Organisaation tuloksia edistävien toimintatapojen rakentaminen
Johtajat työskentelevät nykyään niukempien resurssien kanssa, ja prioriteetteja on yhtä paljon tai jopa enemmän.
Yritykset ottavat usein käyttöön viitekehyksiä tai työkaluja avuksi, mutta ne voivat lopulta vain lisätä työmäärää, jos niiden rinnalla ei toteuteta selkeää käyttäytymisen muutosta.
Rakentamalla yhteisiä organisaation toimintatapoja organisaatiot voivat edistää tarvitsemaansa yhdenmukaisuutta, johdonmukaisuutta ja tehokkuutta työmäärän vähentämiseksi ja suorituskyvyn parantamiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa keskityn yhteisten organisaation toimintatapojen arvoon sekä siihen, miten niitä voidaan tunnistaa ja vahvistaa.
Mitä organisaatiokäyttäytyminen (OB) on?
Organisaatiokäyttäytyminen on tutkimusta siitä, miten ihmiset toimivat vuorovaikutuksessa ryhmissä eri organisaatioissa pyrkimyksenä ennustaa heidän toimintaansa ja parantaa kokonaistehokkuutta.
Vaikka OB hyödyntää psykologian, sosiologian, antropologian, taloustieteen ja johtamisen kaltaisia tieteenaloja tutkiessaan ihmisten käyttäytymisen eri puolia työssä, yhteisten toimintatapojen tunnistaminen ja soveltaminen koko organisaatiossa ei suinkaan ole pelkästään akateemista.
Miksi yhteisiin organisaation toimintatapoihin keskittyminen on tärkeää
Yhteisten toimintatapojen tunnistaminen ja niihin keskittyminen on ratkaisevan tärkeää tehokkaiden yhteistyötapojen suunnittelussa.
Ne auttavat luomaan johdonmukaiset odotukset ja yhteisen perustan sille, miten ihmiset työskentelevät itsenäisesti ja yhdessä.
Yhteiset toimintatapaodotukset:
- Edistävät tehokkuutta ja tuottavuutta luomalla johdonmukaisen työympäristön ilman tarvetta määritellä ja selventää odotuksia jatkuvasti.
- Parantavat yhteistyötä ja helpottavat tiimityötä, kun kaikki tietävät, mitä toisiltaan odottaa, mikä vähentää sekä konflikteja että stressiä.
- Lisäävät luottamusta ja kunnioitusta, koska ihmiset tietävät tiimikavereidensa toimivan luotettavasti ja johdonmukaisesti.
- Parantavat työntekijöiden tuottavuutta ja suorituskykyä yhdistämällä toimintatavat organisaation tavoitteisiin, jolloin ihmiset voivat priorisoida työtä ja oppimista, jotka edistävät näiden tavoitteiden saavuttamista.
- Mahdollistavat tehokkaamman johtamisen, jossa esihenkilöt luottavat tiimeihinsä ja voivat delegoida tehtäviä luottavaisin mielin.
- Lisäävät innovointia ja sopeutumiskykyä auttamalla luomaan psykologisesti turvallisen ympäristön, jossa ihmisiä kannustetaan kokeilemaan ja oppimaan virheistä ilman pelkoa rangaistuksista.
- Tukevat henkilöstöhallinnon tiimien mahdollisuuksia toteuttaa kohdennetumpia oppimis- ja kehittämishankkeita, joita voidaan soveltaa organisaation laajempiin osiin.
Organisaatiokäyttäytymisen tasot
Organisaatioiden sisäistä käyttäytymistä voidaan analysoida kolmen eri tason kautta.
Kukin taso tarjoaa näkemyksiä käyttäytymisen tiettyihin osa-alueisiin ja siihen, miten ne ovat vuorovaikutuksessa keskenään.
1. Yksilötaso
Tällä tasolla keskitytään ymmärtämään yksilön käyttäytymistä organisaatiossa. Siinä tarkastellaan esimerkiksi persoonallisuutta, asenteita, havaintoja, motivaatiota ja päätöksentekoprosesseja.
Tavoitteena on ymmärtää, miten yksilöt edistävät organisaation tehokkuutta ja miten he reagoivat erilaisiin työhön liittyviin tilanteisiin.
2. Ryhmä-/tiimitaso
Tällä tasolla huomio siirtyy yksilön käyttäytymisestä organisaation ryhmien tai tiimien käyttäytymiseen. Siihen kuuluu ryhmädynamiikan, verkostojen kehittämisen, viestintämallien, johtamistyylien, vallan ja politiikan sekä konfliktien ratkaisemisen tutkiminen.
Juuri toimintatavat määrittävät, onko yksilöiden muodostama kokonaisuus ryhmä vai tiimi. Ryhmäkäyttäytymisen ymmärtäminen auttaa parantamaan yhteistyötä, tehostamaan tiimin suorituskykyä ja hallitsemaan konflikteja.
3. Organisaatiotaso
Tällä tasolla tarkastelu laajennetaan koskemaan yleistä organisaatiorakennetta, kulttuuria, toimintaperiaatteita ja prosesseja, jotka muovaavat yksilöiden ja ryhmien yhteistä käyttäytymistä.
Tarkastelussa huomioidaan, miten organisaation rakenne, kulttuuri ja ulkoinen toimintaympäristö vaikuttavat työntekijöiden käyttäytymiseen ja organisaation tehokkuuteen.
Organisaatiotason käyttäytymisen ymmärtäminen auttaa strategisessa päätöksenteossa, muutoksen hallinnassa ja innovoinnin edistämisessä.
Organisaatiokäyttäytymisen keskeiset osa-alueet
Organisaatiokäyttäytyminen koostuu useista osa-alueista. Näiden osa-alueiden vuorovaikutus muovaa organisaation sisäistä dynamiikkaa ja vaikuttaa siihen, miten yksilöt ja ryhmät käyttäytyvät.
Tässä on joitakin kysymyksiä pohdittavaksi tärkeimpien osa-alueiden osalta:
1. Viestintä
- Avoimuus: Kannustammeko avoimeen vuoropuheluun? Millainen palautemallimme on (tiheys, muoto, muodollisuus/epämuodollisuus jne.)? Miten ja mille organisaation tasoille jaamme tietoa?
- Selkeys: Miten varmistamme, että kaikki ymmärtävät tiedon helposti? Suosimmeko tiiviyttä? Mitä viestintävälineitä odotamme ihmisten käyttävän ja miten (esim. Slack, sähköposti, esitykset, kokoukset, intranetit)?
- Kuunteleminen: Arvostammeko kuuntelemista yhtä paljon tai enemmän kuin puhumista? Ymmärrämmekö, miten aktiivista kuuntelemista osoitetaan?
2. Tiimityö
- Yhteistyö: Miten työskentelemme yhdessä tiimeissä ja toimintojen välillä? Palkitaanko ihmisiä siilomaisesta työskentelystä vai yhdessä työskentelystä?
- Luottamus: Millainen psykologisen turvallisuuden taso organisaatiossa on? Tietävätkö johtajat, miten tiimeissä rakennetaan luottamusta?
- Ristiriitojen ratkaiseminen: Onko tässä organisaatiossa turvallista olla rakentavasti eri mieltä? Miten ratkaisemme ristiriidat rakentavasti?
3. Johtaminen
- Priorisointi: Tunnistammeko työn, joka tuottaa eniten arvoa, ja keskitymmekö siihen? Miten arvioimme työtä jatkuvasti uudelleen ja asetamme sen tärkeysjärjestykseen? Miten karsimme vähän arvoa tuottavat tehtävät ja projektit?
- Päätöksenteko: Millainen päätöksentekomallimme on? Miten varmistamme, että päätöksentekijät saavat oikeat näkemykset ja suositukset? Sitoudummeko tehtyyn päätökseen ja pyrimmekö varmistamaan onnistuneen lopputuloksen?
- Henkilöstön kehittäminen: Miten tuemme ennakoivasti tiimiemme kasvua? Valmennammeko ja mentorimmeko ihmisiä säännöllisesti?
4. Sopeutumiskyky
- Muutosjoustavuus: Olemmeko valmiita sopeutumaan liiketoiminnan, organisaatiorakenteen, prosessien tai teknologioiden muutoksiin? Olemmeko avoimia poistumaan mukavuusalueeltamme ja kokeilemaan uusia asioita?
- Oppiminen: Etsimmekö jatkuvasti mahdollisuuksia kasvuun ja kehittymiseen? Tarjoammeko oppimismahdollisuuksia ja resursseja? Palkitaanko ihmisiä jatkuvasta oppimisesta?
- Jatkuva parantaminen: Tarkastelemmeko työtä iteratiivisena prosessina? Pyrimmekö jatkuvasti parantamaan prosesseja, tuotteita ja palveluita?
5. Vastuullisuus
- Omistajuus: Kannammeko vastuun teoistamme ja toimituksistamme? Myönnämmekö virheemme ennakoivasti ja yritämmekö korjata ne?
- Seuranta: Pidämmekö lupauksemme mukaisesti kiinni sitoumuksistamme? Olemmeko luotettavia? Miten pidämme muut ennakoivasti ajan tasalla edistymisestä ja takaiskuista?
- Kriittinen ajattelu: Analysoimmeko ongelmia objektiivisesti? Miten otamme huomioon useita näkökulmia? Olemmeko riittävän tietoisia omasta toiminnastamme ymmärtääksemme, miten osallistumme ongelmaan ja/tai ratkaisuun?
6. Teknologia
- Sisäiset digitaaliset työkalut: Mitä digitaalisia työkaluja meillä on käytössä (esim. sähköposti, viestintä, projektinhallintatyökalut, oppimisen hallintajärjestelmä jne.)? Mitä työkaluja meiltä puuttuu ja jotka auttaisivat meitä tekemään parempaa yhteistyötä?
- Automaatio/AI: Mitä automaatiota/AI:ta olemme ottaneet käyttöön rutiinitehtävien hoitamiseksi? Hyödyntävätkö työntekijät automaatiota vai pelkäävätkö he sitä?
- Analytiikka: Mitä teemme keräämällämme datalla? Miten hyödynnämme analytiikkaa innovoinnin ja oivallusten tukena?
7. Rakenne
- Hierarkia: Tukevatko vai haittaavatko hierarkiamme tasot tuottavuutta? Miten viestintäkanavamme ja päätöksentekomenetelmämme määritellään organisaation eri tasojen kautta?
- Roolien selkeys: Olemmeko määritelleet selkeästi kunkin roolin vastuualueen? Miten ihmiset tietävät, miten heidän roolinsa ja vastuunsa liittyvät heidän tiimiinsä, monialaiseen tiimiinsä ja organisaatioon?
- Kulttuurinen yhteensopivuus: Miten organisaatiorakenteemme tukee (tai ei tue) missiotamme ja arvojamme? Muutammeko rakennettamme tarpeen mukaan kannustaaksemme työntekijöitä osoittamaan haluamaamme toimintaa?
Miten organisaation toimintatavat määritetään ja niitä kehitetään
Yhteisten organisaation toimintatapojen määrittämisen ja kehittämisen ei tarvitse olla liian monimutkaista.
Nämä käytännön vaiheet auttavat sinua tunnistamaan haluamasi toimintatavat, viestimään niistä selkeästi ja kirjaamaan ne osaksi organisaatiosi työskentelytapoja.
1. Keskeisten toimintatapojen tunnistaminen
Keskeisten toimintatapojen tunnistaminen edellyttää organisaation useiden muodollisten ja epämuodollisten osa-alueiden keräämistä ja analysointia.
Tarkastele organisaation missiota, visiota ja arvoja
Näissä lausumissa käytetty kieli korostaa usein organisaatiolle tärkeimpiä toimintatapoja (esim. tiimityö, luovuus, vaikuttavuus ja tulevaisuuteen suuntautuminen).
Mieti, millaisia toimintatapoja näiden tavoitteiden toteuttaminen edellyttää. Esimerkiksi missio, johon kuuluu parhaan käyttäjäkokemuksen luominen, voi edellyttää uteliaisuutta, toistuvaa kehittämistä ja empatiaa.
Tarkastele organisaation ja/tai tiimin tavoitteita
Jaa tavoitteet niiden saavuttamiseksi tarvittaviin tehtäviin ja pohdi sitten, mitkä toimintatavat tukevat kutakin tehtävää. Esimerkiksi tuotteen kehittämiseen ja markkinointiin kuluvan ajan lyhentäminen voi edellyttää päättäväisyyttä, mukautumiskykyä ja priorisointia.
Tarkkaile nykyisiä työpaikan normeja
Nämä ovat toimintatapoja, joita työntekijät jo osoittavat johdonmukaisesti. Niihin kuuluvat esimerkiksi se, miten päätöksiä tehdään, miten ihmiset viestivät keskenään ja miten he hallitsevat muutosta.
Kerää palautetta
Kysy kaikilla tasoilla työskenteleviltä työntekijöiltä, mitkä heidän näkemänsä toimintatavat tuovat lisäarvoa ja mitkä puolestaan vaikeuttavat työtä.
2. Kuvaa, miltä toimintatapojen tehokas osoittaminen näyttää
Kun olet tunnistanut keskeiset toimintatavat, laadi tarkat kuvaukset siitä, miltä niiden osoittaminen näyttää organisaation toimintaympäristössä.
Näiden ”toimintatapojen kuvausten” tulisi sisältää konkreettisia esimerkkejä siitä, miten toimintatapa tulisi osoittaa selkeää ja helposti ymmärrettävää kieltä käyttäen.
Amazon on esimerkiksi määritellyt odottamansa toimintatavat johtamisen periaatteiden luettelossa. Yksi niistä on ”Ansaitse luottamus”.
Heidän toimintatapansa kuvaus kohdalle ”Ansaitse luottamus” kuuluu: ”Johtajat kuuntelevat tarkkaavaisesti, puhuvat suoraan ja kohtelevat muita kunnioittavasti. He suhtautuvat itseensä avoimen kriittisesti, vaikka se olisi kiusallista tai noloa. Johtajat eivät usko, että heidän tai heidän tiiminsä kehonhaju tuoksuu hajuvedeltä. He vertaavat itseään ja tiimejään parhaisiin.”
Voit myös antaa roolikohtaisia esimerkkejä. Säännöllinen palautteen antaminen ja pyytäminen voisi näyttää tältä:
- Esihenkilöt pitävät viikoittain kahdenkeskisiä tapaamisia jokaisen tiimin jäsenen kanssa tarjotakseen tukea ja ohjausta, antavat työskentelysessioiden aikana myönteistä ja rakentavaa palautetta oikea-aikaisesti sekä pyytävät virallisesti palautetta suorilta alaisiltaan ja kollegoiltaan kahdesti vuodessa.
- Asiantuntijat pyytävät ennakoivasti palautetta johtajilta ja kollegoiltaan parantaakseen suoriutumistaan, pyytävät virallisesti palautetta kerran vuodessa osana vuoden lopun prosessia sekä antavat säännöllisesti oikea-aikaista, myönteistä ja rakentavaa palautetta johtajille, tiimikavereille ja monialaisille yhteistyökumppaneille.
Voit myös kehittää koulutusmateriaaleja, kuten harjoituksia, joiden avulla työntekijät voivat oppia keskeisistä toimintatavoista ja harjoitella niitä turvallisessa ympäristössä, sekä itsearviointityökaluja, joiden avulla ihmiset voivat verrata toimintatapojaan standardiin.
3. Integroi toimintatavat henkilöstötyökaluihin ja -prosesseihin
Jotta toimintatavat todella juurtuisivat, integroi odotukset ja vastuuvelvollisuus siihen, miten hankit, arvioit ja palkitset työntekijöitä työpaikan kannustinohjelmien avulla.
- Kirjaa toimintatapaodotukset työnkuvauksiin ja kysymyksiin, joita esität haastatteluprosessin aikana.
- Perehdytä ihmiset toimintatapoihin osana uusien työntekijöiden perehdytystä.
- Sisällytä toimintatapoihin liittyvät tavoitteet tavoitteenasetteluasiakirjaan.
- Tarjoa koulutusresursseja ja tukea toimintatapojen rakentamiseen, vahvistamiseen ja laajentamiseen.
- Anna säännöllisesti palautetta siitä, kuinka hyvin ihmiset osoittavat toimintatapoja työssään.
- Hyödynnä toimintatapoja muodollisen ja epämuodollisen työntekijöiden huomioimisen ja palkitsemisen perustana.
Organisaation toimintatavat tapaustutkimuksessa: tuotetiimin keskittyminen
Työskentelin hiljattain tuotetiimin kanssa, jonka oli muutettava jo pitkään juurtuneita toimintatapoja.
He loivat laajan valikoiman tuotteita, joita he myivät niin pieniä määriä, etteivät ne vaikuttaneet merkittävästi tulokseen.
Sellaisen tuotteen valmistamiseen, joka muodosti 2 % kokonaismyynnistä, kului yhtä paljon työtunteja kuin sellaisen tuotteen valmistamiseen, joka muodosti 20 %!
Samaan aikaan kehitysprosessin jokainen vaihe ajautui raiteiltaan, kun ihmiset palasivat jo tehtyihin päätöksiin.
Vaikka tiimi oli jo tunnistanut tarpeen suoraviivaistaa tuotetarjontaansa ja työskennellä tehokkaammin, yrityksessä toteutettiin merkittävä uudelleenorganisointi, joka vähensi henkilöstön kokonaismäärää. Tämän seurauksena tiimin oli entistä tärkeämpää työskennellä eri tavalla.
Tiimin johtajat tekivät yhteistyötä seuraavien asioiden parissa:
- Määrittelivät selkeästi lähtö- ja tavoitetilan. He siirtyivät esimerkiksi mielipiteisiin perustuvasta tuotepalautteesta tietoon perustuvaan tuotepalautteeseen.
- Tunnistivat yrityksen arvojen mukaiset toimintatavat ja selkeyttivät kutakin koskevat toimintatapalausekkeet. Esimerkiksi yleinen toimintatapa ”pidä asiat yksinkertaisina” tarkoittaa seuraavaa: ”Kysytään itseltämme, edistääkö tämä työ merkityksellisellä tavalla tavoitteidemme saavuttamista” ja ”Käytetään aikaa eniten arvoa tuottaviin asioihin ja oikaistaan muualla”.
- Järjestivät koko päivän kestävän tilaisuuden laajennetulle johtoryhmälle esitelläkseen toimintatavat, keskustellakseen siitä, miten he osoittaisivat ne tulevan tuotteen luomisprosessiin liittyvän virstanpylvään aikana, sekä sopiakseen siitä, miten he pitäisivät itseään, tiimejään ja toisiaan vastuullisina.
- Kokoontuivat uudelleen virstanpylvään jälkeen keskustellakseen siitä, mikä sujui hyvin, missä he kohtasivat haasteita ja mitä he muuttaisivat seuraavaa virstanpylvästä varten.
Onneksi sekä tiimi että sen monialaiset yhteistyökumppanit raportoivat virstanpylvään kohdalla huomattavista parannuksista, kuten tiiviimmästä tuotevalikoimasta ja vähäisemmästä keskustelusta vähän arvoa tuottavista tuotteista.
Johtajat aikovat toistaa prosessin ennen jokaista tulevaa virstanpylvästä, kunnes toimintatavoista tulee tiimille itsestäänselvyyksiä.
Käytännön sovellukset
Olemme käsitelleet melko paljon asioita (kiitos, että jaksoit mukana!), joten tässä on kolme käytännön sovellusta, jotka kannattaa pitää mielessä, kun pohdit organisaatiosi toimintatapoja:
- Määrittele keskeiset toimintatavat: Tunnista organisaation arvojen, tavoitteiden ja työpaikan normien mukaiset toimintatavat. Laadi sitten selkeät toimintatapalausekkeet, jotka tarjoavat konkreettisia esimerkkejä siitä, miten näiden toimintatapojen tulisi näkyä päivittäisessä toiminnassa.
- Integroi toimintatavat henkilöstöhallinnon prosesseihin: Sisällytä toivotut toimintatavat keskeisiin henkilöstöhallinnon työkaluihin ja prosesseihin, kuten työnkuvauksiin, suoritusten arviointeihin, koulutukseen ja huomioimisohjelmiin. Tämä lähestymistapa edistää vastuullisuutta ja yhdenmukaistaa työntekijöiden toiminnan organisaation tavoitteiden kanssa.
- Edistä kasvun ajattelutapaa: Kannusta avoimeen vuoropuheluun, säännölliseen palautteeseen ja jatkuvaan oppimiseen, jotta työntekijät voivat mukauttaa toimintatapojaan, edistää psykologista turvallisuutta sekä vahvistaa sopeutumiskykyä ja innovointia tiimeissä.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisää ohjeita organisaation toimintatapojen ja muiden henkilöstö- ja kulttuuristrategioiden luomiseen, tilaa People Managing People -uutiskirje. Se on viikoittainen uutiskirje, joka jakaa tietoa ja asiantuntemusta auttaakseen sinua kehittymään urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi enemmän.
