, visiota ja arvoja pystyt tunnistamaan esimerkiksi sen, millaista kokemusta tai koulutusta tiimit tarvitsevat, millaisia prosessi-, käytäntö- tai teknologiatarpeita on olemassa sekä millaista infrastruktuuria tarvitaan nyt pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tarkastele strategiaa

Strategiaa tarkastellessasi sinun on perehdyttävä sekä strategiseen suunnitelmaan että vuositavoitteisiin. 

Strateginen suunnitelma määrittelee organisaation pitkän aikavälin tavoitteet, kun taas vuositavoitteet määrittelevät välittömämmät tavoitteet. 

Vuositavoitteiden tulisi jollain tavalla tukea strategista suunnitelmaa. Jos näin ei ole, sinun on käsiteltävä asiaa ylimmän johdon kanssa ennen suunnittelun jatkamista.

Strategian ymmärtämisen lisäksi pyri tunnistamaan toivotut suorituskykytulokset, tarvittavat resurssit (taloudelliset, henkilöstöön liittyvät tai muut) sekä nykytilan ja toivotun tulevan tilan välinen kuilu. Tämä ohjaa suunnittelusuosituksiasi.

Kerää tietoa

Tarvitset lisätietoa ennen kuin voit edetä. Tähän sisältyy sekä muodollista tai konkreettista että epämuodollista tai aineetonta tietoa. 

Vaikka on houkuttelevaa keskittyä muodolliseen tietoon, epämuodollinen tieto on aivan yhtä tärkeää tai jopa tärkeämpää.

Muodolliseen tietoon kuuluvat esimerkiksi päätöksentekoprosessit, palkkaus- ja palkitsemisrakenteet, viestintäkanavat (kuten henkilöstötilaisuudet ja sähköiset uutiskirjeet), nykyiset hierarkiat sekä tiimirakenteet. 

Muodolliset elementit ovat eksplisiittisiä, ja niistä viestitään usein jossakin (henkilöstöportaalissa, käsikirjassa, organisaation toimintaperiaatteissa), josta ihmiset voivat tarkistaa ne.

Epämuodollinen tieto on implisiittistä. Et löydä sitä portaalista tai henkilöstökäsikirjasta, mutta se vaikuttaa siihen, miten asiat organisaatiossa todellisuudessa tehdään. 

Yrityksen muodollinen standardi voi esimerkiksi olla, että päätökset tehdään tietyissä virstanpylväskokouksissa. Todellisuudessa kaikki saattavat tietää, että päätökset tehdäänkin epämuodollisissa keskusteluissa ennen virstanpylväskokousta.

Kun keräät epämuodollista tietoa, etsi esimerkiksi normeja, ajattelutapoja, yleisesti jaettuja asenteita ja uskomuksia sekä henkilöstön sisäisiä verkostoja.

Ota huomioon organisaation sisällä olevat organisaatiot

Pidä mielessä, että muodolliset ja epämuodolliset tiedot eivät välttämättä ole samanlaisia organisaation kaikissa osissa.

Kun pohdimme, kuinka syvälle meidän tulisi mennä, on hyvä tarkastella maantieteellisiin alueisiin perustuvia eroja, sillä kansalliset tai kulttuuriset normit ja ajattelutavat voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, miten työ tehdään. Tämä pätee erityisesti, jos kyseessä on maailmanlaajuinen yritys.

Voit myös haluta etsiä eroja toimintojen tai tapahtumakohtaisten tiimien välillä monista eri syistä. Ole valmis laajentamaan tiedonkeruuta sen perusteella, mitä opit prosessin aikana.

Organisaation luominen ja uudelleensuunnittelu

Nyt olet valmis luomaan uuden organisaatiosuunnitelman. Tämä ei jälleen tarkoita pelkästään organisaatiorakenteen luomista.

Suunnittelet organisaatiota, joka auttaa yritystä saavuttamaan tavoitteensa ja toteuttamaan strategisen suunnitelmansa. 

Suunnitelmasi voi sisältää esimerkiksi seuraavia asioita:

• Uudet päätöksentekoprosessit
• Uudet teknologiat
• Tuotefokuksen supistaminen tai laajentaminen
• Muutokset, joilla pysytään odotettavissa olevien sääntelymuutosten tahdissa.

Älä anna nykyisten rajoitusten vaikuttaa suunnitelmaasi. Tavoitteenasi on selvittää, mitä yritys tarvitsee, jotta strategiasi voidaan toteuttaa käytännössä.

Johtoryhmän tehtävänä on päättää, ovatko sen jäsenet halukkaita ja kykeneviä tukemaan tarvittavia toimia.

Lopuksi uusi rakenne

Nyt olet valmis luomaan organisaatiorakenteen. Sinulla on tarvittavat tiedot sellaisen rakenteen luomiseen, joka tekee muun organisaatiosuunnitelman eläväksi. 

Voit esimerkiksi ehdottaa päätöksenteon tehostamiseksi koko organisaatiossa matalampaa rakennetta, jossa on vähemmän hierarkiatasoja. 

Varmistaaksesi, että voit palkata, pitää palveluksessasi ja kehittää jatkuvan innovoinnin edellyttämää vahvaa teknisten asiantuntijoiden joukkoa, voit luoda rakenteen, jossa asiantuntijoiden ei tarvitse ryhtyä johtajiksi edetäkseen organisaation ylemmille tasoille.

Organisaatiosuunnittelun tapaustutkimus

Palataan johdannossa mainitsemaani maailmanlaajuiseen vähittäiskauppayritykseen. Lähes kymmenen vuoden aikana, jonka työskentelin siellä, organisaatiossa tapahtui useita muutoksia ylimmässä johdossa.

Yhdessä muiden tekijöiden, kuten laskevan myynnin, uusien kilpailijoiden ja kasvavien materiaalikustannusten, kanssa tämä johti merkittäviin strategiamuutoksiin suunnilleen joka toinen vuosi.

Sen sijaan että HR olisi johtanut organisaation uudelleensuunnittelua ja yhdenmukaistanut kattavasti organisaation kaikki osa-alueet strategiamuutosten tukemiseksi, ylin johto vaati sen sijaan useita uudelleenjärjestelyjä.

Tänä aikana organisaation eri osissa toteutettiin 12 uudelleenjärjestelyä(?!). Eräässä tapauksessa 100 henkilön tiimi kasvoi lähes 400 henkilöön, mutta kutistui alle 18 kuukautta myöhemmin takaisin.

Näiden vuosien aikana organisaatio menetti osaajia, sille aiheutui merkittäviä kustannuksia erokorvauksista ja lähtöpaketeista, ja se menetti edelleen markkinaosuuttaan.

Päätöksentekovaltuudet muuttuivat yhä epäselvemmiksi, toimintojen välisistä kumppanuuksista tuli vaikeampia ja vastuuvelvollisuus heikkeni jatkuvasti.

Koska organisaatiossa keskityttiin lähes yksinomaan rakenteeseen yhdenmukaisuuden ja suunnittelun kustannuksella, yritys ei ainoastaan epäonnistunut strategisten tavoitteidensa saavuttamisessa, vaan toimi myös itseään vastaan.

Asianmukainen organisaatiosuunnittelu vaatii aikaa

Yleinen vastaväite, jonka kuulen kattavan organisaatiosuunnitteluprosessin toteuttamista vastaan, on se, että se vie liikaa aikaa ja pelkkä uudelleenjärjestely on nopeampaa.

HR-ammattilaisena tehtäväsi on auttaa johtoa näkemään, että hidastamalla voidaan nopeuttaa.

Vaikka uudelleenjärjestely saattaa vaikuttaa nopeammalta, menetetyn tehokkuuden, puutteellisten tai menetettyjen osaajien, koko organisaation kattavan epäselvyyden ja heikentyneen vastuuvelvollisuuden aiheuttama vaihtoehtoiskustannus vie lopulta organisaatiolta enemmän aikaa (ja usein muutakin), kun se yrittää korjata toimimattomia asioita. 

Uudelleensuunnitteluprosessi on harkittu ja perusteellinen tapa varmistaa, että organisaatiolla on edellytykset menestyä.

Keskeiset opit

• Organisaation suunnittelu ja rakenne ovat eri asioita. OD tarkoittaa organisaation eri osa-alueiden, kuten prosessien, työnkulkujen, strategioiden ja rakenteen, yhdenmukaistamista liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi.
• HR:n tärkeä rooli suunnittelussa. Human Resources (HR) on ratkaisevassa roolissa organisaation suunnittelun johtamisessa varmistamalla, että johto sitoutuu uudelleensuunnitteluun pelkän uudelleenjärjestelyn sijaan.
• Tehokkaan organisaatiosuunnittelun periaatteet ja prosessi: Tehokkaan organisaatiosuunnittelun taustalla olevia periaatteita ovat liiketoiminnan tavoitteiden mukaisuus, joustavuus kehittyä, selkeys ja osaajien pitäminen organisaatiossa.