Ehdokas kertoo rekrytoijalle harvoin kaikkea ensimmäisellä puhelulla. Todellinen tieto – nelipäiväinen työviikko, jonka vuoksi hän vaihtaisi työpaikkaa, puoliksi odotettu vastatarjous ja todellinen syy työnhakuun – tulee yleensä esiin keskustelun keskellä, eikä kukaan ole ajatellut kirjoittaa sitä muistiin sanasta sanaan.

Tuo yksityiskohta säilyy yleensä niin kauan kuin se pysyy rekrytoijan mielessä. Sitten uusi tehtävä tulee vastaan, työpöytä täyttyy ja tieto katoaa. Kolme kuukautta myöhemmin avautuu tehtävä, joka sopii täydellisesti yhteen kaiken sen kanssa, mitä ehdokas sanoi, mutta kukaan ei muista keskustelua riittävän hyvin tehdäkseen yhteyttä.

Tämä on CRM-järjestelmän hiljainen kustannus, kun se tietää vain sen, mitä siihen on manuaalisesti kirjoitettu. Kyse ei ole tietojen syöttämisen ongelmasta. Kyse on arkkitehtuuriongelmasta, ja on tärkeää ymmärtää miksi, koska se vaikuttaa siihen, mitä rekrytoijan pitäisi oikeasti arvioida vertaillessaan rekrytointiohjelmistoja.

Se on myös syy siihen, miksi Atlas on rakennettu CRMx-järjestelmäksi perinteisen CRM:n sijaan: järjestelmäksi, joka on suunniteltu ymmärtämään kontekstia sen syntyessä eikä ainoastaan tallentamaan sitä, mitä myöhemmin manuaalisesti syötetään.

CV ei koskaan kerro koko tarinaa

Jokainen rekrytoija tietää tämän jo. CV on tiivistelmä ja usein vanhentunut sellainen. Todellinen signaali – motivaatiot, ajoitus ja asiat, joista ehdokas tai asiakas kertoo puhelussa mutta joita ei koskaan kirjoittaisi ylös – on se, missä varsinainen rekrytointiin liittyvä tieto piilee.

Ongelma on, ettei tällä signaalilla ole luotettavaa paikkaa, johon se voisi päätyä. Se tulee esiin puhelussa, sähköpostiketjussa, WhatsApp-viestissä tai viiden minuutin keskustelussa asiakastapaamisen jälkeen. Vanhat CRM-järjestelmät rakennettiin jäsenneltyjen kenttien ympärille: nimi, tehtävä, palkka, tila. Niitä ei koskaan suunniteltu tallentamaan rekrytoijien työn todellisuutta eli jäsentymätöntä, keskustelunomaista tietoa. Siksi arvokkain tieto, jota työpöytä tuottaa joka päivä, joko kirjoitetaan muistiinpanokenttään, jos siihen on aikaa, tai sitä ei tallenneta lainkaan.

Miksi tämä pahenee rekrytointiyrityksen kasvaessa

Yhden työpöydän rekrytointiyrityksessä tämä ei välttämättä tunnu kiireelliseltä. Yksi rekrytoija, yksi joukko suhteita ja yksi muisti pitämässä kaiken koossa. Kustannus käy ilmeiseksi heti, kun rekrytointiyritys kasvaa tämän pisteen yli.

• Rekrytoija lähtee, ja vuosien asiakas- ja ehdokaskonteksti lähtee hänen mukanaan
• Tehtävät siirretään, ja uusi rekrytoija aloittaa tietokannasta, joka näyttää täydelliseltä mutta josta puuttuu kaikki tärkeä
• Useita rekrytoivia esihenkilöitä ja useita vuosia kattava asiakassuhde riippuu täysin siitä, että yhden henkilön muistiinpanot pysyvät täsmällisinä ja ajan tasalla
• Tietokannan vaatimustenmukaisuus heikkenee, koska jokaisen keskustelun manuaalinen kirjaaminen ei koskaan ollut realistista suuressa mittakaavassa

Tässä vaiheessa rekrytointiyritykset alkavat kuvata CRM-järjestelmäänsä työkaluksi, jota ne kiertävät sen sijaan, että se työskentelisi niiden hyväksi. Tietokantaan ei enää luoteta, ja kaikki työpöydän ääressä tietävät sen hiljaisesti.

Muutos: CRM, joka on rakennettu kontekstia eikä vain yhteystietoja varten

Tähän tarpeeseen syntyvää kategoriaa kutsutaan joskus CRMx:ksi eli kontekstia sisältäväksi CRM:ksi. Ero on merkittävä. Perinteinen CRM vastaa kysymykseen: kuka tämä henkilö on ja mikä hänen tilanteensa on? Kontekstin huomioiva järjestelmä vastaa toiseen, hyödyllisempään kysymykseen: mitä me oikeastaan tiedämme tästä henkilöstä ja mitä meidän pitäisi tehdä sen perusteella juuri nyt?

Arkkitehtuurin ero kiteytyy kolmeen yhdessä toimivaan asiaan.

Automaattinen tallennus, ei manuaalinen kirjaaminen

Puhelut, sähköpostit, viestit ja muistiinpanot tallennetaan niiden syntyessä ja yhdistetään oikeaan tietueeseen ilman, että rekrytoijan tarvitsee pysähtyä kirjaamaan mitään. Tekoälypohjainen muistiinpanotyökalu osallistuu puheluihin ja tuottaa automaattisesti litteroinnin, yhteenvedot ja tehtävät, jotka liitetään kyseiseen henkilöön ja yritykseen.

Luonnollisen kielen haku, ei Boolen hakulausekkeita

Sen sijaan että rekrytoija arvailisi avainsanojen yhdistelmiä tai luottaisi manuaalisiin tunnisteisiin, jotka vanhenevat heti, kun kukaan ei enää päivitä niitä, hän voi esittää tavallisen kysymyksen: ketkä puhuivat halustaan muuttaa, mitkä asiakkaat mainitsivat rekrytointikiellon poistuvan toisella neljänneksellä – ja etsiä koko historiasta sen, mitä todella on sanottu, ei vain sitä, mitä kenttään on kirjoitettu.

Näyttöön perustuva yhdistäminen, ei musta laatikko

Kun esivalinta valmistuu, sen pitäisi näyttää perustelunsa: miksi tämä ehdokas valittiin, mihin keskusteluun valinta perustuu ja mitä kriteerejä vasten ehdokasta arvioitiin. Tämä on tärkeää rekrytoijan oman luottamuksen kannalta, mutta vielä tärkeämpää asiakkaan edessä, jossa näyttöön perustuvat hakutulokset voidaan avata ja selittää reaaliajassa sen sijaan, että ne esitettäisiin läpinäkymättömänä järjestyksenä.

Ansioluettelo ei koskaan kerro koko tarinaa. Keskustelu kertoo.

Tältä tämä näyttää arjessa

Ajatellaan melko tavallista tilannetta. Ehdokkaalla on seulontapuhelu maaliskuussa. Puhelun aikana hän mainitsee, että voisi harkita muuttoa sopivan tehtävän vuoksi ja että hänen nykyinen irtisanomisaikansa on kolme kuukautta, mutta sitä voitaisiin ehkä lyhentää. Mikään tästä ei päädy ansioluetteloon. Vanhemmassa järjestelmässä tieto säilyy vain, jos rekrytoija muistaa kirjoittaa sen vapaamuotoiseen muistiinpanokenttään ja jos tietokannasta myöhemmin tietoa hakeva henkilö sattuu lukemaan juuri kyseisen muistiinpanon.

Automaattiseen kontekstin tallentamiseen perustuvassa järjestelmässä nämä tiedot jäsennetään ja niistä tulee haettavia heti puhelun päätyttyä. Kesäkuussa, kun avautuu asiakastehtävä, joka vastaa täsmälleen sitä, mitä tämä ehdokas kuvasi, luonnollisen kielen haku löytää hänet välittömästi ja näyttää myös perustelut: mainitsi olevansa kiinnostunut muuttamaan, irtisanomisaikaa voidaan mahdollisesti lyhentää, seulottu maaliskuussa. Rekrytoijan ei tarvitse muistaa puhelua. Järjestelmä muistaa sen jo.

Siinä on ero sijoituksen välillä, joka syntyy jonkun hyvän muistin ansiosta, ja sijoituksen välillä, joka syntyy siksi, ettei tieto ollut alun perinkään vaarassa kadota.

Mitä muutos merkitsee henkilöstöpalveluyritykselle

Kontekstin huomioivaan lähestymistapaan siirtyneet henkilöstöpalveluyritykset kertovat muutoksen näkyvän liiketoiminnan kannalta merkityksellisissä tuloksissa, ei ainoastaan rekrytoijan työn helpottumisena:

• 35 % enemmän uusia asiakkaita, kun liiketoiminnan kehittäminen ei enää ole täysin riippuvainen yhden henkilön muistista siitä, kehen pitäisi olla yhteydessä ja miksi
• 50 % korkeampi ehdokkaiden vastausprosentti, koska yhteydenotoissa viitataan siihen, mitä ehdokas todella sanoi, yleisen mallipohjan sijaan
• Yli 15 tuntia hallinnollista työtä säästyy joka viikko rekrytoijaa kohden, kun järjestelmä hoitaa nyt tiedon manuaalisen kirjaamisen ja etsimisen

Taustalla oleva kaava on johdonmukainen: kun konteksti säilyy luomishetken jälkeenkin, se muuttuu useammiksi sijoituksiksi, useammaksi uusinta-asiakkuudeksi ja tietokannaksi, johon voi todella luottaa – ei vain teoriassa luotettavaksi väitettynä.

Miksi kontekstin tallentaminen on vielä tärkeämpää suuryritystasolla

Yhden työpisteen henkilöstöpalveluyrityksessä konteksti voi kadota, jos yksi rekrytoija unohtaa kirjata muistiinpanon. Usean toimiston yrityksessä se on jatkuvasti vaarassa kadota: rekrytoijat vaihtavat tiimejä, toimistot toimivat eri maissa ja asiakassuhteet ulottuvat usein useiden rekrytoivien esihenkilöiden yli useiden vuosien ajan. Tässä mittakaavassa manuaalisesta kirjaamisesta riippuvainen tietokanta ei ole vain hieman puutteellinen. Se on rakenteellisesti epäluotettava, koska mikään yksittäisen ihmisen huolellisuus ei riitä pitämään näin suurta järjestelmää koossa.

Atlasia käyttävät henkilöstöpalveluyritykset yhden käyttäjän työpisteistä yli sadan käyttäjän yrityksiin asti, ja näin alustaa arvioivat suuryritysasiakkaat kysyvät yleensä ominaisuusluettelon lisäksi kaksi kysymystä: missä data todellisuudessa sijaitsee ja miten suuri historiallinen tietokanta siirretään siististi uuteen järjestelmään.

• Datan sijainti: kaikki asiakasdata tallennetaan EU:n alueelle, mikä on yleinen vaatimus suuryritysten tietoturva-arvioinneissa
• Tekoälyn tietojenkäsittely: asiakasdata säilyy Atlasin infrastruktuurissa sen sijaan, että se lähetettäisiin käsiteltäväksi kolmansien osapuolten mallipalveluntarjoajille, kuten OpenAI:lle
• Jatkuvat tietoturvakontrollit, mukaan lukien jatkuva vaatimustenmukaisuuden seuranta, viralliset tietoturvakäytännöt ja henkilöstön tietoturvakoulutus; ISO 27001 -sertifiointi on käynnissä
• Siirto toteutetaan hallinnoituna palveluna omistautuneen tiimin toimesta, ja siihen kuuluvat automaattiset datan laaduntarkistukset niille henkilöstöpalveluyrityksille, jotka siirtyvät vanhasta CRM- tai ATS-järjestelmästä suurissa määrissä

Suuryrityksen henkilöstöpalveluyritykselle CRMx-malli tallentaa kontekstin yhdenmukaisesti kaikissa toimistoissa ja työpisteissä ilman, että tietokannan luotettavuus riippuu yksittäisen rekrytoijan toimintatavoista. Tätä johdonmukaisuutta kasvava henkilöstöpalveluyritys tarvitsee alustalta, johon se sitoutuu pitkäksi aikaa – ei ominaisuusluetteloa, joka näyttää hyvältä myyntiesityksessä.

Mitä kysyä rekrytointiohjelmistoa arvioitaessa

Alustoja vertailevalle toimistolle hyödyllinen kysymys ei ole se, missä niistä on eniten ominaisuuksia. Kyse on suppeammasta ja paremmin erottelevasta kysymyksestä: mitä tapahtuu tiedolle, joka tulee esiin puhelun aikana mutta ei koskaan päädy lomakekenttään? Jos rehellinen vastaus on, että se riippuu rekrytoijan muistamisesta kirjata tieto, kyse on aukosta, johon on syytä suhtautua vakavasti ennen monivuotisen sopimuksen allekirjoittamista.

Atlas rakennettiin juuri tämän aukon paikkaamiseksi. Total Memory, People Search ja näyttöön perustuva yhdistäminen ovat olemassa, koska ansioluettelo ei koskaan kertonut koko kuvaa ja keskustelu sen sijaan kertoi aina. Tämä on koko ajatus sen takana, että Atlas rakennettiin kontekstia ymmärtäväksi CRMx:ksi eikä vain tietoa tallentavaksi CRM:ksi.

Haluatko nähdä, miten Atlas, kontekstin ymmärtämiseen rakennettu CRMx, käsittelee tietokantaasi? Varaa esittely osoitteessa recruitwithatlas.com